Brisons nos paradigmes

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1 Pierre Brochu, Logilys inc. Exploitez davantage votre logiciel - La base o exploitez un «cardex» électronique o retrouvez facilement vos contacts ou listes o générez rapidement vos envois (par la poste ou courriel) o partagez vos contacts d affaires avec vos collègues - La gestion de la relation client (CRM) o documentez des liens entre vos clients o découvrez les affiliations o effectuez vos suivis et conservez les historiques o classez les documents importants reliés aux gens et aux suivis - Les dons et les autres revenus o configurez vos campagnes, activités bénéfices, événements o inscrivez les participants aux activités o consignez vos ventes de publicités et de commandites o enregistrez vos dons planifiés o automatisez les dons récurrents o osez documenter les heures de bénévolat - Les analyses et statistiques o mesurez la rentabilité d une campagne ou d une activité o comparez les dons de différentes provenances o réalisez des comparatifs sur plusieurs années o dénombrez rapidement qui a donné, combien, quand et pourquoi

2 Le thème de cette année «Brisons le photocopieur» nous invite à cesser de toujours faire les mêmes affaires de la même manière! Dans Wikipedia, le mot paradigme «s'emploie fréquemment dans le sens de Weltanschauung (vision du monde). Par exemple, dans les sciences sociales, le terme est employé pour décrire l'ensemble d'expériences, de croyances et de valeurs qui influencent la façon dont un individu perçoit la réalité et réagit à cette perception. Ce système de représentation lui permet de définir l'environnement, de communiquer à propos de cet environnement, voire d'essayer de le comprendre ou de le prévoir.» En ce qui me concerne, je traduirais ceci par «avoir des œillères». Pourquoi ne pas essayer de le changer, cet environnement? Tous et chacun d entre nous avons un travail qui nous demande toujours de nous dépasser. Nous cherchons des moyens d améliorer nos processus mais sans jamais prendre le temps de s arrêter pour y réfléchir comme il se doit. Je vous propose un atelier, qui je l espère, saura vous donner le goût de ralentir un peu afin de considérer des moyens technologiques qui pourraient vous aider à augmenter votre efficacité et, de surcroit, vous laisser plus de temps pour «les vraies affaires» reliées au développement de votre organisation. Pour bien des gens, la base de données n est qu un outil qui garde en mémoire les historiques de dons et pour produire les reçus fiscaux Détrompez-vous («paradigme»), c est bien plus que ça! La base de données vous permet non seulement d inscrire une foule d informations à propos de vos donateurs, mais aussi concernant tous vos contacts d affaires (bénévoles, membres du CA, fournisseurs, employés...). Vous serez agréablement surpris de constater que plusieurs d entre eux sont également des donateurs. Je sais que plusieurs d entre vous me direz : «Oui mais c est long documenter tout ça»! Vous avez raison! Mais, parce qu il y a un gros MAIS, saviez-vous que prendre le temps de faire des choses qui nous en ferons gagner en double dans le futur est un investissement? En utilisant votre base de données comme agenda et carnet d adresse, tous les contacts sont regroupés au même endroit. Imaginez un bottin centralisé qui contient les contacts des membres de votre équipe, qui est accessible par tous et qui est constamment à jour Pensez aux nombreux changements d adresses, téléphones, courriels Nous sommes tous limités par notre imagination! Brisons nos paradigmes Page 2 de 6

3 La base - exploitez un «cardex électronique» Dans un «cardex» traditionnel il faut beaucoup de rigueur pour le tenir à jour. Chaque fois que nous voulons ajouter une fiche, nous devons faire attention pour la classer dans le bon ordre. Avec une base de données, les recherches et les tris sont automatiques et instantanés! - retrouvez facilement vos contacts ou listes Il est possible de configurer des «Vues spécifiques» à vos besoins, que ce soit pour les bénévoles, les membres du CA ou autres. À partir de votre base de données complète, il devient donc très facile, par un simple clic, d obtenir une liste de clients spécifiques. - générez rapidement vos envois (postaux ou courriels) Des fonctionnalités aussi communes que l impression d étiquettes sont un avantage indéniable à l utilisation d une base de données centrale. Si vous faites affaires avec un consultant spécialisé pour vos publipostages, il est aussi très simple d extraire les informations pertinentes dans une liste Excel. - partagez vos contacts d affaires avec vos collègues C est terminé les petites listes à droite et à gauche que tous et chacun doivent tenir à jour! La base de données est accessible par tous. N importe qui de votre équipe peut chercher, trouver et même mettre à jour la fiche d un contact au bénéfice de tous. La gestion de la relation client (CRM) - documentez des liens entre vos clients Saviez-vous qu il est possible de documenter dans une fiche client qu il est «ami de» ou «parent de / enfant de» un autre client de votre base de données? Documenter les informations que vous détenez concernant les liens entre les clients de votre base de données est d une valeur inégalée. Vous connaissez mieux vos clients! - découvrez les affiliations Il vous est certainement déjà arrivé de chercher à entrer en contact avec une personne en particulier. Vous connaissez probablement «FaceBook». Ce réseau social a cette très grande qualité de nous permettre de retrouver d anciennes connaissances par le biais d intermédiaires. Imaginez maintenant que vous avez pris les quelques secondes nécessaires pour documenter les liens particuliers entre les clients de votre base de données, et que vous pouvez faire des recherches à savoir qui serait en mesure de vous aider à contacter une personne que vous ne connaissez même pas Brisons nos paradigmes Page 3 de 6

4 - effectuez vos suivis et conservez les historiques Un des éléments bien connu qui contribue au stress est la crainte d oublier Ne vous est-il jamais arrivé de vous réveiller en pleine nuit pour écrire une note sur un «Post-It»? Avec un outil comme la gestion des tâches et historique de ProDon, non seulement vous n oubliez plus, mais vous gardez les traces de vos suivis. De plus, si vous ou un de vos collègues devez vous absenter pour une longue période, tous les suivis peuvent facilement être redistribués. - classez les documents importants reliés aux gens et aux suivis La possibilité d avoir sous la main tous les documents inhérents à une tâche ou un suivi rend cette tâche encore plus facile à réaliser. Imaginez-vous en pleine négociation avec un commanditaire majeur qui vous appelle à l improviste Vous n avez qu à ouvrir sa fiche pour avoir accès à tous les documents et toutes vos notes pour continuer votre discussion. Les dons et les autres revenus - configurez vos campagnes, activités bénéfices, événements N hésitez pas à prendre le temps qu il faut pour bien structurer vos occasions de dons. Prenez le temps de vous arrêter et de mesurer l impact de votre codification. Saviez-vous qu il est permis de vendre des billets à 0 $? De cette façon vous pourrez toujours retracer les gens à qui vous avez donné des billets promotionnels et faire un suivi avec eux si nécessaire. - inscrivez les participants aux activités Lorsque vous vendez 2 ou 4 billets de participation à une personne, il est parfois nécessaire de connaître les participants. Saviez-vous qu il est possible de seulement inscrire les noms de ceuxci ou de créer une fiche client pour chacun? Selon les suites que vous donnerez à l activité, il se peut qu il soit pertinent de créer une fiche client pour chaque participant. N ayez pas peur de contaminer votre base de données! Si vous avez besoin des coordonnées des participants, le fait de créer des fiches clients ne représente en rien une contamination, au contraire, c est une valeur ajoutée! - consignez vos ventes de publicités et de commandites Tout comme les dons ou les ventes de billets aux activités bénéfices, les publicités et commandites doivent être consignées. J irais même jusqu à dire que les revenus d intérêt doivent aussi être enregistrés. En fait, si vous prenez le temps d inscrire tous vos revenus, il sera très facile de produire des rapports de toutes sortes à la fin de votre année fiscale. De plus, à l aide de cette documentation, vous pourrez obtenir la liste des gens à contacter l année suivante. - enregistrez vos dons planifiés N hésitez pas à saisir vos dons planifiés dans votre base de données, pas seulement ceux qui sont versés, mais aussi ceux qui sont promis. Si vous savez qu un donateur vous a inscrit dans son testament et que vous en connaissez la valeur, pourquoi ne pas l inscrire? Que ce soit une police d assurance-vie ou un leg, le fait de l inscrire vous permettra de produire des rapports de dons planifiés à venir Brisons nos paradigmes Page 4 de 6

5 - automatisez les dons récurrents Certains donateurs désirent donner par versements automatiques; une fois par semaine, par mois, ou même à chaque deux semaines. Ces transactions doivent s effectuer par prélèvements préautorisés d un montant fixe sur une carte de crédit ou par virements bancaires. Il est possible de créer toutes les transactions automatiquement de manière à éliminer toute double saisie de l information. - osez documenter les heures de bénévolat Les heures de bénévolat représentent une forme de don. Ce n est pas de l argent pur, mais du temps c est de l argent. Pourquoi ne pas documenter ces heures? Le peu de temps employé à le faire sera grandement récompensé par une panoplie de rapports et statistiques que vous pourrez aisément produire. N est-il pas utile d identifier les heures de bénévolat reçues pour une année dans votre rapport annuel? N est-il pas intéressant et important de pouvoir dire un gros MERCI aux bénévoles qui auront passé beaucoup de temps à aider la cause? Les analyses et statistiques - mesurez la rentabilité d une campagne ou d une activité Prenez soin d inscrire toutes les entrées d argent et les dépenses liées à une occasion. Par exemple, inscrivez toutes les ventes de billets, les dons, les commandites ainsi que les dépenses telles que la location du terrain et les frais de toute sorte. Si vous faites attention de bien documenter tout ceci, par la suite, un seul clic vous permettra d obtenir un bilan d occasion clair, net et précis. - comparez les dons de différentes provenances Toujours dans la même veine, si vous dites toute la vérité et rien que la vérité à votre base de données, vous n en tirerez que des bénéfices en terme de gain de temps. En quelques clics seulement, vous serez capable de produire un graphique représentant, par exemple, la répartition de vos dons sur une base annuelle ou autre, par occasion, par ville, genre de donateur En fait, vous pourrez choisir «par quoi» vous désirez produire votre graphique! - réalisez des comparatifs sur plusieurs années Saviez-vous qu il est possible de vérifier les tendances (à la hausse ou à la baisse) d un événement bénéfice ou d une campagne annuelle? Il s agit de vérifier s il est pertinent de poursuivre telle ou telle activité de financement. Vous réaliserez peut-être qu il est temps d apporter des changements et de «briser le photocopieur» pour attirer plus de monde ou de dons. - dénombrez rapidement qui a donné, combien, quand et pourquoi Le résultat d une analyse nous amène souvent à se poser d autres questions. Par exemple, vous cherchez à dénombrer les donateurs de $ et plus en Suite à cet exercice, une question survient : qui parmi ces donateurs n ont rien donné en 2009? Et maintenant, d où viennent-ils? Sont-ils des hommes ou des femmes? Dans quelle proportion? Brisons nos paradigmes Page 5 de 6

6 En terminant, souvenez-vous que dans tout ce que nous faisons Nous ne sommes limités que par notre imagination! Pierre Brochu, président Logilys inc. 747, boul. Pierre-Roux Est, bureau 202 Victoriaville Qc G6T 1S7 Téléphone : poste 228 Brisons nos paradigmes Page 6 de 6