Cours BOXI R3 Infoview

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1 DIRECTION DE LA FORMATION ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION EPFL-VPAA-DAF-OGIF Bâtiment BP Station 16 CH 1015 Lausanne Tél. : Site web: Cours BOXI R3 Infoview Paramétrage de Business Objects... 2 Sur PC, avec Internet Explorer... 2 Sur PC, avec MozillaFirefox... 3 Sur Mac... 4 Connexion... 5 Bouton «Préférences»... 6 Ouvrir un document...10 Environnement de travail...11 Actualiser un rapport manuellement...15 Actualisation d un rapport automatiquement...16 Bouton Suivre...17 Rapport BO...19 Appliquer un calcul...19 Insérer une colonne...19 Supprimer une colonne...20 Appliquer un filtre...21 Appliquer un filtre de rapport...23 Supprimer un filtre de rapport...24 Insérer une section...24 Supprimer une section...25 Insérer un saut...25 Supprimer un saut...25 Insérer un tri...26 Supprimer un tri...26 Plier/Déplier...27 Insérer un nouveau rapport...28 Dupliquer un rapport...29 Mise en page du rapport...30 Impression...31 Déconnexion d Infoview...31

2 Paramétrage de Business Objects L'utilisation de Business Objects version XI nécessite quelques paramétrages afin d'être utilisé efficacement. Sur PC, avec Internet Explorer 1. Activer le module complémentaire Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 2/31

3 2. Autoriser les fenêtres publicitaires ou pop-up 3. Vérifier les options de téléchargements de fichier Sur PC, avec MozillaFirefox 1. Débloquer les fenêtres pop-up Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 3/31

4 Sur Mac 1. Cliquer sur Préférences 2. Débloquer les fenêtres pop-up Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 4/31

5 Connexion 1. Démarrer votre navigateur (Internet Explorer fortement conseillé) 2. Taper l adresse 3. Saisir votre nom utilisateur et mot de passe (compte Gaspar) 4. Cliquer sur connexion. La page d'accueil du portail Infoview s affiche. 1. Cliquer sur le lien «Liste des documents» pour accéder à vos répertoires et documents. Il est possible d éviter cette étape (page d accueil) en paramétrant dans les préférences la page de début lors de la connexion à Infoview (cf. Bouton «Préférences»). Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 5/31

6 Bouton «Préférences» Partie «Général» 3 étapes importantes à respecter : Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 6/31

7 1. Choix d'un répertoire spécifique lors de la 1ère connexion sur Infoview Pour supprimer l étape «Page d accueil» lors de la connexion à Infoview : Sélectionner l option Dossier Cliquer sur le bouton Parcourir le dossier Sélectionner le dossier souhaité (printscreen ci-dessous) Cliquer sur le bouton OK pour enregistrer. 2. Nombre d'objets (documents) affichés sur une page Sélectionner 50 documents affichés 3. Choix de l'affichage d'un document BO dans la même fenêtre qu'infoview ou dans une nouvelle fenêtre. Sélectionner l option «Dans plusieurs fenêtres de navigation plein écran, une fenêtre par document». Partie «Web Intelligence» Sélectionner le bouton Interactif pour avoir accès aux outils nécessaires lors de la visualisation d'un document : Evitez de faire d'autres modifications (par ex. paramètre régionaux) afin de ne pas avoir de réactions bizarres avec votre Infoview. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 7/31

8 Rechercher un document BO 1. Cliquer sur pour déployer les sous-dossiers dans le panneau de navigation. 2. Cliquer sur le nom du dossier ou sous-dossier pour afficher la liste des rapports BO dans le panneau de l espace de travail. Panneau des en-têtes Panneau de navigation Panneau de l espace de travail Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 8/31

9 Panneau des en-têtes Accueil Liste de document Aide Préférence Déconnexion Permet d afficher la page d accueil Infoview Permet d afficher la liste des documents à disposition. Permet d afficher l aide en ligne Infoview. Permet de définir le mode d affichage des informations. Permet de déconnecter l utilisateur. Panneau de navigation Permet d afficher les répertoires disponibles. Permet d afficher les catégories disponibles. Permet d actualiser le panneau de navigation. Permet de visualiser un document (si un document est sélectionné), ses propriétés, ses catégories ou son historique (planification). Permet de rechercher un document. Permet de naviguer au travers de la liste des documents. Il existe essentiellement deux types d objets : Rapport WebIntelligence Document d aide pdf Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 9/31

10 Ouvrir un document 1. Double-cliquer sur le titre du document que vous souhaitez ouvrir. OU 1. Clic droit sur le document que vous souhaitez ouvrir pour afficher le menu contextuel 2. Cliquer sur «Visualiser». La dernière instance du rapport s'affiche, c est-à-dire que les données affichées correspondent à la dernière actualisation du document (cf. chapitre Actualiser un rapport manuellement). On trouve cette information en bas à droite de l écran. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 10/31

11 Environnement de travail La barre d outils Infoview permet selon vos droits de : Fermer un document. Enregistrer sur mon ordinateur comme fichier Excel, pdf ou csv (enregistre tout le document) Enregistrer le rapport sur mon ordinateur sous Excel, pdf ou csv (enregistre l onglet actif) Les droits en lecture seule ne permettent pas d enregistrer les modifications apportées à un rapport. Afficher le rapport en mode page ou pdf. Afficher les différents éléments de l environnement de travail (barres d outils, panneau de gauche, etc.). Plier/déplier le document. Exporter le document au format pdf pour impression. Permet de rechercher un mot dans le rapport. La recherche s effectue à partir du panneau de gauche. Annuler permet de revenir à la situation précédente après une manipulation (insertion de colonne, suppression d une ligne, mise en format, etc.) ou répéter la dernière action. Permet de naviguer d une page à l autre du rapport. Permet de mettre à jour les données du document (cf. Actualiser un rapport manuellement) Permet de purger les données du document. Permet de suivre la mise à jour des documents entre deux actualisations (cf. Bouton Suivre) Permet d ajouter un filtre de rapport simple (cf. Rapport BO - Filtre de rapport) Plier/déplier permet d afficher les données par catégories (cf. Rapport BO Plier/déplier) Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 11/31

12 La barre d outils Application du format permet de mettre en forme un rapport. Il n est pas possible d enregistrer les modifications apportées à un rapport avec les droits en lecture seule. La barre d outils Rapport permet d appliquer les options suivantes : 1. Sélectionner les données sur lesquelles on veut appliquer l option (colonne ou ligne selon le type de tableau). 2. Sélectionner l option à appliquer. Pas disponible avec les droits en lecture seule Créer un tri (croissant, décroissant ou personnalisé) Créer un filtre Insérer/supprimer un saut Insérer un calcul Insérer une ligne ou une colonne Supprimer une colonne ou une ligne Dupliquer un rapport Ordre des tableaux, premier/arrière plan, avancer/reculer Alignement des tableaux Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 12/31

13 On retrouve les options ci-dessus par un clic droit de la souris après sélection des données sur lesquelles on veut appliquer l option. Le menu contextuel (clic droit) donne accès à des options supplémentaires tel que Définir comme section, Format, Ajouter un contrôle de saisie, Aligner, Lien hypertexte et Transformé le tableau en. Ces différentes options sont décrites plus loin dans ce document. Le panneau de gauche permet d afficher plusieurs informations sur le rapport. Sélectionner une option d affichage par simple clic sur la barre d outils au bas du panneau. Objets disponibles Types de diagramme de tableau Les deux panneaux ci-dessus permettent d insérer dans le rapport un nouvel objet, un rapport, un diagramme, etc. Il n est pas possible d enregistrer les modifications apportées à un rapport avec les droits en lecture seule. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 13/31

14 Filtres et structure du document Carte de navigation Les deux panneaux ci-dessus permettent de comprendre comment est structuré le(s) rapport(s), onglet(s), filtre(s), rupture(s), etc. Depuis le panneau Filtres et structure du document on peut modifier ou supprimer un filtre. On peut également naviguer d un rapport à l autre à l aide des onglets au bas de l écran. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 14/31

15 Actualiser un rapport manuellement A l ouverture d un rapport, les données affichées reflètent les données utilisées au moment de la création ou de la dernière actualisation et enregistrement du rapport mais peuvent ensuite ne plus être à jour. 1. Cliquer sur le bouton en haut à droite de l écran. Si l actualisation du document nécessite la saisie d un ou de plusieurs filtres, la boîte de dialogue Invites s affiche. 2. Cliquer sur la donnée à mettre à jour (ligne(s) au haut de la boîte). Saisir une valeur (exemple ci-dessous une date) Sélectionner une série de valeurs (exemple ci-dessous pays de formation) Saisie manuelle d une valeur. Sélection d une ou de plusieurs valeurs. Cliquer sur la valeur à sélectionner puis cliquer sur le bouton pour basculer la valeur dans la fenêtre de droite ou double-cliquer sur la valeur à sélectionner. Le bouton permet de désélectionner une valeur. Permet de rechercher une valeur dans la liste des valeurs. 3. Cliquer sur le bouton Exécuter la requête pour actualiser les données du document. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 15/31

16 Actualisation d un rapport automatiquement Il existe la possibilité d actualiser un rapport automatiquement en planifiant l actualisation des données. Cette planification peut être journalière, hebdomadaire, etc. Si un document fait l objet d une planification le lien Visualiser dernière instance s affiche dans le menu contextuel (clic droit sur document). Les documents qui font l objet d une planification automatique ont une date de dernère excécution et un nombre d instances. Le résultat d un document planifié peut également être transmis via sous forme de document Excel, pdf ou csv. Veuillez vous adresser à l OGIF pour la planification des documents. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 16/31

17 Bouton Suivre Pour suivre les données ajoutées, supprimées ou modifiées (depuis la dernière actualisation ou depuis une certaine date). 1. Cliquer sur le bouton en haut à droite de l écran. 2. Définir les données de référence pour le suivi des données : Mettre à jour automatiquement la date de référence à chaque actualisation des données signifie qu Infoview va se référer à la dernière actualisation pour comparer les données avec l actualisation en cours (par exemple si nous somme le 2 décembre et que la date dernière actualisation est le 1 er novembre, Infoview compare les données entre ces deux dates. Si on actualise à nouveau le document le 10 décembre, Infoview comparera les données du 10 décembre avec celles du 2 décembre et non pas celles du 1 er novembre). Utiliser les données actuelles comme données de référence signifie que les données de référence sont celles de la dernière actualisation et que cette date sera la date de comparaison avec toutes les actualisations futures (par exemple si nous sommes le 2 décembre et que la date dernière actualisation est le 1 er novembre, cette date d actualisation sera la référence pour toutes les futures actualisations). 3. Cocher l option Actualiser maintenant pour lancer l actualisation des données suite à la confirmation par le bouton OK. Veuillez vous adresser à l OGIF pour mettre en place cette option. Les droits en lecture seule vous permettent de comparer les modifications apportés aux données seulement entre la date d actualisation «du jour» (par exemple 2 décembre) et la dernière date d actualisation affichée lors de l ouverture du document (par exemple 1 er novembre) (lorsque l on ferme le document cette date reste toujours le 1 er novembre même si vous actualisez les données en date du 2 décembre). Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 17/31

18 Suite à l actualisation Infoview mais en évidence les modifications dans les données entre les deux actualisations. Cliquer sur le bouton pour masquer les modifications. Cliquer sur le bouton pour visualiser et/ou modifier les options de visualisation. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 18/31

19 Rapport BO Appliquer un calcul 1. Sélectionner la colonne Cliquer sur l icône Calcul de la barre d outils Sélectionner le type de calcul dans la liste déroulante OU Clic droit et sélectionner Caclul dans le menu contextuel puis le type de calcul Selon le type de donnée sélectionnée, certain type de calcul ne sont pas pertinent, si par exemple, on sélectionne la colonne No sciper (identifiant unique de la personne), seul le type Nombre est un choix de calcul pertinant et permet de calculer le nombre de personne répondant aux critères du rapport. Insérer une colonne 1. Sélectionner l objet dans le panneau de gauche depuis Objets disponibles 2. Glisser l objet à l endroit voulu dans le rapport Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 19/31

20 3. Lâcher l objet pour insérer la colonne On peut également insérer une nouvelle colonne et insérer l objet depuis Objets disponibles. Supprimer une colonne 1. Sélectionner la colonne à supprimer Clic droit et sélectionner Supprimer OU Cliquer sur le bouton de la barre d outils Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 20/31

21 Appliquer un filtre 1. Sélectionner la colonne sur laquelle vous voulez filtrer les données Clic droit sur la colonne sélectionnée Cliquer sur Filtre, Ajouter un filtre OU Cliquer sur le bouton de la barre d outils La boîte de dialogue Filtre s affiche : Saisie manuelle d une valeur. Sélection d une ou de plusieurs valeurs. Cliquer sur la valeur à sélectionner puis cliquer sur le bouton pour basculer la valeur dans la fenêtre de droite ou double-cliquer sur la valeur à sélectionner. Le bouton permet de désélectionner Permet de rechercher une valeur dans la liste. Sélectionner un opérateur dans la liste déroulante Cliquer sur le bouton OK pour valider le filtre Opérateur Égal à Pas égal à Supérieur à Supérieur ou égal à Description Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est égal à l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est différent de l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est supérieur de l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est supérieur ou égal à l opérande Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 21/31

22 Opérateur Inférieur à Inférieur ou égal à Entre Non compris entre Dans la liste Pas dans la liste Est nul N'est pas nul Description Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est inférieur à l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est inférieur ou égal à l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est compris entre les deux valeurs définies dans l opérande. Les deux valeurs qui servent de bornes sont incluses dans le résultat. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition n est pas compris entre les deux valeurs définies dans l opérande. Les deux valeurs qui servent de bornes sont exclues du résultat. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est égal à l une des valeurs définies dans l opérande. Cet opérateur autorise un choix multiple pour les valeurs définies dans l opérande. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est différent de toutes les valeurs définies dans l opérande. Cet opérateur autorise un choix multiple pour les valeurs définies dans l opérande. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est vide. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 22/31

23 Appliquer un filtre de rapport L option «Filtre de rapport» permet d ajouter un ou plusieurs filtres rapidement. L opérateur est toujours «égal à». 1. Cliquer sur le bouton dans la barre d outils en haut à droite L outil filtre de rapport est disponible. 2. Cliquer sur l icone pour sélectionner la donnée à filtrer 3. Sélectionner la donnée à filtrer. Les données sont proposées par thème. On peut poser un filtre sur n importe quelles données figurant dans l extraction (objets disponibles) sans que celle-ci soit obligatoirement insérer dans le tableau). 4. Sélectionner dans la liste déroulante la valeur du filtre. On peut ajouter autant de filtre que l on souhaite. Ces filtres sont toujours «égale à» pas d autre opérateur possible. Il n est pas possible d enregistrer les modifications apportées à un document avec les droits en lecture seule, lorsque vous fermez le document les filtres sont supprimés. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 23/31

24 Supprimer un filtre de rapport Pour supprimer un filtre de rapport sélectionnez la liste déroulante du filtre à supprimer et cliquez sur (Supprimer) tout au bas de la liste. Insérer une section Une section permet la séparation d un tableau en fonction d un objet, en mettant cet objet en évidence, en titre de tableau. 1. Clic droit sur la colonne à définir comme section. 2. Sélectionner Définir comme section dans le menu contextuel. Résultat Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 24/31

25 Supprimer une section 1. Clic droit sur la section. 2. Sélectionner Supprimer une cellule de section. Insérer un saut Un saut permet de regrouper dans le tableau un objet par type. 1. Sélectionner la colonne Clic droit et sélectionner Saut/Insérer OU Cliquer sur l icône de la barre d outils Supprimer un saut 1. Sélectionner la colonne Clic droit et sélectionner Saut/Supprimer OU Cliquer sur le bouton de la barre d outils Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 25/31

26 Insérer un tri 1. Sélectionner la colonne. Clic droit Tri et sélectionner le tri souhaité. OU Cliquer sur l icône de la barre d outils. Le tri personnalisé permet de définir votre propre ordre de tri. Sélectionner la donnée puis modifier l ordre de tri à l aide des flèches haut/bas. Cliquer sur le bouton Supprimer le tri personnalisé pour revenir au tri initial. Cliquer sur le bouton OK pour sauvegarder le tri. Supprimer un tri 1. Sélectionner la colonne Clic droit Tri et désélectionner le tri à supprimer ou Supprimer les tris. OU Cliquer sur l icône pour désélectionner le tri à supprimer ou choisir dans le menu déroulant Supprimer les tris. Si on définit plusieurs tris (tri croissant sur no sciper, nom et prénom) l ordre d insertion des tris est important. Par exemple si on définit un tri croissant pour le prénom et ensuite pour le nom, le tri sur le prénom est prioritaire sur celui du nom. Il faut donc supprimer les deux tris puis créer à nouveau les tris en respectant l ordre désiré. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 26/31

27 Plier/Déplier Pour masquer ou afficher les données du rapport en pliant (réduisant) ou dépliant (développant) des sections ou des ruptures (par exemple année/mois/jour ou faculté/section/orientation, etc.). Pour afficher le mode Plier/Déplier, le document doit avoir été crée sous un certain modèle (la majorité des documents existants n utilisent pas ce modèle). Si vous souhaitez un document qui utilise cette option, veuillez vous adresser à l OGIF. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 27/31

28 Insérer un nouveau rapport Avec les droits en lecture seule, on ne peut pas créer un nouveau document BO mais on peut créer un nouveau rapport dans un document existant avec les objets disponibles dans le document (ce nouveau rapport sera supprimé à la fermeture du document). 1. Clic droit sur le lien (onglet) au bas du rapport existant. 2. Cliquer sur Insérer pour créer un nouveau rapport. 3. Cliquer sur le bouton Type de diagramme et de tableau dans le panneau de gauche et glisser un tableau dans le nouveau rapport. 4. Cliquer sur le bouton Objets disponibles dans le panneau de gauche et glisser les objets dans le tableau. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 28/31

29 Dupliquer un rapport Dupliquer un rapport peut être intéressant si on veut, par exemple, transformer un tableau en graphique, ainsi on conserve le tableau dans un onglet et on crée un graphique sur la base des mêmes données dans un nouvel onglet. 1. Clic droit sur le lien (onglet) au bas du rapport existant. 2. Cliquer sur Dupliquer un rapport. 3. Clic droit sur le rapport (du nouvel onglet). 4. Sélectionner Transformer le tableau en dans le menu contextuel. La boîte d outil Transformation en s affiche : 5. Sélectionner le diagramme souhaité. 6. Cliquer sur le bouton OK. 7. Clic droit sur le diagramme. 8. Sélectionner Format puis Diagramme. La boîte de dialogue Format du diagramme s affiche. Rappel, les modifications dans un document ne peuvent être enregistrées si vous avez les droits en lecture seule. Il est préférable d enregistrer le rapport au format Excel pour créer un diagramme. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 29/31

30 Mise en page du rapport 1. Clic droit en dehors du rapport 2. Format du rapport 3. Modifier la position de l en-tête, du pied de page, l orientation de la page, etc. Il n est pas possible d enregistrer les modifications apportées à un rapport avec les droits en lecture seule. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 30/31

31 Impression 1. Cliquer sur le menu Document. Choisir Enregistrer sur mon ordinateur comme puis l option Excel, PDF ou CSV pour enregistrer tout le document (si document avec plusieurs onglets) OU Choisir Enregistrer le rapport sur mon ordinateur sous puis l option Excel, PDF ou CSV pour enregistrer un seul rapport/onglet (si document avec plusieurs onglets) Avant de lancer une impression au format PDF, on peut à l aide du menu Afficher puis Mode PDF visualiser le document au format PDF. Cliquer sur le bouton Afficher au format HTML pour revenir à l affichage HTML. Le bouton de la barre d outils permet d éditer le rapport. Le format de l édition est identique au format Mode PDF. Déconnexion d Infoview Une fois que vous avez fini d'utiliser Infoview, il est préférable de vous déconnecter de l'application à l aide du bouton Déconnexion à droite dans le panneau des en-têtes, plutôt que de fermer simplement le navigateur. Support de cours_boxi R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 31/31

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