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1 A C T I C E accompagnement à l usage des TICE année Guide d usage Aide à l utilisation de livret 5b : les annuaires-catalogues

2 Sommaire (version du 6 décembre 2010) Introduction Création d un Annuaire-Catalogue Choix du type de dossier Choix du «dossier source» Utilisation des options de validation L option «Création de comptes-utilisateurs» L option «Notification Automatique» Validation des pages (ou fiches) Validation page par page Validation par lot Ajustement des paramètres lors de la validation... 8 Auteurs du document : Vincent MIET Gérard RAMEAU 2

3 Introduction Les dossiers «Annuaires-Catalogues» servent à mettre en place une procédure de validation de pages générées par un formulaire en ligne («pages» qu on pourrait aussi appeler «fiches»), avec possibilité de notification et de création de comptes-utilisateurs sur la plate-forme utilisée (c est à dire sur «le site»). Une procédure de validation : Les dossiers de type «Annuaire-Catalogue» ont été conçus pour s articuler aux dossiers de type «Formulaire en ligne». En créant et en liant un dossier de type «Annuaire-Catalogue» à un dossier de type «Formulaire en ligne», vous mettez en place une procédure de validation qui va permettre de faire passer les pages (ou fiches) qui ont été créées par un formulaire en ligne vers un dossier qui jouera le rôle d annuaire ou de catalogue en regroupant toutes les pages ou fiches qui auront été ainsi validées depuis le dossier de type «Formulaire en ligne». Un exemple type : vous créez un formulaire en ligne pour permettre à des personnes de s inscrire à un congrès, en leur précisant que leur inscription ne sera prise définitivement en compte qu une fois les frais de participation réglés. Les fiches d inscription envoyées par les utilisateurs du formulaire sont réceptionnées dans un dossier de type «Formulaire en ligne». Vous pouvez alors, directement depuis ce dossier qui regroupe les fiches d inscription, valider les fiches des personnes à jour de leur règlement, ce qui a pour effet de faire disparaître ces fiches du dossier «Formulaire en ligne» et de les transférer dans un dossier qui servira ensuite d annuaire des personnes définitivement inscrites au congrès. Une procédure de notification par mail : Dans l exemple précédent, on peut paramétrer la procédure de validation pour qu il y ait en même temps, de façon automatique, une notification qui soit envoyée sur l adresse électronique qui aura été saisie par la personne ayant rempli le formulaire d inscription, avec un message d accompagnement du type «Nous avons bien reçu votre règlement et nous vous confirmons votre inscription définitive». Ce message peut-être générique (le même pour tous) ou personnalisé (fiche par fiche). La création automatique de comptes-utilisateurs : Option supplémentaire : toujours en reprenant l exemple précédent, cette procédure de validationnotification peut également être doublée d une création automatique de «comptes-utilisateurs» sur le site du congrès pour les personnes dont l inscription est validée. Ces personnes pourront ainsi obtenir un login et un mot de passe (transmis dans la notification) pour accéder à la partie «privée» du site (par exemple, pour accéder à l annuaire des congressistes, ou encore aux actes du congrès). Le paramétrage des comptes-utilisateurs ainsi créés est très complet : on peut lors de cette opération attribuer à l utilisateur un ou plusieurs profil(s) de droits d accès à la partie privée du site, ou encore, l affecter à un ou plusieurs groupe(s) d utilisateurs. D autres exemples d application : Avec un tel dispositif, on peut par exemple gérer les propositions de stages ou d emplois venant d entreprises. Les entreprises proposent alors leurs stages ou emplois en remplissant un formulaire en ligne. Ces propositions sont réceptionnées dans un dossier de type «Formulaire en ligne» puis, une fois validée, sont regroupées dans un catalogue mis à la disposition des étudiants. On peut imaginer également un formulaire de dépôt de petites annonces qui ne seraient publiées qu après avoir été validées. Etc, etc, 3

4 1. Création d un Annuaire-Catalogue 1.1. Choix du type de dossier Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez créer votre Annuaire-Catalogue, puis effectuez les opérations suivantes : 1 Cliquez sur le bouton «Créer». Conseil : il est recommandé de créer l Annuaire-Catalogue dans le même dossier que votre dossier «Formulaire en ligne», mais cela n a rien d obligatoire. 2 Dans le menu déroulant, sélectionnez le type de dossier «Annuaire-Catalogue». 3 Donnez un nom à votre dossier Choix du «dossier source» Il s agit d indiquer ici le dossier «Formulaire en ligne» auquel votre dossier «Annuaire- Catalogue» va être associé pour mettre en place la procédure de validation. A la ligne «Dossier form. en ligne source», parmi les dossiers de type «Formulaire en ligne» (ce sont ceux qui apparaissent sur fond blanc), sélectionnez celui auquel vous voulez associer votre Annuaire-Catalogue. 4 4

5 2. Utilisation des options de validation Il existe 2 options de validation : l option «Création de comptes utilisateurs» et l option «Notification automatique». Ces 2 options sont indépendantes. On peut par exemple utiliser l option «Notification automatique» sans être obligé de créer simultanément des comptes-utilisateurs. Par contre, il est vraisemblable que l utilisation de l option «Création de comptes utilisateurs» s accompagnera d une notification automatique, notamment pour pouvoir communiquer le nom de login et le mot de passe aux utilisateurs pour lesquels un compte aura été créé L option «Création de comptes-utilisateurs» Comme expliqué dans l introduction (cf. page 2), cette option permet la création automatique de «comptes-utilisateurs» sur la plate-forme concernée. La procédure utilise pour ça les données qui ont été saisies par la personne ayant rempli le formulaire. Cette personne se voit ainsi attribuer un login d accès (identifiant X-TEK) et un mot de passe. 1 Une fois votre dossier-source sélectionné (cf. chap. 1.2), cliquez sur «Option de création de comptes utilisateurs». Remarque : le nom du formulaire en ligne lié au dossier-source est affiché ici. L interface qui apparaît alors vous permet d accéder aux paramétrages de cette création de compte. Pour ce faire, procédez comme suit : 2 Renseignez ces champs. Ce sont les éléments obligatoires pour toute création de compte. Il faut au minimum un nom, un prénom, ainsi qu un . Ces 3 menus déroulants présentent la liste des champs qui composent le formulaire en ligne lié au dossier-source. Choissez parmi ces champs ceux qui vont permettre de récupérer les données indispensables à la création des comptes. Vous devez également assigner, à minima, un «profil générique» (cf. page suivante). Mais rien ne vous empêche d en attribuer plusieurs. Vous pouvez aussi attribuer un ou plusieurs groupe(s) au moment de la création automatisée du compte-utilisateur. Ce dernier paramétrage est facultatif. 5

6 Sélectionnez le ou les profil(s) générique(s) qui vont être attribués au moment de la création des comptes-utilisateurs. 3 Sélectionnez ensuite le ou les groupe(s), qu ils soient ou non avec profil associé. (facultatif) 4 Cette option permet de formater le nom et le prénom de l utilisateur. 5 Par défaut, l option de formatage est de type NOM (majuscules) Prénom (minuscules). Cette présentation a l avantage de bien différencier le nom du prénom de l utilisateur lorsqu il s affiche à divers endroits sur la plateforme (cf. trombinet, messagerie, notification, nom de connexion, auteur d une page, etc) Cette option permet de formater l identifiant de connexion (login) L option «Notification Automatique» Pour activer cette option, cochez cette case Si vous utilisez conjointement l option «Création de comptes-utilisateurs», voici le message que recevra l utilisateur dans sa boite mail. Vous pouvez compléter le message généré automatiquement par X-TEK avec votre propre commentaire. Si vous n utilisez que l option «Notification Automatique», seul apparaîtra ici le champ «Commentaire de l administrateur», car s il n y a pas simultanément création de compte, il n y a ni login ni mot de passe à communiquer à l utilisateur. 6

7 3. Validation des pages (ou fiches) Une fois la procédure de création de l Annuaire-Catalogue terminée (c est à dire après avoir cliqué sur le bouton «Valider»), votre nouveau dossier se présente sous la forme d un simple dossier-liste, comme illustré ci-dessous : Ce dossier est effectivement vide, mais il est prêt à recevoir les pages (ou fiches) qui seront validées à partir du dossier «Formulaire en ligne» auquel il est lié. Cette validation peut se faire de deux manières : page par page, ou par lot de pages Validation page par page Nous sommes ici dans le dossier «Formulaire en ligne». L administrateur de dossier peut voir que 3 personnes ont déjà rempli le formulaire. Si l on clique sur l un des liens, on affiche la page (ou fiche) correspondante. REMARQUE : dans la colonne Auteur il n y a aucune information. C est du au fait que la personne qui a remplie le formulaire ne possède pas encore de compte sur la plateforme X-TEK, et donc par conséquent n est pas encore identifiée en tant qu auteur. Pour valider cette page ou fiche afin de la faire passer dans l Annuaire-Catalogue, il suffit de cliquer sur le bouton «Valider». 7

8 3.2. Validation par lot 2 Cliquez sur «Valider». 1 Sélectionnez les pages à valider en cochant les cases correspondantes Ajustement des paramètres lors de la validation Si l une des options de validation a été activée lors de la création de l Annuaire-Catalogue (cf. chap. 2), une fenêtre apparaît juste après avoir cliqué sur le bouton «Valider». Elle vous permet d intervenir afin de personnaliser les choix concernant ces options, soit page par page, soit par lot de pages. L exemple illustré ci-dessous concerne l option «Création de comptes-utilisateurs», mais il en va de même avec l option «Notification Automatique», notamment pour pouvoir personnaliser le commentaire destiné à l utilisateur. Cette fenêtre vous présente les choix par défaut qui ont été faits lors du paramétrage de l Annuaire- Catalogue. Vous pouvez les modifier à volonté. Même si vous ne souhaitez pas modifier les choix par défaut, il vous faut néanmoins cliquer sur «Valider» pour confirmer ces choix. 8

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