MEILLEUR PARTI DU LOGICIEL IBAKUS

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1 NOTES TECHNIQUES ET RECOMMANDATIONS PUREMENT COMPTABLES POUR TIRER UN MEILLEUR PARTI DU LOGICIEL IBAKUS Table des matières 1 La numérotation des pièces comptables La comptabilisation des ventes & les contrôles TVA La réouverture d'un dossier comptable Les procédures d'envoi des déclarations TVA électroniques au Grand Duché de Luxembourg L'enregistrement auprès de l'aed Le paramétrage de FIREFOX Le répertoire où sauver les fichiers Ibakus Transmettre la déclaration en format électronique La Clôture d'un exercice comptable Soyons clairs : ce document reflète le point de vue d'une personne qui a baigné dans la comptabilité informatisée depuis plus de 35 ans. C'est un «point de vue», un ensemble de «trucs» glanés ici et là. Chacun est bien libre d'avoir un avis opposé, ceci n'est pas la Bible!... d'ailleurs, même la Bible... Page 1

2 1 LA NUMÉROTATION DES PIÈCES COMPTABLES En matière de numérotation des documents, la loi comptable que les pièces doivent être numérotées par ordre chronologique. L'utilisateur a donc le choix quant au mode de numérotation. Il est généralement admis que la numérotation soit recommencée au début de chaque exercice comptable, mais c'est plus un usage admis qu'une obligation. Le cas d'une simple remise à zéro en début d'exercice, pourrait amener à ce que l'on se retrouve face à un même numéro de pièce dans un même compte. Exemple : dans un compte client, je trouve face à une facture n 10 de l'exercice 2011 et une facture n 10 de l'exercice Cela est susceptible de porter à confusion. Mon expérience me porte à penser qu'il est souhaitable d'éviter ce cas de figure. Deux possibilités sont donc à envisager : bannir la remise à zéro en début d'exercice - dans ce cas de figure, la numérotation des factures de ventes et d'achat se poursuit d'un exercice à l'autre, ce qui, à mon sens, ne pose pas de problème particulier, sauf si l'on gère de grandes quantités de pièces. Dans ce cas, on risque de se retrouver à manipuler des numéros assez longs, ce qui peut être délicat ; - en ce qui concerne les pièces de banque, le comptable utilise habituellement le numéro que l'organisme bancaire a donné à la pièce. Vu que la banque recommence d'office à 1 en début d'année civile, on se retrouve face à un problème. indiquer le millésime de l'exercice comptable dans le numéro des pièces comptables Exemple : donner le n ou pour la première pièce de l'exercice C'est l'option que j'ai choisi depuis bien longtemps. Cela appelle cependant l'attention de l'utilisateur sur un certain nombre de points. Ne pas abuser de trop grands chiffres : je préfère donc à Ne pas utiliser le même nombre de chiffres dans tous les journaux : si j'ai 2 journaux de ventes, j'utiliserai pour le journal A où l'on retrouve moins d'écritures que dans le journal B où j'utiliserai une numérotation de style (donc avec 1 chiffre de plus) Ne pas utiliser de numérotation à 4 chiffres car après 99 documents, on a un problème. Sauf pour les journaux d'avoirs (notes de crédit). Attention aux exercices «à cheval» ou de plus de 12 périodes!! Rappelez-vous que si un exercice est à cheval sur deux années civiles ou comporte plus de 12 périodes, Ibakus lui donne le millésime de l'année durant laquelle il se termine. Exemple : l'exercice qui va du 01/04/2012 au 31/03/2013 s'appelle Donc, pour cet exercice, je suggère que la numérotation recommence au n le 01/04/2012 Page 2

3 2 LA COMPTABILISATION DES VENTES & LES CONTRÔLES TVA Un des avantages de Ibakus est la possibilité de générer automatiquement la déclaration TVA au départ du logiciel. Pour cela, le programme se base sur les facturiers TVA qui sont générés par le programme de saisie des ventes, le corollaire étant que toutes les opérations de ventes doivent passer par les programmes de saisie des ventes. Nous rappelons qu'une opération classique de vente se comptabilise comme suit : le document servant de base juridique à la saisie comptable est la facture la facture est enregistrée via un programme de saisie des ventes VENTES Selon facture n... CLIENTS TVA EN AVAL Cas particulier des ventes au comptant Les ventes qui sont comptabilisées de la manière ci-dessous, généralement sur base des opérations inscrites dans le journal de caisse et saisies via un programme de saisie des financiers, posent problème. VENTES Selon extrait du... BANQUE TVA EN AVAL N O N!! Ce schéma n'est pas compatible avec la philosophie Ibakus car l'enregistrement de la vente ne passe pas par la saisie des opérations de ventes. D'un point de vue strictement comptable, nous pensons que ce mode de comptabilisation est à proscrire car : 1 n'implique pas l'existence de document «facture» tel qu'indiqué dans le Code de commerce ou la Loi TVA ( 1 ) 1 Grand Duché de Luxembourg : Code de commerce (L.19 décembre 2002), Titre VII, art. 109 & Loi TVA 2011 (texte coordonné de la Loi du 12 février 1979), art. 61, 2 a) Page 3

4 2 ne permet pas le contrôle du paiement des ventes via un compte «client» Notre préférence va au système ci-dessous. VENTES CLIENTS AU COMPTANT CAISSE Selon pièce de ventes n... (via saisie des ventes) Selon L.C. du... (via saisie des financiers) TVA EN AVAL O U I!! Au départ du livre de caisse, on enregistre le paiement de la vente Les recettes pointées en caisse sont cumulées par période (semaine, mois,...) et comptabilisées via le journal de ventes. La pièce servant de base à l'encodage étant, par exemple, le relevé des ventes de la caisse enregistreuse. Le compte CLIENTS AU COMPTANT sert aussi à un contrôle des opérations vu qu'il doit systématiquement être à zéro à la fin de chaque période. La comptabilisation des achats Tout ce qui vient d'être dit au niveau des ventes est évidemment transposable dans le domaine des achats. La méthodologie d'enregistrement étant celle-ci : BANQUE FOURNISSEURS Selon extrait du... Selon facture n... (via saisie des financiers) (via saisie des achats) ACHATS TVA EN AMONT O U I!! Remarque à propos des frais bancaires, des frais sur cartes de crédit, des leasings, etc... Les frais bancaires payables aux banques pour certains types de services sont soumis à TVA. Il s'agit très fréquemment de montants très faibles, les banques n'émettent alors pas de facture mais se bornent à indiquer dans le libellé de l'opération, la ventilation entre la base TVA et la TVA. Page 4

5 Idem pour les frais de cartes de crédit. Nous suggérons d'imputer le montant total de l'opération dans un compte individuel fournisseur «FRAIS BANCAIRES» ou «FRAIS CARTES DE CREDIT» (un compte par type de carte de crédit, s'il y en a plusieurs). A la fin de la période TVA, imprimer le grand-livre de ces comptes fournisseurs, ventiler entre base et TVA et comptabiliser le grand-livre de chaque fournisseur comme facture d'achat. De la sorte, la base TVA sera prise en compte Ces méthodes de travail pour la saisie des ventes et des achats sont celles à appliquer dans Ibakus. La déclaration TVA sera faite en automatique, donc avec un maximum de sécurité et très rapidement. Le contrôle de la déclaration TVA Pour que le travail soit parfaitement réalisé, nous prônons de passer l'écriture suivante sur base des chiffres de la déclaration TVA. Le but est de s'assurer que les comptes TVA en amont et TVA en aval sont bien soldés (donc que la déclaration TVA reprend bien toutes les opérations)et que le compte C/C ADMINISTRATION DE LA TVA reprend bien la position de la société vis à vis de l'administration. VENTES Selon facture n... : enregistrement de la vente CLIENTS Selon extrait du... : règlement du client BANQUE (via saisie des ventes) (via saisie des financiers) TVA EN AVAL Selon extrait du... : règlement du fournisseur (via saisie des financiers) Selon O.D. N... - déclaration TVA période... (via saisie des opérations diverses) FOURNISSEURS Selon facture n... : enregistrement de l'achat (via saisie des achats) ACHATS C/C TVA TVA EN AMONT Selon O.D. N... - déclaration TVA période... (via saisie des opérations diverses) Page 5

6 Concrètement, comment passer cette écriture, sur base de la déclaration TVA? Au Grand Duché de Luxembourg Comptes à mouvementer Débit Crédit Libellé TVA due Selon code 41 déclaration 2T TVA intracom due 250 Selon code 51 déclaration 2T TVA triangulaire due 100 Selon code 86 déclaration 2T TVA import due 50 Selon code 70 déclaration 2T TVA import privé due 10 Selon code 71 déclaration 2T TVA opér preneur due 25 Selon code 219 déclaration 2T2011 à TVA à recevoir Selon code 23 déclaration 2T TVA intracom à recevoir 200 Selon code 24 déclaration 2T TVA à recevoir s/importations 50 Selon code 25 déclaration 2T TVA à recevoir s/affec.de biens Selon code 26 déclaration 2T TVA à recev.décl.débiteur Selon code 27 déclaration 2T TVA à recev.acquittée caution solidaire Selon code 28 déclaration 2T Administration TVA c/c SOLDE DU DECLARATION 2T2011 Le compte ADMINISTRATION DE LA TVA C/C peut être débiteur ( , à l'actif, dans le plan comptable standard) ou créditeur ( , compte de passif, dans le plan comptable standard) selon le type d'activité de la société. Page 6

7 3 LA RÉOUVERTURE D'UN DOSSIER COMPTABLE En général, il est préférable de démarrer une nouvelle comptabilité en même temps qu'un nouvel exercice social. Ce n'est pas une obligation légale, mais du point de vue de la clarté des livres comptables, c'est préférable, à notre sens. Imaginons que nous démarrions une comptabilité au 01/01/2014 qui est la date de démarrage du l'exercice On aura pris soin de sortir de l'ancien système comptable : une balance des comptes généraux à la date de clôture de l'ancien exercice comptable un grand livre (historique) des postes clients ouverts à la date de clôture de l'ancien exercice comptable un grand livre (historique) des postes fournisseurs ouverts à la date de clôture de l'ancien exercice comptable Nous suggérons de créer le premier exercice en 2013 (l'exercice précédent), par exemple : Exercice 2011 avec périodes 01/12/2013 à 31/12/2013. La période ouverte 12/2013 ne sert qu'à encoder la reprise de l'ancienne comptabilité. De la sorte, dans le bilan à fin 2014, on aura dans la colonne de l'exercice précédent les chiffres de 2013 et dans la colonne de l'exercice en cours, les chiffres de Dans le signalétique des journaux, nous créons un journal d'opérations Diverses que nous appellerons REOUVERTURE. Dans ce journal de réouverture, nous allons saisir : 1 en une première écriture, l'ensemble des postes Clients ouverts au 31/12/2011. Lorsque l'ensemble des postes a été saisi, la contrepartie sera le compte d'attente pour balancer l'écriture. Cette écriture sera de ce type (cet exemple se base sur la nomenclature du plan comptable français, au besoin, il convient de l'adapter à votre juridiction) : TYPE CLE LIBELLE DEBIT CREDIT Client DUPONT Facture n 25 du 15/12/ Client DUVAL Facture n 1500 du 10/11/ Client DUVAL Facture n 159 du 15/11/ Client PARMENTIER Facture n AB254 du 21/12/ Generaux ( 2 ) Solde des postes clients réouverts en une seconde écriture, l'ensemble des postes Fournisseurs ouverts au 31/12/2011. Lorsque 2 En fonction du plan comptable utilisé : Belgique > ; France > ; Luxembourg > Page 7

8 l'ensemble des postes a été saisi, la contrepartie sera le compte d'attente pour balancer l'écriture. TYPE CLE LIBELLE DEBIT CREDIT Fournisseur DURANT Facture n 52 du 18/12/ Fournisseur EDMONT Facture n 504 du 12/11/ Fournisseur EDMONT Facture n 559 du 16/11/ Fournisseur ARMENT Facture n BA24 du 21/12/ Generaux ( 3 ) Solde postes fournisseurs réouverts en une troisième écriture, l'ensemble des comptes de bilan ouverts au 31/12/2011. Lorsque l'ensemble des postes a été saisi, la contrepartie sera le compte d'attente pour balancer l'écriture. TYPE CLE COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT Generaux Capital souscrit Bilan au 31/12/ Generaux Réserve légale Bilan au 31/12/ Generaux Report à nouveau Bilan au 31/12/ ensemble des comptes généraux Generaux Compte d'attente Banque au 31/12/ Generaux Compte d'attente Caisse au 31/12/ Generaux ( 4 ) Compte d'attente Différ.clts/fourn REMARQUE CONCERNANT LES COMPTES FINANCIERS Je rappelle que les comptes financiers ne peuvent être mouvementés qui via la journal financier correspondant. En conséquence, les soldes des comptes bancaires doivent donc aussi passer par un compte d'attente (4 & 5 ligne de notre exemple ci-dessus). Le compte d'attente sera soldé via la 1 écriture de chaque journal financier. Si toutes les opérations ont été passées correctement, le compte d'attente doit être à zéro. 3 Idem ci-dessus 4 Idem ci-dessus Page 8

9 4 LES PROCÉDURES D'ENVOI DES DÉCLARATIONS TVA ÉLECTRONIQUES 4.1 au Grand Duché de Luxembourg La version avancée d'ibakus permet de transmettre les déclarations TVA sous forme de fichier électronique à l'administration de l'enregistrement et des Domaines (l'aed). Avant de procéder à cet envoi, trois étapes importantes sont à franchir L'enregistrement auprès de l'aed La première démarche à faire est de se procurer un certificat digital auprès de LuxTrust ( permettant l'identification électronique de la société auprès de l'administration Une fois ce certificat disponible, il convient de demander à l'aed l'ouverture d'un compte ( L'AED vous transmettra un certain nombre d'informations leur permettant d'identifier le déposant des déclarations; ces infos devront être retranscrites dans Ibakus > PARAMETRES > MES INFORMATIONS > etva. Si vous agissez en tant que mandataire, ce sont les informations relatives au mandataire qui doivent être mentionnées. Il s'agit de Déclarant: identification du déclarant Numéro RCS Luxembourg (RCS-L): numéro de Registre du commerce du déposant Numéro d'identification à la TVA: numéro de TVA (LU...) du déposant Matricule national : numéro national (ex : ) du déposant Préfixe de fichier: vous sera communiqué par l'aed Code d'authentification : vous sera communiqué par l'aed Page 9

10 4.1.2 Le paramétrage de FIREFOX Dans votre navigateur Firefox, allez dans la barre de menu Sélectionnez OPTIONS, à droite... Cette fenêtre va alors s'ouvrir > sélectionner l'onglet GENERAL> à la rubrique TELECHARGEMENTS, sélectionner la seconde option. A partir de ce moment, lorsque vous téléchargerez un fichier d'internet, l'ordinateur vous demandera à quel endroit le sauver Le répertoire où sauver les fichiers Ibakus La dernière étape consiste à créer, sur votre disque dur, un répertoire spécifique destiné à stocker le fichier.xml qui va être généré. Par exemple, vous avez créé un répertoire nommé IBK-FILES. Mémorisez bien cet endroit, c'est là qu'il faudra sauver les fichiers générés par Ibakus. Page 10

11 4.1.4 Transmettre la déclaration en format électronique Préparez votre déclaration TVA de manière habituelle. Lorsque vous considérez la déclaration comme définitive, imprimez-là en version définitive et en PDF afin d'en avoir une copie papier. Une fois que la déclaration définitive a été éditée, les ventes & achats de la période sont bloqués et l'on ne peut plus modifier ces écritures. Pour rappel, lorsqu'une période TVA a été clôturée, on peut faire autant d'éditions des déclarations (format papier ou électronique) que l'on souhaite. Pour obtenir le fichier xml (déclaration en format électronique), redemandez un édition définitive de la déclaration TVA en choisissant.xml dans le menu Demander que le système génère un fichier que vous enregistrerez dans le répertoire préalablement créé (dans notre exemple : IBK- FILES) Le fichier.xml sera stocké à l'endroit désiré, vous êtes alors prêts à envoyer des déclarations à l'aed. TRES IMPORTANT : NE MODIFIEZ EN AUCUN CAS LE NOM DU FICHIER qui a été créé par Ibakus. La structure du nom du fichier répond à des règles précises, imposées par l'administration. Pour envoyer le fichier à l'administration, connectez-vous à l'adresse et identifiez-vous en fonction du type de certificat digital dont vous disposez. Cliquez sur TRANSMISSION DE FICHIER dans la barre de menu à gauche. Page 11

12 Sélectionnez votre type de certificat digital. Cet écran vous permet d'effectuer l'envoi > Choisissez le premier point, TRANSMISSION DE FICHIER. Indiquez le fichier précis que vous voulez envoyer, celui que vous avez sauvé sur votre disque dur lors de l'édition par Ibakus. Page 12

13 Si l'envoi est correct, vous recevrez une confirmation de l'aed sous la forme suivante. Nous ne pouvons que vous encourager à imprimer et garder soigneusement cet accusé de réception. Le joindre à la déclaration qui sera archivée est une excellente idée. Si vous souhaitez revoir l'historique de vos transmissions, retournez sur cet écran, sélectionnez la 2 ligne STATUT DES TRANSMISSIONS et l'écran ci-dessous vous récapitulera les opérations passées. Page 13

14 5 LA CLÔTURE D'UN EXERCICE COMPTABLE En fin d'année (d'exercice), se pose la question de la réouverture d'un nouvel exercice. Dans le menu des exercices (où apparaît l'exercice en cours à gauche du bouton «Aide») cliquez sur l'exercice en cours apparaît : gestionnaire d'exercice changer d'exercice Dans le GESTIONNAIRE D'EXERCICE, indiquer le millésime de l'exercice à créer. Indiquer la date de début et de fin du nouvel exercice. Confirmer la création avec les dates indiquées. Le nouvel exercice est ouvert avec les périodes mensuelles indiquées. Les soldes des comptes de bilan à la fin de l'exercice sont reportés automatiquement dans le nouvel exercice. Un journal des A-NOUVEAUX est créé par le système. L'ancien exercice n'est pas clôturé, il est toujours possible de passer des écritures sur l'ancien exercice. Si des écritures sont passées sur l'ancien exercice, le système en tiendra compte dans le nouvel exercice en modifiant automatiquement le journal des A-NOUVEAUX. Le résultat provisoire de l'ancien exercice est calculé dans le bilan sans qu'aucune écriture ne soit passée par le système. Lorsque l'utilisateur estime avoir passé toutes les écritures nécessaires sur l'ancien exercice, il doit passer un écriture d'od pour acter du résultat de l'exercice, du type dans le cas d'un bénéfice TYPE CLE COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT Generaux ( 5 ) Bénéfice de l'exercice Affectation résultat au 31/12/ à Generaux Bénéfice reporté( 6 ) Affectation résultat au 31/12/ Les comptes d'affectation du résultat sont spécifiquement prévus au plan comptable belge. Pour les plans comptables français et luxembourgeois, au choix de l'utilisateur. 6 Les comptes de réserves (13) & report (14) sont spécifiquement prévus au plan comptable belge. Dans le plan comptable français, les réserves sont ventilées dans les comptes 10, les reports à nouveau dans les comptes 11 et le résultat de l'exercice dans les comptes 12. Dans le plan comptable luxembourgeois, les réserves sont ventilées dans les comptes 13 et le résultat de l'exercice dans les comptes 14. Page 14

15 ... dans le cas d'une perte TYPE CLE COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT Generaux Perte de l'exercice Affectation résultat au 31/12/ à Generaux Résultat de l'exercice Affectation résultat au 31/12/ Une fois cette écriture passée, nous aurons une égalité parfaite entre les comptes d'actif/passif et les comptes de charges/produits. Une mesure de sécurité louable sera d'éditer une vérification de la comptabilité via le programme «Editions > Utilitaires > Démarrer la vérification». Le système indiquera si la comptabilité est correcte ou pas. Dans la négative, contactez-nous. L'exercice peut être clôturé via le menu «Exercice / gestionnaire d'exercice». Plus aucune écriture ne sera possible sur l'exercice clôturé. Par contre, toutes les éditions seront toujours possibles. Toutes les opérations sur l'ancien exercice auront été répercutées automatiquement sur le nouvel exercice. Page 15

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