Guide d utilisation 1

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1 Guide d utilisation 1

2 SOMMAIRE QUE POUVEZ-VOUS FAIRE AVEC XAMBOX?... 3 QUE METTRE DANS VOTRE XAMBOX?... 4 COMMENT UTILISER XAMBOX? Comment ajouter un document Ajouter un document électronique depuis votre disque dur Scanner des documents directement dans Xambox Ajouter un document avec votre mobile Récupérer des documents électroniques avec les collecteurs Ajouter un document par Comment retrouver un document Comment gérer un document Comment classer un document Les actions sur un document Comment partager un document Partager un document par Partager un dossier Xambox est édité par Xamance rue du faubourg Saint Denis, PARIS 2

3 QUE POUVEZ-VOUS FAIRE AVEC XAMBOX? Rassembler tous vos documents Vos documents s entassent dans le coin de votre bureau, sur votre ordinateur ou dans votre boîte ? Xambox vous aidera à les rassembler et les conserver. Scannez vos papiers, rapatriez vos factures électroniques automatiquement, ajoutez vos lettres et présentations ; un seul bouton et aucune installation! Les consulter où que vous soyez Depuis n importe quel ordinateur ou périphérique mobile connecté à Internet, recherchez et consultez vos documents sans les télécharger : une visionneuse est intégrée au service. Vous pouvez également feuilleter les résultats d une recherche ou le contenu d un dossier comme vous le feriez avec vos papiers. Les retrouver rapidement Tous les caractères (texte et chiffre) de vos documents sont indexés afin de faciliter leur recherche. Vous pourrez les retrouver par simple recherche. Ajoutez-leur des notes et organisez-les par dossier si vous le souhaitez. Retrouvez les originaux dans vos bacs d archives grâce à la position exacte indiquée à la suite de votre recherche! Les utiliser en situation Téléchargez vos documents en PDF ou dans leur format original (word, excel, ppt, etc ). Partagezles par en envoyant un lien sécurisé, ou en partageant un dossier complet. Ajoutez des alertes qui vous préviennent d échéances importantes concernant vos factures ou vos bons de réduction par exemple. Avec Xambox, vous allez gagner du temps! 3

4 QUE METTRE DANS VOTRE XAMBOX? Tous les documents que vous souhaitez, mais voici quelques exemples : Les factures fournisseurs : Vous recevez des factures papier de vos fournisseurs? Vous pouvez les scanner et les envoyer directement dans votre Xambox. Vos fournisseurs sont passés à facture électronique? Rapatriez automatiquement vos factures depuis les espaces clients de vos fournisseurs, plus besoin de vous souvenir des mots de passe et de passer du temps à les télécharger : Xambox le fait pour vous. Les relevés de banque : Tout comme les factures fournisseurs, archivez vos relevés de banque avec Xambox. Relevé papier ou électronique, vous trouverez avec Xambox la meilleure façon de les archiver et de les classer. Les notes de frais : Vous êtes au restaurant avec un client? Prenez la note en photo avec votre smartphone pour l archiver automatiquement dans votre Xambox. Les factures clients : Vous émettez des devis, des bons de commandes, des factures? Archivez-les par simple glisserdéposer sur Xambox pour les centraliser avec toutes vos autres factures, notes de frais, relevés de banque, pour simplifier votre comptabilité. Les bulletins de paye : Archivez et sécurisez vos bulletins de paie et ceux de vos salariés dans votre Xambox. Les impôts et documents fiscaux : Déclaration d impôts, de TVA, vos bilans, comptes de résultats Vous aurez tout sous la main. Les contrats : Conservez vos contrats et documents juridiques en cas de besoin : contrats commerciaux, attestations d assurance, bail Et bien d autres! Avec Xambox, archivez tous les documents important pour votre activité, que vous souhaitez conserver, retrouver et partager un jour. 4

5 COMMENT UTILISER XAMBOX? 1. Comment ajouter un document Avec Xambox, vous avez plusieurs façons d ajouter un document. À vous de voir celle qui vous convient selon les situations. 1.1 Ajouter un document électronique depuis votre disque dur Vous pouvez ajouter un document électronique depuis votre bureau en sélectionnant votre fichier ou alors en faisant un glisser-déposer depuis votre bureau. Plusieurs documents en même temps peuvent être déposés dans la zone indiquée. Pour ajouter un document électronique (PDF, Word, image ) : Cliquer sur «Ajouter un document», Cliquer sur «Parcourir», Sélectionner votre document et cliquer sur «ouvrir» (on peut aussi sélectionner directement des documents situés sur le poste de travail et les glisser dans le champ indiqué). 5

6 1.2. Scanner des documents directement dans Xambox Scannez vos documents grâce au Xambox Manager. Ils seront envoyés directement sur votre compte Xambox. Pour ajouter un document papier : Cliquer sur «Ajouter un document», Cliquer sur «Scanner», Suivre les instructions affichées comme ci-dessous. 6

7 1.3. Ajouter un document avec votre mobile L ajout d un document à partir d un mobile ou une tablette nécessite le téléchargement de l application Xambox sur Android ou Itunes : - Pour télécharger l application Iphone : rendez vous sur la plate-forme Itunes et recherchez «Xambox» - Pour télécharger l application Android : rendez vous sur la plate-forme Google Play et recherchez «Xambox» : Vous pouvez aussi accéder à la version mobile du site à partir du navigateur de votre smartphone. Vous serez redirigé vers cette version au moment de votre connexion. Grâce à votre mobile, vous pouvez archiver tout type de document où que vous soyez. Vous pourrez aussi les consulter en toute mobilité. Pour ajouter un document sur tablette ou mobile : Ouvrir l application «Xambox», Appuyer sur le logo «capturer» pour prendre en photo votre document Valider la capture si vous êtes satisfait de la photo prise, Ajouter la capture aux documents 7

8 1.4. Récupérer des documents électroniques avec les collecteurs Grâce aux collecteurs, vous récupérez automatiquement les documents électroniques de vos sites Internet (mobile, Internet, assurance, impôt, banque, e-commerce ). Vous pouvez configurer une collecte manuelle pour enclencher vous-même la collecte ou définir une collecte automatique pour recevoir vos factures ou relevés dès leur émission par les émetteurs correspondants (fournisseur d énergie, mobile, assurances ). Pour ajouter un collecteur : Cliquer sur «Ajouter un document», Cliquer sur «récupérer» (dans «Collecteurs Xambox»), Taper les premières lettres du collecteur recherché, Sélectionner le collecteur parmi ceux qui sont proposés dans liste déroulante, Renseigner l ensemble des informations demandées, Valider en cliquant sur «Ajouter mon collecteur». 8

9 1.5. Ajouter un document par Pour ajouter un document par Cliquer sur «Ajouter un document», Copier l adresse mail visible dans la section « », à créer, Ouvrir votre boîte mail et insérer l adresse copiée dans les destinataires du nouveau mail Insérer les documents à ajouter sur Xambox en pièces jointes et envoyer le mail. 9

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11 2. Comment retrouver un document Xambox a mis en place un système (l OCR) qui vous permet de retrouver n importe quel document en tapant simplement un terme qui apparait dans le document que vous cherchez dans la barre de recherche. Cela est particulièrement utile pour les facturettes prises en photo sur votre mobile et archivées via l application Xambox. Exemple : Vous avez du mal à mettre la main sur une ancienne facture mais vous vous souvenez de son montant. En tapant ce montant sur la barre de recherche, Xambox vous affichera tous les documents qui contiennent le nombre correspondant à votre montant : 11

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13 3. Comment gérer un document 3.1. Comment classer un document Vous pouvez gérer vos documents en les classant et en y ajoutant des informations utiles. Chaque dossier possède sa propre couleur pour pouvoir mieux les distinguer. (Vous pouvez la personnaliser). Pour créer un dossier : Cliquer sur «nouveau dossier», Entrer le nom du dossier à créer, Cliquer sur «créer ce dossier». 13

14 Pour déplacer un document : Cliquer sur le document concerné, Cliquer sur «classer», Décocher le dossier actuel et cocher le dossier voulu (vous pouvez aussi choisir un nouveau dossier sous la liste des dossiers), Cliquer sur «enregistrer», une mention verte devrait apparaitre. 14

15 3.2. Les actions sur un document Pour gérer au mieux vos documents, de nombreuses actions possibles sont sur Xambox. Depuis l aperçu d un document, vous aurez accès aux actions suivantes : ZOOMER DÉZOOMER RENOMMER 15

16 4. Comment partager un document 4.1. Partager un document par Vous pouvez partager n importe quel document avec les personnes de votre choix. Pour cela, il faut cliquer sur l icône «partager» présente lors de l ouverture d un document. Vous pourrez annuler le partage en cliquant sur le bouton «ne plus partager». Pour partager un document : Ouvrir le document concerné, Cliquer sur le bouton «partager», Cliquer sur le bouton «envoyer par » ou copier le lien et envoyer par vous-même. 16

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18 4.2. Partager un dossier Pour partager plusieurs documents en même temps, vous pouvez partager un dossier entier. Le destinataire pourra voir l ensemble des documents présents dans le dossier tant que l accès est autorisé. Pour partager un dossier : Aller sur l icône du dossier, Cliquer sur le petit engrenage, Cliquer sur «Partage», Entrer l adresse mail de la personne avec qui l on souhaite partager le dossier et appuyer sur Entrée. 18

19 N HESITEZ PAS A NOUS CONTACTER POUR TOUTE INFORMATION COMPLEMENTAIRE TRES BONNE UTILISATION! 19

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