Branche des Organismes de Tourisme

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1 1 Branche des Organismes de Tourisme Cahier des charges / Appel à propositions ANALYSE DES PROCESSUS D ACHAT DE FORMATION DE LA BRANCHE DES ORGANISMES DE TOURISME (PRATIQUES ACTUELLES, POSSIBILITES ) Date: 5/02/2018 Rédacteur: AGEFOS PME Siège National

2 2 Sommaire 1. Présentation d AGEFOS PME Présentation de la Branche Professionnelle Le contexte et les enjeux Description de la prestation attendue Contenu de la proposition Procédure de l appel à propositions Contractualisation... 10

3 3 1. Présentation d AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat par arrêté du 24 janvier 1973 modifié pour la dernière fois par arrêté du 16 décembre Il est également habilité à collecter la taxe d apprentissage par arrêté du 23 novembre 2015 modifié par arrêté du 22 décembre 216. Il est régi par un accord constitutif, des statuts nationaux et régionaux. Conclu le 6 juillet 1972 et modifié en dernier lieu le 6 janvier 2015, l accord constitutif d AGEFOS PME a été signé entre la CPME d une part, et la CFDT, la CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME a été habilité OCTA par arrêté du 4 juin AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 13 associations territoriales réparties en métropole ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (51 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées. 2. La présentation de la Branche professionnelle 1.1. Champ d application professionnel Les structures de la branche professionnelle relèvent de la Convention Collective Nationale n 3175 (IDCC 1909) et couvrent : Extrait de Convention collective nationale du 5 février 1996 : «[Les] entreprises et établissements à caractère commercial ou non, groupements locaux, départementaux, régionaux ou nationaux de tourisme qui se livrent ou apportent leur concours aux opérations permettant de faciliter l accueil ou d améliorer les conditions de séjour des touristes dans leur zone géographique d intervention et qui sont généralement référencés sous le code 7911Z à l exclusion des entreprises exerçant une activité principale d agent de voyages et relevant de la CCN des agences de voyage» Présentation des organismes de tourisme Les organismes de tourisme se décomposent en 4 champs d activités : Les Offices de Tourisme (OT) Environ structures salariés Les Organismes Régionaux de Tourisme 23 Comités Régionaux Environ 700 salariés Les agences de Développement Touristiques (ADT) 101 ADT et CRT salariés Gîtes de France 95 structures et environ 600 salariés

4 Une branche dynamique et ambitieuse en matière de formation professionnelle Dans une branche principalement composée de petites structures, 84 % des structures ont déclaré avoir formé au moins un collaborateur en 2016, soit 59 % de l ensemble des effectifs. En termes de pratiques de formation, on constate que près de 6 organismes de tourisme sur 10 déclarent avoir mis en place un plan de formation en 2016 (58 %), un taux sensiblement plus élevé que la moyenne (34 % pour l ensemble des entreprises). Cette sensibilité à la formation se traduit également par un taux de notoriété élevé de la réforme du 5 mars 2014 : près de 70 % d entre elles déclarent en avoir eu connaissance. Toutefois, au regard de la complexité de celle-ci, 42 % reconnaissent qu elles en ont un niveau d information insuffisant. Enfin, en matière de ressources humaines, l étude révèle que les trois quarts des structures procèdent à des entretiens au moins tous les deux ans, favorisant ainsi l évolution des salariés. Les deux tiers ont ainsi fait bénéficier à une partie de leur personnel d un changement d échelon au cours des 5 dernières années et 74 % d entre elles d une augmentation salariale sur la même période. 3. Le contexte et les enjeux La branche professionnelle, à travers ses commissions paritaires, est régulièrement amenée à négocier et à signer des accords relatifs à la formation professionnelle. AGEFOS PME est partenaire de la branche professionnelle depuis la signature de l accord formation du 14/05/1997. La branche professionnelle des Organismes de Tourisme, à travers l action de la Section Paritaire Professionnelle (SPP) et de celle des Relais Territoriaux (RT) en charge de la formation professionnelle, est très active quant à la formation professionnelle. Les bons chiffres de cette branche en terme de taux de départ en formation, de création de parcours certifiants sont notamment facilités par l action des relais territoriaux en charge de la formation professionnelle. Depuis de nombreuses années, les relais territoriaux organisent des actions collectives financées en majorité par les fonds mutualisés de la branche des organismes de tourisme, collectés et gérés par AGEFOS PME, l OPCA de la branche. L ordonnance n du 23 juillet 2015 et le décret n du 25 mars 2016 relatifs aux marchés publics, assujettissent AGEFOS PME «en tant que personne investie d une mission de service public» au Code des marchés publics au titre des procédures d achat adaptées. Afin de sécuriser et d harmoniser les pratiques d achat direct de formation par l OPCA, le Conseil d Administration du 23 février 2017 a validé une procédure d achat adaptée. Cette procédure adaptée s applique à tout achat direct de formation effectué par le siège national de l AGEFOS PME, une branche professionnelle adhérente ou un Etablissement de Gestion Dédié ou une AGEFOS PME territoriale, dès lors que l OPCA en assure le financement. Pour pouvoir continuer à financer des actions collectives sur les fonds mutualisés de l OPCA et conserver cette dynamique formation, la branche des Organismes de Tourisme doit donc revoir une partie de son fonctionnement actuel pour se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation. A ce titre, il sera demandé au prestataire sélectionné d accompagner la branche et son réseau de relais territoriaux dans cette démarche.

5 5 Cette démarche devra permettre, de disposer d un éclairage fin sur la situation de la branche et des relais régionaux en charge de la formation professionnelle, et d être en mesure de préconiser une mise en conformité des procédures d achats en maintenant un équilibre économique et organisationnel des Relais Territoriaux. Pour mener à bien ce projet, le prestataire devra être spécialiste de la réglementation sur la formation professionnelle et plus particulièrement des procédures d achats de formation imposées aux OPCA et aux Branches Professionnelles. Fonctionnement actuel La SPP des organismes de tourisme définit les critères de prise en charge pour l ensemble des entreprises de la branche. A ce titre, dans le cadre des actions collectives organisées par les Relais Territoriaux, la SPP accorde à chaque relais, une enveloppe budgétaire annuelle pour mettre en place un programme d actions collectives régionales, appelé PRF (Programme Régional de Formation), en fonction de thèmes prioritaires définies par les membres paritaires. En contrepartie de cette enveloppe, le Relais Territorial a pour rôle en collaboration avec le référent régional AGEFOS PME : - l identification des besoins (volume, postes de dépenses, thématiques) - la définition d un Programme Régional de Formation (PRF) adapté aux besoins recueillis - la recherche de prestataire de formation (formateurs sous traités ou pas) et de financements régionaux (Etat, Conseil Régional, FSE, ) - l ingénierie de formation et animation d une partie des actions de formation dans certains cas - l organisation et gestion des actions (suivi des inscriptions, location de salle, envoi des convocations, gestion des financements auprès de l OPCA, ) - le suivi et bilan des actions réalisées Aujourd hui 3 cas sont à distinguer (cf schéma) : Cas n 1 : le Relais Territorial va créer le programme régional de formation, l ingénierie pédagogique et financière, fait le recrutement, le SAV Le même Relais va lancer une consultation ou un appel d offres (suivant le montant) et va recruter des organismes de formation (OF) qui seront soustraitants pour les actions de formation. Le Relais ne réalise aucune action de formation directement. Cas n 2 : même cas de figure que le précédent, à la différence que le Relais Territorial va avoir identifié dans l ensemble du PRF quelques actions sur lesquelles il a les compétences et l expérience pour assurer lui-même l action de formation. Après un rapide sondage auprès de 2 ou 3 régions, le pourcentage est dans la majorité des cas de l ordre de 90/95% de formations sous-traitées / 5/10 % assurées par le RT. Cas n 3 : Le Relais Territorial va avoir une véritable politique d animation de son programme de formation régional et va assurer plusieurs actions en direct. C est surtout le cas pour une région, qui aurait 2/3 des formations assurées par des tiers experts (recrutés par appel à proposition), 1/3 par le Relais lui-même.

6 6 Schéma de fonctionnement (recensement des besoins par les RT) : Schéma des co-financements : Ce fonctionnement actuel pose différents problèmes de conformité : - non-respect systématique de la mise en concurrence, - le Relais Territorial est à la fois porteur du projet et parfois désigné comme prestataire - difficulté à financer le recueil de besoins, l ingénierie et le suivi des actions distinctement des actions de formation - le Conseil Régional finance également certains Relais Territoriaux directement pour animer en région la professionnalisation des acteurs - les modalités d organisation et de cofinancement différentes dans chaque région ne permettant pas à la SPP de définir un schéma d organisation unique

7 7 Au regard de ce contexte et de ses difficultés, la branche a fixé dans le cadre de ce projet les objectifs suivants : Analyser les pratiques de la branche en termes d achats de formation (notamment les pratiques actuelles des relais régionaux en charge de la formation professionnelle) Identifier les mesures qui impactent l activité et analyser leurs contenus, Préconiser des modèles de gestion de la formation au niveau de la branche et au niveau des relais régionaux en charge de la formation, en conformité avec la réglementation et les possibilités de gestion au sein de l OPCA 4. Description de la prestation attendue Remarque : Le présent document d appel d offres exprime les besoins de la Section Paritaire Professionnelle (SPP) en termes d objectifs et de résultats attendus. Le prestataire consulté a toute la liberté pour proposer une recommandation d intervention alternative. 0 : Cadrage du projet avec la SPP Objet Définir et préciser les contours du projet avec la branche et AGEFOS PME Méthode envisagée Livrables attendus Analyse documentaire Réunion d échange avec la branche et AGEFOS PME Note de cadrage du projet 1 : Analyser les pratiques de la branche en termes d achats de formation Objet Méthode envisagée Livrables attendus Analyser les pratiques de la branche en termes d achats de formation (notamment les pratiques actuelles des relais régionaux en charge de la formation professionnelle) A l aide des informations déjà recueillies par l OPCA et les fédérations, analyser les différentes pratiques actuelles. Faire ressortir les points de non-conformité avec la législation actuelle Rapport intermédiaire de l analyse de l état des pratiques actuelles et des points de non-conformité 2 : Identifier les mesures qui impactent l activité et analyser leurs contenus Objet Identifier les mesures qui impactent l activité et analyser leurs contenus, Mesurer les enjeux économiques, organisationnels, Méthode envisagée Elaborer des guides d entretiens et/ou questionnaires permettant d animer et de collecter l information auprès du groupe de travail et d entretiens individuels; Interviewer les relais ayant des difficultés de mise en conformité pour aller plus loin dans l analyse des pratiques et comprendre les enjeux Livrables attendus Rapport intermédiaire sur les enjeux stratégiques des effets de la réglementation sur l activité formation des relais territoriaux

8 8 3 : Préconiser aux relais territoriaux une organisation efficace et un plan d action Objet Préconiser des modèles de gestion de la formation au niveau de la branche et au niveau des relais régionaux en charge de la formation, en conformité avec la réglementation et les possibilités de gestion au sein de l OPCA Méthode envisagée Livrables attendus Analyser les enjeux pour les différentes structures Préconiser des solutions en respect avec la réglementation et la spécificité territoriale Mettre en place un plan d action selon les différents besoins des structures Proposer des modalités d accompagnement en option Disposer de livrables permettant aux relais territoriaux et à la branche une décision éclairée sur l organisation des achats Fiches «plan d action» détaillées Synthèse de l étude Journée d accompagnement pour les Relais où la situation est la plus complexe (à définir en option) 5. Contenu de la proposition L offre du candidat sera restituée en TROIS NOTES DISTINCTES : UNE OFFRE TECHNIQUE présentant la proposition d intervention du candidat, composée des différents chapitres ci-dessous, UNE SYNTHESE DE L OFFRE TECHNIQUE, UNE OFFRE FINANCIERE 5.1. L offre technique Le candidat explicitera, de manière très précise, la prestation préconisée pour atteindre les exigences définies dans le cahier des charges. L'offre technique doit comporter impérativement les chapitres suivants : Chapitre 1 : Profil général du candidat La raison sociale Le SIRET L effectif global de la structure Les secteurs d intervention et/ou domaines d activité Les autres prestations proposées. Chapitre 2 : Contexte et objectifs généraux de la prestation Le candidat reformule sa propre vision du problème et de son contexte. Il doit être en mesure de clarifier certains points ou d'en suggérer des compléments.

9 9 Chapitre 3 : Déroulement de la prestation Le candidat décrit la nature de la prestation à réaliser afin d en délimiter le contenu précis (démarche) et en déduit le volume de travail qui lui est nécessaire (conception, préparation, réalisation ) Le document remis précise le découpage de la prestation et la démarche prévue pour atteindre les résultats à produire. Chapitre 4 : Moyens humains Le candidat présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, un responsable de projet unique clairement identifié) : nom et rôle de chaque intervenant, responsabilités de chaque intervenant, CV de chaque intervenant pressenti comportant notamment : - Le profil et l expérience - Les références de missions comparables - L ancienneté dans la structure Chapitre 5 : Références du cabinet sur des projets similaires Le candidat présentera quelques références de prestations similaires, menées récemment Synthèse de l offre technique Cette synthèse a pour objet d avoir une lecture transversale de la proposition commerciale. Elle devra impérativement être remise sous format Word L offre financière Le candidat indiquera de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des propositions préconisées dans son offre technique et de l'estimation des charges qu'il a déterminées ou que son expérience lui dicte. Le candidat se conformera au cadre défini ci-dessous : - Coût de chaque phase du projet : Intitulé et détail de l étape Nombre de personnes Taux journaliers (en euros HT) Durée (en jours) Montant total forfaitaire (en euros HT) - Estimation forfaitaire des déplacements : Dans le cas où plusieurs déplacements en province seraient à prévoir, il est attendu du candidat qu il indique un montant forfaitaire envisagé compte tenu de sa méthodologie (déplacements, hébergement et restauration). Ce montant forfaitaire sera ensuite réajusté en fonction des frais réels, dans la limite du plafond.

10 10 6. Procédure de l appel à propositions 6.1. Conditions d envoi des offres et date limite de réception Les offres doivent être adressées : par à : madelahaye@agefos-pme.com. et par courrier à : Marjorie Delahaye AGEFOS PME 187, quai de Valmy Paris Au plus tard le 25/02/2018 Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits très lisiblement Sélection du prestataire Tout dossier parvenu hors délai et/ou ne respectant pas le formalisme de réponse, et/ou incomplet ne sera pas étudié. a/ Etapes et calendrier de sélection Période / échéance 5/02/2018 Etape Lancement de l appel à propositions : le présent document et ses annexes sont accessibles sur l'espace dédié aux appels d'offres sur le site Internet 25/02/2018 Date limite de réception des propositions Semaine 9 Semaine 9 Semaine 10 Semaine 10 Semaine 10 30/04/2018 Instruction des réponses recevables Audition des prestataires par le comité de sélection Notification de la décision Conventionnement Démarrage de la prestation : réunion de cadrage Restitution de l ensemble des livrables Fin de la convention (hors accompagnement en option)

11 11 b/ Critères de sélection Les propositions seront examinées au regard des critères suivants : Critères Notation Coefficient Pertinence de la réponse - Compréhension du contexte et de la 4 Sur 4 problématique, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet Compétence et expérience du prestataire en lien avec la thématique 3 Sur 3 concernée Méthodes d analyse et d étude Sur 3 3 Capacité à intervenir sur le territoire demandé Sur 3 2 Propositions d amélioration formulées sur le projet Sur 3 3 Proposition de pilotage du projet (animation, livrables, ) Sur 3 3 Proposition financière Sur 3 3 AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues et s engage à garder confidentielles les offres reçues. AGEFOS PME se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité. AGEFOS PME n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de la proposition et après acceptation formelle des conditions proposées (contractualisation). 7. Contractualisation A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention sera signée entre le prestataire et l'agefos PME. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve de validation des prestations par nos services. En cas de difficulté de compréhension du présent document, vous pouvez contacter : Marjorie DELAHAYE Conseiller Branches Professionnelles et Grandes Entreprises AGEFOS PME SIEGE NATIONAL Tel : madelahaye@agefos-pme.com