F> [*Ffl'l. Ecû. 7 0Et, Z00g. Lausanne. le 15 décembre Madame, Monsieur,

Transcription

1 c 8= cû F> [*Ffl'l N Pascal Brulis Président du Cnseil d'tat Chef du Département des finances et des relatins extérieures Rue de la Paix Lausanne 7 0t, Z00g Fédératin syndicale SUD Syndicat des Services publics sectin Vaud (SSP) Fédératin des sciétés de fnctinnaires (FSF) Lausanne. le 15 décembre 2009 Séance de négciatins du 10 décembre Suite Madame, Mnsieur, Suite à la séance de négciatins du jeudi 10 décembre 2009, veuillez truver ci-jint : - un cmparatif entre la situatin de départ et Ia prpsitin du grupe de travail relatif au secteur du secrétariat ; - les prjets de fiches emplis-types prpsés par le grupe de travail. Nus vus remercins de cmmuniquer au SPV, par écrit, d'ici au 10 janvier 2010 vs remarques et vs prpsitins de mdificatin. Dans cette attente, je vus prie de crire, Madame, Mnsieur, à I'expressin de mes sentiments disti ng ués. \\ /- lpascal Brulis ' l - ' +. t - \ Cpres. aux membres de la Délégatin aux ressurces humaines. Mnsieur Christian Pillud, Président séance DPARTMNT DS FINANCS T DS RLATIONS XTRIURS T F

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3 Assistant en gestin administrative Assistante en gestin administrative Autres appellatins : - Secrétarre assisfanf-e Missin ll u elle apprte un sutien dans la réalisatin de tâches administratives et lgistiques au sein d'un secrétariat. Activités essentielles Activités ad m i n istratives Dactylgraphier, le cas échéant adapter des crrespndances et divers dcuments sur instructins particulières Mettre en frme des dcuments ffectuer les différentesaisies permettant la mise à jur de fichiers et de dcuments de travail Rassembler des infrmatins et des dcuments pur la cnstitutin de dssiers spécifiques à I'unité Réceptinner le currier Classer et archiver les dcuments Appui lgistique Participer à la préparatin de séances internes evu externes Gérer l'apprvisin nernent de l'écnmat Retatins et cmmunicatin Accueill ir et renseigner les interlcuteur-trice-s et/u usager-ère-s Recevir et transmettre des appels téléphniques et messages électrniques (ffinp.ffit lm plicatin persnnelle sprit d'uvertur et flexibilité Discrétin Cntact avec les usagers sprit d'entraid et de cllabratin Intégratin dans l'entité Respect des nrmes et des prcédures Paicu rs' prfê ssin nel CFC d'emplyé-e de cmmerce u une frmatin de secrétariat Seln le lieu d'exercice, la cnnaissance d'une u plusieurs langues étrangères peut être exigée. Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative 1t2

4 Assistan en gestin administrative tntexte Seln les lieux d'exercice, I'assistane en gestin administrative peut effectuer des tâches administratives en lien avec le budget de l'entité et participer aux activités liées au persnnel.,ïendanæs et facteu rs d''évlutin Dévelppement des technlgies de I'infrmatin et de la cmmunicatinécessitant la maîtrise d'utils bureautiques variés et en cnstante évlutin, ainsi que de nuveaux supprts de cmmunicatin Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative 2t2

5 Adjint en gestin administrative Adjinte en gestin administrative Autres appellatins : - Secrétaire d'unité - Secrétaire d' u n ité décentralisée - Secrétaire Missin ll u elle assume les tâches administratives et la gestin curante d'un secrétariat. ll u elle recueille, traite et facilite la circulatin de l'infrmatinécessaire au fnctinnement de I'entité. ll u elle infrme et riente dans leurs démarches les interlcuteur-trice-s internes et externes. hctivités essentielles Gestin curante du secrétariat Rédiger, dactylgraphier et mettre en frme des dcuments divers Prendre des ntes, rédiger les prcès-verbaux et en assurer le suivi Participer à la gestin et au suivi de dssier spécifiques de I'unité Tenir le(s) agenda(s) de I'unité Réceptinner, enregistrer et distribuer le currier Suivre les échéanciers Organiser les tâches administratives de l'unité et en assurer le suivi Participer à la frmatin des cllabrateur-trice-s du seétariat Mettre en place des méthdes de travail et veiller à leur applicatin Gérer le classement et I'archivage Gérer l'écnmat Relatins et cmmunicatin Accueillir, infrmer et rienter les usager-ère-s et/u les cllabrateur-trice-s Manifestatins Organiser la lgistique de réunins, séminaires, cllques u autres Cnfiance en si I m plicatin persnnelle sprit druverturet flexibilité Discrétin Planificatin et sens de l'rganisatin Cntact avec les usagers cute et cmmunicatin sprit d'entraidet de cmmunicatin Maîtrise techniq ue générale thique du service au public Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative 1t2

6 Adjine en gestin administrative Parcu rs prcrfsssinnel CFC d'emplyé-e de cmmerce u une frmatin de secrétariat xpérience prfessinnelle Seln le lieu d'exercice, la cnnaissance d'une u plusieurs langues étrangères peut être exigée. Nlmexte Seln les lieux d'exercice, l'adjinen gestin administrative peut effectuer des tâches administratives en lien avec le budget et le persnnel. Tendanc s et fac'teurs d'évlutin La plyvalence des tâches tendant à se dévelpper, n assiste à un renfrcement des cmpétences techniques par I'utilisatin d'utils de plus en plus perfrmants, en gestin ntamment, tut en élargissant les cmpétences relatinnelles. Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative 2t2

7 Secrétaire médical Secrétaire médicale Autres appellatins : Missin ll u elle secnde le médecin-cadre, le pl de médecins u l'équipe signante dans la gestin de leurs tâches administratives. ll u elle jue le rôle de persnne de référence dans le cadre de I'unité pur tute tâche administrative. Activités essentielles Gestin de I'accueil et du secrétariat Réceptinner, trier et expédier le currier Dactylgraphier des crrespndances et divers dcuments médicaux (anamnèse, lettres, rapprts médicaux, expertise, etc.) sus dictée, par dictaphne u de manière autnme Assurer la réceptin des appels téléphniques et la gestin des agendas de cnsultatins Préparer les dssiers de cnsultatins Tenir à jur les dssiers des patiene-s, les cmpléter, les rganiser et les clôturer Assurer le classement et l'archivage des dssiers Tenir I'agenda du médecin cadre, du pl de médecins u de l'équipe signante Cntrôler et facturer les prestatins stimer la prise en charge urgente u nn urgente des patients, les référer si nécessaire aux services adéquats Relatin et cmmunicatin avec les autres services Persnnaliser I'accueil des patiene-s Répndre aux demandes d'infrmatins Transmettre les dssiers u des dcuments au médecin-traitant u dans un autre service Préparer les cllques interdisciplinaires et ntamment les cnvcatins, les cas à discuter, rédiger les prcès-verbaux, le cas échéant, et crdnner I'infrmatin avec le médecin{raitant Planificatin et sens de I'rganisatin cute et cmm unicatin Respect des nrmes et des prcédures sprit d'uverturet de flexibilité sprit d'entraidet de cllabratin xpressin écrite Discrétin Autre(s) : m pathie Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative 1t2

8 Secrétaire médical-e Parcu rs prfessinel Diplôme de secrétaire médical-e (écles privées) u Diplôme de secrétaire d'hôpital H+ (Assciatin suisse des établissements hspitaliers) u CFC d'emplyé-e de cmmerce avec une expérience prfessinnelle dans le milieu médical u en cabinet médical (un plus) Cntexte La maîtrise d'une terminlgie médicale prpre au secteur d'activité est indispensable de même que la cnnaissance d'une deuxième langue cnstitue un plus. L'étendue des activités d'un-e secrétaire médical-e varie seln qu'il u qu'elle assure le secrétariat d'un médecin cadre u d'un pl de médecins : pl de médecins: les activités se cncentrent autur de la dactylgraphie des crrespndances et de divers dcuments médicaux ainsi que sur la facturatin des prestatins, gestin des dssiers patients. médecin cadre: les activités snt plus variées et peuvent crrçspndre partiellement à celles de laldu secrétaire médical/e de directin (ntamment dans le dmaine de I'enseignement et de la recherche) La maîtrise des différents utils infrmatiques et bases de dnnées liés au cntexte du service est indispensable. Tendanes et f;acteuns d'évffin Le dévelppement des technlgies de I'infrmatin et de la cmmunicati nécessite la maîtrise d'utils de bureautiquevariés et en cnstante évlutinainsi que de nuveaux supprts de cmmunicatin. Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative 212

9 Attaché de directin Attachée de directin Autres appellatins : - Secrétaire de directin Missin ll u elle secnde le/la cadre dirigeanen le/la déchargeant de tutes les tâches administratives. ll u elle gère le secrétariat du service et assure le rôle d'interface auprès de ses divers interlcuteurtrice-s. Activités ebsentiell es Gestin du secrétariat de la directin Trier et attribuer le currier Assurer la crrespndance du/de la cadre dirigeane Prendre des ntes, rédiger les prcès-verbaux et en assurer le suivi labrer et mettre en frme des dcuments divers au myen de lgiciels adéquats Recueillir, analyser et synthétiser les infrmatins nécessaires à la cnstitutin de dssiers et à la prise de décisins Veiller à la mise en æuvre des décisi.ns et à leur suivi Gérer I'agenda du/de la cadre dirigeane Gérer l'échéancier Participer à des grupes de travail Gestin d'équipe administrative Organiser le secrétariat, planifier, distribuer, crdnner et cntrôler les tâches tablir les prcessus de travail Veiller à I'applicatin des nrmes, prcédures et directives institutinnelles ncadrer le persnnel du secrétariat Prcéder à l'évaluatin des cllabrateur-trice-s du secrétariat Participer à l'engagement des cllabrateur-trice-s du secrétariat Gestin des rslatins internes et externes Filtrer et hiérarchiser I'infrmatin (y cmpris I'interventin médiatique) Infrmer et cnseiller les interlcuteur-trice-s Assurer la liaisn avec les partenaires internes et externes Assurer la diffusin des infrmatins de la directin Organiser les rendez-vus, les séances, les séminaires et les déplacements Assurer la lgistique lrs de I'rganisatin de salns, de cngrès u de manifestatins Les métiers du secteur administratif et du secrétaria Famille Gestin administrative 1t2

10 Attaché-e de directin tmætences lmplicatin persnnelle Résistance aux tensins, énergie, ténacité sprit d'uverturet flexibilité Discrétin Planificatin et sens de I'rganisatin Capacité d'analyse et de synthèse xpressin écrite Capacité à gérer et à mtiver un grupe Sens des respnsabilités thique du service public Parcu rs prfessinel CFC d'emplyé-e de cmmerce u une frmatin de secrétariat, avec plusieurs années d'expérience Brevet fédéral d'assistane de directin suhaité Seln le cntexte, la maîtrise d'une u plusieurs langues étrangères peut être exigée. Cntexte Cet empli-type s'exerce en étrite cllabratin avec le/la supérieur-e hiérarchique. Cet empli-type cmprte une dimensin de gestin du secrétariat. n fnctin du cntexte dans lequel le travail s'exerce, ainsi que I'imprtance des activités de relais de I'infrmatin interne et externe, une dimensin relatinnelle est requise, signifiant des aptitudes d'écute, vire de gestin des cnflits. L'attaché-e de directin dit faire preuve d'une grande dispnibilité pur répndre à la variété des demandes suvent dans des délais très curts, ses hraires peuvent être irréguliers. Les tâches administratives de crdinatin effectuées au sein des entités transversales à I'ensemble des départements entrent dans le champ d'activités de cet empli-type. Dans les secrénariats généraux, cet ernpli{ype implique la suppléance pnctuelle du secrétariat du/de la chef-fe de département. Seln les lieux d'exercice, I'attiaché-e de directin peut assurer le suivi du budget de l'entité et participer aux activités liées au persnnel. 'tacffitdêv utin ffiaani La plyvalence des tâches tendant à se dévelpper, n assiste à un renfrcement des cmpétences techniques par I'utilisatin d'utils de plus en plus perfrmants, en gestin ntamment, tut en élargissant les cmpétences relatinnelles. Le brevet fédéral d'assistane de directin peut être btenu en curs d'empli et se prfile cmme un atut dans l'évlutin de la prfessin. Les métiers du secteur administratif et du secrétaria Famille Gestin administrative 2t2

11 Secrétaire médical de directin Secrétaire médicale de directi Autres appellatins : Missin ll u elle secnde le/la chef-fe de service u de département dans la gestin des tâches administratives et assure la crdinatin entre le service u le département et les instances internes et externes. ll u elle jue le rôle de la persnne de référence pur tut ce qui a trait au dmaine administratif au sein du service u du département. Activités essentiel les Sutien administratif dans les activités cliniques, scientifiques et d'enseignement Organiser et assurer le suivi des cnsultatins médicales (agenda, accueil. pré-facturatin) Rédiger les rapprts médicaux et dcuments de srtie Dactylgraphier les publicatins, articles scientifiques, cnférences et abstracts Assurer le supprt lgistique et administratif des différentes manifestatins (cllques, cngrès, cnférences) Préparer les prgrammes de curs et tut autre supprt d'enseignement Participer à la recherche de dcuments et d'articles médicaux Secrétariat de directin et rganisatin du service Traiter la crrespndancet rédiger les prcès-verbaux tablir les rapprts d'activité et mettre à jur les différentes bases de dnnées à des fins statistiques Organiser les cllques de service Mettre à jur le s,ite Internet et lntranet du service Suivi budgétaire Assurer le suivi administratif du budget du service et des fnds privés Centraliser et assurer fe suivi des cmmandes de matériel médical du service (y.c. cntrôle des factures) Suivi administratif du persnnel Préparer et participer aux différentes frmalités administratives liées à l'activité prfessinnelle du cllabrateur (engagement, transfert, mdificatin de cntrat, prmtin etc.) Participer au recrutement et à l'évaluatin des cllabrateur-trice-s administratif-ive-s tablir les plannings du persnnel médical et administratif Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative

12 Secrétaire médical-e de directin Crnpétences lm plicatin persnnelle sprit d'uverturet flexibilité Discrétin Planificatin et sens de l'rganisatin Capacité d'analys et de synthèse xpressin écrite Cntact avec les usagers sprit d'entraidet de cllabratin lntératin dans l'entité Paræurs prfessinnel Brevet fédéral de secrétaire de directin suhaité et Diplôme de secrétaire médical-e (écles privées) et expérience prfessinnelle significative u CFC d'emplyé-e de cmmerce avec une expérience prfessinnelle significative (dans le milieu médical u en cabinet médical un plus) Cntexte Cet empli-type s'exerce en étrite cllabratin avec le/la supérieur-e hiérarchique qui ccupe un pste de chef-fe de service u de chef-fe de département. Nus relevns qu'un degré d'autnmie dans la fnctin est imprtant dans la mesure ù la respnsabilité administrative fnctinnell est centralisée au niveau du service u du département. La maîtrise d'une terminlgie médicale prpre au secteur d'activité est indispensable de même qu'une excellente cnnaissance de l'anglais et si pssible de l'allemand. I Cet empli-type ne cmprte pas seulement une dirnensin de gestin du secrétariat mais également une dimensin relatinnelle. Cette dimensin est plus u mins sllicitéen fnctin du cntexte dans lequel le travail s'exerce ainsi que I'imprtance des activités de transmissin de I'infrmatin. A ce titre, il u elle dit chercher I'infrmatin, la gérer et la cmmuniquer tut en faisant appel à des aptitudes d'écute, de cmmunicatin et de gestin de cnflits Lella secrétaire médicale de directin fait ffice de référence pur les autres secrétaires du service/département purtutes questins liées à leur dmaine d'activité. La maîtrise des différents utils infrmatiques et base de dnnées liés au cntexte du service est indispensable Y enda%s et facteuæ d'évl uti n Dévelppement des technlgies de I'infrmatin et de la cmmunicatinécessitant la maîtrise d'utils bureautique variés et en cmmunicatin. cnstante évlutin ainsi que de nuveau supprts de Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative 212

13 Cl labrateur admi n istratif persn nel Cllabratrice administrative persnnelle Missin Autres appellatins : ll u elle appuie et secnde le/la Cnseiller-ère d'tat en le/la déchargeant de tutes les tâches administratives inhérentes tant à la cnduite d'un département qu'à I'exécutin de sn mandat plitique. ll u elle I'assiste dans la gestin de ses relatins, la préparatin et le suivi de ses dssiers. ll u elle rqanise le secrétariat et exécute des missins spécifiques. Activités essentielles Dssiers du Cnseil d'at et du Grand Cnseil Cnstituer tus les dssiers en vue des prises de décisins du Cllège exécutif et de I'rgane législatif Transmettre les directives du/de la Cnseiller-ère d'tat pur la mise en euvre des décisins prises, assurer le suivi Dssiers intercantnaux et mandat plitique Assurer I'ensemble des tâches administratives liées aux présidences des cnférences intercantnale(s) u suisse(s) (crrespndance et suivi des dssiers, planificatin des séances de bureau et plénières, vire des missins spécifiques cmplémentaires liées à cette fnctin) Administratin Gérer, crdnner et assurer le suivi de la ttalité du currier du/de la Cnseiller-ère d'tat Tenir I'agenda du/de la Cnseiller-ère d'tat et assurer la lgistique des séances (préparer les dssiers et rganiser les déplacements) Organiser et participer à des grupes de travail, des séances et autres événements au sein du département u à I'extérieur (sur le plan intercantnal ntamment), le cas échéant, saisir des ntes, des prcès-verbaux. des rapprts (parfis en plusieurs langues) Filtrer, hiérarchiser et transmettre des infrmatins (téléphne, fax, messagerie électrnique, Intranet), évaluer les urgences et risques ptentiels et veiller au suivi Infrunatin et cmrnunicatin (interne et externe) Synthétiser des dnnées internes avant diffusin : ntes, statistiques, bilans, infrmatins, etc. (à I'aide de fichiers infrmatisés) Relatins internes et externes Accueillir, recevir et renseigner les interlcuteur-trice-s (rôle d'interface), prendre en charge et rediriger les quérulents Assurer les relatins avec les milieux plitiques, sciaux et médiatiques Suivre la préparatin des interventins publiques du/de la Cnseiller-ère d'tat ncad rement Frmer, assister, cnseiller le persnnel d'un secrétariat et superviser sn travail labrer des directives et des prcédures internes de travail, frmer et superviser les secrétariats de directin des différent services en vue de leur bnne applicatin, gérer l'échéancier Gérer tus les curriers et dcuments cnstitués par les services à la signature du/de la Chef-fe de département u pur ses dssiers, en rédiger intégralement certains d'entre eux sur la base de quelques cnsignes du/de la Cnseiller-ère d'tat Cntrôler et veiller au respect, par les divers services, des prcédures éditées par la Chancellerie u le Bureau du Grand Cnseil (dssiersumis au Cnseil d'tat, prtcle lrs des manifestatins délais. etc. Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative

14 Cl la brateu r-trice adm i n i stratif-ive persn nel-le tmpetences Capacité d'analys et de synthèse Planificatin et sens de l'rganisatin sprit de décisin et capacité à l'actin sprit d'uvertur et flexibilité xpressin écrite xpressin rale thique du service public Discrétin Sens des respnsabilités sprit d'entraidet de cllabratin Autres : Autnmie ttale Anticiati Parcurs prfessinnel Certificat fédéral de capacité d'emplyé-e de cmmerce u parcurs et expériences jugés équivalents Pratique prfessinnelle de 15 ans dans la gestin d'un secrétariat de cadre dirigeant Bnnes cnnaissances des lanques (allemand, anqlais Cntexte Cet empli-type se rencntre dans les sept départements de l'tat et requiert une cnnaissance apprfndie de l'lnstitutin publiquet de sn fnctinnement, ainsi qu'une bnne cmpréhensin des dssiers stratégiques du départernent ù il est exercé. ll nécessite un vif intérêt pur I'actualité et la plitique, une excellente culture général et un niveau de cmpétences ptimal (en particulier pur le sens des respnsabilités, I'expressin écrite et rale, la discrétin et la flexibilité). Le/la cllabrateur-trice administratif-ve persnnel-le assiste directement un/une Cnseiller-ère d'tat dans ses multiples tâches administratives u plitiques à la directin d'une institutin cmpsée de plusieur services et ffices cantnaux. Le/la cllabrateur-trice administratif-ve persnnel-le dit faire preuve d'une très haute rigueur prfessinnelle, d'un engagement permanent et d'une grande aptitude à gérer le stress, eu égard au niveau élevé des respnsabilités d'un-e supérieur-e hiérarchique assumant une fnctin frtement expsée (précisin, respect de délais cntraignants, hraires chargés, vire irréguliers). Le/la cllabrateur-trice administratif-ve persnnel-le du/de la Cnseiller-ère d'tat assumant la présidence du Cnseil d'tat pur la durée d'une législature assure également tutes les tâches administratives liées à cette fnctin. T e:nù,ws bt facteurs dtév I utin La plyvalence des tâches tendant à se dévelpper, n assiste à un renfrcement des cmpétences techniques par I'utilisatin d'utilisatin d'utils de plus en plus perfrmants, en gestin ntamment, tut en éla nt les cmétences relatinnelles. Les métiers du secteur administratif - Famille Gestin administrative