CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION

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1 CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION MEMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD niveau I présenté et soutenu par Virginie Topcha le 9 Novembre 2006 La place des bases de données dans les musées nationaux Brigitte Guyot, Yves Veillot Cycle supérieur Promotion XXXVI

2 Remerciements Je remercie toutes les personnes qui m ont aidé pour écrire ce mémoire : Yves Veillot, Brigitte Guyot, tous ceux et celles qui ont accepter de répondre à mes questions et spécialement Anne Mettetal, Isabelle Loutrel, Corinne Jouys Barbelin, avec Anne Laure Aumaître et Béatrice Perreaut-Dubois qui ont eu la patience de relire ainsi que Claire Michel. Merci à Patrice et Elie Passi pour leur patience et leurs encouragements. 2

3 Notice La place des bases de données d œuvres dans les musées nationaux / Virginie Topcha._ Paris : INTD-CNAM, 2006,74p. _ Mémoire DESS._ Bibliogr, 39 réf. La place des bases de données d œuvres au sein des musées nationaux évolue. On observe à la fois des résistances et des changements. L évolution se fait lentement vers l avènement de véritables systèmes d information collaboratifs et vers l édition partielle des données en ligne. BASE DE DONNEES MUSEE PROFESSIONNEL DE MUSEE LOGICIEL DOCUMENTAIRE TRAVAIL COLLABORATIF BANQUE D'IMAGES SYSTEME D'INFORMATION PATRIMOINE CULTUREL NUMERIQUE OEUVRE D'ART Z39.50 XML OAI INTERNET SITE WEB FRANCE EUROPE ITALIE ROYAUME UNI CANADA 3

4 Table des matières CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION... 1 Remerciements... 2 Notice... 3 Table des matières... 4 Liste des figures... 6 Synthèse de la présentation orale du 9 Novembre Introduction Première partie la place des bases de données d œuvres dans les musées nationaux Un peu d histoire La naissance des inventaires Les bases de données documentaires en histoire de l art Les usages des bases de données Les bases de données dans les musées nationaux aujourd hui Les musées nationaux aujourd hui Les musées étudiés Le problème de la valorisation des bases de données Deuxième partie Trois phases de l informatisation des musées Les bases de données dans les musées : des structures et des fonctionnalités très liées à l évolution historique des institutions Les débuts de la politique d informatisation du ministère: des bases inventaires à vocation scientifique L introduction de la notion de «gestion des mouvements d œuvres» Les outils de gestion des données liées aux œuvres peuvent-ils laisser une place au travail collaboratif? A la recherche de l outil unique Des difficultés liées à la diversité des outils et des bases au sein des institutions Les initiatives Les outils présents sur le marché La question de l utilisation des bases A l origine, une chasse gardée scientifique et technique La valorisation des bases de données : l affaire des documentalistes? Vers l édition des bases de données d œuvres

5 Troisième partie L avenir des bases de données dans les musées nationaux Le constat Le rapport du Sénat Le choix du progiciel Comment faire plus de place aux bases de données dans les musées nationaux? Des solutions concrètes En amont : la formation des professionnels Favoriser les rencontres et réflexions communes entre les différentes institutions En aval, valoriser les interconnexions entre bases de données et favoriser le travail sur les normes et les formats d échange Conclusion Bibliographie Annexes Annexe 1 Exemples d écrans de logiciels de gestion de collection et de page web de recherche et de résultats Annexe 2 Grille d étude des logiciels de gestion de collections muséales présents sur le marché Annexe 3 Extrait du Rapport d information n 379 ( ) de M. Philippe RICHERT fait au nom de la commission des affaires culturelles, déposé le 3 juillet Annexe 4 : Liste des personnes interrogées Annexe 5 : Guide d entretien

6 Liste des figures Figure Figure Figure Figure Figure

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8 Synthèse de la présentation orale du 9 Novembre 2006 Ce mémoire constitue un audit ou un premier état des lieux sur la place des bases de données d œuvres dans les musées nationaux en France. Ma réflexion est partie d un constat : celui d une nécessaire évolution au Musée National des Arts asiatiques Guimet. Responsable du site internet de cette institution depuis Janvier 2003 et je n ai appris qu au bout de six mois, et de façon fortuite, l existence d une base de données d œuvres en interne. Dans mes précédant emplois de concepteurs multimédia ou webmestre j avais toujours travaillé à partir ou avec les bases de données. La question était de savoir si la place des la base de données des œuvres au sein du musée Guimet était un exemple isolé ou non. Après avoir rédigé un guide d entretien et j ai interrogé les gestionnaires et les utilisateurs de bases de données du domaine public de Versailles, du musée de la marine, du musée du Louvre et du musée d Orsay. Dans tous ces établissements, à l exception notable du musée d Orsay qui m a presque toujours servi de contre exemple, e même type de dysfonctionnement. 8

9 Mais, ce qui est intéressant c est qu aujourd hui, tous les établissements sont rentrés dans une phase de réflexion qui va dans le sens de l évolution et de la valorisation de ces bases. Cette progression doit se faire selon trois grands axes : - Le développement du travail collaboratif - La valorisation du partage de l information - L édition des bases Concernant le développement du travail collaboratif en interne, autour de l outil, on peut affirmer que les bases de données qui avaient au départ un caractère scientifique descriptif ou qui servaient simplement d inventaire des collections ont évoluées pour intégrer plusieurs aspects «métiers» de la vie des musées notamment concernant la régie des œuvres (acquisition, restauration, localisation, prêt, exposition). Un travail collaboratif de réflexion en amont est aussi en train de se mettre en place concernant la conception et l acquisition d outils documentaires. Ce travail de réflexion commune associe plusieurs corps de métiers : les conservateurs, les informaticiens, les responsables de systèmes d information, les personnels de la régie des œuvres, les chargées d études documentaires. Pour valoriser le partage de l information, il faut que les professionnels des musées prennent conscience qu il s agit d une plus-value et non d une moins-value. Il faut lutter contre la culture du secret, la perception de l information sur les œuvres comme un enjeu de pouvoir, le morcellement et la «rétention- diffusion» de l information (rétention systématique de l information sauf si la nécessité de diffusion devient incontournable). Il faut aussi favoriser la circulation et l échange des données entre les différents musées nationaux. Il existe aujourd hui des projets européens de portails de collectes de données patrimoniales transnationales alors que les établissements nationaux n échangent pas de données entre eux. A l ère de la mondialisation de la société de l information, la mise en ligne des bases de données d œuvres permettra aux musées nationaux de rester des références dans leurs domaines. Les bases de données d œuvres sont un véritable capital stratégique pour la défense et la valorisation de ces institutions. L édition des données en ligne est liée à la problématique du fonctionnement des bases de données d œuvres. Grâce au XML et à des processus de transformation tels que XSLT, les bases peuvent être mises en ligne automatiquement à partir des logiciels documentaires, XSLFO permet aussi d éditer ces données au format «papier». 9

10 Or, plus de quatre vingt dix pour cent des collections des musées nationaux sont aujourd hui en réserve et l une des mission de service public des musée est de les faire connaître au public. C est aujourd hui possible grâce au web. Pour favoriser cette progression en trois axes, il existe des solutions. Tout d abord, il faudrait sensibiliser les conservateurs aux problématiques de la gestion de l information pour faire évoluer les mentalités. Il faudrait aussi renforcer la formation des chargées d études documentaire en documentation et plus précisément en informatique documentaire car leur rôle est capital en terme de valorisation des bases de données. Ils doivent recueillir, interpréter et transmettre les expressions de besoins des professionnels des musées vers les techniciens et à l inverse, servir d interfaces entre les utilisateurs des logiciels documentaires ou des systèmes d information et les techniciens. Pour la réalisation de projets et la mise en place de nouveaux outils, il faut utiliser le partage d expériences, à la manière des professionnels des musées canadiens qui mettent en ligne gratuitement pour leurs collègues des listes de critères très exhaustives pour les guider dans la rédaction de spécifications techniques et le choix de nouveaux logiciels. Enfin, Il faut que les professionnels des musées travaillent sur des normes communes permettant l échange de données entre les différents musées. Pour résumer et pour conclure: au sein des musées nationaux les bases de données issues des inventaires du XIX e siècle sont en train d évoluer vers de véritables systèmes d informations englobant des bases de données de différents types : œuvres, archives photographiques, bibliothèque et composés de diverses fonctionnalités capables de répondre aux besoins en terme de documentation scientifique, de gestion des collections, d éditions et d échanges de données. Cette évolution nécessite des moyens et elle doit se faire en concertation avec tous les professionnels des musées. 10

11 Introduction 11

12 L objet de ce mémoire est de comprendre la place accordée aux bases de données et à leur utilisation dans quelques grands musées nationaux et d envisager l avenir. Les musées évoqués sont : le Louvre, le musée d Orsay, le musée Guimet, le domaine public de Versailles et dans une moindre mesure, le musée de la marine et le musée du Quai Branly à titre de comparaison, j évoquerai aussi la Cité de la musique. Ce mémoire étant destiné à tous les types de publics, il convient d expliquer rapidement le fonctionnement documentaire d un musée, sans entrer dans le détail à ce stade car chaque musée, et souvent chaque département au sein d un musée, possède son propre fonctionnement. En dehors des bases de données destinées à l administration, ou à la communication, il peut exister de multiples types de bases de données consacrées aux œuvres : - les bases de type «inventaire» destinées à recenser l ensemble des collections - les bases à caractère scientifique (description précises des œuvres) - les bases de données d artistes (ayant réalisé les œuvres exposées dans les collections) - les bases destinées à la gestion physique des oeuvres (pour savoir si une œuvre est en salle, en réserve, prêtée à un autre musée pour une exposition ou en restauration) - les bases de données de récolement d œuvres recensent toutes les œuvres appartenant à une institution (même si elles sont physiquement ailleurs que dans l institution) et indiquent l état des œuvres ainsi que leurs différentes restaurations s il y a lieu. - Les bases de données d images (photographies) liées aux œuvres. Ces bases sont indépendantes de l ensemble de la documentation liée à une œuvre qui est conservée dans ce que l on appelle un «dossier d œuvre». Pour l instant, la plupart les dossiers d œuvres ne sont pas numérisés. Mon interrogation au sujet de la place des bases de données d œuvres dans ces institutions est venue à cause de ma position au sein du Musée national des arts asiatiques Guimet. En Effet, en tant que webmestre du musée je n ai jamais eu l occasion d interroger la base de données des œuvres dont l existence m a été révélée que quelques mois après mon arrivée et de façon informelle. Dans mes précédents emplois en tant que concepteur multimédia ou webmestre (presse, édition) j avais toujours travaillé à partir ou avec des bases de données. Ma formation à l INTD (Institut national des techniques documentaires) n a fait que renforcer ma curiosité. J ai interrogé la documentaliste, administratrice de la base de donnée au sujet de la base des œuvres et de son utilisation et cela m a donné envie de savoir ce qui se passait dans des institutions de nature comparable au musée Guimet et d écrire mon mémoire sur ce sujet. 12

13 J ai poursuivi comme j avais commencé en interrogeant les personnes concernées par les bases de données d oeuvres sur le terrain (documentaliste, responsable des systèmes d information, informaticien) et ceci grâce à mes contacts professionnels et grâce à la disponibilité de toutes les personnes que j ai contacté par mail ou par téléphone et qui ont accepté de me consacrer du temps. J ai été encouragée dans mon désir d écrire sur le sujet lorsque j ai constaté qu il suscitait des débats passionnés. A la fin du mois de Février 2006, après avoir réalisé une dizaine d interview j ai établi une typologie des bases de données correspondant à différentes fonctions datées chronologiquement et liées à l apparition de certains métiers spécifiques de la muséographie. Je me suis alors mise à m interroger sur la place du travail collaboratif qui aurait pu être induit par ces bases et dont j entendais beaucoup parler en cours à l INTD (Institut national des techniques documentaires). Mais la problématique principale pour les institutions n est pas le travail collaboratif ou le partage des données (qui me parait essentiel en tant que webmestre) mais plutôt la question de la récupération et de l homogénéisation des outils et des contenus. A partir de Juin 2006 j ai donc orienté mes entretiens dans ce sens et commencé à compulser la littérature (émanant essentiellement du ministère et notamment de la Mission de la recherche et de la technologie - MRT) sur ce sujet. Je me suis rendu compte qu en terme de disparité des bases et des outils il existe plusieurs «modèles» dépendant souvent de l histoire de l institution. Pourtant aujourd hui, ces institutions prennent des initiatives qui ont une orientation commune : celle de l homogénéisation, voir de l unification des outils. J ai donc étudié les différents outils présents sur le marché et j ai essayé de détecter quelles fonctions pouvaient constituer des critères de choix inévitables. Pour cela j ai interrogé les utilisateurs ou étudié les démonstrations consultables sur internet. Ces interrogations au sujet du travail collaboratif et du choix des outils m ont amené à me poser la question centrale de l utilisation des bases de données dans les musées nationaux : les bases de données sont elles un outil de travail ou un outil d information, peuvent elles être les deux à la fois? A l origine, elles étaient considérées comme un outil de travail scientifique destiné aux seuls conservateurs, peu à peu avec le développement des métiers liés à la régie des œuvres, leurs fonctions se sont diversifiées et orientées vers la régie des oeuvres. 13

14 Les documentalistes jouent un rôle important en terme de diffusion de l information en générale et de ce type de données en particulier mais leur rôle va-t-il jusqu à l édition de ces bases en ligne ou sur papier et, peut- on utiliser les même bases de données pour la recherche scientifique et l édition destinée au grand public? Voici les questions posées auxquelles ce mémoire tente d apporter quelques pistes de réponses 14

15 Première partie la place des bases de données d œuvres dans les musées nationaux 15

16 1 Un peu d histoire 1.1 La naissance des inventaires Sous l ancien régime, l administration en charge de la maison du roi réalisait, lors de chaque règne, des «inventaires généraux des maisons royales» typologiques (peintures, sculptures, mobilier). Associés aux inventaires de chaque résidence, au journal de livraison du garde meuble (administration chargée de l ameublement de toutes les demeures royales) et aux comptes des bâtiments du roi, cet ensemble de sources manuscrites comptables conservé aux archives nationales, nous donne un état précis des collections à des dates données. Ces travaux étaient confiés à des professionnels de chaque domaine (sculpteurs pour les sculptures, peintres pour les peintures etc ) aptes à évaluer l état des collections. Les documents manuscrits indiquent la qualité des œuvres, leur provenance, leurs dates approximatives, leurs modes d acquisition, et éventuellement la collection dont elles sont issues (Mazarine, Richelieu). Ainsi eurent lieu les prémices de la gestion des collections dans nos musées, sous la direction de la puissante surintendance des bâtiments et des jardins du roi. Ce sont les assemblées révolutionnaires qui mirent l ensemble des collections ecclésiastiques, royales et des immigrés au service de l éducation et de l étude en les décrétant nationales et en instituant les premiers grands musées nationaux. (6, Dalbera) C est à cette époque que furent crées le Muséum central des arts qui deviendra le palais du Louvre, le Muséum d Histoire Naturelle, consacré à la science, le Muséum des Monuments français consacré à l histoire et le Muséum des Arts et Métiers consacré aux Techniques. Le musée se spécialise, ses vocations sont la conservation et l étude avec leur corollaire : le classement méthodique des œuvres. Au début de chaque règne, au XIXème siècle, sous Napoléon, Louis XVIII, Louis Philippe et Napoléon III, un inventaire de la totalité des collections des musées nationaux, royaux ou impériaux était réalisé. Chaque registre manuscrit possède sa propre numérotation sans volonté de concordance ni d homogénéité avec le précédant. 16

17 Sous Napoléon Ier, l inventaire décrit l objet succinctement, son mode d acquisition (saisie pendant la campagne d Allemagne, par exemple), sa date d arrivée dans les collections, son emplacement originel, son volume d encombrement et l école artistique à laquelle il est rattaché. Les pièces les plus prestigieuses font l objet d une notice détaillée ostentatoire. Les données fournies par les inventaires de cette époque sont aléatoires car largement influencées par les orientations politiques de chaque règne. L ordonnance du 16 Juillet 1816 commande de dresser l inventaire des collections du musée royal après la restitution des biens saisis aux immigrés lors des conquêtes napoléoniennes. Cet inventaire de musées royaux (MR : marque rouge au pochoir sur les pièces) possède une numérotation suivie, un classement par ordre alphabétique de sujets. Il fourni les dimensions, les origines, les emplacements et des descriptions excessivement concises. La volonté politique était, après la période troublée de la fin de l empire et la mise à l index de la France par le reste de l Europe, de fournir un document exhaustif, sobre et «transparent». Au département des sculptures du Louvre, cet inventaire est celui qui fait référence encore aujourd hui. Le Senatus Consulte du 12 Décembre 1852 et le décret impérial du 25 Janvier 1854, ordonnent de dresser l inventaire général des collections du musée impérial. Concernant le département des antiquités du Louvre, trois inventaires ont été entrepris successivement en 1857, 1859 et 1870, sans concordance, le plus intéressant est celui de 1857 car il présente une volonté de continuité avec l inventaire MR dans la numérotation ainsi qu un renvoi au répertoire Claral (recueil des oeuvres de Versailles et des Tuileries associé à une liste numérotée à partir de 1841). Il s agit là d un embryon de démarche documentaire. Des inventaires des résidences royales et impériales furent réalisés parallèlement à ces inventaires généraux. Les données contenues dans ces inventaires diffèrent en fonction des problématiques de rédaction. Par exemple, en , l inventaire des statues du parc de Versailles se concentre sur l état de conservation, il ne mentionne que les restaurations et ignore toutes les autres informations. 17

18 Comme l illustre tous les inventaires du dix-neuvième siècle, l histoire de l art fut marquée à ses débuts par l aspect esthétique des oeuvres et l étude des chefs d œuvre. Elle a évolué au cours du XXe siècle vers la prise en compte et l étude de tous les objets usuels (céramique, textiles, outils ) et vers l histoire de l architecture. Cette orientation nécessite de procéder à des inventaires aussi exhaustifs que possible. C est pourquoi en 1964, Malraux, ministre des affaires culturelles, lance l «inventaire général des richesses artistiques et culturelles de la France», une entreprise qui se poursuit aujourd hui sous l égide du ministère de la culture. L un des objectifs de l inventaire général est la normalisation du langage employé pour l étude des œuvres. L inventaire général fut accompagné d une gigantesque campagne photographique. L apparition de la photographie au XIXe siècle a en effet marqué un tournant dans l histoire de l art en rendant moins indispensables les longues descriptions de monuments ou d objets. L image est devenue un instrument de travail privilégié pour les historiens de la culture car elle reste irréductible au langage. 1.2 Les bases de données documentaires en histoire de l art La nécessité de l informatisation pour le catalogage s imposa au personnel scientifique confronté à des quantités énormes de documents, d images, de références bibliographiques ainsi que du nombre d œuvres et de localisations. Alors que le cahier d inventaire ne permettait qu une seule entrée, l outil informatique en autorise plusieurs et permet les recherches croisées. Dès le début des années soixante dix, des conservateurs et des chercheurs d universités ou du CNRS ont entrepris le développement de systèmes descriptifs dans des domaines aussi divers que les peintures, les sculptures, les sites archéologiques etc. A cette époque, de nombreuses initiatives de création de bases de données textuelles ont vu le jour notamment en archéologie pour informatiser les photothèques scientifiques La nouveauté induite par l informatisation a rendu la normalisation incontournable et les chercheurs ont du s accorder sur leur différents concepts scientifiques. 18

19 Un ensemble de base de données textuelles a été crée à la demande du ministère de la culture comme par exemple JOCONDE ou MERIMEE, consultable d abord via le minitel puis via internet. Les logiciels Texto (éditeur : cincom) et Mistral (éditeur : Bull) qui est toujours utilisé au ministère de la culture furent choisis à cette époque. (6, Dalbera) Le thésaurus Garnier fut choisi pour les descriptions iconographiques. (16, Garnier) Figure 1 Une fiche documentaire minimum recensant les champs à retenir fut crée pour faciliter le dialogue et garantir une compatibilité entre les bases. Au début des années 80, le vidéodisque couplé au minitel ou au micro-ordinateur a apporté la véritable innovation documentaire qui a permis la poursuite de l inventaire et l accès des chercheurs aux images. Dans les années 80, le vidéodisque a également été intégré dans les bornes interactives d informations culturelles destinées à la sensibilisation du grand public. Les sept bornes de la «Galerie des dates» au musée d Orsay ont été les premières dans un musée national a apporter une information multimédia susceptible d aider le visiteur à appréhender une période historique dans sa dimension artistique. On peut aussi citer dans ce domaine la borne «le Parthénon», réalisé en 1990 par le département des antiquités grecques et romaines du musée du Louvre. Le développement des produits multimédias culturels à haute valeur ajoutée a été freiné par la question des standards techniques très évolutifs (vidéodisques, disque compact interactif, cédérom, DVD). 19

20 Il existait des systèmes d enregistrement autonomes de vidéodisques grâce auxquels plusieurs banques d images scientifiques ont pu être réalisées. Ces systèmes ont été supplantés en quelques années par des systèmes numériques intégrés. Les banques d images réalisées ont depuis, été transférées sur des supports numériques. Voici un schéma représentant les diverses origines des images numériques intégrées dans les bases nationales proposé lors d un séminaire organisé par la mission de la recherche et de la technologie (organe du ministère) en (10, Ministère de la culture) Figure 2 Le souci de conservation à long terme, l obsolescence rapide des standards techniques, les besoins de transmission à distance, les possibilités de traitement offertes par la numérisation ont incités les services culturels à se tourner vers les banques d images numériques dès qu elles sont devenues opérationnelles et abordables. En 1986, le musée d Orsay a été le premier musée au monde à disposer d une banque de données d images numériques fonctionnant en réseau. C est le logiciel Basis qui gérait cette base de plus de vingt mille notices. Les images en haute définition étaient stockées sur des disques durs numériques. Dans les années quatre vingt et quatre vingt dix, pour pallier le retard de l Europe en matière de technologies de l information et de la communication, plusieurs programmes communautaires ont été impulsés. Ces échanges furent l occasion de s interroger sur les besoins d interconnexions entre bases de données multimédia sur le patrimoine culturel européen. Dans le cadre du programme RAMA (remote access to museum archives) les développements les plus récents de la période en matière de télécommunications ont été 20

21 mis en œuvre par plusieurs industriels en vue d assurer des temps de réponse rapides et la transmission d images numériques de qualité. Les premières démonstrations ont eu lieu en Juin 1994 pour s efforcer de créer un réseau de bases de données européennes sur les musées. (6 Dalbera) Le projet NARCISSE a permis la création d une banque d images scientifiques des musées européens. Le ministère de la culture s est associé à l Institut national de recherche en informatique et automatique (INRIA) et à d autres partenaires scientifiques européens (Italie, Royaume Uni, Grèce) pour mettre en œuvre le projet AQUARELLE dont l objectif est de constituer un réseau d informations électroniques sur le patrimoine culturel européen en interconnectant des bases de données. (36, INRIA) Ces programmes européens ont conduit à s interroger sur le choix de normes et de standard adéquats. Techniquement, l interconnexion des bases de données repose sur deux normes internationales : SGML ET Z SGML (Standard for General Marked Language, remplacée aujourd hui par XML) est une norme qui permet de baliser les documents, c'est-à-dire de les découper en unités logiques séparément exploitables, elle facilite la gestion et la réorganisation des documents. Cette norme autorise la création de DTD (Description Document Types) qui sont comme des guides pour la rédaction des documents. Il existe déjà une DTD pour les dossiers décrivant les œuvres de musées, la DTD du CIMI (Consortium for the Interchange of Museum Information Consortium pour l'échange d'information muséologique). La norme Z39-50 vise à fournir un langage commun entre bases de données documentaires. Elle se présente sous la forme d une dizaine de verbes de commande et leurs paramètres associés. Ce langage permet à un logiciel «client» d interroger en même temps, plusieurs bases de données qui peuvent être sur des machines différentes et exploitées par des systèmes différents. (28, CHIN) En Juin 1995 a été publié : le système descriptif du domaine des beaux arts et des arts décoratifs. 21

22 1.3 Les usages des bases de données Le véritable problème face aux possibilités offertes par la société de l information et à l évolution des technologies, pour les professionnels de la culture, est de faire les bons choix stratégiques. Pour cela, les méthodes ne changent pas, il faut définir ses objectifs, évaluer ses moyens, écrire le projet et les spécifications techniques, conduire le projet et évaluer son impact auprès du public. Les technologies numériques abolissent les séparations entre les différentes applications car, des textes, manuscrits, imprimés, images fixes ou animés, sons, cartes, plan, peuvent être gérés dans un seul et même dossier. Il faut donc s appliquer à gérer des bases de données structurées accessibles à distance. Les systèmes documentaires des musées sont aujourd hui en très petite partie accessibles via Internet avec les images qui leur sont liées. La RMN (réunion des musées nationaux) a, de son coté, contribué à faire émerger en France, une édition électronique d art de très haute qualité. Mais, les connaissances historiques accumulées au fil de longues années de recherche dans les centres de documentation et les bases de données de musées français restent encore largement ignorées des professionnels de l édition français et européens. Exception faite du musée d Orsay, les aspects touchant au travail collaboratif sont restés écartés de la réflexion et de la concertation autour de ses bases. Comme souvent dans les musées les choses restent cloisonnées. Les conservateurs restent entre eux et interrogent la base, les documentalistes restent entre eux, ainsi que les informaticiens ou les personnels des services de communication. La réflexion et les initiatives pour la diffusion des connaissances à usage du grand public sont toujours dissociées des initiatives pour la diffusion des connaissances scientifiques en interne. (6, Dalbera) 22

23 2 Les bases de données dans les musées nationaux aujourd hui 2.1 Les musées nationaux aujourd hui Selon l ICOM (conseil international des musées) en 2001 (Statuts de l'icom, amendés par la 20e Assemblée générale de l'icom (Barcelone, Espagne, 6 juillet 2001): «Le musée est une institution permanente, sans but lucratif, au service de la société et de son développement, ouverte au public et qui fait des recherches concernant les témoins matériels de l'homme et de son environnement, acquiert ceux-là; les conserves, les communique et notamment les expose à des fin d'études, d'éducation et de délectation.» (5, ICOM) Les musées nationaux sont des institutions sous tutelle du ministère de la culture, leur mission de service publique est de conserver le patrimoine mais aussi d assurer la diffusion de la connaissance de ce patrimoine auprès du public. Les bases de données ont un rôle à jouer dans les deux cas. Si leur fonction d inventaire descriptif scientifique semble comprise et utilisée par tous de façon plus ou moins efficace, la fonction de diffusion de l information n existe pas dans la plupart des musées évoqués, elle prend d autres formes mais ne passe pas par l utilisation des bases de données. Dans tous les cas, on peut affirmer que les bases de données alimentent trois grands types d activités : - La recherche documentaire, qui implique la gestion des inventaires - L information et la communication à travers l alimentation des sites Internet - L édition, à travers les expositions virtuelles, CD Rom et autres produits de présentation des collections Il s agit de déterminer quelle place et quelle importance les musées nationaux accordent aux bases de données documentaires? Dans ce domaine, le ministère de la culture et notamment la MRT (mission pour la recherche et la technologie) peuvent jouer un rôle en terme de conseil ou de préconisation mais ne sont pas décisionnaires. 23

24 Ce que j affirme plus loin concerne uniquement les musées nationaux que j ai pu approcher. Je ne me prononce pas, bien entendu, pour les musées dont je ne connais pas le fonctionnement interne. Schéma d utilisation d une base de données d œuvres dans un musée national Figure Les musées étudiés Les musées que j ai étudiés dans le cadre de ce mémoire sont tous, sauf le musée de la marine dont le statut est spécifique car il dépend du ministère de la défense, des EPA (Établissement public à caractère administratif) dépendant du ministère de la culture. Un EPA est une personne morale de droit public disposant d'une certaine autonomie administrative et financière afin de remplir une mission d'intérêt général autre qu'industrielle et commerciale, précisément définie, sous le contrôle de l'état ou d'une collectivité territoriale. Les personnels des EPA sont essentiellement des fonctionnaires relevant du statut général de la fonction publique ou des agents de droit public relevant de statuts particuliers. Les musées que j ai observés tout au long de cette étude sont les suivants: - Le musée du Louvre est le plus ancien et le plus important de tous par la richesse de ses collections. Il comporte sept sections dont chacune pourrait représenter un musée à elle seule. Dans cette institution j ai obtenu des informations sur les départements des AGER (antiquités, grecques étrusques et romaine), sur celui des antiquités orientales et, dans une moindre mesure sur le département la base de données du département des arts graphiques. Il se trouve que je ne le savais pas au moment où j ai choisi mon sujet mais le musée du Louvre cherche actuellement à mettre en place un nouveau système documentaire pour les bases de données d œuvre 24

25 - Concernant le domaine public de Versailles, autre grand symbole national, j ai obtenu des informations sur les systèmes documentaires et leur fonctionnement d une manière générale. Dans cette institution aussi, un projet est en cours pour l acquisition d un nouveau système documentaire homogène pour la gestion des œuvres et de la bibliothèque. - Le musée de la marine est le seul des cinq à ne pas dépendre du ministère de la culture, la collection permanente se trouve au Palais de Chaillot à Paris, mais des annexes se trouvent à Brest, Port-Louis, Rochefort, Toulon et Saint-Tropez. Il se caractérise par la multiplicité des sites qu il gère dans plusieurs régions de France mais aussi par la diversité des personnels qui y travaillent. Ceux-ci sont issus de l armée, de l éducation nationale et du ministère de la culture. Un projet est actuellement initié pour tenter de relier les données de chacun des sites. - Le musée Guimet est celui que j ai observé de plus près car j y travaille depuis plus de trois ans. Dans cette institution, il n y a pas encore de véritable projet autour de la base de données des œuvres mais plutôt l amorce d une réflexion. - Le musée d Orsay est le plus récent de tous. Créé en 1986 sa vocation est la mise en valeur de l art par l histoire des XIXe et XXe siècles. Il a été, tout au long de mon étude, un contre exemple. Dans cette institution, la base de données des œuvres est au cœur des activités et concerne l ensemble des personnels du musée. Schéma d utilisation de la base de données des œuvres au musée d Orsay Figure 4 Dans les pages qui vont suivre, je reprends chacun de ces exemples à chaque étape de mes réflexions concernant: - les outils et les fonctions des bases, leur évolution dans le temps, en fonction des nécessités liées à la gestion physique des œuvres. - les difficultés rencontrées dans l exploitation de ces bases - les projets en cours - l utilisation faite des bases 25

26 Dans ces musées, à l exception du musée d Orsay qui est un établissement récent, les bases de données d oeuvres sont des enjeux de pouvoir, celui qui en possède la clef n est pas prêt à la confier à autrui, il possède l information donc le pouvoir. Il s agit d un modèle de management de l information qui remonte aux années cinquante, très loin du principe d isotopie évoqué par mon interlocuteur informaticien de la cité de la musique qui considère que chacun doit trouver l information qui lui est nécessaire depuis sa place. Les bases de données qui sont la matière première de la diffusion de l information, ne sont presque jamais utilisées en tant que telle, elles sont plutôt considérées comme des moyens et supports pour conserver l information au sens premier du terme, en évitant qu elle se dégrade. 2.3 Le problème de la valorisation des bases de données Quel rôle ces dernières jouent-elles dans les circuits de production des musées? Pratiquement aucun, au musée Guimet, lorsqu un produit pédagogique est conçu, il n utilise pratiquement jamais la base de données documentaire, les personnes qui travaillent à la conception des produits trouvent l information dans les dossiers d œuvres, dans des publications «papier» et parfois sur le site Internet du musée. Pourquoi existe-t-il un si gros décalage entre l usage qui en est fait dans les musées et l usage qui peut en être fait dans les entreprises privées? Ce décalage s explique-t-il par la différence de culture ou, y a-t-il d autres éléments d explication? Comment valoriser ces données et leur accorder plus de place? J ai été frappée, lors de ma rencontre avec le responsable du service de la politique documentaire de l INHA, de la rareté des sources françaises en dehors du CD ROM «Francis» édité par le CNAM (Conservatoire national des arts et métiers -et qui touche aux sciences humaines en général-). Voici quelques unes des sources qu il m a cité - Art abstract (recense des articles de revues) - Marburger Index (recense tout le patrimoine historique allemand) - Dyabola (autre base de données allemande sur l archéologie et plus précisément sur la Grèce, Rome et l Egyptologie). 26

27 Il m a expliqué que les CD Rom sont plutôt édités par les allemands et les bases en ligne, plutôt par les anglais. Nous sortons là du cadre strict des musées mais il est édifiant de constater que l accès à l information pour des étudiants en histoire de l art destinés à travailler dans des musées français se fait via des sources allemandes ou anglaises ce qui est heureux, mais très rarement via des sources françaises. Comment expliquer ce retard? Il existe incontestablement des difficultés matérielles, liées au manque de moyens des institutions culturelles. Il existe aussi des difficultés de communication entre les informaticiens capables de développer les outils ou de choisir les bons logiciels et les membres de la conservation qui ne savent pas forcement comment formuler leurs besoins. C est, selon moi le travail des documentalistes (ou responsable des systèmes d information) de faire le lien entre ces deux professions, d analyser et de reformuler les besoins et les limites de chacun. On constate une absence de concertation de la part des différents corps de métier en grande partie du à l inexpérience et au manque de formation des utilisateurs. Des résistances psychologiques subsistent. La responsable des systèmes d information du musée d Orsay m a expliqué qu en 1986, le fait d utiliser un clavier était considéré par les personnels du musée comme une activité réservée aux secrétaires. Il était inconcevable qu un conservateur tape lui-même ses textes qui étaient manuscrits et éventuellement retapés par un ou une secrétaire pour la publication. Pour beaucoup de personnes, dans les musées, une méfiance à l égard des «machines» persiste. Enfin, le partage de l information ne fait pas partie de la culture des musées, surtout dans le domaine de la documentation scientifique, chacun cherche à protéger sa trouvaille afin que personne d autre ne se l approprie, même si cet état d esprit évolue lentement depuis quelques années. Comment pallier ces difficultés? En travaillant en concertation et en «mode projet», dans ce domaine, le musée d Orsay ouvre la voie. 27

28 En utilisant au maximum des normes communes aux différents musées. Dans cette optique, et pour l alimentation de la base Joconde, la direction des musées de France a publié une «Méthode d inventaire documentaire informatisé» le 23 Juin 2005, qui faisait suite à un arrêté du ministère de la culture du 25 Mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement (vérification de la présence physique de toutes les œuvres avec leur localisation). (23, Ministère de la culture) En intégrant dans les cursus universitaires des historiens d art, et des archéologues, des notions d informatique documentaire. Aujourd hui, dans beaucoup de musées, les bases de données sont encore considérées par certains comme des outils de travail et non comme des outils d information, dont la fonction «noble», reste assurée par les publications «papier». On voit cependant de plus en plus de bases de données en ligne, parce que c est la tendance et parce que cela valorise l image d un musée.(3, Ministère de la culture) Mais le partage de l information en interne reste un problème. Seul le musée d Orsay utilise la base de données des œuvres comme un outil de travail collaboratif fait pour le partage de l information. Dans ce système, chacun peut trouver dans la base, l information dont il a besoin. Il faut profiter de ce regain d intérêt lié à Internet pour valoriser les bases de données car tout le monde au sein d un musée peut en avoir l usage : - la conservation pour la documentation scientifique - la régie des œuvres pour la gestion physique des œuvres - les installateurs d œuvres d art - les restaurateurs - Les personnels des services culturels pour se documenter afin de préparer leurs interventions - Les conférencières - la communication pour se renseigner sur une œuvre et utiliser les visuels disponibles - les personnels d accueil et de surveillance notamment pour savoir si une œuvre est exposée et renseigner le public - le webmestre pour mettre l information en ligne Manifestement, les projets initiés par les institutions se fixent pour objectif à court terme d homogénéiser les outils et d intégrer aux bases les «modules métiers» nécessaires, et parfois, à long terme l édition en ligne de ces bases. Le partage de l information en interne, au-delà des «modules métiers» n est pas évoqué. 28

29 Deuxième partie Trois phases de l informatisation des musées 29

30 Mon point de vue dans cette étude, est celui de l observatrice, depuis ma fonction de webmestre au musée Guimet, depuis un peu plus de trois ans, j observe et je cherche à comprendre pourquoi la base de donnée du musée qui devrait être, selon moi, un véritable outil de travail, rentable et valorisé, ne constitue qu un noeuds de difficultés inextricables confiée à une documentaliste compétente mais désemparée, dont tout le monde parle en réunion sans vraiment savoir comment elle fonctionne. Ma méthode de travail s est basée sur les entretiens. J ai commencé à interroger des personnes avant même de compulser la littérature généraliste sur mon sujet. Puis au fil des entretiens j ai recherché des éclaircissements et des précisions que j ai trouvé le plus souvent dans des rapports en ligne du Ministère de la culture. (2, Dalbera) Ma fonction de webmestre au musée Guimet m a aidé dans mes prises de contact, avec plus de difficultés pour les agents du musée du quai Branly qui était alors en phase de pré - ouverture. Ce sont les personnes que j ai interrogé qui m ont guidé tout au long de cette étude. J avais préparé un guide d entretien qui m a très peu servi car toutes les personnes que j ai sollicitées ont été très prolixes et ont largement répondu aux questions, allant même au delà. J ai été surprise de constater à quel point chacune de ces personnes était passionnée par le sujet. La première personne que j ai interrogée fut un informaticien de la cité de la musique. Cette rencontre fut riche d enseignement et me servi surtout à recentrer mon sujet sur des établissements ayant une problématique plus proche de celle du Musée Guimet. Je me suis déplacé en moyenne trois fois par établissement et j ai réalisé tous mes entretiens concernant le domaine public de Versailles par téléphone. Les quelques informations que j ai pu obtenir concernant le musée du quai Branly m ont été fournis par une documentaliste que j ai croisée par hasard au musée Guimet. La chef de projet de la RMN qui a travaillé à la mise en ligne de la collection Grandidier (collection du musée Guimet) et, l ancien directeur de la MRT (mission de la recherche et de la technologie du ministère de la culture) sont venus me voir au musée Guimet. 30

31 Dans les établissements que j ai étudié, j ai essayé d interroger des personnes susceptibles d avoir des points de vu et des regards différents sur les bases. J ai interrogé des «chargés d études documentaires», des responsables des systèmes d information et des informaticiens. Il me manque le point de vue des conservateurs qui m a été rapporté par les uns et les autres et que j ai pu observer depuis que je suis en poste à Guimet. Parmi les chargés d études documentaires interrogés il y a cinq femmes et un homme, tous historiens d art. Les responsables des systèmes d information sont des femmes. L une est informaticienne, la seconde historienne d art, la troisième a fait sciences Po et vient du privé. Les profils sont donc bien diversifiés. Au fil de mes entretiens je me suis rendu compte que l on pouvait distinguer plusieurs phases dans l histoire des bases de données au sein des musées nationaux : -la phase de constitution des inventaires -la phase de «professionnalisation» des bases liée à la gestion physique des œuvres -actuellement une phase de remise en cause des outils et des pratiques existants avec une volonté d homogénéisation des outils et des pratiques -parallèlement une recherche de solution concernant l édition en ligne de ses bases Ma démarche a été de me consacrer dans un premier temps à la situation sur le terrain afin d observer et de recueillir des informations, de rédiger une sorte d étude comparative qui constitue la deuxième partie du mémoire et enfin de me consacrer à la réflexion théorique. C est sans doute cette dernière partie qui a été la plus difficile à concevoir, du fait de mon activité quotidienne au sein du musée, au cœur du «terrain» depuis plus de trois ans. J ai eu quelques difficultés à m extraire du concret pour me hisser vers la réflexion théorique. 31

32 1 Les bases de données dans les musées : des structures et des fonctionnalités très liées à l évolution historique des institutions 1.1 Les débuts de la politique d informatisation du ministère: des bases inventaires à vocation scientifique L exemple de «Jupiter», la base de données du département des AGER (antiquités grecques, étrusques et romaines) au musée du Louvre. A partir de 1974 le ministère et le DOSI (direction des services informatiques) ont impulsé les premières informatisations des collections des musées nationaux avec la mise en place des bases MISTRAL ainsi nommées car la saisie se faisait dans le logiciel Mistral editor crée par la société d informatique BULL. (7, Ministère de la culture) Pour les antiquités du musée du Louvre, trois bases des données furent créées correspondant aux trois départements : JUPITER pour les AGER (antiquités grecques, étrusques et romaines) SHAMASH pour les antiquités orientales PHARAON pour les antiquités égyptiennes JOCONDE fut crée pour le département des peintures et CARRARE pour les sculptures La base de données des arts graphiques est un cas particulier que j évoquerai plus loin. Le circuit initial de l alimentation des bases de données était très compliqué Les données partaient du Louvre pour être saisies par des personnels du CNRS, versées à la DMF (direction des musées de France) puis reversées au Louvre qui avait passé un contrat avec le CNRS. Concernant les AGER (antiquités grecques, étrusques et romaines) l informatisation fut traitée par le «centre charbonneaux» jusqu à la fin des années 80, ce qui permettait à ce département une indépendance vis-à-vis de la direction des musées de France et du ministère. L information des collections grecques et romaines du musée du Louvre et des musées de province (musée de Beaune, de Laon, de Lens) était faite par des vacataires. 32

33 A partir des années 1990 le ministère prit la décision de créer une base unique autour de JOCONDE (accessible au public à partir de 1995). Cette décision suscitât de vives oppositions au sein des AGER. Plusieurs problèmes se posaient : - d abord l uniformisation devait avoir lieu à partir de la base du département des peintures dont les champs lexicaux étaient très éloignés de ceux des bases de données des AGER (index et zones géographiques). - d autre part, la base de données des AGER était, pour les personnels du département un outil à vocation scientifique qui n était pas destiné à la gestion des collections et encore moins à la consultation par le public. Cette situation qui s ajoutait au passage du Louvre en établissement public administratif à partir de 1992 fut source de tensions. D autre part des photographies numérisées par le DOSI (issues d une campagne spécifique) furent associées la base à la fin des années Aux AGER onze personnes sur trente cinq furent chargées de l informatisation. Très tôt, l administrateur de la base des AGER, a privilégié une approche destinée aux scientifiques et aux chercheurs, orientée vers les membres du département mais pas vers l extérieur. Dans les années 90, la base qui comporte notices n est plus soutenue ni par le DOSI ni par BULL (créateur des logiciels pour les bases MISTRAL), le support technique n est plus assuré, la base n évolue plus. Les données jusque là stockées au centre de calcul de saint Cyr sont reversées au Louvre en Concernant l accès aux données, les personnels internes au département ont accès à tous les champs via le logiciel «Mistral Query». Les chercheurs et les étudiants ont accès à une version simplifiée dans laquelle, seules les œuvres exposées apparaissent (ce département expose œuvres sur 45000). De plus, les champs contenant des informations sur les circonstances de la découverte de l œuvre, son acquisition et sa datation disparaissent. En 2001, 2002, 2003, des bornes (en mode client- serveur) sont accessibles pour le public, une documentaliste est chargée de recevoir et de former le public souvent déconcerté par la complexité de l outil. L expérience est abandonnée, le public consultera la base dans les bureaux des documentalistes. 33