Mise en œuvre d un Site Sharepoint-V1

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1 Mise en œuvre d un Site Sharepoint- MAJ 20/01/2015 Ce document décrit le paramétrage pour la mise en œuvre des fonctionnalités standard de Microsoft SharePoint 2013

2 NADAP et SharePoint NADAP ( Nouvelle approche dédiée aux processus) est une plateforme de partage et de travail collaboratif pour : - partager des documents avec des métadonnées et la gestion automatique des versions - permettre la co rédaction simultanée en ligne - partager des listes d information (comme des onglets d Excel) et pouvoir les modifier en ligne - gérer des droits d accès différentiées - pouvoir programmer des alertes automatiques par courriel - pouvoir retourner à tout moment vers Excel par exemple pour une mise en page particulière ou un publipostage A ce jour NADAP est utilisé avec SharePoint Foundation

3 SOMMAIRE Les sites : I01 Créer un site : I02 Normaliser son site : I03 Les Applications : I04 Les Listes : I05 Créer une liste : I06 Contenu d une liste : I07 Les colonnes : I08 Créer une colonne : I09 Mise à jour d une colonne : I10 Supprimer une colonne : I11 Modifier l ordre des colonnes : I12 Affichage : I13 Les bibliothèques : I14 Créer une bibliothèque : I15 Les pages : I16 Créer une page : I17 Référencement : I18 Trucs et astuces : I19 Autorisations : I20 SharePoint Designer : I21 3

4 Les sites Un site est un container qui contient plusieurs types de d éléments, tels que les pages web, les documents, les images, données, etc... Au niveau concepteur, pour créer un site on est forcément dans le contexte d un site parent SharePoint créé par un administrateur SharePoint au départ. Un site peut contenir un ou plusieurs sites imbriqués, appelés sou-sites. Seules les autorisations impactent selon les différents sous sites. C est pourquoi il est important de se placer sur le bon site avant de créer son contenu. 4 I01

5 Créer un site (1/5) Cliquer sur l icône paramètre en haut à droite de votre écran puis «Contenu du site» Cliquer sur «nouveau sous-site» 5 I02

6 Créer un site (2/5) Choisir un titre, une description et une URL. Attention : L URL du site doit être de préférence courte et sans caractères non alphanumériques. 6 I02-2

7 Créer un site (3/5) Les autorisations dépendent de ce que vous voulez faire Par défaut le sous site héritent des autorisation du site parent. Vous pouvez retirer cet héritage en cliquant sur «utiliser les autorisations uniques» et vous permettre ainsi de choisir qui a accès au sous site en particulier Laissez les autres paramètres par défaut. Enfin cliquer sur «Créer» à la fin du formulaire 7 I02-3

8 Créer un site (4/5) Votre site est créé et vous pouvez y accéder via https://spf.upmc.fr/nom_du_site_parent/nom_url_de_votre_site Vous êtes automatiquement redirigé vers l accueil. 8 I02-4

9 Créer un site (5/5) Par défaut, le site contient au moins un type de contenu en particulier qui est la page. Elle-même contient un menu sur la gauche, ainsi qu une bibliothèque de documents vide. 9 I02-5

10 Normaliser son site (1/2) Pour structurer tout les sites NADAP, une norme de 5 règles est à respecter Titre et version Page d accueil normalisée sur 5 points Menu avec structuration type Focus sur l objet principal du site Lien vers l assistance Texte de présentation avec mode d emploi sommaire 10 I03

11 Normaliser son site (2/2) Le menu est structuré D un lien vers l accueil D un lien vers la documentation regroupant tout les documents nécessaires à l utilisation du site. De liens concernant les principales fonctionnalités. Une couleur de fond bleu pour le menu : pour ce faire voir la documentation Comment changer la couleur du menu de gauche dans PGP/ 10 PROJET https://spf.upmc.fr/test/pgp/02projets/dsi-dt-couleur-menu- SHAREPOINT-0.pptx Pour modifier les liens du menu de gauche, cf. I18 de ce document. 1 2 Exemple : pour le site «Registre Santé et Sécurité au Travail», les principales fonctionnalités sont : ajouter un évènement (1), pouvoir visualiser les différents évènements déjà signalés (2), visualiser les signalements déjà étudiés (3) I03-2

12 Les applications (1/2) Il existe plusieurs types de contenus appelé «application» : les pages, les listes, les bibliothèques. Nous allons les détailler plus amplement dans les slides suivantes. Afin de pouvoir créer ces différents contenus il faut au préalable se situer sur la page qui permet d ajouter une application. Pour ce faire cliquer sur l icône paramètre en haut à droite Puis sur «ajouter une application» 12 I04

13 Les applications (2/2) Vous obtenez ainsi les différents types de contenu que vous pouvez créer. 13 I04-2

14 Les listes Les listes Une liste est un contenu qui permet de stocker des données. Une liste correspond à une table en base de données, avec des colonnes ( champs) prédéfinies Les données sont saisies via des formulaires. Exemple de listes : contacts, annonces, forums de discussion, etc... Les données saisies peuvent être de différents types : URL, texte, nombres, liens hypertextes, etc... Vous pouvez créer votre propre liste, y ajouter des colonnes, des éléments individuels ou modifier en bloc les données. La liste vous permet de partager des informations tout en choisissant ce que vous voulez afficher en fonction de l utilisateur ( cf. fiches sur les autorisations) 14 I05

15 Créer une liste (1/3) Donc comme dit plus haut, il faut tout d abord ajouter une application en passant par l icône paramètre en haut à droite, puis «Ajouter une application». Choisir «liste personnalisée». 15 I06

16 Créer une liste (2/3) Choisir un nom et «Créer». En cliquant sur «Options avancées», vous pouvez ajouter une description à votre liste 16 I06-2

17 Créer une liste (3/3) On est redirigé vers l affichage de la liste, qui pour l instant est vide puisque nous avons seulement crée la liste. 17 I06-2

18 Contenu d une liste (1/2) Pour personnaliser la liste, une fois sur celle-ci : Cliquer sur l onglet «LISTE» dans la barre en haut à gauche de l écran. Cliquer sur «Paramètres de liste» vers la droite 18 I07

19 Contenu d une liste (2/2) Dans cet écran, on peut donc ajouter/ mettre à jour/supprimer des colonnes à la liste, gérer les autorisations et les affichages etc. 19 I07-2

20 Les colonnes Une colonne correspond à un champs en base de données. Par défaut, 5 colonnes sont définies : Titre, Modifié, Crée, Crée par, Modifié par «Titre» par défaut est «Obligatoire», c est-à-dire qu à chaque création d un élément dans la liste, il est obligatoire de renseigner au moins le titre de cet élément. 20 I08

21 Créer une colonne (1/12) Pour créer une colonne, 2 méthodes sont possibles : 1) Lorsqu on se situe sur les paramètres de la liste (cf. I06 ) Cliquer sur «Créer une colonne» juste en dessous de la liste des différentes colonnes de la liste 21 I08-2

22 Créer une colonne (2/12) 2) Lorsqu on se situe sur l affichage de la liste (en cliquant sur le nom de la liste sur la gauche par exemple) Cliquer sur l onglet «Liste» puis sur «Créer une colonne» Vous obtenez à la suite un formulaire sous forme de nouvelle page par la méthode 1) ( fiche précédente) d une fenêtre popup par la méthode 2) (méthode ci-dessus) 22 I09

23 Créer une colonne (3/12) 23 I09-2

24 Créer une colonne (4/12) Plusieurs types de colonne sont disponibles : «Une seule ligne de texte», «Plusieurs lignes de texte», «Choix», «Nombre», «Recherche». Le type «Recherche» permet de faire une jointure entre 2 listes : pour remplir cette colonne il faudra choisir un élément déjà présent dans la seconde liste (méthode détaillée dans la I08-6) Attention : Il faut savoir que lorsqu'une colonne est créée avec un type, on ne peut plus modifier ce type. Exemple si vous choisissez le type «Choix» avec «Choix 1», «Choix 2». Puis qu ensuite vous décidez que le choix se porte sur une liste prédéfinie «Recherche 1», «Recherche 2» «Recherche 5». Il faudra supprimer cette colonne et en récréer une autre avec le type «Recherche». 24 I09-3

25 Créer une colonne (5/12) Lorsqu on sélectionne le type «Choix» un champ pour entrer ses choix apparait 25 I09-4

26 Créer une colonne (6/12) Lorsqu on sélectionne le type «Nombre» on peut définir la «valeur minimal et maximal autorisée» pour ce champ, le nombre de décimales 26 I09-5

27 Créer une colonne (7/12) On peut également ajouter une colonne de type «Personne et groupes» qui sera liée aux personnes qui ont accès au site parent ou à tous les utilisateurs de sites 27 I09-6

28 Créer une colonne (8/12) Créer une colonne sous forme d un lien URL avec un «lien hypertexte ou une image» Choisir s il s agit d un lien hypertexte ou d une image 28 I09-7

29 Créer une colonne (9/12) Ou créer une colonne de calculs. On peut ainsi faire des opérations élémentaires et des concaténations entre les colonnes. Vous trouverez les différentes règles sur le site de Microsoft : Pour ajouter une colonne à la formule. Sélectionner la colonne puis cliquer sur «Ajouter à la formule» 29 I09-8

30 Créer une colonne (10/12) Lorsqu on sélectionne le type «Recherche» on peut alors sélectionner la seconde liste avec laquelle on veut faire la jointure (Il faut avoir créer au moins une seconde liste (cf. I05-V0) On choisit ensuite la liste et la colonne principale sur lesquelles la jointure va se faire. Puis, si nécessaire, les colonnes supplémentaires que l on veut afficher 30 I09-9

31 Créer une colonne (11/12) Après avoir crée une colonne «demande», de type «Recherche» sur la colonne «Titre» de la «Liste 2», et affichée l «Id» de la «liste 2 ( précédente). On insère quelques éléments dans les listes 1 et 2 pour illustrer Dans la liste 1 : les demandes correspondent aux éléments insérés dans la liste 2 31 I09-10

32 Créer une colonne (12/12) Dans la liste 1 : le Titre de notre élément est associé à un élément de la colonne «demande» de la liste 2, et à son «Id» (création de la colonne demande I08-9-V0 ) 32 I09-11

33 Mise à jour d une colonne Cliquer sur l onglet «Liste» puis sur «Paramètre de la liste» cf. I06-V0 Sélectionner la colonne que vous voulez modifier en cliquant dessus cf. I07-V0 La description permet de donner une indication à l utilisateur. On peut aussi modifier l état de la colonne dans «Exiger que cette colonne contienne des informations» : Obligatoire (Oui) Ou Facultatif (Non) 33 I10

34 Supprimer une colonne Les colonnes dites de «base», c est-à-dire celle proposées par SharePoint ne peuvent être supprimées. Plusieurs possibilités : 1) Changer le nom de la colonne par le nom d une colonne dont vous avez besoin 2) La rendre facultative pour qu un utilisateur ne la remplisse pas au moment de l ajout 3) La supprimer de l affichage en la décochant (cf. point 3 de la I12-2) Les colonnes que vous avez créees ( par «créer une colonne» ) peuvent être supprimées. Comme pour une mise à jour, cliquer sur la colonne que vous voulez supprimer (cf. fiche précédente) puis en bas à droite «Supprimer» 34 I11

35 Modifier l ordre des colonnes Cliquez sur l onglet «Liste» puis sur «Paramètres de la liste» cf. I06 Cliquez ensuite sur «Paramètres avancés» Dans la rubrique «Type de contenus» (1 ère ) cliquer sur «Oui» puis sur «OK» en bas de page 35 I12

36 Modifier l ordre des colonnes Vous êtes automatiquement redirigé sur la page «Paramètres» de la liste. Dans la rubrique «Type de contenu» cliquez sur «Elément» En bas de page, cliquer sur «Ordre des colonnes» Choisissez l ordre que vous souhaitez pour vos colonnes en modifiant «Position à partir du haut» puis sur «OK» 36 I12-2

37 Affichage (1/5) En tant que concepteur, vous pouvez créer un affichage principal. L utilisateur peut ensuite personnaliser son affichage selon ses besoins (cf. le document DSI- DT-SHAREPOINT-1) Pour créer un affichage, cliquer sur l onglet «Liste» en haut à gauche puis sur «Modifier l affichage» 37 I13

38 Affichage (2/5) Vous pouvez alors Modifier le nom de l affichage de la liste d éléments «Tous les éléments» Modifier l ordre d affichage des colonnes via «Position à partir de la gauche» Afficher ou non une colonne en cliquant sur la case «Afficher» 38 I13-2

39 Affichage (3/5) Effectuer des tris ou des filtres sur les colonnes 39 I13-3

40 Affichage (4/5) Vous pouvez également choisir d autres options en bas de page. «Grouper par» permet de faire des jointures( lier des liste entre elles par une colonne). On ne peut faire des jointures qu entre deux listes ( tables) seulement. «Totaux» permet de mettre en place un compteur sur une colonne 40 I13-4

41 Affichage (5/5) Ne modifiez pas les options de la catégorie «Mobile». Puis valider. 41 I13-5

42 Les bibliothèques La bibliothèque de documents sert à stocker des documents. Une bibliothèque est une liste dont chaque élément contient obligatoirement un élément. Vous pouvez, avec une bibliothèque, créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres d une équipe. Vous pouvez utiliser la co-création, le contrôle de version et l extraction pour travailler à plusieurs sur des documents. En réunissant tous vos documents au sein d un emplacement, vous permettez à vos collaborateurs d accéder aux dernières versions lorsqu ils en ont besoin. Vous pouvez également synchroniser vos documents sur votre ordinateur local pour y accéder en mode hors connexion. 42 I14

43 Les bibliothèques La référence (lien direct) de la bibliothèque est disponible dans le menu à gauche. 43 I14-2

44 Créer une bibliothèque Lorsque vous avez ajouté une application (cf. I03) Cliquer sur «bibliothèque de documents». Choisir un nom et «Créer». 44 I15

45 Les pages Les pages sont des ressources d un site. Elles font partie intégrante des sites et on y accède via une liste de page. Elles peuvent contenir des références via les différents autres types de contenu. On créer une page quand on veut restreindre le contenu en fonction de l utilisateur. C est un contenu qui est destiné à ne pas évoluer dans le temps. 45 I16

46 Créer une page (1/9) Cliquer sur l icône «paramètre» en haut à droite de votre écran puis «Ajouter une page». Choisir un nom et cliquer sur «Créer». 46 I17

47 Créer une page (2/9) Vous obtenez la page suivante, avec des onglets «Format de Texte» et «Insérer» Avec Format de texte vous pouvez écrire ce que vous souhaiter sur votre page, en cliquant sur «Enregistrer», vous afficherez ce que vous avez écrit et créer. Vous pouvez modifier la disposition de votre texte comme dans un PowerPoint avec le bouton «Disposition du Texte». 47 I17-2

48 Créer une page (3/9) Vous pouvez également insérer des tableaux, des images ou des applications que vous avez créer auparavant ( les listes, les bibliothèques. ) Cliquer sur le bouton «Composant d application», Puis choisissez l application que vous souhaitez afficher en cliquant dessus. Ensuite cliquer sur «Ajouter». 48 I17-3

49 Créer une page (4/9) Après avoir ajouter votre composant, vous pouvez le modifier par le «WebPart». Sur la droite de l élément, il y a une case à cocher ainsi qu un petit triangle vers le bas. Cliquer dessus puis choisissez «Modifier le composant WebPart» 49 I17-4

50 Créer une page (5/9) Une barre d outil apparait alors sur le coté droit : Vous pouvez alors choisir les différentes options proposée dans le menu «Aucune barre d outil» permet de retirer le bouton «nouvel élément» Vous pouvez choisir un affichage que vous avez crée dans «Affichage séléctionné» 50 I17-4

51 Créer une page (6/9) Pour deux éléments identiques ( Liste 1 : les jours ), on peut avoir deux affichages différents : le premier n a pas été modifié par le WebPart et le second si. 51 I17-4

52 Créer une page (7/9) Modifier ensuite l apparence de votre page en choisissant la disposition et la forme de vos éléments voulue. Terminer en cliquant sur «Enregistrer» Vous obtenez ainsi la page avec les éléments que vous venez d ajouter. Pour modifier la page, cliquer sur l onglet «Page» puis sur «Modifier» 52 I17-5

53 Créer une page (8/9) Pour afficher votre page, cliquer l icone paramètre en haut à droite, puis sur «Contenu du site» Puis sur «Pages du site» 53 I17-6

54 Créer une page (9/9) Cliquer ensuite sur la page que vous souhaitez afficher. De manière plus directe, vous pouvez référencer votre page (fiche suivante). Elle sera ainsi présente dans votre menu à gauche 54 I17-7

55 Référencement (1/3) Le référencement peut se faire pour chaque élément de votre site : pages, bibliothèques, listes. Il suffit de prendre l URL de l élément que vous souhaitez référencer. Ici prenons la page Pour ce faire, sélectionnez l URL de votre page et copiez la Puis cliquer sur «Modifier les liens» dans le menu de gauche Puis sur «lien» 55 I18

56 Référencement (2/3) Coller votre lien et ajouter un «Texte à afficher». Ce texte sera celui qui sera visible dans votre menu comme «Accueil», «Documents» Cliquer sur Ok. Puis sur «Enregistrer» dans le menu de gauche. Avant d enregistrer, vous pouvez modifier la disposition des liens en les faisant glisser. 56 I18-2

57 Référencement (3/3) Vous obtenez donc le lien de votre page dans le menu de gauche 57 I18-3

58 Trucs et astuces Une colonne peut être en «lecture seule». Cependant, cette fonctionnalité n est pas disponible par le site directement. Il faut alors aller modifier une ligne de code via l outil SharePoint Designer. Vous retrouverez cette méthode dans le document «.» Il est possible de modifier les colonnes dans l ordre de création. Lors de la création d une liste, vous pouvez modifier l ordre d affichage des colonnes. Mais dans le formulaire, l ordre des colonnes reste identique à l ordre chronologique de la création des colonnes. Vous pouvez modifier l ordre des colonnes dans le formulaires. Cet ordre concernera tout les affichages de cet élément. 58 I19

59 Autorisations Par défaut, les autorisations sont celles du site parent. Elles sont disponibles dans l onglet «Liste» puis «Paramètre de la liste» cf. I06 Puis dans la rubrique «Autorisation et gestion» en cliquant sur «Autorisation du composant : liste» 59 I20

60 SharePoint Designer Toutes ces manipulation sont disponibles via l outil SharePoint Designer. 60 I21

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