Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 MARCHES PUBLICS DE TECHNIQUES DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION SICTOM PEZENAS-AGDE - Service Finances et Marchés Publics 27 avenue de Pézenas BP NEZIGNAN L EVÊQUE Tél: ACQUISITION, MISE EN ŒUVRE ET MAINTENANCE D UNE SOLUTION DE GESTION D ATELIER, DE PARC DE VEHICULES ET DE STOCK DE FOURNITURES Cahier des Clauses Techniques Particulières

2 Table des matières 1. Généralités Présentatin du syndicat Cntexte Mdalités de piltage du prjet Objectifs fnctinnels Slutin de base Tranches cnditinnelles Prestatins de mise en œuvre Reprise des dnnées Préparamétrage Paramétrage Frmatin Frmatin des administrateurs techniques : Frmatin des utilisateurs : Prestatins d assistance et de maintenance Envirnnement technique Gestin de la sécurité Gestin de la durée de cnservatin des infrmatins Perfrmance Ergnmie générale Hébergement... 8

3 ACQUISITION, MISE EN ŒUVRE ET MAINTENANCE D UNE SOLUTION DE GESTION D ATELIER, DE PARC DE VEHICULES ET DE STOCK DE FOURNITURES 1. Généralités La cnsultatin a pur bjet l acquisitin, la mise en œuvre et la maintenance d une slutin de gestin d atelier, de parc autmbile et de gestin de stck de furnitures. Elle est cmpsée d une slutin de base et de mdules qui purrnt être acquis par affermissement de tranches Présentatin du syndicat Le SICTOM Syndicat InterCmmunal pur le Traitement des Ordures Ménagères est un Etablissement Public de Cpératin Intercmmunale (EPCI) créé en Aujurd hui le SICTOM rassemble 58 cmmunes et près de habitants permanents, chiffre qui crît cnsidérablement en péride estivale : jusqu à résidents. Au fil des années, l accueil de nuvelles cmmunes, l augmentatin cnstante de la ppulatin, l intérêt crissant de la ppulatin pur des questins envirnnementales et de dévelppement durable, les cllabratins réussies (l ADEME, Ec-Emballages, le Cnseil Général) nt permis de multiplier les missins du SICTOM : Cllecte et traitement des déchets ménagers et assimilés, Cllecte sélective et tri des emballages ménagers recyclables, Gestin du centre de tri et des deux quais de transfert, Gestin des déchèteries et des C.E.T. (Centre d Enfuissement Techniques), Cllecte du verre et des pints d apprts vlntaires, Cmmunicatin et préventin auprès des usagers. Bryage et évacuatin des déchets verts, Transprt en FMA des déchets vers les exutires, Gestin platefrme de cmpstage des déchets verts et valrisatin des déchets de bis Cntexte Le syndicat dispse d une fltte de l rdre de 150 véhicules (Bennes d Ordures ménagères, semiremrques, plybennes, véhicules utilitaires et de turisme). Pur entretenir cette fltte, le syndicat pssède sn prpre atelier dté d un chef d atelier, de 3 mécaniciens et d un magasinier. Le syndicat gère également ses équipements de prtectin individuelle, diverses furnitures administratives et prduits ménagers. Une persnne est chargée de la gestin des stcks crrespndants.

4 Chefs de service, directeurs, cntrôleurs de gestin, acheteurs divent puvir accéder à la slutin chacun pur les prérgatives qui les cncernent. Au ttal, la slutin sera accessible pur : - 3 utilisateurs pératinnels (chef d atelier, magasinier atelier, gestinnaire stck furnitures), - 5 utilisateurs en cnsultatin. La cllectivité suhaite un système intégré et nn pas la juxtapsitin de plusieurs slutins Mdalités de piltage du prjet La mise en œuvre du prjet s effectuera avec le cncurs permanent des acteurs du grupe prjet cnstitué de la façn suivante : - Directeur général des services, - Directeur des infrastructures et des équipements, - Chef de service, - Chef d atelier, - Cntrôleur de gestin, - Utilisateurs principaux autant que de besin, - Le titulaire du marché respnsable de la mise en œuvre. Pilté par le directeur des infrastructures et des équipements, le grupe prjet a pur rôle de suivre la mise en place jusqu à la phase de mise en prductin de la slutin et de faire remnter les infrmatins utiles sur l évlutin du prjet en vue de l ajuster, de l enrichir vire de le rérienter. 2. Objectifs fnctinnels La cllectivité suhaite se dter d une slutin dispsant des fnctinnalités suivantes : 2.1. Slutin de base - Gestin d une base d infrmatin cmprtant a minima : La carte d identité du véhicule (reprenant les détails de la carte grise) ; l histrique du véhicule dit prendre en cmpte le changement pssible d immatriculatin, La classificatin du véhicule (catégrie, sus-catégrie, marque, mdèle, versin), Le suivi histrisé des affectatins du véhicule, Le suivi des équipements et matériels rattachés aux véhicules, Le paramétrage et l éditin d états et de statistiques, L inventaire du parc, La gestin d un histrique du parc, La gestin du renuvellement des véhicules. - Gestin des carburants et du kilmétrage : Imprtatin des dnnées furnisseurs. En l ccurrence le système dit être capable d imprter en masse les dnnées de facturatin de Ttal u de tut autre furnisseur si la cllectivité venait à en changer et les dnnées issues de la pmpe interne de la cllectivité (les dnnées snt remntées au lgiciel ALX 70 de ALX technlgie).

5 Gestin des cartes/badges de carburant, Gestin des cuves de carburant internes, Gestin des inchérences kilmétriques, Gestin des anmalies de cnsmmatin, Suivi des kilmètres parcurus, Calcul des cnsmmatins par véhicules, par service, par directin, par catégrie de véhicule u pur l ensemble du parc, Calcul des cûts, par véhicule, par catégrie de véhicule, par service, directin, par type d énergie u pur l ensemble du parc, Editin d états crrespndants. - Suivi des prévisinnels d entretien et des cntrôles bligatires Calcul des prévisinnels d interventin (seln fréquence, km, durée u km/durée), Editin d états et alertes crrespndants. - Gestin des réparatins et de l entretien Gestin de l atelier. La slutin dit être évlutive pur puvir gérer plusieurs ateliers en cas de mutualisatin des myens entre cllectivités : Gestin des rdres de réparatin, Préparatin des travaux avant l arrivée des véhicules en atelier, Planificatin des entretiens et cntrôles préventifs, Gestin des signalements u demandes de travaux (cncerne 3 chefs de service extérieurs à l atelier), Pintage autmatique des temps des agents d atelier, Gestin des indispnibilités des agents d atelier, Gestin des stcks : Le système dit être capable de : Créer et mdifier des fiches articles, gérer des familles d articles, gérer les muvements entrées-srties des cnsmmables, gérer les lieux et emplacements de stckage, d alerter quand le stck minimum est atteint par article, prpser les quantités de réapprvisinnement, gérer les inventaires, l histrique des cnsmmatins par article/par furnisseur Les pératins intégrées dans le mdule de gestin de l atelier divent être liées à la gestin des stcks (si une pièce est utilisée lrs d une réparatin, elle dit être défalquée du stck). Cûts d entretien : le système dit être capable de furnir un cût de réparatin et d entretien incrprant les cûts directs et indirects par véhicule et par service Histrique cmplet de l entretien par véhicule, y cmpris cntrôles techniques, mines, cntre-visites Gestin des furnisseurs : le système dit puvir cntenir les furnisseurs de pièces u de prestatins assciées. Il dit furnir les cûts assciés à chaque furnisseur. Editin d états crrespndants. - Gestin des stcks de furnitures : le système devra être capable de furnir un système de gestin de stcks de furnitures diverses (EPI, matériel divers), de la même manière et avec les mêmes fnctinnalités que pur la gestin du stck des pièces d atelier. - Outil de requête permettant de frmater des éditins prédéfinies et persnnalisables de façn cnviviale, sans nécessité de dispser de cmpétences infrmatiques particulières. Le sumissinnaire décrira les mdalités et pssibilités de sn système de restitutin ainsi que les frmats de restitutin.

6 - Pssibilité de prduire des dcuments et curriers mdélisés, reprenant autmatiquement des dnnées enregistrées dans la base, à partir des écrans fnctinnels du lgiciel. - Pssibilité d émettre ces dcuments par Mail u par fax à partir du lgiciel. - Pssibilité de rattacher des dcuments (phts, dcuments scannés u autres frmats). - Archivage des dcuments et/u curriers émis. - Cmpatibilité avec les utils bureautiques utilisés pur génératin des états sus frmats PDF, Wrd, Excel Tranches cnditinnelles Des tranches cnditinnelles snt prévues à ce marché. Elles crrespndent à des fnctinnalités que la cllectivité se dnne l pprtunité d acquérir. A chaque tranche est assciée une frmatin des utilisateurs à la nuvelle fnctinnalité. - TC1 : Bilan carbne de la fltte : Le système sera capable de déterminer le bilan carbne de l ensemble de la fltte en prenant en cmpte l ensemble des paramètres habituels ; - TC2 : Facturatin des entretiens et réparatins : Le système devra être capable d émettre une facture crrespndant à une réparatin en prenant en cmpte les cûts de pièce et de main d œuvre effectuée par les agents de la cllectivité ; - TC3 : Imprt des dnnées de facturatin et des histriques techniques des prestataires de maintenance : le système devra être capable d imprter en masse ces dnnées ; - TC4 : Calcul des amrtissements : Le système devra puvir prcéder au calcul autmatisé de l échéancier d amrtissement ; - TC5 : Imprt en temps réel des dnnées de facturatin des pleins de carburant chez les pétrliers (Ttal,..) - TC6 : Service permettant de rédiger les bns de cmmande depuis le lgiciel et de les transférer à ntre applicatin de gestin financière SEDIT de Berger-Levrault. Le système devra alerter si un article est déjà en stck. Les dnnées à furnir par webservice via un fichier xml snt décrites en annexe. 3. Prestatins de mise en œuvre 3.1. Reprise des dnnées La cllectivité suhaite que les dnnées incluses dans sn système actuel de gestin d atelier (APVéhicule. APStck n est pas utilisé) sit reprises dans sn futur système. Les dnnées liées aux différents stcks devrnt également être reprises (frmat excel). Le sumissinnaire décrira les mdalités de reprise des dnnées et les tâches incmbant à la cllectivité Préparamétrage Le système sera au maximum préparamétré au regard de ce qui se fait habituellement. La cllectivité ne devra plus que faire des mdificatins à la marge. De même, les requêtes les plus fréquentes devrnt avir été incrprées à l util de requêtes du système Paramétrage Le titulaire accmpagnera la cllectivité dans le paramétrage de l applicatin. Les candidats décrirnt les mdalités et le temps d accmpagnement prévu.

7 3.4. Frmatin Frmatin des administrateurs techniques : Le titulaire frmera les infrmaticiens de la cllectivité au dépannage de premier niveau (redémarrage des serveurs, redémarrage de l applicatin, ). La durée de cette frmatin ne purra être inférieure à ½ jurnée Frmatin des utilisateurs : Le titulaire frmera de manière adaptée les différents prfils d utilisateurs : utilisateurs pératinnels d une part (a minima 2.5 jurs de frmatin), utilisateurs en cnsultatin d autre part (a minima 1 jurnée de frmatin). Des frmatins ultérieures purrnt être sllicitées. Le titulaire furnira la dcumentatin utilisateur, qui devra être exhaustive et en français Prestatins d assistance et de maintenance - Maintenance évlutive : mise à dispsitin dans le cadre du cntrat de maintenance des nuvelles versins du lgiciel et des crrectifs apparaissant pendant la durée du cntrat. - Le titulaire mettra en place une ht-line fnctinnant 5j/7 de 8 à 18h sur une ligne nn surtaxée permettant à la cllectivité de faire remnter les dysfnctinnements de l applicatin. La crrectin u une slutin de remplacement devra être furnie dans les 3 jurs uvrés. 4. Envirnnement technique 4.1. Gestin de la sécurité L accès aux fnctins de l util dit être sécurisé et tut utilisateur dit décliner sn cde utilisateur et sn mt de passe. Cette authentificatin dit cnduire le système à déterminer le prfil d utilisatin. Une jurnalisatin des actins dit être prévue afin de déterminer qui peut avir cmmis des erreurs dans l explitatin du système Gestin de la durée de cnservatin des infrmatins La durée de cnservatin des infrmatins dépend de la nature des interventins qui nt lieu sur ces infrmatins. Elle fait l'bjet de règles précises, généralement édictées par la CNIL. Des traitements péridiques divent dnc permettre : d'assurer l'archivage des infrmatins, d'éliminer autmatiquement tutes les infrmatins dnt la durée de cnservatin paramétrable est arrivée à sn terme, de cnserver durablement certaines infrmatins, sus frme annyme, dans la perspective de traitements statistiques ultérieurs. Les dnnées prduites sernt traitées cmme des archives intermédiaires u définitives, elles snt présentes pur mémire et répndent à la li 1979 cdifiée (Cde du patrimine) qui interdit leur éventuelle destructin sans visa des archives départementales Perfrmance Les temps de répnse attendus du système infrmatique, en termes de recherche et de manipulatin des infrmatins, ne divent pas être un frein à l utilisatin du prduit et à sn adhésin.

8 4.4. Ergnmie générale Le système est destiné à des nn infrmaticiens, ils devrnt être autnmes après avir suivi la frmatin adéquate. De ce fait, la slutin devra être : Simple Intuitive Claire Adaptée à la fis aux traitements unitaires et de masses Dcumentée Traçable 4.5. Hébergement La slutin sera hébergée sur les serveurs de la cllectivité. Les candidats indiquernt la cnfiguratin minimale de ces serveurs. Les candidats devrnt indiquer de manière facultative en prestatin supplémentaire une slutin d hébergement dans leur prpre datacenter. Les candidats expsernt en détail les mdalités d hébergement en particulier sur la sécurité de accès et les niveaux de dispnibilité.