RENOUVELLEMENT DU SERVEUR ET DU PARC INFORMATIQUE DU COMITÉ RÉGIONAL DE TOURISME DE NORMANDIE

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1 Comité Régional de Tourisme de Normandie 14, rue Charles Corbeau - F EVREUX Tel Télécopie : Site Internet : Site Internet professionnel : RENOUVELLEMENT DU SERVEUR ET DU PARC INFORMATIQUE DU COMITÉ RÉGIONAL DE TOURISME DE NORMANDIE 2011 Appel à concurrence pour la sous-traitance de prestations de services CAHIER DES CHARGES *************** Appel d offres / Cahier des charges / Renouvellement du parc informatique du C.R.T. de Normandie Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 1/10

2 Sommaire 1. Contexte Echéancier Conditions de recevabilité des offres Critères de sélection des offres Objet de la consultation Renouvellement du serveur Caractéristiques du serveur Volume de données sur le serveur Renouvellement du parc informatique Actions connexes au renouvellement du parc Maintenance du réseau Etat des lieux Fonctionnement de la messagerie Matériel Logiciels Autres précisions Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 2/10

3 1. Contexte Le Comité Régional de Tourisme de Normandie (C.R.T. de Normandie), association de type Loi de 1901 créée sous cette forme juridique depuis 1987, regroupe les deux régions administratives de Haute et Basse-Normandie. Il assure la promotion touristique de la Normandie en France et à l'étranger. Le C.R.T. de Normandie dispose d'une équipe de 29 personnes. Les bureaux de la structure sont situés à Evreux (27). Tout renseignement technique complémentaire peut être obtenu auprès de M. Laurent HELBERT, Responsable E-marketing Toute information administrative peut être obtenue auprès de M. François MURA, Directeur du service Ressources 2. Echéancier Lancement du présent appel d offres : 18 mars 2011 Réception du cahier des charges par les candidats : à partir du 18 mars 2011 Date limite de réception des offres : 8 avril 2011 Commission de sélection : entre le 8 et le 30 avril 2011 Le C.R.T se réserve le droit d auditionner les candidats s il en éprouve la nécessité. Le présent cahier des charges est également téléchargeable sur le site internet professionnel du C.R.T. Normandie : rubrique Opportunités > appels d offres. 3. Conditions de recevabilité des offres Les pièces à fournir sont les suivantes : Copie du présent cahier des charges daté et signé, dont toutes les pages devront être paraphées. Une proposition financière, datée et signée, sous forme d'un devis détaillé faisant apparaître tous les coûts, notamment le coût des frais de livraison. Une description complète et détaillée des équipements fournis. Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 3/10

4 Une description complète de l organisation mise en place pour l accomplissement de la tâche (planning, ressources mises à disposition ). Tout dossier incomplet sera considéré comme irrecevable. Il en sera de même pour les dossiers surchargés, raturés ou illisibles. Les dossiers parviendront sous double enveloppe, les deux enveloppes étant obligatoirement cachetées : a) L enveloppe extérieure est libellée au nom de Monsieur le Directeur du Comité Régional de Tourisme de Normandie - 14, rue Charles Corbeau - F EVREUX. Cette enveloppe extérieure porte obligatoirement le cachet de l agence et la désignation de l opération concernée : «Serveur et parc informatique». b) L enveloppe intérieure porte la mention «Ne pas ouvrir avant la séance» et le cachet de l entreprise. Elle contient les pièces décrites au chapitre 3 du présent cahier des charges. Les dossiers seront reçus soit par pli recommandé, soit par dépôt contre récépissé à la Direction des Ressources du Comité Régional de Tourisme : 14, rue Charles Corbeau F ÉVREUX. La date limite de dépôt des dossiers est le vendredi 8 avril 2011 à 16h Les dossiers qui seraient remis (ou dont l avis de réception serait délivré) après la date et l heure fixées ci-dessus, ainsi que ceux remis sous enveloppes non cachetées, ne seront pas retenus et seront renvoyés à leurs auteurs. 4. Critères de sélection des offres Mesures mises en place pour garantir la continuité de l'activité au C.R.T. au moment du remplacement du serveur et des postes clients Engagements pour la résolution des pannes tout au long de la période de maintenance. Qualité du matériel proposé. Coûts Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 4/10

5 5. Objet de la consultation La présente consultation est destinée à choisir le prestataire qui sera en charge, pour 3 ans, de la fourniture des ordinateurs du C.R.T. et de la maintenance de l ensemble du système informatique du C.R.T. (matériel, réseau, ) Renouvellement du serveur Le C.R.T. Normandie dispose d'un serveur acquis en 2006 et qui doit être renouvelé (voir Chapitre 6. Etat des lieux). Les capacités du serveur devront être adaptées aux usages du matériel informatique au C.R.T. Normandie (décrits au chapitre 6.3.). Le serveur en place au C.R.T.N depuis 2006 est un serveur HP PROLIANT ML1100 équipé de Windows SBS Un fichier NFO comportant toutes les informations sur cette machine est disponible au téléchargement sur notre site professionnel, avec le présent cahier des charges). (Voir également les informations sur le stockage au chapitre 5.3. Volume de données sur le serveur). Outre sa fonction de serveur de mail, cette machine est utilisée comme serveur de fichier. Elle contient les dossiers de chaque utilisateur et un dossier commun permettant les échanges de documents entre les salariés et le stockage de fichiers de travail. Des droits spécifiques sont attribués sur ces dossiers pour en restreindre l'accès. Chaque utilisateur dispose de ses propres codes d'accès lui permettant de se connecter au domaine Caractéristiques du serveur Figure 1 - Caractéristiques du serveur Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 5/10

6 5.3. Volume de données sur le serveur Figure 2- Volume des données sur le serveur 5.4. Renouvellement du parc informatique Les postes clients actuellement utilisés au C.R.T. sont, pour une partie des postes fixes, et pour l'autre des portables. Jusqu à présent, ces machines ont été renouvelées. Concernant ce renouvellement, les candidats devront obligatoirement chiffrer les deux hypothèses ci-dessous, en indiquant clairement pour chacune d'entre elle le délai estimé d'interruption d'activité pour les salariés du C.R.T. ainsi que le coût de chacune des 4 solutions : Renouvellement de 11 ordinateurs (environ 1/3 du parc) soit 10 portables et un PC de bureau standard (pour l'accueil) (chiffrer la vente et la location) Renouvellement de l'ensemble des postes clients (24 machines, dont 21 portables) (chiffrer la vente et la location) Dans le cas de la première hypothèse (renouvellement du parc par 1/4), le candidat retenu pourra être mis chaque année en concurrence pour la fourniture des ordinateurs (vente ou location). Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 6/10

7 Caractéristiques des postes à fournir : Le C.R.T. souhaite anticiper la problématique du télétravail. En outre, le personnel participe souvent à des réunions à l'extérieur. En conséquence, le choix de matériel se porte vers des machines portables. Les machines fournies sont des ordinateurs portables de grande marque de qualité professionnelle (HP ou autre) destinés à une utilisation bureautique notamment dans le cadre du télétravail (Word, Excel, Powerpoint, Access, Internet, lecture de PDF pouvant atteindre les 50Mo voir chapitre 6.3 Logiciels ). Le recours à des outils de gestion de contenu Web ou systèmes d information avec interfaces Web favorisent le choix d écrans de résolution WXGA d au moins 15 pouces. Ces machines doivent disposer d une antenne wifi intégrée et d une carte réseau de qualité et d équipements correspondant aux standards actuels en terme de capacité de stockage, mémoire vive et qualité d écran. Ces machines devront également être pourvues d une caméra vidéo et d un micro intégrés (pour permettre des visioconférences). Pour 2 de ces machines, le poids sera un critère de choix déterminant (salariés se déplaçant souvent à l'étranger et amenés à transporter leur ordinateur plus que les autres). Pour les autres, le matériel proposé devra être suffisamment performant pour une utilisation confortable des solutions logicielles évoquées au chapitre 6.3. Logiciels Actions connexes au renouvellement du parc Le C.R.T. souhaite permettre à une partie de ses collaborateurs un accès à distance aux fichiers stockés sur le réseau. A cette fin, le C.R.T. dispose de 10 licences VPN qui n'ont toutefois pas encore été mises en place. Le changement de serveur sera l'occasion de procéder à cette installation. Cette mise en place de l accès VPN impliquant un changement d'adressage IP au C.R.T. (les IP actuelles sont au format ), la date de mise en place du nouveau serveur devra être calée avec Orange pour une reconfiguration au même moment du routeur / firewall netasq Maintenance du réseau Le candidat retenu sera également en charge de la maintenance de l'ensemble du réseau informatique du C.R.T. Normandie pour une période de 3 ans, renouvelable chaque année par tacite reconduction, mais dénonçable à tout moment avec un préavis de 3 mois. Une fois cette période passée, cette maintenance fera l objet d une nouvelle procédure de mise en concurrence. Le candidat retenu devra proposer une maintenance 5 jours sur 7 (hors samedi et dimanche), de 8h à 18h. Un intérêt tout particulier sera porté aux outils et à l'organisation mise en place par le candidat pour assurer une réactivité maximum dans la résolution des pannes. Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 7/10

8 Un engagement fort sera attendu de sa part pour permettre la poursuite de l'activité des salariés en cas de panne informatique liée directement au matériel dont le prestataire aura la charge (voir critères de sélection des offres). Pour les pannes pouvant être réglées à distance, une solution adaptée pourra être mise en place (type TeamViewer). Le prestataire devra s'appuyer sur ses propres ressources : le C.R.T. ne dispose pas d'un informaticien en charge en interne de la gestion du réseau. Il appartiendra donc au candidat retenu de vérifier le bon fonctionnement du parc, de s'assurer de la validité des sauvegardes, et de veiller à la sécurité du réseau (gestion des mises à jour système ou antivirus notamment) 6. Etat des lieux 6.1. Fonctionnement de la messagerie Les s sont stockés directement sur le serveur SBS. Les envois se font directement à partir de ce serveur via le SMTP Oléane. Pour la réception, le connecteur POP est utilisé. Il se connecte aux boîtes aux lettres Oléane fournies par Orange et collecte les messages toutes les 15 minutes. Ces messages sont ensuite redistribués dans chacune des boîtes au lettre Exchange. Les salariés en déplacement utilisent Outlook Web Access pour accéder à leur messagerie et traiter leurs mails, à leurs agendas et à leurs contacts. Chaque salarié effectue régulièrement et de manière autonome des archivages de ses anciens mails. Ces messages sont stockés localement sur chaque machine. Le C.R.T. utilise une redirection des mails souscrite auprès du Relais Internet (redirection associée au domaine Matériel Réseau filaire / wifi La quasi totalité des postes sont connectés au réseau via un câblage RJ45. Seules deux machines sont connectées en WIFI. Des antennes sont réparties dans le bâtiment pour permettre une connexion au réseau sans fil, notamment lors des réunions. Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 8/10

9 Imprimantes Le Comité Régional de Tourisme de Normandie dispose d'imprimantes partagées sur le réseau et réparties dans les bureaux : - 3 imprimantes HP Laserjet CP3525dn en réseau, disponibles sur tous les postes - 2 imprimantes HP Laserjet 3600N, - 1 imprimante HP Laserjet 1015 Ces imprimantes ne sont pas à renouveler dans le cadre du présent marché Smartphones Une partie du personnel est équipé de Smartphones (Iphone 4 d'apple) qui permettent une consultation des mails, des agendas et des carnets d'adresse en situation de mobilité. Le nouveau système mis en place devra bien entendu conserver cette compatibilité Logiciels Applications utilisées et versions La suite Microsoft Office 2007 est installée sur toutes les machines du parc (Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook). Le renouvellement du parc pourra être l'occasion mettre à jour la solution Office dans une version plus récente. D'autres logiciels sont installés en systématique ou selon les missions des collaborateurs : Acrobat Reader, Filezilla, Photoshop CS3, Skype Des applicatifs en ligne (accessibles via le web) sont également très utilisés : outil de gestion de contenu (CMS) pour nos sites web, Système d'information touristique en ligne, Sphinx (enquêtes en ligne) Antivirus Une solution Symantec Endpoint protection est déployée sur le serveur et sur les postes clients. Les licences pour cette solution sont à jour. Un nouvel antivirus plus performant pourra être proposé par le candidat retenu s il le juge nécessaire Pointeuse Le C.R.T. utilise un logiciel de gestion du temps de travail. La solution utilisée est la solution Horoquartz. Cette application est maintenue par son fournisseur. Celle-ci est jusqu'à présent installée sur un poste de travail faisant office de serveur d application mais sa migration vers un second serveur disponible au C.R.T. pourra être envisagée. Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 9/10

10 Comptabilité / Paie La solution SAGE 100 est installée sur le poste de la comptabilité, mais cette machine est hors du périmètre du renouvellement. Les données sont copiées sur le serveur et sauvegardées au même titre que les fichiers partagés du réseau Autres précisions Sauvegardes Les sauvegardes sont effectuées chaque nuit. Un batch copie l ensemble des profils, documents et documents communs. Les données sont copiées toutes les nuits sur deux disques durs externes (en alternance) et mises à l abri (alternance hebdomadaire, tous les lundis matins). Un système de clichés a été mis en place (tous les jours à 12h et à 21h) pour permettre la restauration de fichiers dans une version antérieure Fournisseur accès Le C.R.T. dispose d'une connexion Internet Orange (BIO) 8Mo. Tous les postes sont connectés à Internet Firewall Le C.R.T. dispose d'un routeur Firewall Netasq configuré par Orange. Le prestataire retenu devra également maintenir ce matériel et veiller à son bon fonctionnement. Une hotline technique reste accessible auprès d'orange Alternatives L architecture organisationnelle décrite dans ce cahier des charges devra être respectées. Cependant, des améliorations pourront être proposées en option et chiffrées séparément. Evreux, le 09/03/2011 Pris connaissance le : Signature : Cachet : Versions Numéro de version Date de publication Auteur(s) Description des modifications /02/2011 LH Première version /02/2011 FM Révision FM, insertion dates /03/2011 LH Modif. Infos sauvegardes et objet de la consultation Auteur : LH Approuvé par : FM Date : 09/03/2011 Version 1.2 Page 10/10