ETAT DE GENEVE NORMES ET REGLES D UTILISATION DES LOCAUX ADMINISTRATIFS. 18 novembre 2008

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1 ETAT DE GENEVE NORMES ET REGLES D UTILISATION DES LOCAUX ADMINISTRATIFS 18 novembre 2008

2 SOMMAIRE 1. INTRODUCTION: CONTEXTE / OBJECTIF METHODOLOGIE LES DIFFERENTES TYPOLOGIES DE SURFACES Préambule : Les bureaux : Définition des profils d utilisateurs : Critères d attribution des espaces de bureau : Surfaces types de bureaux et leurs équipements (1/3) : Les espaces connexes Définition des espaces / rôles : Ratios cible Les autres espaces Définition des espaces / Rôles Ratios cible REGLES D UTILISATION ET DE VIE ADAPTATION SPECIFIQUE AUX BÂTIMENTS TRAMES ET ANCIENS Page 2 sur 23

3 1. INTRODUCTION: CONTEXTE / OBJECTIF Le Conseil d'état s'est fixé pour objectif d'optimiser l'occupation par les services de l'état des surfaces administratives dont il est propriétaire ou qui sont louées à des tiers. Pour ce faire, une étude sur l'optimisation des locaux administratifs de l'état de Genève (OLEG) a été entreprise par le département des constructions et des technologies de l'information (DCTI). En vue de maîtriser de manière durable l'attribution et l'occupation des locaux, le projet OLEG a mis en évidence la nécessité d'établir de nouvelles normes et règles d utilisation. Actuellement, seule la construction de bâtiments administratifs est règlementée par des prescriptions internes sur la programmation et le dimensionnement des locaux. L'attribution de surfaces et le contrôle continu de leur occupation ne peuvent être effectués sur la base de références uniformes et contraignantes. Les normes et règles d utilisation des locaux administratifs de l'état de Genève constituent donc la référence pour: les futurs projets de bâtiments administratifs, ainsi que les surfaces administratives contenues dans des bâtiments ayant d'autres affectations les transformations, rénovations ou aménagements de bâtiments administratifs les nouvelles attributions, le contrôle et la mise en conformité des attributions existantes la gestion des surfaces administratives louées et la location de nouvelles surfaces Elles ne concernent pas les bâtiments affectés à des activités particulières (postes de police, tribunaux, écoles, etc.) dont les besoins fonctionnels nécessitent des études spécifiques. Elles contiennent : la définition des typologies de surfaces composant un bâtiment administratif les ratios de surface en fonction du nombre d'utilisateurs les critères pour l'attribution des surfaces de bureaux en fonction des profils d'utilisateurs définis les règles d'utilisation et les règles de vie Elles contiennent également quelques recommandations pour leur mise en œuvre. Ces directives ont été élaborées sur la base d'une analyse de l'existant, en tenant compte des avis exprimés par les responsables d'unités organisationnelles ainsi que les secrétaires généraux. Elles obéissent aux contraintes légales et règlementaires et s'inspirent d'études comparatives tout en respectant les besoins spécifiques de l'administration. Page 3 sur 23

4 2. METHODOLOGIE Afin d élaborer une norme la plus adaptée possible, le DCTI s'est fondé sur : 1. Une analyse de l existant qui a permis de déterminer les besoins fonctionnels, ainsi que le potentiel des bâtiments actuellement occupés; 2. Le cadre légal, notamment les commentaires sur les ordonnances 3 et 4 relatives à la loi sur le travail Les bonnes pratiques (Benchmarks), soit des valeurs et des données types comparables aux spécificités de l État. L'analyse de l'existant s est déroulée suivant 2 axes principaux: Etat des lieux et analyse des besoins organisationnels et fonctionnels de l'etat (interviews & questionnaire) Etat des lieux et analyse du patrimoine administratif de l'etat sur la base d'un échantillon représentatif (short list de 7 bâtiments) Ceci a permis de dégager 3 grandes catégories de bâtiment en fonction de leur morphologie, et 5 profils d utilisateurs: Les bâtiments anciens non «tramés». Les bâtiments «tramés» 2. Les bâtiments neufs et à construire. Profil administratif Profil analyste ou manager Profil projet Profil nomade Profil direction La présente norme définit des objectifs cibles à atteindre pour la 3ème catégorie de bâtiment. La 2ème catégorie de bâtiment peut atteindre ces objectifs cibles moyennant quelques travaux d aménagement. La 1ère catégorie ainsi que la 2ème sans travaux ont des objectifs moindres qui sont définis au Bâtiment «tramé»: ayant une structure porteuse répétitive Page 4 sur 23

5 3. LES DIFFERENTES TYPOLOGIES DE SURFACES 3.1 Préambule La présente norme recense les 3 grandes typologies de surface qui composent un bâtiment administratif standard: Les bureaux: Individuels Partagés: de 2 à 4 personnes Paysager: > 4 personnes Les espaces connexes : Espaces de travail complémentaires Pause Salle de conférences, salle de réunions Copieurs Accueil et réception Les autres espaces: Sanitaires Archives Etc. Dans la réalisation de ces surfaces, les cloisons modulables seront largement préférées à des cloisons fixes, afin de rendre les espaces facilement reconfigurables. 3.2: Les bureaux 3.2.1: Définition des profils d utilisateurs En fonction de leur activité et de leur mode de fonctionnement, on identifie 5 profils de collaborateurs qui regroupent la quasi-totalité des utilisateurs des locaux administratifs de l Etat. LEGENDE Analyse Consultation Traitement Interaction Visuelle Télé Interaction Interraction Auditive Utilisateur du poste visiteur interne Visiteur Externe Documents en transit sur le plan de travail Documents ouverts sur le plan de travail Confidentialité requise Confidentialité occasionelle! Spontané Spontané Organisé Page 5 sur 23

6 Profil 1: «ADMINISTRATIF» Activité sédentaire et individualisée Polyvalence et répétitivité des tâches Communication visuelle nécessaire Réunions mensuelles de coordination et d information de la totalité d un service SUR LE SITE : Communication 100% 50% TACHES INDIVIDUELLES : 95% dont Analyse : 20% Tâches administratives : 45% Téléphone : 20 % TACHES COLLECTIVES : 5% 0% 50% 100% Temps passé à l extérieur REPARTITION DU TEMPS : Collectif 5 %! 95 % Individuel Ce profil aura un bureau type 3/4/6 (voir tableaux en pages 12 à 14) Page 6 sur 23

7 Profil 2: «ANALYSTE ou MANAGER» Activité sédentaire et individualisée Nécessité de se concentrer et de communiquer de manière informelle Réunions fréquentes et informelles à 2-3 personnes et des réunions hebdomadaires en petit comité (4/8 pers). Ce profil aura un bureau type 2/3/5 (voir tableaux en pages 12 à 14) Page 7 sur 23

8 Profil 3: «PROJET» Activité sédentaire et à fort caractère collectif Nécessité de se concentrer et de communiquer de manière formelle et informelle Réunions d équipes «projet» et transversales quotidiennes de taille moyenne (6/12 pers). Communication 100% 50% SUR LE SITE : TACHES INDIVIDUELLES : 50% TACHES COLLECTIVES : 50%!! 0% 50% 100% Temps passé à l extérieur REPARTITION DU TEMPS : 50% Individuel 50% Collectif Ce profil aura un bureau type 4/6 (voir tableaux en pages 12 à 14) Page 8 sur 23

9 Profil 4: «NOMADE» Activité nomade et/ou à fort caractère collectif Nécessité de communiquer de manière informelle Communication 100% 50% SUR LE SITE : TACHES INDIVIDUELLES : 25% TACHES COLLECTIVES : 25%! 0% 50% 100% Temps passé à l extérieur REPARTITION DU TEMPS : 25% Individuel 50% Extérieur 25% Collectif Ce profil aura un bureau type 3/4/6 (voir tableaux en pages 12 à 14) Page 9 sur 23

10 Profil 5: «DIRECTION» - Activité d encadrement - Nécessité de communiquer de manière formelle et informelle Réunions très fréquentes, entretiens individuels, coordination, information élargie Communication 100% 50% SUR LE SITE : TACHES INDIVIDUELLES : 30% TACHES COLLECTIVES : 40%! 0% 50% 100% Temps passé à l extérieur REPARTITION DU TEMPS : 30% 30% Extérieur Individuel 40% Collectif Ce profil aura un bureau type 1 (voir tableaux en pages 12 à 14) Page 10 sur 23

11 3.2.2: Critères d attribution des espaces de bureau Afin de favoriser les échanges et la communication, ainsi que la flexibilité des locaux, les bureaux seront aménagés dans des espaces partagés ou paysager. L'attribution de bureaux individuels constitue une exception pour les cas identifiés ci-dessous. Pour chaque unité organisationnelle (UO), le nombre de personne pouvant disposer de bureaux individuels ne dépassera pas, en règle générale, les 10% (ajusté à l'unité supérieure) de l'effectif total de l'uo. Les bureaux individuels sont attribués en fonction des 3 critères suivants: Niveau hiérarchique: Secrétaires généraux / Directeurs généraux et Directeurs. Besoin de confidentialité: il s agit de personnes qui, par leur fonction ou par leur secteur d activité, sont amenées à traiter quotidiennement des données confidentielles. Si plusieurs personnes ont accès aux mêmes données confidentielles, cela ne justifie pas l attribution d un bureau individuel pour chacun. Besoin de concentration permanent: il s agit de personnes qui, selon leur cahier des charges, effectuent au quotidien des tâches impliquant une réflexion accrue et dont l'évaluation de la fonction reconnaît le niveau supérieur des efforts intellectuels (cotation minimale K). Les bureaux partagés / bureaux paysager Toutes les autres personnes non concernées par les 3 critères ci-dessus auront un bureau partagé ou paysager du type 3/4/5 ou 6 conformément au tableau des surfaces types du Ces espaces partagés comprendront nécessairement des lieux complémentaires : espaces cœur ou auxiliaires, dont le nombre et la surface sont indiqués au Un soin particulier sera apporté à l acoustique des espaces ouverts créés (baffles, murs absorbants, taille de l espace ouvert, plantes vertes, etc.). Les postes de travail partagés Les personnes qui ont un taux d occupation <50% ou un taux de présence à leur poste de travail <30% pourront se voir proposer un poste de travail partagé avec un ou plusieurs autres collaborateurs. De plus, en fonction des évolutions technologiques (télétravail, etc.) et des spécificités de certains métiers, le partage, par une équipe, d un ensemble de postes de travail standardisés sera étudié. Ce type d aménagement basé sur un ratio d'au maximum 8 postes pour 10 personnes, permet d accueillir des collaborateurs qui ne sont généralement pas présents simultanément au bureau. Page 11 sur 23

12 3.2.3: Surfaces types de bureaux et leurs équipements (1/3) L attribution des bureaux s effectue sur la base des profils utilisateurs (Chap. 3,2,1) et en application des règles d attribution (Chap ). Chaque type de bureau dispose d une dotation standard en équipement identifiée dans les tableaux synoptiques ci-dessous et adaptée au mobilier proposé par la CCA. Suivant les activités, ces dotations pourraient être complétées sur demande spéciale. Les besoins supplémentaires d équipements devront être justifiés. Page 12 sur 23

13 3.2.3: Surfaces types de bureaux et leurs équipements (2/3) Page 13 sur 23

14 3.2.3: Surfaces types de bureaux et leurs équipements (3/3) TYPOLOGIE DES ESPACES - EQUIPEMENTS BUREAUX PAYSAGER FONCTION Bureau manager paysager Collaborateurs en bureaux paysager TYPE T5 T6 PROFILS D'UTILISATEURS P2 P1/3/4 NOMBRE DE POSTES = n 1 n>4 SURFACE CIBLE EN m2 14m x(n-2) m2 SURFACE MINIMALE suivant le commentaire des ordonnances 3 et 4 relatives à la loi sur le travail 12m2 18+6x(n-2) m2 1 bureau 1 bureau BUREAU (Dotation par personne) 1 caisson à roulette 1 caisson à roulette 1 siège de travail 1 siège de travail RANGEMENT (Dotation par personne) 1 armoire 120 x 45 x armoire 120 x 45 x 100 REUNION Dans espaces de travail complémentaires et salles de réunion + 2 sièges visiteurs Dans espaces de travail complémentaires et salles de réunion Page 14 sur 23

15 3.3: Les espaces connexes Définition des espaces / rôles Les espaces connexes sont des surfaces mutualisées pour une ou plusieurs unités organisationnelles. Il s agit d espaces de travail (salles de conférences, espaces auxiliaires, etc.) ou de détente (espaces pause). Les espaces de travail complémentaires L implantation de bureaux paysager ou partagés nécessite obligatoirement l aménagement d espaces de travail complémentaires : espaces cœur et auxiliaires. Ces lieux spécifiques jouxtent les postes de travail et permettent à chacun de s isoler momentanément ou de s entretenir avec un collaborateur sans déranger ses collègues. Espaces cœur: espaces de travail semi ouverts pour des réunions informelles. Espaces auxiliaires : espaces fermés, non réservables, pour des réunions de travail formelles ou informelles, pour des discussions confidentielles (téléphone, entretien, ) ou pour un travail nécessitant une forte concentration. Les espaces «pause»: ce sont des espaces différents des espaces de travail pour des rencontres quotidiennes et des évènements «exceptionnels»: Café: espaces répartis uniformément dans le bâtiment; ils seront positionnés de préférence dans les circulations horizontales. Une attention particulière sera portée à leurs traitements acoustiques (cloisonnement, etc.) pour éviter les nuisances sonores. Page 15 sur 23

16 Réfectoire: espace centralisé dans le bâtiment pour accueillir les personnes désireuses de prendre leur repas sur place. Il est équipé d un micro-onde, d un réfrigérateur, de tables, de chaises et du rangement pour la vaisselle. Respiration: espaces radicalement différents des espaces de travail, pour les événements qui permettront de renforcer les échanges informels: lecture, télévision, repos. Les espaces copieurs / mopieurs et satellites pour le courrier Espaces équi-répartis, configurés pour éventuellement accueillir le courrier; ils seront positionnés à proximité immédiate des bureaux. Les espaces de réunions La répartition des capacités entre salles de conférence, modulables et regroupées, et salles de réunions réparties dans les unités organisationnelles sera définie en fonction des activités hébergées par le bâtiment. Salles de conférence Ces salles mutualisées seront utilisées pour les conférences, formations et commissions. Elles sont destinées à accueillir des personnes externes ou internes aux unités organisationnelles du bâtiment. Elles pourront être divisées en plus petites entités avec des cloisons mobiles pour accueillir des réunions avec des effectifs variables. Elles seront regroupées de préférence au RDC ou 1er étage au droit des accès verticaux (flux). Le choix du mobilier répondra à leurs flexibilités d utilisations et à leurs aspects modulables. Elles seront équipées de matériels audiovisuels de type beamer et écran (capacité > 12 personnes) voire sono (capacité > 25 personnes). De petites salles (capacité < 6 personnes) pourront accueillir un système de visioconférences lorsque cela se justifie. Page 16 sur 23

17 Salles de réunion Ces salles mutualisées, d'une capacité maximale de 12 personnes, sont distribuées dans l ensemble du bâtiment et réparties équitablement dans les différentes unités opérationnelles. Les espaces de rangement complémentaires Il s'agit d'espaces de rangement complémentaires à ceux prévus sur le poste de travail (chap ), destinés aux archives courantes (dossiers en cours, documents de gestion, documents de travail partagés etc.) et proches des postes de travail. Les espaces pour l accueil des administrés et la réception des professionnels Espace accueil des administrés : Destiné à recevoir le public, à le renseigner et/ou à le diriger vers les différents espaces de travail, sa surface sera adaptée aux flux de personnes et aux activités. La réception et la distribution principale du courrier se feront également dans cet espace. Espace réception des professionnels : Destiné à recevoir des fournisseurs, des partenaires ou des prestataires, sa surface sera adaptée aux flux de personnes et aux activités. Cet espace comprendra de 1 à 3 petites salles d environ 7 m2 qui serviront aux échanges ne nécessitant pas d accéder aux espaces de travail (confidentialité, tranquillité, ). Les espaces d accueil des administrés et de réception des professionnels seront placés principalement au RDC, de préférence au droit des circulations verticales pour permettre aux collaborateurs d y accéder rapidement. Ces deux espaces pourront n en faire qu un. On pourra retrouver des espaces d accueil spécifiques à une activité dans les étages toujours à proximité des circulations verticales. Page 17 sur 23

18 3.3.2: Ratios cible Espace de travail complémentaires Cœur / Auxiliaires RATIO 0,9 m2 / poste SURFACE TYPE 6 à 8 m2 RAPPORT 1 espace pour 6 à 9 postes Espace pause Espace respiration / Café Espace réfectoire 0,4 m2 /poste 0,3 m2 / poste 8 à 12 m2 12 à 30 m2 1 espace pour 20 à 30 postes 1 espace pour 40 à 100 pers Espace réunion de Salle conférence/salle réunion de de 1,4 m2 / poste 20 à 40 m2 1 espace pour 15 à 30 postes Espace copieur / courrier Espace copieur / courrier 0,3 m2 / poste 6 à 9 m2 1 espace pour 20 à 30 postes Espace accueil des administrés 0,3 m2 / poste 40m2 Mini 20m2 / maxi 200 m2 Espace réception des professionnels 0,3 m2 / poste 30 m2 Mini 18m2 / maxi 50 m2 Espace de rangement Dossiers communs Archives vivantes 0,8 à 2,5 m2 10 à 15 m2 1 espace pour 20 à 30 postes Page 18 sur 23

19 3.5 Les autres espaces Définition des espaces / Rôles Il s agit de l ensemble des espaces non évoqués dans les paragraphes précédents et qui participent au bon fonctionnement du bâtiment Ratios cible Définition Rôle Ratio par poste Mobilier spécial Équipements communs à un groupe de travail (Bibliothèque, machine, ) 0,3 m2 Documentation professionnelle Fichiers, livres, publications communes au service 0,1 à 0,2 m2 Centrale communications Standard TT, fax et autres moyens de communication 0,1 m2 Enseignement d entreprise Pour la formation continue des collaborateurs 0,3 à 0,5 m2 Poste centrale Arrivée et départ du tri courrier 0,2 m2 Économat d étage Papiers, fourniture, 0,3 m2 Informatique centrale Serveurs, armoires de brassage, équipements électriques spéciaux, 0,3 à 0,4 m2 Dépôt matériel informatique Entretien 0,2 à 0,5 m2 Service sanitaire Médecine du travail, consultations, infirmerie, 0,1 m2 Archives Archives semi-courantes 0,6 à 0,8 m2 Conciergerie Matériels de bureau, mobiliers 0,7 à 1,5 m2 Livraisons, expéditions 0,1 m2 Entretien du bâtiment Point d eau et produits pour le nettoyage 0,3 à 0,5 m2 Page 19 sur 23

20 Vestiaires 0,2 à 0,4 m2 Locaux sanitaires WC, lavabos, douches 0,7 à 0,9 m2 Circulations générales 1 Couloirs et espaces de distribution principaux d étage desservant directement des surfaces utiles principales, secondaires et techniques 2,8 à 3,2 m2 Circulations générales 2 Cages d escaliers principales et de secours y compris paliers, corridors communs de l immeuble, ascenseurs, monte-charge, escalators 1,8 à 2,7 m2 LES DONNEES CI-DESSOUS SONT INDIQUEES A TITRE INDICATIF Centrales, sous-stations et gaines Technique du bâtiment 1,5 à 2,1 m2 techniques accessibles Éléments de construction Structure porteuse, cloisons fixes et amovibles 3,7 à 4,3 m2 Page 20 sur 23

21 4. REGLES D UTILISATION ET DE VIE : a) Les bureaux Les personnes qui seront amenées à travailler dans un espace ouvert devront avoir un bureau rangé et ordonné. Les séances de travail devront se faire dans les salles de réunion ou espaces auxiliaires et très exceptionnellement au poste de travail Quelques règles pour les espaces ouverts ou partagés: Bruit: Tachez de ne pas déranger vos collègues par vos éclats utilisez des écouteurs quand vous écoutez la radio ou un disque. Utilisez les espaces réunion pour vos réunions ou discussions de travail. Propreté: Lorsque vous quittez votre bureau ou l espace où vous avez travaillé, il ne peut rester trace de votre travail. La propreté et le rangement sont indispensables dans un espace ouvert ou partagé. Concentration: Pour vos missions ou travaux nécessitant une concentration mentale, des espaces dédiés sont disponibles. Quittez-les dans l état où vous les avez trouvés. Communications privées: Les espaces auxiliaires peuvent aussi vous servir si vous devez avoir une conversation personnelle avec un collègue ou au téléphone. Centrale téléphonique: Vous êtes tous priés de prendre un téléphone qui sonne si personne n est en mesure de répondre à la réception. b) Les espaces de travail complémentaires sont en libre accès et non réservables Une personne ne pourra pas passer plus de 25% de son temps dans ces espaces afin que chacun puisse en bénéficier. c) Les espaces «pause» Café Réfectoire (centralisé) Respiration Les personnes qui bénéficient de ces espaces veilleront au maintien de la propreté et du rangement au quotidien même si un service de nettoyage est mandaté. Des règles spécifiques devront être définies notamment pour le réfectoire avec, par exemple, un système de rotation pour le nettoyage au quotidien. d) Les espaces de réunions Les salles de conférences seront mutualisées entre plusieurs services, directions ou départements, au minimum à l échelle du bâtiment. Pour être utilisées, elles devront être réservées par les collaborateurs. Les salles de réunions seront mutualisées à l intérieur d un service, d une direction ou d un département. Pour être utilisées, elles pourront être réservées par les collaborateurs. Page 21 sur 23

22 Un système centralisé de réservations est donc recommandé. Les salles de réunions et salles de conférences devront être débarrassées, propres et rangées à la fin de chaque séance. e) Les espaces copieurs / mopieurs Ces espaces sont mutualisés conformément aux directives édictées par le CTI. Des règles devront être établies afin de définir les modalités de rangement et d entretien de ces espaces. f) Des espaces pour l accueil des administrés et la réception des professionnels y compris réception /envoi du courrier Afin de limiter les flux de visiteurs (administrés et professionnels), des petites salles de réunion seront disposées dans ces espaces et serviront pour des entretiens pour moins de 4 personnes et pour des échanges ne nécessitant pas l accès aux postes de travail. La réception et l envoi du courrier se fera également dans cet espace, dans une zone dédiée, isolée de la partie accueil / réception. Le dimensionnement et l'équipement de ces espaces tiendront compte du nombre de visiteurs moyen par jour. g) Des espaces de rangement Ces espaces seront exclusivement réservés aux archives courantes (dossiers en cours, documents partagés de gestion et de travail). A la clôture du dossier, les archives semi-courantes doivent être conditionnées et inventoriées, conformément aux principes d'archivage en vigueur. A l'échéance du délai de conservation (cf calendrier de conservation), elles seront triées et le cas échéant versées aux Archives d'etat. Page 22 sur 23

23 5. ADAPTATION SPECIFIQUE AUX BÂTIMENTS TRAMES ET ANCIENS: Dans le cas où les normes devraient s appliquer à des bâtiments anciens, les surfaces types pour les espaces de bureau pourraient être assouplies afin de tenir compte de la configuration des locaux existants: - Bureaux individuels (T1) : Max 30m2 - Bureaux individuels (T2) : Max 20m2 - Bureaux partagés à 2 (T3) : Max 27m2 - Bureaux partagés à 4 (T4) : Max 40m2 - Bureaux paysager (T5 et T6) : 10m2 / poste Dans le cas où les normes devraient s appliquer à des bâtiments tramés (sans travaux d aménagement spécifiques), les surfaces types pour les espaces de bureau pourraient être assouplies afin de tenir compte de la configuration des locaux existants: - Bureaux individuels (T1) : Max 26m2 - Bureaux individuels (T2) : Max 18m2 - Bureaux partagés à 2 (T3) : Max 23m2 - Bureaux partagés à 4 (T4) : Max 36m2 - Bureaux paysager (T5 et T6) : 9m2 / poste Pour l ensemble des autres surfaces et pour les 2 typologies de bâtiment (tramés et anciens), les ratios donnés peuvent être diminués de l ordre de 30%. Page 23 sur 23