Service de transmission électronique des déclarations fiscales Pour payer et déclarer vos taxes professionnelles fédérales et provinciales

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1 Service de transmission électronique des déclarations fiscales Pour payer et déclarer vos taxes professionnelles fédérales et provinciales Guide du client Utilisation individuelle Administration individuelle Administration multiple avec approbation conjointe Août 2010 Version 2.2 Personnel et confidentiel L'information comprise dans le présent document appartient à RBC et ne peut pas être divulguée à une tierce partie sans l'obtention préalable du consentement écrit de RBC. Marques déposées de la Banque Royale du Canada.

2 QUOI DE NEUF... 2 ADMINISTRATEURS MULTIPLES... 2 GUIDE DU CLIENT... 2 ALERTES PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE... 2 DOCUMENTATION... 3 APERÇU... 3 AIDE PREMIÈRE DEMANDE DE CONNEXION ADMINISTRATION - VUE D'ENSEMBLE UTILISATION INDIVIDUELLE CONFIGURATIONS SUPERUTILISATEUR ADMINISTRATION INDIVIDUELLE ADMINISTRATION MULTIPLE FONCTIONS DE L'ADMINISTRATEUR PRINCIPAL POUR COMMENCER PROFIL DE L'ENTREPRISE... 8 Nombre d'autorisations requises... 9 la limite de paiement par opération AJOUT D'UTILISATEURS APPROBATION DES PROFILS D'UTILISATEUR ET D'ENTREPRISE MOTS DE PASSE LIMITES D'APPROBATION TYPES DE PAIEMENT AJOUT D'UN TYPE DE PAIEMENT MODIFICATION DE TYPES DE PAIEMENT RETRAIT DE TYPES DE PAIEMENT</B2> PAIEMENTS ET DÉCLARATIONS ENVOI D'UN PAIEMENT APPROBATION DE PAIEMENTS OU DE DÉCLARATIONS MODIFIER UNE OPÉRATION MODIFIER UNE OPÉRATION ANNULER UNE OPÉRATION OPÉRATIONS EXPIRÉES RECHERCHE D'OPÉRATIONS NOUVEAUX TYPES DE PAIEMENT ALERTES PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE Télédéclaration des revenus Manuel du client 1

3 Quoi de neuf Administrateurs multiples Les utilisateurs des versions antérieures du service Télédéclaration des revenus avaient l'option de désigner un administrateur individuel ou des administrateurs multiples. Dans la version Administration conjointe, l'administrateur principal devait configurer le profil d'entreprise et l'ensemble des utilisateurs. L'administrateur secondaire pouvait exécuter une seule autre fonction, soit celle d'approuver les actions de l'administrateur principal. Notre version améliorée de la Télédéclaration des revenus permet d'utiliser les rôles d'administrateur de façon interchangeable. Le rôle de l'administrateur individuel ne change pas. Cette option permet à l'administrateur individuel de configurer le profil d'entreprise et l'ensemble des utilisateurs. Aucune approbation ultérieure n'est nécessaire. Nous avons conservé la fonction d'administration conjointe, mais en permettant la désignation d'administrateurs multiples. Le premier administrateur configure le profil d'entreprise et l'ensemble des utilisateurs, tandis que le second administrateur est chargé d'approuver cette configuration. Les rôles d'administrateur sont désormais interchangeables, ce qui permet d'assurer le remplacement lors des vacances ou en cas de changements d'urgence. En dépit du fait que tous les administrateurs disposent de la même fonctionnalité, la version Administration conjointe ne permet pas à un administrateur d'approuver ses propres changements. Nous recommandons la désignation d'un maximum de cinq administrateurs, bien qu'il soit possible d'en désigner davantage. Information concernant la conversion : Les clients qui sont actuellement sous administration conjointe se verront automatiquement attribuer la version Administration multiple le 28 janvier Cette mesure permettra à n'importe quel administrateur de configurer des utilisateurs, tout en laissant à un autre administrateur le soin d'approuver les changements. Les tâches sont donc désormais interchangeables. Guide du client Il existe maintenant un lien pour télécharger le Guide du client. Ce lien se trouve sur toutes les pages, sous le bandeau de RBC. Alertes par courrier électronique Deux situations peuvent générer l'envoi de messages d'alerte par courriel : 1) Une opération de paiement a été entreprise et nécessite une approbation. 2) Une opération en attente qui nécessite une approbation se rapproche de sa date d'échéance. Ces courriels sont envoyés à tous les utilisateurs qu'un administrateur a configurés sur ce service, sans égard à leur activation ou aux pouvoirs d'approbation qui leur ont été attribués. Il faut sélectionner cette option au moment de l'inscription de l'utilisateur. Il convient de souligner la nécessité d'examiner cette fonction avec la plus grande attention compte tenu du grand nombre de courriels pouvant être générés. Nouveaux types de taxes Les mises à jour à la TPS et à la TVH fédérales ont été effectuées le 1 er juillet Veuillez prendre note que les paiements relatifs à la récupération de crédits de taxe sur les intrants (CTI) nécessitent un processus à deux étapes. 1. Payer en ligne à l'aide de l'outil de télédéclaration des revenus. 2. Cliquer sur le lien de l'arc qui figure dans l'outil de télédéclaration des revenus et qui mène à la page Web servant à effectuer un paiement de déclaration fédérale de TPS/TVH. Télédéclaration des revenus Manuel du client 2

4 Des modifications seront apportées au printemps 2011 afin de nous adapter à un processus complet de déclaration relative à la récupération de CTI. Documentation Pour vous inscrire à la nouvelle version Administration multiple du service de Télédéclaration des revenus, veuillez communiquer avec votre représentant habituel de RBC. Une formule (Convention de services de paiement datée du mois de janvier 2008) mise à jour sera nécessaire. Veuillez utiliser la formule de mise à jour qui se trouve au verso du présent manuel pour ajouter ou retirer des administrateurs ou des comptes bancaires d'une configuration Administration conjointe ou multiple existante. Bienvenue au Service de télédéclaration des revenus de RBC. Le présent guide donne un aperçu de ce service et indique, étape par étape, comment configurer vos utilisateurs et vos opérations et effectuer vos paiements. Ce service est destiné à toutes les entreprises clientes qui ont besoin d'un moyen simple, rapide et commode de payer et de déclarer leurs taxes professionnelles. Aperçu Un tel service facilite le paiement et la déclaration de plusieurs taxes professionnelles fédérales et provinciales, notamment la TPS et la TVH, les retenues sur salaire et l'impôt sur le revenu de société. Pour chaque opération fiscale enregistrée, vous saisissez les renseignements nécessaires à la déclaration ou au paiement dont il s'agit. Le montant spécifié sera prélevé sur votre compte de la Banque Royale désigné et payé au destinataire à la date de valeur. En cas d'insuffisance de provision sur votre compte le matin de l'échéance, le paiement ou la déclaration est annulé, ce qui pourrait vous valoir une pénalité de la part du gouvernement. Il vous incombe de veiller à ce que votre compte soit suffisamment provisionné. Nota : La date de valeur est la date d'échéance indiquée par vous pour le paiement. Moment des paiements Vous devez entrer vos paiements avant minuit (heure locale) le jour ouvrable PRÉCÉDANT la date d'échéance. Tous les paiements entrés avant minuit sont traités tôt le lendemain matin. Les opérations sont passées à votre compte à la date d'échéance. Les paiements ne figurent au relevé d'activité de votre compte qu'à partir de leur échéance, au moment où votre compte est effectivement débité. Lorsque vous effectuez un paiement le jour même de son échéance, ce paiement est en retard et vous vous exposez à une pénalité de la part des autorités fiscales. La plupart des opérations comportent une logique intégrée qui déclenche un message instantané lorsque vous les effectuez en retard. Faire un paiement Essentiellement, le service comporte quatre étapes faciles : - Créer - Inscrire - Approuver - Soumettre Vous devez configurer tous les utilisateurs et toutes les opérations avant d'utiliser le service. Les renseignements sur les versements sont enregistrés à l'écran de saisie Type de paiement. Les paiements sont approuvés par le nombre d'approbateurs spécifié. Les paiements sont envoyés. Les fonds ne seront pas retirés de votre compte avant la date d'échéance. La liste de toutes les opérations offertes par ce service se trouve à l'adresse Télédéclaration des revenus Manuel du client 3

5 Aide Si vous cherchez à obtenir des renseignements précis concernant vos comptes bancaires, veuillez communiquer avec votre représentant de RBC. Les demandes de renseignements généraux peuvent aussi être adressées au Télécentre Royal Direct, au ROYAL-70. Les demandes de soutien technique, notamment pour la réinitialisation de mots de passe d'administrateurs, et les questions portant sur des opérations fiscales précises doivent être adressées au Centre-ressources des déclarations d'impôt au Le Centre-ressources est ouvert du lundi au vendredi de 8 h à 20 h 30 (heure de l'est), sauf les jours fériés. Veuillez noter que ce centre-ressources est situé à l'extérieur des locaux de RBC ; il ne peut vous renseigner ni sur les autres comptes ou services de la Banque. Télédéclaration des revenus Manuel du client 4

6 1. Première demande de connexion Après avoir reçu votre formule d'inscription, le Centre-ressources fournit à chaque administrateur désigné un code d'identification et un mot de passe provisoire dans deux courriels distincts, semblables au message ci-dessous. Objet : Confirmation de l'administrateur pour le service Télédéclaration des revenus de RBC Société ABC AVIS PAR COURRIEL CODE D IDENTIFICATION DE L'ADMINISTRATEUR TÉLÉDÉCLARATION DES REVENUS - AVIS À L'INTENTION DE L'ADMINISTRATEUR Bienvenue au service de télédéclaration des revenus. Nous vous avisons par la présente que vous êtes maintenant inscrit à titre d'administrateur et que vous pourrez accéder à ce service pour établir des utilisateurs dès que vous aurez reçu votre mot de passe. Votre code d identification est Votre mot de passe provisoire vous sera expédié dans un autre courriel (ou une télécopie) dans les 24 heures. Il est possible de télécharger le Guide du client à partir du site Web de télédéclaration des revenus. Toutes les questions concernant le service de télédéclaration des revenus doivent être communiquées par téléphone au numéro indiqué à la fin du présent avis. Veuillez noter que ce numéro est prévu uniquement pour les demandes de renseignements sur la transmission de déclarations fiscales ; toutes les questions sur les services bancaires et sur les comptes doivent être adressées à votre personne-ressource habituelle. Merci. Service de règlement des factures Tél. : Téléc. : Voici l'url donnant accès au service : https://royalbank.can-act.com/pfs. Vous pouvez aussi y accéder à partir de la bannière de RBC Express, en cliquant sur le lien Télédéclaration. Une fois votre code d'identification et votre mot de passe saisis, cliquez sur Sign In pour vous connecter au service. À votre première demande de connexion, vous devez inscrire ce code d'identification et ce mot de passe. Le système vous demande alors de modifier votre mot de passe. Choisissez votre nouveau mot de passe en tenant compte de la distinction entre majuscules et minuscules et des exigences suivantes : - de 5 à 8 caractères - au moins 2 lettres et 2 chiffres - aucun caractère spécial (p. #, %, espace) - interdiction de juxtaposer deux chiffres ou lettres identiques ou consécutifs Nota : Ce changement de mot de passe est le seul obligatoire. Cependant, le menu principal comporte une option vous permettant de modifier votre mot de passe en tout temps. La première fois que vous entrez dans le système, la page d'accueil est suivie de l'écran Modification du mot de passe. Créez votre nouveau mot de passe selon les critères indiqués ci-dessus, cliquez sur Sauvegarder modifications, puis sur Menu principal. Télédéclaration des revenus Manuel du client 5

7 2. Administration - Vue d'ensemble Les fonctions d'administration sont distinctes des fonctions de création et d'envoi des versements d'impôt. Il est possible de configurer des approbations multiples pour les opérations, sans égard au type de configuration. Administration conjointe : Deux administrateurs sont nécessaires pour créer et configurer l'ensemble des entreprises et des utilisateurs. Un administrateur est chargé d'inscrire les renseignements, et un autre de donner son approbation. Approbation conjointe : Un (ou plusieurs) utilisateur(s) doivent approuver les opérations relatives aux taxes et impôts une fois que celles-ci ont été entrées. Administration multiple : Un administrateur procède à la saisie de toute l'information relative à la création de la société et des utilisateurs, tandis qu'un autre administrateur est chargé d'approuver les données saisies. On peut désigner plusieurs administrateurs et leur attribuer la même fonctionnalité. Toutefois, sous une configuration Administration multiple, un administrateur ne peut pas approuver les données qu'il a lui-même saisies. Administrateur principal : La personne désignée comme administrateur principal sur la formule d'inscription et la convention de service (58613). Cette personne est habituellement l'administrateur principal et créera l'ensemble des utilisateurs. Administrateur secondaire : La personne désignée comme administrateur secondaire sur la formule d'inscription et la convention de service (58613). Cette personne est habituellement chargée d'approuver les configurations crées par l'administrateur principal. Administration individuelle : Un seul administrateur peut configurer le profil de l'entreprise et créer l'ensemble des utilisateurs. Aucune approbation ultérieure n'est nécessaire à l'égard de ces actions. Nota : L'administrateur ne peut pas créer ni approuver de paiements ; ces fonctions sont réservées aux utilisateurs. 2.1 Utilisation individuelle Il est probable que les personnes qui utilisent ce service depuis plusieurs années disposent de la version Utilisation individuelle du produit. Cette version ne comprend aucune fonction d'administrateur, mais un code d'utilisateur, un mot de passe et l'accès à un seul compte bancaire. Les types de taxes, de même que les paiements, sont configurés et amorcés de la même façon, quelle que soit la version utilisée. Toutefois, la version Utilisation individuelle ne comprend pas plusieurs paliers d'approbation. Les fonctions d'administration décrites dans la présente section ne s'appliquent pas à cette version. Pour passer d'une configuration Utilisation individuelle à la version Administration multiple du service de Télédéclaration des revenus, veuillez communiquer avec votre représentant habituel de RBC, car la configuration de cette version exige la création de nouvelles conventions de service. Vous conserverez tous les types de taxes ayant déjà été configurés, de même que l'historique correspondant, car votre numéro d'entreprise demeurera inchangé. Télédéclaration des revenus Manuel du client 6

8 2.2 Configurations Superutilisateur Les clients qui font l'objet d'une configuration Superutilisateur (plusieurs numéros d'entreprise regroupés sous un seul numéro d'entreprise «parent»), ne peuvent être convertis à la version Administration multiple en raison de la configuration du système. Afin de réaliser la conversion à la version Administration multiple, vous devrez créer une toute nouvelle configuration. 2.3 Administration individuelle Au moment de votre inscription, vous choisissez l'administration individuelle ou multiple. RBC accorde l'accès au service Télédéclaration des revenus à certains administrateurs désignés ; les autres utilisateurs sont configurés par l'administrateur désigné de leur entreprise. Cette configuration permet à l'administrateur principal d'accomplir toutes les fonctions, sans qu'une seconde autorisation soit nécessaire. L'administrateur principal peut : - ajouter, modifier et supprimer des utilisateurs pour son entreprise - modifier les mots de passe des utilisateurs - modifier le profil de l'entreprise, à savoir : - le nombre d'approbateurs devant approuver une opération - le montant maximal des opérations - le nom de l'entreprise - les coordonnées de la personne-ressource 2.4 Administration multiple Selon cette formule, chaque ajout/modification/suppression d'utilisateur est effectué par un administrateur principal et approuvé (ou refusé) par un second administrateur. Télédéclaration des revenus Manuel du client 7

9 3. Fonctions de l'administrateur principal 3.1 Pour commencer Après l'inscription de l'entreprise, les administrateurs recevront deux courriels. L'un de ces courriels contient son code d'identification ; l'autre, son mot de passe provisoire. L'administrateur principal se connecte et est prié de modifier immédiatement son mot de passe. Une fois son mot de passe modifié, il est automatiquement ramené au menu principal d'administration pour configurer les utilisateurs et le profil de l'entreprise. Format de code d'identification : Le code d'identification des administrateurs principaux et secondaires se compose de six chiffres représentant l'entreprise suivis d'un trait d'union et du suffixe 0001 ou 0002 (p. ex. : ou ). Les suffixes des utilisateurs, également à quatre chiffres, sont numérotés consécutivement (p. ex , , etc.). Il faut saisir tous les caractères, y compris le trait d'union. 3.2 Profil de l'entreprise L'administrateur principal peut définir plusieurs éléments du profil de l'entreprise. Ce sont : - le nom de l'entreprise - le nombre d'autorisations requises - la limite de paiement par opération - le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource - la langue - le compte de facturation Nom de l'entreprise: Le nom saisi dans cette zone figure dans le coin supérieur droit des écrans d'opération. Il accompagne aussi le paiement dans le fichier EDI. Télédéclaration des revenus Manuel du client 8

10 Nombre d'autorisations requises: Le nombre choisi peut être 0, 1, 2 ou 3. Cette zone est liée à la Limite de paiement de l'entreprise (voir nota ci-dessous). Il s'agit du nombre d'utilisateurs devant autoriser chaque opération de déclaration fiscale. L'administrateur principal assigne une limite d'approbation à chaque utilisateur. Les utilisateurs ne peuvent autoriser des opérations qu'à concurrence de leur limite d'approbation respective. Pour de plus amples renseignements à ce sujet et des exemples, voir la section 3.6. Limite de paiement de l'entreprise: Il s'agit d'un contrôle facultatif permettant de s'assurer que les opérations supérieures à un certain montant sont autorisées par au moins une personne de plus. À noter que la limite d'approbation de l'approbateur supplémentaire doit être au moins égale au montant de l'opération. Lorsqu'il y a une limite de paiement de l'entreprise, le nombre maximal d'approbateurs est 2. Cela permet l'intervention d'un approbateur supplémentaire en cas de dépassement de la limite de paiement de l'entreprise. En fait, cela signifie que trois personnes peuvent approuver l'opération, mais que la troisième n'intervient que lorsque la limite de paiement de l'entreprise est dépassée. Nombre d'utilisateurs avec limites d'approbation suffisantes requis Lorsqu'aucune limite d'entreprise n'a été fixée : - et qu'un approbateur de paiement est nécessaire 1 - et que deux approbateurs de paiement sont nécessaires 2 - et que trois approbateurs de paiement sont nécessaires 3 Lorsqu'une limite d'entreprise a été fixée, que le montant de l'opération est inférieur à celle-ci : - et qu'un approbateur de paiement est nécessaire 1 - et que deux approbateurs de paiement sont nécessaires 2 - et que trois approbateurs de paiement sont nécessaires S. O. Lorsqu'une limite d'entreprise a été fixée, que le montant de l'opération excède celle-ci : - et qu'un approbateur de paiement est nécessaire 2 - et que deux approbateurs de paiement sont nécessaires 3 - et que trois approbateurs de paiement sont nécessaires S. O. Lorsque la case Pas de limite pour l'entreprise est cochée, le système indique un montant factice de $ et aucune limite de paiement n'est appliquée au niveau de l'entreprise. Lorsque la case Pas de limite pour l'entreprise n'est pas cochée, il faut inscrire un montant en dollars. Le montant indiqué ici est un maximum par opération et non un plafond quotidien ou global. Nom et téléphone du contact : Le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource sont présaisis d'après le formulaire d'inscription. Toute modification de ces données entraîne leur mise à jour dans le système. Ce sont les données que nous utiliserons si nous avons besoin de communiquer avec vous au sujet d'un paiement. Code de langue : Cette zone permet de choisir la version française ou anglaise du service. Lorsque vous modifiez votre choix de langue, les écrans s'affichent ensuite dans la nouvelle langue. Ce choix s'effectue au niveau de l'entreprise ; il n'est pas offert aux utilisateurs. Compte à facturer : Le numéro présaisi est celui que vous avez désigné sur le formulaire d'inscription. Vous pouvez sélectionner un autre compte dans le menu déroulant. Cette zone concerne uniquement les clients dont les frais d'administration doivent être réglés par prélèvement automatisé. Elle n'est pas utilisée pour les clients facturés par le SGRBE (relevé des activités bancaires du client) puisque ces derniers conservent ce mode de facturation. Elle doit cependant indiquer une valeur, quel que soit votre mode de facturation. Télédéclaration des revenus Manuel du client 9

11 3.3 Ajout d'utilisateurs Tous les utilisateurs sont ajoutés par l'administrateur principal et, s'il y a lieu, approuvés par un second administrateur. Voici la marche à suivre : Cliquer sur le bouton Pour commencer dans le menu principal d'administration. Cliquer sur le bouton Ajouter utilisateur. Entrer le nom de l'utilisateur, sa limite d'approbation et son adresse courriel. Sélectionner Oui ou Non pour l'accès aux types de paiement (pour de plus amples renseignements, voir la page suivante). Cliquer sur Sauvegarder Les données entrées par vous sont en rouge. Vérifier le tout et cliquer sur Confirmer. Le menu principal d'administration s'affiche à nouveau. Répéter le processus pour ajouter d'autres utilisateurs. S'il y a lieu, un second administrateur sera chargé d'approuver ces configurations d'utilisateurs. Étape 1. Cliquer sur Ajouter utilisateur. Étape 2. Entrer les renseignements sur l'utilisateur. La limite d'approbation doit être saisie sans virgules ni décimales. Si Accès aux types de paiements est réglé à Oui, l'utilisateur pourra créer et autoriser des paiements. Si Accès aux types de paiements est réglé à Non, l'utilisateur ne pourra pas créer de types de paiements (modèle), mais il pourra établir, et, s'il y a lieu, autoriser des paiements. Cliquer sur Sauvegarder. Télédéclaration des revenus Manuel du client 10

12 Étape 3. Vérifier les données entrées. Cliquer sur Confirmer. L'utilisateur est bien ajouté. Cliquer sur Menu principal pour ajouter d'autres utilisateurs. Le nouvel utilisateur figure au menu principal avec un ou deux i devant son nom. Le premier i indique qu'il manque une autorisation pour valider le profil de l'utilisateur. (Le premier i est absent si l'entreprise a choisi le régime d'administration individuelle.) Le deuxième i indique que l'utilisateur ne s'est pas encore connecté pour modifier son mot de passe provisoire. Dans cet exemple, le nouvel utilisateur n'étant pas encore approuvé, l'écran ne présente pas les boutons Modifier l'utilisateur, Supprimer l'utilisateur et Initialiser le mot de passe. Télédéclaration des revenus Manuel du client 11

13 3.4 Approbation des profils d'utilisateur et d'entreprise Si votre entreprise a choisi l'administration multiple, tous les nouveaux profils d'utilisateur doivent être approuvés. Lorsque l'administrateur secondaire ouvre une session, le menu principal d'administration lui présente le bouton Pour approuver. Cliquez sur ce bouton pour afficher tous les nouveaux utilisateurs qui ont été ajoutés. Les boutons en bas de l'écran servent à Approuver ou Rejeter les profils de ces utilisateurs. Pour sélectionner un utilisateur, il faut cliquer sur son bouton radio. Dès que l'utilisateur est approuvé, il est inscrit au service et le système lui adresse un courriel contenant son mot de passe provisoire. L'administrateur doit informer les utilisateurs de leur code d'identification. Ce code n'est pas transmis par courriel par le système. Si l'administrateur principal a modifié le profil de l'entreprise, le système demande l'approbation de l'administrateur secondaire avant d'appliquer la modification. Le cas échéant, l'écran comporte un bouton Approuver/Rejeter changement(s) au profil. 3.5 Mots de passe Les mots de passe provisoires sont générés automatiquement et communiqués aux administrateurs et aux utilisateurs par courriel. Les utilisateurs doivent remplacer leur mot de passe provisoire la première fois qu'ils se connectent au système. Les administrateurs peuvent modifier leur propre mot de passe en utilisant le bouton Changer le mot de passe dans le coin supérieur droit du menu principal d'administration. L'administrateur principal peut aussi réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur. Pour cela, il doit sélectionner l'utilisateur dans le menu principal d'administration au moyen du bouton radio et cliquer sur Initialiser le mot de passe. Cela déclenche l'envoi d'un courriel indiquant un mot de passe provisoire à l'utilisateur. Cette fonction ne nécessite pas l'approbation de l'administrateur secondaire (s'il y en a un). Si l'administrateur principal ou secondaire oublie son mot de passe ou se trompe de mot de passe trois fois de suite, il doit le faire réinitialiser par le Centre-ressources du service de Télédéclaration des revenus. Les clients peuvent obtenir de l'aide au Limites d'approbation Pour établir les limites d'approbation, l'administrateur principal : entre le nombre d'autorisations requises pour chaque opération ; fixe la limite de paiement de l'entreprise s'il en faut une (le cas échéant, le nombre maximal d'autorisations est de deux) ; fixe le pouvoir d'autorisation de chaque utilisateur en configurant son profil. Vous pouvez configurer le service de telle sorte que chaque opération doive être autorisée par trois approbateurs. Si une limite de paiement est établie pour l'entreprise, une autorisation supplémentaire sera automatiquement exigée pour toute opération excédant cette limite. Au moins un utilisateur devrait disposer d'une limite d'approbation égale ou supérieure au montant de l'opération la plus élevée de l'entreprise. Si les limites d'approbation sont trop faibles, vous risquez de ne pas pouvoir effectuer certaines opérations. Télédéclaration des revenus Manuel du client 12

14 Pour créer un utilisateur pouvant entrer les détails de paiement mais ne pouvant pas configurer le modèle original, ni autoriser quelque opération que ce soit, indiquez «Accès au type de paiement = N» et fixez une limite d'approbation de 0 $. Exemple 1 Pas de limite pour l'entreprise, deux autorisations requises o Nombre d'autorisations requises = 2 o La case Pas de limite pour l'entreprise est cochée. Il n'y a donc pas de limite de paiement au niveau de l'entreprise et la valeur par défaut est o La limite d'approbation respective des utilisateurs 2 et 3 est de $. L'utilisateur 1 établit une opération de $. L'utilisateur 2, dont la limite d'approbation est de $, donne la première autorisation. L'utilisateur 3, qui a la même limite d'approbation, donne la seconde autorisation et envoie le paiement pour traitement. Exemple 2 : La limite de l'entreprise est fixée à $ et le nombre d'approbateurs à 1. o Nombre d'autorisations requises = 1 o La Limite de paiement de l'entreprise est de $. o La limite d'approbation respective des utilisateurs 2 et 3 est de $. L'utilisateur 1 établit une opération de $. L'utilisateur 2, dont la limite d'approbation est de $, donne la première autorisation. Puisque la Limite de paiement de l'entreprise est fixée, et que le montant du paiement ( $) excède cette limite ( $), l'opération nécessite une autorisation supplémentaire. L'utilisateur 3 peut donner cette autorisation supplémentaire puisque sa limite d'approbation est de $. Dans cet exemple, l'utilisateur 3 donne l'autorisation finale et doit envoyer le paiement pour traitement. Il faut autant d'autorisations pour annuler une opération entièrement autorisée qu'il en a fallu pour la créer. Télédéclaration des revenus Manuel du client 13

15 4. Types de paiement Avant de pouvoir effectuer une opération, il faut d'abord établir une grille pour cette opération. Cette grille s'appelletype de paiement. Elle indique le type d'impôt ou de taxe à payer et, si nécessaire, le numéro fiscal de votre entreprise et la périodicité des versements. 4.1 Ajout d'un type de paiement Tout utilisateur autorisé avec accès aux types de paiement peut configurer un type de paiement. L'établissement d'un type de paiement ne nécessite pas l'autorisation d'un autre utilisateur. Lorsque le premier utilisateur de l'entreprise ouvre une session, le système lui présente l'écran Ajouter un type de paiement à votre liste. Sélectionnez l'opération voulue dans la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Suivant au bas de l'écran. Veillez à bien remplir les zones d'information obligatoires. Les opérations sont énumérées en ordre alphabétique pour chaque province, le numéro de la formule papier étant indiqué entre crochets, ce qui assure une consultation rapide. En général, les opérations sont plutôt faciles à ajouter. Il suffit la plupart du temps d'inscrire le numéro d'entreprise attribué par l'arc ou par l'administration provinciale Inscrivez les valeurs appropriées ou sélectionnez-les dans les menus déroulants. Sélectionnez le bouton Ajouter ce type de paiement, au bas de l'écran. L'ajout d'un type de paiement est suivi d'un écran de confirmation. Vous avez alors le choix entre Ajouter un autre Télédéclaration des revenus Manuel du client 14

16 paiement et Menu principal. Il est recommandé d'établir tous vos types de paiement avant de retourner au menu principal. Les types de paiement que vous venez d'établir figurent maintenant au tableau du menu principal. Précisions importantes pour l'établissement de types de paiement : Acomptes provisionnels d'impôt indiquer la date du DÉBUT DE L'EXERCICE FINANCIER. Si vous inscrivez la date de la FIN de votre exercice financier, cela fausse la logique de date par défaut et le calcul de la date «fin de période d'imposition» à l'écran de saisie du paiement. L'opération TPS 58 n'est pas une opération de déclaration fiscale. Elle est réservée aux acomptes provisionnels et aux paiements en retard. En ce qui concerne les paiements au Bureau des obligations familiales de l'ontario (BOF), il faut configurer une opération pour chaque numéro de cas. Si votre entreprise effectue des remises au BOF pour le compte de nombreux employés, vous préférerez peut-être utiliser le programme E-CLIPS du ministère du Procureur général de l'ontario. Cette application en ligne est fournie gratuitement par le ministère du Procureur général de l'ontario. Pour renseignements ou inscription, s'adresser à Kevin Desmarais, de ce ministère, au , poste Modification de types de paiement Tout utilisateur autorisé avec accès aux types de paiement peut modifier un type de paiement. Sélectionnez le paiement à modifier, puis cliquez sur le bouton Modifier un paiement. Faites les corrections voulues et sauvegardez-les. Nota : Les modifications à la grille d'un type de paiement n'ont aucune incidence sur les opérations en cours. 4.3 Retrait d'un type de paiement Tout utilisateur autorisé avec accès aux types de paiement peut retirer un type de paiement. Il est possible de supprimer un type de paiement dont votre entreprise n'a plus besoin. Sur le menu principal, cliquez sur Retirer type de paiement. Si vous avez plusieurs numéros d'entreprise associés à un même type de paiement, ils figurent tous au tableau. Vous pouvez retirer complètement le type de paiement en le sélectionnant ou en supprimant un numéro d'entreprise y étant associé. La suppression d'un numéro d'entreprise n'a aucun effet sur les autres numéros d'entreprise associés au type de paiement. Sélectionnez le bouton radio placé en regard de l'opération, puis cliquez sur Retirer un paiement. Le type de paiement supprimé ne figure plus dans la liste présentée au menu principal. Nota : S'il y a des paiements postdatés en attente pour le type de paiement à supprimer, on ne peut le faire sans d'abord annuler ces paiements postdatés. Si vous essayez de supprimer un type de paiement pour lequel des paiements postdatés sont enregistrés, vous recevrez un message d'erreur. Télédéclaration des revenus Manuel du client 15

17 5. Paiements et déclarations Une fois tous les types de paiement nécessaires enregistrés, vous pouvez faire des paiements et produire des déclarations. Les types de paiement actifs sont énumérés au menu principal. Sélectionnez le type de paiement requis au moyen du bouton radio. Sélectionnez le bouton Faire un paiement, au bas de l'écran. La grille de l'opération choisie s'affiche. Saisissez les données voulues, puis cliquez sur Payer. Télédéclaration des revenus Manuel du client 16

18 L'écran de confirmation du paiement s'affichera. Vérifiez les données du paiement avant de cliquer sur Confirmer. Des contrôles automatiques et des mises en garde sont associés à diverses zones d'écran pour assurer la validité de l'information fournie. Ces fonctions sont de simples aides ; elles ne peuvent garantir l'exactitude de toutes les données que vous transmettez. Le montant que vous transférez n'est pas nécessairement le dernier élément de l'écran il faut vérifier l'exactitude de TOUTES les données inscrites. S'il y a des erreurs dans les données que vous transmettez, vous en êtes responsable. Puisque les fonds sont remis directement à l'organisme public concerné, les problèmes éventuels doivent être réglés entre lui et vous. Ni RBC ni Emergis inc. ne peuvent recouvrer les fonds ou corriger des erreurs de déclaration. Télédéclaration des revenus Manuel du client 17

19 5.1 Envoi d'un paiement Après avoir bien vérifié les données du paiement, cliquez sur Confirmer. Votre opération est envoyée pour être traitée. Un écran de confirmation s'affiche, avec votre numéro de confirmation. Le paiement est entreposé pour être traité à la date de paiement spécifiée. La date du paiement doit être au moins une journée, mais pas plus d'un an, après son envoi. Votre relevé de compte RBC indiquera le numéro de confirmation pour faciliter le rapprochement. Une fois l'opération envoyée pour traitement, elle est entreposée comme opération postdatée. Si vous avez besoin d'annuler le paiement à cause d'une erreur ou pour toute autre raison, vous devez aller à l'écran Consulter/Annuler vos transactions futures. Les paiements peuvent être annulés jusqu'à la veille de la date d'échéance à minuit. Après sa date d'échéance, un paiement ne peut être annulé ni corrigé au moyen du service. Vous devez vous adresser à l'organisme public concerné pour régler le problème. Nota : Les comptes à débiter sont énumérés dans le même ordre que sur votre formulaire d'inscription. Assurezvous que vous faites votre paiement sur le bon compte. La date d'échéance est la date à laquelle le paiement doit être fait à l'organisme public concerné. La plupart des remises au fédéral sont exigées à une date précise. La date du paiement est la date à laquelle le paiement est réellement effectué et passé à votre compte RBC. Ces dates sont souvent les mêmes, mais il est possible de postdater un paiement ou de le faire avant son échéance. La date de paiement par défaut est la date d'échéance. Si la date du paiement tombe pendant une fin de semaine ou un jour férié, le système vous en avertit automatiquement et règle la date de paiement au jour ouvrable suivant, à moins d'indications contraires. Les jours fériés sont ceux de la Liste des congés fériés dans les banques canadiennes. Les jours fériés provinciaux, tels que le premier lundi d'août et la Saint-Jean (24 juin), les opérations sont traitées normalement. Les valeurs numériques s'écrivent sans espaces. Par exemple, pour dix mille dollars, inscrire et non Assurez-vous d'inscrire les décimales correctement. Dans certaines zones, il n'est pas nécessaire de les inscrire. Télédéclaration des revenus Manuel du client 18

20 6. Approbation de paiements ou de déclarations Le service peut être configuré pour trois approbateurs. (Pour des explications au sujet des autorisations, voir la section 3.) Si une autorisation est nécessaire, le message «La transaction est en attente d'approbation et nécessitera x approbation(s)» s'affiche à l'écran de l'utilisateur qui la saisit. Lorsqu'un approbateur se connecte, le premier écran lui présente la liste des opérations en attente d'approbation. L'utilisateur peut voir tous les paiements en attente d'approbation, mais il ne peut approuver que ceux qui relèvent de sa compétence. Lorsqu'il ne peut pas approuver un paiement, le bouton Approbation est absent. Après avoir cliqué sur OK, l'utilisateur peut voir les détails de chaque opération en sélectionnant l'hyperlien désignant le type de paiement à gauche de l'écran. Cela l'amène à l'écran En attente d'approbation - détails. Télédéclaration des revenus Manuel du client 19

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