Les représentants du personnel

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1 - N 240/2009 LSQ n IRP 01/09 Utilisation et paiement des heures de délégation LÉGISLATION SOCIALE SOMMAIRE 1. UTILISATION DES HEURES Comment utiliser les heures de délégation? Information préalable Bon de délégation Quandutiliser les heures de délégation? Liberté d utilisation Pendant ou en dehors du temps de travail Pendant des absences ou congés Le crédit d heures peut-il être dépassé? 2. DISPOSITIONS PARTICULIÈRES Salarié à temps partiel Salariés sous convention de forfait annuel en jours Intérimaires Télétravailleurs 3. PAIEMENT DES HEURES A quelles échéances? Sur quelle base? Primes et indemnités Heures complémentaires et supplémentaires Indemnités de congés payés Pauses Travail de nuit Travail le week end Pourboires Commission Rémunération variable Titres restaurants/frais professionnels Pas de discrimination 4. CONTRÔLE DE L EMPLOYEUR Les représentants du personnel (DP, membres élus du CE, de la DUP, du CHSCT) et les salariés investis de mandats syndicaux (DS, représentants syndicaux au CE, RSS) bénéficient pour l exercice de leurs fonctions d un crédit d heures, variable selon la nature du mandat et l effectif de l entreprise. Ces heures dites de délégation sont considérées comme du temps de travail et rémunérées en tant que telles. Dans la pratique, l exercice de ce droit suscite de nombreuses questions. Le délégué est-il maître de l utilisation de ses heures de délégation? ANALYSE 1UTILISATION DES HEURES Commentutiliser les heures de délégation? Le délégué peut utiliser librement son crédit d heures de délégation, à condition d en informer son employeur et d en user conformément à l objet de sa mission. Information préalable Il s agit d une simple information préalable sur les heures de départ et de retour du délégué et non une demande d autorisation d absence. Le délégué doit respecter un délai de prévenance suffisant qui varie selon la nature de son emploi et la répercussion que son absence aura sur le fonctionnement du service (Rép. min. n 2873, JO Sénat, 20 août 1962). Un délai de prévenance n est licite que s il est limité et résulte d une concertation préalable entre l employeur et les représentants du personnel (Cass. crim., 12 avril. 1988, n ). Bon de délégation La jurisprudence admet la mise en place d un système de bons de délégation permettant Doit-il demander une autorisation préalable à l employeur? Déposer des bons de délégation? Peut-il dépasser son crédit d heures? Prendre ses heures de délégation en dehors de son temps de travail, pendant ses congés ou pendant une période de chômage partiel? Quid pour les délégués employés à temps partiel ou en forfait jours, ou encore en télétravail? Sur quelle base l employeur doit-il rémunérer les heures de délégation? Autant de questions auxquelles nous répondons dans cette synthèse. l information préalable de l employeur et le décompte ultérieur de leurs heures de délégation. La mise en place de cette procédure ne peut résulter d une décision unilatérale de l employeur : elle doit faire l objet d une concertation avec les représentants du personnel ou délégués syndicaux concernés (Cass. crim., 12 avr. 1988, n ) ou figurer dans un accord collectif sur le droit syndical et le fonctionnement des institutions représentatives du personnel. En pratique, le délégué remet à son employeur un bon à chaque fois qu il entend faire usage de son crédit d heures pour un déplacement. Il est nécessaire d y faire apparaître, outre son nom et son mandat, la date et la durée de l absence. Les bons de délégation ne peuvent servir qu à comptabiliser les déplacements des représentants du personnel dans ou en dehors de l entreprise et non le temps consacré aux échanges téléphoniques entre les représentants du personnel. Si ce temps s impute effectivement sur le crédit d heures, les bons de délégation ne peuvent pas être utilisés pour le décompter (Cass. soc., 10 mai 2006, n ). Les heures de délégation peuvent être gérées informatiquement. Cela permet LIAISONS SOCIALES Législation sociale 1

2 un décompte exact des heures de délégation tout en permettant une information instantanée de l employeur. Ce dispositif permet d alimenter le système paye et d informer le titulaire ou le suppléant sur le nombre d heures déjà consommées et sur la quotité restante. Le refus du délégué d utiliser un dispositif licite de bons de délégation peut entraîner des sanctions disciplinaires (Cass. crim., 31 mars 1981, n ). Quand utiliser les heures de délégation? Liberté d utilisation L employeur ne peut intégrer par avance dans les plannings des salariés représentants du personnel le nombre d heures de délégation. En imputant par avance le contingent d heures de délégation d un représentant du personnel travaillant exclusivement la nuit sur la durée du travail en vigueur dans l entreprise, l employeur limite sa liberté d utilisation de son crédit d heures de jour et de nuit (Cass. soc., 11 juin 2008, n P). Pendant ou en dehors du temps de travail Les heures de délégation peuvent être utilisées pendant le temps de travail, mais aussi en dehors de l horaire normal de travail et en sus du temps de travail effectif lorsque les nécessités du mandat le justifient. C est au délégué d apporter la preuve qu il devait nécessairement exercer son mandat en dehors de son horaire normal de travail (Cass. soc., 25 juin 2008, n ). À titre d exemple, l organisation du travail en 3 x 8 n établit pas en soi la nécessité pour un représentant du personnel de prendre ses heures en dehors de son horaire habituel de travail (Cass. soc., 20 juin 2007, n ). Si les nécessités du mandat n impliquent pas que les heures de délégation soient prises en dehors des horaires de travail, le salarié ne peut pas prétendre au paiement d heures de délégation effectuées en dehors de son temps de travail (Cass. soc., 30 mai 2007, n ). À noter : un représentant du personnel peut utiliser ses heures de délégation librement en dehors du temps de travail en heures supplémentaires lorsque cela ne fait pas obstacle au respect de la réglementation sur la durée maximale du travail et le repos journalier (Cass. soc., 25 juin 2008, n ). Les heures de délégation prises sur des temps de repos, en raison des nécessités du mandat, ne peuvent priver le salarié de son repos. Il bénéficie de la quote-part de repos correspondant au temps de délégation (Cass. soc., 20 mai 1992, n P). Pendant des absences ou congés La suspension du contrat de travail d un représentant du personnel n entraîne pas automatiquement la suspension de son mandat. Il peut continuer à exercer sa mission. Le crédit d heures est délivré en fonction du mandat et non du temps de travail effectif. L absence du représentant du personnel n a donc aucun impact sur le nombre d heures de délégation dont il dispose et sur leur utilisation. Congés payés Un délégué peut utiliser son crédit d heures pour l exercice de son mandat pendant ses vacances. Mais s il a perçu une indemnité de congés payés, il ne peut pas la cumuler avec les sommes dues au titre des heures de délégation utilisées pendant la période de congés payés afférente (Cass. soc., 19 octobre 1994, n ). Toutefois s il ne peut à ce titre bénéficier d une double rémunération, il peut, par le jeu de dispositions conventionnelles plus favorables, récupérer les jours de congés correspondants (Cass. soc., 18 décembre 1991, n ). Maladie Un salarié en arrêt maladie peut dans certains cas être apte à exercer son mandat. L employeur est tenu de convoquer tous les représentants du personnel, même ceux qui sont malades, sous peine de délit d entrave (Cass. crim., 16 juin 1970, n ). Si le salarié exécute son mandat pendant les heures de sorties, il ne peut pas prétendre au cumul du paiement des heures de délégation avec les indemnités journalières et le complément maladie, si le salaire est maintenu à 100 % Maternité Comme pour les autres absences, le congé de maternité ne suspend pas le mandat de la salariée, qui peut donc utiliser son crédit d heures. Toutefois, pendant la période de huit semaines avant et après l accouchement d interdiction d emploi de la salariée (C. trav., art. L ), il semble qu elle ne puisse exercer son mandat de représentant du personnel. Mi-temps thérapeutique Comme les salariés à temps partiel, le salarié en mi-temps thérapeutique peut exercer son mandat et utiliser ses heures de délégation sur son temps de travail dans la limite du tiers de sa durée de travail. En revanche, à l inverse des salariés à temps partiel, il ne devrait pas pouvoir les utiliser hors de son temps de travail, le mi-temps thérapeutique correspondant à un aménagement temporaire du travail destiné à favoriser la guérison du salarié. Chômage partiel Le chômage partiel n entraîne pas la suspension du mandat d un représentant du personnel (Cass. soc., 10 juin 1989, n ). Il a droit, s il en est justifié, au paiement des heures de délégation consacrées à l exercice de ses fonctions pendant cette période. Effectif DP titulaires DP et attributions du CE DP et attributions du CHSCT Délégation unique du personnel Titulaires du CE Représentant syndical au CE ou au CCE 11 à DS DS central Représentant de la section syndicale 50 à à à à à à à À partir de LIAISONS SOCIALES Législation sociale

3 Mise à pied La mise à pied d un représentant du personnel, qu elle soit de nature conservatoire ou disciplinaire, ne suspend pas l exécution de son mandat (Cass. soc., 2 mars 2004, n P ; Cass. crim., 30 octobre 2006, n P; Cass. crim., 11 septembre 2007, n P). Le représentant du personnel peut donc utiliser ses heures de délégation même lorsqu il est mis à pied. Préavis La dispense d exécution du préavis ne rompant pas le contrat de travail, le représentant du personnel continue à exercer son mandat et à utiliser ses heures de délégation. Grève Le mandat du représentant du personnel qui participe à une grève n est pas suspendu. Il dispose de sa liberté de circulation dans l entreprise pour l exécution de ses missions (Cass. crim., 26 février 1979, n ). Ses heures de délégation lui sont payées. Les démarches multiples qu il accomplit dans ce cadre peuvent constituer des circonstances exceptionnelles justifiant un dépassement de leur crédit d heures ouvrant droit à une indemnisation (Cass. soc., 8 juillet 1998, n ; Cass. soc., 9 juin 1999, n ). Le crédit d heures peut-il être dépassé? Oui. Il peut être dépassé en cas de circonstances exceptionnelles, sous réserve qu il soit utilisé dans le cadre des fonctions de chaque institution représentative. Pour prétendre au paiement d heures de délégation exceptionnelle, le représentant du personnel doit avoir préalablement épuisé ACCIDENT PENDANT LES HEURES L accident survenu par le fait ou à l occasion de l exercice du mandat est pris en charge au titre des accidents du travail, même si les fonctions ont été exercées en dehors des horaires de travail, si ce temps est rémunéré comme temps de travail effectif ou au titre des heures de délégation. son crédit d heures normal (Cass. soc., 6 novembre 1985, n P). La charge de la preuve des circonstances exceptionnelles et de la bonne utilisation des heures incombe au délégué (Cass. soc., 4 juillet 2000, n P). 2 DISPOSITIONS PARTICULIÈRES Salarié à temps partiel Le temps de travail mensuel d un salarié à temps partiel ne peut pas être réduit de plus d un tiers par l utilisation du crédit d heures auquel il peut prétendre pour l exercice des mandats qu il détient au sein d une entreprise. Le solde éventuel de ce crédit d heures payées peut être utilisé en dehors des heures de travail de l intéressé (C. trav., art. L ). Cette disposition vise à limiter pour le salarié à temps partiel le nombre d heures de délégation prises sur le temps de travail, et non à autoriser l employeur à imputer sur celuici les heures de délégation utilisées en dehors de ce temps (Cass. soc., 5 janvier 1995, n ). Les heures de délégation prises en dehors du temps de travail du salarié à temps partiel lui sont payées comme temps de travail effectif, comme des heures complémentaires. Pour un VRP, cette rémunération est égale à la part des commissions et à la part fixe de son salaire calculée au prorata des heures de délégation accomplies (Cass. soc., 21 janvier 2004, n P). Salariés sous convention de forfait annuel en jours La loi est muette sur le décompte des heures de délégation pour les salariés dont le temps de travail n est pas décompté en heures. Il convient de régler la question dans le cadre d un accord collectif. De nombreux accords collectifs proposent une conversion du crédit d heures légal en équivalent-jours, en appliquant au plafond du nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait, la proportion que représentent les heures de délégation par rapport à l horaire collectif annuel (par exemple, un crédit mensuel de 20 heures correspondrait à 30 jours de délégation ou 60 demi-journées). Il est également possible d effectuer une comptabilisation en heures et au mois pour ces cadres (CA Lyon, 30 janvier 2003, 1 re ch., n ). Intérimaires Lorsqu il est utilisé entre deux missions,le crédit d heures du travailleur temporaire délégué du personnel ou membre du comité d entreprise est considéré comme temps de travail et rémunéré comme tel. Ces heures sont considérées comme étant rattachées pour leur rémunération et les charges sociales y afférentes, au dernier contrat de mission avec l entreprise de travail temporaire au titre de laquelle il a été élu (C. trav., art. L ; C. trav., art. L ). Circonstances permettant le dépassement du crédit d heures de délégation Déclenchement d une procédure d alerte par un DP (Cass. soc. 29 avril 2009, n ) Enquêtes du CHSCT justifiées par la multiplication d accidents du travail (Cass. soc., 3 octobre 2007, n ) Courte grève de 3 jours concernant un seul service (Cass. soc., 19 février 19745, n ) Conflit collectif prolongé affectant tous les ateliers de l entreprise (Cass. soc., 8 juillet 1998, n ) Projet de restructuration régionale de l entreprise (Cass. soc., 6 juillet 1994, n ) Projet de délocalisation de l entreprise à l étranger et éventuels licenciements (Cass. soc., 6 mars 2002, n ) Projet assimilable à un plan de sauvegarde de l emploi constituant une menace sur les effectifs (Cass. soc., 10 décembre 2003, n P) Surcroît d activité en raison du licenciement de 3 salariés (Cass. soc., 28 octobre 2003, n P) Charge de travail supplémentaire pour les représentants du personnel en raison de la démission collective des élus (Cass. soc., 4 décembre 2002, n ) Examen d un projet de mise en place d un régime de prévoyance (Cass. soc., 27 janv. 1998, n ) Mise en place dans l entreprise des réformes légales en droit du travail (Cass. crim., 3 juin 1986, n ) Circonstances exceptionnelles Oui Non LIAISONS SOCIALES Législation sociale 3

4 Télétravailleurs Il n existe aucune disposition légale spécifique les concernant. En conséquence, ils bénéficient du crédit d heures dans les conditions de droit commun. 3PAIEMENT DES HEURES À quelles échéances? Heures de délégation dans le cadre du crédit Les heures de délégation étant considérées comme du temps de travail, elles doivent être payées à échéance normale de la paie, sans que le délégué ait à fournir une justification de leur bonne utilisation. Sur la possibilité de contester l utilisation des heures de délégation, v. page 5. À noter : le bulletin de paie ne doit contenir aucune mention de l exercice d une activité de représentation des salariés (C. trav., art. R ). En conséquence, les heures de délégation ne doivent pas apparaître sur le bulletin. Heures de délégation hors crédit Si l employeur conteste l existence des circonstances exceptionnelles invoquées par le délégué pour justifier le dépassement du crédit d heures, et éventuellement l importance des heures de délégation prises à cette occasion, les heures de dépassement ne sont pas payées à l échéance normale, contrairement aux heures prises au sein du crédit d heures (Cass. soc., 26 juin 2001, n ). Le cas échéant, l employeur peut pratiquer une retenue sur salaire pour se rembourser des sommes indûment payées (Cass. soc., 8 juillet 2009, n ). Il appartient aux représentants du personnel de saisir le conseil de prud hommes et de prouver que les circonstances étaient bien exceptionnelles et que les heures de dépassement ont été utilisées conformément à leur mission (Cass. soc., 26 février 1992, n ). Sur quelle base? L utilisation des heures de délégation ne doit entraîner aucune perte de salaire. Le paiement des heures de délégation est effectué sur la base de la rémunération effective et non sur celle du salaire minimum conventionnel (Cass. soc., 17 novembre. 2004, n ). Son bénéficiaire ne peut être privé, du fait de l exercice de ses mandats, du paiement d une indemnité compensant une sujétion particulière de son emploi qui constitue un complément de salaire. Les primes et indemnités En plus du salaire de base, sont inclus dans l assiette de calcul les primes, indemnités et avantages en nature dus par l employeur en application des dispositions légales ou conventionnelles, ou encore d usages (Cass. crim., 10 juin 1997, n P). Seuls sont pris en compte les primes et avantages qui revêtent un caractère de fixité, de constance et de généralité permettant de les considérer comme une partie intégrante du salaire. Même si un élément de rémunération est destiné à compenser une sujétion particulière du salarié qui n est pas exposé pendant les heures de délégation, il doit être pris en compte (Cass. soc., 29 janvier. 1992, n ). Doivent ainsi être versées l indemnité de déplacement (Cass. soc., 11 mars 2009, n ), la prime d insalubrité accordée en raison des conditions spécifiques du travail (Cass. soc., 17 mai 2006, n ; Cass. soc., 10 janvier 2006, n ), la prime de douche (Cass. soc., 2 juin 1992, n P), la prime de brossage, constituant la compensation d une sujétion particulière liée au travail et non le remboursement de frais réellement exposés (Cass. soc., 15 décembre 1993, n P; Cass. soc., 5 janvier 2005, n ), la prime de fin d année, l utilisation des heures de délégation ne pouvant constituer un manque d assiduité au travail ne permettant pas son paiement (Cass. soc., 11 juin 1997, n ), une indemnité de chien, versée à un agent de sécurité cynophile, qui constitue un avantage lié aux sujétions de l emploi dont ne peut être privé ce représentant du personnel (Cass. soc., 10 janvier 2006, n ). En revanche, le représentant du personnel ne peut prétendre au versement intégral d une prime exceptionnelle pour surcroît de travail si, en raison de son mandat, il n a que partiellement participé à l effort récompensé par la prime (Cass. crim., 6 mars 1984, n ). Sont exclus les remboursements de frais qui ne sont pas exposés pendant le temps de délégation. Heures supplémentaires et complémentaires Si l exécution des heures de délégation conduit le représentant du personnel à dépasser la durée légale de travail, ces heures bénéficient des majorations pour heures supplémentaires (Cass. soc., 17 novembre 2004, n ). Pour être payé en heures supplémentaires, le dépassement de la durée légale doit être le fait de l employeur ou être inévitable du fait des horaires pratiqués (Cass. soc., 6 octobre 1993, n P). Indemnité de congés payés L indemnité de congés payés n est pas cumulable avec les sommes dues au titre des heures de délégation utilisées pendant la période de congés afférente (Cass. soc., 19 octobre 1994, n ). Pauses Le temps de pause est payé, s il est prévu conventionnellement ou par un usage (Cass. soc., 28 novembre 2001, n ). Travail de nuit Si l exécution des heures de délégation conduit le représentant du personnel, travaillant habituellement de nuit, à exercer son mandat de jour, il bénéficie de la majoration pour travail de nuit qu il perçoit habituellement (Cass. soc., 14 mars 1989, n ). Travail le WE Si l exécution de ces heures conduit le représentant du personnel travaillant habituellement le week-end à exercer son mandat la semaine, il bénéficie des majorations pour travail le week-end (Cass. soc., 28 octobre 2008, n ). Pourboires Les pourboires ne peuvent être affectés qu à la rémunération d un temps de travail consacré au service de la clientèle avec laquelle le personnel est en contact. En conséquence, l employeur ne peut pas prélever sur la masse commune des pourboires la rémunération des heures de délégation des délégués, alors que ceux-ci ne sont pas en contact avec la clientèle pendant leur temps de délégation (Cass. soc., 8 novembre 1994, n ; Cass. crim., 26 juillet 1989, n P). Commissions Lorsque le représentant est payé en tout ou partie à la commission, la somme qui lui est allouée pendant une période où, du fait de ses fonctions, il ne peut travailler, est calculée d après son salaire réel. Le paiement des heures de délégation prend en compte toutes les sommes que le salarié aurait perçues s il avait réellement travaillé, à savoir sa part de commissions calculée au prorata des heures de délégation accomplies (Cass. soc., 29 mai 2001, n P; Cass. soc., 21 janvier 2004, n P). En pratique, on retient le montant moyen des commissions de chaque intéressé, déterminé selon des règles résultant d accords collectifs ou, à défaut d usage ou d accord individuel passé entre l employeur et le salarié. Rémunération variable Un salarié protégé ne peut pas être privé d une prime récompensant la productivité (Cass. soc., 3 octobre 2007, n ). Titres restaurants Le délégué bénéficie, pour toute journée utilisée en heures de délégation,d un 4 LIAISONS SOCIALES Législation sociale

5 titre-restaurant (Cass. soc., 3 juillet 1980, n ) ou d une indemnité de repas (Cass. soc., 6 octobre 2004, n ; Cass. soc., 7 novembre 2007, n ) ou de panier (Cass. soc., 25 janvier 2006, n ). Celui-ci constitue un élément de rémunération, alloué en fonction de l horaire de travail et non au titre de remboursement de frais. Pas de discrimination Les représentants du personnel ne doivent subir aucune réduction de salaire du fait de l exercice de leur mandat. Un employeur ne peut prendre en compte l exercice d un mandat pour arrêter ses décisions en matière de rémunération. Il ne peut, en raison des absences du salarié résultant de son mandat : n accorder au salarié que le montant minimum de la prime de fin d année (Cass. soc., 29 septembre 2004, n ); calculer une prime liée au temps de présence effectif en déduisant du temps de présence les heures de délégation dont bénéficiait l intéressé en sa qualité de délégué syndical (Cass. soc., 28 juin 2006, n ). 4CONTRÔLE DE L EMPLOYEUR Contestation a posteriori L employeur ne peut pas demander à un salarié de justifier ses heures de délégation avant leur utilisation. Il ne peut davantage exiger ces justifications avant leur paiement (Cass. soc., 21 nov. 2000, n ). Mais il peut demander au délégué de justifier par la suite l emploi qu il a fait de ces heures (Cass. soc., 13 mai 2003, n ; Cass. soc., 23 mai 2007, n ),et, en cas de refus du délégué, ou en cas de contestation de l utilisation des heures de délégation, saisir le conseil des prud hommes. L employeur qui saisit le juge d une action en remboursement d heures de délégation prétendument mal utilisées doit avoir au préalable demandé au représentant du personnel concerné, si nécessaire par voie judiciaire, les activités exercées durant ces heures (Cass. soc., 15 déc. 1993, n ). L employeur qui met en demeure le salarié de préciser s il a participé ou non à une manifestation sans rapport avec son mandat représentatif remplit la condition de demande préalable (Cass. soc., 13 juin 1996, n ). C est à l employeur d apporter la preuve que les heures de délégation n ont pas été utilisées conformément aux missions imparties. Toutefois, le délégué doit apporter des précisions sur les activités qu il a exercées dans le cadre de son mandat. Un membre du CE, par exemple, ne peut pas se borner à répondre qu il a utilisé ses heures de délégation «dans le cadre de son mandat de membre du comité d entreprise» (Cass. soc., 16 mars 1994, n ), ou à fournir des imprimés comprenant uniquement les dates et nombre d heures utilisées sans précision sur la nature des activités exercées (Cass. soc., 30 nov. 2004, n ). Sanctions en cas d utilisation non conforme Lorsque les heures de délégation n ont pas été utilisées conformément à leur objet mais de façon non frauduleuse (par exemple, en cas d interprétation extensive par le salarié de sa mission représentative), le représentant du personnel doit rembourser les heures indûment payées. En cas d utilisation frauduleuse des heures de délégation, la sanction peut être disciplinaire, pouvant aller du simple avertissement au licenciement, et/ou pénale si la fraude tombe sous le coup de la loi pénale (Cass. soc., 27 novembre 1985, n ). Des dépassements répétés et non justifiés du crédit d heures constituent une faute suffisamment grave pour justifier le licenciement du délégué, après autorisation de l inspecteur du travail (CE, 17 déc. 1993, n ). Au plan pénal, le représentant du personnel qui utilise une journée de délégation pour se livrer à des activités syndicales dans une autre entreprise commet le délit d escroquerie à l égard de son employeur. Il fait usage d une fausse qualité qui a été la cause déterminante de la remise des sommes indûment payées par l employeur, ce qui constitue une manœuvre frauduleuse au sens de l article du Code pénal (Cass. soc., 8 juillet 1986, n ). LIAISONS SOCIALES Législation sociale 5

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