AVIS DE VACANCE POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE MISSIONS

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1 Direction des Ressources humaines AVIS DE VACANCE RESPONSABLE DE LA CELLULE DES FONDS PUBLICS OUVERTS POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Direction : Direction de la Culture, du Sport et de la Jeunesse Service : Archives Départementales Poste de rattachement hiérarchique : Archiviste responsable du Pôle Traitement des archives Localisation : Service des Archives Départementales, Bourg-lès-Valence MISSIONS Mission de la Direction de la Culture, du Sport et de la Jeunesse : Appuyer techniquement les élus pour la définition de la politique départementale en matière d actions culturelles, de sports, de la jeunesse et de l éducation populaire. En ce qui concerne la culture, cette direction regroupe les services suivants : Culture, Conservation du Patrimoine, Châteaux Départementaux, Archives Départementales et Médiathèques Départementales. Mettre en œuvre la politique décidée par l Assemblée départementale. Missions des Archives Départementales : Recueillir, classer, conserver et rendre accessibles au public l ensemble des documents émis et archivés par les acteurs du département, qu ils soient publics ou privés. Exercer au nom de l État une mission de contrôle spécifique et technique sur les archives des communes, des établissements hospitaliers, des administrations et établissements publics, dans le ressort géographique du Département. RAISON D ÊTRE DU POSTE Organiser et assurer la collecte des archives publiques contemporaines. Organiser et assurer le tri et le classement des fonds publics ouverts. Assister le responsable du pôle Traitement des archives sur le plan scientifique. Encadrer scientifiquement les agents de la cellule des fonds publics ouverts. LE DÉPARTEMENT DE LA DROME HÔTEL DU DÉPARTEMENT, 26 AVENUE DU PRÉSIDENT-HERRIOT, VALENCE CEDEX 9 TÉL :

2 RELATIONS DE TRAVAIL Relations internes au service des Archives Départementales : avec le Directeur, qui définit les orientations du service, avec l archiviste responsable du pôle Traitement des archives qui définit les orientations de collecte avec l équipe d encadrement du pôle Traitement des archives, pour travail en complémentarité, avec les agents de la cellule des fonds publics ouverts dont il assure l encadrement direct, avec l ensemble des agents des Archives départementales, pour travail en complémentarité. Relations internes au Conseil Général : avec tous les services, pour conseils sur les procédures d archivage, prévalidation des propositions de versements et d éliminations et réception de leurs archives intermédiaires et définitives, avec le service Bâtiments - Exploitation Entretien, pour la gestion des locaux de Bourg-lès- Valence, avec la Direction Informatique, qui assure un appui technique. Relations externes : avec tous les services administratifs du Département (État, établissements hospitaliers, établissements publics à compétence départementale), pour conseils sur les procédures d archivage, prévalidation des propositions de versements et d éliminations et réception de leurs archives définitives, avec la Société spécialisée qui est parfois sollicitée pour la destruction de certains documents. avec les prestataires de service intervenant sur le site de Bourg-lès-Valence (entretien des installations techniques, surveillance, nettoyage). 2/6

3 Activités principales : ACTIVITÉS CONSTITUTIVES DU POSTE Participation à l élaboration des objectifs d ensemble du pole Traitement des archives et à leur mise en œuvre. Participation aux réunions d encadrement du pôle Traitement des archives. Contribution à l enrichissement des fonds d archives. Appui technique à l équipe Animation et organisation de l activité : - collecte des documents publics historiques, - collecte des archives intermédiaires du conseil général (pré-archivage), - mise en place de procédures pour le suivi des versements et des éliminations et prévalidation des bordereaux. - Actions de communication et de formation des référents archives dans les services. Classement des fonds publics contemporains : - Tri et élimination en fonction de critères établis par la Direction des archives de France, - Analyse et description des documents selon la norme ISAD(G), - Réalisation des plans de classement, - Vérification des anciens bordereaux de versement, - Réalisation de bordereaux d éliminations, - Préparation matérielle de l élimination physique et refoulement éventuel, - Saisie des changements dans le logiciel de gestion (libération d espace, élimination de cotes), - Elaboration d états de versements et d instruments de recherche méthodique par secteur administratif, - Conditionnement et rangement des documents et des boîtes, - Saisie informatique et encodage des instruments de recherche élaborés, Activités selon affectation : Récolement une fois par an. Participation à des projets transversaux de classement du service des Archives. Participation au fonctionnement de la salle de lecture. 3/6

4 COMPÉTENCES NÉCESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE Avoir de solides connaissances archivistiques : - principes d analyse et d indexation : norme ISAD(G), cadre de classement des Archives départementales, thésaurus W, - appliquer une charte d archivage et des instructions de tri, - réglementation en vigueur, notamment pour le tri et la conservation des archives contemporaines, - principes du records management. Connaître l organisation, le fonctionnement et l activité du service des Archives Départementales. Maîtriser le fonctionnement actuel des administrations et l histoire des institutions. Avoir des connaissances en histoire locale, notamment sur la période contemporaine (XX ème siècle). Maîtriser l outil informatique : outils bureautiques, Internet et communications par courriel, logiciel de gestion des archives (Thôt), nouvelles technologies (EAD, numérisation, etc.). Organiser le travail : anticiper, planifier, programmer, évaluer, mener une réunion de façon claire et structurée, Connaître les partenaires, développer et entretenir un réseau relationnel, Vérifier la validité d une alarme, Connaître et appliquer les régles de sécurité et d accès aux locaux, Être attentif : prévenir les détériorations des documents. Faire fonctionner des équipements. Connaître les locaux. Connaître les services compétents en cas d incident. QUALITÉS REQUISES Esprit de synthèse. Qualités rédactionnelles. Diplomatie. Sens de la pédagogie. Goût pour le contact avec le public. Curiosité intellectuelle. Intérêt pour l histoire et l actualité. Initiative. Sens du travail en équipe. 4/6

5 FORMATION ET EXPÉRIENCE Diplôme(s) (habilitation, permis) requis Niveau Baccalauréat, formation archivistique supérieure. Formation à prévoir pour occuper le poste Analyse et indexation. Formation sur le fonctionnement des administrations. Connaissances juridiques de base. Initiation aux nouvelles technologies appliquées aux archives. Encadrement de personnel, animation de réunions, conduite de projet. Parcours professionnel et expérience souhaitables Responsabilité sur un poste d encadrement. Expérience dans le domaine archivistique. CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIÉES AU POSTE Difficultés et contraintes : Secret professionnel. Manutention : transport des boîtes de documents. Manipulation de documents très sales ou contaminés par des champignons. Manipulation de la broyeuse de documents. Application de règles et de normes, rôle de transmission d un patrimoine, d une technique : nécessité d être accessible aux personnes avec lesquelles on travaille. 5/6

6 CONDITIONS D ACCÈS AU POSTE Par voie de recrutement : Le cas échéant. Par voie de mobilité interne : Oui. Grades préférentiels de la F.P.T. (cadre d emplois, grade pertinent pour obtenir le poste) : Catégorie B - cadre d emplois des assistants ou assistants qualifiés territoriaux de conservation du patrimoine. 6/6

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