DOTELEC Courrier WEB

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1 DOTELEC Courrier WEB Modification de la Version /2015 Gestion de favoris pour les contacts. Ajout d'une recherche dans l'entête des colonnes des listes de courriers. Evolution dans la modification des ventilations pour informations d'un courrier : si seule la ventilation pour information des courriers est modifiée dans la fiche du courrier, le courrier n'est pas renvoyé aux destinataires évitant ainsi la réactivation des courriers pour information ayant déjà été archivés. Evolution de la sélection des courriers : - Les lignes sélectionnées sont mises en évidence avec un fond jaune. - Gestion du clic droit sur la liste permettant l'accès au menu contextuel (menu de la flèche verte de la fin de ligne). - Disparition de la case à cocher pour la multi sélection, celle-ci se fait désormais en maintenant la touche CTRL appuyée en même temps que la sélection des lignes

2 Modification de la Version /2014 Evolution dans l'édition du modèle d' il est possible d'administrer plusieurs modèles d' s qui sont désormais gérés de la même manière que les modèles "papier" : Ajout d'une fonctionnalité d'intégration des courriers arrivés numérisés par un copieur, dont les pages sont séparées par des intercalaires : Ajout d'une option dans le menu "Autres paramétrages" de la configuration générale (Administration), donnant accès à l'activation de nouvelles fonctionnalités encore en tests Ajout des champs téléphone, fax, dans l'administration des signataires ainsi que des étiquettes correspondantes dans l'administration des modèles de courriers.

3 Modification de la Version /2013 Amélioration de l ergonomie et de l interface : o Dans le menu principal : Ajout d icônes (que l on retrouve sur chaque page pour mieux les identifier), de libellés plus courts, avec réintégration de l accès à messagerie et à l administration, et accès aux sous menu au survol (suppression des clics pour dérouler les sous menus). o Sur la page d accueil : Intégration de statistiques sur le traitement des courriers arrivés et le nombre de courriers départs crées, sous forme d un tableau de bord, dans la partie droite de la page d accueil. Ajout d une option «Connexion automatique», proposée lorsque l utilisateur choisi de mémoriser son login et son mot de passe, permettant un accès directe au logiciel lors des accès suivants.

4 Remplacement du sélecteur, par des cases à cocher dans le filtre de la recherche des contacts, permettant de combiner plusieurs critères. Ajout d un accès aux courriers échangés avec un contact, depuis la fenêtre de recherche des contacts et depuis la fiche de consultation d un courrier arrivé : Evolution dans l'impression du publipostage : le document généré est désormais stocké afin de pouvoir être modifié ultérieurement via l'option "Visualiser" :

5 Modification de la Version /2013 Ajout d une fonctionnalité pour classer sans suite et archiver les courriers par lot, dans la recherche multicritères : Ajout d une gestion complète de notes internes :

6 Ajout de la possibilité de gérer des pièces jointes et d un historique pour les courriers départs : Compatibilité avec IE 10

7 Modification de la Version /2012 Ajout d un bouton, sur la fiche de validation d un courrier départ, permettant d imprimer la fiche détaillée de la validation du courrier avec l historique complet des validations. Ajout de la possibilité d attribuer plusieurs délégations à une même personne :

8 Amélioration de l ergonomie des fenêtres de sélection des destinataires de la messagerie et de gestion des groupes de diffusion. - Nouvelle fenêtre dédiée à la sélection des destinataires, regroupant les utilisateurs/groupes et les destinataires extérieurs : - Ajout de deux champs dans la fenêtre d envoi de message / diffusion : Un champ affichant la liste des destinataires sélectionnés dans la nouvelle fenêtre de sélection des destinataires et un champ «Compte» affichant le nom de l utilisateur (ou l adresse lorsque la messagerie est configuré pour envoyer des s)

9 - Evolution de la fenêtre de gestion groupes de diffusion, reprenant l interface de la version client lourd : Activation de l accès à l enregistrement des s «Récupérer les s» dès lors qu un sous service de l utilisateur a un compte de paramétré dans l administration. Ajout d un nouveau droit «Enregistrement des s pour le service» donnant l accès aux courriers arrivés uniquement pour l enregistrements des s du service. Ajout d une fonctionnalité d export au format xls des contacts affichés dans la page de gestion des contacts : Ajout d'un ascenseur pour la liste des ventilations d un courrier dans la fiche d'un courrier arrivé

10 Ajout d une fonctionnalité «Tout valider» dans la validation des ventilations des courriers arrivés, permettant de valider en une seule fois, tous les courriers en attente de validation : A noter que le bouton ne s affiche que lorsque l on est positionné sur la liste des courriers à valider et qu il est actif uniquement pour les utilisateurs ayant les droits de valider les ventilations des courriers arrivés. Ajout d une fonctionnalité «Service(s) extérieur(s) en information» dans la ventilation détaillés des courriers du service, permettant de ventiler un courrier en information vers d autres services.

11 Ajout d une option offrant la possibilité de faire remonter le courrier seulement au service n-1 lors du signalement d une erreur d attribution dans les courriers du service. Le choix entre les deux options sera proposée uniquement dans le cas où le service pour lequel est affecté un courrier, est un sous service. Par défaut, le courrier est renvoyé au service courrier comme auparavant. Ajout d un bouton permettant de compléter l objet d un courrier depuis la fenêtre de ventilation détaillée : Ajout de l icône donnant accès à toutes les ventilations d un courrier lors du survol, dans l aperçu rapide des courriers du service :

12 [Module optionnel] Publipostage : Evolutions de la gestion des réponses multiples (clients bénéficiant du module de publipostage) : - L évolution apportée à la gestion des réponses multiples permet désormais de : 1) Créer plusieurs réponses à un courrier arrivé ayant déjà une réponse multiple, de manière indépendante ou en créant une réponse multiple supplémentaire. 2) Traiter (supprimer, terminer) en dehors de la gestion des réponses multiples, les réponses crées via les réponses multiples 3) Numériser en départ (numérisation simple ou par lot) séparément les réponses liées à une réponse multiple, chaque réponse ayant un numéro de courriers unique. 4) Terminer en une action, toutes les réponses liées à une réponse multiple et éventuellement tous les courriers arrivés liés à cette réponse. - Les réponses multiples en cours sont désormais accessibles via une liste faisant également office de filtre affichant uniquement les courriers arrivés correspondants : La fenêtre d édition des réponses est, elle, accessible via l icône se trouvant à droite de la liste : - Amélioration de l ergonomie de l édition des réponses multiples avec l ajout d une fenêtre dédiée à la création/modification du modèle de réponse comme dans le module de publipostage.

13 La fenêtre d édition des réponses multiples, permet désormais de visualiser l état des réponses (1), dispose d un historique (2) et de deux boutons permettant de terminer les réponses et éventuellement les courriers arrivés (3).

14 Modification de la Version /2012 Ajout d une fonctionnalité permettant de modifier l expéditeur d un en arrivé et d ajouter l expéditeur de l dans les contacts de Dotelec. Evolution du format des s générés en départ, passant du mode TEXTE au mode HTML, permettant un formatage du contenu. Le modèle globale des s est désormais éditable dans l administration via un éditeur HTML. Ajout d une option «Voir validation» dans le menu contextuel de l onglet «Mes demandes à valider» de la page d accueil. Cette fonctionnalité qui remplace l option «Voir remarques», permet d obtenir plus de détails sur l état d une validation en cours ou rejetée. Ajout d une fonctionnalité «Envoyer» sur la page de rédaction d un courrier par . L envoi de l aura pour effet de terminer le courrier par la même occasion. Ajout de la possibilité de modifier le code du service dans l administration des services. Ajout de l administration des circuits de validation des courriers départs. Comme pour les modèles de courrier, il est désormais possible de créer des modèles pour tous les services ou pour un service en particulier. Les agents qui devront soumettre leurs courriers départ à la

15 validation ne pourront créer des modèles de circuit de validation (pour leur service uniquement) qu à la condition de disposer du droit «Gestion des circuits de validation» Ajout de la possibilité d affecter plusieurs groupes de droits à un même utilisateur dans l administration des utilisateurs : Ajout du choix des tailles de police 6 et 7 dans l édition des étiquettes du publipostage. Ajout d un paramètre permettant de sélectionner la qualité (et donc la taille) de l export en PDF d un courrier numérisé. Amélioration de l affichage des fenêtres liées à la recherche et à la gestion des contacts.

16 Modification de la Version /2011 Ajout de la possibilité de rendre les coordonnées des contacts confidentielles aux yeux des utilisateurs ne disposant pas du nouveau droit «Visualisation des adresses personnelles cachées» Ajout d un message avertissant qu il y a des s à enregistrer sur la page des courriers arrivés. Agrandissement de la taille du nom et du titre du signataire. Agrandissement de la taille de la raison sociale et de la fonction d un contact. Ajout de la possibilité d ajouter une adresse dans les groupes de destinataires pour la diffusion des courriers (sous réserve d utiliser le serveur de mail DOTELEC). Ajout d une fenêtre avec un champ remarque lors du signalement d une erreur d attribution d un courrier afin de pouvoir donner d éventuelles indications sur la réaffectation du courrier. Suppression de l ascenseur horizontale sur toutes les pages de l application. Evolutions sur le visualiseur de documents numérisés : - Ajout des boutons afin de faire défiler plus facilement les pages - Ajout de zoom supplémentaires et des boutons pour faciliter l utilisation du zoom. - La page visualisée est mise en évidence dans les aperçus. Ajout de la possibilité d annuler une demande de validation d un courrier départ depuis la page d accueil

17 Amélioration de l export des contacts d un publipostage : les contacts de toutes les entités (groupes, catégories, ect) sont désormais exportés au format.cvs L impression des étiquettes d un publipostage s effectue désormais dans un fichier PDF que l utilisateur peut télécharger avant de l imprimer. Ajout d une fonctionnalité dans l administration des modèles de courriers, permettant de copier des modèles vers d autres services. Ajout du droit «Gestionnaire de service», qui affecté à un utilisateur responsable d un service, lui permet d administrer tout ce qui concerne son service. Ajout de l option «Répondre» dans le menu contextuel de la page «Mon Courrier» Evolution de la fenêtre de recherche des contacts : - Agrandissement de la fenêtre en largeur et optimisation de la taille des colonnes. - Amélioration de la fluidité de la saisie dans le champ de recherche. - Ajout du service et de l adresse du contact dans l aperçu du contact sélectionné.

18 Modification de la Version /2011 Ajout de filtres dans la recherche multi-critères afin de pouvoir effectuer des recherches sur les appels téléphoniques, rendez-vous et invitations. Ajout d une fiche pour visualiser les appels téléphoniques, rendez-vous et invitations. Ajout de la possibilité de réattribuer un courrier depuis la page Mon Courrier pour les utilisateurs disposant du droit «modification des ventilations» Amélioration de la fonction de rotations dans la visualisation des documents scannés. Ajout d une fonction «Améliorer la qualité de l image» dans les visualisations de documents scannés. Cette fonction est activable en cochant la case Ajout d une icône indiquant la présence d une remarque, dans les listes des courriers arrivés. Au survol de l icône, la remarque s affiche dans une «info bulle» Ajout de la possibilité d'intégrer des documents de formats autres que le PDF à l'enregistrement des courriers. Ajout de la possibilité de modifier la date d échéance d un courrier arrivé depuis la page des courriers arrivés.

19 Ajout du lien «Voir le document original» sur le visualiseur de documents scannés, afin d avoir accès aux courriers départ avant leur numérisation (au format RTF ou ODT), lorsqu ils sont numérisés. Ajout de l administration des services utilisateurs et du paramétrage du logiciel. L administration peut désormais s effectuer entièrement depuis la version web. Evolutions apportées sur la validation des courriers départs : - Pour les personnes effectuant des demandes de validations : o Ajout d un onglet «Mes demandes de validation» permettant directement depuis la page d accueil de suivre l état de ses demandes en cours, de terminer un courrier départ validé, de modifier un document rejeté et relancer la validation. - Pour les validateurs : o Il est désormais possible de voir les demandes de validation dès qu une personne en fait la demande et non plus lorsque c est un tour du validateur de valider. Ces courriers qui ne sont pas à valider dans l immédiat peuvent être masqués en cochant l option «Masquer validations à venir». o Le nombre de clic à effectuer lors de la validation des courriers a été réduit. Une option permettant de lancer automatiquement le courrier à valider lors de la consultation de la demande de validation a été ajouté. - Pour les personnes responsables du service en charge de suivre l état des validations en cours : o Ajout de la possibilité de suivre les validations en cours depuis la recherche multicritère grâce à l ajout du filtre «Attente de validation» depuis la recherche avancée ainsi que grâce à l ajout de l option «Suivi validation» dans le menu contextuel des courriers départs à valider. Depuis ce suivi il est possible de forcer la validation des étapes. Ajout de la possibilité de créer (ou d ajouter) des modèles de courriers au format.rtf,.docx et.odt quelque soit le format de base utilisé jusqu alors.

20 Ajout de la possibilité de voir / modifier le signataire d un courrier départ lors de la regénération du courrier. Evolutions apportées sur la ventilation des courriers au sein du service : - La ventilation détaillée est désormais proposée par défaut. - L icône apparaît dans la colonne des destinataires lorsque le courrier a été ventilé à plusieurs personnes dans le service et permet au survol de la souris, de voir directement quels sont ces destinataires. La même icône a été ajouté sur la fenêtre de ventilation et permet de voir tous les destinataires (même ceux qui sont hors du service). - les boutons ont été ajoutés sur la fenêtre de ventilation détaillée, afin de passer au courrier suivant/précédent sans avoir à fermer et ouvrir la fenêtre. Une case à cocher a également été ajoutée, permettant de passer automatiquement au courrier suivant après la ventilation d un courrier.

21 Modification de la Version /2010 Intégration d un plan de classement comprenant 3 parties distinctes : o Administration du plan de classement avec administration des dossiers, des accès (par services ou utilisateurs) et des droits des utilisateurs sur la gestion des dossiers. o Classement des courriers depuis les menus contextuels o Recherche sur le plan de classement (un filtre est également disponible dans la recherche multicritères) Gestion des erreurs d attribution du courrier o Signalement des erreurs d attribution depuis les courriers du service :

22 o Alerte et consultation des erreurs d attribution depuis les courriers arrivés : Ajout d un aperçu rapide des courriers depuis les courriers du service (disponible également dans la recherche sur le plan de classement) Ajout de la possibilité d intégrer des documents pdf à la place de numériser les courriers : Possibilité de compléter l objet d un courrier depuis la fiche de consultation d un courrier arrivé : Ajout d un champ de recherche dans la diffusion afin d accéder plus rapidement aux utilisateurs destinataires : Ajout de la possibilité de créer des catégories de contacts depuis la fenêtre de création d un nouveau contact:

23 Demande d auto attribution d un courrier qui n a pas d attribution lorsque l on crée une réponse à un courrier depuis les courriers du service : Mémorisation du tri sur les listes de courriers dans les différentes pages d une session à l autre. Ajout de la possibilité de gérer des objets prédéfinis pour l enregistrement du courrier arrivé. Les valeurs des champs utilisateurs peuvent être associées à chaque objet. Cette option est accessible via un droit d accès.

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