Maîtriser la gestion du temps de travail des personnels soignants ALAIN LUCAS CONSULTANT CNEH

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1 Maîtriser la gestion du temps de travail des personnels soignants ALAIN LUCAS CONSULTANT CNEH

2 1. DÉCOMPTER LE TEMPS DE TRAVAIL 2. RECENSER LES TÂCHES ET ORGANISER LE TRAVAIL 3. CALCULER LES EFFECTIFS NÉCESSAIRES 4. CONCEVOIR UN CYCLE DE TRAVAIL CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 2

3 1. DÉCOMPTER LE TEMPS DE TRAVAIL LA DURÉE ANNUELLE OPPOSABLE (DAO) LA DURÉE ANNUELLE RÉALISÉE (DAR) CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 3

4 Le contrat de travail : une notion perdue? o durée annuelle opposable (DAO) : 1586h / 1561h / 1547h / 1457h o durée annuelle réalisée (DAR) décompte du temps travaillé o solde DAR-DAO : à zéro : aucune heure due négatif : l'agent doit des heures positif : l'employeur doit des heures à l'agent CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 4

5 1. DÉCOMPTER LE TEMPS DE TRAVAIL LA DURÉE ANNUELLE OPPOSABLE (DAO) LA DURÉE ANNUELLE RÉALISÉE (DAR) CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 5

6 L'affichage du contrat : paradoxal! o vous avez droit à 104 repos hebdomadaires o vous avez droit à 25 jours de congés annuels o vous avez droit à 9, 10 ou 11 fériés o vous avez droit à 15, 18, 20 jours de RTT o vous travaillez à temps plein et de jour : vous devez travailler 1 586h o vous travaillez à temps plein et de nuit : vous devez travailler 1 547h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 6

7 impact sur DAO : travail dim. et fériés 1 agent à 100% au 01/01 0 dimanche travaillé 2 agent toujours à 100% au 31/07 a totalisé 10 dimanches travaillés DAO = 1 586h DAO = 1 561h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 7

8 impact sur DAO : changement de contrat 1 agent à 100% et repos fixe calcul : [(90j/365j) x 1 586h]= 391h [(275j/365j) x 1 268,8h] = 956h nouvelle DAO : (391h+956h) = 1 347h 2 passe à 80% au 1 er avril et reste à repos fixe DAO = 1 586h DAO = 1 347h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 8

9 impact sur DAO : changement de contrat 1 agent à 80% et repos fixe calcul : [(90j/365j) x 1 268,8h]= 313h [(275j/365j) x 1 586h] = 1 195h nouvelle DAO : (310h+1 186h) = 1 508h 2 passe à 100% au 1 er avril et reste à repos fixe DAO = 1 268h DAO = 1 508h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 9

10 impact sur DAO : solde année n-1 1 agent à 100% et repos fixe 2 reporte 35h dues par le CH au titre de l année n-1 un solde positif année n-1 reporté sur l année n diminue la DAO de l année n (1 586h - 35h) DAO = 1 586h DAO = 1 551h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 10

11 1. DÉCOMPTER LE TEMPS DE TRAVAIL LA DURÉE ANNUELLE OPPOSABLE (DAO) LA DURÉE ANNUELLE RÉALISÉE (DAR) CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 11

12 gérer la DAR : les pré requis o définir les termes (vocabulaire commun) temps de travail effectif, absence, congé, récupération, o définir les règles de décompte valeur d'un évènement planning pris en compte pour la DAR o formaliser les règles et processus avenant au protocole local fiche d'évènement planning CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 12

13 définir les termes (extrait) o les absences autorisées (suite) les autorisations spéciales d'absence liées aux évènements familiaux (mariage, décès, etc.) ; les congés de formation professionnelle (CFP), droits individuels à la formation (DIF), bilans de compétence, congés VAE. o la dénomination "congé" recouvre : l'absence au titre d'un congé annuel ; l'absence au titre d'un jour férié. o la dénomination "récupération" recouvre : l'absence au titre de l'utilisation d'heures RTT acquises par l'agent. CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 13

14 définir les règles de décompte o affecter à chaque terme du décompte une valeur de temps SEM 6 Lu Ma Me Je Ve Sa Di RH ARTT M M M ARTT RH 7,5 7,5 7,5 o cette valeur sera comptabilisée en durée annuelle réalisée (DAR) temps W 22h30 o selon l'évènement, cette valeur peut être : = à l'amplitude du poste de W (avec ou sans le temps de repas) = à 0h (repos hebdo par exemple) = à l'obligation journalière de service (maladie par exemple) DAR CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 14

15 définir les règles de décompte o le terme "absence" a été défini o règle : pour chaque évènement d'absence, la valeur comptabilisée en DAR sera : la valeur de l'obligation journalière de service si l'agent était prévu présent au planning ou en ARTT ou en CA la valeur de l'obligation journalière de service sur un jour férié pour un agent à repos variable égale à zéro sur un RH égale à zéro sur un jour férié pour un agent à repos fixe SEM 6 Lu Ma Me Je Ve Sa Di RH ARTT M M M ARTT RH 7,5 7,5 7,5 SEM 6 Lu Ma Me Je Ve Sa Di MAL MAL MAL MAL MAL MAL MAL 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 DAR temps W 35h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 15

16 définir les règles de décompte SEM 2 SEM 3 Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di ARTT ARTT RH N N ARTT RH RH ARTT J J J RH ARTT 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 SEM 2 SEM 3 Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di MAL MAL MAL MAL MAL MAL MAL MAL MAL MAL MAL MAL MAL MAL 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 temps W 35h DAR DAR temps W 35h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 16

17 gérer la DAR (1) 1 agent à 100% et repos fixe 2 au 30/06, l agent a travaillé 710h et a bénéficié d un congé maladie de 70h DAO = 1 586h 70h 710h l absence «congé maladie» est comptabilisée dans la DAR DAR = 780h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 17

18 gérer la DAR (2) 1 agent à 100% et repos fixe 2 au 30/06, l agent a travaillé 710h et a bénéficié d un congé annuel de 70h DAO = 1 586h 710h l absence «congé annuel» n est pas comptabilisée dans la DAR DAR = 710h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 18

19 calcul du solde DAR-DAO année n 1 agent à 100% et repos fixe 2 au 31/12, l agent a travaillé 1 549h et justifie de 47h «d absence» DAO = 1 586h 47h 1 549h DAR = 1 596h solde = +10h (1 596h h) CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 19

20 formaliser les règles nature de l'évènement par l'agent par le cadre du lundi au vendredi (de 9h à 17h et hors férié) aménagement d'horaire pour femme enceinte. l'agent fait un courrier de demande d'aménagement d'horaire et l'adresse à la DRH accompagné d'un certificat de grossesse au minimum 15 jours avant l'aménagement d'horaire souhaité. le cadre émet un avis tenant compte des nécessités de service. à réception de la décision DRH, le cadre adapte l'horaire de l'agent dans OCTIME sur la période considérée par la DRH et/ou autres directions fonctionnelles. demande soumise à autorisation du directeur. au vu du certificat de grossesse ET de l'avis du médecin du travail, le gestionnaire élabore une décision dont un exemplaire est transmis au cadre Modération sur la durée annuelle opposable (DAO) et/ou impact sur la durée annuelle réalisée (DAR). l'heure d'aménagement n'est pas du temps de travail effectif ; par conséquent, elle n'est pas comptabilisée dans la DAR. OBSERVATIONS. la demande d'aménagement d'horaire ne peut être faite qu'à compter du 3ème mois de grossesse.. par ailleurs dans le cadre du suivi des grossesses par le service de santé au travail, l'agent devra faire l'objet d'une visite médicale par le médecin du travail. CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 20

21 formaliser les règles nature de l'évènement par l'agent par le cadre du lundi au vendredi (de 9h à 17h et hors férié) arrêt maladie ordinaire d'un agent (maladie ordinaire, grossesse pathologique, couches pathologiques, ). l'agent prévient son encadrement direct ou la surveillance générale (par téléphone dans les plus brefs délais). l'agent adresse le certificat médical à la DRH (dans les 24 heures suivant l'arrêt). saisie du code "AAQ" (absence à qualifier) pour la période d'arrêt prévisible dans OCTIME par la DRH et/ou autres directions fonctionnelles Modération sur la durée annuelle opposable (DAO) et/ou impact sur la durée annuelle réalisée (DAR) OBSERVATIONS. le gestionnaire, au vu du certificat médical, procède à la mise à jour d'agirh. 1 jour de maladie = obligation journalière de service sur DAR. 1 jour maladie sur "RH" = 0h. 1 jour maladie sur 1 jour férié = obligation de service pour les agents à repos variable, 0h pour les agents à repos fixe.. Si prolongation, la présente procédure se répète.. mise à jour d'octime par interface journalière :. "MAL" (maladie ordinaire) ;. "PATH" (grossesse pathologique, CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 21

22 2. RECENSER LES TÂCHES ET ORGANISER LE TRAVAIL DÉFINIR LE SÉQUENCEMENT DES TÂCHES DÉFINIR LES POSTES DE TRAVAIL CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 22

23 Séquencer le travail, définir les postes, affecter les agents P1 infirmier Agent 1 P2 infirmier Agent 2 P3 infirmier Agent 3 s1 s2 s3 s4 s5 s6 s7 s8 s9 s10 1. séquencer le travail 2. définir les postes de travail 3. affecter les agents CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 23

24 Un outil d'analyse de la charge de travail : "suivtach" CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 24

25 Un outil d'analyse de la charge de travail : "suivtach" CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 25

26 3. CALCULER LES EFFECTIFS NÉCESSAIRES EFFECTIF CIBLE BRUT EFFECTIF CIBLE PONDÉRÉ CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 26

27 Un outil d'analyse des postes de travail et des effectifs : "diagpers" CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 27

28 Un outil d'analyse des postes de travail et des effectifs : "diagpers" CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 28

29 4. CONCEVOIR UN CYCLE DE TRAVAIL CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 29

30 Un outil de diagnostic et de conception des cycles de travail : "CYCLéTAB" 30 CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 30

31 Un outil de diagnostic et de conception des cycles de travail : "CYCLéTAB" CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 31

32 "PLANIPERS" semaine 1 semaine 2 Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Poste SI SI MI MI MI MI NI NI 1 ANGIO Graphie IDE 1,0 R(h) 7 A/R MAL RH RH DFE RH RH RH Poste NI NI SI SI SI SI MI 2 BASSIN Vidé IDE 0,8 R(h) 5,6 A/R ART RH MAL RH RH RH RH DFE o outil développé sous Excel : tableaux de service (limité à 20 agents) calcul automatisé de la DAO gestion de la DAR et du solde DAR-DAO année n CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 32

33 CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 33

34 Maîtriser la gestion du temps de travail du personnel médical ALAIN LUCAS CONSULTANT CNEH

35 1. DAO ET TEMPS ADDITIONNEL 2. RECENSER ET MESURER LES TYPES D'ACTIVITÉ 3. ELABORER LES TABLEAUX DE SERVICE 4. DÉCOMPTER ET GÉRER LE TEMPS DE TRAVAIL CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 35

36 1. DAO ET TEMPS ADDITIONNEL h PLANIMED gestion du temps en heures dj PLANIMED gestion du temps en demi-journées CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 36

37 Le contrat de travail DAO : [365j (104 Rh + 25 Ca + 9 fériés + 20 Rtt)] = 207j soit 414dj 414dj + lundi de Pentecôte = 416dj TEMPS MEDICAL DISCONTINU TEMPS MEDICAL CONTINU 1 er quadrimestre 1 er quadrimestre (17 semaines x 10dj)+1dj 171 dj (17 semaines x 10dj x 4,8h)+4,8h 820,80 h 2 ème quadrimestre 2 ème quadrimestre (18 semaines x 10dj)+2dj 182 dj (18 semaines x 10djx4,8h)+9,6h 873,60 h 3 ème quadrimestre 3 ème quadrimestre (17 semaines x 10dj)+1dj 171 dj (17 semaines x 10djx 4,8h)+4,8h 820,80 h 524 dj 2 515,20 h 25 Ca -50 dj 25 Ca -240,00 h 9 fériés -18 dj 9 fériés -86,40 h 20 RTT -40 dj 20 RTT -192,00 h -108 dj -518,40 h DAO 416 dj DAO 1 996,80 h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 37

38 Organisation jour / nuit o période de jour : 10 h ( exemple 8 h30 18h30)/ période de nuit : 14 h ( exemple 18h30 8h30 ) o période de jour équivalent à une période de nuit : 12h/12h o période de jour : 11 h / période de nuit : 13 h CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 38

39 Obligations de service par quadrimestre CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 39

40 Obligations de service par quadrimestre CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 40

41 2. RECENSER ET MESURER LES TYPES D'ACTIVITÉ ANALYSER L'ACTIVITÉ JOURNALIÈRE DÉFINIR DES PROFILS HEBDOMADAIRES DE CHARGE CALCULER L'EFFECTIF MÉDICAL NÉCESSAIRE CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 41

42 Analyser la charge de travail o L'outil "DIAGMED" permet : de décrire les différentes activités par jour de la semaine d'élaborer des profils hebdomadaires différents (profil charge haute, moyenne et basse) de calculer la charge de travail annuelle de calculer l'effectif médical nécessaire Table des activités 1 Consultation 2 Bloc 3 Activité clinique 4 Activité administrative 5 Activité d'intêret général 6 Garde semaine 7 Garde samedi AP 8 Garde samedi nuit 9 Garde dimanche et férié CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 42

43 Analyser la charge de travail o Décrire l'activité médicale CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 43

44 Analyser la charge de travail o Finaliser les différents profils de charge CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 44

45 Analyser la charge de travail o Calculer l'effectif médical nécessaire CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 45

46 3. ELABORER LES TABLEAUX DE SERVICE h PLANIMED gestion du temps en heures dj PLANIMED gestion du temps en demi-journées CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 46

47 Initialiser les activités à suivre chaque code porté sur le tableau de service vaudra la valeur définie dans la table et sera comptabilisée dans la DAR la définition de seuils est une aide à l'élaboration du tableau CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 47

48 Initialiser les activités à suivre chaque code porté sur le tableau de service vaudra la valeur définie dans la table et sera comptabilisée dans la DAR les éléments variables de paie sont comptabilisés par période de 4 semaines CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 48

49 Le tableau de service CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 49

50 Contrôle des seuils CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 50

51 Le tableau de garde CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 51

52 4. DÉCOMPTER ET GÉRER LE TEMPS DE TRAVAIL h PLANIMED gestion du temps en heures dj PLANIMED gestion du temps en demi-journées CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 52

53 Etats quadrimestriels Suivi de l'activité médicale durant le quadrimestre 1 du 03/01/2011 au 01/05/2011 inclus Potentiel agent quad. 1 : 3 775,70 h 100,0% 4,60 etp Temps additionnel Congés Total temps travaillé quad. 1 : 2 875,00 h 76,1% 3,50 etp Total TA jour : 2,0 dj CA : 58,0 dj dont temps travaillé de jour : 1 728,00 h 60,1% 2,11 etp Total TA nuit : 2,0 dj Fériés : 8,0 dj dont travaillé de nuit : 1 147,00 h 39,9% 1,40 etp Formation : 18,0 dj RTT : 32,0 dj CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 53

54 Etat annuel CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 54

55 Récapitulatif annuel temps travaillé CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 55

56 Récapitulatif annuel par activité CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 56

57 CNEH - Reproduction interdite - Gestion du temps de travail - A. LUCAS - 57

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