ACQUISITION D UN PROGICIEL DE GESTION ADMINISTRATIVE DES MARCHES PUBLICS

Transcription

1 MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES *Syndicat Intercommunal d Énergie des Deux-Sèvres 14 rue Notre-Dame NIORT ACQUISITION D UN PROGICIEL DE GESTION ADMINISTRATIVE DES MARCHES PUBLICS Cahier des Clauses Techniques Particulières

2 SOMMAIRE C.C.T.P. Partie I : FOURNITURE, INSTALLATION, MISE EN SERVICE ASSISTANCE AU DEMARRAGE ET FORMATION DES UTILISATEURS... pages 3 à 9 I - Objet du marché...page 3 II - Caractéristiques fonctionnelles du progiciel...page 3 III - Spécifications Techniques attendues du progiciel...page 8 IV - Installation et mise en service du progiciel...page 8 V - La formation des utilisateurs...page 9 C.C.T.P. Partie II : PRESTATIONS DE SUIVI ET DE MAINTENANCE... page 10 I - Maintenance du progiciel...page 10 II - Suivi et Assistance Fonctionnelle et Technique...page 10 III. - Durée du contrat..page 10 2 C. C. T. P.

3 CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES PARTIE I : FOURNITURE, INSTALLATION, MISE EN SERVICE, ASSISTANCE AU DEMARRAGE ET FORMATION DES UTILISATEURS I. OBJET DU MARCHE : Les stipulations du présent cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P) concernent l ACQUISITION D UN PROGICIEL DE GESTION ADMINISTRATIVE DES MARCHES PUBLICS et sa maintenance. Les principes et objectifs sont de : respecter la réglementation de la commande publique nationale et, ou, européenne, homogénéisation des documents et des pratiques mis en œuvre au niveau des différentes Directions de la Collectivité assister l utilisateur à chaque étape de la procédure, gérer la confidentialité de l accès aux données, permettre les visas et validation des dossiers de marchés ainsi que les habilitations d accès aux fonctions ; gérer tous les types de marchés et tous les types de procédures, ainsi que tous les actes y afférent ; gagner du temps dans le processus des marchés. II. CARACTERISTIQUES FONCTIONNELLES DU PROGICIEL : Le progiciel devra permettre la gestion des différentes formes de marchés décrites dans le Code des marchés publics : - Marchés de fournitures - Marchés de travaux - Marchés de services (article 29 et 30 du Code des Marchés Publics) - Marchés de prestations intellectuelles : maîtrise d œuvre, contrôle technique, marché d études, marché de sécurité et de protection de la santé - Marchés fractionnés (à bons de commande et à tranches) - Tout type de marché susceptible d être créé lors des prochaines versions du Code des Marchés Publics. Le progiciel doit prévoir une gestion sécurisée de l ensemble des procédures du Code des marchés publics : - Appels d offre ouvert et restreint, - Procédure négociée, - Procédure de concours, - Procédure de marché de définition - Dialogue compétitif - Procédure adaptée - Procédures particulières de l article 30 - et toutes autres procédures mises en oeuvre par les versions ultérieures du Code des marchés publics. 3 C. C. T. P.

4 Le progiciel doit prévoir une gestion séquentielle de la procédure: orientation et assistance de l utilisateur dans le cheminement des différentes étapes de la procédure administrative des marchés publics en fonction du mode de passation choisi au préalable. 1. L estimation des besoins Elaboration des devis, Bordereau de prix, etc. Le progiciel devra permettre d établir des estimations de coût, saisir, analyser et comparer les offres des entreprises, et éditer des cadres financiers (détail estimatif et bordereaux de prix à inclure dans le DCE). Le progiciel doit plus précisément permettre : De gérer les catalogues de prix (bibliothèque), avec la possibilité d importer des catalogues existants (format excel). De saisir les tarifs estimatifs à partir d'un ou plusieurs catalogues ou hors catalogue. La même saisie doit permettre de traiter le Détail Estimatif, le Bordereau des Prix et le Devis Quantitatif Estimatif pour plus de facilité et de sécurité D'imprimer une estimation valorisée des besoins, imprimer le détail estimatif, le bordereau des prix, et le Devis Quantitatif Estimatif à joindre au DCE De simuler les estimations à l'aide des moyennes de prix De saisir, récupérer, analyser, vérifier les offres des entreprises (après récupération des offres des candidats ou saisie directe des tarifs) D'établir un état comparatif des différentes offres avec des ratios De calculer les moyennes des prix des offres 2 La Rédaction des Pièces administratives de la consultation : Les principes sont : récupération des données pour éviter les doubles saisies et assurer la cohérence ; possibilité de rédiger les pièces du marché à partir d un marché type (création d une affaire à partir d une existante), personnalisation des articles, avec insertion ou personnalisation de clauses spécifiques à la collectivité (personnalisation au niveau de la collectivité, au niveau des Directions et services pour les spécificités, au niveau d un dossier), assistance réglementaire, avec consultation en ligne des CCAG, du Code des marchés publics, et d une aide didacticiel (juridique et fonctionnelle). Les types de marchés gérés sont notamment : marchés de travaux, marchés de fournitures courantes, marchés de services, marchés informatiques (chapitre 7 du CCAG FCS), marchés de maîtrise d œuvre (missions de base en bâtiments et missions séparées en infrastructures), marchés d études autres (avec possibilité de découpage en phases), marchés de contrôle technique, marchés de coordination de la Sécurité et de la protection de la santé, Tout type de marché susceptible d être créé lors des prochaines versions du Code des Marchés Publics Le progiciel devra intégrer le paramétrage et la gestion des sécurités et des confidentialités. 4 C. C. T. P.

5 3. La gestion sécurisée des procédures : Objectif : optimiser la gestion de la passation des marchés en déroulant de façon logique les procédures administratives et réglementaires. 3.1 : gestion d une affaire : A compter de la décision de lancement de la consultation, doit permettre : d'enregistrer les caractéristiques d'une affaire : intitulé, nature, montant, imputations budgétaires, mode de passation, découpage en lots, etc. de préparer et d'éditer les Avis d'appel Public à la Concurrence ainsi que les lettres d'accompagnement aux journaux et intégrer la possibilité d envoyer les avis au BOAMP par fichier XML. de consulter et d'éditer, à tout moment, le contenu d'une ou plusieurs affaires de consulter et d'éditer, à tout moment, les affaires prêtes à passer en commission, les affaires prévues dans une commission, etc. de connaître l'état d'avancement d'une affaire dans sa phase de procédure de passation de consulter les entreprises attributaires pour une affaire : nom du titulaire, n du marché attribué, date de notification, type de prix, montant notifié, etc. Le progiciel doit également prévoir un système d échéancier, c est-à-dire qu il sera possible de mémoriser pour chaque affaire les dates clés (prévisionnelles) des différentes étapes de passation de la consultation. 3.2 : gestion de la procédure d attribution Les objectifs sont : gérer les relations avec les entreprises Le progiciel doit intégrer des fichiers «entreprises et groupements» très complets, alimentés par les informations générées lors des différentes étapes de la passation des marchés. Le progiciel doit permettre de consulter et éditer à tout moment les informations concernant une ou plusieurs entreprises, et doit permettre de sélectionner et consulter une ou plusieurs catégories d entreprises pour des appels de candidatures consultations, éditer les différents courriers à leur intention (lettres aux entreprises retenues, lettres aux entreprises non retenues, lettres aux entreprises déjà connues pouvant soumissionner lors d un appel d offres restreint, etc.) gérer tous les types de commissions - les commissions d appel d offres - les commissions d ouverture des candidatures ; - les commissions Ad hoc ; - les jurys de concours Le progiciel doit permettre : de définir, d enregistrer, de consulter, d éditer le calendrier prévisionnel des commissions d inscrire, de consulter et d éditer la liste des membres de la commission (avec la typologie de voix correspondante (délibérative, consultative, etc.) d inscrire, de consulter et d éditer les affaires à l ordre du jour. d éditer automatiquement les lettres de convocation personnalisées selon les membres convoqués d assurer le suivi (enregistrement, consultation, édition) des retraits d assurer le suivi (enregistrement, consultation, édition) du registre des dépôts (des candidatures, soumissions et offres) avec édition des récépissés d enregistrer et d éditer la liste des membres présents d enregistrer et d éditer la liste des entreprises admises et non admises au stade de la candidature d enregistrer et d éditer les tableaux des offres présentées d enregistrer et d éditer les PV des commissions d enregistrer et d éditer les décisions hors commissions/prm 5 C. C. T. P.

6 3.3 Gestion de Statistiques : Le progiciel doit permettre d'obtenir sur un ou plusieurs exercices des statistiques sur les affaires et les entreprises : nombre et montant des affaires par service tableau des marchés notifiés date et numéro d'ordre de retrait du DCE date et numéro d'ordre d une candidature décision de la commission sur une offre numéro et montant du marché attribué nombre de candidatures proposées, admises, non admises nombre d'offres retenues et non retenues montant total des marchés attribués etc. 3.4 Editions souhaitées : Rédaction de l avenant Edition du procès verbal Impression de la lettre au fournisseur et au contrôle de légalité Impression de la lettre de notification Edition de la fiche de recensement une fiche affaire la liste des affaires - dossiers le tableau de bord général des affaires le tableau de bord par phase des affaires la liste des retraits la liste des dépôts des candidatures la liste des dépôts des offres les récépissés des dépôts le registre des dépôts le rapport de présentation la fiche de recensement des marchés la lettre d envoi des documents aux organes de contrôle l avis de pré-information l avis d appel public à la concurrence l avis d attribution la liste des commissions la liste des affaires à l ordre du jour la liste des membres les lettres de convocation des membres le document préparatoire d une commission le document de contrôle des pièces à fournir le tableau d analyse des candidatures les tableaux (ouverture des offres) les PV des commissions selon la phase de la procédure les décisions hors commission/prm la liste des candidats admis la fiche descriptive d'une entreprise la liste des entreprises la liste descriptive d'un groupement la liste des groupements la lettre de consultation des entreprises (Procédures Adaptées) la lettre aux candidats retenus (AOR) la lettre aux candidats non retenus (AOR) la lettre aux entreprises non attributaires la lettre de notification aux entreprises attributaires 6 C. C. T. P.

7 4 - Le Suivi d exécution des marchés publics Les fonctionnalités attendues sur la partie suivi d exécution des marchés sont les suivantes : reprendre les marchés rédigés à l aide du progiciel sans ressaisie ; maîtriser les calculs de paiement pour chaque entreprise concernée par le marché, respecter la réglementation nationale et européenne, gérer les événements pendant l exécution des marchés (notamment ceux définis dans les CCAG et le CCAP : délais, révisions, index, pénalités, avances ), gérer et éditer les décisions et ordre de service (y compris injonction de faire ou OS de travaux modificatifs (numérotation et chronologie) par marché), gérer tous les types de marchés et tous les types de suivis, permettre de saisir, de manière détaillée, les situations de travaux à l entreprise et des prestations en régie. Les éditions possibles sont : les situations de travaux à l entreprise ou décomptes des maîtres d œuvre, les situations de prestations en régie, les actes de sous-traitance, les ordres de services ou d affermissement des tranches conditionnelles etc de saisir et calculer tous les postes du décompte, les travaux à l entreprise, les pénalités, les primes, les remboursements d avance, les indemnités et les prestations en régie. Cette fonction permet également d établir l acompte avec le calcul des révisions de prix, si elles sont prévues au marché et la saisie des intérêts moratoires. Les éditions possibles sont : les décomptes mensuels et le décompte final, l état de la TVA, l état de la révision et le calcul du coefficient de révision, l état d acompte, le décompte des intérêts moratoires éventuels dus au titulaire répartir le montant de l acompte par entreprise et par imputation budgétaire. Les éditions possibles sont : la répartition des paiements, le certificat pour paiement, gérer la réception des travaux avec toutes les dates qui y sont liées et le contrôle de ces dates par rapport aux délais définis au CCAP. Les éditions possibles sont : tous les PV liés à la réception des ouvrages ou travaux, l OS de notification de la réception, gérer le solde du marché avec les dates qui y sont liées. Les éditions possibles sont : l état de solde, la retenue de garantie, enregistrer et saisir le détail de chaque bon de commande (cf. marchés à BC) puis de chaque livraison correspondante. Cette fonction permet également de gérer la réception de fournitures. Les éditions possibles sont : le bon de livraison, le détail de livraison, le PV de décision d admission, le suivi et le contrôle d atteinte ou non des seuils mini/maxi de la fourchette quantitative ou financière des marchés à bons de commande (ce suivi doit rester indépendant de l annualité budgétaire et calé sur la durée contractuelle des marchés à bons de commande) 7 C. C. T. P.

8 saisir tous les postes de la facture et répartir le montant de la facture par entreprise et par imputation budgétaire ou par opération. Les éditions possibles sont : la facture, la répartition des paiements, contrôler les factures, les estimations des entreprises, les décomptes des maîtres d œuvre ou calculer directement les sommes dues aux entreprises. intégrer toutes les données réglementaires selon le CCAG en vigueur (délais, formule, index ). éditer les documents correspondants, selon le type de marché (projet de décompte, d acompte, certificat pour paiement, fiche de suivi de paiement aux entreprises, fiche de révision ou d actualisation, état de la TVA, DGD ). pour tous types de marchés (avec titulaire unique, co-traitants, sous-traitants), calcul des pénalités, remboursement des retenues de garanties, gestion des avances et cautions. gérer les modifications de prix ou de délai concernant le marché, une tranche ou un lot. Les éditions possibles sont : avenants, décisions de poursuivre, OS de lancement, lettre de notification, bordereaux de prix, prolongation de délai, gérer le lancement ou l abandon des tranches conditionnelles non affermies en même temps que le marché. OS de lancement de tranche, OS d abandon de tranche, OS divers, 5 - Edition assistée de statistiques / tableaux de bord marchés : Le progiciel devra pourvoir éditer des statistiques tant sur le suivi des procédures en cours de passation de marchés que sur le suivi de l exécution des marchés conclus. III. SPECIFICATIONS TECHNIQUES ATTENDUES DU PROGICIEL : Le progiciel proposé par le candidat devra être parfaitement compatible avec l environnement informatique et technologique du maître d ouvrage, particulièrement avec son logiciel de gestion financière Visa Informatique. Dès la notification du présent marché, le titulaire communiquera. les spécifications techniques minimales du serveur des postes clients pour la bonne utilisation du progiciel. IV. INSTALLATION ET MISE EN SERVICE DU PROGICIEL : L installation du progiciel, sur la plate forme matérielle fournie par le maître d ouvrage, est du ressort du titulaire du marché. Le titulaire effectuera toutes les opérations de paramétrage du progiciel nécessitées par l adaptation du progiciel aux spécificités et besoins du maître d ouvrage. Ces opérations de paramétrage du progiciel 8 C. C. T. P.

9 devront effectuer en présence du chef de projet informatique désigné parmi le personnel du maître d ouvrage afin d assurer un transfert de compétences dans les meilleures conditions possibles. La titulaire fournira au Chef de projet informatique une documentation technique décrivant ces opérations de paramétrage et de configuration d installation. Le titulaire du marché assurera la mise en service régulier du progiciel, après une assistance au démarrage. V. LA FORMATION DES UTILISATEURS : Le titulaire assurera l ensemble des formations initiales des utilisateurs du progiciel marchés. Les utilisateurs devront bénéficier d une formation complète sur les fonctionnalités du progiciel étayé par des cas pratiques ; à l issue de cette formation, les utilisateurs devront être capables de façon autonome de rédiger et d éditer des cahiers des charges et D.C.E. de marchés et de suivre la totalité du cycle de vie d un marché. N.B. Le chef de projet informatique également administrateur de la base de données du progiciel bénéficiera d un transfert de compétences lors des étapes d installation et de paramétrage du progiciel par le titulaire. Ce transfert portera sur les aspects techniques du progiciel (modifications de paramétrage ; gestion des confidentialités et droits d accès ; archivage électronique des fichiers.) ; il devra être en mesure à l issue de cette action d être l unique interlocuteur technique du fournisseur du progiciel et d assurer des modifications de paramétrage à la demande des utilisateurs. Le titulaire du marché fournira tous les supports de formation nécessaire en autant d exemplaires que de participants aux formations. Le maître d ouvrage fournira le matériel (salle de formation ; PC en réseau ; vidéo-projecteur + écran) au titulaire pour dispenser ces formations ; elles se dérouleront dans les locaux du maître d ouvrage. La candidat proposera le nombre de jours de formation nécessaires ainsi que le contenu et les modalités de la formation des utilisateurs. Le coût correspondant sera inclus dans le prix global et forfaitaire renseigné à l article 2 de l acte d engagement 9 C. C. T. P.

10 PARTIE II : PRESTATIONS DE SUIVI ET DE MAINTENANCE DU PROGICIEL I. MAINTENANCE DU PROGICIEL : 1 maintenance évolutive : Elle intègre toutes les évolutions du progiciel nécessitées par des changements de réglementation de la commande publique. La maintenance évolutive peut donner lieu soit à l envoi de «patchs» à distance que le service informatique du maître d ouvrage serait en mesure d installer sur site, soit à la livraison et installation sur site et par le titulaire de nouvelles versions du progiciel. Le titulaire s engage parallèlement à ces modifications à remettre au maître d ouvrage la documentation fonctionnelle remise à jour. Dans le cas de l existence d un club utilisateurs, la conclusion du présent marché vaut adhésion de fait à ce club utilisateur. Les recommandations d évolution du progiciel émises par ce club utilisateurs et qui seraient reprises au titre de la maintenance évolutive par le titulaire, est réputée être rémunérée par le prix annuel global et forfaitaire du suivi et de la maintenance du progiciel conclu au présent marché. 2 maintenance spécifique : La maintenance spécifique recouvre l ensemble des opérations nécessaires à la prise en charge de demandes d amélioration ou d adaptation du progiciel qui seraient spécifiques au maître d ouvrage. Cette maintenance spécifique n est pas incluse dans le prix forfaitaire de maintenance annuelle de ce marché ; elle sera donc facturée séparément du marché et basée sur un nombre de journées ou d heures d intervention spécifique du titulaire. 3 maintenance corrective (en cas de dysfonctionnements) : Les délais maximum d intervention diffèrent selon qu il s agit d un dysfonctionnement bloquant ou non bloquant pour les utilisateurs : Délai d intervention sous deux (2) jours ouvrables pour les dysfonctionnements bloquants Délai d intervention sous quatre (4) jours ouvrables pour les dysfonctionnements non bloquants. II. SUIVI ET ASSISTANCE FONCTIONNELLE, JURIDIQUE ET TECHNIQUE Cette assistance fonctionnelle (juridique et technique) se fera principalement par «hot line». Le titulaire mettra à disposition du maître d ouvrage un numéro de hot line d assistance fonctionnelle liée à l utilisation du progiciel et précisera dans son offre ses conditions d utilisation et notamment : Ses jours ouvrés en semaine et horaires d ouverture Son accès général à l ensemble des utilisateurs Elle sera destinée à répondre aux questions des utilisateurs lors des phases de rédaction des pièces de DCE sous le progiciel ainsi qu à apporter des réponses juridiques ou d assistance liés à la conception de cahiers des charges dans le progiciel (allotissement ; tranches ; forme du marché en adéquation avec les besoins à traiter) III. DUREE DU CONTRAT Le contrat de maintenance est conclu pour une durée ferme de cinq (5) ans. 10 C. C. T. P.