COMPTABILITE : NOTIONS DE BASE

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1 Fiche technique réglementaire Version du 18 juillet 2008 COMPTABILITE : NOTIONS DE BASE 1. DEFINITION La comptabilité peut être définie comme une technique normalisée d enregistrement des flux (achats et ventes de biens ou de services, ) qui affectent le patrimoine d une personne juridique. Toute la qualité du système comptable repose donc sur : L exhaustivité des données enregistrées : l ensemble des flux qui affectent le patrimoine doivent être enregistrés au jour le jour et classés dans les bons comptes pour le bon montant. En dehors des flux, on enregistre également d autres évènements qui affectent le patrimoine et qu on appelle des opérations d inventaire (ex : appréciation et évaluation de l usure du matériel, anticipation d un risque probable ). La correcte évaluation des flux : l évaluation des flux enregistrés ne doit pas être contestable. Un achat (ou une vente) est enregistré au prix mentionné sur la facture (lui-même déterminé sur la base d un contrat, d une commande) ou sur un autre engagement juridique (décision de recrutement, contrat de travail, etc) ; une dépréciation ou un risque sont déterminés de façon objective et quantifiable. 2. LE PATRIMOINE La finalité de tout système comptable est de permettre de fournir une description fidèle et détaillée du patrimoine de la personne juridique. Par patrimoine, il convient d entendre l ensemble des biens (immeubles, meubles, stocks) mais aussi la trésorerie, les dettes (factures en instance, emprunt), les créances (clients). Globalement et schématiquement, on présente la situation patrimoniale sous forme d un tableau de synthèse, appelé bilan, qui récapitule, à un moment donné, par élément de nature identique : Ce que la personne a : immobilisations corporelles (bâtiments, voitures, matériels techniques, mobilier ) ou incorporelles (brevets), stocks (si la personne stocke des produits), créances, trésorerie. Ce que la personne possède s appelle l actif. Ce que la personne doit : dette vis-à-vis des actionnaires (capital), des banques (emprunt), des fournisseurs (factures non payées). Ce que la personne doit s appelle le passif. Page 1 sur 5

2 Ces deux colonnes constituent le bilan. IMMOBILISE CIRCULANT Immobilisations incorporelles Frais de recherche et de développement Concessions, brevets, licences, marques, procédés, droits similaires Fonds commercial Immobilisations corporelles Terrains Constructions Installations, matériel et outillage industriel Immobilisations financières Participations Créances rattachées à des participations Autres titres immobilisés Stocks et en-cours Matières premières et autres approvisionnements En-cours de production (biens et services) Produits intermédiaires et finis Marchandises Avances et acomptes versés aux fournisseurs Créances Créances clients et comptes rattachés résultant de ventes ou prestations de service Autres (cessions d actif immobilisé ) Divers Valeurs mobilières de placement Disponibilités (banque, CCP, caisse) Charges constatées d'avance CAPITAUX PROPRES DETTES PROBABLES DETTES CERTAINES PASSIF Capital social Réserves légale, statutaires, ou réglementées Autres réserves Report à nouveau Résultat de l'exercice [bénéfice ou perte (+ ou -) Subventions d investissement Provisions pour risques Provisions pour charges Dettes financières Emprunts & dettes Dettes d'exploitation Avances et acomptes reçus des clients sur commandes en cours Dettes sur achats auprès des fournisseurs et comptes rattachés (dont charges à payer) Dettes fiscales et sociales (personnel, impôts, URSSAF,etc) Dettes diverses Dettes sur immobilisations Autres dettes Produits constatés d'avance Comptes de régularisation Charges à répartir sur plusieurs exercices (III) Écarts de conversion actif Comptes de régularisation I Écarts de conversion passif N.B. : Dans un établissement public comme le CNRS, le «capital» est constitué par la valeur des biens que l Etat a remis en dotation ou en affectation à l établissement, de manière permanente, pour lui permettre de remplir sa mission. Page 2 sur 5

3 Tous les emplois (actif) devant être financés par des ressources (passif), on retrouve globalement et nécessairement une égalité entre les deux colonnes qui traduit l équilibre du bilan. Le bilan fait apparaître le résultat de l activité de la personne juridique (bénéfice ou perte) mais ne fournit pas le détail des opérations qui ont permis de le déterminer. Pour les obtenir, la comptabilité qui a également pour vocation de dégager le résultat de l activité, utilise un état qui récapitule toutes ces opérations et appelé «le compte de résultat». Il synthétise les charges et les produits pour une période donnée, appelée exercice comptable, et fait apparaître, par différence, après déduction des amortissements et des provisions, le bénéfice ou la perte de l'exercice. Il est obligatoirement fourni sur deux années consécutives afin de suivre l'évolution de l'entreprise ou de l établissement d'une année sur l'autre. 3. LES CHARGES ET LES PRODUITS DE LA PERSONNE Le compte de résultat est alimenté par l'enregistrement des recettes génératrices de «produits» (partie droite du compte de résultat) et l enregistrement de ce que l'entreprise consomme qui constitue ses "charges" (partie gauche du compte de résultat). La différence entre les deux colonnes donne le bénéfice ou la perte, qui sera reporté en + ou en au passif du bilan. Si le compte de résultat regroupe la totalité des charges et des produits, toutes n auront pas une influence sur le résultat bénéficiaire ou déficitaire. 1 - Parmi les opérations réalisées, certaines n auront pas d influence réelle sur le résultat : Exemples si on paie une facture, on réduit ses dettes (donc on réduit le passif) mais parallèlement on diminue les disponibilités à la banque (donc on diminue l actif) ; au final, les mouvements en «emplois» et «en ressources» sont équivalents ; si on encaisse la facture d un client, on diminue les créances dans la partie actif mais parallèlement on augmente les disponibilités à la banque dans la même partie actif ; au final, on modifie simplement la répartition entre les postes des «emplois». 2 D autres opérations ont une incidence réelle sur le résultat Une entreprise fabrique un bien qu elle vend ou rend un service (produits). Pour les fournir, elle consomme d autres biens et services (main d oeuvre, matières premières, fluides, etc) qui constituent ses charges. Si les recettes sont supérieures aux charges, l entreprise est bénéficiaire. Page 3 sur 5

4 Les produits et les charges sont organisés dans le compte de résultat selon les principales fonctions en distinguant : des produits et charges d'exploitation qui correspondent à l activité économique courante, des produits et charges financiers (ex : paiements des intérêts des emprunts, gains ou pertes sur des placements), des produits et charges exceptionnels (ex : vente d un immeuble). Par convention (selon le plan comptable général), les charges sont répertoriées dans des comptes commençant par 6 (classe 6), et les produits dans des comptes commerçant par 7 (classe 7). CHARGES Compte de résultat de l'exercice N PRODUITS Postes Total Postes Total Charges d'exploitation Produits d'exploitation Achats de marchandises +/- Variation de stock Achats de matières premières et autres approvisionnements +/- Variation de stock Autres achats et charges externes Impôts, taxes et versements assimilés Salaires et traitements Charges sociales - Sur immobilisation : dotations aux amortissements - Sur immobilisation : dotations aux provisions - Sur actif circulant : dotations aux provisions - Pour risques et charges : dotations aux provisions Autres charges Résultats d exploitation = Charges financières Intérêts et charges assimilées Différences négatives de change Charges nettes sur cessions de valeurs mobilières de placement Charges exceptionnelles Sur opérations de gestion Sur opérations de capital I Bénéfice Ventes de marchandises Production vendue (biens et services) Sous total A - montant net du chiffre d'affaires Production stockée Production immobilisée Reprises sur provisions et transferts de charges Autres produits Sous Total B Résultats d exploitation = TOTAL (A + B) I Produits financiers De participation D'autres valeurs mobilières et créances de l'actif immobilisé Autres intérêts et produits assimilés Reprises sur provisions, transferts de charges Différences positives de change Produits nets sur cessions de valeurs mobilières de placement Produits exceptionnels Sur opérations de gestion Sur opérations en capital Reprises sur provisions et transferts de charges I Perte Page 4 sur 5

5 Quelques remarques Comme toute personne juridique, les établissements publics (dont le CNRS) disposent d un système comptable qui doit appréhender au mieux les flux qui affectent le patrimoine de l établissement. La déconcentration sur l ensemble du territoire des opérations ne doit pas affecter la fiabilité des données. L outil de gestion dont s est doté le CNRS permet d enregistrer au jour le jour les opérations et de disposer quotidiennement d une vision consolidée et actualisée de la situation financière de l établissement. Au-delà de l outil, la fiabilité des données produites repose largement sur la qualité des enregistrements quotidiens effectués dans les laboratoires. Un achat livré par les fournisseurs pour lequel la date de livraison n a pas été renseignée et transmise dans le système d information ne permet pas de retracer immédiatement la charge et fausse la réalité des comptes. De même, une prestation de service assurée pour un client et non enregistrée comptablement réduit le volume des ventes et fausse le résultat La démarche vers une meilleure qualité comptable vise essentiellement cet objectif. Il s agit, à partir de réflexions sur les organisations, les procédures ou les solutions techniques, de garantir que l ensemble des flux qui affectent le patrimoine de l établissement soit correctement enregistrés au bon moment, sur les bons comptes et pour leur montant exact. La fiabilité des données comptables en dépend. Précisons enfin que les tableaux présentés ci-dessus ont une valeur descriptive mais sont des supports de l analyse de la santé financière d une personne juridique. A titre d exemple, vous pouvez consulter le bilan d activité 2007 du CNRS. Page 5 sur 5

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