APPEL A PROJETS PERMANENT. Programme opérationnel national du Fonds social européen

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1 APPEL A PROJETS PERMANENT Programme du Fonds social européen Axe 3 : lutter contre la pauvreté et promouvoir l inclusion Objectif thématique 9 : promouvoir l inclusion sociale et lutter contre la pauvreté et toute forme de discrimination Priorité d investissement 9.1 : inclusion active Objectif spécifique 1 : augmenter le nombre de parcours intégrés d accès à l emploi des publics très éloignés de l emploi dans une approche globale de la personne Objectif spécifique 2 : mobilisation des employeurs et des entreprises dans les parcours d insertion Le Conseil général de Vaucluse est candidat pour devenir organisme intermédiaire pour la gestion d une subvention globale FSE pour la période. Cette demande fait suite à une période de six ans au cours de laquelle le Conseil général a fait la preuve de sa capacité à intégrer les modalités de fonctionnement FSE dans ses pratiques et à mobiliser ce fonds en cofinancement d actions spécifiques intégrée dans son Programme Départemental d Insertion. Le projet prévoit de renforcer les moyens que le Conseil général mobilise pour accompagner les personnes les plus éloignés de l emploi dans leur parcours d insertion sociale et professionnelle, et de soutenir des actions innovantes en direction de ces publics. A cet effet le Conseil général ouvre donc un appel à projets permanent qui permettra de sélectionner des projets visant à répondre aux objectifs déterminés par la Commission Européenne, et d augmenter le nombre de participants aux actions financées par le FSE et plus particulièrement les demandeurs d emplois et les inactifs du département de Vaucluse. Pour atteindre cet objectif général le Conseil général renforce, Conformément à l objectif spécifique 1 - le dispositif d accompagnement vers et dans l emploi des personnes les plus éloignées de l emploi et cumulant des difficultés d ordre social Conformément à l objectif spécifique 2 - le dispositif de lien à l entreprise pour rapprocher l offre de la demande d emploi au profit des personnes très éloignées de l emploi 1

2 1- Définition des projets attendus : Les dossiers présentés s articuleront autour d un objectif général : Faciliter l accès ou le maintien à l emploi Chaque dossier précisera les conditions de mise en œuvre de l action et notamment prendra en compte les attentes de la collectivité en matière d accompagnement du public RSA socle, majoré ou activité, soumis aux droits et devoirs et orientés explicitement par un référent Conseil général ou Pôle Emploi. Le public concerné par l opération sera élargi à tous les publics les plus éloignés de l emploi et notamment les jeunes de 26 ans, les demandeurs d emploi longue durée, les seniors, les femmes et les travailleurs handicapés. Le département soutiendra les projets qui concourent à l objectif général sur la base d un besoin propre à un territoire et d une mobilisation des acteurs du territoire. L innovation sera appréciée au regard de la nouveauté qu elle représente par rapport aux outils déjà existants et au diagnostic posé et justifiant la réponse proposée. La collectivité souhaite ainsi mobiliser les opérateurs pour l égalité des chances et l accès sans discrimination au marché de l emploi et expérimenter toute solution pour créer des emplois. La valeur ajoutée du FSE doit ressortir clairement dans le projet ainsi que la prise en compte des priorités transversales du Programme Opérationnel national FSE, ainsi que, pour les actions relevant de l objectif spécifique 1, de la notion de parcours intégré dans une approche globale de la personne. Pour en savoir plus : voir le Programme Opérationnel national FSE sur le site national du FSE ( Les projets pourront porter sur : - l accompagnement de publics spécifiques - le renforcement de l offre d insertion : dans ce cas il s agira bien d augmenter les possibilités qui ne seraient pas déjà mises en œuvre ou d expérimenter des propositions nouvelles dans le champ ou hors du droit commun. Les opérations proposées devront s inscrire dans les axes du PDI voté le 28/10/2011 et prorogé par l Assemblée départementale successivement les 20 septembre 2013 et 20 février 2015, et notamment les suivants: B : «développer une stratégie d offre d insertion en direction de l emploi durable» C : «développer les partenariats nécessaires pour l accès des bénéficiaires aux mesures de droit commun» E : «PDI et subvention globale FSE : une synergie pour faire plus et mieux et innover en territoire.» 2

3 Les opérations devront également s inscrire dans les orientations développées par tous les partenaires du Pacte territorial d Insertion signé le 20 septembre 2013 et prorogé successivement les 20 septembre 2013 et 20 février 2015 ; Le PDI et le PTI sont en cours d écriture et constitueront les documents de cadrage de l intervention du Conseil général en matière de programmation de la subvention globale FSE sur la période. Toutes les thématiques peuvent être abordées qu il s agisse de : - accompagnement pour mobiliser les personnes les plus éloignées de l emploi - missions de facilitateurs favorisant le rapprochement du monde économique du secteur de l insertion, notamment par l inscription dans la commande publique de clauses sociales - accompagnement renforcé vers l emploi des jeunes et des nouveaux entrants bénéficiaires du RSA Le public cible : - les bénéficiaires du RSA socle, majoré ou activité, soumis aux droits et devoirs et orientés explicitement par un référent Conseil général ou Pôle Emploi. - ou les personnes très éloignées de l emploi orientés par Pôle emploi, Cap emploi, la Mission Locale lorsque l opération se déroule au bénéfice d un public très éloigné de l emploi (jeunes en grande difficulté, demandeurs d emploi longue durée, seniors, femmes, travailleurs handicapés, ), - et domiciliés sur le département de Vaucluse 2- Modalités de financement LE PROJET NE PEUT ÊTRE INSTRUIT QUE DANS LA LIMITE DES MOYENS DISPONIBLES ET DANS LE CADRE DE LA PROGRAMMATION DE LA SUBVENTION GLOBALE. La constitution du dossier de demande : Cette demande comprend : - Un courrier de demande de subvention FSE - La présentation du bénéficiaire - Le descriptif du projet et des actions qui le compose. - Il présentera de façon détaillée le projet, la qualité des moyens mis en œuvre pour sa réalisation en présentant la méthode pédagogique, les moyens humains affectés à l action (présentation des qualifications des intervenants et leur type de contrat de travail : CDI, CDD ou autre), et les moyens matériels mobilisés. - Le plan de financement sur format excel (modèle sur demande) - Les publics visés, sur le volet quantitatif et qualitatif, ainsi qu une note visant à prouver sa capacité à répondre aux exigences de l Europe en matière de suivi des participants (guide de suivi des participants sur demande) 3

4 - Les attestations de cofinancement ou à tout le moins les déclarations d intention de cofinancement précises. Le Conseil général pourra être sollicité en qualité de cofinanceur dans le cas où il est apprécié par le service instructeur que le dossier présenté s inscrit bien dans les priorités du PDI et du PTI, notamment lorsque les participants visés sont bénéficiaires du RSA. - RIB Pour les associations : - Copie de la publication au JO ou du récépissé de déclaration à la Préfecture - Liste des membres du Conseil d administration - Statuts - Rapport d activités - Dernier bilan et compte de résultat approuvés faisant apparaître les deux derniers exercices et rapport du commissaire aux comptes - Fiche INSEE A la date de parution du présent appel à projets le dossier dématérialisé n étant pas accessible le porteur se rapprochera du service instructeur pour se procurer la maquette du dossier de demande de concours. Les critères d éligibilité du dossier : - le public bénéficiaire de l opération doit correspondre au périmètre de la subvention globale du Conseil général 84 tel que précisé ci-dessus - l opération ne doit pas être clôturée au moment du dépôt de dossier et de la programmation - appréciation par le service instructeur et par les instances de programmation de la capacité de l opérateur à réaliser le projet (moyens humains et financiers, expérience dans le domaine, réalisation d opérations comparables, expression du besoin et qualité de la réponse à ce besoin) - capacité administrative et financière de l opérateur à répondre aux obligations de gestion du FSE - coût de l opération et plan de financement : le projet devra mobiliser des cofinancements nationaux à hauteur de 50% du coût total éligible de l opération - prise en compte des principes horizontaux - objectifs en termes de réalisation - capacité à s inscrire dans le cadre des obligations générales faites à tout bénéficiaire de subvention européenne, notamment les obligations de publicité communautaire. Ainsi, seront privilégiées les opérations présentant une valeur ajoutée dans le sens où elles répondent aux exigences de la Communauté Européenne, et donc aux exigences suivantes : - la logique de projet (stratégie, objectifs, moyens, résultats) et la qualité du partenariat réuni autour du projet - l effet levier du projet, sa capacité à mobiliser d autres sources de financement 4

5 - le caractère original et innovateur du projet - l articulation des fonds - l effet levier pour l emploi - le respect du montant minimum de cofinancement FSE décidé au niveau régional et du taux de cofinancement du projet le cas échéant - la mise en œuvre de la simplification des coûts - le caractère anticipatif des opérations sur les problématiques de mutations économiques et sociales Le Conseil général se réserve toutefois le droit de ne retenir que les projets ciblés sur ses priorités d action, et dans la mesure de ses capacités financières. La participation communautaire : La participation FSE sera versée après contrôle de service fait sur constat des dépenses réalisées. A la signature de la convention, le porteur de projet pourra solliciter une avance qui ne pourra excéder 25% de la subvention accordée. La participation communautaire demandée doit correspondre aux dépenses éligibles nécessaires à l'accomplissement de l'action. Le bénéficiaire d'une subvention européenne et, en particulier du FSE doit se soumettre à certaines obligations prévues dans les textes réglementaires. - Les priorités de l Union européenne doivent être respectées, sinon spécifiquement visées, dans le cadre de la mise en œuvre d une opération cofinancée : égalité hommes / femmes, intégration des personnes handicapées, égalité des chances. - Lorsqu il réalise son opération, le bénéficiaire respecte le droit communautaire applicable : règles de concurrence, de passation des marchés publics, protection de l environnement... - Le bénéficiaire informe les participants et le grand public de l intervention financière du FSE sur l opération qu il met en œuvre (obligation de publicité). - Le bénéficiaire remet au service gestionnaire tous les éléments et pièces relatifs à l opération, permettant d attester la réalité et la conformité des dépenses, des ressources et des réalisations, ainsi que du respect de l obligation de publicité. - Le bénéficiaire s engage à respecter les clauses de la convention attributive de la subvention, en particulier celles relatives aux dates d exécution de l opération et de justification des dépenses. - Le bénéficiaire tient une «comptabilité séparée» des dépenses et des ressources liées à l opération : il est ainsi en capacité d isoler au sein de sa comptabilité générale, les charges et les produits liées à l opération, a minima par enliassement des pièces justificatives correspondantes accompagnées de la liste détaillée des dépenses et des ressources, et d une note explicitant les calculs permettant le passage de la comptabilité générale de l organisme au budget réalisé de l opération («clés de répartition»). 5

6 - Le bénéficiaire informe le service gestionnaire de l avancement de l opération ou de son abandon ; il n en modifie pas l objet général, la nature ou le plan de financement global, sans l accord du service gestionnaire et un réexamen éventuel par l Assemblée Départementale du Conseil général, au risque de ne pas percevoir tout ou partie de l aide. - Le bénéficiaire donne suite à toute demande du service gestionnaire aux fins d obtenir les pièces ou informations relatives à l opération nécessaires pour son instruction, sa programmation ou le calcul du montant de l aide à verser. Sans réponse dans les délais fixés, le service gestionnaire peut procéder à la clôture du dossier et si nécessaire à la déprogrammation de tout ou partie de l aide du FSE. - En vue du paiement de l aide du FSE, l organisme bénéficiaire remet au service gestionnaire les bilans d exécution intermédiaires et finaux selon les modèles établis et accompagnés de toutes les pièces justificatives requises. - Seules les dépenses effectivement encourues par le bénéficiaire, c'est-à-dire correspondant à des dépenses exécutées et acquittées, justifiées par des pièces probantes (factures, bulletins de salaire, fiches de frais, ) sont retenues ; certaines dépenses peuvent être calculées par application de clés de répartition préalablement définies sur la base d unités de mesure distinguant l activité spécifiquement liée à l opération de l activité générale de l organisme bénéficiaire. - Le caractère acquitté de la dépense résulte de la production d une liste des pièces de dépenses, visée par le comptable public (pour les organismes publics), par un commissaire aux comptes externe (pour les organismes privés) pour attester de leur paiement effectif. - Le bénéficiaire veille à formaliser le suivi du temps d activité du personnel rémunéré, affecté à l opération. - Le bénéficiaire s engage à renseigner et saisir les données relatives à chaque participant (entrée et sortie) via l outil de suivi «ma démarche FSE». Dans l attente de l ouverture de la plateforme, le bénéficiaire doit être en mesure de récolter et conserver ces données. A défaut, les participants ne pourront être considérés comme tels, empêchant ainsi le versement de l aide. - L organisme bénéficiaire accepte de se soumettre à tout contrôle administratif, technique ou financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de sa comptabilité, effectué par le service gestionnaire ou par toute autorité habilitée. Dans ce cadre, il présente aux agents du contrôle tous documents et pièces établissant la réalité, la régularité et l éligibilité des dépenses encourues. - Il conserve les pièces justificatives jusqu à la date limite à laquelle sont susceptibles d intervenir les contrôles, soit trois ans après le dernier versement de l aide communautaire effectué par la Commission européenne auprès de l autorité de gestion du programme opérationnel (31 Décembre 2027). - Dès constations d une irrégularité suite à une erreur manifeste du bénéficiaire ou d un rejet supérieur à , le service instructeur informera le service en charge de la subvention globale afin qu il juge et si cela le nécessite lance une procédure de déclaration à la CICC puis à l OLAF. Les cas de fraudes suspectés seront signalés à l Office Européen de lutte antifraude (OLAF) par le Département conformément aux exigences établies à l article 122 du règlement. Dans tous les cas, l instance 6

7 délibérante et/ou le président seront informés pourraient entraîner une déclaration pour fraude. des conclusions des contrôles qui ZOOM SUR L OBLIGATION DE PUBLICITE Conformément aux dispositions du RÈGLEMENT (UE) N 1303/2013 du 17 décembre 2013, le bénéficiaire d une subvention européenne a l obligation de faire état de la participation du Fonds Social Européen notamment dans le cadre de toute publication ou communication afférente et auprès des participants. Le service instructeur communiquera l ensemble des éléments nécessaires et notamment les chartes graphiques en usage. ZOOM SUR LE SUIVI DU TEMPS D ACTIVITE DU PERSONNEL REMUNERE Le mode de justification du «temps passé» du personnel diffère selon que la personne est affectée pour la totalité de son temps de travail sur l action cofinancée ou pour une partie de son temps de travail sur l action cofinancée. - Personne affectée à temps plein sur l opération : lettre de mission ou fiche de poste permettant de justifier de l affectation à temps plein sur l opération cofinancée (missions en lien avec l opération) - Personne affectée à temps partiel sur l opération : dans ce cas, la structure bénéficiaire doit être en mesure de retracer le temps d activité passé sur l opération cofinancée. Le temps d activité doit être retracé grâce aux modalités suivantes : - à partir d extraits de logiciels de suivi du temps détaillant par jour le temps affecté au projet ou sur la base d un état récapitulatif détaillé par demi-journée, daté et signé de façon hebdomadaire ou mensuelle par la personne rémunérée et son supérieur hiérarchique - et à partir de feuilles d émargement Dans le cas de contrôles, le bénéficiaire pourra devoir présenter des pièces supplémentaires tels que les extraits d agendas, les comptes rendu de réunions ZOOM SUR LE RECUEIL DES DONNEES PARTICIPANTS Le règlement (UE) n 13303/2013 du 17 Décembre 2013 contient des dispositions renforcées en matière de suivi des participants aux actions cofinancées par le FSE. Désormais : - Les porteurs de projet sont responsables de la saisie - les informations sont relatives à chaque participant - les informations sont saisies au fur et à mesure - le suivi des participants est partie intégrante de la vie du dossier - la saisie est obligatoire (à défaut, les participants ne sont pas éligibles) Il appartient ainsi à chaque bénéficiaire d une subvention FSE de saisir les caractéristiques de chaque participant sur le site "ma-démarche-fse". Ces données doivent être collectées et 7

8 saisies par le porteur de projet, au plus tard un mois après l'entrée du participant dans l'action. La plateforme «ma démarche FSE» n est pas encore accessible, cependant ces données doivent être recueillies dès le 1er janvier Ainsi, pour faciliter le recueil des informations à saisir dans «Ma Démarche FSE», la DGEFP a élaboré un questionnaire s adressant directement aux participants (en cours de validation par la CNIL). Ce questionnaire, au format papier, a été défini pour être le plus simple possible pour le participant et pour répondre aux informations nécessaires à la production des indicateurs exigés par le règlement n 1304/2013 FSE. Les informations ainsi recueillies dans ce questionnaire devront être saisies sur «ma démarche FSE». Elles seront utilisées de façon anonyme, à des fins de suivi et d évaluation des opérations financées par le programme FSE. Il est donc nécessaire pour chaque candidat de faire compléter le questionnaire de recueil des données par chaque participant. Un participant ne pourra pas être considéré comme tel en l absence de ces éléments. S'agissant de la saisie des indicateurs à la sortie de l'action, les données devront être saisies au plus tard 4 semaines après la sortie de la personne. Si la saisie a lieu plus d un mois après la sortie du participant, alors les résultats ne sont pas considérés comme immédiats et le participant devient inéligible. Les documents à utiliser sont les suivants : - Questionnaire de suivi des participants - Notice d utilisation du questionnaire - Guide de suivi des participants - Table des correspondances Règlements applicables - Règlement (UE) n 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 portant dispositions communes relatives au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion, au Fonds européen agricole pour le développement rural et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, portant dispositions générales applicables au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, et abrogeant le règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil. - Règlement (UE) n 1304/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 relatif au Fonds social européen et abrogeant le règlement (CE) n 1081/2006 du Conseil. Réduction de la charge administrative pesant sur le bénéficiaire Dans le cadre de la programmation, la charge administrative incombant aux bénéficiaires devrait être allégée via : - la systématisation du recours aux outils de forfaitisation des coûts (1) ; 8

9 - l obligation de dématérialiser les échanges d information entre les bénéficiaires et l autorité de gestion, l autorité de certification, l autorité d audit et les organismes intermédiaires (2) ; - un recentrage des crédits FSE sur des projets de taille importante, portés par des structures disposant d une capacité administrative et financière solide (3) ; - la limitation de la durée de conservation des pièces liées aux clôtures annuelles. Systématisation du recours aux outils de forfaitisation des coûts La forfaitisation des coûts évite à un bénéficiaire de devoir justifier les dépenses déclarées à partir de pièces comptables (factures, justificatifs d acquittement, etc.), ce qui permet de diminuer la charge administrative du bénéficiaire liée aux différents niveaux de contrôle. Le recours aux outils de forfaitisation des coûts a été expérimenté dans le cadre de la programmation par la mise en oeuvre d un régime de taux forfaitaire pour le calcul des coûts indirects et d un régime de coûts standards unitaires. En particulier, la forfaitisation des coûts indirects a permis de diminuer non seulement le volume des pièces comptables contrôlées mais aussi de sécuriser ce type de dépenses. Dans le cadre de la programmation, l utilisation d options de coûts simplifiés est développée, notamment car la forfaitisation devient obligatoire pour les opérations présentant un montant total d aide publique inférieur ou égal à euros. Une utilisation élargie des outils de coûts simplifiés devrait intervenir dès le début de la programmation. En effet, les règlements communautaires introduisent plusieurs nouveaux outils et procédures permettant de recourir aux forfaits sans qu une étude préalable (qui représente un frein à la mise en place de tels systèmes) soit nécessaire pour justifier que le forfait est juste, équitable et vérifiable. Ainsi, le règlement FSE n 1304/2013 prévoit qu un forfait de dépenses peut être défini dans le cadre de l instruction d une opération au sein du budget prévisionnel, si le montant total d aide publique ne dépasse pas euros et le rend obligatoire lorsque le montant ne dépasse pas euros. La réglementation communautaire introduit également deux nouveaux taux forfaitaires ne nécessitant pas une justification préalable dans le cadre d une étude : - un taux de 15 % maximum appliqué aux dépenses directes de personnel pour calculer un forfait de coûts indirects ; - un taux de 40 % maximum appliqué aux dépenses directes de personnel pour calculer un forfait correspondant aux autres coûts de l opération ; - un taux horaire s appuyant sur la division de la dernière moyenne annuelle connue des salaires bruts par 1 720h pour la détermination des frais de personnel. Présentation des projets Les projets devront être présentés de façon dématérialisée dans l application extranet ma démarche FSE, accessible au lien suivant : htps//ma-demarche-fse.fr/demat/ 9

10 A la date de parution du présent appel à projets le dossier dématérialisé n étant pas accessible le porteur se rapprochera du service instructeur pour se procurer la maquette du dossier de demande de concours. Le dossier devra être complet pour être recevable et ne pourra être instruit avant d être déclaré recevable. La déclaration de recevabilité ne vaut pas avis favorable pour la programmation de l action. Une copie de ce dossier peut être adressée à : Monsieur le Président du Conseil général A l attention de Service offre d insertion, emploi, formation Service instructeur et de contrôle FSE 6 bd Limbert CS AVIGNON Cedex 9 Date limite de dépôt des dossiers : 30 juin 2017 Les opérations closes ne sont pas recevables. Les opérations ne doivent pas être déposées pour cofinancement FSE, au-delà de 6 mois après leur date de démarrage. La durée maximum d une opération ne peut excéder 36 mois. Cet appel à projet couvre une période de réalisation des actions du 1 er janvier 2015 au 31/12/2018. Pour tout renseignement supplémentaire : Contacter le service Offre Insertion, Emploi, Formation (adresse ci-dessus) marine.jullien@cg84.fr ou sandrine.di-marco@cg84.fr Tél : ou