Expo-Sciences Europe du MILSET

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1 Expo-Sciences Europe du MILSET Dossier de candidature Annexes : - Budget - Plan de l exposition - Programme REF: ME ESE-Application_form-FR Page 1 / 19

2 1 Table des matières 1 Table des matières Introduction Renseignements Expo-Sciences Europe Comité organisateur Volet «projets» Volet «culture scientifique» Formulaire de mise en candidature Organisme candidat Identifier clairement l'organisme candidat : Objectifs Détails du projet Site proposé Description des lieux Dates Coordination et secrétariat Traduction Implication du milieu Financement Services techniques Hébergement Repas Transport et douanes Publicité et communications Activités spéciales Programme REF: ME ESE-Application_form-FR Page 2 / 19

3 2 Introduction Ce document contient les éléments importants à inclure dans votre candidature. Il doit être rempli et renvoyé dans les délais spécifiés. Le comité de sélection l utilisera pour faire son choix. Une réunion avec les représentants des organisations candidates pourrait être organisée et des informations supplémentaires requises. Les organisations ayant rentrées une candidature non-retenue seront informées de la décision du Comité Exécutif et peuvent rentrer une candidature pour une future édition. Ce document se veut un outil de travail visant à vous faciliter la tâche en pointant les différentes facettes de l'organisation de l'expo-sciences Europe et en permettra au de faire la sélection entre les candidats. Le accordera une attention particulière aux projets faisant preuve d'initiative et d'imagination. Nous vous demandons de joindre à votre projet les documents pouvant appuyer votre candidature: lettres d'appui, ententes de principe, etc. Vous devez fournir une résolution de votre conseil d'administration, un plan de l'endroit prévu pour la tenue de l'événement et des prévisions budgétaires. Veuillez utiliser le présent formulaire et ajouter des pages au besoin. Le demeure à votre disposition pour vous aider dans votre démarche. 3 Renseignements 3.1 Expo-Sciences Europe L'Expo-Sciences Europe est une manifestation du, organisée tous les deux ans en collaboration avec un organisme ou une institution-hôte. Les responsabilités sont réparties comme suit: 3.2 assistance et conseil sélection de l organisateur orientation approbation du programme et du scénario des cérémonies protocolaires approbation du coût d'inscription conception du programme professionnel (tables rondes et ateliers) support à la communication vers les associations REF: ME ESE-Application_form-FR Page 3 / 19

4 3.3 Comité organisateur secrétariat et coordination logistique recherche de financements promotion et communications aménagement du site hébergement et alimentation transport des exposants et accompagnateurs durant l'événement accueil et inscription scénario et organisation technique des cérémonies protocolaires visites scientifiques et culturelles activités sociales sécurité et premiers soins services techniques aux exposants L'entente entre les deux parties fait l'objet d'un protocole d accord qui doit être signé suite à l'acceptation de la candidature par le Comité Exécutif du. Le encadrera les activités du comité organisateur. En cas de litige entre les représentants du et le comité organisateur, les décisions du bureau du prévaudront. La personne assignée à ce dossier au, supervisera, conseillera et sera membre du comité organisateur tout au long de la démarche d'organisation. 3.4 Volet «projets» La sélection des exposants à l'expo-sciences Europe est la responsabilité des organismes-membres du. Les inscriptions parviennent généralement au comité organisateur après la tenue des expo-sciences nationales. Le nombre de projets admissibles est fixé par le comité organisateur, selon les espaces disponibles et le budget d'opération. 3.5 Volet «culture scientifique» Le comité organisateur s'engage à faire des démarches auprès d'organismes privés ou publics, se préoccupant de culture scientifique et technique, pour les inviter à s'associer à l'événement. Le volet culture scientifique permet à plusieurs partenaires du monde de la communication scientifique, de la muséologie et de l'information, de présenter au public et aux participants leurs activités, leurs recherches et leurs réalisations. Le a un stand sur le site de l'exposition. Les associations-membres peuvent également être présentes par le biais d'un stand d'information. REF: ME ESE-Application_form-FR Page 4 / 19

5 4 Formulaire de mise en candidature 4.1 Organisme candidat Toute candidature doit être accompagnée d'une résolution du conseil d'administration de l'organisme autorisant le dépôt de la candidature et identifiant la personne mandatée pour assurer le suivi du dossier. Vous pouvez ajouter ici tous les renseignements relatifs aux expériences antérieures de l'organisme dans l'organisation d'événements d'envergure (salons, expositions, colloques, etc.) ainsi que ses activités en loisir scientifique et en science et technologie, s'il y a lieu Identifier clairement l'organisme candidat : Nom (acronyme): Personne mandatée et sa fonction : Adresse : Code postal, Ville et Pays: Téléphone : ( ) Fax: ( ) Site web : Nature de l'organisme : Liste des membres du comité provisoire: Expériences antérieures: REF: ME ESE-Application_form-FR Page 5 / 19

6 4.2 Objectifs L'Expo-Sciences Europe est un événement majeur en loisir scientifique. C'est un lieu où les jeunes fraternisent et échangent leur vécu scientifique. Un lieu où ils sont sensibilisés aux défis de demain. Quels objectifs généraux poursuivez-vous en voulant organiser l'expo-sciences Europe? Pourquoi l'expo-sciences Europe devrait-elle se tenir chez-vous? Coïncidera-t-elle avec un événement spécial? Quelles seront, selon vous, les retombées d'un tel événement pour votre organisme? Pour votre pays? Comment comptez-vous, s'il y a lieu, assurer un suivi? REF: ME ESE-Application_form-FR Page 6 / 19

7 5 Détails du projet 5.1 Site proposé Quel site proposez-vous pour la tenue de l'expo-sciences Europe et pourquoi? Avez-vous déjà établi des contacts? Si oui, y a-t-il un accord de principe? Où se situerait le quartier général des opérations (secrétariat et coordination)? Est-ce que le site accueillera d autres activités liées aux sciences à la même période? Joindre en annexe un plan du site de l'exposition et des locaux qui seront utilisés. Présenter une esquisse d'un plan d'aménagement des stands sur les lieux de l'exposition. REF: ME ESE-Application_form-FR Page 7 / 19

8 5.2 Description des lieux Il est obligatoire de joindre avec le dossier de mise en candidature un plan des bâtiments avec les caractéristiques de chacune des salles dont vous disposerez ainsi que leur emplacement les unes par rapport aux autres. Salle d'exposition Auditorium (spectacles, remise de prix, ouverture, etc) Secrétariat (inscription, etc) Secours Cafétéria Équipements sportifs (terrain de football, terrain de basket, etc.) Salon VIP et salle de presse Local de détente pour les jeunes exposants Cyber Café Salle pour les réunions du Salles de réunions - Tables rondes; ateliers de travail Bureaux Point(s) d information REF: ME ESE-Application_form-FR Page 8 / 19

9 5.3 Dates L'ESE est un événement qui dure sept (7) jours. L'ESE doit préférablement se tenir durant les vacances estivales et doit tenir compte du calendrier scolaire des divers pays membres (la première moitié du mois de juillet est recommandée). Quelles sont les dates que vous proposez? 5.4 Coordination et secrétariat Ce service produit les travaux de secrétariat des divers comités. Il assure un service téléphonique, de fax, d internet et de photocopieur avant et durant l'événement. Il assure un service téléphonique d'urgence durant l'événement (24 heures). Comment comptez-vous assurer un service de secrétariat permanent? Avez-vous pris des ententes pour sélectionner un coordonnateur de l'événement? Quel sera son profil d'expérience? REF: ME ESE-Application_form-FR Page 9 / 19

10 5.5 Traduction Les langues officielles du sont: le français, l'anglais et la(les) langue(s) nationale(s). Les principaux éléments d'information doivent être produits dans ces langues. Il faut planifier la présence d'interprètes dans le scénario des cérémonies officielles. Il faut prévoir la présence d'interprètes sur le site de l'exposition et durant les activités connexes. Pouvez-vous compter sur une équipe de traducteurs et d'interprètes? Donnez-nous des détails. Sinon, comment comptez-vous répondre à cette exigence? REF: ME ESE-Application_form-FR Page 10 / 19

11 5.6 Implication du milieu Pouvez-vous compter sur l'implication bénévole pour assurer le succès de l'événement? Donnez-nous des exemples à l'appui. A quel niveau envisagez-vous cette implication? o personnes bénévoles o commanditaires o prêt de matériel o prêt de services o prêt de locaux o dons en argent o autres (à préciser) : Quels sont les organismes du milieu que vous mettrez à contribution? o professeurs o étudiants o clubs sociaux o compagnies o autres (à préciser) : Pourquoi croyez-vous que votre milieu est prêt et disposé à accueillir et organiser une telle manifestation scientifique? REF: ME ESE-Application_form-FR Page 11 / 19

12 5.7 Financement NOTE: votre candidature doit être accompagnée d un budget prévisionnel détaillé. Comment comptez-vous assurer le financement de l'événement? Quels moyens comptez-vous utiliser? Pouvez-vous déjà fixer un objectif réaliste? Avez-vous déjà signé des ententes de principe? Avez-vous une grille de visibilité pour les commandites? REF: ME ESE-Application_form-FR Page 12 / 19

13 5.8 Services techniques Voici une liste des services techniques que vous devez offrir. Indiquez ceux qui pourront être disponibles et quel pourrait être le type d'entente possible quant à l'utilisation de ces services. L'entretien des locaux La sécurité: les locaux peuvent-ils être verrouillés lorsque l'ese est fermée au public? La santé (premiers soins) Prêt de matériel et dépannage: les exposants pourront-ils avoir accès, pour la durée de l'exposition, à du matériel tels que: oscilloscope, projecteur, balances, etc. mais aussi punaises, colle, ciseaux, carton, ampoules, rallonges électriques, etc.? Les panneaux d'exposition ou stands sont-ils disponibles et quelle en est la dimension? Tables et chaises Les installations électriques: l'institution-hôte dispose-t-elle d'une installation électrique d'exposition afin d'assurer: une prise double par stand de 220 volts? Système de son (micro, amplificateur, haut-parleur, etc.) REF: ME ESE-Application_form-FR Page 13 / 19

14 Ordinateurs Photocopieurs Téléphone et fax Assurances (responsabilité civile et biens matériels: feu, vol et vandalisme) REF: ME ESE-Application_form-FR Page 14 / 19

15 5.9 Hébergement Nous accueillons normalement à l'ese 350 exposants, accompagnateurs, invités et organisateurs. De quelle façon comptez-vous héberger les jeunes, accompagnateurs, organisateurs, invités? REF: ME ESE-Application_form-FR Page 15 / 19

16 5.10 Repas En comptant sur la présence de 350 participants, l'ese c'est: petits déjeuners déjeuners dîners L'institution-hôte dispose-t-elle d'un service de cafétéria? Si oui, sera-t-il utilisé pour les repas des participants? Si non, comment prévoyez-vous organiser les repas? REF: ME ESE-Application_form-FR Page 16 / 19

17 5.11 Transport et douanes Lors de différentes activités, telles que des visites de la région, vous devez assurer le transport des participants. Vous devez également assurer le transport des participants entre le site de l'exposition et les lieux d'hébergement et assurer l'arrivée et le départ à l'aéroport ou à la gare. Chaque délégation est responsable d'organiser et de financer son transport international. Certains exposants font parvenir leur matériel d'exposition à l'avance. Comment allez-vous organiser le transport local des participants? Comment allez-vous organiser le transport des stands et du matériel d'exposition? Avez-vous des ententes avec des transporteurs aériens afin d'obtenir des prix de groupe pour le transport international? Comment allez-vous faciliter le dédouanement du matériel d'exposition? Comment allez-vous faciliter l'obtention de visas d'entrée? REF: ME ESE-Application_form-FR Page 17 / 19

18 5.12 Publicité et communications Comment comptez-vous publiciser l'événement dans votre milieu? dans votre région, votre pays, auprès des membres du? Pouvez-vous compter sur des professionnels de la communication pour vous soutenir dans cette démarche? Donnez-nous les grandes orientations de votre plan de communications Activités spéciales Des activités d'animation sont organisées pour les exposants et des activités pour le public sont parfois prévues. Des visites scientifiques, culturelles et touristiques doivent être prévues pour les participants. Quelles sont les activités que vous prévoyez réaliser? o Scientifiques o Touristiques o Culturelles o Tables rondes o Sessions de travail o Autres (à préciser) : REF: ME ESE-Application_form-FR Page 18 / 19

19 5.14 Programme NOTE: votre candidature doit être accompagnée d un programme prévisionnel. L'ESE dure sept (7) jours. La première journée est réservée à l'accueil. L'horaire doit être équilibré afin d'offrir suffisamment d'heures d'ouverture pour le public ainsi qu'un certain nombre de périodes de détente pour les exposants. L'horaire doit prévoir une cérémonie de présentation des délégations, une cérémonie d'ouverture officielle, une soirée dédiée à la culture du pays hôte, un banquet pour les chefs de délégations, une soirée culturelle des délégations, et une cérémonie de clôture. Quel programme proposez-vous? REF: ME ESE-Application_form-FR Page 19 / 19