Cahier des charges. Secteur d activité : tous Type d accompagnement : individuel collectif SOMMAIRE

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1 Cahier des charges Secteur d activité : tous Type d accompagnement : individuel collectif SOMMAIRE PRESENTATION DU DLA... 2 OBJET DE LA PRESTATION... 3 MODALITES DE LA PRESTATION... 6 MODALITES DE L OFFRE... 7 MODALITES DE SELECTION... 8 LIENS AVEC LE DLA... 8 REMARQUE COMPLEMENTAIRE

2 PRESENTATION DU DLA Objectif et missions Le DLA a été créé en 2002 par l Etat (ministère de l emploi) et la Caisse des dépôts pour accompagner les associations dans la sortie du dispositif nouveaux services emplois jeunes. En région Centre, c est à partir de que les départements se sont dotés d un DLA. Le DLA est un outil à la disposition des structures d utilité sociale employeuses (en priorité : petites et moyennes associations, structures d insertion par l activité économique, coopératives à finalité sociale). Il a pour finalité la création, la consolidation, le développement de l'emploi et l'amélioration de sa qualité, dans une démarche de renforcement du modèle économique de la structure accompagnée, au service de son projet associatif et du développement du territoire. Les thématiques prioritaires d intervention pour la période sont : la gestion des ressources humaines et la fonction employeur le modèle économique la gouvernance associative l'ancrage territorial et le lien aux collectivités la diversification des partenariats, dont les partenariats avec les entreprises les logiques de regroupement, de mutualisation, de coopération entre structures. Financement et pilotage Avec près de structures accompagnées au niveau national, dont en région Centre, le DLA a su faire la preuve de son utilité. Il est désormais financé également par le FSE et certaines collectivités locales (Conseils généraux, agglomérations, villes), par le ministère de la jeunesse, des sports et de la vie associative, les CAF et l ACSE Les pilotes nationaux du dispositif sont donc l Etat et la Caisse des dépôts, mais aussi le Mouvement associatif (ex-cpca). Organisation Suite à un appel à projet, le DLA est porté pour une durée de 3 ans par une association spécialisée dans l accompagnement de structures d utilité sociale et ancrée sur son territoire. En région Centre Val de Loire, les DLA départementaux sont portés par : la Ligue de l enseignement dans le Cher ISMER BGE dans, le Loir et Cher, les BGE dans l Indre, le Loiret et l Eure et Loir, ID 37 dans l Indre et Loire. Le DLA régional est porté par l Union Régionale des BGE (URBGE). 2

3 Pour plus d informations sur le DLA en région Centre, consulter le site internet : OBJET DE LA PRESTATION Le présent cahier des charges s'inscrit dans le cadre d'une prestation de service commandée par le DLA de l Eure et Loir. Il a pour objet de : «Accompagnement des associations souhaitant répondre à l appel à projets Contrat de ville 2018 de Chartres Métropole» 3

4 Problématique / Besoins Lors des réponses aux appels à projets les associations peuvent rencontrer des difficultés à présenter et valoriser leur projet, et à donner des éléments budgétaires consistants. Une incompréhension des attentes peut être révélée, des difficultés à remplir les documents également, si bien que les projets présentés ne reflètent pas clairement le travail et l action des associations menés sur le terrain et auprès des individus. Un besoin de méthodologie est alors ressenti. Cet accompagnement intervient donc pour aider les associations dans la formulation de leur réponse à l appel à projet Contrat de ville, dont la date limite de dépôt des dossiers pour les structures est fixée au vendredi 12 janvier Objectifs Actions / Echéances Résultats Ressou rces Mardi 17 Octobre 2017, de 14h à 17h30 : Contrat de Permettre de Ville et méthodologie de produire des Prestata projet réponses à ire - Rappeler l historique & l appel à projets, les objectifs des Politiques de qualité et DLA de la ville, dresser un avoir un impact panorama des axes plus global sur la d implication ; capacité des - Apporter les grands associations à principes méthodologiques inscrire leurs de la Construction de actions dans le projet, à partir d exemples cadre des concrets. Professionnaliser les associations employeurs en les aidants à inscrire leurs actions dans le cadre des financements sur projet ; Accompagner les structures dans la formalisation du projet qu elles souhaitent présenter en réponse à l appel à projets ; Expliquer les enjeux de la communication et présenter les outils et les supports nécessaires pour valoriser son projet ; Aider les structures à se perfectionner sur les aspects budgétaires et comptables liés à ce projet ; Jeudi 16 Novembre 2017, de 9h à 17h30 : La communication au service du projet associatif - Identifier les enjeux de la communication ainsi que les outils et les supports nécessaires ; - Formaliser une stratégie de communication adaptée à sa structure : savoir valoriser son projet associatif, en fonction des enjeux du Contrat de Ville, et à travers la valorisation des résultats de sa structure ; - Echanger sur les bonnes et mauvaises pratiques. financements sur projet, grâce à : - des méthodes, outils, performants et efficaces ; - des structures mieux formées, et plus professionnelles. Pouvoir répondre le cas échéant à un autre besoin en lien avec les objectifs précédents Mardi 28 Novembre 2017, de 9h à 17h30 : L élaboration du Budget Prévisionnel - S approprier les conceptsclefs de la finance pour une évaluation appropriée de l action ; - Rappeler les règles d attribution 4

5 (cofinancements, seuils,...) et souligner les devoirs (suivis, bilans,...) ; - Proposer des cas pratiques basés sur l échange et l interactivité ; - Procéder à l élaboration d un budget prévisionnel et ses indicateurs à partir d un exemple concret. - Valoriser les ressources humaines au sein de sa structure Jeudi 7 Décembre 2017, de 9h à 13h : Accompagnement individualisé en groupes restreints - Echanger sur l avancée des réflexions, partager des expériences et trouver des solutions ; - Examiner ensemble les situations (idées d action) ; - Accompagner et répondre aux spécificités de chaque association par la formation de groupes restreints (structuration) ; - Travailler à la formalisation (pré-dossier CERFA). 5

6 MODALITES DE LA PRESTATION Echéances Les sessions d accompagnement collectif auront lieu sur 4 dates différentes en Eure et Loir à Lucé. Sur la base des profils des structures inscrites, le contenu de l'intervention collective devra être adapté. Des groupes pourront être constitués pour faire en sorte que les sessions collectives soit les plus «individualisées» possibles. En plus des quatre ateliers collectifs qui font l objet du présent cahier des charges, des appuis sur site individuels pourront être commandés selon les besoins identifiés et les moyens disponibles du DLA. Le temps à consacrer aux appuis sur site individuels sera à évaluer avec la structure concernée en lien avec la Chargée de mission DLA départemental. Il pourra aller d ½ journée à 2 jours maximum et fera l objet d un avenant à la convention initiale. Lieu de l'intervention La mission d'accompagnement se déroulera dans l agglomération de Chartres. Compétences Spécifiques attendues - Connaissance impérative du fonctionnement associatif (organisation, vie associative) - Connaissance impérative des dernières évolutions des politiques de la ville (création des contrats de ville, conseils citoyens, ) - Expérience dans l accompagnement des associations dans le cadre d Appels à Projets liés à la politique de la ville. - Expertise en gestion de projets, comptable et financière. - Expertise en communication autour de projets associatifs Budget estimé Le budget attribué à cet accompagnement est de pour les 3 journées collectives totales initiales (découpées en 2 x ½ journée et 2 x 1 journée). Le budget attribué aux éventuels temps individuels optionnels est de 500 par demi-journée et par structure, soit 1000 par jour et par structure. Il comprend les temps de préparation, de rédaction de rapport et de déplacement ainsi que les frais liés à la mission. Conditions de règlement La somme sera versée au prestataire par le DLA sur présentation de factures selon les modalités suivantes : -30% à la signature de la convention, -70% au terme de la mission d accompagnement, une fois reçu et validé le rapport de fin de mission par le DLA. Le versement correspondant sera effectué par chèque bancaire dans un délai de 45 jours fin de mois, à compter de la réception du rapport de fin de mission. 6

7 Rapport final Le prestataire devra rendre un bilan final écrit, qui comportera les éléments suivants : rappel de la commande et des objectifs visés par le DLA, méthodologie employée dans le cadre de la mission, calendrier du travail réalisé distinguant les jours sur site et hors site, assorti des feuilles d émargement et de suivi des travaux, présentation du travail réalisé, des résultats obtenus, des conclusions et synthèse des points principaux, préconisations et échéancier éventuel, tous documents et outils utilisés ou réalisés pendant la mission explicitant l'accompagnement et les résultats. Évaluation de la mission La mission sera évaluée au moyen d'indicateurs : le respect de la convention qui sera signée avec chacun des DLA départementaux, la disponibilité, l'adaptabilité, la qualité du contact et des échanges, l adéquation entre les moyens mis en œuvre et les objectifs à atteindre. MODALITES DE L OFFRE La proposition d intervention devra comporter les éléments suivants une note méthodologique détaillant les étapes de l accompagnement et les modalités d'implication de la structure(s) bénéficiaire(s) ; * dans le cas d un accompagnement individuel, des temps de cadrage de la mission, de lancement de l accompagnement et de restitution des travaux devront être spécifiquement prévus entre les 3 parties prenantes (association, DLA, prestataire) ; les compétences mises à disposition pour le déroulement de la mission (avec CV et références); les livrables envisagés (des exemples de livrables du même type réalisés par le prestataire peuvent être joints en annexe à titre d illustration) Planification et budget : un calendrier prévisionnel de réalisation de l'intervention; le détail du nombre de journées ainsi que le nombre d heures par jour ou demi-journée ; la répartition du temps passé sur site et hors site ; 7

8 un budget détaillé de l'intervention, incluant les coûts afférents (déplacements, hébergement, restauration) et de préparation. Il présentera également le budget détaillé pour la réalisation d un temps d appui sur site individuel pour une structure. Modalités de remise La proposition devra être adressée par mail à Mathilde LASSERRE, Chargée de mission DLA 28 à mathilde.lasserre@bge45.fr, au plus tard le 13/09/2017. Les propositions reçues après cette date ne seront pas retenues. MODALITES DE SELECTION La proposition sera étudiée et la sélection réalisée par un comité de sélection. Les critères d appréciation des propositions seront : Le respect des délais (de remise de la proposition, d intervention) : 15 % La pertinence de la réponse (méthodologie, livrables matériels ou immatériels) : 30 % La qualité des intervenants (expériences, compétences) : 30 % Le coût de la prestation (respect du budget, détail des coûts et des frais afférents) : 25 % Une attention particulière sera accordée à la part de temps de travail effectué sur site, aux côtés de la/des structure(s) bénéficiaire(s). Le comité de sélection se réunira au plus tard le 20/09/2017. En cas de modification du délai de réponse, les candidats seront informés par le DLA. La sélection se fera sur la base de propositions écrites et, si nécessaire, sur proposition orale complémentaire. LIENS AVEC LE DLA Le DLA est le commanditaire de cet accompagnement. Aussi : Dans le cadre d un accompagnement collectif : une convention bipartite sera signée entre le prestataire retenu et la structure porteuse du DLA, qui rappellera l'objet de la mission, définira les diverses modalités de fonctionnement et contractualisera les engagements de chacune des parties. Dans le cadre d un accompagnement individuel : Une convention tripartite sera signée entre le prestataire retenu, la structure porteuse du DLA lors du lancement de l accompagnement. Elle rappellera l'objet de la mission, définira les diverses modalités de mise en œuvre et contractualisera les engagements de chacun. Des points d'étapes devront être effectués par le prestataire, prenant la forme d entretiens téléphoniques ou d échanges par mail avec le DLA. 8

9 Le DLA départemental est l interlocuteur référent pour obtenir toute information complémentaire concernant les structures bénéficiaires. Le prestataire n est pas autorisé à prendre contact avec les structures bénéficiaires. En cas de litige, la structure porteuse du DLA est l'interlocuteur référent auprès de la/des association(s). REMARQUE COMPLEMENTAIRE La réalisation de cette mission est cofinancée par le Fonds Social Européen. En conséquence, le prestataire retenu devra respecter certaines obligations liées à l utilisation des fonds structurels conformément aux prescriptions de la législation. Fait à Luisant, le 24 Août