Nouveautés 3 août 2015

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1 Contact : Robert Martin 115 rue Sigouin Repentigny, Québec Téléphone Logiciels Sport-Plus inc. Nouveautés 3 août 2015 Les nouveautés depuis la dernière version du 1er avril 2015 : Dans les tarifs des activités : 1. Date d'entrée en vigueur Nous avons ajouté les champs Date de: et Date à:. Il s'agit de la date d'entrée en vigueur du tarif. Le tarif sera en vigueur entre la Date de: et la Date à. Par exemple: En janvier prochain, vous aurez une augmentation de tarif pour votre activité. Vous devez ajouter ce nouveau tarif avec les dates d'entrées en vigueur. 2. Tarif selon la ville Il vous est maintenant possible de créer des tarifs particuliers pour une ou plusieurs villes, qui seraient autres que le tarif non-résident. 3. Nombre maximum d'inscriptions pour un tarif Dorénavant, vous pouvez spécifier le nombre maximum d'inscriptions selon le tarif. Par exemple: Votre maximum d'inscriptions pour votre activité est de 30. Vous pouvez donc indiquer que pour votre tarif résident, votre maximum sera de 27 et pour les non-résidents, il sera de 3. Autre exemple: Vous pouvez diviser le nombre d'inscriptions selon l'âge. Dix inscriptions pour les membres âgés de 18 à 30 ans, 10 pour les 30 à 50 ans, et 10 pour les 50 et plus. Dans les périodes des activités : 1. Nombre de semaines Lors de la création de votre période, entrez la date de début de l'activité et spécifiez le nombre de semaines consécutives que durera le cours dans le champ Nb. Semaines. Le logiciel calculera la date de fin automatiquement.

2 Page 2 Dans les Rapports : 1. Lister les recettes: Menu Rapports > Financiers > Lister les Recettes Deux nouveautés : Ajout nouveau type de paiement et case à cocher Exclure Nous avons ajouté le type de paiement «Carte de crédit CT» dans le menu déroulant Type de paiement. En sélectionnant ce type, le rapport affiche seulement les types Visa en Ligne, Mastercard en Ligne, Visa CT et Mastercard CT. De cette façon il est plus simple de faire votre conciliation avec le rapport disponible sur l application de la compagnie CT-Paiement. Si vous désirez exclure un type de paiement du rapport, veuillez le sélectionner et cocher la case Exclure. 2. Sommaire des recettes par postes budgétaires : Menu Rapports > Financiers > Sommaires des Recettes par Poste Budgétaire Deux nouveautés : Ajout nouveau type de paiement et case à cocher Exclure Nous avons ajouté le type de paiement «Carte de crédit CT» dans le menu déroulant Type de paiement. En sélectionnant ce type, le rapport affiche seulement les types Visa en Ligne, Mastercard en Ligne, Visa CT et Mastercard CT. Si vous désirez exclure un type de paiement du rapport, veuillez le sélectionner et cocher la case Exclure. 3. État détaillé des comptes d activité : Menu Rapports > Financiers > États Détaillé des Comptes d Activités Nous avons ajouté un nouveau Rapport à partir du menu déroulant Rapport. Il s agit du rapport «Détaillé avec Escompte ou Aide seulement». Ce rapport permet d obtenir une liste de tous les reçus auxquels un escompte et/ou un rabais a été accordé. 4. Lister toutes les activités : Menu Rapports > Activités > Lister toutes les activités Nous avons ajouté une case à cocher «Extraction des Activités». En cochant cette case et en sélectionnant le Format «Excel», vous obtenez un rapport avec l information pertinente sur chacune de vos activités. Il vous sera possible dorénavant d indiquer le genre (garçons ou filles) auquel s adresse votre activité.

3 Page 3 5. Lister les Ventes SOCAN : Menu Rapports > Financiers > Lister les Ventes SOCAN Pour nos clients qui font de la location de salles, vous avez dorénavant accès à un rapport des ventes SOCAN (La SOCAN est l organisation canadienne des droits d exécution des créateurs et des éditeurs de musique.). Vous devez au préalable avoir créé deux nouveaux tarifs dans votre catégorie de contrat pour la location de vos salles. Vous constaterez lors de la création des tarifs que deux options vous sont offertes à partir du menu déroulant SOCAN : «Avec danse» et «Sans Danse». Lors d une location de salle, il vous est possible d ajouter au contrat le frais de SOCAN. Vous pourrez alors générer le rapport «Lister les Ventes SOCAN». 6. Impression de la fiche du participant Lors de l impression de la fiche du participant à partir du dossier membre, vous êtes maintenant redirigé vers le menu d impression des fiches des participants pour vous donner accès à plus de possibilités. Dans Les contrats: Escompte dans les items de contrats Vous pouvez dès maintenant attribuer un escompte en pourcentage ou avec un montant fixe dans les items de contrats. Tarifs dans Catégorie de Contrat: Menu Tables/Paramètres > Catégorie de contrat Lors de la création d'un tarif dans une catégorie de contrat, il est maintenant possible de diviser le tarif dans plusieurs postes budgétaires. Tarif dans Catégorie de Contrat (Socan): Menu Tables/Paramètres > Catégorie de contrat Vous pouvez créer un ou des tarifs qui tiendront compte de la tarification pour les frais de SOCAN. Lieux de dépôt: Lieux de dépôt: Menu Tables Paramètres > Lieux de dépôt L'utilité de la création de lieux de dépôt permet de diviser les encaissements par lieu de dépôt. Exemple: Vous avez deux lieux physiques dont vous faites la gestion. Vous aimeriez pouvoir

4 Page 4 sortir le Rapport des Recettes et le Sommaire des Recettes par Poste Budgétaire pour chacun des lieux physiques. Vous créez ces lieux de dépôt. Lorsque vos employés vont se connecter à notre application, ils devront choisir le lieu physique où ils travailleront et à partir de ce moment, tous les montants encaissés seront reliés au lieu de dépôt sélectionné. Installation plateau et sous-plateau: (Surtout pour nos clients Villes et Municipalités)(Il y a des frais additionnels pour l ajout de base de données) Il est possible de créer une ou plusieurs bases de données supplémentaires dans notre application. Par exemple: Vous voulez donner accès au logiciel à un de vos organismes pour qu'il puisse gérer luimême ses inscriptions. Cela est possible. Vous voulez partager votre banque de membres avec cet organisme. C'est possible aussi. La nouveauté que nous avons ajoutée pour les Villes et Municipalités qui utilisent déjà cette option, c'est de pouvoir partager un lieu avec un organisme. L'organisme pourra consulter les réservations faites ainsi que les disponibilités dans le lieu commun sans pouvoir modifier ces réservations. Il sera cependant possible pour cet organisme d'entrer lui aussi ses réservations de plateaux. Ventilation par poste budgétaire aussi disponible dans les Tarifs Fixes et Tarifs Périodes dans les plateaux. Dans les Programmes: Menu Tables Paramètres > Programmes 1. Mot de passe: Nous avons ajouté la possibilité de restreindre les inscriptions en ligne pour les activités d'un Programme avec un mot de passe. Donnez le mot de passe du Programme exclusivement aux membres qui pourront accéder à l'inscription en ligne des activités dudit Programme. 2. Programme Exclusif: (À utiliser avec les termes de paiements) Vous désirez permettre à vos membres de payer leurs inscriptions en plusieurs versements automatiques mais seulement pour un programme en particulier. Pour tous les autres Programmes ils devront payer immédiatement. Cochez la case Programme Exclusif et vous pourrez alors sélectionner le nombre de paiement récurrents permis dans ce Programme. Lorsque le membre sélectionnera une activité de ce Programme, il ne pourra pas le faire pour une activité appartenant à un autre Programme. S'il le désire, il devra compléter les

5 Page 5 inscriptions de ce Programme et ensuite refaire une nouvelle inscription pour les activités des autres Programmes. 3. Résident seulement: Les activités de ce Programme sont disponibles pour les résidents uniquement. 4. Non-Résident liste d'attente seulement: Si coché, les non-résidents pourront s'inscrire seulement en attente aux activités de ce programme même s'il y a encore des places disponibles. Une fois la période d'inscription de vos résidents terminée, s il y a des places à combler, vous pourrez alors communiquer avec les non-résidents qui se seront inscrits en attente. 5. Pas d'inscription en attente si inscrit dans programme: Si le membre a réussi à s'inscrire à un cours de ce Programme, il ne pourra plus s'inscrire en attente dans une activité de ce même Programme. Cependant, il pourra le faire dans les autres Programmes. 6. Nombre maximum d'inscriptions par membre: Si vous désirez limiter le nombre d'activités auxquelles un même membre peut s'inscrire dans ce Programme, indiquez le nombre dans la case appropriée. 7. Nombre maximum d'inscriptions en attente par membre: Si vous désirez limiter le nombre d'activités auxquelles un même membre peut s'inscrire en attente dans ce Programme, indiquez le nombre dans la case appropriée. 8. Nombre de membres minimum par famille pour rabais de programme: Indiquez le nombre minimum de membres d'une même famille qui devront avoir sélectionné au moins une activité dans ce Programme pour pouvoir bénéficier des rabais de ce Programme. 9. Montant maximum par famille: Si vous limitez le montant facturé pour toutes les inscriptions de tous les membres d une même famille aux activités du même Programme, entrez ce montant dans la case Montant maximum par famille.

6 Page 6 Dans les Paramètres de la Ville (III) 1. Entrez le montant maximum de rabais attribué par reçu d inscription Vous avez planifié plusieurs rabais possibles mais voulez quand même vous assurer que le total des rabais ne dépasse pas un certain montant par reçu d inscription. Entrez le montant à respecter dans le champ à cet effet. 2. Date butoir modification des membres en ligne À partir de la date que vous aurez entrée dans le champ en question, il sera impossible pour un membre de modifier en ligne les informations dans le dossier membre. Donc après cette date, finis les changements d adresse, de date de naissance, de numéro de téléphone et de réponses aux questionnaires. 3. Date butoir modification relevé 24 en ligne À partir de la date que vous aurez entrée dans le champ en question, il sera impossible de modifier les informations pour la génération des relevés 24 à partir du module citoyen. 4. Ne pas afficher le moniteur sur les reçus Par défaut le logiciel imprime le nom du Moniteur/Employé sur les reçus d inscription si vous l avez ajouté en utilisant l onglet Moniteurs/Employés lors de la création de l activité. En cochant cette case, il ne sera plus affiché. Dans l envoi de courriel (Enveloppe verte pour l envoi de courriel) 1. Envoi de courriel en utilisant Programme et/ou Niveau Après avoir coché la case «Toutes les Familles» vous devez cocher «Critères Recherche». Vous pouvez sélectionner Programme et/ou Niveau pour qu un courriel soit envoyé à tous les membres qui se sont inscrits à une activité du Programme et/ou niveau sélectionné. 2. Inclure pas courriel de masse En cochant cette case, le courriel que vous envoyez le sera aussi aux familles/membres qui ont indiqué ne pas vouloir recevoir de courriels de masse. Vous pouvez utiliser cette fonction lors d envois qui ne sont pas considérés comme de la publicité.

7 Page 7 3. Carte en vigueur Pour nos clients qui fonctionnent avec une carte de membre, carte citoyen, carte loisirs, vous pouvez, en cochant cette case, envoyer un courriel aux membres dont la carte est active. 4. Copie d envoi En entrant votre adresse courriel dans le champ «Copie d envoi» le logiciel vous fera parvenir un courriel incluant une copie du message envoyé ainsi qu une liste de toutes les adresses courriels à qui le message a été envoyé. Dans les Questionnaires Question de type combo Vous pouvez créer des questions de type menu déroulant. Dans le module Gestion des Équipements (CHANGEMENT IMPORTANT) Il est maintenant possible de faire un prêt d équipement à l heure et de façon périodique. Exemple : Vous avez une activité qui requiert la réservation des mêmes équipements entre 12 :00 et 13 :30 pour 14 mardis consécutifs. Il est maintenant possible de la faire. Il est donc possible de prêter le même équipement plusieurs fois dans la même journée et en plus de générer le même prêt sur plusieurs jours ou semaines consécutives. Pour la création d un prêt sur plusieurs semaines consécutives nous utilisons le même principe utilisé pour la réservation de plateau, c est-à-dire la Périodicité. Vous créez votre prêt initial (première journée) et par la suite en utilisant la périodicité, le logiciel génèrera automatique les prêts subséquents. Dans les Termes de Paiement. (CHANGEMENT IMPORTANT) Possibilité de spécifier des dates fixes pour les paiements récurrents par carte de crédit. Menu Tables / Paramètres > Paramètres de la Ville (II) > Bouton «Ajout Terme Paiement»

8 Page 8 Dans le menu déroulant «Terme» nous avons ajouté «Dates Fixes». En sélectionnant ce terme vous devez entrer le nombre de paiements et sélectionner ensuite les dates de chacun des paiements. Vous pouvez même décider que le premier paiement soit fait immédiatement ou à une date ultérieure. Pont comptable entre notre logiciel et les logiciels comptables des compagnies PG Solutions et Acceo. Extraction du sommaire des recettes par postes budgétaires. Menu Utilitaires > Extraction / Importation. Surtout destiné aux villes et municipalités qui désirent générer un fichier qu il sera possible d importer dans les systèmes comptables d Acceo et PG Solution pour mettre à jour les revenus par postes budgétaires. Passerelle entre notre logiciel et quatre logiciels de bibliothèque. (Regard, C4DI, Portfolio et Symphony). (Surtout destiné aux villes et municipalités) Vous devez générer vos cartes de citoyens à partir de notre application et les données seront mises à jour dans le système de la bibliothèque. NOUVEAU! Module de billetterie maintenant disponible. (Coût additionnel pour l acquisition de ce module.) Ce module permet de faire la vente de billets de spectacles avec sièges réservés ou non. Les clients peuvent acheter leurs billets par Internet et imprimer un billet électronique à la fin du processus. Évidemment, la vente peut se faire au comptoir et il est possible d imprimer des billets de format 2 x 4 ou 2 x 5 ainsi que le format Internet (81/2 x 11). Module «Calendrier des Évènements» (sportifs, culturels, communautaire, etc.). (Coût additionnel pour l acquisition de ce module.) Ce module s intègre à la gestion de plateaux.

9 Page 9 Cet ajout permet de générer un calendrier de vos évènements que vous pourrez afficher sur le site web de votre ville, municipalité ou organisme. À partir du dossier-client, vous pourrez donner accès à un ou plusieurs de vos organismes et lui permettre de créer une page d informations sur un évènement à venir dans votre ville ou municipalité. L organisme créera son événement et vous le soumettra pour approbation. Vous pourrez l accepter, lui demander d apporter des modifications ou tout simplement le refuser. Une fois approuvé, il apparaîtra automatiquement sur le site de la ville dans votre calendrier des évènements. Tout ce fait de façon électronique. Vous avez accès à partir de notre logiciel à une liste des événements à approuver. C est très simple et efficace. Notre logiciel permet depuis toujours de gérer les entrées dans un centre sportif, une piscine, etc., avec différents dispositifs. Le logiciel génère les cartes de membres avec ou sans photo. Il peut aussi s agir de carte RFID (format carte, porte clé). On peut gérer l ouverture des entrées avec tourniquet, bâches électriques, porte électromagnétique, etc. Lecteur RFID Lecteur de codes à barres

10 Page 10 Tourniquet Ouverture de portes électroniques ou magnétiques Petit rappel Compatibilité : Notre logiciel est maintenant compatible avec les navigateurs et systèmes d exploitation les plus utilisés sur le marché. Avec l environnement Windows, vous pouvez travailler avec Internet Explorer, Google, Firefox et Safari. Avec Android, vous pouvez travailler avec Google et Firefox. Avec IOS (Apple), vous pouvez travailler avec Safari, Google. (IPad, IPhone, IPad Air, IPod) Bien sûr notre version administration est faite pour être utilisée avec un ordinateur de table ou un portable. Dorénavant vous pourrez aussi le faire avec la plupart des appareils mobiles intelligents (phablette, tablette, téléphone mobile). (IPad, IPhone, IPad Air, IPod, Windows Surface, Chromebook) peut-être plus utiles pour faire de la consultation même si toutes les fonctionnalités sont disponibles. Merci Logiciels Sport-Plus inc.