MARCHÉ PASSÉ SELON LA PROCÉDURE ADAPTEE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES (CCP)

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1 Rue Frédéric Raboisson BP CLERMONT CEDEX Tél : Direction des Services Economiques Tél : Fax : MARCHÉ PASSÉ SELON LA PROCÉDURE ADAPTEE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES (CCP) CONSERVATION ET GESTION DES ARCHIVES MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE en application de l'article 28 du Code des Marchés Publics Date et heure limites de réception des offres le 20 novembre 2015 à 16h00 Page 1

2 TABLE DES MATIERES ARTICLE 1 : OBJET DU MARCHE... 3 ARTICLE 2 : FORME DU MARCHE... 3 ARTICLE 3 : DOCUMENTS CONTRACTUELS... 3 ARTICLE 4 : DUREE DU MARCHE... 3 ARTICLE 5 : DATE LIMITE DE REMISE DE L OFFRE... 4 ARTICLE 6 : PRESENTATION DES OFFRES... 4 ARTICLE 7 : CRITERES DE CHOIX... 5 ARTICLE 8 : SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES... 5 ARTICLE 9 : MODALITÉS DE DÉTERMINATION DU PRIX :... 5 ARTICLE 10 : CONDITIONS DE RÈGLEMENT... 6 ARTICLE 11 : RÈGLEMENT DES LITIGES... 6 ARTICLE 12 : RÉSILIATION DU MARCHÉ... 6 QUESTIONNAIRE TECHNIQUE... 7 ANNEXE FINANCIERE... 8 Page 2

3 ARTICLE 1 : Objet du Marché La présente consultation a pour objet la conservation et l archivage des dossiers du Centre Hospitalier Général de Clermont. Ces archives sont, actuellement, stockées dans les locaux de la société NOVARCHIVE à Rosny sur Seine. ARTICLE 2 : Forme du Marché Le présent marché fait l objet d une procédure adaptée (art. 28 du CMP). Il est constitué d un seul lot. Le CCAG «fournitures courantes et services» s applique au présent marché. Le marché est un marché à bons de commande et est conclu sans maximum ni minimum. ARTICLE 3 : Documents contractuels - Documents particuliers 1 - l'acte d'engagement et ses annexes, Si l'établissement de la proposition du candidat nécessite l'utilisation de tableaux annexes, il reste cependant OBLIGATOIRE de reporter le montant maximum du marché, sur le cadre B de l'acte d'engagement. 2 - le présent Cahier des Clauses Particulières - Documents généraux 3 - le cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés publics de fournitures courantes et de service ARTICLE 4 : Durée du Marché Le marché débutera le 1 er janvier Le marché est conclu pour une durée d un an, renouvelable par tacite reconduction deux fois un an pour une durée totale de trois ans. Page 3

4 ARTICLE 5 : DATE LIMITE DE REMISE DE L OFFRE La date limite de réception des offres est fixée au 20 Novembre 2015 à 16h00 Pour tous renseignements complémentaires concernant la constitution du dossier, contacter Madame LAVANDIER Micheline, responsable des Services Economiques et Logistiques au Tél : Mail : Pour tous renseignements complémentaires concernant la partie technique du dossier, contacter Madame Danièle GUERRE, Responsable des Archives Tél : Mail : ARTICLE 6 : PRESENTATION DES OFFRES Chaque société aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes datées et signées : lien internet nouveaux-imprimes.htm - DC 1«Lettre de candidature Habilitation du mandataire par ses co-traitants» - DC 2 «Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement» - DC 3 «Acte d engagement» - le présent CCP document ainsi que son annexe financière à compléter et signer, - l état annuel des certificats - attestation d assurance Ce dossier sera transmis sous pli cacheté par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l heure de leur réception et garantir leur confidentialité. et sera adressé au : Centre Hospitalier Général de Clermont de l Oise Direction des services financiers et économiques - Marchés Rue Frédéric Raboisson BP CLERMONT CEDEX Page 4

5 Le pouvoir adjudicateur ne pourra être tenu pour responsable des pratiques des transporteurs ne permettant pas de s assurer du respect de l obligation de délai. Les plis qui seraient remis (ou dont l avis de réception serait délivré) après la date et l heure limite fixées en page de garde et à l article IV du présent CCP, ainsi que les offres remises sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à leurs auteurs. Aucun envoi par télécopie ne sera accepté. ARTICLE 7 : CRITERES DE CHOIX Les critères de choix, permettant le classement des offres, sont les suivants pour un total de points à 20 : 1) Tarifs appliqués : 5 points 2) Délai de restitution des dossiers : 4 points 3) Références : 4 points 4) Aide au flux des dossiers : 4 points 5) Délai de retour des dossiers : 3 points ARTICLE 8 : Spécifications techniques Les spécifications techniques sont les suivantes : le délai de mise à disposition d un dossier archivé devra être défini dans le questionnaire technique, le candidat devra préciser les dispositifs de sécurité mis en place pour assurer la conservation sécurisée des dossiers d archives ; ceux-ci devront être conformes aux normes prescrites par la législation, le candidat devra également préciser les dispositions prises pour assurer la confidentialité des informations contenues dans les dossiers, le candidat devra justifier des assurances spécifiques à la conservation des archives. ARTICLE 9 : Modalités de détermination du prix : L'offre devra préciser : le prix de la conservation annuelle au carton (comprenant la destruction aux dates fournies par l établissement. le prix détaillé de la prise en charge au carton d archives mortes (fournitures, transport, manutention...) le prix de la recherche de document en entrepôt les frais d envoi (cf annexe financière à compléter et à signer) Page 5

6 Le candidat proposera une formule de révision annuelle des prix à la hausse ou à la baisse sans toutefois dépasser une révision à la hausse de 2.5 %. Dans le cas où le titulaire du marché changeait, le nouveau prestataire devra procéder à la reprise des dossiers archivés chez le prestataire actuel. ARTICLE 10 : Conditions de règlement Comptable assignataire : Monsieur le Trésorier Principal du Centre Hospitalier de Clermont Règlement Le règlement de la facture s effectuera par mandat administratif selon les règles de la comptabilité publique. Le délai global de paiement maximum est de 50 jours, comptés à partir de la date de réception de la facture par les services économiques. Intérêts moratoires Le taux retenu pour ces intérêts est celui de l intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de deux points. ARTICLE 11 : Règlement des litiges Pour les litiges qui apparaîtraient lors de l exécution du marché, si une solution amiable n était pas trouvée, les recours relèveraient du Tribunal Administratif rattaché au Centre Hospitalier de Clermont ARTICLE 12 : Résiliation du Marché En cas de résiliation ce sont les dispositions prévues aux articles 24 à 32 du C.C.A.G/FCS qui sont applicables. Lu et Approuvé A, le Le Fournisseur, Page 6

7 QUESTIONNAIRE TECHNIQUE Destruction des conteneurs ou cartons Comment s'organisera cette prestation? Incorporation de nouveaux conteneurs ou cartons Comment s'organisera cette prestation? Transfert des archives du site actuel Quel coût et quelle organisation pour cette opération? Délai de retour des dossiers Page 7

8 ANNEXE FINANCIERE Type de prestation PU HT PU HT REMISE PU TTC REMISE Redevance conservation annuelle au container Prise en charge d archives mortes Recherche de documents Réintégration Frais de transports ou navettes Délai de restitution des dossiers Destruction Intégration Transfert Coût de reprise des archives Fourniture de conteneur AUTRES TARIFS Cachet de la société Signature Page 8

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