CAHIER DES CHARGES DE L ASSISTANCE A MAÎTRISE D OUVRAGE «SIRENE NG DANS LE LABORATOIRE» CONDUITE DU CHANGEMENT

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1 Ressources humaines CAHIER DES CHARGES DE L ASSISTANCE A MAÎTRISE D OUVRAGE «SIRENE NG DANS LE LABORATOIRE» CONDUITE DU CHANGEMENT

2 SOMMAIRE 1 OBJET 3 2 DESCRIPTION DE L INSERM Généralités Les ressources humaines et leur gestion 5 3 DESCRIPTION DU SYSTEME D INFORMATION DES RESSOURCES HUMAINES SIRENE Les autres applications constitutives du système d information des ressources humaines 7 4 DESCRIPTION DU CONTEXTE Les étapes Les impacts en prévision L organisation du projet 9 5 DESCRIPTION DES PRESTATIONS ATTENDUES Assistance à l évaluation et à l analyse détaillée des impacts du changement Assistance à la conception du plan de conduite du changement Mise en œuvre du plan de conduite du changement 11 6 SELECTION Cadre de la réponse technique du candidat Critères de sélection des offres BORDEREAU DES PRIX 14 Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

3 1 Objet Le Département des Ressources Humaines (DRH) de l Inserm s apprête à ouvrir à l ensemble des laboratoires de recherche et des services administratifs de l Institut un accès, d abord en consultation puis en saisie, au progiciel de gestion intégrée des ressources humaines SIRENE. Dans ce contexte, il souhaite recourir à une assistance à maîtrise d ouvrage pour la conduite du changement qui sera un élément clé de réussite du projet. L objet du présent document est de : - décrire le contexte dans lequel cette assistance prendra place ainsi que les attentes précises de l Inserm en la matière, - indiquer le cadre de la réponse technique du candidat et les critères de sélection des offres, - fournir un bordereau des prix. 2 Description de l Inserm 2.1 Généralités Créé en 1964, l Institut national de la santé et de la recherche médicale Inserm est un Etablissement Public à caractère Scientifique et Technologique (EPST) : à ce titre, il est une personne morale de droit public dotée d une autonomie financière et administrative et placé sous la tutelle des ministères correspondant à son domaine d intervention, en l occurrence les ministères de la Recherche et de la Santé. Ses objectifs prioritaires sont : d assurer l attractivité et la mobilité des carrières biomédicales en accompagnant les individus dans leur parcours professionnel ; d organiser le continuum de la recherche depuis le domaine fondamental jusqu au domaine clinique-thérapeutique et la santé publique ; de valoriser les connaissances ainsi produites par un lien permanent avec le monde industriel ; de développer une politique européenne et internationale conquérante. Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

4 L Inserm comprend : une administration composée : - d une direction générale et d un secrétariat général ; - d une administration centrale constituée des départements du Siège, dont le Département des Ressources Humaines (DRH) fait partie ; - de 13 administrations déléguées régionales (ADR), dont 8 sont implantées en province et 5 en Ile-de-France ; chaque ADR est le relais de la direction et de l administration centrale auprès d un certain nombre de laboratoires de recherche (15 à 40 selon les ADR). environ 400 laboratoires de recherche Inserm, répartis sur l ensemble du territoire national et majoritairement implantés sur des sites hospitaliers ; il y a un directeur à la tête de chaque laboratoire. La taille de ces laboratoires est variable. La tendance est au regroupement des laboratoires pour constituer des structures de recherche de taille critique, appelées centres de recherche, afin de favoriser la visibilité européenne et internationale. L Inserm en chiffres (données : : Budget 2006 : 557 millions d euros. Environ 400 laboratoires Inserm dont une quarantaine de centres d'investigation clinique (CIC) et une vingtaine de centres de recherche (laboratoires de très grande taille) personnels dont salariés Inserm 400 entreprises partenaires de l'inserm 1000 contrats avec l'industrie 600 portefeuilles de famille de brevets 60 jeunes entreprises innovantes L Inserm dispose d un site internet institutionnel (www.inserm.fr) dédié à la communauté Inserm ainsi qu au public extérieur. Il est relayé au niveau des ADR par des sites régionaux qui sont progressivement refondus et déployés. L information, au sein de l Institut, circule également via d autres canaux : - le Site internet des Ressources Humaines de l Inserm, qui disposera prochainement d une lettre mensuelle adressée par voie d abonnement (après un lancement systématique à toute la communauté). - Inserm Actualités, journal scientifique en ligne, - la lettre d information électronique hebdomadaire. Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

5 2.2 Les ressources humaines et leur gestion L Inserm emploie près de personnes : chercheurs, ingénieurs (I), personnels techniques (T) et administratifs (A), doctorants et post-doctorants, etc. Parmi elles, environ sont rémunérées directement par l Inserm : il s agit des fonctionnaires chercheurs et I.T.A. (ingénieurs, techniciens et administratifs), de personnes employées sur contrat à durée déterminée (CDD), sur contrat d accompagnement en emploi (CAE), sur contrat d avenir (CA), sur vacations ou encore des apprentis. Les autres personnes bénéficient d une source de financement issue d autres organismes publics (autres EPST, université, hôpital, etc.), de l industrie ou d associations. Tous les personnels de l Inserm n ont pas le même statut ; ils sont : - soit agents titulaires, et dans ce cas ils relèvent du statut de la fonction publique de l Etat : il s agit des fonctionnaires chercheurs et I.T.A. - soit agents non titulaires : il s agit des personnes employées sur CDD, CAE, CA, vacations ou encore des apprentis, des stagiaires, des doctorants et post-doctorants. Depuis 2004, la gestion des ressources humaines est déconcentrée au niveau des ADR. Elle est assurée par le pôle Ressources Humaines de l ADR dirigé par un Responsable Ressources Humaines (RRH). Au sein de ce pôle, la gestion administrative des personnels (recrutement, rémunération, promotion, etc.) est prise en charge par une équipe de Gestionnaires Polyvalents des Ressources Humaines (GPRH) coordonnée par un GPRH coordonateur de gestion 1. Le pôle Ressources Humaines est également constitué d un Responsable formation, de l ingénieur en hygiène et sécurité, du médecin de prévention et de l assistante sociale (pour l Ile de France, l assistante sociale est commune aux cinq Administrations déléguées régionales, en outre, elle coordonne l ensemble du réseau des assistantes sociales). L interlocuteur privilégié des GPRH au niveau du laboratoire de recherche est la secrétairegestionnaire qui assure le secrétariat auprès du directeur (ou du responsable administratif du laboratoire) et exécute des actes de gestion et/ou administratifs courants, notamment dans le domaine des ressources humaines. Le Département des Ressources Humaines (DRH), qui propose et met en œuvre la politique des ressources humaines de l Institut, pilote et coordonne au niveau fonctionnel les pôles Ressources Humaines des ADR : rôle de diffusion de la réglementation, d harmonisation des pratiques, de contrôle des procédures de gestion Il assure par ailleurs la gestion directe de certains domaines : effectifs et masse salariale, concours de recrutement et suivi des avancements, actions nationales de formation et de politique sociale Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14 1 Il existe également un pôle RH, basé au DRH, pour la gestion des personnels du siège.

6 3 Description du système d information des ressources humaines Depuis 2000, le DRH a lancé une politique active de modernisation de son système d information dans le souci permanent d améliorer la qualité de gestion et de service rendu aux laboratoires et aux personnels. 3.1 SIRENE Le cœur du système d information des ressources humaines est le progiciel de gestion intégrée des ressources humaines «SIRENE» (Système d Information des REssources humaines). Ce système s appuie sur le progiciel PLEIADES NG édité par la société SOPRA Group. La version NG (Nouvelle Génération) a été mise en œuvre à l Inserm le 1er octobre 2006 au terme d une migration technique et fonctionnelle de la précédente version client-serveur. Elle s appuie sur une technologie Webserveur accessible par une adresse sécurisée à partir d un navigateur de type Internet explorer. Les domaines fonctionnels gérés dans Sirène sont : - La gestion administrative, - La carrière, - La paie des personnels fonctionnaires et non-titulaires, - La formation professionnelle, - Les emplois et compétences, - Le suivi des personnes présentes au profil des laboratoires de recherche de l Inserm. Ces domaines sont complétés par les modules de gestion intégrés suivants : - Les rentes d accident du travail, - Les validations de services contractuels, - Les appels de cotisations des détachés, - Les titulaires sans droit à pension civile, - Les oppositions sur salaires. Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

7 3.2 Les autres applications constitutives du système d information des ressources humaines Il existe également d autres applications RH dédiées à des usages spécifiques. L application «GAIA» (www.gaia.inserm.fr) permet aux personnels ITA de l Inserm et à leurs responsables de remplir en ligne le dossier d appréciation ainsi que le dossier de concours internes. Ces dossiers sont ensuite examinés en ligne par les commissions (pour le premier) et jurys (pour le second) compétents. C est une application que les laboratoires de recherche connaissent et utilisent depuis L application «CHIMED», récemment mise en œuvre, permet à l'ensemble du réseau des médecins de prévention de l Inserm de saisir les résultats de la visite médicale et de produire un rapport d'activité en fin d'année. Le Site RH (www.rh.inserm.fr), qui existe depuis 2003, permet de diffuser de façon souple et rapide auprès de toute la communauté Inserm l ensemble de l information et de l actualité RH qui sera prochainement relayée par une lettre mensuelle adressée par voie d abonnement à l ensemble de la communauté. Un outil de travail collaboratif ForumsRH dédié aux communautés de métiers RH de l Inserm lui est associé. 4 Description du contexte Depuis 2004, les pôles RH utilisent SIRENE pour élaborer les décisions administratives de gestion des ressources humaines et gérer le dossier administratif de chaque agent rémunéré par l Inserm. L Inserm lance aujourd hui le projet d ouvrir un accès à SIRENE, en consultation puis en saisie, aux directeurs, responsables (ou coordonateurs) administratifs et secrétaires-gestionnaires de laboratoires et de départements du siège 2 selon les étapes suivantes : 4.1 Les étapes Etape 1 Consultation des informations concernant les agents payés affectés au laboratoire : état-civil, carrière, absences, formations Echéance : début juillet Les départements du siège sont en effet concernés au même titre que les laboratoires de recherche, en tant que structures d affectation de personnels. Dans la suite du document, à chaque fois qu il sera question de «laboratoires de recherche», il sera sous-entendu «et les départements du siège». Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

8 Etape 2 Workflow de saisie/validation au fil de l eau des informations sur les personnels présents au profil du laboratoire (dits «population suivie» dans Sirène) entre le laboratoire et le pôle RH de l ADR. Il s agit des étudiants, doctorants, post-doctorants, personnels statutaires ou non statutaires d associations, de fondations, de l industrie, de l université, de l enseignement supérieur, de l hôpital, d autres EPST etc. non rémunérés par l Institut. Echéance : janvier/mars 2008 Etape 3 Workflow de saisie/validation entre le laboratoire et le pôle RH de l ADR concernant des flux d information administratifs dont le volume et la criticité sont significatifs. Le choix des processus à dématérialiser ou à déconcentrer résultera d une analyse des flux existants que doit mener le groupe projet. Quelques exemples envisageables : arrêt maladie, demande de cumul d emploi, demande de modulation de prime, dossier de recrutement sur CDD ou vacations, demande de congés annuels et de RTT...etc. Echéance : à déterminer 4.2 Les impacts en prévision Ce projet aura un impact fort et direct sur les laboratoires et départements du siège, les pôles ressources humaines des ADR et enfin sur le Département des Ressources Humaines (DRH) luimême. En effet, il va modifier les outils, méthodes, processus et organisation de travail. Certains métiers secrétaires-gestionnaires, GPRH seront nécessairement amenés à évoluer. La question du changement pour ces acteurs est d autant plus sensible que le contexte organisationnel général de l Inserm est fortement évolutif : - pour le DRH et les pôles RH des ADR : changement de version de SIRENE en octobre 2006, réglementation relative au statut des personnels en constante évolution nécessitant la définition et l apprentissage de nouvelles procédures, etc. ; - pour les secrétaires-gestionnaires : mutualisation croissante de la fonction, manque de moyens humains dans certains laboratoires, réglementation en constante évolution nécessitant un apprentissage de nouvelles procédures, pluralité des outils informatiques en fonction des partenaires (autres EPST, l Université, l hôpital), etc. Dans ce contexte, le DRH de l Inserm souhaite évaluer et analyser les impacts du changement et mettre en œuvre un plan de conduite du changement dont l objectif sera, sur la base des conclusions de cette analyse, d accompagner l ensemble des acteurs impactés dans l appropriation des nouveaux outils et processus de travail. Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

9 4.3 L organisation du projet Groupe de suivi Comité de pilotage AMOA Conduite du changement Groupe d experts «métiers» Groupe de projet Communauté «métiers» Groupe de recette Le groupe d experts «métiers», animé par le groupe de projet, est composé d experts issus : - des laboratoires de recherche, centres de recherche essentiellement (responsable ou coordonateur administratif, secrétaire-gestionnaire) - des départements du siège (assistant de direction) - des pôles RH des ADR (RRH, GPRH coordonateur de gestion, GPRH) - du bureau SIRH du DRH (ingénieur) 5 Description des prestations attendues Les prestations attendues s intègrent directement dans la démarche d accompagnement au changement que le DRH souhaite mettre en œuvre dans le cadre du projet décrit ci-dessus. Plus précisément, le prestataire fournira une assistance-conseil au comité de pilotage et au groupe de projet pour l analyse préalable d impact, la conception puis la mise en œuvre d un plan de conduite du changement. Cette assistance-conseil couvrira les différentes étapes du projet (cf. étape 1, étape 2 et étape 3) et se déroulera donc sur une période maximale de 24 mois à compter de la date de notification du marché. Le seuil maxima de cette assistance à maîtrise d ouvrage est fixé à euros TTC, euros HT. Les prestations à fournir se répartissent comme suit et seront déclenchées sur bon de commande. Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

10 5.1 Assistance à l évaluation et à l analyse détaillée des impacts du changement Préalablement à la conception du plan de conduite du changement, le prestataire conseillera et assistera le groupe de projet, à chacune des trois étapes, dans l évaluation et l analyse détaillée de tous les impacts des changements induits par le projet : acteurs, processus, pratiques et habitudes, méthodes de travail, organisation du travail, métier. Cette étude concernera tous les niveaux : siège, ADR (pôle RH), laboratoires de recherche. Elle nécessitera de la part du prestataire une prise en compte systématique de la culture organisationnelle de l établissement et du contexte du projet. Ce dernier aidera notamment à identifier tous les freins au changement liés aux contraintes qui pèsent au quotidien sur les acteurs ainsi que les leviers qui peuvent faciliter le changement et formalisera des préconisations (d ordre organisationnel entre autre). Le prestataire présentera dans son offre de façon détaillée la méthodologie qu il envisage pour la réalisation de cette prestation. Livrables attendus : - documents préparatoires, animation et comptes-rendus d entretiens, de réunions, etc. - rapports d analyse d impacts et de préconisations relatifs à chaque étape du projet. - proposition d outils dans le cadre d une démarche de bench-marking. 5.2 Assistance à la conception du plan de conduite du changement Sur la base de l analyse d impact et des préconisations qu il aura déjà fournies, le prestataire conseillera et assistera le groupe de projet pour la conception du plan de conduite du changement. L objectif de ce plan sera la diffusion de l information voire de la formation pertinente aux différents acteurs de l établissement et l accompagnement des acteurs directement concernés en amont et en aval de la mise en œuvre de l outil dans les laboratoires et des nouveaux processus (sensibilisation, apprentissage/prise en main, appropriation, etc.). Le plan de conduite du changement déclinera : - Les actions de communication Pour chaque action de communication, le prestataire aidera à préciser et formaliser la cible, l objectif, le support, la substance du contenu éditorial, le processus et le planning de diffusion. Il conseillera l Inserm sur les types de contenus éditoriaux et supports les plus adaptés en fonction de l étape du projet, du contexte, de la cible et de l objectif (réunions d information institutionnelles, plaquette de communication, information diffusée via le web, présentation de l outil et des nouveaux processus en réunion et/ou à l aide d un guide utilisateur texte / vidéo, etc.). Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

11 - Les actions de formation Pour chaque action de formation, le prestataire aidera à préciser et formaliser la cible, l objectif, le support et la substance de son contenu, le processus de mise en œuvre (formateurs relais ) et le planning. - L accompagnement organisationnel Le prestataire assistera également le groupe de projet pour la réflexion sur l accompagnement organisationnel à mettre en place concernant les fonctions les plus impactées par le changement : Bureaux du DRH (le SIRH par exemple), coordonateurs de gestion et GPRH des pôles RH, secrétaires-gestionnaires des laboratoires de recherche et des départements du siège. Cet accompagnement permettra, entre autre, de mettre en œuvre un support utilisateurs approprié. Livrables attendus : - documents préparatoires, animation et comptes-rendus de réunions, etc. - plan détaillé de conduite du changement pour chacune des trois étapes du projet. 5.3 Mise en œuvre du plan de conduite du changement Enfin, le prestataire accompagnera le groupe de projet dans la mise en œuvre du plan de conduite du changement. Dans ce cadre, il le conseillera et l assistera pour la conception des supports et notamment la rédaction des contenus éditoriaux relatifs aux différentes actions de communication et de formation prévues. L assistance-conseil portera également sur la mise en œuvre des dispositifs d accompagnement organisationnels. Livrables attendus : - documents préparatoires, animation et comptes-rendus de réunions, etc. - contenus éditoriaux. Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

12 6 SELECTION 6.1 Cadre de la réponse technique du candidat La réponse technique sera rédigée en conformité du chapitrage suivant : Chapitre 1 Compréhension du besoin Le candidat présentera ici sa compréhension du besoin tel qu exprimé dans le présent cahier des charges. Chapitre 2 Prestations proposées Le candidat commencera par présenter sa démarche d une façon générale (approche, méthodologie, techniques, types d interlocuteurs ) tout en indiquant en quoi elle répond au besoin de l Inserm. Puis il décrira de manière détaillée les prestations qu il propose (y compris les livrables) et leurs modalités d exécution (organisation, planning, intervenants). Chapitre 3 Charges et coûts Les charges seront détaillées par nature de prestation et profil d intervenant. Il appartiendra au candidat de justifier, dans sa proposition, le nombre de jours proposés. Il indiquera, pour chaque prestation proposée : - les charges de travail, ventilées par profil d intervenant (a) - les prix journaliers hors taxes et toutes taxes, par profil d intervenant (b) - le coût de la prestation hors taxes et toutes taxes, ventilé par profil d intervenant (a x b) Chapitre 4 «libre» (facultatif) Ce dernier chapitre est laissé à la libre disposition du candidat, s il souhaite apporter des compléments d information utiles pour une meilleure compréhension de son offre ou s il souhaite y ajouter des annexes. 6.2 Critères de sélection des offres Les offres des candidats seront sélectionnées selon les critères suivants : prix des prestations Note de 1 à 4, pondération 6 ; Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

13 méthodologie et techniques proposées ; Note de 1 à 4, pondération 6 ; compréhension du besoin : compréhension du contexte, des enjeux et objectifs d une conduite du changement dans le cadre du projet présenté ; capacité à appréhender et prendre en compte la culture de l Inserm ; compréhension des attentes de l Inserm ; Note de 1 à 4, pondération 4 ; nature et qualité des prestations : présentation et clarté de l offre d une manière générale, précision dans la description des prestations proposées, exhaustivité et qualité des livrables, disponibilité, engagement sur la durée du projet, réactivité, respect des délais ; Note de 1 à 4, pondération 5 ; compétences et expériences des intervenants proposés en matière de conduite du changement dans le domaine spécifique des administrations. Note de 1 à 4, pondération 4 ; Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

14 7. Bordereau des prix Le candidat se basera sur le bordereau des prix suivant pour détailler sa proposition financière. Les prestations figurant dans le bordereau ci-dessous seront déclenchées par bon de commande. Prix HT Prix TTC Assistance-conseil pour l'évaluation et l'analyse détaillées d'impacts préalables à la conception du plan de conduite du changement Communication ETAPE 1 Assistance-conseil pour la conception du plan de conduite du changement Assistance-conseil pour la mise en œuvre du plan de conduite du changement Formation Accompagnement organisationnel Communication Formation Accompagnement organisationnel Assistance-conseil pour l'évaluation et l'analyse détaillées d'impacts préalables à la conception du plan de conduite du changement Communication ETAPE 2 Assistance-conseil pour la conception du plan de conduite du changement Assistance-conseil pour la mise en œuvre du plan de conduite du changement Formation Accompagnement organisationnel Communication Formation Accompagnement organisationnel Assistance-conseil pour l'évaluation et l'analyse détaillées d'impacts préalables à la conception du plan de conduite du changement Communication ETAPE 3 Assistance-conseil pour la conception du plan de conduite du changement Assistance-conseil pour la mise en œuvre du plan de conduite du changement Formation Accompagnement organisationnel Communication Formation Accompagnement organisationnel Publication Moa conduite du changement 09/05/ /14

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