Didacticiel TopSPANC SIRAP S.A.S. Fax

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1 Didacticiel TopSPANC SIRAP S.A.S. ZA Paul Louis Héroult Pont des Allobroges BP ROMANS Cedex Tel Fax Internet : info@sirap.fr SIRAP 2006 Documentation\TECHNIQUE\Didacticiels\TopSPANC\Didactitiel-topspanc-de_base.doc mise à jour le 11/06/2007

2 TopSPANC : Introduction Ce document est une notice simplifiée pour l utilisation du logiciel TopSPANC. Il permet de prendre en main le logiciel et de rendre compte de ses principales fonctions. Bien sûr l ensemble des techniques de saisie et de paramétrage n est pas explicité, mais l utilisateur trouvera une aide détaillée sur l aide de TopSPANC (clique lors de l utilisation du logiciel). Le document est divisé comme suit : Tableau de bord général des dossiers d assainissement Page 1 Enregistrement d un nouveau dossier d assainissement Page 2 Consultation et instruction d un dossier d assainissement. -Onglets Identification, Site/Projet Page 3 -Onglet «Existant» Page 4 -Onglet «Avis» et «Réalisation» Page 5 -Onglet «Contrôles périodiques» et Vidanges» Page 6 -Onglet «documents» Page 7 Planning Page 8 Facturations Page 9 Cartographier un dossier d assainissement. Page 10 Légende des couleurs : Les écritures en rouge renvoient à des numéros de pages. Les écritures en vert renvoient à une aide en ligne sur le logiciel TopSPANC. SIRAP 2006 Documentation\TECHNIQUE\Didacticiels\TopSPANC\Didactitiel-topspanc-de_base.doc mise à jour le 11/06/2007

3 TopSPANC : Menu général de l instruction et du suivi des dossiers d assainissement Système de filtrage : 3 modes de filtrage des dossiers en cours d'affichage (ces trois modes pouvant être cumulés). Par défaut, à chaque choix dans un des 3 modes proposés, la liste des dossiers est mise à jour. Liste des dossiers ASS Cette liste est classée par défaut par date de dépôt des dossiers. Cette liste peut être modifiée et mise à jour en utilisant soit le module de requête, le bouton alerte ou encore le bouton recherche. Nombre de dossiers en cours disponibles dans le tableau de bord. Facturation Module de facturation pour les phases: - Projet - Existant - Réalisation - Contrôle périodique Détails de la colonne Etat du dossier : Cette colonne rassemble plusieurs informations, en mettant en évidence l'avancement de l'instruction du dossier: -«Dossier complet ou non» visible dans l'onglet "Identification", de chaque dossier -«Décision» au niveau du projet visible dans l'onglet "Avis", de chaque dossier mais aussi -«Conformité des travaux» au niveau de la réalisation dans l'onglet "Réalisation", de chaque dossier Sur fond bleu : les dossiers considérés comme clos ( voir onglet Avis ) Consulter un dossier Planning Synthèse des rendez-vous pris pour quelques étapes du dossier - Existant - Projet - Réalisation Accès à l'écran de saisie d'un dossier pour le modifier avec les types de dossier disponibles : - Certificat d'urbanisme - Déclaration de travaux - Diagnostic - Lotissement - Permis de construire - Réhabilitation - Suivi de travaux Alertes sur les échéances Lancement du traitement des alertes sur l'instruction des dossiers avec affichage des dossiers concernés. La colonne à l extrême droite affiche l'état des alertes. Les alertes sont classées par date avec: -en premier les alertes en rouge, échéance dépassée. -en second les alertes en noir, échéance à venir. Requête Module de requête sur les informations des dossiers : - pour affichage dans la liste des dossiers du menu général - pour l'export des données dans divers formats (Html, Excel...) - pour une représentation thématique des dossiers dans le SIG Editop (voir le bouton SIG) - pour l édition de courriers/mailing ( voir le bouton Editions ) Edition Cette fonction utilise tous les dossiers présents dans le tableau de bord, dans l ordre d affichage à l écran. 3 possibilités de traitement : - Edition d'un récapitulatif des dossiers. - Edition de courriers depuis la liste de courriers dits: Généraux et de courrier affecté à l Existant avec l édition d'une lettre pour chaque dossier présent dans le tableau de bord ( remarque : Pour la liste des champs de fusion voir l aide en ligne). - Export des données dans différents formats : Html, XML, XLS, Dbf etc.. Nouveau dossier ASS Cliquer sur le bouton <Nouveau> pour saisir un dossier avec dans l'ordre de saisie : - la référence du dossier - les informations générales sur le propriétaire, le terrain...) - les autres informations spécifiques assainissement. Voir page 2 à 7 pour de plus amples détails de saisie. Recherche de dossiers ASS Module de recherche rapide sur l un des critères suivants : - Référence du dossier ASS - Référence du dossier ADS - Numéro d abonné - Nom du propriétaire - Nom du demandeur - Adresse du terrain - Libellé ou type de document (Courrier, doc Excel des documents reçu ou envoyé) ou éditeur ou destinataire SIRAP 2006 Page 1

4 TopSPANC : Enregistrement d un nouveau dossier Choix du type de dossier Numérotation standard : Indication du type assainissement NC : non collectif ou C : Collectif Assistant de saisie des informations d identification du dossier Procédure: - Cliquer sur <nouveau> - Choix de la commune en mode-multi-communes (voir la gestion des communes pour affecter un secteur à une commune ) - Choisir le type de dossier. La saisie est automatisée par l'incrémentation automatiquement du numéro de dossier. NB : Si le dossier est un PC/CU ou LT un numéro de dossier de permis est disponible en plus du numéro de dossier ASS. 3 catégories principales de numérotation des dossiers ASS sont proposées : - Standard, libre ou reprenant d anciennes numérotations SIRAP. Paramétrage du type de numérotation à faire dans TopSPANC Ressources, Configuration du Site, La numérotation de la référence ADS pour les dossiers PC/LT/CU,est conforme à la Réglementation ADS en cours, cette numérotation peut être modifiée manuellement. - Cliquer sur le bouton <valider> pour passer à l'étape suivante. - Assistant de saisie des informations de base du dossier : - Demandeur et adresse du site, - Nature du site, - Traitement des filières ( suivant le type de dossier ), - Saisie de la liste des parcelles du dossier, dont la parcelle principale donnant l adresse du terrain. Aide à la saisie du propriétaire en faisant appel à 2 types de fichier de référence extérieurs aux dossiers d assainissement pour renseigner automatiquement les coordonnées du propriétaire et demandeur. SIRAP 2006 Page 2

5 TopSPANC : Consultation et instruction d un dossier «informations générales-demandeur et sur le terrain» «complément d information sur Site/Projet» -Propriétaire : aide à la saisie du propriétaire en faisant appel à 2 types de fichier de lien pour renseigner automatiquement les informations sur le propriétaire : - Fichier de la matrice cadastrale, - Ficher des abonnés, avec import d un fichier extérieur des abonnés dans TopSPANC. Remarque : activation de ces liens dans la gestion des dossiers du menu général de TopSPANC -Terrain : Adresse du terrain et saisie de la parcelle de référence du dossier, permettant de localiser dans le SIG Editop le dossier. - Concepteur et Installateur : choix de ces prestataires dans 2 listes de référence, ( voir la Gestion des termes, option «Général-Concepteur/Installateur «) - Dossier complet : Date à partir de laquelle le dossier est jugé complet pour l instruction de celui-ci. - Pour un Diagnostic : la case à cocher Passage en RE est disponible, à la validation de la saisie du dossier le type est modifié mais la numérotation reste ( post changement manuel possible ). - Indiquer la date de complétude en renseignant Date de dossier complet. Onglet SITE/PROJET permet de compléter l identification du dossier, cet écran peut varier suivant le type de dossier à traiter : - DG (Diag.) et RE(Réhabilitation ), l onglet se nomme SITE et les rubriques Prétraitement et Traitement ne sont pas accessibles. - PC/CU/LT..l onglet se nomme Projet avec toutes les rubriques - Assistant Site/Projet : propose toutes les informations de Site/Projet plus des détails sur le rejet et les autorisations de passage. L assistant varie de 3 à 7 pages suivant le type de dossier - Divers : comporte aussi la partie facturation d un dossier de type PC/CU/LT et RE - Réservé à Projet : possibilité de créer un à X projets Par dossier en cliquant sur le bouton <+> SIRAP 2006 Page 3

6 TopSPANC : Consultation et instruction d un dossier «Diagnostic de l existant» - Gestion du rendez-vous pour le contrôle Mise en place du rendez-vous directement dans l écran principal ou depuis l écran planning - Contrôle et compte-rendu 7 onglets de saisie avec pour les onglets Collecte/Pré-traitement/ traitement/ Dispersion avec une distinction entre les Eaux Ménagères et Eaux Vannes. ou appel à l assistant de saisie avec 7 pages. - Bilan et notation de l agence de l eau. La note générale se divise en 4 notes secondaires, chaque note doit être paramétrée dans le module gestion des termes ( Existant gestion des notations ) - Facturation La facturation peut être appliquée par dossier au propriétaire, au demandeur ou à l occupant. Pour le détail de la saisie et l édition de la facturation voir la Page 9 SIRAP 2006 Page 4

7 TopSPANC : Consultation et instruction d un dossier «Avis et Décision sur le projet» «Contrôle de Réalisation» - Dossier Clos : l indication de dossier Clos est affichée dans le tableau de bord. Pour afficher cette information par une couleur, voir TopSPANC Ressources, Configuration du Site rubrique Configuration TopSPANC. - Observations techniques particulières si le dossier est Favorable. - Observations techniques si le dossier est Défavorable, cocher les cases spécifiquesqui apparaissent. - Dans les 2 types d avis : Toujours saisir la date et inscrire les informations à porter éventuellement sur le courrier dans Observations du contrôleur, un clic-droit permet d accéder à une liste prédéfinie ( voir la rubrique gestion des termes pour définir cette liste). - 1 à X projets peuvent être définis Si au terme du contrôle de réalisation l avis est négatif, un nouveau contrôle peut être réalisé. Saisir la date de l avis. - 1 à 3 contrôles peuvent être réalisés, par projet, un assistant propose un questionnnaire réparti sur 10 onglets Ce questionnaire varie suivant le type de filière. A l issu du questionnaire un compte-rendu ou un courrier peuvent être édités. - Planning : si les rendez-vous sont gérés depuis l écran planning, le logiciel détecte à la saisie le dernier rendez-vous pour en créer un nouveau. SIRAP 2006 Page 5

8 TopSPANC : Consultation et instruction d un dossier «Contrôles périodiques» «Contrôles des vidanges» Saisie des contrôles périodiques - Nouveau contrôle : cliquer sur le bouton + (si non visible, cliquer sur le bouton de validation du dossier). Cliquer sur le bouton <Valider> pour enregistrer uniquement la saisie du contrôle périodique. - Facturation : saisir uniquement le montant et le débiteur ou cliquer sur le bouton <+> pour une saisie automatique. Pour gérer la valeur automatique du montant, voir dans la gestion des termes, rubrique Général gestion des tarifs. Saisie des contrôles de vidange périodiques - Nouveau contrôle : cliquer sur le boutons + (si non visibles, cliquer sur le bouton de validation du dossier général). - Producteur : pour renseigner le même nom que le propriétaire cliquer sur le bouton à côté du nom - Collecteur / Transporteur : choix de ces prestataires dans 1 liste de référence, ( voir la Gestion des termes, option «Général- Collecteur / Transporteur «) SIRAP 2006 Page 6

9 TopSPANC : Consultation et instruction d un dossier Onglet «Documents». Dans les écrans des dossiers ASS, TopSPANC propose d'archiver les courriers imprimés dans le logiciel et tout type de document, dans l onglet Documents. Procédure d archivage des courriers imprimés : - Lors de l'utilisation des boutons Word ou OpenOffice, avec l'option imprimer, le logiciel propose d'archiver le document généré après affichage dans le traitement de texte. Procédure d archivage de tout autre type de document : - Dans l'onglet de Documents le bouton <+> (bouton visible en mode saisie). Voir figure cicontre. - Choisir le type de document (peut être donné par défaut), - Sélectionner le document dans le répertoire proposé par défaut ou dans un autre, - Saisir le libellé puis indiquer si le document est en entrée ou en sortie, - Choisir le nom de l'éditeur et le destinataire ( cliquer sur le bouton < > pour choisir dans la liste des intervenants, - Le document peut être visualisé avant de cliquer sur le bouton <Valider> ( icône à gauche du bouton Valider), - Cliquer sur <valider>, le document apparaît dans la liste des documents, faire un doubleclic pour l'éditer automatiquement par le biais du logiciel défini par le système ( généralement les documents de traitement de texte par Word ou Open Office, un fichier Excel par Excel ou Calc, un croquis à main levée de type Journal Windows etc ). Procédure pour supprimer un document archivé ( seulement sa référence ) : - Passer en mode <modification>, faire un clic-droit sur la référence à supprimer, un menu flottant apparaît, prendre l option <enlever le document de la liste> Voir aide en ligne : historique et archivage des documents des dossiers ASS. SIRAP 2006 Page 7

10 TopSPANC : Planning des contrôles des dossiers Planning Le planning est disponible depuis : - le menu général - le tableau de bord des dossiers ASS - chaque dossier, onglets Existant/Projet/Réalisation - Saisie d un rendez-vous depuis le planning général : 1. Cliquer sur le planning pour sélectionner graphiquement une plage horaire, 2. Cliquer sur ajout RDV, 3. Choisir parmi les techniciens définis (voir la gestion des termes, Instructeurs/Techniciens) 4. Choisir le type de rendez-vous, 5. Saisir le numéro de dossier ASS ou faire une recherche des dossiers correspondants sur les éléments suivants : Propriétaire, demandeur, abonné, adresse du système 6. Cocher si besoin <rendez-vous provisoire> le planning affichera le rendez-vous selon la couleur définie dans TopSPANC Ressources ( voir la rubrique configuration du Site ), 7. Valider la saisie. 1 - Cliquer sur le début du rendez-vous Remarque phase 5 : Depuis un dossier ASS, lors de la saisie d un rendez-vous dans le planning, le numéro de dossier ASS est affecté automatiquement. - Modification d un rendez-vous dans la semaine Glisser le rendez-vous vers une autre date - Modification d un rendez-vous vers une autre semaine Double-clic sur le rendez-vous et modifier la date - Modification des heures de rendez-vous Prendre un des bords du rendez-vous pour modifier sa plage horaire, ou glisser le rendez-vous vers une autre plage horaire. 2 - Cliquer sur Ajout d un rendez-vous - Suppression : Double-cliquer sur le rendez-vous et cliquer sur <suppression> Détail des boutons du planning - Dossier : Cliquer avant sur le rendez-vous pour accéder ensuite au dossier ASS - Imprimer : édition du planning de la semaine - Courrier : en mode planning général uniquement. Pour editer un courrier pour tous les dossier ASS dans la page de temps choisie. Sélectionner l étendue de l édition ( dates et le cas échéant le type de RDV) Sélectionner le type de courrier et imprimer Le courrier utilisé est de type général, identique à celui accessible depuis la liste des dossiers. SIRAP 2006 Page 8

11 TopSPANC : Facturations sur les dossiers Facturation - Paramétrage : 2 vérifications : 1. Gestion des communes : rentrer le taux de TVA pour chaque type de facturation 2. Gestion des termes : rubrique Général-tarifs, saisir le montant (de type forfait ou de type montant calculé et dans tous les cas en HT). - Facturation de l existant 1. Dans un dossier ASS, saisir uniquement le montant de la facturation dans les rubriques ( Existant, Projet, Réalisation, Contrôles périodiques ) ou cliquer sur le bouton <+> pour avoir un montant automatique. 2. Depuis le tableau de bord, choisir le type de facturation. 3. Choisir les paramètres de la facturation et du bordereau d accompagnement : le numéro de borderau est contrôlé. Vérifier le texte de l objet de la recette. 4. Déselectionner le cas échéant les dossiers ASS de la liste des dossiers à facturer, 5. Choisir le type de facture et éditer sous Word ou Open Office les factures 6. Lancer le bordereau de transmission à la Trésorerie. Etape 1 Etape 2 Après édition de la facture enchaînement avec l édition du bordereau Etape 5 Etape 3 Etape 6 Etape 4 SIRAP 2006 Page 9

12 TopSPANC : Cartographier un dossier d assainissement TopSPANC peut être lié au SIG Editop avec un «objet géographique» de plusieurs natures : - un objet géographique de type : Parcelle DGI ( voir la parcelle principale d un dossier ) Dossier ASS, identifiant Numéro de dossier ASS Dossier ASS, identifiant Numéro ADS d un dossier ASS définir le type de lien dans les rubriques disponibles depuis le menu général de TopSPANC - Gestion de dossier avec le type de lien, - Import Editop pour la définition - du niveau géographique utilisé, - de l objet géographique utilisé et des informations échangées entre le dossier ASS et les attributs de l objet géographique. Cliquer l icône SIG - pour le lien de type parcelle : pas de création d objet, un zoom est fait sur la parcelle trouvée. - Dossier ASS ( numéro ASS/ADS), l objet doit être créé auparavant dans le SIG, par macro, ou depuis le module de construction d Editop ( pour gérer une série d objets représentant le système complet d assainissement, voir la copie d écran ci-dessous) SIRAP 2006 Page 10