PHOTOTHEQUE MODE D'EMPLOI

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1 PHOTOTHEQUE MODE D'EMPLOI Guide à l'attention des utilisateurs de la photothèque du CNRS PRESENTATION DE LA PHOTOTHEQUE...2 DEPOSER DES IMAGES A LA PHOTOTHEQUE...3 CHAINE DE TRAITEMENT DE VOS IMAGES...5 RECHERCHER DES IMAGES...6 UTILISER DES IMAGES...7 COMMANDER UN REPORTAGE PHOTOGRAPHIQUE...8 AUTORISATION DE PRISE DE VUES DANS LES LABORATOIRES DU CNRS...9 CONTACTS

2 PRESENTATION DE LA PHOTOTHEQUE Située sur le site de Bellevue à Meudon, la Photothèque du CNRS fait partie de l'unité propre de service CNRS Images qui dépend de la Direction de la communication. Missions de la Photothèque du CNRS ( La Photothèque a pour mission de conserver le patrimoine photographique du CNRS, de produire, collecter, gérer et diffuser les images scientifiques issues des laboratoires de recherche du CNRS. Le fonds comprend images (expériences, manipulations, appareillages et équipements, chercheurs in situ, résultats de recherche...). La Photothèque fait fonction d'agence photographique pour toutes les actions de communication internes et externes de l'organisme : plaquettes, sites Web, Journal du CNRS La Banque d'images propose actuellement images en accès libre sur Internet : Mise à disposition d'une collection de 15 expositions sur panneaux et consultables sur Internet : 2

3 DEPOSER DES IMAGES A LA PHOTOTHEQUE Vous travaillez au CNRS et produisez des images dans le cadre de vos travaux. Généralités -La Photothèque gère la Banque d'images du CNRS et assure la diffusion des images scientifiques. Elle peut se charger, à votre place, de répondre aux demandes de diffusion concernant vos images. -La Photothèque n'a pas vocation à collecter et conserver la totalité des images produites au CNRS. Elle effectue des sélections sur les images qui lui sont confiées pour garder l'homogénéité de son fonds. -La Photothèque fournit les images, toujours accompagnées de la légende transmise par le laboratoire, dans le format adéquat et contrôle scrupuleusement les mentions obligatoires (copyright et nom du photographe). -Lorsque vos photos sont reproduites pour un usage externe au CNRS, une copie du justificatif de l'utilisation vous est adressée. Vous avez ainsi connaissance de l'utilisation des images que vous nous avez confiées. -Vos images sont visibles sur la Banque d'images sur Internet en accès libre ( Elles participent à la valorisation du CNRS par l'image. La fiche détaillée propose un lien vers le site de votre laboratoire. Droit d'auteur En tant qu'auteur, vous détenez les droits moraux sur vos images. Le droit moral est perpétuel, inaliénable et imprescriptible. Au titre du respect du droit d'auteur, la Photothèque assure un contrôle des mentions obligatoires qui doivent toujours comporter l'appartenance à l'organisme : CNRS Photothèque, suivi du nom du photographe, que celui-ci soit agent CNRS ou non. Droit de reproduction Les images de la Photothèque ne sont en aucun cas "libres de droits". Toute utilisation est soumise à une demande d'autorisation de reproduction adressée à la Photothèque. Si la reproduction s'effectue pour une publication de valorisation du CNRS, ce qui est majoritairement le cas, elle est accordée à titre gratuit. Si la reproduction s'effectue pour une publication dans un cadre général ou à titre commercial, elle est soumise à tarification. Dans le cas d'une utilisation commerciale de grande envergure, une partie des bénéfices perçus pour la reproduction de vos images pourra être reversée à votre laboratoire. Quelles images déposer? Des images en relation avec l'actualité de vos recherches. Des images plus anciennes qui présentent un intérêt pour l'histoire des sciences ou des images de science "intemporelles". Comment procéder? -Sélectionner les images les plus représentatives de vos travaux (sous forme de fichiers numériques ou de diapositives). -Adresser à la Photothèque les fichiers numériques ou les originaux* des diapositives, accompagnés de la légende, du nom de l'auteur de la photo, de la date de production... et de toute la documentation associée que vous jugez utile (article, site Internet ). Des fiches 3

4 d'aide à la rédaction de légendes par type d'images et départements scientifiques sont à votre disposition. *Vos originaux vous seront retournés après duplication et numérisation. Critères de qualité des fichiers numériques Envoyer le fichier source quel que soit son format, si possible non compressé. Pour la résolution, privilégier une résolution de 300 dpi avec une taille d'environ 2000 x 1500 pixels qui permet une impression papier, au format ½ page A4, de bonne qualité. Coordonnées de dépôt des images Fichiers numériques par mél (Un fichier ou lot de fichiers ne dépassant pas 3 Mo) banque-images@cnrs-bellevue.fr Fichiers numériques sur FTP par navigateur Internet (Gros fichiers ou lot de nombreux fichiers) ftp://phototheque@ mot de passe : T1fox8 puis créer un dossier avec votre code laboratoire dans le répertoire : Phototheque / CNRS / LABORATOIRES / Fichiers numériques sur FTP par logiciel FTP (Gros fichiers ou lot de nombreux fichiers) adresse : login : phototheque mot de passe : T1fox8 puis créer un dossier avec votre code laboratoire dans le répertoire : Phototheque / CNRS / LABORATOIRES / Diapositives CNRS IMAGES / Photothèque 1, Place Aristide Briand MEUDON Cedex Documents de référence -Code de la propriété intellectuelle -Sur le nouveau régime des créations des agents publica, voir le site de la DAJ du CNRS : 4

5 CHAINE DE TRAITEMENT DE VOS IMAGES Du dépôt à la Photothèque, à la mise en ligne sur Internet Réception des photos provenant des laboratoires CNRS sous forme de fichiers numériques ou diapositives accompagnées de toute information permettant le traitement documentaire de l'image. Sélection des images par rapport au fonds existant et selon des critères de qualité (prise de vue, taille, résolution, ) Référencement des images sélectionnées : attribution d'une référence de type 2005n Numérisation en haute définition des diapositives sélectionnées. Les originaux vous sont retournés accompagnés d'un cd rom avec les fichiers numériques haute définition. Stockage et sauvegarde de tous les fichiers numériques sur un serveur de grande capacité. Traitement documentaire dans la base de données : catalogage, légendage et indexation avec thèmes et mots clés (thésaurus). Mise en ligne sur la banque d'images en accès libre sur Internet sous forme d'une notice, d'une vignette et d'une image de consultation jpeg basse définition. Laboratoire Photothèque Accès tout public Traitement des images à la photothèque collecte et production des images au laboratoire numérisation en hte déf sélection des images pour la Photothèque retour vers le laboratoire de Cd- roms avec les htes déf et des originaux (diapos) stockage sauvegarde conversion de l image hte déf dans les divers formats de diffusion et consultation référencement & description Attribution d une référence et création des fiches descriptives dans base de données fourniture d informations nécessaires à la description des images, (légende, photographe ) archivage (diapos) à la Photothèque d'un jeu de duplicata de diapositives de référence demande d'images par tél ou mél traitement documentaire catalogage, légendage et indexation avec thèmes et mots clés (thésaurus) traitement des demandes réception des demandes, recherches et envoi de sélections mise en ligne disponibilité des images sur Internet recherche et sélection d'images sur la banque d'images : diffusion des images sous forme de fichiers numériques basse ou haute définition envoi au laboratoire d une copie du justificatif d' utilisation de la photo 5

6 RECHERCHER DES IMAGES Vous recherchez des images scientifiques pour vos produits de communication Comment procéder? - effectuer vous-même une recherche et une sélection d'images à partir de la Banque d'images sur Internet ( et passer votre commande en ligne à partir de votre panier - pour une demande de recherche d'images : envoyer un mél au service de diffusion : phototheque@cnrs-bellevue.fr - prendre rendez-vous à la Photothèque du CNRS à Meudon, du lundi au vendredi de 9h00 à 18h00, Tél.: Comment accéder à la banque d'images sur Internet? A partir du site aller dans "sites CNRS" puis choisir Photothèque dans la liste des mots clés proposés ou aller dans la rubrique "presse" puis cliquer sur le bouton "Photothèque " du bandeau gauche. Sur le site de la Photothèque, choisir "Banque d'images". Comment rechercher des images sur la Banque d'images? -La Banque d'images propose plusieurs modes de recherche : La recherche rapide Cette recherche en texte intégral est proposée sur toutes les pages du site à partir de la boite "Rechercher". Elle porte sur toute la fiche signalétique de l'image. Plusieurs valeurs peuvent être croisées avec les opérateurs ET, OU, SAUF La Recherche avancée Ce mode de recherche propose une interrogation en texte intégral, thème, mot-clé, laboratoire, délégation régionale et référence. Tous les critères peuvent être croisés. Les valeurs des listes peuvent être consultées par clic sur "voir la liste" ou "Voir le thésaurus", la liste complète des valeurs s'affiche. Les mots-clés sont organisés à l'intérieur d'un thésaurus gérant des relations synonymiques et hiérarchiques. Pour tous les critères hormis la référence, la saisie d'une chaîne de caractères dans la boite, lance une assistance sous forme d'affichage des termes existants. L'opérateur ET est implicite entre plusieurs valeurs appartenant à des critères différents. Le caractère % permet d'effectuer des recherches par troncatures. La Recherche à partir de la fiche détail Des hyperliens sur les mots clés et les thèmes permettent de lancer une nouvelle recherche sur un terme à partir de la fiche détail. -Une fois la recherche effectuée, la sélection d'images s'effectue dans un panier qui peut être conservé. -Pour plus de détails sur le fonctionnement de la Banque d'images, consulter notre aide en ligne sur le site de la Banque d'images. 6

7 UTILISER DES IMAGES Vous souhaitez reproduire des images de la Photothèque Rappel Les images de la Photothèque ne sont en aucun cas "libres de droits". Toute utilisation est soumise à une demande d'autorisation de reproduction adressée à la Photothèque. Si la reproduction s'effectue pour une publication de valorisation du CNRS, ce qui est majoritairement le cas, elle est accordée à titre gratuit. Si la reproduction s'effectue pour une publication dans un cadre général ou à titre commercial, elle est soumise à tarification. Demande d'images -Envoyer un mél à l'adresse : phototheque@cnrs-bellevue.fr pour formuler une demande de reproduction de l'image choisie. Indiquer : la référence de l'image (de type 2005n00012) le format de fichier numérique dont vous avez besoin le motif de l'utilisation le support de reproduction votre société, votre nom et votre numéro de téléphone ou bien effectuer une commande en ligne à partir de la Banque d'images ( Utilisation des images -Ne pas oublier d'indiquer les mentions obligatoires : CNRS Photothèque / nom du photographe, sur le support d'édition de l'image. -A parution du document, envoyer à la Photothèque un justificatif de l'utilisation de l'image : exemplaire du support (ouvrage, magazine, cd-rom ) ou lien vers le site Web dans lequel l'image est reproduite. -Si la reproduction de l'image est soumise à tarification, envoyer à la Photothèque un bon de commande signé sur papier à en-tête avec le justificatif. Vous recevrez une facture de la Photothèque. Quelles images pour quoi faire? utilisation possible format / résolution dimension Produits électroniques Jpeg 72 dpi 768 x 512 pixels mél mode de fourniture Edition papier jusqu'à ½ page A4 Zoom pour produits électroniques Jpeg 300 dpi 2100 x 1400 pixels (18x12 cm à 300 dpi) mél Edition papier jusqu'à pleine page A4 Tiff 300 dpi 3500 x 2500 pixels (30x20 cm à 300 dpi) Cd-rom ou dépôt FTP Edition papier au-delà de A4 Diapositive 24 x 36 Envoi postal Documents de référence -Conditions générales de prêt: puis cliquer sur "Copyright et conditions générales de prêt". -Tarifs de reproduction : puis cliquer sur un des tarifs proposés. 7

8 COMMANDER UN REPORTAGE PHOTOGRAPHIQUE Vous travaillez au CNRS et souhaitez commander un reportage pour des actions de communication internes ou externes A noter La Photothèque du CNRS n'a aucun photographe dans son équipe. Elle commande des reportages à des photographes professionnels externes. La Photothèque peut se charger d'organiser un reportage d'images de science pour vous (choix du photographe, prise de rendez-vous ) ou simplement vous conseiller. Comment procéder pour commander un reportage par la Photothèque? -Contacter la Photothèque par mél ou téléphone. -Indiquer le but de reportage, le sujet, le laboratoire dans lequel il aura lieu et un contact dans ce laboratoire. -Une commande de reportage est signée entre le représentant du CNRS et le photographe indépendant. -Si le reportage comporte des photos sur lesquelles des personnes sont reconnaissables, le photographe leur fait signer une autorisation de prise de vue pour éviter des problèmes de droit à l'image. -Dès réception du reportage, la Photothèque vous transmet une copie des photos et vous sollicite pour la rédaction de légendes. Eléments financiers -La Photothèque pourra vous indiquer une fourchette indicative pour un reportage d'images de science en droits d'auteur, les frais techniques et frais de missions sont en sus. -Une prise en charge du coût du reportage par la Photothèque pourra être étudiée. Cette prise en charge pourra être partielle ou complète. Documents types Autorisation de prise de vues d'un agent CNRS (droit à l'image) Autorisation de prise de vues d'un enfant (droit à l'image) Commande de prise de vues photographiques Vous les trouverez à cette adresse : 8

9 AUTORISATION DE PRISE DE VUES DANS LES LABORATOIRES DU CNRS Vous travaillez au CNRS et vous êtes contacté par une agence ou un photographe indépendant qui souhaite effectuer un reportage dans votre laboratoire. A noter L'intérêt du CNRS est d'établir un partenariat avec l'agence ou le photographe afin de pouvoir réutiliser les photos de façon non commerciale, pour des produits de communication du CNRS. Le contrat (document d'autorisation de prise de vue) spécifie qu'un jeu de toutes les photos du reportage doit être remis au CNRS (laboratoire ou Photothèque) et que l'agence ou le photographe s'engage à mentionner l appartenance au CNRS dans le copyright. Comment procéder? Contacter la Photothèque pour l'informer du reportage à venir. Compléter le document d'autorisation de prise de vue et le faire signer par le délégué régional (en qualité de représentant du CNRS) de la délégation à laquelle est rattaché le laboratoire et l'agence ou le photographe. Si le reportage comporte des photos sur lesquelles des personnes sont reconnaissables, leur faire signer une autorisation de prise de vue pour éviter des problèmes de droit à l'image. Transmettre un jeu des photos du reportage à la Photothèque avec une copie des autorisations de prise de vue. Documents types Autorisation de prise de vues d'un agent CNRS (droit à l'image) Autorisation de prise de vues d'un enfant (droit à l'image) Autorisation de prise de vues pour un photographe indépendant Autorisation de prise de vues pour une agence Vous les trouverez à cette adresse : 9

10 CONTACTS -Adèle Vanot, responsable photothèque, Tél. : , mél : vanot@cnrs-bellevue.fr -Marie Bacquet, assistante communication image, Tél. : , mél : phototheque@cnrs-bellevue.fr -Christelle Pineau, documentaliste, Tél. : , mél : phototheque@cnrs-bellevue.fr -Marion Ranval-Zizine, documentaliste, Tél. : , mél : eckly@cnrs-bellevue.fr -Dominique Ménillet, expert documentaire, Tél. : , mél : menillet@cnrs-bellevue.fr 10