Appel d offre CNRFID - Traçabilité RFID d instruments et contenants métalliques

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1 Appel d offre CNRFID - Traçabilité RFID d instruments et contenants métalliques Référence CNRFID : AO 011 Cahier des charges CNRFID Traçabilité RFID d objets métalliques Référence AO 011

2 Table des Matières 1. Contexte Descriptif des lieux Objets à identifier par RFID Description technique et fonctionnelle du besoin Lecture en volume et inventaire des objets Lecture unitaire et recherche d un objet (en option) Processus de traçabilité des objets Systèmes et Technologies envisagées Cycles de désinfections des objets Volumétrie du Projet Système d information Compétences des prestataires Ouverture du projet Délais Délais de réponse Délais de déploiement... 10

3 1. Contexte Dans le cadre de la mise en place de solutions innovantes utilisant les technologies RFID et répondant au besoin de traçabilité d instruments et de contenants métalliques, une société Française (le demandeur) souhaite faire appel à un prestataire pour mettre en place une solution matérielle et logicielle. Les instruments et contenants à tracer seront appelés «objets» dans la suite de ce document. Le demandeur possède des locaux composés de 4 salles de travail ainsi qu une salle de désinfection. Près de 300 objets y seront à tracer. L objectif de ce présent appel à solution est de placer des tags RFID sur l ensemble des instruments et contenants utilisés par le demandeur afin de pouvoir en assurer une traçabilité automatisée, ainsi qu un inventaire rapide à l aide d éléments de lecture RFID. Le demandeur attend donc de l application RFID les améliorations suivantes : o Traçabilité automatisée de son parc d objets, o Identification unique des objets et inventaire facilité, o Détection d éventuels d objets n ayant pas suivi un cycle de désinfection normal. Cette société souhaite, de la part des prestataires une solution matérielle et logicielle opérationnelle, non propriétaire et parfaitement maitrisée. Il ne s agit ni d un pilote ni d une phase expérimentale ou de recherche, mais d un véritable déploiement opérationnel dans les conditions réelles. La réussite de ce premier projet pourra ouvrir par la suite d autres perspectives d intégration RFID sur des sites similaires à ceux du présent demandeur. 2. Descriptif des lieux Le présent projet se limitera pour l instant aux seuls locaux du demandeur, soit 4 salles de travail, ainsi qu une salle de désinfection. Un lecteur RFID fixe sera positionné dans chacune des pièces. Le cloisonnement entre les différentes pièces est réalisé à partir de matériaux standards type agglomérés ou plâtre, donc propice à la propagation des ondes électromagnétiques. Ces points devront être bien pris en compte par le prestataire, afin de s affranchir de toutes lectures «déchets» à travers les murs.

4 3. Objets à identifier par RFID On retrouve ici une gamme d objets de formes, tailles et matériaux variés. Les 270 éléments à tracer ont été regroupés en deux familles dans le tableau ci-dessous : Objets Matériaux Taille Nombre Photos 3 différentes tailles : - Manche large : épaisseur 5 à 5,5 mm - en section : forme semi-lunaire Instruments Métal (inox) - Manche rond : diamètre de 4 à 6 mm Manche des pinces : épaisseur 2,5 mm (à l'extrémité où les deux parties se rejoignent, 1 mm puis 2,2 mm) 2 différentes tailles : Contenants Métal (inox) 70 -Small : 18,5 * 12 * 2,5 cm -Large : 27,5 * 17,5 * 2,5 cm

5 Le prestataire proposera les tags RFID les plus adaptés à chacune des deux familles d objets du tableau ci-dessus, en prenant bien en compte les contraintes de taille et de matériaux énoncés. Les tags devront par ailleurs résister aux différents cycles de désinfections (détaillés au chapitre 4.5 «Cycle de désinfection des instruments»). Les tags seront positionnés dans des concavités réalisées au sein des instruments par les soins du demandeur. Les tags seront donc entourés de métal (inox), seule la partie supérieur sera visible (recouverte de résine) comme le montre la photo exemple ci-contre : La pause des tags sera gérée par le demandeur, le prestataire en assurera seulement la fourniture. 4. Description technique et fonctionnelle du besoin La solution devra permettre d apporter une identification unitaire de chacun des objets taggués, afin d en améliorer la traçabilité. 4.1 Lecture en volume et inventaire des objets L identification unique par tag RFID de chaque objet devra permettre au gestionnaire de faire un inventaire rapidement et avec le moins d erreurs possible. Pour cela, il pourra se déplacer dans ses locaux et relever à l aide d un lecteur RFID mobile l ensemble des identifiants des objets taggués présents. Le lecteur portable pourra transférer les données recueillies vers le système d information du site en se branchant à son socle d alimentation. Les distances de lectures attendues seront de quelques dizaines de centimètres, compte tenu de la petite taille de certains objets ainsi que leur composition métallique. 4.2 Lecture unitaire et recherche d un objet (en option) L opérateur pourra être amené à rechercher individuellement un objet. Connaissant sa référence ainsi que son identifiant RFID (inscrit dans sa base de données), il va donc utiliser une fonction «recherche» et se déplacer dans les différentes pièces du site. Un indicateur sonre ou visuel lui indiquera la présence proche de l objet recherchée. Cet indicateur pourra être plus ou moins intense en fonction de la proximité de l objet recherché.

6 4.3 Processus de traçabilité des objets La traçabilité et le contrôle des conditions d hygiène devront être réalisés de la manière suivante : En salle de désinfection : elle sera équipée d un lecteur RFID fixe, interfacé avec un PC muni d un logiciel de «gestion RFID des désinfections». L opérateur réalisant les actions de désinfections pourra, dans le système d information du site, associer l identifiant de l objet à l action de désinfection qui vient de lui être administrée (exemple : l instrument d identifiant RFID xxx-xxx a été désinfecté le , avec le produit λ, pendant 20 minutes). En salles de travail : elles seront chacune équipées d un lecteur RFID fixe interfacé avec un PC muni d un logiciel de «contrôle RFID des désinfections». Cela permettra à l opérateur de contrôler, aux moments de son choix, si ses instruments respectent les normes d hygiènes en vigueur. Le logiciel affichera simplement, a chaque lecture d identifiant RFID, les informations relatives à l instrument qui lui est associé (date de dernière désinfection etc). Une alerte sera générée en cas de non respect des conditions d hygiènes. Les conditions d hygiènes à respecter seront précisément définies par le demandeur. Le prestataire sera chargé du développement du logiciel de gestion RFID des désinfections destiné au PC de la salle de désinfection, ainsi que du logiciel de contrôle des désinfections destiné aux PC des salles de travail. Plus de détails sont donnés dans la partie 5 «Système d Information». 4.4 Systèmes et Technologies envisagées Ces éléments sont donnés à titre indicatif, tout autre principe ou système permettant de rendre les mêmes fonctionnalités est accepté. L ensemble des tags RFID à apposer sur les objets devront : Ne pas être perturbés par la proximité des matières métalliques, et pouvoir être lus dans des cavités métalliques (avec une face du tag «visible»), Proposer des distances de lectures comprises entre 10cm et 50cm, Disposer d une mémoire réinscriptible (en option), Supporter d éventuels chocs dus à des chutes ou chocs reçus par les objets, Supporter les conditions de température et de pression imposées par les cycles de désinfections (détaillés au chapitre 4.5), Etre packagés de manière à résister mécaniquement aux produits utilisés lors des mêmes cycles de désinfections (ces produits sont listés au chapitre 4.5). Les tags seront encodés par les soins du demandeur. Le prestataire proposera un protocole d encodage des tags rapide et simple d usage, via une interface installée sur un des PC fixe du site.

7 Le terminal de lecture portable sera de type PDA, Tablette ou Smartphone et bien sur muni d une antenne RFID intégrée afin de permettre des lectures de la manière la plus ergonomique possible. Il devra par ailleurs intégrer les options des périphériques suivants : o Ecran et clavier de saisie, o Lecteur RFID. Deux modes de lecture des Tags RFID pourront être assurés par le système de lecture portable : o Lecture en volume : Lecture multiple et en aveugle des tags présents dans le champ à une distance de lecture de 10cm à 50cm. o Lecture unitaire (en option) : Lecture unitaire d un tag RFID, avec une fonction facilitant la recherche au fur et à mesure que l on s approche de l instrument/contenant embarquant le tag recherché. La technologie UHF est ici privilégiée. Cependant, si d autres technologies sont proposées, elles seront étudiées. Les terminaux de lecture RFID fixes seront de type «lecteurs de bureau», et disposant de connectique USB afin de se connecter facilement aux PC du site. Le respect des normes RFID en usage / l interopérabilité du matériel proposé sera un critère de choix déterminant. 4.5 Cycles de désinfections des objets Les instruments et contenants sont amenés, pour des raisons d hygiènes, à suivre régulièrement des cycles de désinfection. Le graphique ci-contre présente les conditions de pression et de température que les objets doivent endurer durant les cycles de désinfection :

8 On peut y observer : - Un plateau de température à 134 pendant 18 minutes, - Un plateau de pression à 3 Bar pendant 18 minutes également. Outre ces conditions de température et de pression, les objets seront amenés à être nettoyés à l aide d un certain nombre de produits de désinfection, dont la liste est précisée ci-dessous : Chlorure de didécyldiméthylammonium, Digluconate de chlorhexidine, Polyhexaméthylène biguanide, Propane-2-ol, Chlorure d'alkylbenzyl dimethyl ammonium, Ethoxyle polymère, Chlorure de didecyl dimethylammnium. Les objets sont en moyenne amenés à suivre près de 100 cycles de désinfection pan an. 4.6 Volumétrie du Projet Voici le détail de la volumétrie du projet : 200 tags RFID pour les instruments métalliques, 70 tags pour les contenants métalliques, 1 lecteur RFID portable, 5 lecteurs RFID fixes, avec connectique USB, 1 lecteur/encodeur RFID fixe.

9 5. Système d information Dans le cadre de ce cahier des charges, il est demandé la réalisation de plusieurs logiciels de gestion du système de capture de données RFID déployé : Un logiciel de «gestion RFID des désinfections». Ce logiciel sera installé sur le PC de la salle de désinfection, équipés du système d exploitation Microsoft Windows. Ce PC sera connecté au réseau local du site. Le logiciel permettra, dans le système d information du cabinet, de réaliser une association entre l identifiant d un l objet et l action de désinfection qui vient de lui être administrée. Un logiciel de «contrôle RFID des désinfections». Ce logiciel sera installé sur chacun des PC des salles de soins, équipés du système d exploitation Microsoft Windows. Ces PC seront connectés au réseau local du site. Le logiciel permettra à l opérateur de contrôler, aux moments de son choix en lisant l identifiant RFID d un instrument, si celui-ci respecte les normes d hygiènes en vigueur. Le logiciel affichera simplement, a chaque lecture d identifiant RFID, les informations relatives à l instrument qui lui est associé (date de dernière désinfection etc). Une alerte sonore ou visuelle sera générée en cas de non respect des conditions d hygiènes définies. Un logiciel de «gestion RFID des inventaires d objets» dans le cabinet. Ce logiciel tournera sur le terminal de lecture mobile. L IHM proposée devra être la plus fonctionnelle et intuitive possible. L unique objectif est de relever les identifiants RFID des objets ayant été lus durant l inventaire. Une fonction recherche pourra être développée (en option), à partir de l identifiant de l objet recherché. Les inventaires réalisés devront être exportables sous format standard (Excel, CSV ) et transférables vers le système d information via le socle d alimentation du terminal mobile. Aucune connexion Wifi n est demandée. Un logiciel de «gestion des encodages RFID». Ce logiciel sera installé sur un des PC du site, équipé du système d exploitation Microsoft Windows. Ce PC sera connecté au réseau local du site. Le protocole d encodage proposé sera rapide et simple d usage. Le serveur utilisé dans les locaux du demandeur tourne sous licence Windows XP Pro. Les différents PC tournent sous licence Windows Seven ou XP, selon les postes. 6. Compétences des prestataires Idéalement, la proposition prise avec le plus de sérieux et d intérêt sera celle apportant la réponse à l ensemble des besoins logiciels et matériels, avec une société garante de la solution globale. Les compétences de la société en RFID seront clairement précisées. Si possible, le prestataire présentera les solutions mises en place dans des projets similaires de traçabilité d objets métalliques. Dans une première phase, 2 à 3 prestataires parmi ceux qui auront donnés une réponse pertinente seront retenus pour une visite de site. Lors de cette visite, les prestataires feront une démonstration permettant de montrer la correspondance entre leur solution et les attentes du client.

10 7. Ouverture du projet Si ce premier projet donne entière satisfaction, le modèle est susceptible d être étendu à d autres sites similaires en France. 8. Délais Diffusion du présent document 26/04/2013 Réponse impérative des prestataires au cahier des charges 24/05/2013 Choix de 2 ou 3 prestataires crédibles techniquement et financièrement 29/05/2013 Démonstration de faisabilité technique sur le du site de production pour validation des engagements et délais avec les prestataires pré-retenus Retour d éventuelles offres ajustées en fonction des visites sur site (pour les prestataires pré-retenus) Du 03 au 07 Juin /06/2013 Choix définitif 19/06/ Délais de réponse La réponse à l appel d offre est attendue à la date du 24/05/2013 au plus tard, par mail aux adresses suivantes : ; 8.2 Délais de déploiement Le déploiement devra être réalisé sur site avant le 01/08/ Fin du document

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