SEMINAIRE ANNUEL A L INTENTION DES AGENTS COMPTABLES

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1 SEMINAIRE ANNUEL A L INTENTION DES AGENTS COMPTABLES Thème : La reddition des comptes de gestion d un Etablissement Public Administratif INTRODUCTION : Aux termes de la loi n 99/016 du 22 décembre 1999, portant Statut général des Etablissements publics et des Entreprises du secteur public et parapublic, un Etablissement public administratif est une «personne morale de droit public, dotée de l autonomie financière et de la personnalité juridique ayant reçu de l Etat ou d une Collectivité Territoriale Décentralisée un patrimoine d affectation, en vue de réaliser une mission d intérêt général ou d assurer une obligation de service public». Cependant, dans la pratique, il est à noter que plusieurs structures créées par des actes réglementaires se retrouvent dans cette catégorie à l instar des Comités, des Comptes d Affectation Spéciale, des organes indépendants, ou même constitutionnels, à partir du moment où un Agent Comptable a été nommé dans ces structures. Ainsi, l Agent Comptable nommé auprès d un EPA a la qualité de comptable principal conformément au Règlement général sur la Comptabilité de l Etat. De ce fait, il est astreint à la production à la fin de l exercice, d un document qui retrace toutes les opérations qui se rapportent à la gestion de son poste, appelé compte de gestion. Quels sont les fondements juridiques de la reddition des comptes de gestion dans d un EPA? Comment se présentent-ils? Comment sont-ils confectionnés et transmis à la juridiction des comptes? Quelles sont les sanctions qui en découlent? C est à tous ces questionnements que nous allons essayer d apporter des réponses dans le cadre du présent exposé. I. LES FONDEMENTS JURIDIQUES DE LA REDDITION DES COMPTES DE GESTION DES EPA La reddition des comptes de gestion par les Agents comptables des EPA est encadrée au Cameroun par un certain nombre de textes. Il s agit de : 1) La Constitution de la République, notamment à travers ses dispositions instituant la Chambre des comptes comme troisième chambre de la Cour Suprême, et qui lui confère les compétences en matière de contrôle des comptes des comptables publics, et des comptes des Entreprises publiques et parapubliques. 2) La loi n 2007/006 du 26 décembre 2007 portant régime financier de l Etat notamment en ses articles 59 et 72 qui disposent : «Les comptables rendent annuellement des comptes qui comprennent toutes les opérations qu ils sont tenus par les lois et règlements de rattacher à leur gestion. La forme de ces comptes et les justifications à fournir par les comptables sont déterminées par les règlements et instructions.» Article 59 alinéas 2 & 3. «Le contrôle juridictionnel des comptes publics est exercé par la juridiction des comptes prévue dans la constitution». Article 72; 1

2 3) La loi n 2003/005 du 21 Avril 2003 fixant les attributions, l organisation et le fonctionnement de la Chambre des Comptes dont l article 2 alinéa 1 dispose que : «la Chambre des Comptes contrôle et juge les comptes ou les documents en tenant lieu des comptables publics patents ou de fait de l Etat et de ses Etablissements publics ( )» C est ce même texte qui fixe la procédure de jugement des comptes et les voies de recours des comptables. 4) Loi n 2000/010 du 19/12/2000 régissant les archives ; 5) l instruction n /I/MINFI/CAB du 12 août 2010 sur la reddition des comptes de gestion des Etablissements Publics Administratifs, qui précise les modalités de présentation des comptes des gestions des EPA. II. LES ELEMENTS CONSTITUTIFS DU COMPTE DE GESTION D UN EPA Le compte de gestion est un document de synthèse qui retrace toutes les opérations budgétaires en recettes et en dépenses ainsi que toutes les opérations de trésorerie effectuées au cours d un exercice donné par l Agent comptable dans le cadre de la gestion financière de l Etablissement Public Administratif ou de l organisme public dont il assure la gestion. L instruction n /I/MINFI/CAB du 12 août 2010, sur la reddition des comptes de gestion des Etablissements publics Administratifs précise que le compte de gestion est composé de trois parties : - les pièces générales ; - le compte de gestion sur chiffres ; - le compte de gestion sur pièces. 1) Les pièces générales Les pièces générales fournissent une information d ordre général sur le compte transmis au juge des comptes. L instruction précitée fait une distinction entre les pièces générales dites permanentes et les pièces annuelles : a) les pièces permanentes concernent : l acte de nomination de l Agent Comptable ; l acte de nomination de l Ordonnateur ; le certificat de prise de service de l Agent Comptable ; le procès-verbal de prise de service, assorti des réserves précises, motivées et chiffrées formulées par l Agent Comptable ; les délégations de pouvoirs et de signature accordées par l Agent Comptable à ses collaborateurs ; les spécimens de signature de l Agent Comptable et de ses collaborateurs ; les délégations de pouvoirs et de signature accordées par l ordonnateur à ses collaborateurs ; les spécimens de signatures de l ordonnateur et de ses collaborateurs ; le statut et les résolutions modifiant le statut de l Etablissement public administratif ; le procès-verbal de prestation de serment de greffes ; l attestation de cautionnement de l Agent Comptable. 2

3 b) Les pièces annuelles Elles sont constituées par : les procès-verbaux de contrôle des comptes de disponibilités (Caisses, banque, Compte au Trésor et CCP au 31 décembre) ; les procès-verbaux de contrôle des régies de recettes et de dépenses au 31 décembre ; le budget dûment adopté par l organe délibérant et approuvé par les différentes instances ; le compte administratif de l ordonnateur dûment adopté par l organe délibérant et approuvé par les différentes instances ; l état d accord dûment signé par l ordonnateur et le comptable ; l état de l actif de l Etablissement public administratif ; l état des emprunts, cautions et avals au 31 décembre ; les états de concordance bancaire, Trésor et CCP au 31 décembre assortis des originaux des relevés bancaires ; la situation des comptes spéciaux au 31 décembre ; la situation des comptes de dépôts au 31 décembre ; la situation des déficits au 31 décembre ; la situation des débets au 31 décembre ; la situation des chèques à l encaissement au 31 décembre ; la situation des chèques rejetés en compensation au 31 décembre ; l état des restes à recouvrer sur les titres de recettes au 31 décembre ; l état des restes à payer sur les titres de dépenses au 31 décembre ; la déclaration statistique et fiscale au 31 décembre ; la résolution portant débats et arrêt du compte de gestion sur chiffres ; les copies des contrats de concession ; les résolutions portant ouverture et virements de crédits ; les états de développement des soldes des comptes de tiers au 31 décembre ; les états de développement des soldes des comptes d imputation provisoire et de régularisation au 31 décembre ; les supports numérique et magnétique du compte de gestion sur chiffres pour les Agences comptables informatisées ; l inventaire des liasses ; les ordres de réquisition quand ils existent ; le bordereau récapitulatif des pièces. N.B. Au cas où le compte administratif de l ordonnateur dûment approuvé par les différentes instances n est pas joint au compte de gestion de l Agent Comptable, ce dernier devra joindre au compte de gestion à déposer à la Chambre des Comptes, une copie de la lettre de réclamation adressée à l ordonnateur. 2) Le Compte de gestion sur chiffres Le compte de gestion sur chiffres retrace l exécution budgétaire, la consommation des crédits votés, la comptabilité générale et la comptabilité des valeurs inactives. Il comprend : 3

4 la balance générale des comptes de l exercice au 31 décembre ; l état d exécution des recettes budgétaires au 31 décembre ; l état d exécution des dépenses budgétaires présenté par nature économique au 31 décembre ; la situation du plan de trésorerie ; le compte de résultat budgétaire au 31 décembre ; éventuellement le bilan au 31 décembre. Il est à préciser que la balance générale des comptes et les divers états financiers tirés de la comptabilité de l Agence Comptable doivent comporter le nom de l Agent Comptable en fonction. Ces états doivent par ailleurs être certifiés et datés conformes aux registres comptables par l Agent Comptable. 3) Le Compte de gestion sur pièces Il est constitué des pièces justificatives de recettes et de dépenses des opérations décrites dans le compte sur chiffres. Les pièces justificatives sont constituées des titres de recettes et des titres de dépenses. Les titres de recettes encore appelés ordres de recettes comprennent : les titres de recettes entièrement recouvrés et classés par imputation budgétaire, accompagnés des bordereaux récapitulatifs des recettes budgétaires ; les copies des titres de recettes partiellement recouvrés et classés par imputation budgétaire sur des bordereaux récapitulatifs. Les titres de dépenses comprennent les ordres de paiement visés et constatés dans les écritures de l Agent Comptable en opérations d ordre, assorties dans le cas où l édition est possible, des originaux des titres de règlement (bons de caisse, mandats de trésorerie, etc.) acquittés par les parties prenantes ou comportant les références des virements ou des chèques entièrement payés, et classés par imputation budgétaire sur des bordereaux récapitulatifs. N.B. Au cas où l édition n est pas possible, l instruction précise que les mentions d acquit libératoire ou les références de paiement sont portées sur l ordre de paiement. III. PROCEDURES DE CONFECTION DU COMPTE DE GESTION ET DE TRANSMISSION A LA CHAMBRE DES COMPTES La confection du compte de gestion est un processus complexe qui commence dès le début de l exercice budgétaire. Elle suppose un certain nombre de pré-requis notamment la bonne tenue de la comptabilité et des documents comptables. Par ailleurs, la transmission du compte de compte de gestion à la Chambre des comptes est précédée de la mise en état d examen du compte de gestion qui relève de la Direction Générale du Trésor et de la Coopération Financière et Monétaire. 1) La procédure de confection du compte de gestion 4

5 Un certain nombre d opérations sont indispensables pour la confection du compte de gestion. Il s agit entre autres : - du classement des pièces ; - de la confection des différents états de synthèse ; - des vérifications périodiques ; - de la confection du compte sur pièces a) Le classement des pièces justificatives Le classement des pièces justificatives doit se faire tout au long de l année. Il importe de dissocier le classement des pièces de recettes, du classement des pièces de dépenses et du classement des autres pièces : - les pièces justificatives de recettes sont classées par imputation budgétaire comptable ; - les pièces justificatives de dépenses sont classées par nature économique ; - les autres pièces justificatives (opérations de trésorerie) sont classées dans l ordre croissant de la balance des comptes et par ordre chronologique. b) La confection des différents états de synthèse Il s agit des divers états listés ci-dessus dans le cadre des pièces annuelles à savoir : les procès-verbaux de contrôle des comptes de disponibilités (Caisses, banque et CCP au 31 décembre) ; les procès-verbaux de contrôle des régies de recettes et de dépenses au 31 décembre ; l état d accord dûment signé par l ordonnateur et le comptable ; l état de l actif de l Etablissement public administratif ; l état des emprunts, cautions et avals au 31 décembre ; les états de concordance bancaire, Trésor et CCP au 31 décembre assortis des originaux des relevés bancaires ; la situation des comptes spéciaux au 31 décembre ; la situation des comptes de dépôts au 31 décembre ; la situation des déficits au 31 décembre ; la situation des débets au 31 décembre ; la situation des chèques à l encaissement au 31 décembre ; la situation des chèques rejetés en compensation au 31 décembre ; l état des restes à recouvrer sur les titres de recettes au 31 décembre ; l état des restes à payer sur les titres de dépenses au 31 décembre ; la déclaration statistique et fiscale au 31 décembre ; les états de développement des soldes des comptes de tiers au 31 décembre ; les états de développement des soldes des comptes d imputation provisoire et de régularisation au 31 décembre ; c) Les vérifications périodiques L Agent Comptable doit exercer tout au long de l année, les contrôles périodiques de ses comptabilités en procédant à des vérifications à partir de la balance mensuelle de comptes et des autres états financiers. A la fin de chaque mois et après production de la balance, il est nécessaire de procéder à la transmission des pièces et des situations au service ou au 5

6 bureau du compte de gestion pour le contrôle et le classement des pièces. Aucune discordance entre les pièces, les journaux, la balance et la comptabilité auxiliaire ne doit apparaître. Dans le cas contraire, des corrections s imposent. L Agent comptable doit enfin préparer les travaux de fin d exercice en collaboration avec l ordonnateur afin de respecter les dates de fin des opérations et de clôture des comptes. d) La confection du compte sur pièces Elle comprend les opérations ci-après : - l enliassement des pièces ; - la numérotation des liasses ; - l établissement d un bordereau. l enliassement des pièces ; Le compte de gestion sur pièces se présente sous la forme de liasses. Un bordereau comprenant la désignation de l Agence Comptable, le nom de l Agent Comptable, l exercice concerné, le nombre de paquets et le nombre des liasses annoncent le compte sur pièces. En général, le compte comporte une liasse pour les pièces générales et plusieurs liasses pour les pièces justificatives qui sont classées par opérations de dépenses et de recettes. Les liasses doivent être fermées avec une ficelle solide et porter une étiquette de couleur verte pour les pièces justificatives de recettes, et de couleur rouge pour les pièces justificatives de dépenses. Les étiquettes doivent indiquer la désignation de l Agence comptable, l exercice, la catégorie d opérations (dépenses ou recettes), le chapitre pour les dépenses et le numéro de compte pour les recettes. Les liasses qui ne doivent pas excéder 3 kg doivent être placées dans des sacs. Une étiquette attachée à l extérieur de chaque sac et une étiquette identique à l intérieur indiquant l Agence Comptable, la destination et le numéro de du sac. la numérotation des liasses Les liasses sont numérotées dans l ordre décrit ci-dessus. Le premier numéro est le chiffre 1 qui concerne les pièces générales. Ensuite, les numéros se suivent dans l ordre croissant pour les comptes de gestion sur pièces. La dernière liasse porte à côté de son numéro, la mention «dernière». Ainsi le numéro de la dernière liasse correspond au nombre total des liasses du compte de gestion sur pièces. Les sacs contenant les liasses sont eux même numérotés dans une série continue selon l ordre des numéros des liasses. l établissement d un bordereau Un bordereau comprenant la désignation de l Agence Comptable, le nom de l Agent Comptable, l exercice concerné, le nombre de paquets et le nombre des liasses annoncent le compte sur pièces. 2) La mise en état d examen du compte de gestion et sa transmission a la Chambre des comptes Les comptes de gestion doivent être présentés et transmis pour jugement à la Chambre des Comptes dans les formes et conditions prévues par l instruction de référence. Cette 6

7 vérification est effectuée à travers la mise en état d examen avant la transmission du compte de gestion au juge des comptes. a) La mise en état d examen du compte de gestion La mise en état d examen du compte de gestion est une activité administrative de contrôle des comptes de la Direction Générale du Trésor, de la Coopération Financière et Monétaire, qui constitue le dernier stade de vérification avant l intervention du juge des comptes. Elle vise à vérifier que le compte produit par l Agent Comptable est établi en la forme régulière conformément à la réglementation en vigueur et accompagnée des pièces justificatives. Si la mise en état d examen se confond avec l activité de pilotage de la fonction comptable de la Direction Générale du Trésor, de la Coopération Financière et Monétaire, il convient aussi de souligner que celle-ci doit s organiser dès le début de l exercice budgétaire. b) La transmission du compte de gestion à la Chambre des comptes L article 26, alinéa 2 de la loi n 2003/005 du 21 Avril 2003 fixant les attributions, l organisation et le fonctionnement de la Chambre des Comptes dispose que : «les comptes des comptables publics patents, mis en forme et examinés conformément aux textes en vigueur, sont présentés en vue du jugement à la Chambre des Comptes dans les trois (3) mois suivant la clôture de l exercice budgétaire». Le décret n 2013/160 du 15 mai 2013 portant Règlement Général de la Comptabilité Publique en son article 26 est plus clair à cet égard : «Les comptes de l Etat et les comptes de gestion des comptables publics principaux sont produits à la Chambre des Comptes au plus tard 3 mois après la fin de la période complémentaire de l exercice suivant celui duquel ils sont établis( )» Les comptes de gestion sont déposés contre récépissé ou adressé par lettre recommandée avec accusé de réception au greffe de la Chambre des Comptes, puis enregistrés et datés à leur date d arrivée. L instruction n /I/MINFI/CAB du 12 août 2010 sur la reddition des comptes de gestion des Etablissements Publics Administratifs précise qu une copie du récépissé est adressée au Trésorier Payeur Général territorialement compétent et une autre à la Direction Générale du Trésor et de la Coopération Financière et Monétaire. IV. LES SANCTIONS Les sanctions en matière de compte de gestion sont multiples. Elles concernent d une part le défaut de production du compte de gestion dans les délais impartis ou la non production du compte de gestion, et d autre part les insuffisances relevées à l occasion de l examen des comptes de gestion. 1) Sanctions relatives à la production du compte de gestion 7

8 Aux termes de l article 54 de la loi n 2003/005 du 21 avril 2003 fixant les attributions, l organisation et le fonctionnement de la Chambre des Comptes de la Cour Suprême, «Tout comptable qui ne présente pas son compte dans les forme et délais prescrits par les lois et règlements encourt une condamnation par la Chambre des comptes, d une amende d un montant maximal égal à la moitié de l indemnité mensuelle de responsabilité du comptable au moment des faits, et par mois de retard». Il convient de relever que le comptable en exercice chargé de présenter le compte des opérations effectuées par les comptables arrivés en fin de fonction ou de répondre à des injonctions sur la gestion de ses prédécesseurs, est passible des mêmes sanctions. Confère Article 56. 2) Sanctions découlant de l examen du compte de gestion Les comptes de gestion des Agents comptables sont examinés par la Troisième Section de la Chambre des Comptes, qui est chargée conformément à l article 13 (1) de la loi 2003/005, du «Contrôle et du jugement des comptes des comptables des Etablissements Publics de l Etat». Ce contrôle s exerce tant sur la mise en forme du compte que sur l examen du compte par un magistrat rapporteur. Aux termes de son contrôle, celui-ci dresse un rapport qui est soumis à la formation de jugement. Les sanctions prononcées par la Chambre des Comptes sur les Comptes de gestion des Agents Comptables des EPA, on trait : - au non respect de la discipline comptable : non constitution des garanties exigées aux comptables pour l exercice de leurs fonctions (absence de cautionnement, non prestation de serment), violation des principes de la spécialité et de la limitation des crédits votés, paiement des dépenses sans pièces justificatives suffisantes ou réglementaires ; paiement des dépenses en violation du code des marchés, des textes législatifs et réglementaires relatifs aux avantages du personnel ( ) ; - à la non production de certains documents à l appui du compte de gestion : Compte administratif de l ordonnateur, Budget adopté de l EPA, Balance générale des comptes, Etat d exécution du Budget, Etats de concordance bancaire, Etats de développement des recettes et des dépenses budgétaires, Compte d emploi pour les mises à disposition des fonds, pièces justificatives des dépenses effectuées en régie etc. ; - à la mauvaise qualité des documents comptables présentés, omissions et négligences du comptable. Ces manquements ont amené la Chambre des comptes a rendre des jugements provisoires, puis définitifs à l égard de certains Agents Comptables qui se sont vu condamnés à payer des amendes, ou à rembourser de fortes sommes d argent aux Etablissements publics à l endroit desquels ils ont été constitués débiteurs. 8

9 CONCLUSION La reddition du compte de gestion dans un EPA est une obligation pour l Agent Comptable. Autant, il encourt une responsabilité personnelle et pécuniaire sur les deniers et les valeurs dont il a la charge, les recouvrements des titres exécutoires pris en charge, les paiements effectués et l exactitude des écritures qu il tient, autant il pourra voir celle-ci mise en cause pour défaut de production ou production tardive de son compte de gestion. En tout état de cause, la production du compte de gestion par l Agent comptable, lui impose l observation rigoureuse des règles de forme et le respect en matière de délais sous peine de se voir infliger une amende. Le contrôle juridictionnel exercé par la Chambre des Comptes a pour objet de vérifier que le comptable a satisfait aux obligations réglementaires qui lui incombent et ce, sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire. 9

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