Méthode de gestion de projets PRINCE2. Projet Mail. Date de la prochaine révision prévue:

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1 v 17, 2005/06/11 Charte de projet Projet Mail Client Statut (Draft / Final) Dernière édition 25/08/ :07 Impression Auteurs Coordonnateur pour la présente version Historique du document Une copie sur papier de ce document n'est valide que le jour de son impression La version actuelle du document est disponible dans la section "Contrôles" du dossier du projet Historique des révisions Date de révision Date de la prochaine révision prévue: Résumé des changements Approbations Ce document nécessite les approbations suivantes Les documents signés sont conservés dans le dossier de projet Nom Approbation Rôle dans le projet Date Version Distribution Ce document a été distribué à: Nom Rôle dans le projet Date Version Fichier MAIL_ChProj_MAIL 1 / 14

2 v 17, 2005/06/11 Charte de projet Objectifs du document L'objectif de la Charte de projet est de définir le projet, de constituer les bases de sa gestion et de fournir une référence pour l'évaluation ultérieure de son succès Préparation du document L'information à inclure dans ce document est établie et rasssemblée en trois grandes étapes 0 Mandat L'autorité qui donne mandat le matérialise en fournissant la "version zéro" de la Charte de projet Seules les rubriques notées du signe sont nécessaires à ce stade 1 Processus LANCEMENT DE PROJET Le Promoteur et le Chef de projet révisent et complètent les rubriques marquées du signe, en dialogue avec les parties concernées La Charte de projet est alors dans sa version 1 et est soumise au Comité d'orientation, qui va alors autoriser ou non l'initialisation du projet 2 Processus INITIALISATION DE PROJET Le Chef de projet fournit les détails nécessaires au bouclage de la Charte de projet Les rubriques à compléter et/ou réviser sont marquées du signe Le Chef de projet travaille en dialogue avec les personnes responsables des différentes rubriques La Charte de projet est alors dans sa version 2 et est à nouveau soumiseau Comité d'orientation, qui doit alors autoriser ou non le projet dans son ensemble Fichier MAIL_ChProj_MAIL 2 / 14

3 v 17, 2005/06/11 Charte de projet Informations sur le projet NOTE: ne pas introduire de titre dans le texte, de manière à préserver la numérotation des sections A Organisation Composant Organisation Responsable du contenu final: le Promoteur A1 Autorité qui a donné mandat (Cette autorité sera souvent un organe) Dans quel programme le projet s'insère-t-il? Organe qui gère le programme CSI?? A2 Clients principaux Les personnes demandeuses du projets, utilisatrices des produits du projet ou fournissant des services à des utilisateurs des produits du projet Personnel UCL Voir aussi les secteurs pour le support utilisateurs A3 Clients secondaires et autres parties prenantes ou intéressées Les clients secondaires sont les clients des clients du projet (Ce seront parfois les utilisateurs du produit à réaliser) Parties prenantes et intéressées: personnes sur lesquelles les produits du projet pourront avoir un impact, voulu ou non par les auteurs du projet Les utilisateurs actuels du mail qui risquent de ne pas être repris dans les clients normaux (ASBL ) A4 Entité fournisseuse principale (Interne ou externe à l'organisation) SIPR Membres du SGSI A5 Fournisseurs supplémentaires (entités ou sous-traitant) Fichier MAIL_ChProj_MAIL 3 / 14

4 v 17, 2005/06/11 Charte de projet (Internes et externes à l'organisation) Formations et consultance SUN A6 Comité d'orientation Le Comité d'orientation dirige le projet au niveau stratégique Il approuve les plans principaux et leurs modifications Le rôle de "Maître d'ouvrage" est scindé en deux rôles distincts, celui de Promoteur et celui de Client délégué Ces deux rôles peuvent cependant être assumés par une même personne Le rôle de Fournisseur sénior est équivalent à celui de "Maître d'œuvre" Promoteur Responsable du projet et de la Candidat: EM?? Justification (rentabilité) du projet, il préside le Comité Définitif: d'orientation Il rapporte à Description de rôle en annexe 1 l'autorité qui a donné mandat Client délégué Garant de la spécification des besoins de tous ceux qui utiliseront les produits du projet, et pour le suivi du Description de rôle en annexe 2 respect de ces besoins Fournisseur sénior Garant de la qualité des produits du projet, et de l'engagement des ressources Description de rôle en annexe 3 nécessaires Assurance projet Description de rôle en annexe 4 A7 Chef de projet client et/ou Chef de projet fournisseur Personnes qui gèrent le travail journalier du projet Pascal Maes (ChP fournisseur) Description de rôle en annexe 5 A8 Comité de pilotage Rôle: 1 assister le Chef de projet dans ses prises de décisions au niveau tactique, technique, de mise en œuvre 2 apporter et/ou valider des informations sur lesquelles sont prises les décisions Pr Paul Tulkens (MD) Représentant utilisateurs Patrick Vranckx (resp Métier, assurera l'exploitation) Jean-Pierre Kuypers Hubert Broze Anne Renson Description de rôle en annexe 6 Fichier MAIL_ChProj_MAIL 4 / 14

5 v 17, 2005/06/11 Charte de projet A9 Support projet Benoit Moreau Description de rôle en annexe 7 A10 Chef(s) d'équipe(s) éventuel(s) On ne sait pas encore avec certitude s'il y aura plusieurs équipes Description(s) de rôle(s) en annexe 8 A11 Autres organes et rôles éventuels Pas à l'état actuel Description(s) de rôle(s) en annexe 8 A12 Organigramme Description(s) de rôle(s) en annexe 8 B Contexte Composant Justification de projet Responsable du contenu final: le Promoteur B1 État des lieux Multitude serveurs différents Services différents Une centaine de serveurs??? B2 Evolution des besoins Désir de rationalisation Service équitable Mise à niveau!!! On va dégager x EFT Mise en commun de compétences dispersées Charge de l'exploitation???? Fichier MAIL_ChProj_MAIL 5 / 14

6 v 17, 2005/06/11 Charte de projet B3 Évolution technique B4 etc PDSI C Définition du projet Composant Plans C1 Objectifs Responsable du contenu final: le Client délégué Fixer les résultats demandés, "spécifiques, mesurables, acceptables, réalisables, définis dans le temps (SMART)" ATTENTION: fixer les objectifs, ce n'est pas encore spécifier le(s) produit(s) à livrer, ce qui est fait en C5 Un seul serveur logique Une seule équipe La méthode des cas d'utilisation est très efficace(réf Cockburn) C2 Approche Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior (Voir chap Processus LANCEMENT DE PROJET, sous-processus SU5) Comment obtenir les produits souhaités? Types de solutions possibles Acquisition Sun JES acquisition? développement o ab initio? o composants? sous-traitance? partenariat? amélioration d'existant? Choix et justification standards? couts de maintenance budget interfaces contraintes de temps On essaie pcq on l'a Sun JES = std UCL 0 budget?? (voir HBroze) Autres modules de Sun JES, Identity, LDAP, Cal Non Fichier MAIL_ChProj_MAIL 6 / 14

7 v 17, 2005/06/11 Charte de projet C3 Portée Responsable du contenu final: le Client délégué (Scope, périmètre) Portée géographique, structurelle, politique, fonctionnelle UCL C4 Exclusions Responsable du contenu final: le Client délégué Des résultats qui ne sont pas visés par le projet ASBL C5 Produits à livrer Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior Esquisse Configuration Description technique du résultat visé Fichier MAIL_ChProj_MAIL 7 / 14

8 v 17, 2005/06/11 Charte de projet C6 Contraintes Sur le degré d'urgence de réalisation Sur le budget Sur les techniques Sept 2006???? Voir HB, formations Machines OK Sun JES Sur les ressources??? etc C7 Interfaces Le projet et ses produits touchent-ils à d'autres projets, à des services existants? Mail étudiants Portail Id Mngt, LDAP, Cal Listes de diffusion C8 Hypothèses Conditions nécessaires Prérequis (Spécifier la date de rédaction, à laquelle une certaine information n'est pas encore confirmée) D Qualité Composant Gestion de la qualité du projet D1 Qualité recherchée pour les résultats du projet; cahier de charges Responsable du contenu final: le Client délégué Avec priorités, données sous la classification "MoSCoW": must have should have could have (= nice to have) won't have D2 Critères d'acceptation (cfr annexe) (resp: Client délégué) Responsable du contenu final: le Client délégué Fichier MAIL_ChProj_MAIL 8 / 14

9 v 17, 2005/06/11 Charte de projet Voir annexe 2 D3 Plan qualité du projet Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior Les garanties (procédures, outils, contrôles) prises pour respecter les critères d'acceptation et pouvoir les contrôler E Justification du projet Composant Justification du projet Responsable du contenu final: le Promoteur C'est le "Business Case", l' étude de rentabilité, où l'on met en balance les avantages attendus en retour de la réalisation du projet, d'une part, et les investissements en travail et en budget, d'autre part E1 Raisons du projet, résultat visé, enjeux (Cette rubrique peut renvoyer à la rubrique C1) E2 Options retenues et non retenues (Cette rubrique donne un résumé de la rubrique C2) E3 Bénéfice attendu, retour escompté (Alors que la rubrique E1 insiste sur le "quoi", celle-ci concerne le "pourquoi") E4 Risques, incertitudes, sur le résultat E5 Budget du projet (Cfr Planification, F4) E6 Charge de travail du projet E7 Coûts récurrents E8 Charge de travail post-projet (utilisation et maintenance du produit) E9 Périodes sur lesquelles les bénéfices et les coûts se répartiront (après le projet) Fichier MAIL_ChProj_MAIL 9 / 14

10 v 17, 2005/06/11 Charte de projet F Solution et planification Composant Plans Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior F1 Description technique de la solution F2 Ressources humaines pour la mise en œuvre F3 Planification (phases principales), avec appel aux ressources F4 Plan budgétaire détaillé (Utilisé par la rubrique E5 Voir aussi E7, E8 et E9) F5 Autres implications (ex: aménagement de locaux, etc) F6 Remarques G Gestion des risques Composant Gestion des risques Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior Voir annexe 3: Journal des risques H Gouvernance du projet Composant Gouvernance Responsable du contenu final: le Promoteur H1 Tolérances Les critères d'acceptation ont des niveaux fixés d'avance mais assortis d'écarts acceptables, les "tolérances" Sur le temps Sur les coûts Sur la portée Sur la qualité Sur les risques acceptés H2 Comment sera contrôlé l'avancement du projet? Fichier MAIL_ChProj_MAIL 10 / 14

11 v 17, 2005/06/11 Charte de projet Inscrire les réunions dans l'agenda du projet H3 Comment seront prises les décisions? H4 Plan de communication Voir annexe 1 Annexe 1 Plan de communication Partie intéressée Information utile Fournisseur d'information Fréquence de la communication Méthode et forme de communication Annexe 3 Journal des risques Descripti on Categ Impa ct Pro ba Pro xim ité Mesur es prises Res p Aute ur Date identification Dat e mis e à jour Stat ut Fichier MAIL_ChProj_MAIL 11 / 14

12 v 17, 2005/06/11 Charte de projet Fichier MAIL_ChProj_MAIL 12 / 14

13 v 17, 2005/06/11 Charte de projet Annexe 2 Critères d'acceptation de fin de projet Sujet Variable mesurée (Crière d'acceptabilité) Niveau avant projet Niveau en fin de projet Niveau suivant (date cible: ) Niveau final (date cible: ) Fonctions principales POP IMAP Web Aspect Interface web de qualité Niveau nécessaire du personnel chargé d'utiliser le produit Temps de formation Performances Logiciel testeur IMAP (à préciser) Bombardeur de mails Capacité Exactitude NB: Les passerelles actuelles sont conservées Si Sun JES filtre, il faudra prévoir des tests Disponibilité Fiabilité temps moyen entre pannes; temps moyen/max de remise en fonction Coûts de développement Fichier MAIL_ChProj_MAIL 13 / 14

14 v 17, 2005/06/11 Charte de projet Coûts de fonctionnement Sécurité Facilité d'usage Timings Fichier MAIL_ChProj_MAIL 14 / 14