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2 Table des matières 1 Introduction Les applications Le Carnet d adresses Agenda de groupe Le suivi d affaires Formation Matériel Archives Les Tableaux de bord Fonctions complémentaires Forme d acquisition Le retour sur investissement Nos références Version 2.0 PAGE 2

3 1 - Introduction Enlevez le voile sur la gestion de votre centre de formation. Adoptez une solution complète, souple, actuelle et sécurisée. Cet outil est le fruit de plusieurs années d expérience au contact des centres de formation et l investissement d ingénieurs de développement et réseau. Nous garantissons un haut niveau de technicité que ce soit dans le domaine de la sécurisation ou dans l application web Métiers. Nous sommes à même de vous fournir une prestation d intégration complète que ce soit pour une application spécifique correspondant au cœur de votre métier (la formation) ainsi qu une infrastructure sécurisée de haut niveau. Pour être productif et compétitif, vous avez besoin d'une palette complète d'outils pour organiser et gérer votre centre de formation. Tout cela, bien sûr, en toute sécurité! Eva-formation c est le bénéfice d une solution métiers productive et réactive, rapidement opérationnelle et d un retour sur investissement maximal! 2 Basée sur les normes ISO/ AFNOR sur la terminologie employée, les modes de traitement et la traçabilité dans le métier de la formation, Eva Formation vous garantie, un niveau de qualité approuvé et réfléchi. Un descriptif d un panel de fonctions génériques, qui vous garantissent une avancée technique par le biais d un ERP actuel et efficace (ERP : Progiciel de gestion intégré). Moteur de recherche générique évolué avec recherche sémantique et filtrée. (tapez le nom de votre client et tous les documents lui correspondant apparaissent, propositions, factures, apprenants,etc..) Système dit ouvert multi liens plus besoin de changer d application tous les documents sont liés par les processus ou par la sémantique, plus de redondance de saisie. Seul système à intégrer la fonction code barre pour vos documents et vos ressources, afin d améliorer le suivi et la rapidité de traitement. Seul système à intégrer un agenda partagé équivalent aux principaux produits comme Windows messager ou lotus (synchronisation avec Microsoft Outlook et votre pocket PC). GED (Gestion Electronique des Documents), dématérialisez l'information et les flux organisationnels. Exemple : numérisation de documents et création de documents électroniques (propositions, factures ) Workflow (flux de travail) natif, modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches. Exemple : les propositions ont une vie (envoyé, accepté, rejeté, etc..), révisez les documents. Groupware (logiciel de travail collaboratif) gestion d un ensemble de processus pour des groupes de travail. Exemple : rappel sur la préparation d une action de formation. Historisation des documents et des processus intégrés et vue sur la différence entre deux révisons de documents, qui, quand, où, quoi? Maintenant vous allez le savoir! Version 2.0 PAGE 3

4 3 Les applications 3 1 Le Carnet d adresses Interface de visualisation conviviale et dynamique. Gérez les sociétés, les personnes, les sous-traitants, les fournisseurs, vos agences et vos salariés. Fonctionnalité CRM intégrée (Gestion de la relation clients), gestion des actions commerciales, de la force de vente, du commercial et de l extraction de données. Fonctionnalité LDAP, une seule base de données pour votre carnet d adresses exploitable sur n importe quelle plateforme (messagerie, pocket PC, copieur réseau, autocom ). Vous permettre de réaliser des économies immédiates et de gagner du temps pour accélérer les cycles administratifs, les échanges commerciaux. Voici des options(*) intégrées pour vous permettre d accroître votre potentiel de traitement et d efficacité : FAX, créez des fax et envoyez les directement SMS, envoyez des sms à vos clients, formateurs/collaborateurs ou apprenants Courrier, externalisez le traitement de votre courrier visites clients, mailing et faxing. Géolocalisation, nous pouvons vous intégrer des options de cartographie (localisation géographique de vos clients). *Certains services sont externalisés et confiés à des tiers opérateurs comme l envoi de sms ou l envoi de courrier, consulternous pour de plus amples informations 3 2 Agenda de groupe L'agenda de groupe permet de gérer des rendez-vous personnels, d'organiser des réunions, inviter des personnes, de réserver des ressources (salles, véhicules,...).avertissez vos clients ou collaborateurs des confirmations de rendez-vous automatiquement par mail, conviez-les à des réunions. Synchronisez l agenda avec votre Pocket PC et Microsoft Outlook Gagnez simplement en interaction productive! Version 2.0 PAGE 4

5 3 3 Le suivi d affaires Générez les propositions, les contrats, les factures, les avoirs, les factures hors catalogue, les commandes fournisseurs et sous-traitants, Système exclusif de traitement global, vous démarrez votre proposition pour votre client, une fois acceptée, suivez le processus et en quelques cliques créez les apprenants, affectez vos actions de formation, faites la planification des moyens humains et matériel et pour finir facturez à plusieurs financeurs. Traitement réduit et traçabilité sans équivoque Que ce soit pour vos relances commerciales de vos propositions ou pour relancer vos factures impayées, le système intègre un processus entièrement automatisé, suivant les périodes de relance et sa nature l opérateur(trice) reçoit par mail les clients à relancer avec l action à faire (ex : appel téléphonique ou courrier). Virtualisation du dossier clients, ne cherchez plus dans le dossier papier, représentation de l ensemble du processus de traitement à partir d une chemise, mettez des post-it virtuels, des documents numérisés. Un simple clique droit sur votre facture et vous imprimez la lettre à joindre, la facture, la convention ou le contrat. Exportation des écritures sur les principaux logiciels comptables du marché (CEGID, CIEL, SAGE ) Version 2.0 PAGE 5

6 3 4 Formation Le cœur de votre métier formation longue, courte, à la carte un système de traitement souple et adapté. Pour les conventions publiques, nous intégrons un processus spécifique pour les acteurs publics (région, état, anpe, etc..), il est accès sur les chartes dictées et obligatoires de ces acteurs, plus de soucis de manque d information ou d interaction. Gérez votre catalogue consultable par tous. Créez vos actions de formation, vos plans de formation et optimisez votre taux de remplissage accessible dès la création de la proposition tarifaire. Planifiez et visualisez l ensemble des ressources concernant votre action de formation. Gestion des heures formateurs, décidez quel formateur affecté suivant ses compétences et ses heures effectuées avec le bilan sur le travail effectif, heures déplacement, temps non travaillé, jour de production restant Créez des événements spécifiques absence, retard, congé Pilotez simplement et efficacement votre logistique! Pour l apprenant, les résultats, le carnet de notes, stage en entreprise (convention tripartie), créez des événements particuliers (absence, retard, maladie...), faites le suivi post formation... Voici un panel de fonctions qui sont intégrées pour retracer le traitement de l apprenant dans sa globalité. La qualité de prestation, votre but c est l optimisation des prestations globales de votre centre de formation. Quel niveau de qualité pour votre formateur et les moyens mis à disposition, faut-il appliquer d autres stratégies ou les pérenniser. Par la synthèse qualité, sur vos actions de formation vous pourrez mettre en évidence les caractéristiques de votre prestation et même vous avertir par mail si des seuils critiques de qualité sont dépassés. Vos formateurs (intervenants ou internes auront leur feuille de route pour la ou les semaines à venir, ils sauront quelle est la salle de formation, la liste des apprenants, les moyens matériels alloués et pourront suivre les évolutions au fil de l eau par le biais de l agenda. Le bilan financier et pédagogique de votre centre de formation, en un seul clique, libérez-vous de vos tâches obligatoires! Version 2.0 PAGE 6

7 Toutes les impressions sont intégrées et reprennent la vie de l apprenant de façon dynamique : attestation d entrée en formation, convocation, certificat, présence individuelle et même jusqu au chevalet. Vos opératrices vont gagner un temps précieux! 3 5 Matériel Que ce soit le matériel audio-visuel, les moyens pédagogiques, les salles, les véhicules, ou votre parc informatique, tout peut être géré et quelque soit le type matériel. Géré par code barre vous pouvez par exemple codifier vos véhicules, vos ordinateurs, vos moyens audio visuels Référencer le matériel, le suivre (ex entretien véhicule), le planifier, un outil puissant qui sera à votre disposition! 3-6 Les Tableaux de bord Faites le bilan sur vos encours clients, le chiffre d affaires de vos conseillers en formation, de vos sites, suivez les actions commerciales Par la notion de représentation par graphe, simplifiez-vous le résultat des données. Exploitez toutes les données, faites des rapports, exportez les vers un tableur chose simple avec le requêteur intégré. Version 2.0 PAGE 7

8 3 7 Archives Les centres de formation génèrent énormément d archives! Soyez rapide et efficace dans l archivage de vos dossiers de formation clients. Ne cherchez plus dans vos archives, nous intégrons un système qui génère des codes barre pour le classement et l archivage de vos dossiers clients. Le système indique le placement physique de votre archive et son contenu. 4 Fonctions complémentaires Gestion par lots (en option : paramétrage et formation complémentaire) : N importe quel type de document peut être exploité par lots, établissez-vous des stratégies de traitement adaptées, relancez des opératrices sur des traitements de documents par rapport à des contraintes et conditions particulières. Exemple : vous voulez que vos opérateurs(trices) reçoivent par mail et de façon automatique les prochaines actions de formation à préparer une semaine à l avance. Vous voulez faire le bilan sur les clôtures des actions de formation. Etablissez par vous-même des stratégies propres à votre entreprise. Extranet (en option : intégration complémentaire et audit) : A vous de définir les éléments à mettre à disposition sur Internet suivant la nature du consultant que ce soit pour vos sous-traitants, vos apprenants ou vos formateurs/collaborateurs. Mettez à disposition la consultation du planning pour vos apprenants, la réservation d action pour vos clients privilégiés, vos formateurs pourront consulter de chez eux leur planning. Une seule base de données, gage d une information partagée en temps réel Base documentaire (options : audit et formation complémentaire) : Le système intègre un système de base documentaire évolué mais pouvant répondre à des besoins spécifiques. Pour cela rien ne vaut une étude au préalable de vos spécificités. Evolution et adaptabilité : Nous faisons le point sur vos demandes, applicables à tout le monde nous les intégrons au système. Les mises à jour sont continuelles et faites à distance par lien sécurisé, en total transparence (pas de cd ou de mise à jour manuelle). Si vous avez des processus de traitement qui vous sont propres, notre système permet de l intégrer, le système n est pas figé, la structure est facilement modulable autour du cœur du métier! Contactez - nous pour vous faire une démonstration à distance interactive d Eva Formation Mail : contact@nevea.fr Version 2.0 PAGE 8

9 5 Forme d acquisition 2 solutions d acquisition, le mode Achat ou le mode Locatif : Acquisition de l ERP par la Location : En mode locatif (ASP Application Service Provider) : Par la généralisation du haut débit (ADSL), externaliser votre applicatif métier devient une réalité! Votre application se trouve dans un environnement physique sécurisé (chambre blanche), vous y accéder via le navigateur de votre PC en mode sécurisé et de n importe quel endroit. Pas d investissement dans un serveur et dans un système de sauvegarde. Une infrastructure sécurisée s en trouve inutile (accès via le protocole https), accédez à votre ERP simplement avec votre navigateur internet. Une maîtrise du budget (chute du coût de possession jusqu'à 45%) Le service de base comprend : Un ticket d entrée correspondant aux frais de mise en service. Un contrat ASP stipulant les modalités contractuelles du mode locatif et sa durée. Un abonnement mensuel, l abonnement se constituant d un compte administrateur par défaut et d un abonnement par utilisateur. L assistance, la sauvegarde journalière et l antivirus serveur. Acquisition par l Achat : Vous avez toujours la solution de l intégration dans vos locaux de l ERP avec toute la souplesse de modularité et l offre de développement que vous aurez en exigence. Vous avez un nombre d opérateurs conséquents, l intégration reste la solution la plus appropriée. Nous intégrons un serveur dans vos locaux Mise en place d une solution de sauvegarde Avantage, vous n êtes pas dépendant de votre fournisseur d accès pour la connexion au serveur Le service de base comprend : implémentation d un serveur linux avec l ERP un serveur de mail associé (avec antispam et antivirus) L assistance 1 ère année incluse sur la solution intégrée. Après étude de vos besoins, nous vous proposons la meilleure formule suivant le niveau de charges du traitement métier de votre société. Dans les 2 cas ou voir médian, vous bénéficiez des dernières mises à jour sur votre système, continuelles, de façon automatique et d une assistance rapide par téléopérateur (à distance et par lien sécurisé). Version 2.0 PAGE 9

10 6 Le retour sur investissement Combien de temps passez-vous pour relancer vos clients? Combien de temps passez- vous à rechercher un dossier client? Combien de temps pour trouver une information précise d un dossier en cours, traitée par une personne qui n est pas joignable? Votre formateur a-t-il toutes les informations en main pour démarrer sa formation? Où se trouve aujourd hui, votre conseiller en formation? Eva Formation vous permet d amortir votre investissement de façon très rapide et significative en répondant à toutes ces questions et bien d autres encore... De même que votre centre de formation évoluera de façon croissante et moins vous serez dépendant d une charge de traitement plus importante qui suit obligatoirement. Traçabilité, optimisation des traitements, centralisation de l information, du temps gagné!!! De plus nous vous épaulons tout au long du processus de démarrage et de l acquisition du savoir faire des processus de traitement d Eva Formation. Cela vous donne comme garantie une opérabilité optimale pour l ensemble de vos collaborateurs. Les solutions sont à votre portée Mail : contact@nevea.fr Version 2.0 PAGE 10

11 6 Nos références Exemple de Clients utilisant l ERP pour les centres de formation: FAUVEL FORMATION ASSIFEP EC 86 CSQUA Formation CFCR Bordeaux/Paris City Pro regroupement de plusieurs centres de formation franchisés. Exemple de Clients utilisant la même plateforme et infrastructure de sécurisation que l ERP formation : Commerce & Industrie : Socata (groupe EADS) DGAC Avia Dyneff Actia BEAT (Groupe Latécoère) Pivaudran Collectivités : Conseil Général Haute-Garonne Conseil Général Haute-Vienne Mairie de Limoges Sicoval Cesbio (Laboratoire CNRS) Association Régionale des Missions Locales Communauté de communes de la Save au Touch Services : Fram Acom (cabinets experts-comptables 25 sites) Sofec (cabinets experts-comptables 15 sites) Coiffure du monde Immo de France Semvat Stéria Version 2.0 PAGE 11

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