CREEZ ET GEREZ VOTRE MICRO, PETITE ET MOYENNE ENTREPRISE AVEC SUCCES. Formation destinée aux promoteurs / gérants des MPME

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1 CREEZ ET GEREZ VOTRE MICRO, PETITE ET MOYENNE ENTREPRISE AVEC SUCCES Formation destinée aux promoteurs / gérants des MPME

2 Chapitre 1 : L entreprise et son environnement 1.1. L esprit d entreprise et ses exigences a/ Que signifie «esprit d entreprise»? C est être apte, de manière quasi permanente, à initier, à créer, à prendre des initiatives en vue de faire face à des situations socio économiques ou autres. L esprit d entreprise se fonde sur le désir et la volonté d accomplir avec succès les activités envisagées, grâce à la mobilisation et l utilisation rationnelle des ressources mobilisées ( humaines, matérielles, financières). b/ Ce qui motive l entrepreneur à entreprendre Divers besoins à satisfaire peuvent motiver l entrepreneur à créer une activité à caractère économique : - Le souci d autonomie ou d indépendance - Le besoin de valoriser ses connaissances et compétences - Le besoin de concrétiser une ambition ou une vocation - Le souci de s installer à son propre compte ( auto emploi ). c/ Qui peut-on appeler «entrepreneur»? Un entrepreneur est tout individu, homme ou femme, qui prend l initiative de créer et de conduire une entreprise, que celle-ci soit micro ou très petite, petite, moyenne, ou grande. Il est le chef d entreprise. d/ Qu est-ce qu une entreprise? L entreprise est une unité économique qui produit des biens ou des services destinés à la satisfaction des besoins des consommateurs. Sa création et son développement découlent de la mise en commun (combinaison) des ressources financières, matérielles, et humaines L environnement de l entreprise L environnement de l entreprise est constitué par un ensemble de facteurs et d acteurs dont le comportement ou les variations influencent la vie de l entreprise. Cette influence peut être positive / favorable ou négative / défavorable. L entrepreneur est appelé à tenir compte de l environnement particulier dans lequel évolue son entreprise.

3 L environnement de l entreprise comprend deux volets : environnement interne et environnement externe (proche et éloigné). La connaissance et la maîtrise ( autant que possible ) de l environnement particulier de l entreprise, permettent à l entrepreneur avisé de réagir de manière appropriée en vue de faire face aux diverses situations qui menacent la vie de l entreprise Les caractéristiques personnelles d entrepreneur Tout entrepreneur soucieux du succès de son activité, se doit d adopter un comportement particulier, propice au développement de son entreprise. Les principales caractéristiques ou qualités d entrepreneur sont : - Le goût du risque - La recherche des opportunités - La fixation des objectifs - La recherche d information - La confiance en soi - Le respect des engagements - La recherche de qualité et d efficacité - La persuasion et la persévérance - Le réseau de contact - La planification et le suivi régulier Trois groupes de caractéristiques apparaissent à travers cette énumération : - Groupe de pouvoir - Groupe d action - Groupe de planification Fixation des objectifs Comment formuler les objectifs? Objectifs basés sur : - L action : activités jugées très importantes Ex. : je veux faire ou, je vais travailler sur - La possession : désir de posséder quelque chose Ex. : je veux posséder ou, je veux avoir - Le changement de position sociale : fixer un standing personnel Ex. : je veux devenir Caractéristiques des objectifs = SMART

4 1.4. L entreprise dans son environnement Quelle que soit sa taille, toute entreprise évolue dans un environnement constitué de divers éléments, acteurs ou facteurs, lesquels exercent une influence, positive ou négative, sur son fonctionnement et son développement. Ces éléments qui se trouvent à l intérieur et à l extérieur de l entreprise sont, entre autres : - A l intérieur de l entreprise (environnement interne): Le matériel Les fournitures/consommables Les meubles Le personnel Les produits Etc. - A l extérieur de l entreprise ( environnement externe ) : Les clients Les fournisseurs La réglementation La loi sur les ONG Le climat L énergie Les producteurs Les autres vendeurs L insécurité Les partenaires Etc. NOTE : La connaissance et la prise en compte de ces éléments permettent au promoteur de la MPME de

5 pouvoir s adapter aux conditions changeantes de l environnement. Tâche : - Identifier les éléments (facteurs/acteurs) de l environnement interne et externe d une entreprise - Représenter les interactions entre l entreprise et les facteurs/acteurs de l environnement. Les stratégies d entrepreneur Pour atteindre le succès de l entreprise, l entrepreneur est normalement soumis aux facteurs suivants : - La personne ( qualités personnelles, compétences acquises, idée ou nature du projet ) - L environnement ( opportunités, politique économique, environnement des affaires, degré de concurrence, facteurs sociaux et culturels ) STRATEGENIE = manière particulière à chaque entrepreneur d agir, de réagir, d orienter le comportement et les actions en fonction des situations qui se présentent. Types de stratégie Pour réagir face aux situations de son environnement et en rapport avec ses objectifs, l entrepreneur est appelé à définir des stratégies efficaces afin de surmonter les obstacles et réussir. Les trois stratégies de base sont : - L adaptation ( s adapter à la situation pour maximiser les gains en comptant sur les qualités et les compétences ) - La complémentarité ( s associer aux autres ou recourir à une expertise qu on a pas pour combler ses points faibles ) - Le retournement ( essayer d influencer l environnement, forcer le passage, afin de tirer profit ) 1.5. Conditions pour réussir La réalité de la vie entrepreneuriale montre que le succès d une entreprise, ne dépend pas seulement de l argent ( capital investi ). Certaines autres conditions doivent également être prises en compte, entre autres : - Identifier une idée claire de ce qu on veut réaliser - Développer un comportement propre aux entrepreneurs ( capes )

6 - Connaître et maîtriser l environnement interne et externe de l entreprise - S imprégner et appliquer avec rigueur les règles de bonne gestion - Se mettre en règle avec l Etat. Chapitre 2 : Procédures / exigences pour la création de l entreprise La création d une entreprise, qu elle soit petite ou grande, est soumise à certaines obligations légales, qu il s agisse d entreprise individuelle ou sociétaire. L exercice des activités commerciales est conditionné à l immatriculation au registre de commerce, en abrégé NRC, actuellement délivré par le Tribunal de Commerce. Ce document est délivré une seule fois, et il peut couvrir à la fois plusieurs domaines d activités. La réglementation applicable au petit commerce exige simplement la détention de la patente. Ses principales caractéristiques sont les suivantes - La patente est nominative et personnelle - Elle n est valable que dans la circonscription administrative et pour l activité pour laquelle elle est octroyée - La validité de la patente est annuelle - Elle est délivrée par la commune Autres documents requis pour créer une entreprise - Autorisation d ouverture ( Commune ) - Permis d exploitation ( Ministère de l environnement ) - Identification Nationale ( Ministère de l Economie ) - Statuts légalisés ( Hôtel de Ville ) - Extrait du casier judiciaire ( Ministère de la Justice ) - Attestation de nationalité ( Ministère de la justice ) Formalisation de l entreprise : avantages et obligations Avantages : - Visibilité de l entreprise et sécurité d exploitation - Possibilité de développer des partenariats ( adresse connue ) - Possibilité d accès à des programmes de promotion d entreprises

7 - Crédibilité vis-à-vis des partenaires ( bailleurs de fonds, banques, IMF ) - Possibilité d accéder aux marchés publics - Opportunités d affiliation dans les associations professionnelles, etc Obligations - Etre en règle avec les administrations fiscales et sociales - Avoir un lieu d exploitation fixe et connu - Disposer des documents juridiques - Respecter la législation du travail - Tenir la comptabilité de façon régulière, etc Chapitre 3 : Le mariage entrepreneur entreprise Le mariage entre l entrepreneur et son entreprise, voir même de son projet d entreprise, se réalise à travers l analyse «FFOM» individuelle. Avant de se fixer sur un domaine d activité, l entrepreneur doit procéder à une évaluation minutieuse de ses forces et faiblesses d une part, et d autre part, des opportunités et des menaces, en les mettant en rapport avec les exigences de l exercice de l activité. Les forces représentent les atouts, tandis que les faiblesses sont des manques ; les deux éléments dépendent de l entrepreneur, car ils sont sous son contrôle. Les opportunités et les menaces proviennent de l environnement ; ils ne sont pas sous contrôle de l entrepreneur, mais le fait de les identifier lui permet de profiter des opportunités, et d essayer autant que possible d éviter ou de prévenir ( anticipation ) les menaces. Application : analyse FFOM individuelle - Forces - Faiblesses - Opportunités - Menaces Tâche : procéder à l analyse FFOM individuelle et de l entreprise

8 Chapitre 4 : L entreprise et le marché 4.1. Qu est-ce qu un «marché»? Le marché est souvent compris comme le lieu où se déroulent les transactions commerciales entre les vendeurs et les acheteurs. Mais le marché peut également être défini en fonction des BESOINS des consommateurs dans un milieu donné. Il s agit dans ce cas de la notion de marché potentiel. Le but poursuivi finalement par l entreprise sur le marché est de satisfaire les besoins des consommateurs et de réaliser un profit. Le marché n est pas la propriété d un individu ou d une catégorie d individus. Tout le monde peut y entrer, à condition d en maîtriser les mécanismes de fonctionnement Les déterminants du marché Deux facteurs importants déterminent l existence du marché ; il s agit de l offre et de la demande. La demande correspond à la clientèle ( acheteurs ), tandis que l offre correspond à la concurrence ( vendeurs ). L entrepreneur a le devoir de bien analyser ces éléments en fonction du marché visé Que faut-il savoir de la clientèle? Plusieurs éléments ou facteurs doivent être considérés lorsqu on étudie la clientèle ; il s agit par exemple : - De l intérêt pour le produit ou service - Du pouvoir d achat ou niveau de revenu - Des préférences de la clientèle - Des habitudes d achat - De l âge / sexe - De la localisation des clients - Des habitudes de paiement - De la motivation d achat - Du prix souhaité -

9 Que faut-il savoir de la concurrence? L étude de la concurrence repose sur les aspects tels que : - Le nombre de concurrents - Les points forts et les points faibles des concurrents - Leur stratégie de vente - Leur clientèle - L emplacement de leur entreprise - La nature et la qualité de leurs équipements - Leurs sources d approvisionnement - Les prix pratiqués Que faut-il savoir du produit? Le produit sera analysé par rapport aux aspects tels que : - Le besoin à satisfaire - Les principales caractéristiques - Le mode de stockage - La présentation - Le conditionnement Quelle est ma part de marché? La part de marché est la portion du marché occupée ou susceptible de l être par l entreprise. La part du marché conditionne la capacité de production de l entreprise. La détermination de la part de marché ( approximative ) permet à l entreprise de produire ou de s approvisionner en fonction des demande effective du produit sur le marché : ni trop, ni moins. Elle est estimée en pourcentage par rapport à la taille réelle du marché. 100 % Taille du marché 10 % Part de marché

10 4.3. Le marché et le marketing Que signifie «marketing»? Le concept marketing a connu une grande évolution au fil du temps, notamment en ce qui concerne son rôle et sa finalité. Successivement, le marketing a pour rôle : - La vente des biens et des services ; - La création des produits répondant aux besoins non satisfaits du marché cible ; - Le repérage des besoins de la clientèle à satisfaire en vue de pouvoir vendre et réaliser un profit. A la lumière de ces diverses compréhensions, le marketing comprend en définitive, tout ce qui peut être mis en œuvre pour : - Se faire connaître - Connaître sa clientèle - Connaître les besoins à satisfaire pour mieux vendre et réaliser le bénéfice Les piliers du marketing Toute stratégie de pénétration et de vente sur le marché repose sur la combinaison des éléments ci-dessous appelés les «P» marketing. Il s agit de : - Produit - Prix - Place - Promotion - Personne Comment développer une politique marketing? La politique ou stratégie marketing s élabore à travers la combinaison ou le croisement des différents «P». A noter que selon les exigences du marché, l accent peut davantage être mis sur certains «P» que sur d autres. Tâche : Identifier les activités marketing fondées sur les différents «P»

11 Chapitre 5 : Gestion de la MPME 5.1. Que signifie gérer une entreprise? Gérer, c est en même temps : - Organiser le travail - Planifier les activités - Coordonner les activités et diriger l entreprise - Assurer un contrôle et un suivi réguliers du travail. Ainsi, pour bien gérer, l entrepreneur doit être capable de prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler, décider, fixer des objectifs et suivre leur réalisation Sur quoi porte concrètement la gestion dans une MPME? La gestion concerne l ensemble des aspects et ressources qui interviennent dans le fonctionnement de la MPME, à savoir : - Les ressources financières (argent), matérielles (équipement) et humaines (main-d œuvre) - Les approvisionnements ( fournisseurs ) - Le stock ( mouvement interne des marchandises ) - Les aspects commerciaux ( ventes, clientèle, créances, etc ). - Le temps - Les relations - Etc 5.3. La gestion comptable Qu est-ce que la comptabilité? La comptabilité consiste à noter toutes les opérations ( grandes ou petites ) d entrée et de sortie d argent. Il peut s agir des opérations suivantes : - Les achats - Les ventes - Les dettes - Les créances - Le but poursuivi est de connaître le résultat réalisé après une période donnée, qui peut être le mois, le trimestre ou l année. Ce résultat peut être :

12 - Positif, alors l entreprise réalise un bénéfice - Négatif, il y a une perte - Ou neutre, ce qui veut dire que l entreprise n a pas évolué Quelle est l Importance de la tenue d une comptabilité? La tenue régulière et correcte de la comptabilité revêt une grande importance ; elle permet notamment de : - Contrôler efficacement la caisse ; - Vérifier la marche de l entreprise ; - Renseigner les partenaires sur la situation de l entreprise ; - Faire des projets pour l avenir ; - Eviter la faillite et les erreurs de jugement En quoi consiste la tenue de la comptabilité? La tenue de la comptabilité consiste avant toute chose, à enregistrer toutes les transactions liées à l entreprise. Chacune de ces transactions doit laisser des traces ou preuves écrites qui sont des justificatifs ou pièces comptables. A noter que les pièces doivent être conservées, car elles représentent les seules preuves d exactitude des comptes Quels sont les principaux outils de gestion comptable? Les pièces comptables Ex. : - La facture - Le reçu - Le bon d entrée - Le bon de sortie De manière générale, les pièces comptables contiennent les informations suivantes : - La date de transaction ; - Le nom de la personne/organisation qui a écrit la pièce ; - Le numéro de la pièce ; - Le nom du destinataire de la pièce ; - Le motif de la transaction ;

13 - Le montant payé ou à payer en chiffre et en lettre ; - La signature de la personne ayant établit la pièce ; - La mention «payé», en cas de paiement Les livres comptables Fiche de caisse (rapport de caisse) : c est un document qui enregistre chronologiquement toutes les opérations sur le mouvement de la caisse en termes d entrée et de sortie d argent. Les entrées correspondent essentiellement aux ventes et les sorties, aux dépenses et aux prélèvements de l entrepreneur. Note : ce document doit être rempli chaque jour pour : - connaître combien d argent on a encaissé et dépensé, - Savoir le montant disponible, - Projeter l avenir. Modèle d une fiche de caisse Mois :.. Date Libellé N Pces comptables Entrée Sortie Solde Fiche client : ce document est surtout nécessaire en cas de vente à crédit. Bien tenu, il permet de : - Se souvenir des dettes dues à l ONG (AGR) ou à l entreprise ; - Connaître la situation exacte des bénéficiaires en cas de paiement partiel ; - Surveiller les dates d échéance des dettes.

14 Modèle d une fiche client Nom du client : Adresse : Fournitures : Date Libellé Montant dû Montant payé Solde dû Echéance Signature du client Fiche fournisseur : il est utile pour les responsables des AGR de bien connaître leurs fournisseurs, c est-à-dire les produits fournis, les quantités minimales et les conditions de paiement, le rythme de livraison, etc. Modèle d une fiche fournisseur Nom du fournisseur : Adresse : Fournitures : Date Libellé Montant dû Paiement effectué Solde dû Signature Le tableau d exploitation Le tableau d exploitation est un document qui donne une vue claire de la marche de MPME ; il met en évidence tous les moyens mis à la disposition de l entreprise et la manière dont ces moyens ont été utilisés. Le compte d exploitation fait apparaître le bénéfice parmi les ressources, et il est établi pour une période bien déterminée.

15 Ce compte enregistre les charges et les produits d exploitation au cours d une période donnée. Si le total des charges est supérieur au total des produits, il y a perte; Si le total des charges est inférieur au total des produits, il y a bénéfice; Si le total des charges est égal au total des produits, il y a stagnation. En fonction du résultat, le responsable décidera s il faut continuer ou arrêter l activité. Modèle d un compte d exploitation ( Cfr document à distribuer aux participants ) 5.5. GESTION DES STOCKS Qu est-ce que le stock? Le stock est l ensemble : - des produits destinés à la vente (marchandises), - des matières premières ou des pièces détachées utilisées pour fabriquer des produits ou rendre des services. La gestion des stocks est la méthode par laquelle le stock de votre entreprise est géré, y compris : - La réception, - L enregistrement, - L emmagasinage, - Le rangement, - La vérification La gestion des stocks est importante. Elle vous aide à : - Emmagasiner les marchandises ou matériels adéquats ;

16 - Garder la quantité de stock qu il faut, c est-à-dire ni trop, ni trop peu ; - Conserver le stock en bon état ; - Eviter les pertes ; - Passer à temps de nouvelles commandes Quelques règles à appliquer pour mieux gérer le stock : 1. Emmagasinez la quantité appropriée de stock ; 2. Stockez les marchandises qui se vendent vite ; 3. Arrangez et disposez bien votre stock ; 4. Vérifiez régulièrement votre stock ; 5. Faites le relevé de stock Le relevé de stock Faire le relevé de stocks signifie : - Enregistrer toutes les entrées de stock dans votre entreprise et - Enregistrer toutes les sorties de stock de votre entreprise. Les relevés de stocks sont importants parce qu ils vous disent : - Quelles marchandises ou matières premières vous avez vendues ou utilisées, - Quand vous avez vendu ou utilisé ces marchandises/ matières premières - Quelle quantité de marchandises/ matières premières vous reste-t-il en stock.

17 Vous pouvez utiliser les informations du relevé de stock pour trouver : - Quel stock se vend vite, - Quels produits faut-il encore renouveler, - Quand faut-il passer de nouvelles commandes, - En quelle quantité il faut passer ces nouvelles commandes, - Si du stock a disparu. L outil utilisé pour la gestion de stock est la fiche de stock. Modèle d une fiche de stock ( Cfr document à distribuer aux participants ) Chapitre 6 : La planification des activités de l entreprise 6.1. Importance de la planification des activités La planification permet au chef d entreprise de disposer d un tableau de bord qui lui donne une vue d ensemble sur les activités en cours et à venir Etapes pour élaborer un plan d activités Définir la VISION de son entreprise Il s agit de se représenter comment nous voulons que notre entreprise devienne dans un avenir exprimé en nombre d années ( deux, trois, cinq, dix ans ).

18 La vision est un «rêve» de ce qu on souhaite devenir, en se basant sur la réalité actuelle propre à chaque entreprise. Les éléments à prendre en compte pour définir une bonne vision peuvent concerner : - Nos forces ( ressources, savoir-faire ) - Le potentiel de croissance du marché - L environnement socio-économique - Le climat des affaires dans le pays - Etc Une bonne vision répond à un certain nombre de critères ; elle doit notamment être : - imaginative ( image future ) - désirable - réalisable - flexible - communicable De la vision aux objectifs La disposition d une vision pour l entreprise facilite la définition des objectifs destinés à sa réalisation. Ces objectifs peuvent être à court, moyen, ou long terme. L atteinte des objectifs passe par l Identification et la réalisation des activités programmées dans le temps, en y affectant les ressources nécessaires Pourquoi planifier? La planification permet d améliorer les performances de votre entreprise. Les avantages suivants découlent de cette planification : - le plan permet de prévoir si l entreprise peut s attendre de réaliser le bénéfice à l avenir

19 - il permet de voir quelle partie de l entreprise a besoin d amélioration - il montre aux partenaires financiers les bons résultats que l entreprise peut réaliser à l avenir, ce qui facilite l obtention de crédits - il montre enfin, les entrées et sorties d argent prévues pour l entreprise, ce qui évite de tomber à court de liquidité Contenu d un plan d activités Les éléments essentiels d un plan d activités se résument dans les points cidessous : - description de l entreprise - description du marché - élaboration du plan marketing - élaboration du plan de production/exploitation - la description des ressources humaines - élaboration du plan financier. Un bon plan d activités fournit des réponses claires et précises aux diverses questions qui intéressent les institutions de financement ( Banques, IMF, Coopec, etc.). Chapitre 7 : Le financement de la MPME 7.1. Sources de financement Les principales sources pour le financement des MPME sont de deux ordres : l autofinancement et le financement externe L autofinancement Le financement des activités de la MPME provient de l apport personnel ( ou fonds propre ) du promoteur. L argent peut dans ce cas provenir des avoirs

20 personnels ( épargne ), de la vente d un bien, ou d un don en argent d un membre de famille ou d un ami Le financement externe A des stades divers de son existence, la MPME peut être amenée à rechercher le financement externe, essentiellement en recourant aux institutions financières du secteur privé ( banques, IMF, Coopec ), aux organismes publics de promotion des PME ( FPI ), ou encore aux institutions d aide au développement ( programmes spécifiques d appui aux MPME ) Formes de financement externe Il s agit principalement de deux formes de financement, à savoir : - Le crédit C est un prêt remboursable dont l octroi est assorti d un certain nombre de conditions, entre autres : *être client de la banque ou membre de l IMF ou de la COOPEC *disposer d un certain montant dans son compte *avoir une certaine ancienneté * disposer de gages, etc N.B. : Ces conditions générales peuvent varier d une Institution à une autre. - Les subsides Ce sont des appuis financiers provenant de l Etat ou des organismes d aide au développement dans le cadre de programmes spécifiques de soutien ou de promotion des MPME. Les conditions d accès à ce type de financement sont définies en fonction des objectifs du (ou des) programme (s)concerné Principaux points d attention pour l octroi de crédit De manière particulière, l étude des demandes de crédit par les banques repose sur les principaux aspects suivants :

21 l expérience de gestion du promoteur et de son équipe, ainsi que les résultats réalisés par l entreprise l entrée suffisante et régulière d argent dans la caisse, qui permettra à l entreprise de rembourser le crédit l existence des réserves financières pouvant favoriser l accroissement du capital disponibilité des biens susceptibles de constituer la garantie la moralité du promoteur ( honnêteté, respect des engagements, ) le secteur d activité ( clientèle et concurrence, qualité des produits/services, sources d approvisionnement, etc) le soucis du développement de l entreprise.