LOIC PRUDHOMME, licencié en droit, administrateur de biens associé

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1 JEAN LOUIS MARTIN licencié en droit, diplômé de l institut d études judiciaire, lauréat de la Faculté de Droit et de sciences économiques de Reims, administrateur de biens associé LOIC PRUDHOMME, licencié en droit, administrateur de biens associé Vous conseillent dans un souci d ECOUTE, de PROFESSIONNALISME, d ETHIQUE, et de TRANSPARENCE. Mes services ou moi même sommes joignables : Aux heures de bureau T : / (JLM) F : En dehors des heures de bureau Portables: (JLM) / (LP) J.L MARTIN & L.PRUDHOMME sont membres du réseau

2 2 Proposition de Contrat de syndic pour la copropriété «Syndicat de copropriété xxxx» En vue de l Assemblée générale du xx yy zzzz Entre les soussignés : D une part : Le syndicat de copropriété de l immeuble dénommé : Représenté par xxxxx, Président du Conseil syndical, ayant été désigné par le vote de la résolution de l assemblée du 30 mars 2013 D autre part : Jean-Louis Martin et Loïc Prudhomme administrateurs de biens, 2 rue de la paix à Romilly sur Seine, Exerçant conjointement, sous forme libérale de STEF, l activité accessoire d administrateur d immeuble selon autorisation de Monsieur le Garde des Sceaux Ministre de la Justice, représenté aux présentes par son associé gérant : Jean Louis Martin Il a été convenu ce qui suit : Le Président du conseil syndical de la copropriété «Majestic», ès qualités au nom du syndicat de copropriété de l immeuble précité, confie à la STEF Martin Prudhomme administrateur de biens 2 rue de la paix à Romilly sur Seine, qui accepte les fonctions de syndic dudit immeuble, aux clauses et conditions ci-après. Cette activité est exercée par Jean Louis Martin et Loïc Prudhomme selon les dispositions de l article 20 du D 29 février 1956 de l article 47 du décret du 31 décembre 1969 relatif aux sociétés civiles professionnelles, des dispositions de l article 95 du D du C est dans ce cadre que s exerce la garantie financière illimitée spéciale (responsabilité civile et représentation des fonds.) assurée par la CNHJ. Propositions contractuelles : ARTICLE 1 Durée : Le présent contrat est consenti et accepté pour une durée de xx an(s) qui entrera en vigueur le 30 mars 2013 à l issue de l assemblée générale l ayant désigné pour se terminer à la date prévue à ladite assemblée. A ce sujet le syndic se tiendra à disposition du Conseil Syndical dés le lendemain de son élection pour prévoir l organisation de la gestion. Résiliation-démission: Le contrat ne pourra être résilié pendant cette période par le syndicat, que pour motif grave ou légitime, l'assemblée devra alors statuer à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet Le syndic, de son côté, pourra, pendant la même période, mettre fin à ses fonctions à condition d'en prévenir, sauf stipulations contraires du règlement de copropriété, chaque copropriétaire, par lettre recommandée avec AR, au moins TROIS MOIS à l'avance, en indiquant les motifs sérieux et légitimes de sa décision. Le syndic s'engage, en ce cas, à convoquer la ou les assemblées chargées d'élire son successeur, avant l'expiration de ce délai de trois mois. ARTICLE 2 Mission : Le présent contrat est élaboré en conformité et en application de la loi n du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis du Décret n du 17 mars 1967 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, du décret du 9 juin 1986 et de la loi du13 décembre 2000, de l Arrêté du 19 mars 2010 modifiant l arrêté du 2 décembre 1986 relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans certains secteurs professionnels Et conformément à l avis CNC du 27 septembre 2007 Le syndic assure toutes les tâches légalement mises à sa charge selon les dispositions légales d ordre public, lesquelles prévalent sur le présent contrat en cas de conflit. La mission du syndic comprend des tâches de gestion courante, contractuellement énumérées ci-dessous, ainsi que le respect et l exécution de toutes les tâches légalement mises à sa charge. Ces tâches sont incluses dans le forfait de rémunération du syndic (v. article 3) seules les tâches énumérées et tarifées spécialement sont susceptibles à la demande d être facturées en sus. Cette mission est conforme à l avis CNC du 27 septembre 2007 et aux dispositions légales précitées. En outre sont pris en compte contractuellement et à titre d objectif, l application des dispositions du document annexe relatif au mode de fonctionnement du CS au titre de l aide, de la surveillance et du contrôle. Proposition de contrat de syndic " " /7

3 3 2.1 Assemblée générale annuelle Élaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolution (hors frais de tirages, d affranchissement et d acheminement conformément à l arrêté Novelli du 19 mars 2010) Etablissement de l ordre du jour ; Présence du syndic ou de son représentant aux heures et jours ouvrables sans limite de temps sur période ouvrable Réunion du Conseil syndical précédant l assemblée générale Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l article 18-1 de la loi du 10 juillet Tenue de l assemblée générale : Etablissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ; Dans un souci de clarté et indépendamment des obligations légales, il est souhaité que les éventuels pouvoirs de représentation soient assortis de clés ou d instructions de vote, de sorte que le mandataire puisse sous sa responsabilité, exprimer la réelle volonté de celui qui lui donne pouvoir, en fonction de l évolution des débats. Tenue du registre des procès-verbaux ; Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est secrétaire ; Envoi et notification du procès-verbal (hors frais de tirages, d affranchissement et d acheminement) ; notification du procès-verbal à tous les copropriétaires en lettre simple aux présents et représentés et en LAR aux absents et opposants. = Affichage dans les parties communes de la copropriété d un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l entretien de la copropriété et aux travaux ; = Présence du syndic ou de son représentant pour l assemblée générale et le cas échéant de l assemblée générale en deuxième lecture aux heures et jours ouvrables sans limite de temps. 2.2 Comptabilité du syndicat Établissement du compte de gestion générale et des annexes conformément au décret n o du 14 mars 2005 : Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur ; Etablissement du budget prévisionnel en collaboration avec le conseil syndical Compte bancaire séparé Le compte de banque individuel est indépendant de mes autres activités et peut être contrôlé à tout moment par les membres du conseil syndical. Le compte est éventuellement rémunéré au profit exclusif de la copropriété. Ces prestations ne sont assorties d aucun supplément d honoraires conformément à la législation en vigueur 2.3 Compte copropriétaire Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires Tenue des comptes des copropriétaires Appel des provisions sur budget prévisionnel (hors frais de tirages, d affranchissement et d acheminement) Imputation des consommations individuelles d eau lorsque les compteurs d eau sont déjà installés lors de la désignation du syndic. Proposition de contrat de syndic " " /7

4 4 2.4 Comptes fournisseurs Factures : Enregistrement-Comptabilisation-Vérification et paiement des factures. 2.5 Archives du syndicat Détention et conservation des archives «non dormantes» selon la recommandation no 20 de la Commission relative à la copropriété Transmission des archives au successeur Élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur. 2.6 Conseil syndical - obligations administratives Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat (hors frais de tirage, d affranchissement et d acheminement). Assistance la plus complète possible à la mission de contrôle du conseil syndical par la fourniture des documents obligatoires et la fourniture de toutes pièces comptable, bancaire, et la fourniture selon périodicité à déterminer des balances grand livre, état détaille des dettes et créance, état détaillé des recettes et dépenses et rapprochements bancaires Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire Le choix des conseils (architectes, avocats, experts...) se fera après consultation et en accord avec le conseil syndical Réception du Président du Conseil syndical ou du Conseil syndical à leur demande (compris dans le forfait annuel par choix du syndic) 2.7 Entretien et maintenance Visite de la copropriété quand nécessaire et au moins 2 fois par an avec un membre du conseil syndical et à la demande rédaction d un compte-rendu. Réception des appels pour interventions de dépannage assurées par boite vocale téléphonique fax ou courriel 24/24-7/7 avec confirmation écrite de date et heure d intervention Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l échéance dans le cadre du budget prévisionnel. Appels d offre, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d une pluralité de devis ou de l établissement d un devis descriptif soumis à l évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre de travaux de maintenance définis à l article 45 du décret du 17 mars Gestion des diagnostics/dossiers obligatoires et des vérifications périodiques (incendie ERP sécurité etc Carnet d entretien : établissement, mise à jour pour les informations mentionnées aux articles 3 et 4 du décret n o du 30 mai Gestion des travaux d entretien et de maintenance. 2.8 Assurances Souscription des polices d assurance au nom du syndicat Déclaration des sinistres concernant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes Règlement des indemnités aux bénéficiaires. Proposition de contrat de syndic " " /7

5 5 2.9 Gestion du personnel : Ces Prestations sont comprises dans le contrat et effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires Recherche et entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas compris) Etablissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants Paiement du salaire et de toute indemnité, prime... due au salarié Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux Attestations et déclarations obligatoires Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité Mise en place du DUERSST et mise à jour Gestion de la formation du personnel du syndicat Assistance juridique - Gestion des impayés : Contact avec les avocats, les huissiers de Justice et les mandataires de justice pour le suivi des procédures de recouvrement (hors frais et honoraires de ces prestataires et mandataires). Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat Assistance juridique individuelle aux copropriétaires pour les questions relatives à la copropriété. En ce qui concerne la gestion juridique de la copropriété, en liaison avec le conseil syndical le syndic assure le suivi des actions en justice et celui de l exécution des décisions rendues ainsi que la récupération des charges de copropriété en conformité avec le règlement intérieur, le suivi judiciaire et la préparation des actes de procédure et des mesures conservatoires étant effectués. La rémunération des intervenants extérieurs, huissiers, avocats, frais de justice, est assurée par la copropriété Accès Internet : surveillance et information sur la gestion de la copropriété Les copropriétaires et le Conseil syndical dispose d un accés Internet (service Thetranet) à leur compte et aux renseignements concernant la copropriété par une clé d accés codée. Les membres du Conseil syndical habilités ont accés à l ensemble des comptes de gestion en temps réel. Cette prestation est une option de gestion facturée en sus Engagement éthique : Le syndic ne peut demander ni recevoir, directement ou indirectement, d'autres rémunérations, à l'occasion des opérations dont il est chargé, que celles dont les conditions de détermination sont précisées dans le mandat ou dans la décision de nomination, ni de personnes autres que celles qui y sont désignées. Il ne peut faire bénéficier de rémunérations ou de contrats des tiers avec lesquels le cabinet, lui-même, ses employés auraient des intérêts, à moins d'y avoir été expressément autorisé par l'assemblée générale. En tant qu'adhérent du groupement des administrateurs de biens, il s'engage à respecter plus particulièrement le code de déontologie du groupement auquel il appartient. Proposition de contrat de syndic " " /7

6 6 ARTICLE 3 - Prestations particulières : Prestations dont la tarification est détaillée en article 4-2 Toutes les prestations non énumérées en article 3 ou 4 2 sont comprises dans le forfait. Sont facturées à la vacation horaire, les interventions résultant de : - Contrôles de l inspection du travail Urssaf les opérations de licenciement - le suivi du contentieux social - La représentation du syndicat sur demande aux assemblées d une structure particulière - La publication des modifications du règlement de copropriété - L adaptation du règlement de copropriété. - Les interventions rendues nécessaires par l acquisition ou la vente de parties communes - Les études particulières pour le syndicat des copropriétaires sur les plans fiscal, juridique ou social. ARTICLE 4 Rémunération : 4.1 Forfait de rémunération Pour les tâches de gestion courante définies ci-dessus (v. article 2 - Mission) et pour la première période du mandat. Les honoraires sont fixés à la somme de xxx HT soit xxx TTC par année, et prorata temporis pour la durée restant à courir au-delà de la première année; ces honoraires couvrant forfaitairement les interventions habituelles ci-dessus décrites (hors frais affranchissement et copies). Les honoraires sont révisés annuellement et soumis à l assemblée générale dans le cadre de l approbation des comptes, Toutefois, leur évolution ne pourra être inférieure à la variation selon l indice du coût de la construction (ICC). Pour l ensemble, les prix sont donnés TTC sur une base de 19,6%. Toute variation de TVA en plus ou en moins sera répercutée immédiatement. En cas d élection pour une durée de 3 ans, les honoraires seront maintenus sans application de révision sur la période d élection. 4.2 Honoraires pour prestations particulières Il est précisé que: a) Pour le calcul des honoraires pour prestations particulières, et à défaut de tarification détaillée de ceuxci à l article 3 - «Prestations particulières», le coût horaire de la vacation est de HT soit 75 TTC prix qui variera tous les ans suivant décision de l assemblée générale ; b) Les honoraires concernant le syndicat seront répartis entre tous les copropriétaires en fonction du règlement de la copropriété de l immeuble et des textes en vigueur ; c) Les honoraires particuliers, mis à la charge du syndicat en vertu de la loi, pourront lui être remboursés ou non par les copropriétaires concernés, sans qu un éventuel défaut de paiement puisse être réclamé au syndic. d) Les frais d affranchissement par lettre recommandée avec AR lettre simple et les frais de duplication sont facturés avec liste justificative au remboursement des débours d affranchissement et sur la base de 0,12 ttc la photocopie noir et blanc 0.60 ttc la copie couleur si nécessaire. e) Remboursement de débours : Le syndic avancera dans le cadre de la gestion courante sur le compte de la copropriété les débours et notamment les débours et honoraires judiciaires de toute nature et les prix de locations de salle pour réunion qui seront refacturés au coût réel. f) Mutation de lots et mutations individuelles: Cette prestation n est pas facturée à la copropriété mais sera facturée à l acquéreur ou au vendeur pour établissement de l état daté: 170 HT soit TTC en cas de réitération 100 HT soit TTC. Assistance aux diagnostics techniques si nécessaire 80 HT soit TTC. Délivrance du carnet d entretien 40 HT soit TTC. g) Travaux: après vote de l assemblée générale sur la réalisation d un appel d offres, si le suivi de travaux est effectué par un cabinet d architecte le syndic qui n assure en ce cas pas la mission de suivi des travaux ne perçoit aucune rémunération. En l absence d architecte le suivi des travaux et les modalités de suivi de travaux si nécessaire sont assurés moyennant un honoraire qui sera approuvé par l assemblée. Proposition de contrat de syndic " " /7

7 7 h) Service FACULTATIF et optionnel Thetranet : ce service permet la consultation des comptes des états des contrats et des procès verbaux via une ligne sécurisée Internet selon code d accés personnel, est facturé 20 HT soit TTC par mois. i) Heures ouvrables du lundi au vendredi de 8 h à 12 h et de 14 à 19 h ARTICLE 5 Compte séparé Compte spécial rémunéré : Nous appliquons le principe légal de compte séparé, de sorte que les fonds du syndicat sont placés sur le compte ouvert au nom du syndicat, sous la gestion du syndic et cela sans facturation d honoraires par le syndic Si le syndicat des copropriétaires décide d'ouvrir un compte spécial destiné à recevoir toutes sommes correspondant aux provisions spéciales et réserves pour travaux futurs (article 35-5 du décret du 17 mars 1967) et à toutes indemnités pouvant revenir au syndicat (sont exclus les fonds affectés à la gestion courante, budget annuel, appels de fonds pour travaux décidés en assemblée générale, fonds de roulement, avance de trésorerie...), ce compte sera générateur d'intérêts revenant au syndicat des copropriétaires selon les modalités fixées par l'assemblée générale conformément à l'article 35 du décret du 17 mars ARTICLE 6 Litiges : En cas de litige pour l exécution du présent contrat, le tribunal de grande instance du lieu de situation de l immeuble est compétent. ARTICLE 7 - Élection de domicile : Pour l entière exécution des présentes, les parties élisent domicile : Le syndicat des copropriétaires, chez son syndic ; Le syndic en ses bureaux situés à Romilly sur Seine, 2 rue de la Paix A Romilly sur Seine, le Signature pour la copropriété : Madame, ou Monsieur Président du Conseil Syndical Signature précédée de la mention «Lu et approuvé» Proposition de contrat de syndic " " /7

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