EXPÉRIENCE DU GCS PHARMACIE

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1 Les Coopérations Hospitalières APHAL Mardi 4 Juin Strasbourg EXPÉRIENCE DU GCS PHARMACIE DE GUEBWILLER Anne-Cécile Michallat Pharmacien

2 TRANSFORMATION DU GCS 1 er janvier 2012 GCS Florival Harth - Vallée Pharmacie + Equipes médicales Pharmacie 8 éts dont 2 EHPAD privés 1000 lits dont 780 EHPAD 2

3 COMPOSITION DU GCS Année d adhésion Distances (kms) MCO SSR USLD EHPAD TOTAL GUEBWILLER ISSENHEIM ENSISHEIM NEUF-BRISACH SOULTZMATT GUEBWILLER EHPAD SOULTZ MUNSTER LUTTERBACH KEMBS

4 CRÉATION DU GCS Recrutement d un responsable administratif (chef de projet) Rédaction/Adaptation de documents (vérifiés par un cabinet de juristes) Règlement intérieur Règlement financier Convention constitutive Demandes d autorisation pour la PUI Changement de logiciel GEF compatible M9.5 Nomination d un agent comptable Surcoût estimé : (Cpage, Salaire, Assurance, Agent comptable) 4

5 PERSONNELS Unique employeur = CH de Guebwiller Personnels mis à disposition 3 pharmaciens (3 ETP) Pas d astreinte pharmaceutique Procédure d urgence 6 préparateurs (5,5 ETP) 1 Aide-préparateur 1 adjoint administratif 1 responsable administratif (non rattaché à la PUI) 1 agent comptable (non rattaché à la PUI) 5

6 PRESCRIPTION Logiciels de prescription : coexistence de 2 logiciels différents au sein du GCS Cariatides : majoritaire (6 établissements) Logiciel «officiel» du GCS PSI : minoritaire (2 établissements) Validation pharmaceutique de toutes les ordonnances par le pharmacien de permanence Pas d accès aux résultats biologiques 6

7 DISPENSATION Modes de dispensation DHIN majoritaire (tous les services hors MCO) 1 ère étape : Cueillette globale pour l UF 2 ème étape : Mise en sachets nominatifs hebdomadaires Dispensation globalisée (service de médecine) Aucun semainier Dotations d urgence Reconditionnement unitaire des cps vrac système manuel de mise en godets (Per os) Navettes PUI établissement 3 par semaine en moyenne par éts Transport à la charge des éts (chauffeur employé par l éts) 7

8 ACHATS - GESTION Achats : adhésion au GARPP depuis 2009 Médicaments & DMx Gaz : intégration du marché gaz au 1 er janvier 2013 Logiciel GEF SAGAH C.Page Lenteur de la mise en œuvre de la compatibilité avec le plan comptable M9.5 Temps consacré à la formation/paramétrage +++ Perte de l historique des consommations 8

9 ACTIVITES Activité Rétrocession Accordée uniquement au CH de Guebwiller Activité Stérilisation Convention avec CH de Colmar (chir ambulatoire) 9

10 PRODUITS FRONTIERE Dispensés par la PUI Chaussettes, bas de contention Lecteurs de glycémie et électrodes Non dispensés par la PUI Gants non stériles, masques Solution hydro-alcoolique Compléments oraux Orthèses 10

11 FONCTIONNEMENT BUDGETAIRE (1) GCS financé par les éts membres qui versent une avance mensuelle HT calculée en fonction de l EPRD Régularisation en fin d année : différence entre les avances mensuelles et le coût complet réel TTC Calcul du coût complet TTC Frais variables : consommation médicaments & DMx, fournitures administratives Frais fixes : location des locaux, équipement, frais de personnels, logiciels (cariatides, Cpage, Epicureweb), frais financiers, assurances.. Répartition des frais fixes entre éts Au prorata des consommations médic&dmx pour la plupart En fonction du temps consacré aux éts pour les frais de personnel selon une évaluation d activité réalisée en

12 FONCTIONNEMENT BUDGETAIRE (2) Détail du calcul du coût complet TTC pour Guebwiller: Etablissement #1 (charges variables) (1) Charges variables avec TVA à 2,1% (2) Charges variables avec TVA à 5,5% (3) Charges variables avec TVA à 7% (4) Charges variables avec TVA à 19,6% Etape 1: pour chaque établissement on répartit les charges variables en 4 masses correspondant à un taux de TVA (2,1%, 5,5%, 7%, 19,6%). (5) Charges fixes avec TVA à 2,1% Etablissement #1 (charges fixes) (6) Charges fixes avec TVA à 5,5% (7) Charges fixes avec TVA à 7% (8) Charges fixes avec TVA à 19,6% Etape 2 : on répartit la masse des charges fixes affectée à chaque établissement selon les mêmes proportions que les charges variables. On aura donc 4 masses, chacune correspondant à un taux de TVA. Si 71,75% des consommations de Guebwiller sont des produits taxés à 2,1% alors 71,75% des frais fixes seront taxés à 2,1% Etablissement #1 (coût complet HT) (1)+(5) (2)+(6) (3)+(7) (4)+(8) Etablissement #1 (coût complet TTC) (1) + (5) + TVA 2,1% (2) + (6) + TVA 5,5% (3) + (7) + TVA 7% (4) + (8) + TVA 19,6% Etape 3 : pour chaque établissement, le coût complet HT pour chaque taux de TVA est la somme des charges variables et des charges fixes. Le coût complet TTC est le coût complet HT affecté du taux de TVA. 12

13 FONCTIONNEMENT BUDGETAIRE (3) Budget annuel GCS en 2012 = 1,6 millions d euros HT ( de TVA collectée) Rétrocession facturée à part pour ne pas désavantager le CH de Guebwiller (en 2012 : de rétrocession contre de médic & DMX consommés par Guebwiller hors rétro) Suivi budgétaire mensuel pour chaque éts Suivi des consommations par compte Comparatif des consommations par rapport à l année précédente 13

14 INSTANCES Communes AG COMEDIMS Réunions RSMQ Propres à chaque établissement CME Commission gériatrique CLIN CLUD, CGQR 14

15 QUALITÉ Contrôles extérieurs Certification pour les établissements avec secteur sanitaire Evaluation interne/externe pour les EHPAD Inspection de l ARS en avril 2012 sur la mise en place de l arrêté du 6 avril 2011 au CH de Guebwiller Système qualité GCS Procédures qualité communes Cartographie des risques Fiche d évènement indésirable : modèle différent selon l éts Est envoyée à la PUI lorsqu elle concerne le circuit du médicament Transmission des alertes sanitaires descendantes 15

16 BILAN : AVANTAGES Travail en commun sur démarche de gestion des risques, amélioration de la PECM Participation aux procédures de certifications Mutualisation des moyens Grande équipe permettant d assurer les remplacements en interne Prestation pharmaceutique en EHPAD : sachet nominatif hebdomadaire 16

17 BILAN : DIFFICULTES (1) GCS : lourdeur de la mise en place Regroupement : Procédures qualité communes parfois difficiles à mettre en œuvre (articulation GCS/éts) Multiplicité des organisations & pratiques (prescriptions, soins, ) Exemple : contenu des sets de soins difficile à changer Multiplicité des instances Temps de trajet à prendre en compte : visites d armoire par les préparateurs, réunions Difficulté d imputation des périmés EHPAD : Multiplicité des prescripteurs libéraux Faible présence médicale à la COMEDIMS 17

18 BILAN : DIFFICULTES (2) Gestion de 2 logiciels de prescription Nécessité d établir des demandes d amélioration auprès de 2 prestataires Remise à jour de 2 livrets thérapeutiques Différence entre les 2 logiciels à prendre en compte Prescription des hors livrets Procédures qualité Antibiotiques Abordés en COMEDIMS, CME et CLIN EPS et EHPAD : exigences différentes (réévaluation antibiothérapie) 2 EIHH différentes au sein même du GCS 18

19 PERSPECTIVES Meilleur partage d expérience des CREX réalisés au sein du GCS Nouvelles adhésions? atteinte des limites de capacité de la PUI en terme de locaux Achat d un automate 19

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