GUIDE DE PROCEDURE CAMPEZ COUVERT

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1 GUIDE DE PROCEDURE CAMPEZ COUVERT

2 Contenu Bienvenue chez Campez Couvert... 2 Espace Partenaire... 3 Présentation... 3 Connexion... 3 Menu Principal... 3 Paramétrage et Mise en place de l assurance... 4 Paramétrage du/des logiciel(s)... 4 Mise en place du produit... 5 Exportation des séjours assurés Gestion des souscriptions Campez Couvert... 8 Déclaration des souscriptions... 8 Facturation... 8 Règlement... 8 Procédure d indemnisation... 9 Que faire en cas d annulation?... 9 Que faire en cas d interruption?... 9 Modalités de remboursement... 9 Formulaire de déclaration en ligne de sinistre Mail accusé réception

3 Tarification Campez Couvert vous propose le produit Avec cette offre, vous laissez le choix à votre client de s assurer. Le tarif est de 2.7% du montant du séjour et vous revendez l assurance à vos vacanciers au tarif de 3.5% du montant du séjour. Bienvenue chez Campez Couvert Vous venez de signer un contrat Campez Couvert afin de proposer l assurance Annulation/Interruption de séjour à vos vacanciers. Vous allez recevoir dans les prochaines heures un de Bienvenue.

4 Ce mail de bienvenue vous donne accès à l Espace Partenaire avec votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter. La première connexion est importante car elle permet de commencer le paramétrage de vos logiciels pour Campez-Couvert. Espace Partenaire Présentation Campez Couvert met à votre disposition un Espace Partenaire dédié. Connexion L accès à l interface se fait directement sur le site internet Campez Couvert. Menu Principal Votre Espace Partenaire va vous permettre : - De prendre un rendez-vous pour le paramétrage de votre système de réservation et votre logiciel de gestion, - De suivre une vidéo formation «Vente de séjour assuré», - De consulter, modifier, ajouter des souscriptions, - De suivre vos statistiques de vente,

5 - De consulter, télécharger, imprimer les documents en rapport avec l Assurance Annulation, - De contacter nos équipes en cas de problème - Avoir accès à vos moyens de paiements pour régler votre appel de cotisation. Paramétrage et Mise en place de l assurance 2 étapes pour mettre en place votre produit d assurance : 1. Paramétrage du ou des logiciels de reservation et / ou gestion 2. Mise en place des documents nécessaire à la vente du produit (CGA, Brochure, bannière) Paramétrage du/des logiciel(s) Afin de commercialiser l assurance Annulation/Interruption de séjour, vous devez commencer par le paramétrage de votre système de réservation en ligne ainsi que votre logiciel de gestion. Le produit Campez Couvert est compatible avec tous les logiciels de gestion HPA. Deux possibilités s offrent à vous sur votre Espace Partenaire : 1/ Suivre les vidéos de paramétrage : Vous souhaitez faire votre paramétrage seul, nous mettons à votre disposition des vidéos de paramétrage pour chaque logiciel de réservation en ligne et chaque logiciel de gestion. 2/ Prise de rendez-vous : Vous souhaitez prendre un rendez-vous avec un conseiller Campez Couvert afin qu il vous aide à faire le paramétrage. Cliquez sur le bouton «besoin d aide» Le paramétrage est simple et rapide en 10 minutes votre système de réservation (case à cocher) ainsi que l export d assurance (envoi automatique des séjours assurés par mail) seront paramétrés.

6 Mise en place du produit Nous mettons à votre disposition tous les documents nécessaires à la vente du produit. Vous retrouverez dans votre Espace Partenaire un menu Bibliothèque regroupant les documents en français et en 5 langues (anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais), vous pouvez les visualisés, les téléchargés et les imprimés. Les Conditions Générales d Assurances Elles sont obligatoires lors de la vente de produit d assurance et doivent être à disposition de vos vacanciers sur votre site internet et à l accueil du camping. La Brochure Elle vous aide à vendre le produit d assurance annulation. Elle reprend la procédure de souscription, un extrait des motifs garantis et une déclaration de sinistre. Vous pouvez la mettre à disposition de vos vacanciers sur votre site internet et l envoyer par /courrier avec votre contrat de réservation. Une animation Vivement conseillé, elle facilité la vente et met en valeur le produit. Le dessin permet à vos vacanciers de comprendre de manière ludique l intérêt de souscrire à ce genre de service. Textes types Les différents textes types vous aide à mettre à jour vos documents internes (contrat de réservation, confirmation de réservation, article assurance ou annulation de vos conditions générales de vente). Vous pouvez dès à présent vendre l assurance annulation/interruption à vos vacanciers.

7 Exportation des séjours assurés Lors du paramétrage de l assurance annulation, nous avons paramétré l export automatique des séjours assurés. Chaque mois, votre logiciel va générer la liste des souscriptions à l assurance Campez-Couvert et nous les envoyer par . A réception, nous envoyons à vos vacanciers un de confirmation de souscription accompagné de l attestation et la Notice d assurance. Exemple de mail à votre vacancier. Objet : votre séjour au camping assuré Pièce jointe : Attestation d'assurance Conditions Générales d'assurances

8 Attestation d assurance personnalisée selon la langue parlée par l assuré transmise à vos Clients :

9 Gestion des souscriptions Campez Couvert Déclaration des souscriptions Toutes les souscriptions exportées par votre logiciel de gestion (voir chapitre paramétrage logiciel) sont enregistrées en temps réel au cabinet d assurance Gritchen Tolède & Cié. Un accusé de réception vous est transmis par mail reprenant l intégralité des souscriptions exportées permettant de s assurer que la déclaration et prise en compte. A noter que vous pouvez modifier dans votre espace partenaire et dans un délai de 72h une déclaration erronée. Facturation Tous les mois un appel de cotisation reprenant les séjours assurés est transmis par mail. Les appels de cotisation ainsi que les bordereaux des souscriptions sont disponibles sur votre Espace Partenaire. Règlement Vous pouvez régler votre appel de cotisation de 3 manières différentes : Par virement, Par chèque, Par prélèvement automatique. Vous pouvez mettre en place les prélèvements automatiques sur simple demande auprès de notre service comptabilité qui vous enverra par le contrat et mandat SEPA. (Ce service est gratuit)

10 Procédure d indemnisation Que faire en cas d annulation? 1- Le vacancier doit vous avertir de son désistement. 2- Le vacancier doit déclarer le sinistre obligatoirement dans les 5 jours ouvrés où quand il en a eu connaissance, sauf en cas fortuit ou de force majeure : Par internet : Par sinistres@campez-couvert.com Par courrier : GRITCHEN AFFINITY Service Sinistre CS Bourges Cedex Que faire en cas d interruption? 1- Le vacancier vous règle la totalité du séjour. 2- Le vacancier vous avertit de son départ anticipé. 3- Le vacancier doit faire une demande de remboursement : Par internet : Par sinistres@campez-couvert.com Par courrier : GRITCHEN AFFINITY Service Sinistre CS Bourges Cedex Modalités de remboursement 1- Le vacancier fait sa demande d indemnisation auprès de notre service indemnisation via le formulaire internet, par ou par courrier. 2- Le vacancier reçoit un accusé réception automatiquement lui indiquant la liste des motifs garantis ainsi que les justificatifs à fournir. 3- Le vacancier regroupe les pièces nécessaires au dossier. Le vacancier peut nous envoyer ces justificatifs par mail, par fax ou par courrier. 4- A réception des documents, le dossier est étudié par notre service indemnisation. La garantie est refusée : Nous adressons une lettre motivée au client justifiant le refus. Vous conservez les sommes versées par votre vacancier.

11 La garantie est acceptée : Nous remboursons le vacancier dans les 48h. Nous envoyons un bon d achat d une valeur de 30 à votre vacancier. Vous conservez les sommes versées par votre vacancier. L assuré n a pas régler la totalité du séjour, nous remboursons le solde au camping si l annulation intervient à moins de 30 jours avant le départ. Formulaire de déclaration en ligne de sinistre Campez Couvert met à votre disposition un formulaire de déclaration de sinistre à intégrer sur votre site. (Pour l intégration de ce formulaire nous vous laissons le soin de contacter votre Webmaster pour l intégration à partir d un code HTML transmis lors de la mise en place du produit)

12 Mail accusé réception. A noter que vous recevez un mail d information lorsque l un de vos vacanciers annulent un séjour au dans votre camping. Pour toutes informations voici les contacts à prendre en compte : Elodie Cabeiro Assistance Commerciale Tél. : Mail : ecabeiro@gritchen.fr Aurélie Berthault Gestion Sinistres Tél. : Mail : aberthault@gritchen.fr Rodolphe Fontaine Comptabilité / Gestion Tél. : Mail : rfontaine@gritchen.fr Clément Levallois Développeur informatique Tél. : Mail : clevallois@gritchen.fr

13 Zac Portsec Nord 16 Rue Isaac Newton Bourges Tél : fax : ORIAS SIRET RC FRFINA02569 RCS Bourges