MIGRATION DE THUNDERBIRD VERS OUTLOOK 2010

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1 MIGRATION DE THUNDERBIRD VERS OUTLOOK 2010 lundi 7 mai

2 Migration de Thunderbird vers Outlook 2010 INTERFACE 3 07/05/2012 RUBAN OUTLOOK 2010 Barre d accès rapide Onglets Onglet Fichier Groupes Boîtes de dialogue Boutons à options 4 2

3 ÉCRAN OUTLOOK Volet de navigation Afficher Masquer Largeur Personnaliser Volet de contenu Volet de lecture Barre des tâches Afficher Masquer Largeur Personnaliser Volet de personnes 5 ONGLET AFFICHAGE Regrouper les messages du volet contenu par Date, Expéditeur, Objet, Type, Importance, Inverser le tri Ajouter des colonnes Développer/Réduire les groupes Afficher Masquer Réduire Personnaliser Afficher Masquer Parmétrer 6 3

4 VOLET DES PERSONNES Personnes concernées Afficher les personnes concernées pour le message sélectionné et retrouver rapidement les différentes actions réalisées Regroupe les messages de la même conversation, ceux qui ont des pièces jointes, les réunions concernées, Ajout rapide de la personne dans ses contacts Connecter Outlook à ses réseaux sociaux 7 LES FAVORIS Placer dans les Favoris les dossiers auquels vous accédez régulièrement ainsi que d autres boîtes aux lettres Clic droit sur un élément du volet de navigation pour l'ajouter aux favoris "Afficher dans les favoris" Clic droit sur le dossier des favoris à supprimer "Supprimer du dossier favoris«l affichage des favoris s active depuis l onglet Affichage > Volet de navigation 8 4

5 Migration de Thunderbird vers Outlook 2010 MESSAGERIE 9 07/05/2012 Rue du du Pré Pré de la de Fontaine la Fontaine 19 - CH Meyrin, Switzerland - CH Meyrin, Switzerland - ENVOYER UN MAIL Ctrl + N Nouveau mail Options et mises en forme Saisie semiautomatique En-tête Contenu 10 5

6 SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE Toutes les adresses saisies manuellement dans un mail ou les messages reçus de personnes qui ne font pas partie de vos contacts se retrouvent dans un dossier «Contacts suggérés» de vos contacts et peuvent être ajoutés rapidement à vos contacts Contrôler que le contact suggéré ait un nom/prénom Glisser le contact suggéré dans les contacts 11 LES ADRESSES RECONNUES Les adresses reconnues sont soulignées Si l option vérification des noms est cochée 12 6

7 SIGNATURES Ajout d une signature Signatures par défaut Contenu et mise en forme de la signature Onglet Accueil ou Insertion > Groupe Inclure > Bouton Signature Bouton Nouveau Nommer la signature (le nom apparaîtra dans la liste des signatures) Compléter le contenu dans la zone inférieure Appliquer une signature par défaut 13 CRÉER UN MESSAGE BASÉ SUR UN FORMAT PARTICULIER 14 7

8 FORMAT PAR DÉFAUT 15 POLICE PAR DÉFAUT 16 8

9 VÉRIFICATION ORTHOGRAPHIQUE Onglet révision Automatique si 17 LIRE SES MAILS Attribution d une catégorie Message répondu Message transféré Message important Pièce jointe Action à réaliser (suivi) 18 9

10 PAS AUTOMATIQUE! puis enlever Ou Onglet «Fichier» «Options» «Courrier» «volet de lecture» 19 LES DIFFÉRENTS TYPES D AFFICHAGES - sur une ligne d en tête - Organisation par dates - volet de lecture masqué - Aperçu du texte des messages non lus Informations des messages (objets, expéditeur, - sur deux lignes d en tête - Organisation par dates - volet de lecture à droite - sur une ligne d en tête - Organisation par dates - volet de lecture à droite 20 10

11 LES DISPOSITIONS PRÉDÉFINIES 21 AFFICHAGE CONVERSATION Réduisez les messages et ouvrez le fil de la conversation en un clic. Cet affichage fusionne les messages qui ont le même objet 22 11

12 RÉPONDRE / TRANSFÉRER Onglet Accueil > Groupe Répondre Répondre uniquement à l expéditeur Répondre à toutes les personnes concernées (expéditeurs, destinataires principaux et destinataires en copie) Transférer Créer une demande de réunion à partir du mail reçu Transférer en tant que pièce jointe 23 RENVOYER UN MESSAGE Placer vous dans Eléments envoyés Ouvrir le message (double clic) Puis 24 12

13 RAPPELER REMPLACER UN MESSAGE DÉJÀ ENVOYÉ Conditions: - Que le message n est pas été lu - Travailler avec Exchange server Ouvrir le message Puis 25 DIFFÉRER L ENVOI 26 13

14 OPTION D ENVOI L enregistrement des messages envoyés ce fait dans éléments envoyés. Pour changer de dossier : 27 RÉPONSE À UNE AUTRE PERSONNE 28 14

15 OPTIONS D ENVOI Importance Assurer un suivi (action) Boîte de dialogue «Options» Onglet Message Boutons de vote Suivi (accusés) Différer la livraison Dévier les réponses à Onglet Options 29 LE SUIVI 15

16 OPTIONS DE VOTE DÉFINIR L IMPORTANCE D UN MESSAGE Pour remettre à «Importance normale» 16

17 DÉFINIR LES CRITÈRE DE DIFFUSION D UN MESSAGE ASSURER UN SUIVI Onglet Accueil > Groupe Indicateurs > Bouton Assurer un suivi Sélectionner le message pour lequel il faut assurer un suivi Aujourd hui, Demain, Cette semaine, Semaine prochaine, Aucune date n ont pas de rappel et de message spécifique Personnalisé permet de spécifier une action à réaliser et de définir un rappel 34 17

18 GÉRER LE SUIVI D UN MESSAGE Bandeau du message : Action à réaliser Échéance Rappel En-tête du message Liste des messages Indicateurs de suivi : Plus le drapeau est rouge et plus l échéance est proche La cloche indique le rappel Le message affiché en rouge signifie que l échéance est en retard Un clic sur le drapeau pour définir l action comme terminée 35 RECHERCHE INSTANTANÉE La zone supérieure droite du volet contenu affiche la zone de recherche Sélectionner le dossier dans lequel lancer la recherche Inscrire l élément recherché (objet, expéditeur, contenu) Si le résultat de la recherche n est pas concluant, relancer la recherche dans tous les éléments Courrier 36 18

19 AFFINER LA RECHERCHE Affiner la recherche lorsque la zone de recherche est active par l onglet Recherche Groupe Etendue : spécifier l emplacement de la recherche Groupe Affiner : spécifiez le champ dans lequel doit se faire la recherche du mot-clé saisi (expéditeur, objet, date, importance, ) 37 RECHERCHE AVANCÉE Recherche avancée 38 19

20 CLASSER Clic droit sur un dossier Nouveau dossier Renommer Copier Déplacer Supprimer 39 DOSSIERS DE RECHERCHE Le dossier de recherche est un filtre recherchant tous les messages de la boîte aux lettres selon un critère Choix d un type de filtre Clic droit «Dossiers de recherche» pour créer un nouveau dossier de recherche Critère du filtre 40 20

21 GESTION DES RÈGLES Règle standard Automatiser son classement et/ou dévier ses mails à l aide de règles Onglet Accueil > Groupe Déplacer > Bouton Règles > Créer une règle La première boîte de dialogue permet de créer une règle standard Le bouton «Options avancées» permet d ouvrir l assistant Gestion des messages Assistant Gestion des messages 41 ACTIONS RAPIDES Réaliser des suites d actions en un seul clic Onglet Accueil > Groupe Actions rapides La liste d actions les plus courantes est proposée, mais peut être personnalisée Les actions rapides peuvent être les suivantes : déplacement vers un dossier, attribution d une catégorie, automatisation d une réponse, modèle de message, transférer au responsable, 42 21

22 Migration de Thunderbird vers Outlook 2010 CONTACTS 43 07/05/2012 Rue du du Pré Pré de la de Fontaine la Fontaine 19 - CH Meyrin, Switzerland - CH Meyrin, Switzerland - AFFICHAGES Onglet Accueil > Groupe Affichage actuel Carte de visite, Carte, Téléphone, Liste Tri des contacts par les en-têtes de colonne Zone de recherche dans la partie supérieure droite de la zone de contenu 44 22

23 DIFFÉRENTES LISTES D ADRESSES Liste d adresses globale Liste des contacts entreprise Administrée par le service Exchange Non modifiable par l utilisateur Carnets d adresses Outlook Votre carnet d adresse privé modifiable par l utilisateur Carnet d adresse mobile Avec compte service Outlook Mobile 45 CRÉER/MODIFIER/SUPPRIMER UN CONTACT Ctrl + N Nouveau contact Informations sur le contact Double-clic pour modifier un contact Clic droit pour supprimer un contact 46 23

24 AJOUTER UN EXPÉDITEUR AUX CONTACTS Interagir avec une personne Ajouter des adresses aux contacts à partir d un mail ouvert Placer la souris sur l adresse à ajouter depuis l en-tête du mail Bouton Afficher plus d options pour interagir avec cette personne Ajouter aux contacts Outlook 47 LISTE DE DISTRIBUTION (GROUPE) Créer une liste de distribution (groupe) Nom du groupe et membres Nommer le groupe Onglet Groupe de contacts > Groupe Membres > Bouton Ajouter des membres 48 24

25 ENVOI D UN MESSAGE Onglet Accueil > Groupe Communiquer Envoyer un mail au contact/groupe sélectionné Les contacts et les listes de distributions peuvent être accessibles également depuis la création d un mail par le bouton A > Carnets d adresses > Contacts Planifier une réunion avec le contact/groupe sélectionné 49 TRANSFÉRER Onglet Accueil > Groupe Partager Transférer sous la forme de pièce jointe le contact/groupe sélectionné dans un nouveau mail Le destinataire pourra récupérer rapidement et facilement le contact en glissant l icône de la pièce jointe dans la vue Contacts à gauche de l écran 50 25

26 Migration de Thunderbird vers Outlook 2010 TÂCHES 51 07/05/2012 Rue du du Pré Pré de la de Fontaine la Fontaine 19 - CH Meyrin, Switzerland - CH Meyrin, Switzerland - AFFICHAGE DEPUIS L ACTIVITÉ TÂCHES Choix de l affichage Une tâche est une charge professionnelle que vous devez suivre jusqu à son accomplissement Les tâches en retard s affichent en rouge Les tâches terminés s affichent en gris barré Le volet de navigation propose deux affichages : Liste des tâches qui affiche les tâches et les suivis, Tâches qui liste uniquement les tâches créées 52 26

27 AFFICHAGE DEPUIS LA BARRE DES TÂCHES La barre des tâches est visible depuis le courrier, le calendrier, les contacts Onglet Affichage > Groupe Disposition > Barre des tâches La liste affiche uniquement les tâches en cours et en retard Barre des tâches 53 AFFICHAGE DEPUIS LE CALENDRIER La liste des tâches quotidiennes s affiche dans la partie inférieure du calendrier Onglet Affichage > Groupe Disposition > Liste des tâches quotidiennes Réorganiser les tâches par date de début ou d échéance Afficher/Masquer les tâches achevées 54 27

28 CRÉER / MODIFIER / SUPPRIMER Ctrl + N Nouvelle tâche Détail de la tâche Double-clic pour modifier une tâche Clic droit pour supprimer une tâche Cocher pour terminer la tâche 55 TÂCHE RÉPÉTITIVE 1 2 Icônes Appliquer une périodicité sur une tâche Spécifier le type de périodicité ainsi que la plage 1. Une tâche qui se répète chaque vendredi et qui est terminée un mercredi génère la prochaine tâche pour le vendredi suivant 2. Une tâche qui se répète chaque vendredi et qui est teminée un mercredi génère la prochaine tâche pour le mercredi suivant 56 28

29 TÂCHES DE GROUPE Affecter une tâche à un collègue Créer une nouvelle tâche Onglet Tâche > Groupe Gérer la tâche > Bouton Affecter une tâche Choisir un destinataire Compléter la tâche Etre informé du suivi de la tâche par un rapport d état 57 RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE TÂCHE Accepter / Refuser une tâche Réception d un mail pour une demande de tâche Répondre à la demande de tâche à l aide des boutons Accepter ou Refuser La tâche acceptée est placée automatiquement dans la liste des tâches 58 29

30 Migration de Thunderbird vers Outlook 2010 CALENDRIER 59 07/05/2012 Rue du du Pré Pré de la de Fontaine la Fontaine 19 - CH Meyrin, Switzerland - CH Meyrin, Switzerland - AFFICHAGES Revenir à aujourd hui Onglet Accueil > Groupes Atteindre et Organiser Revenir à aujourd hui Affichage d aujourd hui et des 6 prochains jours en colonnes Affichage par jour Affichage par semaine de travail (5 colonnes) Affichage par semaine (7 colonnes) Affichage par mois L ouverture de la boîte de dialogue Atteindre permet d atteindre rapidement une date précise Encadré : Date d aujourd hui Gras : Date occupée Tramé : Date sélectionnée 60 30

31 AFFICHAGES Onglet Affichage > Groupe Réorganisation > Bouton Echelle de temps Onglet Affichage > Groupe Couleur 61 Affichage des numéros de semaine 31

32 Jours fériés DÉFINIR VOTRE DISPONIBILITÉ Zone de disponibilité 32

33 CRÉER / MODIFIER / SUPPRIMER Ctrl + N Nouveau RDV Rdv privé Détail du rdv Double-clic pour modifier un rdv Clic droit pour supprimer un rdv Déplacer un rdv par un cliquer/glisser Glisser la barre supérieure/inférieure pour modifier l heure du rdv 65 LES OPTIONS D UN RDV Rdv privé Disponible ou pas Rappel Catégorie 66 33

34 COULEURS Personnalisation Catégories Faciliter la lecture de votre agenda en catégorisant vos occupations Le bouton «Classer» contient une liste de couleur par défaut nommée «Catégorie» L option «Toutes les catégories» permet de renommer les catgérories, d en ajouter des nouvelles et d appliquer des raccourcis clavier 67 OCCUPATION PÉRIODIQUE Appliquer une périodicité sur un rendez-vous Modifier, si nécessaire, la durée du rendez-vous Spécifier le type de périodicité Préciser la date de fin 68 34

35 DEMANDE DE RÉUNION Contenu de la réunion Détail de la réunion Qui? Inscrire les participants dans la zone A... Quoi? Objet de la réunion Où? Lieu de la réunion Quand? Date et heures Contenu? Détail de l invitation avec pièce jointe éventuelle 69 VISUALISER LES DISPONIBILITÉS Affichage des disponibilités Aperçu de la plage réservée Visualisation des disponibilités de chaque participants Le volet de droite propose les prochaines plages libres pour l ensemble des invités 70 35

36 LES OPTIONS DE RÉPONSE Empêcher les contre-propositions Onglet Réunion > Groupe Participants > Bouton Options de réponse Désactiver l option «Permettre de nouvelles propositions d horaires» 71 RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE RÉUNION Réponses à une invitation Accepter (la réunion est placée automatiquement dans le calendrier) Provisoire Refuser Proposition d un nouvel horaire Visualiser le calendrier 72 36

37 GÉRER LES RÉPONSES Le suivi peut être imprimé Statistiques des réponses Ouvrir la réunion planifiée depuis le calendrier Le volet Personnes indiques le nombre de réponses Le bouton Suivi affiche la liste des invités avec la date et leur choix de réponse 73 REPORTER / SUPPRIMER UNE RÉUNION Reporter Reporter une réunion Ouvrir la réunion à replanifier Modifier la date et l heure Contrôler les disponibilités des participants à l aide du bouton «Planification» Envoyer une mise à jour de la réunion qui devra être à nouveau répondue par les participants Annuler Annuler une réunion Sélectionner la réunion à annuler Onglet Réunion > Groupe Actions > Bouton Annuler la réunion Adapter le contenu pour préciser le motif de l annulation Bouton Envoyer l annulation 74 37

38 GESTIONNAIRE D ABSENCE Onglet Fichier > Groupe Informations > Bouton Réponses automatiques Spécifier une date de départ et une date de fin Possiblité de définir un message pour l interne et un pour l externe Créer des règles de transfert, suppression et/ou déplacement durant votre absence Gestionnaire d absence 75 GESTIONNAIRE D ABSENCE ACTIF Indication de l activation et possibilité de le désactiver L expéditeur est avertit que le destinataire a son message d absence activé 76 38

39 Migration de Thunderbird vers Outlook 2010 ARCHIVAGE 77 07/05/2012 TAILLE DE SA BOÎTE AUX LETTRES Onglet Fichier > Groupe Informations > Bouton Outils de nettoyage Nettoyer la boîte aux lettres Afficher la taille de la boîte aux lettres Taille par dossier

40 CORBEILLE + Del Suppression définitive Onglet Dossier > Groupe Nettoyer > Bouton Vider le dossier Vider l ensemble de la corbeille Les messages sont conservés sur le serveur Exchange en fonction des paramètres de l Administrateur 79 CRÉER UN FICHIER D ARCHIVES Onglet Accueil > Groupe Nouveau > Bouton Nouveaux éléments Autres éléments > Fichier de données Outlook Sélectionner l option «Fichier de données Outlook (.pst)» Enregistrer le fichier d archives en spécifiant l emplacement et son nom Fichier d archives 80 40

41 ACCÉDER AU FICHIER D ARCHIVES Fichier d archives Volet de navigation Outlook Le fichier d archives créée s affiche automatiquement dans le volet de navigation Il peut être masqué du volet par un clic droit de la souris «Fermer mes archives» Il peut être affiché en passant par l onglet Fichier > Ouvrir > Ouvrir le fichier de données Outlooks Retrouver le fichier à l endroit où il a été sauvegardé Le fichier d archives peut être supprimé uniquement s il n apparaît plus dans le volet de navigation 81 ARCHIVER MANUELLEMENT Deux solutions Volet de navigation Cliquer/Glisser les dossiers à archiver dans le fichier d archives Bouton droit sur le fichier d archives pour accéder aux propriétés et options avancées afin de connaître l emplacement du fichier Onglet Fichier > Groupe Informations > Bouton Archiver Spécifier les dossiers à archiver antérieurs au Contrôler que le fichier d archives soit bien sélectionné 82 41

42 ARCHIVER AUTOMATIQUEMENT Paramètres Onglet Dossier > Groupe Propriétés > Paramètres d archivage auto Ne pas activer d archivage automatique Archiver automatiquement selon des paramètres prédéfinis Archiver automatiquement les éléments antérieurs à Chaque dossier peut être paramétré par un clic droit «Propriétés > Archivage automatique» 83 42

43 Migration de Thunderbird vers Outlook 2010 DROITS D ACCÈS 85 07/05/2012 PARTAGER Onglet Accueil > Groupe Partager Se placer dans son calendrier, ses contacts et/ou ses tâches pour partager une de ces activités Le bouton «Partager» envoie un mail au délégué pour l avertir de son droit de lecture Le bouton «Autorisations» permet de spécifier le type de droit à donner Le délégué reçoi un mail avec un bouton pour l ouverture de l activité partagée et celle-ci se place en raccourci dans le volet de navigation sous un groupe «partagés» 86 43

44 PARTAGER PLUSIEURS ACTIVITÉS Onglet Fichier > Groupe Informations > Bouton Paramètres du compte > Options Accès délégué Bouton «Ajouter» pour choisir une ou plusieurs personnes à qui donner les droits Spéficier les droits à donner Choix des droits 87 ACCÉDER Onglet Accueil > Groupe Gérer les Ouvrir le calendrier, les contacts et/ou les tâches d une personne qui nous a donné les droits Réception d un mail informant les droits donnés et accès rapide à l aide du bouton «Ouvrir» Les activités d autres personnes ouvertes s affichent dans le volet de navigation, sous un groupe «partagés» Accès rapide 88 44

45 SUPERPOSITION DES CALENDRIERS Les calendriers d autres personnes qui ont été ouverts s affichent dans le volet de navigation Activer les calendrier à visualiser Superposer le contenu des calendriers à l aide du bouton «Afficher en mode superposition» Utiliser le bouton «Affichage planification» de l onglet Accueil pour une vision horizontale Mode Planification Accès aux calendriers 89 PARTAGER SA BOÎTE DE RÉCEPTION Clic droit sur le dossier «Boîte de réception» > Propriétés > Onglet Choisir le délégué Autorisations d accès Ou Onglet Fichier > Groupe Informations > Bouton Spécifier les droits Paramètres du compte > Options Accès délégué Bouton «Ajouter» pour choisir une ou plusieurs personnes à qui donner les droits Spéficier les droits à donner Procéder par un clic droit pour d autres dossiers à déléguer 90 45

46 OUVRIR LA BOÎTE DE RÉCEPTION DE Onglet Fichier > Groupe Ouvrir > Bouton Dossier d un autre utilisateur Sélectionner la personne dans le carnet d adresses Une nouvelle fenêtre s affiche avec le contenu du dossier Réouvrir la boîte de réception ultérieurement par le raccourci placé automatiquement dans le groupe Ouvrir L accès à la boîte de réception ne donne pas accès aux sous-dossiers et autres dossiers de la structure de la boîte aux lettres 91 DONNER L ACCÈS À SA BOÎTE AUX LETTRES Donner l accès à sa boîte aux lettres pour que le délégué l ajoute dans son volet de navigation Clic droit sur la boîte aux lettres Propriétés de Spécifier les Ajouter la personne droits Attribuer le niveau d autorisation «Relecteur» Dans le groupe «Lecture», sélectionner l option «Tous les détails» Ce droit d accès ne donne aucun accès tant que des dossiers ne sont pas délégués 92 46

47 PARTAGER UN OU PLUSIEURS DOSSIERS Spécifier les dossiers à partager qui seront visibles dans une boîte aux lettres supplémentaire chez la personne déléguée Spécifier les droits Clic droit sur le dossier à partager Option «Propriétés», onglet «Autorisation d accès» Bouton «Ajouter» pour insérer un nouveau délégué Sélectionner l utilisateur qui doit recevoir les droits Définir les accès à attribuer 93 CRÉER UN RACCOURCI DE LA BAL DE Ajouter un raccourci de la boîte aux lettres d une autre personne dans le volet de navigation Onglet Fichier > Groupe Informations > Parmètres du compte Onglet «Messagerie» Double-clic sur le compte Exchange existant Bouton «Paramètres supplémentaires» Onglet «Avancé» Bouton «Ajouter» Sélectionner la personne qui a donner les droits Spécifier les droits 94 47

48 OUTLOOK WEBACCESS 95 OUTLOOK WEBACCESS 96 48

49 OUTLOOK WEBACCESS 97 OUTLOOK WEBACCESS 98 49

50 OUTLOOK WEBACCESS 99 OUTLOOK WEBACCESS

51 OUTLOOK WEBACCESS 101 OUTLOOK WEBACCESS

52 OUTLOOK WEBACCESS 103 OUTLOOK WEBACCESS LIGHT

53 OUTLOOK WEBACCESS LIGHT 105 OUTLOOK WEBACCESS LIGHT

54 OUTLOOK WEBACCESS LIGHT 107 OUTLOOK WEBACCESS LIGHT

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