Ain. Rhône. Loire. Guide pratique du Plan Inter-Etablissement. Ardèche ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER

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1 Ain Rhône Loire Ardèche Guide pratique du Plan Inter-Etablissement ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER

2 Règles Règles

3 Sommaire 1 - Définition Page But Page Objectifs Page Bénéficiaires Page Contenu du plan Page Typologie des actions Page Public des actions Page Modalités de révision du contenu Page Règles de fonctionnement Page Couverture géographique Page Financement Page Mandatement de l ANFH Page Achat de formation Page Terrains de stage Page Processus d élaboration du plan (tableau détaillé) Page Calendrier récapitulatif du processus d élaboration Page 6

4 PLAN INTER-ETABLISSEMENTS Réf. Documentaire : REG_01 Page 1 Règles de fonctionnement et processus d élaboration Rhône 1 - Définition Le plan inter-établissements (PIE) est une démarche collective issue d un consensus entre les établissements, coordonnée par l ANFH. Il consiste à mettre en commun des potentiels de formation pour les établissements d une même zone géographique. La participation des établissements est volontaire. L ANFH a un rôle de facilitateur et d organisateur, non de prescripteur. Les établissements participants sont les acteurs de ce plan. 2 - But Fédérer les besoins en formation des établissements et y répondre en apportant la logistique et l expertise de l ANFH. 3 - Objectifs Développer la richesse des échanges inter-établissements et interprofessionnels entre les agents Constituer des groupes inter de proximité Faciliter l accès à la formation des personnels peu qualifiés Simplifier et optimiser l achat de formation pour les établissements. L ANFH réalise : - Les cahiers des charges et appels d offre - La signature des conventions de formation - Une négociation financière régionale - La négociation pédagogique Simplifier l enregistrement du plan de formation - Pas de demande de prise en charge (excepté pour les actions d ingénierie) Simplifier la gestion des formations - Réception et règlement des factures par l ANFH (excepté pour les actions d ingénierie) 4 - Bénéficiaires - Etablissements et/ou services de gériatrie de toute taille (Majoritairement EHPAD, Maisons de Retraites et Hôpitaux Locaux) - Autres établissements intéressés par des thématiques transversales (MAS et Foyers d Accueil) - Centres hospitaliers sur des thèmes spécifiques Mise à jour : Juillet 2008

5 5 - Contenu du plan Réf. Documentaire : REG_01 Page Typologie des actions Toutes les actions intégrant le plan inter-établissements donnent lieu à la rédaction d un cahier des charges et d une mise en concurrence Actions de formation Actions de formation, composant le plan inter-établissements aujourd hui, pour lesquelles l ANFH : - Réalise le cahier des charges et l appel d offres - Organise la réalisation des actions : enregistrement sur le plan de formation sans DPC, convocation des agents, réception et règlement des factures pédagogiques et des repas de midi Formations de base Formations liées aux «compétences» et/ou fonctions clés dans les établissements : - Soit récurrentes : les agents ont besoin de se former régulièrement sur ces thèmes - Soit pérennes : l arrivée de nouveaux agents dans les établissements (recrutement - remplacement ) nécessite l organisation de formations spécifiques d entrée dans l emploi. Liste des compétences et fonctions clés Réf. Documentaire : REG_02 1/ Soins 1.1/ prise en charge des troubles cognitifs ou psychiatriques 1.2/ soins de fin de vie 1.3/ soins psycho-corporels 1.4/ prise en charges spécifiques 1.5/ prévention des risques 2/ Administratifs 3/ Logistique / technique 4/ Management et conditions de travail 4.1/ démarche qualité 5/ Fonctions et profils 6/ Culture institutionnelle 7/ Soins à domicile Formations ponctuelles Formations organisées à la demande des établissements : - Pour initier une nouvelle démarche / nouvelle réglementation - Sur une période courte (1 à 2 ans) Actions d ingénierie NOUVEAUTÉ L ANFH propose son expertise pour la mise en place de formation intra : élaborer le cahier des charges, réaliser l appel d offres puis mettre en relation l organisme avec les établissements intéressés. L organisation pratique de la formation (signature des conventions, DPC, convocation des agents) est réalisée par les établissements intéressés. Dans un premier temps, le nombre sera limité à une ou deux actions sur l ensemble des départements. Les thèmes devront être porteurs afin de concerner une majorité d établissements. Mise à jour : Juillet 2008

6 5.2 - Public des actions Réf. Documentaire : REG_01 Page 3 Le plan inter-établissements doit permettre à tous les personnels, quelles que soient leurs fonctions ou grades, de trouver une formation qui peut les intéresser. Les actions de formation de base proposées répondront à la répartition suivante : Clé de répartition des actions de formation : - 10% à destination du personnel administratif - 10% à destination du personnel logistique et technique - 50% à destination du personnel soignant, éducatif et médico-technique - 30% d actions de formation transversales Réf. Documentaire : REG_ Modalités de révision du contenu Composition d un groupe de coordination Le présent contenu est déterminé par un groupe de coordination, composé des membres du groupe projet. Dès validation des travaux du groupe projet, ce groupe de coordination devra être élargi pour être composé de : - au moins 1 directeur - des cadres de santé - des administratifs - au moins 1 logistique / technique Le groupe de coordination (GC) est chargé de : - Déterminer pour une période triennale les compétences et fonctions clés des formations de base et la clé de répartition en fonction du public visé - Proposer annuellement des nouveaux thèmes aux établissements dans le respect des règles cidessus : o Pour les actions arrivant à terme dans le plan de base o Pour les formations ponctuelles o Pour les actions d ingénierie - Valider les actions de formations qui composeront le plan, à partir des propositions des établissements Durée de validité Le présent contenu est déterminé et validé pour une durée de 3 ans. Mise à jour : Juillet 2008

7 6 - Règles de fonctionnement Réf. Documentaire : REG_01 Page Couverture géographique Il est composé de quatre plans départementaux ; chaque établissement pouvant choisir de se rattacher au département qu il souhaite et pouvant s inscrire à des formations des autres départements. Il peut être composé de formations inter-départementales lorsque les inscriptions d un département sont insuffisantes pour organiser un groupe Financement Les frais (enseignement, déplacements, traitement) sont imputés sur les plans de formation des établissements au prorata du nombre d agents inscrits Mandatement de l ANFH Les établissements mandatent l ANFH pour acheter la formation, organiser et gérer le plan interétablissements Achat de formation Commission achat de formation PIE Une ou plusieurs commissions «achat de formation PIE» régionales peuvent être réunies en fonction du nombre de formations à élaborer. Ces commissions sont composées au minimum de : - 1 directeur - 1 cadre de santé - 1 responsable formation - 1 conseiller formation de l ANFH Avec un maximum de 8 personnes Règles d achat L achat est réalisé sur appel d offres : - Elaboration d un cahier des charges par la commission «achat de formation PIE» - Mise en concurrence de 5-6 organismes - Sélection d un organisme par la même commission - Réalisation de la formation et évaluation : o Si l évaluation est satisfaisante, la formation est reconduite sur 2 années supplémentaires o Si l évaluation n est pas satisfaisante, nouvel appel d offres Terrains de stage Les formations sont réalisées dans les établissements participants. Mise à jour : Juillet 2008

8 7 - Processus d élaboration du plan Année A Préparation du plan : Définition de la politique, analyse des besoins FEVRIER Année A DEBUT MARS Année A MI MARS - FIN AVRIL Année A Préparation du groupe de coordination GC1 (ANFH) Faire le point sur les évaluations des formations organisées sur le plan A-1 Lister les formations arrivant à terme en année A et celles reconduites sur A Réunion du groupe de coordination (GC1) - TOUS LES 3 ANS, détermination : o Des compétences et fonctions clés (Référence documentaire : REG_02) o De la répartition entre les différentes catégories de personnel (Référence documentaire : REG_03) - CHAQUE ANNEE, proposition d orientations (axes de réflexion) pour : o Les formations de base dont l appel d offres arrivent à terme o Les formations ponctuelles et les actions d ingénierie Questionnement des établissements Recenser les besoins sur ces thématiques par l envoi d un questionnaire à l ensemble des établissements (Référence documentaire : FOR_01) Achat de formation FIN JUIN DEBUT JUILLET Année A FIN JUIN FIN JUILLET Année A SEPTEMBRE Année A Elaboration du plan définitif JUIN et OCTOBRE Année A Elaboration des cahiers des charges (Commission «achat de formation PIE» CAF1) Elaborer les cahiers des charges des formations retenues lors des réunions (R1) du mois de juin Choix des prestataires potentiels, envoi des appels d offres et réception des propositions (ANFH) Sélectionner les organismes de formations qui seront destinataires des cahiers des charges Les leurs adresser dès ces derniers finalisés Enregistrer chaque proposition dans le récapitulatif des formations proposées au plan de l année A+1 (Référence documentaire : FOR_07) Adresser aux membres de la commission «achat de formation PIE», préalablement à la réunion CAF2 : - les propositions des organismes - le récapitulatif des formations proposées au plan de l année A+1 du département (Référence documentaire : FOR_07) - la grille de dépouillement des offres Choix des prestataires (Commission «achat de formation PIE» CAF2) Dépouiller les offres et sélectionner les prestataires de formation Contrôle des éléments définis lors des réunions préparatoire (R1) et de finalisation du plan (R2) Réf. Documentaire : REG_01 Page 5 DEBUT MAI Année A Réunion du groupe de coordination (GC2) Déterminer les thèmes des actions de formation qui seront proposés à l ensemble des établissements à partir du retour des questionnaires Le groupe pourra hiérarchiser les thèmes et définir un calendrier de réalisation. NOVEMBRE MI DECEMBRE Année A Communication du plan Détermination des éléments manquants Recueil des besoins et préparation du plan MAI Année A Préparation de la réunion préparatoire (ANFH) Adresser à l ensemble des établissements : - Convocations pour la réunion préparatoire de juin présentant succinctement le plan inter-établissements - Eléments validés par le groupe de coordination (Référence documentaire : FOR_03) - Liste des formations organisées sur la région (Référence documentaire : FOR_04) Faire le point sur les évaluations des formations organisées sur l année A JUIN Année A Réunion préparatoire (réunion départementale R1) MATINEE - Introduire les travaux de l après-midi - Présenter le Plan d Actions Régional A+1 - Rappeler les règles de fonctionnement du plan inter-établissements (facturation, engagement des acteurs : accueil, évaluation ) - Partager les évaluations des formations du premier semestre - Recenser les inscriptions pour les formations reconductibles o Nombre d agents o Composition des groupes o Choix des terrains de stage - Choisir les nouvelles formations organisées en A+1, à partir des propositions du groupe de coordination - Recenser les candidatures pour la commission «achat de formation PIE» APRES-MIDI (FACULTATIF) - Temps d échange o Permettre aux établissements de s organiser pour la mise en place de projets/formations hors plan inter-établissements o Faire vivre le réseau formation : discussion/échanges autour de problématiques communes JUIN Année A MI-DECEMBRE Année A Mise en place, réalisation et suivi du plan DE NOVEMBRE Année A Année A+1 Année A Communication du plan provisoire (ANFH) Adresser à l ensemble des établissements concernés, immédiatement après la réunion R1 : - Compte rendu de décision (Référence documentaire : FOR_10) : o Composition des groupes des formations reconduites o Nouvelles formations retenues - Mandat à l ANFH (qui est à retourner complété et signé à l ANFH) (Référence documentaire : FOR_06) Communication du plan définitif (ANFH) Adresser à l ensemble des établissements concernés : - Compte rendu de décision de la réunion de finalisation du plan (R2) (Référence documentaire : FOR_11) : o Composition et planification des groupes de l ensemble du département - Récapitulatif des formations organisées sur la région (Référence documentaire : FOR_12) - Grille d évaluation orale (Référence documentaire : FOR_13) Contractualisation avec les prestataires (ANFH) Définir les conditions d intervention avec les organismes sélectionnés Signer les conventions de formation Détermination des éléments manquants (ANFH) Mise en œuvre des formations Rôle de chaque acteur Cf. «Engagement des acteurs dans la mise en œuvre du plan inter-établissements» (Référence documentaire : REG_04) Accueil des formations Cf. Guide de l accueil (Référence documentaire : PRO_01) JUILLET À SEPTEMBRE Année A Préparation de la réunion de finalisation du plan (ANFH) Renseigner le récapitulatif des formations proposées au plan de l année A+1 (Référence documentaire : FOR_07) Faire le point sur les évaluations des formations organisées sur l année en-cours Adresser aux établissements - En Juillet, après réalisation des cahiers des charges des nouvelles formations : o Les fiches synthétiques des cahiers des charges (Référence documentaire : FOR_08) - En Septembre, après choix des organismes par la commission «achat de formation PIE» : o Les programmes retenus et fiches pédagogiques correspondantes (Référence documentaire : FOR_09) o Le récapitulatif des formations proposées au plan de l année A+1 du département (Référence documentaire : FOR_07) OCTOBRE Année A Réunion de finalisation du plan (réunion départementale R2) MATINEE - Partager les évaluations des formations réalisées depuis la dernière réunion - Planifier les groupes programmés en juin - Recenser les inscriptions pour les nouvelles formations : o Nombre d agents o Composition des groupes o Choix des terrains de stage o Choix des dates d intervention - Temps d échange o Permettre aux établissements de s organiser pour la mise en place de projets/formations hors plan inter-établissements DE MI-DECEMBRE A Evaluations des actions Cf. Guide et grille de l évaluation orale (Référence documentaire : PRO_02 et FOR_13) Enregistrement informatique du plan et suivi financier Création du plan Mi-Décembre Année A : Saisie informatique par l ANFH du Plan inter-établissements de l Année A+1 à partir du compte rendu de décision de la réunion de finalisation du plan (R2) Début janvier Année A+1 : Envoi par l ANFH des fiches de prise en charge et confirmation d engagement aux établissements participant au PIE Avant Mars Année A+1 : Retour des fiches de prise en charge et confirmation d engagement complétées et signées par les établissements : - Noms des stagiaires - Evaluations des frais de déplacements / Hébergement et Traitement Paiement des factures Repas de midi (Ardèche et Rhône) L établissement receveur transmet à l ANFH : - L état de remboursement précisant la répartition du nombre de repas par établissement présent - La feuille d émargement correspondante - Un titre de recettes Frais d enseignement (pédagogie + déplacements des formateurs) L ANFH réceptionne et règle la facture Frais de déplacements des agents et de traitement L établissement envoie à l ANFH les demandes de remboursement. Mise à jour : Juillet 2008

9 Plan Inter-Etablissements Calendrier du processus d élaboration Réf. Documentaire : REG_05 Page 6 Tâche Début Fev. Fin Lien Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Nov. Dec. Janv. Fev. Mars Q01 Q02 Q01 Q02 Q01 Q02 S01 S02 S03 S04 S01 S02 S03 S04 Q01 Q02 Q01 Q02 S01 S02 S03 S04 S01 S02 S03 S04 Q01 Q02 Q01 Q02 Q01 Q02 Q01 Q02 Q01 Q PREPARATION DU PLAN : DEFINITION DE LA POLITIQUE, ANALYSE DES BESOINS 11 - Préparation du groupe de coordination GC1-30 GC Réunion du groupe de coordination (GC1) 1 mars. 15 mars. GC Questionnement des établissements GC1 + 1 GC Réunion du groupe de coordination (GC2) 1 mai. 15 mai. 13 GC2 2 - RECUEIL DES BESOINS ET PREPARATION DU PLAN 21 - Préparation réunion préparatoire R1-30 R Réunion préparatoire (R1) 1 juin. 25 juin. R Préparation réunion d élaboration du plan CAF1 + 1 R Réunion d élaboration du plan (R2) 1 oct. 25 oct. R2 3 - ACHAT DE FORMATION 31 - Elaboration des cahiers des charges (CAF1) R juil. 22 CAF Choix des prestataires potentiels, envoi des appels d offres R juil Réception des propositions 1 aout 31 aout Choix des prestataires (CAF2) 1 sep. 15 sep. 322 CAF2 4 - ELABORATION DU PLAN DEFINITIF Contrôle des éléments définis lors de la réunion préparatoire R juin Contrôle des éléments définis lors de réunion d élaboration du plan R oct Détermination des éléments manquants 1 nov. 15 déc COMMUNICATION DU PLAN 51 - Communication du plan provisoire R juil Communication du plan définitif 15 déc. 20 déc MISE EN PLACE, REALISATION ET SUIVI DU PLAN 61 - Contractualisation avec les prestataires 1 nov. 41 Mise à jour : Juillet Détermination des éléments manquants 1 jan Mise en œuvre des formations 1 jan Création du plan : saisie informatique + envoi des fpec 15 déc. 15 jan Création du plan : retour des établissements 15 jan. 31 mars Paiements des factures 1 jan. 63 CAF1 : Commission d achat de formation : élaboration des cahiers des charges CAF2 : Commission achat de formation : choix des prestataires GC1 : 1 ère réunion du groupe de coordination GC2 : 2 ème réunion du groupe de coordination R1 : Réunion préparatoire du plan R2 : Réunion de finalisation du plan Réunion / Rencontre avec les établissements Activité à réaliser tout au long de l éxecution du plan Activité à réaliser sur la période à l initiative de l ANFH Activité à réaliser sur la période à l initiative de l établissement

10 Références documentaires Références documentaires

11 PLAN INTER-ETABLISSEMENTS Réf. Documentaire : REG_06 Page 1 Références documentaires Liste des documents utilisés Règles : REG_00 Procédures : PRO_00 Formulaires : FOR_00 Référencement Document Usage Rhône REG_01 Règles de fonctionnement du plan Règles générales inter-établissements et son processus Intégré dans le classeur remis d élaboration aux établissements REG_02 Liste des compétences et Utilisé chaque année par fonctions clés le groupe de coordination A communiquer aux établissements dès modification REG_03 Clé de répartition des actions Utilisé chaque année par le groupe de formation de base entre de coordination les différentes catégories de personnel A communiquer aux établissements dès modification REG_04 Engagement des acteurs dans Remis chaque année aux établissements la mise en œuvre du plan et organismes de formation lors de la inter-établissements préparation REG_05 Calendrier du processus d élaboration Règles générales du plan inter-établissements Intégré dans le classeur remis aux établissements REG_06 Liste des documents du plan Règles générales inter-établissements Intégré dans le classeur remis aux établissements PRO_01 Guide de l accueil Guide pratique Intégré dans le classeur remis aux établissements PRO_02 Guide d évaluation orale Guide pratique Intégré dans le classeur remis aux établissements FOR_01 Questionnaire de recensement Envoyé aux établissements lors de des besoins l étape de recensement des besoins FOR_02 Liste des formations triennales et Joint au questionnaire de recensement arrivant à échéance (code formation, des besoins intitulé, organisme) A CONSERVER par les établissements ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER Mise à jour : Juillet 2008

12 Réf. Documentaire : REG_06 Page 2 Référencement Document Usage FOR_03 Synthèse du groupe de coordination Envoyé aux établissements (analyse du recensement des besoins) préalablement à la réunion de juin en document préparatoire FOR_04 Liste des formations organisées Envoyé aux établissements sur la région préalablement à la réunion de juin en (code formation, Intitulé, organisme, document préparatoire départements, coût groupe) FOR_05 Compte rendu de la réunion de juin (Composition des groupes pour les formations reconduites + Nouveaux thèmes retenus) Envoyé aux établissements après la réunion de juin FOR_06 Mandat Envoyé aux établissements avec le compte-rendu de la réunion de juin FOR_07 FOR_08 Récapitulatif des formations du département (code formation, Intitulé, coûts groupe et horaire, durée, dates, répartition) Fiche synthétique du cahier des charges Envoyé aux établissements en document préparatoire de la réunion d octobre Envoyé aux établissements en juillet (après élaboration des cahiers des charges) en document préparatoire de la réunion d octobre FOR_09 Programmes des nouvelles formations Envoyé aux établissements en document + fiches pédagogiques préparatoire de la réunion d octobre correspondantes A CONSERVER 3 ANS par les établissements FOR_10 Compte rendu réunion de juin (Composition des groupes des formations reconduites + liste des nouvelles formations retenues) Envoyé aux établissements après la réunion de juin FOR_11 Compte rendu réunion d octobre Envoyé aux établissements après la (Composition et planification de tous réunion d octobre les groupes de formation) FOR_12 Récapitulatif des formations organisées Envoyé aux établissements avec le sur la région compte-rendu de la réunion d octobre (Code formation, intitulé, organisme, PUIS en Mars/Avril de l année de Coût groupe, terrain de stage et dates) réalisation du plan, après réactualisation FOR_13 Grille de l évaluation orale des Remis aux établissements receveurs actions de formation par avec le compte-rendu de la réunion l établissement d accueil d octobre FOR_14 Fiche de prise en charge et Transmis aux établissements dès saisie confirmation d engagement informatique du plan interétablissements Mise à jour : Juillet 2008

13 Charte Charte

14 PLAN INTER-ETABLISSEMENTS Réf. Documentaire : REG_04 Page 1 Engagement des acteurs dans la mise en œuvre du plan Rhône Le plan inter-établissements réunit plusieurs acteurs, l ANFH, les établissements, les organismes de formation et les stagiaires, autour d un même but «Fédérer les besoins en formation des établissements et y répondre». Le bon déroulement du plan nécessite que chacun identifie clairement son rôle, ses obligations, ce qu il peut attendre des autres, et qu il s engage à les respecter. Ce document a pour objectif de répondre aux questions ci-dessus, et de permettre à chacun de connaître les clés de son engagement. Lorsque un acteur, quelqu il soit, participe au plan interétablissements, il accepte les engagements ci-après. ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER

15 Engagement de l ANFH 1 Construire le plan Recueillir les besoins Construire les formations Organiser les compositions et planification des groupes 2 Contractualiser avec les établissements et les organismes de formation 3 Organiser la logistique des sessions de formation Envoyer les convocations aux établissements Envoyer les listes des stagiaires aux organismes de formation Envoyer à l établissement d accueil la feuille d émargement type 4 Ajuster les contenus de formation si nécessaire 5 Honorer les paiements

16 A Engagement des établissements Etablissement PARTICIPANT Donner mandat à l ANFH pour la gestion et la mise en place des formations inscrites au plan inter-établissements (document type à retourner à l ANFH complété et signé) Communiquer les noms des stagiaires à l ANFH Respecter sa commande (chaque inscription est facturée) Transmettre les convocations et les pièces jointes aux agents Recueillir les éléments significatifs d évaluation (cf. «Guide d évaluation des actions inter-établissements») et les communiquer à l ANFH B Etablissement d ACCUEIL Préparer le bon déroulement de la session Accueillir une session Préparer avec le formateur le moment et les modalités de l évaluation Assurer et/ou participer à l évaluation orale de fin de session et transmettre les résultats significatifs à l ANFH (cf. «Guide d évaluation des actions inter-établissements») Clore la session Assurer l accueil physique du groupe et l ouverture de la session Mettre à disposition la feuille d émargement Informer les stagiaires de l évaluation de fin de session Organiser la logistique (salle, pause café, déjeuner) Définir avec l organisme le matériel mis à disposition par l établissement * Pour les départements de l Ardèche et du Rhône, adresser à l ANFH l état de remboursement des repas de midi accompagné du titre de recettes.

17 Engagement des agents Se présenter à la session de formation Participer au processus d évaluation de la formation Engagement des organismes de formation Respecter la convention de formation Contacter les établissements d accueil pour organiser la logistique des sessions Organiser le déplacement de ses formateurs Préparer avec l établissement d accueil l évaluation de fin de session Faire signer la feuille d émargement, qui sera adressée à l ANFH avec la facture Réaliser l évaluation à chaud avec l établissement d accueil et communiquer à l ANFH une synthèse Remettre les attestations de stage aux stagiaires ou les adresser à leurs établissements d origine Rhône 75 cours Emile Zola BP Villeurbanne cedex. (Métro Charpennes) Tél Fax ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER ASSOCIATION PARITAIRE RÉGIE PAR LA LOI DU 1 ER JUILLET STATUTS DÉPOSÉS LE Mise à jour : Juillet 2008

18 Outils Outils

19 Recensement des besoins

20 PLAN INTER-ETABLISSEMENTS Réf. Documentaire : REG_06 Page 1 Recensement des besoins A retourner pour le / / Rhône Chaque année, les établissements ont la possibilité d intégrer dans le plan inter-établissements, de nouvelles formations, soit en remplacement des actions arrivant à terme, soit dans le cadre de formations ponctuelles ou d actions d ingénierie. Le groupe de coordination s est réuni début Mars pour définir les orientations retenues pour l année prochaine. Nous vous offrons la possibilité de proposer d autres orientations, auxquelles le groupe n aurait pas pensé. Nous vous demandons également de nous indiquer, pour chaque orientation présentée, les actions de formation que vous souhaiteriez voir organisées. Le groupe de coordination se réunira début mai pour étudier l ensemble des propositions. Une synthèse des décisions vous sera transmise avec les documents préparatoires de la réunion de juin. Propositions du groupe de coordination : Orientation : Contexte : Prérempli en fonction des décisions prises par le groupe de coordination Orientation : Contexte : Orientation : Contexte : ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER Mise à jour : Juillet 2008

21 Réf. Documentaire : REG_06 Page 2 Etablissement Nom du demandeur Fonction du demandeur Rhône Propositions des établissements : Autres orientations : Titre : Contexte : Titre : Contexte : Titre : Contexte : Actions de formation : Thème 1 : Pourquoi cette action? Contexte? Objectifs visés : Au retour de formation, les stagiaires doivent être capable de : Public Grades / Fonctions : Nombre de personnes : Mise à jour : Juillet 2008

22 Réf. Documentaire : REG_06 Page 3 Thème 2 : Pourquoi cette action? Contexte? Objectifs visés : Au retour de formation, les stagiaires doivent être capable de : Public Grades / Fonctions : Nombre de personnes : Thème 3 : Pourquoi cette action? Contexte? Objectifs visés : Au retour de formation, les stagiaires doivent être capable de : Public Grades / Fonctions : Nombre de personnes : A retourner à la délégation régionale AU PLUS TARD LE / / : Courrier : ANFH 75 COURS EMILE ZOLA BP VILLEURBANNE CEDEX Fax : Mail : Pièce jointe : - Liste des formations triennales et arrivant à échéance (Référence documentaire : PRO_02) Mise à jour : Juillet 2008

23 Accueillir un groupe

24 Plan Inter-établissement Réf. Documentaire : PRO_01 Bien accueillir un groupe de formation Guide de l Accue ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER

25 Avant le démarrage de la formation Préparer la logistique de la session : S assurer de la disponibilité de la salle Définir avec l organisme le matériel mis à disposition par l établissement S assurer du bon fonctionnement du matériel et de sa disponibilité pour la formation : o Nombre de tables, de chaises o Matériel de formation : paperboard, vidéo projecteur o Equipement technique : rallonge, multiprise Vérifier que le service restauration est averti Avant le démarrage de la formation Après la formation Conserver dans l établissement la grille d évaluation en vue des réunions inter-établissements Transmettre à l ANFH les résultats de l évaluation en cas de difficulté (cf. «guide d évaluation») Pour les départements concernés, facturer les déjeuners à l ANFH : o Etat de remboursement o Liste d émargement pour le remboursement des repas o Titre de recettes Après la formation

26 Le 1 er jour de formation Avant l arrivée des stagiaires : Flécher le parking Flécher la salle de formation Ouvrir la salle de formation Le 1 er A l arrivée du formateur : Préparer avec le formateur le moment et les modalités de l évaluation de fin de stage jour de A l arrivée des stagiaires : Assurer l accueil physique du groupe et l ouverture de la session Se présenter Mettre à disposition la feuille d émargement en double exemplaire Organiser les temps de pause : café et déjeuner Informer les stagiaires de l évaluation de fin de session : les modalités, l évaluateur formation dernier Le CONSEIL Il est souhaitable que la personne accueillant le groupe réalise l évaluation. jour de formation Le dernier jour de formation Assurer et/ou participer à l évaluation orale de fin de session (cf. «guide d évaluation») Récupérer un exemplaire de la feuille d émargement Clore la session

27 Rhône 75 cours Emile Zola BP Villeurbanne cedex. (Métro Charpennes) Tél Fax ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER ASSOCIATION PARITAIRE RÉGIE PAR LA LOI DU 1 ER JUILLET STATUTS DÉPOSÉS LE Mise à jour : Juillet 2008

28 Evaluation

29 Plan Inter-établissement Réf. Documentaire : PRO_02 Evaluation réalisée par l établissement d accueil Chaque acteur (stagiaire, établissement participant, établissement d accueil, organisme de formation et ANFH) doit être impliqué dans l évaluation des actions inter-établissements afin de garantir une offre cohérente et de qualité. Comme indiqué dans l «Engagement des acteurs dans la mise en œuvre des actions de formation du plan inter-établissements», le stagiaire, son établissement d origine, l établissement d accueil et l organisme doivent transmettre à l ANFH les éléments qui lui permettront d évaluer l offre de formation. Dans ce processus, l établissement d accueil a un rôle spécifique : il a la responsabilité d «Assurer et/ou participer à l évaluation orale de fin de session et transmettre les résultats significatifs à l ANFH». Ce guide doit permettre aux établissements d accueil de comprendre leur rôle et leur propose une procédure et un outil pour mener à bien cette mission. Guide d évaluation des actions de formation ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER

30 But Le formateur organise déjà une évaluation en fin de session par : - La distribution d un questionnaire rempli par chaque stagiaire - Une discussion ouverte entre les stagiaires et le formateur - Voire les 2 L objet, ici, n est pas d ajouter une évaluation supplémentaire mais de recueillir des informations indispensables pour évaluer la prestation de l organisme et l offre faite aux établissements. Objectifs - Vérifier si le formateur a respecté la commande : respect du programme retenu, de la durée de la formation - Vérifier l adéquation entre la formation proposée et le besoin des agents. Finalité Communiquer à l ANFH, par téléphone, les observations du groupe en cas de difficultés. L ANFH pourra demander, si nécessaire, la grille d évaluation orale dûment complétée. Nous entendons par «diffi culté» tout élément qui serait de nature à modifi er et/ou remettre en cause la formation. Durée Ce temps d échange ne devrait pas durer plus de 15 minutes. Ce qu on évalue Ce qu on évalue Ce qu on n évalue pas - le degré de satisfaction / l opinion d un groupe - Une somme d opinion individuelle - le contenu de la formation, - L acquisition de connaissances - L adéquation de la durée et du rythme de la formation - La qualité de la pédagogie du formateur : On ne pas porte de jugement sur les stagiaires et le ses méthodes, ses outils formateur

31 Procédure d évaluation Comment la préparer - Identifier dans l établissement d accueil la personne qui fera l évaluation : o La personne concernée directement par la formation : demandeur de la formation, impacté par les résultats de la formation o Ressources Humaines / Formation - Prendre connaissance du programme et des objectifs de la formation au préalable - Déterminer, avant l ouverture de la session, avec le formateur : o le moment o sa présence éventuelle o l articulation entre les différentes évaluations écrites et orales - Informer les stagiaires de cette évaluation lors de l accueil Comment la réaliser - Se présenter - Expliquer pourquoi on est là : o Les objectifs de l évaluation o Le destinataire des informations recueillies : l ANFH - Questionner oralement les stagiaires à l aide de la «grille d évaluation orale» : o Les éléments du programme ont-ils tous été abordés? Suffisamment approfondis? o Les éléments du programme permettent-ils de répondre aux objectifs de la formation? o Avez-vous eu des réponses à vos attentes de départ? o Pensez-vous pouvoir mettre en application les acquis de la formation sur le terrain? Si non, les raisons sont-elles liées à la formation et en quoi? o La durée est-elle adaptée? o Le rythme de la formation est-il satisfaisant? o Vous a-t-on remis des outils, documents? Les utiliserez-vous? o Conseillerez-vous cette formation à vos collègues? Comment animer l évaluation? La grille n a pas à être distribuée à chaque stagiaire. - Faciliter l expression de chacun - Etre à l écoute des observations - Recueillir des informations avec objectivité et neutralité Synthèse de l évaluation - La grille complétée doit être gardée dans l établissement d accueil. - Elle doit être amenée lors de la réunion inter-établissements qui suit (juin ou octobre) pour échanger avec les autres établissements les points de vue sur la formation. Si des éléments de l évaluation sont de nature à modifier et/ou remettre en cause la formation, l évaluateur doit les communiquer à l ANFH par téléphone. Cette dernière pourra demander une copie de la grille dûment complétée.

32 Procédure d évaluation Modèle de la grille d évaluation : PLAN INTER-ETABLISSEMENTS Réf. Documentaire : REG_06 Evaluation orale des actions de formation par l établissement d accueil Grille d évaluation à compléter par l évaluateur (cf. Guide d évaluation) Rhône Page 4 Formation Terrain de stage Nombre de stagiaires : Groupe Nom du(es) formateur(s) Organisme Dates de formation Ets d accueil Nom de l évaluateur Les éléments du programme ont-ils tous été abordés? Suffisamment approfondis? Les éléments du programme permettent-ils de répondre aux objectifs de la formation? Avez-vous eu des réponses à vos attentes de départ? Pensez-vous pouvoir mettre en application les acquis de la formation sur le terrain? OUI NON Si non, les raisons sont-elles liées à la formation et en quoi? ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER Mise à jour : Juillet 2008 Rhône 75 cours Emile Zola BP Villeurbanne cedex. (Métro Charpennes) Tél Fax ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER ASSOCIATION PARITAIRE RÉGIE PAR LA LOI DU 1 ER JUILLET STATUTS DÉPOSÉS LE Mise à jour : Juillet 2008

33 PLAN INTER-ETABLISSEMENTS Réf. Documentaire : REG_06 Evaluation orale des actions de formation par l établissement d accueil Grille d évaluation à compléter par l évaluateur (cf. Guide d évaluation) Rhône Page 4 Formation Terrain de stage Nombre de stagiaires : Groupe Nom du(es) formateur(s) Organisme Dates de formation Ets d accueil Nom de l évaluateur Les éléments du programme ont-ils tous été abordés? Suffisamment approfondis? Les éléments du programme permettent-ils de répondre aux objectifs de la formation? Avez-vous eu des réponses à vos attentes de départ? Pensez-vous pouvoir mettre en application les acquis de la formation sur le terrain? r OUI r NON Si non, les raisons sont-elles liées à la formation et en quoi? ASSOCIATION NATIONALE POUR LA FORMATION PERMANENTE DU PERSONNEL HOSPITALIER Mise à jour : Juillet 2008

34 Réf. Documentaire : REG_06 Page 5 La durée est-elle adaptée? Le rythme de la formation est-il satisfaisant? Vous a-t-on remis des outils, documents? Les utiliserez-vous? Conseillerez-vous cette formation à vos collègues? Observations sur l organisation matérielle/ logistique proposée par l établissement d accueil A conserver dans l établissement d accueil et, En cas de difficultés, transmettre un double à l ANFH. Mise à jour : Juillet 2008

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