PARIS, le 21 mars 2008 Original anglais

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1 Conseil exécutif Cent soixante-dix-neuvième session 179 EX/33 PARIS, le 21 mars 2008 Original anglais Point 33 de l'ordre du jour provisoire RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL SUR L'EMPLOI DE CONTRATS DE CONSULTANT ET DE CONTRATS D'HONORAIRES PAR LE SECRÉTARIAT Résumé En application des décisions 171 EX/35 et 176 EX/42, le Directeur général présente son rapport sur l'emploi de contrats de consultant et de contrats d'honoraires par le Secrétariat en Décision proposée : paragraphe 30.

2 179 EX/33 Introduction 1. Dans sa décision 176 EX/42, le Conseil exécutif invitait le Directeur général à lui présenter son rapport sur l'emploi de contrats de consultant et de contrats d'honoraires au Siège et hors Siège à sa 179 e session. 2. L UNESCO a recours à l assistance temporaire pour résorber une surcharge de travail temporaire et profiter des compétences et de la souplesse dont elle a besoin pour répondre rapidement et efficacement aux besoins urgents et évolutifs de ses programmes. Les contrats de consultant permettent d'engager pour de courtes durées des personnes exerçant des fonctions consultatives qui nécessitent des compétences dont ne dispose pas en principe le Secrétariat, tandis que les contrats d honoraires servent à recruter des personnes, physiques et morales - organisations nationales et internationales, institutions, sociétés privées et autres -, chargées de fournir un produit ou un service dans un délai déterminé. 3. Le présent document contient des données et analyses sur le recours aux contrats de consultant et aux contrats d honoraires en , bien que les données relatives à certains bureaux hors Siège ne soient disponibles que pour Les données concernant le Siège sont extraites du Système financier et budgétaire, tandis que les données relatives aux bureaux hors Siège sont fondées sur les états établis manuellement par chacun d entre eux. Compte tenu du nombre de contrats conclus par le Bureau de Brasilia, les données le concernant sont présentées séparément, dans la Section II. Section I - Contrats de consultant et contrats d honoraires (au Siège et dans les bureaux hors Siège, à l exclusion de celui de Brasilia) Nombre de contrats 4. Les tableaux 1 et 2 indiquent le nombre de contrats de consultant et de contrats d honoraires accordés par le Siège et les bureaux hors Siège (à l exclusion de celui de Brasilia) en et, pour comparaison, ceux accordés en Tableau 1 : Nombre de contrats de consultant Tableau 2 : Nombre de contrats d honoraires 2004 / / 7 Evolution 2004 / / 7 Evolution Siège Siège Siège Siège Hors Siège * Hors Siège * Hors Siège Hors Siège ,2 * A l ' exclusion des données relatives au Bureau Brasilia. * A l 'exclusion des données relatives au Bureau Brasilia. : : Hors Siège* Siège (54) ( 60 ) : ( 57 ) 820 ( 43 ) : ( 60 ) 657 (( 40 ) (46) ( 40 ) 2004 / / / / 7 Contrats de consultant Contrats d 'honoraires * A l ' exclusion des données relatives au Bureau Brasilia.

3 179 EX/33 - page 2 5. S agissant du nombre de contrats accordés en , il convient de noter quelques points essentiels : Dépenses globalement, le nombre de contrats d honoraires accordés (9 139) a été nettement supérieur au nombre de contrats de consultant (1 659) ; la majorité des contrats de consultant et des contrats d honoraires (60 ) ont été passés hors Siège ; au Siège, le nombre de contrats de consultant et le nombre de contrats d honoraires ont diminué (ils sont respectivement de 20 et de 15 inférieurs aux chiffres de ) ; dans les bureaux hors Siège, si le nombre de contrats de consultant accordés a baissé (8 de moins qu en ), celui des contrats d honoraires a augmenté (12 de plus). 6. Le tableau 3 indique les dépenses consacrées aux contrats de consultant et aux contrats d honoraires au Siège et dans les bureaux hors Siège en et, pour comparaison, les chiffres correspondants de Tableau 3 Dépenses consacrées aux contrats de consultant et aux contrats d honoraires par lieu d affectation (Siège/hors Siège) Contrats de consultant Contrats d'honoraires (Contrats de consultant et Contrats d'honoraires) 2004/5 2006/7 Evolution 2004/5 2006/7 Evolution 2004/5 2006/7 Evolution Siège 7,75 6, ,05 32, ,80 39,55 5 Siège Hors Siège* 9,15 7, ,25 34, ,40 42,40 31 Hors Siège ,90 14, ,30 67, ,20 81,95 17 * A l'exclusion des données relatives au Bureau de Brasilia. Contrats d honoraires Contrats de consultant : 81,95 : 70, 20 53,30 (76 ) 67,28 (82 ) 16,90 (24 ) 14,67 (18 ) 2004 / /7

4 179 EX/33 - page 3 7. S agissant des dépenses consacrées aux contrats conclus en , il convient de noter un certain nombre de points essentiels : les dépenses afférentes aux contrats d honoraires ont représenté 82 de l ensemble des dépenses consacrées aux contrats ; un peu plus de la moitié des dépenses consacrées aux contrats de consultant et aux contrats d honoraires concernaient les bureaux hors Siège ; les dépenses liées aux contrats de consultant ont diminué (de 13 au Siège et de 14 hors Siège) ; si le nombre de contrats d honoraires conclus est resté inchangé, les dépenses correspondantes ont augmenté de 26 par rapport à (9 de plus au Siège et 48 de plus hors Siège). 8. Une partie de la hausse des dépenses consacrées aux contrats d honoraires est imputable à un petit nombre de contrats d un montant élevé. Il s agissait, au Siège, de deux contrats passés avec la société désormais chargée de traiter les demandes de remboursement adressées à la Caisse d'assurance-maladie et d un contrat conclu avec le Conseil international des monuments et des sites, chargé de la conservation des monuments et sites historiques du monde. Hors Siège, plus de la moitié des 23 contrats conclus pour plus de dollars avaient trait à des activités menées en Afghanistan et en Iraq, notamment un contrat passé avec le BBC World Service Trust en vue de promouvoir l utilisation des médias et de renforcer les compétences médiatiques. Source de financement des contrats 9. Le tableau 4 montre que 60 des dépenses consacrées aux contrats de consultant en ont été financés au moyen de fonds extrabudgétaires d un montant identique à celui de , tandis que 54 des dépenses afférentes aux contrats d honoraires ont été financés par des fonds extrabudgétaires, contre 43 en Tableau 4 Dépenses consacrées aux contrats de consultant et aux contrats d honoraires par source de financement en (Siège/hors Siège) Budget ordinaire (BO) Budget ordinaire (BO) Contrats de consultant Fonds extrabudgétaires (EXB) Fonds extrabudgétaires (EXB) Budget ordinaire (BO) Budget ordinaire (BO) Contrats d'honoraires Fonds extrabudgétaires (EXB) Fonds extrabudgétaires (EXB) Budget ordinaire (BO) (Contrats de consultant et contrats d'honoraires) Budget ordinaire (BO) Fonds extrabudgétaires (EXB) Fonds extrabudgétaires (EXB) Siège 3, , ,76 17, , ,79 20, , ,55 Hors Siège* 2, , ,92 13, , ,48 16, , ,40 5, , ,68 31, , ,27 37, , ,95 * A l'exclusion des données relatives au Bureau de Brasilia. Dépenses consacrées aux contrats de consultant (Siège/hors Siège) : Dépenses consacrées aux contrats d'honoraires (Siège/hors Siège) : BO 40 EXB 60 EXB 54 BO 46

5 179 EX/33 - page 4 Par secteur/bureau au Siège 10. La plupart des dépenses consacrées aux contrats de consultant et aux contrats d honoraires au Siège viennent directement en appui aux programmes de l UNESCO. Le tableau 5 montre que trois secteurs - culture, éducation et sciences - ont absorbé 85 du total des fonds affectés aux contrats de consultant en , l Administration et les Services centraux n en ayant dépensé que 5. Le tableau 5 montre également que 66 de l enveloppe allouée aux contrats d honoraires en ont été utilisés par quatre secteurs (culture, éducation, sciences exactes et naturelles, sciences sociales et humaines), l Administration et les Services centraux d appui en ayant utilisé 28. Tableau 5 Dépenses consacrées aux contrats de consultant et aux contrats d honoraires par secteur/bureau au Siège en Contrats de consultant Contrats d'honoraires CI 0,25 4 1,53 5 1,78 5 CLT 1, , ,77 20 ED 1, , ,86 17 SC 2, , ,37 26 SHS 0,41 6 2,53 8 2,94 7 ERC 0,02 0 0,23 1 0,25 1 ADM 0,05 1 2,67 8 2,72 7 CENT 1 0,25 4 6, , , , , CENT = AFR, BB, BFC, BPI, BSP, HRM, IOS, SCG/X et ODG Par groupe régional des bureaux hors Siège 11. Le tableau 6 indique les dépenses consacrées aux contrats de consultant et aux contrats d honoraires en par groupe régional des bureaux hors Siège. Les bureaux hors Siège des groupes III, IV et V(a) ont compté pour 82 des dépenses afférentes aux contrats de consultant et 74 des dépenses liées aux contrats d honoraires, tandis que les bureaux hors Siège du groupe I n ont utilisé que 5 de l enveloppe allouée aux contrats de consultant et aux contrats d honoraires. Tableau 6 Nombre de Contrats de consultant et de contrats d honoraires et dépenses correspondantes par groupe régional des bureaux hors Siège en Groupe régional Nombre Contrats de consultant Montant (en dollars) Nombre Contrats d'honoraires Montant (en dollars) I , ,70 5 II 3 0,5 0, ,75 2 III ,5 1, ,81 17 IV , ,74 40 V (a) , ,85 17 V (b) , , , ,49 100

6 179 EX/33 - page 5 Montant des contrats 12. La plupart des contrats portent sur des sommes inférieures à dollars. Les tableaux 7 et 8 montrent que 74 des contrats de consultant et 84 des contrats d honoraires en portaient sur des sommes inférieures à dollars ; seuls 4 à 5 de ces contrats dépassaient dollars. Tableau 7 Nombre de contrats de consultant en fonction de leur montant (Siège/hors Siège) en Siège Hors Siège* Moins de de 5000 à de à de à et plus * A l'exclusion des données relatives au Bureau de Brasilia. Tableau 8 Nombre de contrats d honoraires en fonction de leur montant (Siège/hors Siège) en Siège Hors Siège* Moins de de 5000 à de à de à et plus * A l'exclusion des données relatives au Bureau de Brasilia. Durée des contrats 13. La plupart des contrats de consultant et des contrats d honoraires sont conclus pour de courtes périodes, généralement inférieures à trois mois. Les tableaux 9 et 10 montrent que 61 des contrats de consultant et 71 des contrats d honoraires au Siège et hors Siège en (les données relatives aux bureaux hors Siège portent sur l année 2007 uniquement) étaient d une durée inférieure à trois mois, tandis que 14 et 10 respectivement de ces contrats excédaient six mois.

7 179 EX/33 - page 6 Tableau 9 Nombre de contrats de consultant en fonction de leur durée en (Siège/hors Siège) Siège Hors Siège* Moins de 1 mois De 1 à 3 mois de 3 à 6 mois Plus de 6 mois Les données concernent l'année 2007 uniquement. * A l'exclusion des données relatives au Bureau de Brasilia. De 3 à 6 mois 25 Contrats de consultant (Siège/Hors Siège) : Plus de 6 mois 14 Moins de 1 mois 23 De 1 à 3 mois 38 Tableau 10 Nombre de contrats d honoraires en fonction de leur durée en (Siège/hors Siège) Siège Hors Siège* Moins de 1 mois De 1 à 3 mois De 3 à 6 mois Plus de 6 mois Les données concernent l'année 2007 uniquement. * A l'exclusion des données relatives au Bureau de Brasilia. De 3 à 6 mois 19 Contrats d'honoraires (Siège/Hors Siège) : Plus de 6 mois 10 Moins de 1 mois 36 De 1 à 3 mois 35 Nationalité des consultants 14. Le tableau 11 montre que 42 du nombre de contrats de consultant accordés en l ont été à des consultants originaires de pays du groupe I ; ces contrats représentaient 47 du total des dépenses de l UNESCO au titre des consultants. Au Siège, les consultants du groupe I représentaient 63 (en nombre et en valeur) des contrats accordés. Dans les bureaux hors Siège, les consultants des groupes III, IV, V (Afrique) et V (États arabes) représentaient 69 des contrats accordés et 65 du total des dépenses correspondantes. 15. La politique révisée de l UNESCO concernant les consultants contient un certain nombre de mesures destinées à faire en sorte que la sélection porte sur un éventail aussi large que possible de candidats potentiels et que la répartition géographique et l équilibre entre les sexes soient dûment pris en considération.

8 179 EX/33 - page 7 Tableau 11 Nombre et valeur des contrats de consultant, par groupes régionaux d origine des consultants (Siège/hors Siège) Siège Hors Siège* (Siège/hors Siège) Groupe régional Nombre Montant (en dollars) Nombre Montant (en dollars) Nombre Montant (en dollars) I , , ,88 47 II , , ,57 4 III , , ,97 13 IV , ,5 1, ,68 11 V Afrique , , ,20 15 V États arabes , ,5 0, ,12 8 Inconnu , , , , , , *À l'exclusion du Bureau de Brasilia. Répartition par sexe des consultants 16. Il ressort du tableau 12 que 36 des consultants recrutés en 2007 étaient de sexe féminin (47 au Siège, 33 hors Siège). Tableau 12 Nombre de consultants en 2007, par sexe (Siège/hors Siège) Femmes Hommes Siège Hors Siège Femmes 36 Hommes 64 Hommes Femmes Nombre de contractants individuels (contrats d honoraires) et dépenses correspondantes 17. L'UNESCO utilise des contrats d honoraires pour recruter des particuliers et autres contractants - organisations nationales et internationales, institutions, sociétés privées et autres personnes morales - chargés de lui fournir un produit ou service. Le tableau 13 montre que 69 des contrats d honoraires accordés en 2007 (première année pour laquelle on dispose de données) l ont été à des contractants individuels, qui ne représentaient toutefois que 39 du total des dépenses. La «répartition» des contrats entre contractants individuels et autres contractants était similaire au Siège et hors Siège.

9 179 EX/33 - page 8 Tableau 13 : Nombre et valeurs des contrats d honoraires, par type de contractants, 2007 Contractants individuels Entreprises/Organisations Siège Valeur en million de dollars du total Hors Siège Valeur en million de dollars (Siège/Hors Siège) Valeur en million de dollars Nombre du total Nombre du total du total Nombre du total du total , , , , , , , , ,2 100 Nationalité des contractants individuels (contrats d honoraires) 18. Le tableau 14 indique le nombre et la valeur des contrats d honoraires accordés à des particuliers en 2007, par groupe régional d origine de l intéressé. Au total, 32 des contrats d honoraires ont été accordés à des particuliers originaires des pays du groupe I, soit 41 du total des dépenses ; 24 des contrats ont été accordés à des particuliers originaires du groupe III (19 du total des dépenses). 19. La politique révisée de l'unesco concernant les consultants s applique aussi aux contractants individuels. Cette politique comporte diverses mesures visant à faire en sorte qu à l avenir, les sélections se feront à partir de l éventail le plus large possible de candidats, en prenant dûment en considération les questions de répartition géographique et d équilibre entre les sexes. Tableau 14 Nombre et valeur des contrats d honoraires, par groupe régional d origine du contractant, 2007 Siège Hors Siège Valeur en Valeur en Valeur en Groupe régional Nombre du total dollars du total Nombre du total dollars du total Nombre du total dollars du total I , , ,0 41 II , , ,3 2 III , , ,8 19 IV , , ,7 12 V (Afrique) , , ,2 15 V (États arabes) , , ,5 10 Inconnu , , , , , ,7 100 * À l exclusion du Bureau de Brasilia. Répartition par sexe des contractants individuels (contrats d honoraires) 20. Il ressort du tableau 15 que 40 des contractants individuels recrutés en 2007 étaient des femmes (48 au Siège et 36 hors Siège). Tableau 15 Nombre et valeur des contrats d honoraires, par sexe du contractant, 2007 Femmes Hommes Siège Hors Siège Hommes 60 Femmes 40 Femmes Hommes

10 179 EX/33 - page 9 Section II - Contrats de consultant et contrats d honoraires au Bureau de Brasilia 21. Comme on l a vu plus haut, en raison du nombre des contrats accordés par le Bureau de Brasilia, les données y relatives sont indiquées séparément pour permettre de se faire une idée plus claire des contrats accordés dans les bureaux hors Siège. Nombre, valeur, source de financement et nationalité 22. Le tableau 16 indique le nombre et la valeur des contrats de consultant et contrats d honoraires accordés en , ainsi que, pour comparaison, les chiffres correspondants pour Le nombre des contrats de consultant a augmenté de 14 et leur valeur de 31 entre ces deux périodes. En valeur, 99,8 des contrats ont été financés par des sources extrabudgétaires. Tous ces contrats ont été accordés à des ressortissants brésiliens. Tableau 16 Nombre et valeur des contrats de consultant et contrats d honoraires Nombre Contrats de consultant d'évolution dollars d'évolution Nombre Contrats d'honoraires d'évolution millions de dollars d'évolution , , , , Il ressort également du tableau 16 que le nombre de contrats d honoraires accordés en a diminué de 21 par rapport à , bien que le montant des dépenses correspondantes ait augmenté de 10. En valeur, 99,7 des contrats ont été financés par des sources extrabudgétaires et 99 ont été accordés à des ressortissants brésiliens. Répartition par sexe 24. Il ressort du tableau 17 que 69 des consultants recrutés en 2007 étaient des femmes. Tableau 17 Nombre de consultants, par sexe, Nombre du total Hommes Femmes Durée des contrats 25. Comme on peut le voir dans le tableau 18, 37 des contrats de consultant accordés en 2007 avaient une durée de moins de trois mois et 41 une durée de plus de six mois (considérant toutefois que bon nombre de ces contrats de plus longue durée n impliquaient pas un travail à temps plein). Les délais de livraison pour 20 des contrats d honoraires étaient de trois mois au moins et la moitié de plus de six mois.

11 179 EX/33 - page 10 Tableau 18 Nombre de contrats de consultant et de contrats d honoraires, par durée, Consultant Honoraires Nombre de mois Nombre Nombre Inférieur à à à Plus de Valeur des contrats 26. Il ressort du tableau 19 que 94 des contrats de consultant accordés en étaient d une valeur inférieur de dollars. Les contrats d honoraires étaient plus importants : 24 avaient une valeur inférieure à dollars et 21 une valeur supérieure à dollars. Tableau 19 Nombre de contrats de consultant et de contrats d honoraires, par ordre d importance de leur montant, Consultant Honoraires Montant ($) Nombre Nombre moins de ou plus Section III - Contrats de consultant «au dollar symbolique» 27. En , 55 personnes se sont vu accorder au total 71 contrats de consultant au dollar symbolique au Siège, pour un coût global de dollars (indemnité journalière de subsistance et frais de voyage). Le tableau 20 indique la répartition des personnes ayant obtenu de tels contrats par secteur/bureau. Ces contrats sont normalement accordés à d ex-membres du personnel pour assurer une transition sans accroc en matière de compétences et de mémoire institutionnelle. Tableau 20 Contrats de consultant au dollar symbolique accordés à des particuliers, Secteur Nombre du total CI 2 4 CLT ED 2 3 SC 5 9 SHS 8 15 ERC 5 9 ADM 1 2 CENT CENT = AFR, BB, BFC, BPI, BSP, HRM, IOS, SCG/X et ODG.

12 179 EX/33 - page 11 Section IV - Politique de l UNESCO relative aux consultants 28. La politique révisée relative aux consultants comprend les changements suivants : (a) utilisation plus rationnelle des contrats : contrat individuel unique de consultant servant à recruter des personnes qui fournissent des compétences ; contrat d honoraires applicable uniquement aux institutions, organisations, ou entreprises qui fournissent un produit ou un service ; (b) durée : jusqu à 11 mois, avec un mois d interruption obligatoire entre deux contrats ; délai de livraison d un an maximum ; (c) (d) (e) (f) (g) (h) renforcement des procédures de sélection : consultants sélectionnés parmi au moins trois candidats. Création de fichiers en ligne pour disposer d une réserve plus vaste de candidats parmi lesquels les consultants seraient sélectionnés. Les raisons justifiant la sélection doivent être indiquées et dûment documentées avant que le contrat ne soit approuvé et signé ; amélioration du processus d évaluation : évaluation systématique des consultants recrutés, et stockage de l information ainsi recueillie dans le fichier afin que d autres utilisateurs puissent déterminer si tel ou tel candidat convient pour d autres missions éventuelles au sein de l UNESCO. Le paiement final n est autorisé qu à l issue de cette évaluation ; réduction du nombre de classes : quatre classes d affectation (remplaçant les sept classes actuelles) en fonction de la complexité de la tâche et des qualifications et de l expérience requises ; révision de la rémunération : taux journalier fondé sur les traitements de 2007 des membres du cadre organique travaillant dans des organisations appliquant le régime commun des Nations Unies (révision des taux actuels, dont la dernière révision remonte à 1996) ; renforcement des dispositions en matière de certification et de suivi : obligation de remplir un nouveau formulaire d évaluation contenant les données relatives à la sélection et à l évaluation. Ce formulaire doit être rempli et certifié par l AO pour que le contrat puisse être approuvé et signé par le directeur de division ou le chef de bureau hors Siège. Il sera procédé à une vérification systématique par le Bureau du Contrôleur financier pour veiller au respect des procédures et des obligations redditionnelles ; séances d information et de formation sur la politique relative aux consultants : outre la publication de documents d orientation sur cette politique, un certain nombre de séances d information et de formation sont organisées avec les cadres et les AO pour veiller à ce que les nouveaux arrangements et procédures soient bien compris. 29. Le Secrétariat a pratiquement achevé l élaboration d un nouveau fichier de consultants qui contiendra des informations sur les consultants ayant les qualifications, les compétences et l expérience requises en vue de futures missions au sein de l UNESCO, permettant ainsi de disposer d une réserve plus vaste de candidats potentiels dans laquelle les consultants seraient sélectionnés. En particulier, ce fichier servira à : faire connaître par le biais du site Web de l UNESCO les services consultatifs et les profils génériques des consultants recherchés, afin de permettre aux candidats potentiels de s enregistrer dans un système de fichier en ligne auquel toutes les unités qui recrutent des consultants auront accès ;

13 179 EX/33 - page 12 mettre à disposition les documents d orientation connexes qui décrivent les mesures à prendre pour améliorer la répartition géographique et l équilibre entre les sexes dans cette réserve de candidats. Projet de décision proposé 30. Le Conseil exécutif souhaitera peut-être adopter une décision libellée comme suit : Le Conseil exécutif, 1. Rappelant les décisions 171 EX/35 et 176 EX/42, 2. Ayant examiné le document 179 EX/33, 3. Prend note des données et analyses fournies dans le document susmentionné et rappelle en outre la nécessité de parvenir à une plus large répartition géographique dans le recrutement des consultants ; 4. Invite le Directeur général à lui soumettre son prochain rapport sur l emploi de contrats de consultant et de contrats d honoraires à sa 181 e session. Ce document est imprimé sur du papier recyclé.

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