Gestion du temps. DEP Secrétariat Corrigé des exercices

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1 Gestion du temps DEP Secrétariat Corrigé des exercices

2 Gestion du temps Corrigé des exercices Chapitre 1. Petite histoire de la gestion du temps 2. Planification et gestion du temps 3. Importance des objectifs et des priorités 4. Importance de la planification 5. Voleurs de temps ou chronophages 6. Outils de planification 7. Activité synthèse

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4 Corrigé Chapitre 1 Chapitre 1 Exercice 1.1 Site ou ouvrage Pensée Site ou ouvrage Pensées sur le temps Le temps perdu, c est le temps pendant lequel on est à la merci des autres. Boris Vian Pensée Site ou ouvrage Sur les ailes du Temps, la tristesse s envole. Jean de La Fontaine Pensée Le temps, dit-on, ne vient qu une fois; mais on dit aussi qu il faut avoir le temps de l attendre. Leon Battista Alberti Ces citations vous sont soumises à titre d exemple : à vous d en découvrir d autres! Exercice 1.2 Brève définition des maladies de la gestion du temps Maladie : Tempsdinite Définition Symptômes Inflammation du temps Manquer continuellement de temps. Voir la liste des tâches à faire s allonger. Prendre plus de temps que prévu pour accomplir les tâches. Maladie : Lifophilie Définition Symptômes Priorisation de l urgence Ne pas pouvoir réaliser ses priorités en raison des imprévus et des urgences. Attendre à la dernière minute pour faire une tâche importante. Reporter au lendemain les tâches dont l échéance est éloignée. Maladie : Chronophagie Définition Symptômes Mangeuses de temps Être constamment interrompu. Évoluer dans un environnement de travail peu propice à la concentration. SOFAD C.3

5 Gestion du temps Maladie : Ouïte Définition Symptômes Habitude de dire «oui» alors qu il faudrait refuser Avoir peur de refuser les urgences de dernière minute. Faire passer les besoins des autres avant les siens. Se sentir obligé d accepter les demandes même si on est surchargé. Exercice 1.3 Appliquer la loi de Pareto Il est important de cibler les tâches qui procurent les meilleurs résultats en fonction des contraintes de temps, d énergie et de budget. Exercice 1.4 Résumer les diverses lois de la gestion du temps Loi des séquences homogènes de travail Loi de l utilisation optimale et pratique de son temps Loi de la dimension subjective du temps Loi de la contre-productivité du temps investi au-delà d un seuil Loi des 20/80 20 % des activités produisent 80 % des résultats Loi de la tendance à l auto-inflation du temps dépensé Loi des rythmes biologiques Interruptions vs efficacité Ne pas remettre à plus tard Prioriser les tâches importantes Productivité vs seuil horaire Efforts vs résultats Temps disponible vs temps travaillé Horloge interne vs productivité C.4 SOFAD

6 Corrigé Chapitre 1 Exercice 1.5 Résumer chacun des principes de la gestion du temps Porter toute son attention sur l essentiel; Éviter les interruptions; S assurer de la rentabilité du temps investi; Balancer (équilibrer) ses obligations et ses capacités; Écouter son horloge interne; Identifier les tâches que l on valorise davantage (que l on préfère) et auxquelles on consacrera plus de temps, nonobstant leur importance; Ne pas remettre à plus tard ce qui peut être fait immédiatement (agir). SOFAD C.5

7 Gestion du temps Chapitre 2 Exercice 2.1 Adages à propos du temps Le temps, c est de l argent. Chaque chose en son temps. Être de son temps. Depuis la nuit des temps. II y a un temps pour chaque chose. De temps en temps. Avoir fait son temps. Exercice 2.2 Identifier mes compétences Cet exercice s autocorrige à la fin de son exécution. Exercice 2.3 Mythes et vérités sur le temps 1. Faux Le temps est une ressource unique. Le temps passé est passé et on ne pourra jamais le remplacer. Peu importe nos activités, le temps passe sans que nous ayons la moindre emprise sur lui. Nous ne pouvons pas l arrêter comme une machine ou le remplacer comme un vêtement. 2. Faux Nous ne pouvons pas économiser du temps au même titre que l argent ou les biens matériels. Nous disposons tous de la même quantité de temps dans une journée, soit 24 heures. Parfois, nous pensons que, parce que nous avons exécuté une tâche plus rapidement, nous avons gagné du temps. Or, nous ne pouvons pas le mettre à la banque. Nous devons simplement utiliser ce temps pour faire autre chose. 3. Faux Nous ne pouvons pas contrôler le temps. Il nous est impossible de modifier la durée d une seconde ou d une minute. Nous ne pouvons pas non plus ralentir ni accélérer le temps. Les seules choses que nous contrôlons sont les activités que nous ferons au cours d une période donnée. C.6 SOFAD

8 Corrigé Chapitre 2 4. Faux Les journées ont toujours 24 heures. Toutefois, le rythme de la vie a beaucoup changé. Les nouvelles technologies ont modifié le monde et notre perception de la pérennité des choses, donc, du temps. 5. Vrai Il est parfois préférable de prendre du recul par rapport à un problème ou à une situation. Toutefois, cela ne veut pas dire que nous devrions toujours adopter cette pratique. Dans certains cas, le problème ne fait qu empirer. 6. Faux Les exigences actuelles du milieu de travail font qu on accorde énormément d importance à l efficacité personnelle. Nos planifications de travail sont remplies de ce que nous devons faire, de ce que nous devrions faire et de ce que nous voudrions faire. Il est impossible de tout faire. Nous manquerons toujours de temps pour tout faire. Nous devons donc faire des choix d activités en fonction des priorités. 7. Faux Le temps consacré à la planification nous permet d être plus efficace par la suite. C est donc loin d être une activité inutile. Gérer son temps, c est faire les bonnes choses de la bonne façon au bon moment. Il est impossible d y parvenir sans un temps de réflexion. Exercice 2.4 Préciser mes compétences 1. Réponse personnelle. 2. Réponse personnelle. Exercice 2.5 Dessiner ma courbe d énergie Réponse personnelle. Exercice 2.6 Exercice théorique 1. prendre connaissance du travail à effectuer; interpréter les directives; organiser le travail; accomplir le travail; réaliser les travaux complémentaires; vérifier le travail; assurer le suivi du travail. SOFAD C.7

9 Gestion du temps 2. C est planifier, organiser et contrôler les activités à l intérieur d un travail ou d un loisir. C est aussi la connaissance de soi et des activités qui façonnent le travail et la vie personnelle. 3. Cinq compétences parmi les suivantes : autonomie sens de la planification énergie et ténacité sens de l organisation sens de la communication sens des priorités sens de la délégation sens des responsabilités 4. Être autonome signifie que l on est capable de bien effectuer des tâches sans surveillance; mais cela veut surtout dire que l on peut prendre des initiatives et administrer son travail soimême, sans supervision. Exemples : respecter les échéanciers de nos cours, prendre en note le temps consacré à nos différentes tâches (dans tous nos cours), se faire un horaire de travail, indiquer dans notre agenda les dates de remise des devoirs et des examens, etc. 5. Réponse personnelle. (Nous avons tous des activités à planifier dans notre vie quotidienne : vacances, fêtes d enfant, repas, déménagement, etc. La planification de ces activités nous rend plus efficaces et moins stressés.) 6. C est le niveau de notre énergie tout au long de la journée. 7. De planifier ses activités en fonction de la période où l on est le plus énergique, donc le plus efficace. Exercice 2.7 Planifier l exécution d une tâche 1. Description de la tâche a b c Photocopier des documents Rédiger un rapport avec texte et tableaux Classer la correspondance accumulée Expédier des courriels pour le directeur adjoint Mettre la liste téléphonique à jour Réserver une salle et le matériel nécessaire pour une réunion en après-midi Réviser et corriger une lettre Mettre sur pied un nouveau système de classement Communiquer par téléphone Rédiger le compte rendu d une réunion C.8 SOFAD

10 Corrigé Chapitre 2 2. En connaissant bien notre courbe d énergie, nous pouvons planifier l exécution des tâches les plus exigeantes au moment de la journée où notre niveau d énergie est le plus élevé. Exercice 2.8 Décortiquer une journée type Analysez votre journée : votre horaire correspond-il à l idéal 1/3 1/3 1/3? Si oui, félicitations! Sinon, réfléchissez aux avantages d une bonne gestion du temps : celle-ci devrait vous permettre de vous rapprocher de l idéal. Exercice 2.9 Exercice englobant 1. Ce sont les activités de planification : prendre connaissance du travail à exécuter, interpréter les directives et organiser le travail. 2. Classer des dossiers, communiquer au téléphone, émettre des chèques, facturer des clients, photocopier des documents, préparer des listes d adresses, préparer la paie, rédiger des comptes rendus, rédiger des lettres, relire et corriger des documents, saisir des lettres, saisir des rapports, saisir des tableaux et des formulaires (simples et complexes), et traduire des lettres Définir sa courbe d énergie. 4. Le principal avantage est la possibilité d être proactif, c est-à-dire d être un pas en avant des autres et de réagir rapidement aux imprévus. 5. Établir des objectifs et les activités nécessaires à l atteinte de ces objectifs, prévoir le temps nécessaire à l exécution d une tâche en fonction des contraintes et vérifier constamment si les résultats obtenus correspondent à ceux planifiés, sinon y apporter des correctifs. SOFAD C.9

11 Gestion du temps Chapitre 3 Exercice 3.1 Distinguer but et objectif 1. Un but, c est la fin; un objectif, le moyen. 2. Formuler des objectifs permet de prendre des mesures adéquates pour accéder au but dans un temps précis et mesurable. 3. L objectif doit être clair, réaliste, mesurable, contrôlable et motivant. 4. Quoi, comment et quand? Exercice 3.2 Déterminer vos buts 1. Réponse personnelle. 2. Réponse personnelle. Exercice 3.3 Déterminer vos objectifs Les réponses à cet exercice sont personnelles. Cependant, assurez-vous qu elles correspondent vraiment à vos choix et à vos désirs. Vos objectifs doivent être clairs, réalistes, mesurables, contrôlables et motivants. Cet exercice a été conçu afin de vous permettre de réfléchir à vos buts et de formuler des objectifs pour les atteindre. Exercice 3.4 Déterminer le niveau de rendement Tâche : Relire à l écran un rapport de 15 pages et en corriger les fautes. Niveau de rendement B Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrétaire. Tâche : Rédiger le compte rendu de la dernière réunion du comité de marketing (5 pages). Niveau de rendement B Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrétaire. Tâche : Annuler le rendez-vous de son supérieur pour demain matin. Niveau de rendement A Justification Grand rendement, travail de son supérieur et image de l entreprise. C.10 SOFAD

12 Corrigé Chapitre 3 Tâche : Rédiger trois lettres de demande de renseignements. Niveau de rendement B Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrétaire. Tâche : Classer des documents (environ 28 chemises). Niveau de rendement C Justification Faible rendement, travail à accomplir après toutes les tâches A et B. Tâche : Trier et distribuer le courrier (celui de son supérieur et de ses deux adjoints). Niveau de rendement B Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrétaire. Tâche : Photocopier en 10 exemplaires la dernière étude de marché de 32 pages. Niveau de rendement B Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrétaire. Tâche : Supprimer de son disque dur toutes les notes des six derniers mois (une cinquantaine de notes réparties dans trois dossiers). Niveau de rendement C Justification Faible rendement, travail à accomplir après toutes les tâches A et B. Tâche : Faire parvenir une note pour réserver la salle de conférences. Niveau de rendement B Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrétaire. Exercice 3.5 Déterminer la priorité et le niveau de rendement 1. La méthode générique, la méthode numérique et la méthode alphabétique. 2. Tâche : Relire à l écran un rapport de 15 pages et en corriger les fautes. Durée 1 h Tâche : Rédiger le compte rendu de la dernière réunion du comité de marketing (5 pages). Durée 2 h 30 Tâche : Annuler le rendez-vous de son supérieur pour demain matin. Durée 5 min Tâche : Rédiger trois lettres de demande de renseignements. Durée 1 h 30 SOFAD C.11

13 Gestion du temps Tâche : Classer des documents (environ 28 chemises). Durée 30 min Tâche : Trier et distribuer le courrier (celui de son supérieur et de ses deux adjoints). Durée 10 min Tâche : Photocopier en 10 exemplaires la dernière étude de marché de 32 pages. Durée 20 min Tâche : Supprimer de son disque dur toutes les notes de service des six derniers mois (une cinquantaine de notes réparties dans trois dossiers). Durée 1 h Tâche : Faire parvenir une note pour réserver la salle de conférence. Durée 15 min Justification :Selon les calculs du tableau Toujours tenir compte qu il s agit d une moyenne et qu elle peut varier sensiblement d une secrétaire à l autre. 3. Tâche : Répondre au téléphone (environ 50 appels par jour). P et D A 4 h Justification Grand rendement Clients Tâche : Faire la facturation (environ 30 par jour). P et D A 1 h Justification Grand rendement $ Tâche : Trier et distribuer le courrier (pour 10 personnes). P et D B 20 min Justification Moyen rendement Routine Tâche : Faire la fusion d une lettre type à expédier à 160 clients pour annoncer une vente de produits (les adresses sont déjà dans une base de données). P et D A 30 min Justification Grand rendement Clients + vente On peut faire autre chose pendant l impression. Tâche : Classer des dossiers (20 par jour). P et D C 20 min Justification Faible rendement C.12 SOFAD

14 Corrigé Chapitre 3 Tâche : Envoyer une note aux cinq vendeurs. P et D B 15 min Justification Moyen rendement Routine Tâche : Payer les factures (3 par jour). P et D A 10 min Justification Si les factures ne sont pas payées à temps, risque de perte d argent pour l entreprise. Tâche : Saisir des lettres (5 par jour). P et D B 1 h 15 Justification Moyen rendement Routine Tâche : Photocopier les contrats de location et les classer (30 par jour). P et D C 30 min Justification Faible rendement Tâche à faire après les tâches A et B Tâche : Tenir à jour et commander les fournitures de bureau. P et D C 30 min Justification Faible rendement Tâche hebdomadaire Mireille ne peut pas faire une journée de 8 heures 50 minutes en 7 heures! Même si sa dernière tâche (tenir à jour et commander les fournitures de bureau) n est pas une tâche quotidienne et qu elle pourrait la remettre à un autre jour, son horaire déborde quand même d une heure de travail, sans tenir compte des imprévus et des urgences. Elle pourrait suggérer à son patron d embaucher un employé supplémentaire à temps partiel ou de la libérer des tâches à faible rendement pour qu elle puisse se consacrer uniquement à la réception et aux tâches de rendement moyen. SOFAD C.13

15 Gestion du temps Exercice 3.6 Attribuer un ordre de priorité à des tâches Liste des tâches * Deux réponses peuvent être acceptées selon les circonstances. Niveau de rendement* Prendre connaissance des courriels de mon patron 1 Préparer et soumettre mon compte de dépenses 3 Classer la correspondance accumulée 3 ou 4 Expédier des courriels pour mon patron 1 Mettre la liste téléphonique à jour 4 Réserver une salle et le matériel nécessaire pour une réunion vendredi après-midi Mettre sur pied un nouveau système de classement 4 Convoquer les personnes pour une réunion prévue la semaine prochaine 2 ou 3 Terminer un rapport dû pour le jour même 1 Prendre connaissance du courrier entrant 1 Faire des photocopies de documents reçus par courrier 3 Assurer le suivi d un contrat requis dans trois semaines 4 Réviser et corriger une lettre devant partir au plus tard jeudi 2 1 C.14 SOFAD

16 Corrigé Chapitre 4 Chapitre 4 Exercice 4.1 Explorer la mise en situation Non. Quel que soit le niveau du poste occupé, chacun est responsable de planifier sa charge de travail. La première de ces responsabilités consiste à bien clarifier les attentes. Il peut être surprenant de constater à quel point cette étape cruciale est négligée dans le monde professionnel. Si Claude avait pris la pleine responsabilité de la tâche confiée, elle se serait assurée dès le départ d avoir toute l information pertinente lui permettant d identifier ses objectifs et de planifier la réalisation du travail. Exercice 4.2 Attribuer un but 1. Membre But Comité directeur b M me Vigneault c Claude a 2. Éviter de perdre du temps. Clarifier les attentes de son patron. Diminuer le stress. Obtenir la satisfaction d un travail bien fait. Pouvoir prendre des initiatives. Faire de meilleurs choix d action. Exercice 4.3 Attribuer un objectif 1. Objectif : Convaincre le Service des finances et les secrétaires, d ici deux semaines, de la nécessité d avoir un nouveau logiciel de traitement de texte. 2. Objectifs : Remettre, d ici vendredi matin, un rapport comparatif des principaux logiciels de traitement de texte existant sur le marché. Organiser une rencontre avec toutes les secrétaires pour présenter le logiciel choisi avant trois semaines. SOFAD C.15

17 Gestion du temps Exercice 4.4 Réviser les tâches Nom du projet : Logiciel de traitement de texte Objectif : Remettre, d ici vendredi matin, un rapport comparatif des principaux logiciels de traitement de texte existant sur le marché. Activités Prendre contact avec les représentants pour obtenir les descriptifs des produits Sélectionner les points de comparaison Obtenir la fiche descriptive du logiciel présentement utilisé Analyser les fiches des produits Communiquer avec des clients utilisant les logiciels Présenter le rapport final au comité directeur Faire installer le nouveau logiciel sur un ordinateur Corriger le rapport Recommander le meilleur logiciel Recueillir les goûts des employés Convoquer les participants Présenter une première ébauche Acheter le logiciel Écrire le rapport Préparer la présentation Exercice 4.5 Fixer des dates pour quelques étapes du projet 1. À quelle date Marie et Paul commenceront-ils les travaux? Le 1 er août 2. À quelle date les termineront-ils? Le 20 août 3. Pour quelles dates Paul doit-il convoquer le plombier? Le 11 août et le 16 août 4. Combien de jours Marie travaillera-t-elle? 17 jours Exercice 4.6 Planifier un événement Cet exercice s autocorrige au moment de son exécution. C.16 SOFAD

18 Corrigé Chapitre 4 Exercice 4.7 Identifier le sens de la délégation 1. a) horizontale; b) verticale; c) inverse. Vous devez remettre ce dossier médiatisé à votre patron. 2. a) Définir le but. b) Formuler des objectifs pour l atteindre. c) Identifier les activités. d) Établir un calendrier d action. e) Définir les contrôles et le suivi. 3. Préciser le pourquoi de la délégation; rechercher qui (personne ou service) peut faire le travail; clarifier l activité (bien préciser les résultats attendus); spécifier quand le travail doit être remis. 4. Elle pourrait proposer l embauche d un employé temporaire ou l utilisation de services extérieurs de secrétariat. Exercice 4.8 Exercice englobant 1. La planification consiste à déterminer des objectifs précis et à mettre en œuvre les moyens adéquats pour les atteindre. 2. C est avoir une vue d ensemble, comme connaître l itinéraire avant de prendre la route! 3. Le graphique de Gantt, le diagramme de Pareto, la technique PERT, la programmation linéaire et les outils informatiques. 4. C est confier à quelqu un d autre une fonction ou une activité qui est sous sa responsabilité. 5. C est la délégation d une tâche d un employé à un autre, tous les deux étant au même niveau hiérarchique. 6. Deux exemples parmi ceux-ci. En déléguant des tâches à des personnes intéressées et capables de bien faire le travail. En précisant les objectifs du travail à accomplir ainsi que les échéances. En étant disponible pour soutenir les personnes responsables des activités déléguées. En contrôlant les tâches terminées pour pouvoir assurer un suivi. En démontrant toujours de la gratitude envers les personnes qui vous aident. SOFAD C.17

19 Gestion du temps 7. Pour vérifier si les tâches en cours sont réalisées selon les normes établies. 8. Trois éléments parmi ceux-ci. Organiser un horaire en fonction de l importance des activités à effectuer et des résultats attendus. Terminer chaque activité avant d en commencer une autre. Se préoccuper de la qualité des résultats. Noter le temps consacré à l activité afin d observer l échéancier. Procéder à une analyse du temps consacré à une activité. C.18 SOFAD

20 Corrigé Chapitre 5 Chapitre 5 Exercice 5.1 Définir et identifier les chronophages 1. C est un élément qui gruge le temps et qui nuit au bon déroulement des activités. 2. C est l art de remettre au lendemain ce qui peut être fait aujourd hui. 3. Utiliser la technique du salami qui consiste à trancher la tâche à accomplir en petites parties. 4. Parce que la recherche de données ou de dossiers est plus longue. 5. La réponse à cette question est personnelle. L important est de bien identifier tous les chronophages qui vous sont propres. Exercice 5.2 Déterminer les voleurs de temps 1. a) Report, délais il met de côté sa tâche prioritaire. Perfectionnisme à outrance il corrige une faute à peine perceptible deux minutes avant la réunion. Incapacité à dire non même si son emploi du temps est surchargé, il prend la responsabilité d une nouvelle tâche. b) Dans un premier temps, Antoine aurait dû mettre la revue de côté pour se concentrer sur sa tâche prioritaire qui consistait à faire les photocopies pour la réunion. Ensuite, il aurait pu simplement aviser les gens qu une erreur s était glissée dans l ordre du jour, car l impact de la faute d orthographe est moindre que le retard causé. Finalement, il aurait dû être plus réaliste dans l évaluation de sa charge de travail avant d accepter le nouveau mandat. 2. a) Pascale est victime de deux voleurs de temps : le manque d organisation et le désordre. b) Par elle-même. Vous êtes toujours responsable de votre poste de travail et des moyens que vous prenez pour rester à jour. c) Premièrement, elle aurait dû se doter d un système de classement facile à utiliser. Ensuite, avec un peu de discipline et de bonnes habitudes de travail, elle aurait pris l habitude de classer ses papiers au fur et à mesure. SOFAD C.19

21 Gestion du temps Exercice 5.3 Relever les chronophages 1. Incapacité à dire non (Stéphanie se retrouve avec le travail des autres à faire). Absence de méthode (Stéphanie n organise pas son temps et ne le contrôle pas. Elle n a ni priorités ni planification). Perte de temps au téléphone. Procrastination (elle n a pas de méthode pour gérer son temps, donc elle doit reporter ses tâches). 2. Apprendre à dire non à ses collègues. Si elle veut les aider, elle peut toujours leur fixer un rendez-vous. Planifier et organiser son travail; faire les activités routinières à la même heure tous les jours. Au téléphone, ne pas discuter longtemps de sujets hors contexte; ramener l interlocuteur dans la discussion; être bref et précis. La procrastination de Stéphanie est causée par son manque de méthode. Elle peut utiliser la technique du salami et se doter d un système de contrôle du temps pour ne pas remettre au lendemain... Tout autre moyen qui contribue à gérer les chronophages est valable. 3. Si vous êtes une Stéphanie Tremblay, vous êtes en mesure d identifier les chronophages dans votre vie et de trouver les moyens pour changer vos mauvaises habitudes! Exercice 5.4 Évaluer l état de votre poste de travail Réponses personnelles. La réponse à ces questions permet d évaluer l état de votre poste de travail au quotidien et d identifier les correctifs à apporter rapidement. C.20 SOFAD

22 Corrigé Chapitre 5 Exercice 5.5 Évaluer les méthodes de travail 1. a) En ne classant pas les informations régulièrement, il y a risque d encombrement. De plus, il est possible que certaines informations importantes, demandant une action immédiate, soient laissées de côté. b) Elle aurait pu mettre dans son agenda de la journée des moments précis pour effectuer le tri des informations. Ainsi, elle n aurait pas nui à la production du rapport tout en prenant les actions adéquates en fonction du degré d importance des informations entrantes. 2. a) L information essentielle est noyée dans la grande quantité d informations non pertinentes; cela augmente inutilement le temps que Paule consacre au tri. b) Paule aurait avantage à éliminer les sources d informations non pertinentes en enlevant son nom des listes de distribution qui génèrent ces informations. Évidemment, elle devra en expliquer la raison à son patron. Exercice 5.6 Organiser un poste de travail Cet exercice s autocorrige au moment de son exécution. Exercice 5.7 Réagir aux interruptions 1. Vous l accueillez en vous levant et en vous dirigeant tranquillement vers la porte, bloquant tout accès à votre bureau. Vous lui dites, sur un ton amical, que vous aimeriez bien en entendre davantage à l heure du dîner, mais que pour l instant, vous devez vous concentrer sur un travail important et urgent. 2. Dites-lui qu en raison d un appel sur l autre ligne, vous le rappellerez à un moment plus opportun. N hésitez pas à couper la parole au besoin. 3. Vous communiquez avec le responsable de la rencontre pour obtenir une copie de l ordre du jour à l avance et pour clarifier votre rôle lors de cette rencontre. Il est important que l ordre du jour mentionne le temps consacré à chaque sujet afin que vous puissiez prévoir la durée de votre participation. Par politesse, n oubliez pas d en informer les participants à l avance. SOFAD C.21

23 Gestion du temps Chapitre 6 Exercice 6.1 Connaître les agendas 1. Priorités Rendez-vous Réunions Périodes prévues pour travailler sur des objectifs, des projets, la planification à court et à moyen terme, etc. Promesses faites par vous ou par d autres Données sur des clients, des amis, des collègues, etc. Événements importants à souligner Relevé des dépenses Résumé des activités réalisées Divers Si vous en avez trouvé d autres, bravo! 2. a) tâche complétée b) tâche en cours c) tâche très importante d) D tâche à déléguer e) tâche annulée f) A3 troisième tâche de première importance 3. Les avantages sont qu il permet : de planifier et d organiser des réunions; de joindre des fichiers aux tâches à effectuer; de conserver des listes d adresses; d envoyer du courrier électronique. 4. Pour les imprévus. C.22 SOFAD

24 Corrigé Chapitre 6 Exercice 6.2 dentifier les tâches quotidiennes réalisées Réponse personnelle. Assurez-vous cependant de ne rien oublier et de ménager du temps pour les imprévus. Exercice 6.3 Compléter une liste des tâches et une planification quotidienne SOFAD C.23

25 Gestion du temps Vous pouvez planifier vos tâches un peu différemment; par contre, certaines d entre elles ne peuvent être déplacées : elles sont précédées d un astérisque. Avez-vous remarqué qu il reste du temps pour des imprévus? Exercice 6.4 Remplir une fiche de planification hebdomadaire Réponse personnelle. C.24 SOFAD

26 Corrigé Chapitre 6 Exercice 6.5 Rechercher sur Internet divers agendas électroniques (appareils de poche) Réponse personnelle. Exercice 6.6 Analyser l efficacité d un outil Réponse personnelle. Exercice 6.7 Compléter une planification quotidienne traditionnelle Voici ce dont la planification quotidienne pourrait avoir l air : SOFAD C.25

27 Gestion du temps C.26 SOFAD

28 Corrigé Chapitre 6 Exercice 6.8 Compléter une planification quotidienne électronique SOFAD C.27

29 Gestion du temps Exercice 6.9 Compléter une planification hebdomadaire traditionnelle Les dates peuvent différer; vous devez cependant présenter une planification hebdomadaire portant sur une seule et même semaine. Certaines des courtes tâches peuvent être exécutées dans une autre plage. Cependant, la réunion du comité directeur doit obligatoirement être placée mardi en après-midi. Lyse peut déléguer les photocopies. Le diaporama PowerPoint sera finalisé le lundi de la semaine suivante. C.28 SOFAD

30 Corrigé Chapitre 6 Exercice 6.10 Compléter une planification hebdomadaire électronique SOFAD C.29

31 Gestion du temps Exercice 6.11 Compléter un plan de projet C.30 SOFAD

32 Corrigé Chapitre 7 Chapitre 7 Activité synthèse 1. Vos réponses peuvent être différentes de celles du corrigé. Cependant, veillez à ce que la formulation des objectifs réponde aux critères définis dans le chapitre Importance des objectifs et des priorités. a) J accueille chaque client et je fais l ouverture de son dossier, s il y a lieu. b) J achemine les nouvelles demandes de crédit à l agent de crédit, uniquement lorsque ces demandes sont dûment remplies. c) Je mets à jour les dossiers des clients et je fais déchiqueter les dossiers inactifs. d) Je fais acheminer le courrier après l avoir trié. e) Je fais remplir les formulaires de renouvellement de prêt hypothécaire par les commis comptables, et je leur demande de les poster. f) Je fais parvenir des notes ou des courriels dès que je reçois de l information à communiquer. g) J envoie, au début de chaque mois, un avis aux clients dont le prêt est échu à la fin du mois suivant. h) Je soutiens les agents de crédit et les commis comptables dans leurs tâches. i) Je relève les chronophages au bureau et je trouve des moyens pour diminuer leur effet ou les éliminer. 2. a) A b) A c) C et D d) B et D e) B et D f) A g) A h) B i) A 3. c) Cette activité peut être déléguée, mais en partie seulement. Une fois que les dossiers seront mis à jour, on demandera à la personne responsable du déchiquetage de s occuper des dossiers inactifs. SOFAD C.31

33 Gestion du temps 4. d) Une fois que le courrier sera trié, on fera appel aux services du commis de bureau pour qu il le fasse parvenir aux destinataires. e) Il faut acheminer les formulaires aux commis comptables pour qu ils les remplissent et les envoient à la clientèle. i) Une fois que les chronophages seront identifiés, on pourra déléguer des solutions pour s en débarrasser. Ici, ce n est pas tant la délégation comme la participation dont il s agit. C.32 SOFAD