Symphonia Formation Pour gérer vos formations à l unisson!

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1 Symphonia Formation Pour gérer vos formations à l unisson! Un produit :

2 SYMPHONIA FORMATION Centralisez l ensemble des informations nécessaires à la gestion des activités du Centre de formation. Suivi et planification des tâches et contacts liés aux différentes formations. Interconnexion directe avec votre site Internet, Inscriptions, liste des formations. Efficience dans l édition et l envoi de documents. Globalisation de la gestion financière. Personnalisations et adaptations illimitées Organisation du système Gestion des CONTACTS Coordonnées Historique / tâches planifiées Cours suivis / donnés Contacts interne (si entreprise) Liaison inter-fiches Statistiques Gestion des CLASSES Liste des participants Historique / tâches planifiées Matières et chargés de cours Facturation et Comptabilité Dates et lieux Livres utilisés Bibliographie Titre Références complètes Formations qui l utilisent Salle de cours Nom du bâtiment Numéro de la salle Caractéristiques de la salle Personnalisations et adaptations illimitées

3 Avantages constatés par les utilisateurs Centralisation des informations clients, prospects et formations Partage entre tous les interlocuteurs potentiels permettant un suivi optimal des étudiants, chargés de cours et classes Efficacité dans les relances et le suivi des prospects Source d informations unique pour les caractéristiques des formations Risque d erreur considérablement diminué Gestion des formations modulaires Orthographe des noms et prénoms Etablissement des décomptes pour paiement des chargés de cours Facturation et comptabilité simplifiée. Gain de temps important Edition simple et rapide de documents (courriers, plannings, listes, ) Recherche d informations pour renseigner ou répondre aux demandes Confort et assurance dans l utilisation Très grande amélioration du service global aux étudiants aux chargés de cours aux prospects aux partenaires

4 Description de l'application en détail Buts Développée par un team composé d'un spécialiste en gestion de base de données et de professionnels dans la gestion de formations, l'application est orientée sur l'utilisateur. Les Centres de formation qui l'utilisent peuvent ainsi gagner tant en productivité qu'en qualité de service pour l'ensemble de ses interlocuteurs. Elle permet la gestion globale d'un centre de formation ou d'une école. Elle permet la centralisation et l'organisation des informations, structurées en trois grandes catégories : Les interlocuteurs de l'institution (prospects, étudiants, chargés de cours, fournisseurs, etc.) Les classes actives ou prévues Les formations gérées par le centre de formation Toutes les informations sont structurées de manière à ne pas devoir les modifier à plusieurs endroits en cas de changement. Gestion des personnes et des adresses Tous les interlocuteurs du centre de formation sont stockés dans une base commune. Chacun possède une fiche avec les informations la concernant, à savoir : Les données personnelles et rôles dans le centre de formation L'historique des différents contacts et planification de tâches à effectuer, en lien avec chaque interlocuteur. Les informations sur les cours suivis ou sur les cours donnés Les liens existant avec d'autres personnes ou entreprises existantes dans la base D'autres éléments liés à son activité (si possède une clef du Centre de formation, etc.) Il existe de plus un module relatif à la création de modèles de lettre, pouvant être envoyés à une ou plusieurs personnes sélectionnées. Une copie de ces courriers est ensuite directement enregistrée dans le suivi des contacts. De plus, plusieurs fonctionnalités existent pour l'affichage et l'impression de ces informations selon les besoins exprimés pour la gestion administrative des cours (envoi automatique de courriers électroniques, fiche résumant le parcours de l'étudiants, etc.).

5 Gestion des classes Ce module regroupe les informations relatives à la gestion d'une classe, formée d'étudiants et de chargés de cours, réunis pour une formation spécifique. Nous y trouvons les informations relatives a : La liste des participants La liste des matières enseignées dans cette formation, avec le nom du chargé de cours, le nombre de cours et de périodes, les dates de cours, le tarif horaire, les frais de déplacement convenus et les dates des examens. Les dates de début et de fin de formation, calendrier d occupation des salles, calendrier du chargé de cours, listings des dates, par liste de classe/participants, par lieux. Le gestionnaire de présences. Comptabilité, gestion des factures et des notes d honoraires. La bibliographie utilisée (avec les références complètes) L'historique des différents évènements et la planification de tâches à effectuer, en lien avec cette classe La salle de cours (y compris ses caractéristiques, son équipement, son adresse, etc.) Il est également possible d'envoyer des courriers électroniques au groupe de chargés de cours ou d'étudiants, ainsi que de produire des documents relatif à la classe concernée (attestations de suivi de cours, liste de présences, listes de participants avec informations diverses, etc.). De plus, plusieurs fonctionnalités existent pour l'affichage et l'impression de ces informations selon les besoins exprimés pour la gestion administrative des cours (liste des étudiants avec employeurs et/ou dates de naissance, etc.)

6 Gestion des formations Ce module permet le regroupement des informations relatives aux caractéristiques, au contenu et à l'organisation d'une formation. Ceci indépendamment de son déroulement à des dates précises ou d'une classe particulière. Ces informations permettent par exemple l'élaboration de la documentation. Les informations suivantes sont enregistrées à ce niveau : Le contenu de la formation Les buts et perspectives professionnelles Le public-cible Le tarif des examens L'organisme organisateur des examens Les conditions d'admission La durée de la formation Les jours de cours en général L'historique des différents évènements et la planification de tâches à effectuer, en lien avec cette formation Un système global de gestion des tâches permet des rappels quotidiens aux utilisateurs quant aux tâches à effectuer, qu'elles soient liées à des interlocuteurs ou des classes. Enfin, la souplesse du système de gestion utilisé ainsi que l'organisation des formations selon une codification à 4 niveaux permet le développement de fonctionnalités personnalisées et adaptées aux besoins des utilisateurs. Comptabilité L application peut s interfacer avec tout logiciel de comptabilité du commerce compatible à l importation de documents. Par ex : Winbiz Entreprise, Crésus Le processus se déroule de la façon suivante. 1. La facture et les lignes de factures sont créées dans Symphonia puis transférée automatiquement au logiciel comptable. Le numéro de la facture Symphonia et le même dans les 2 parties. 2. L impression de la facture se fait au travers du logiciel comptable et ensuite tout le processus de comptabilité, d encaissement, de suivis est pris en charge par l application comptable.

7 Voici un résumé des fonctionnalités intéressantes pour un centre de formation Plan comptable Budgets mensuels et annuels avec calcul des écarts par comptes Evolution chiffrée ou graphique multi-exercice du solde des comptes Ecritures Nombre illimité d'écritures simples ou multiples Filtre multi-critères sur les écritures (date, montant, compte, monnaie, etc.) Verrouillage des écritures et des périodes Extourne d'une écriture comptable Possibilité d'extourner automatiquement des écritures Analyse des pièces comptables Importation, exportation d'écritures sous différents formats (XLS, TXT, DBF, CSV, XML, etc.) Ventes Factures BV, BVR, e-factures, multi-bvr (paiements par mensualités) Facturation avec recouvrement direct LSV, Debit Direct Factures multi-destinataires par groupe de clients Facturation périodiques (abonnements, loyers, etc.) Classification et catégories de documents Ventilation analytique dans chaque ligne de document Remises, escomptes, rabais, réductions, acomptes Système de commissionnement des commerciaux par client ou article Encaissements BVR avec gestion des acomptes et des escomptes Impression de factures avec affichage détaillé ou résumé des paiements Rappels personnalisés multi-niveaux Frais de rappels et intérêts de retard paramétrables Analyse des paiements Analyse des marges par client et par produit Statistiques sur le chiffre d'affaire par article, client, région, etc. Statistiques et analyses par commercial (ventes ou encaissements) Achats Factures créanciers avec BV, BVR, IPI, IBAN, etc. Réception de e-factures Compatible avec les lecteurs optiques Ventilation des factures par compte, analytique, affaires et projets Gestion des acomptes et des escomptes Ordres de paiement électroniques (DTA, OPAE) Echéancier par fournisseur, par date Statistiques d'achat par fournisseur, article, etc.

8 Informatique et Internet Le service de prise en charge complète! Réseaux Mobilité VPN Site internet Hébergement Administration Gestion Comptabilité Serveurs Postes de travails Imprimantes Services Dépannage Conseils Un partenaire de confiance pour vous et votre PME Bd de Charmontey Vevey - T F

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