Le logiciel des forces de vente

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1 Le logiciel des forces de vente Notice d utilisation

2 - SOMMAIRE SOMMAIRE SOMMAIRE 2 INTRODUCTION 5 A PROPOS DE CETTE NOTICE 5 INTRODUCTION 5 ASSISTANCE TECHNIQUE 5 GARANTIE LIMITÉE 5 CONFIGURATION REQUISE 6 INSTALLATION 6 DÉSINSTALLATION 6 DÉMARRAGE 7 PREMIER DÉMARRAGE DE COMFORCE 7 DÉMARRAGE STANDARD 8 MENU GÉNÉRAL 9 ICÔNES DE LA BARRE D OUTILS 9 CONFIGURATIONS GÉNÉRALES 10 UTILISATEURS (GESTION DES MOTS DE PASSE) 10 ONGLET RÉPERTOIRES PAR DÉFAUT 11 ONGLET MODELES DE COURRIERS 12 ONGLET CONFIGURATION DES CHAMPS SUPPLEMENTAIRES 13 ONGLET DEVIS 13 ONGLET DIVERS 14 ONGLET CONFIGURATION DES LIBELLES 14 ONGLET RESEAU 15 CONFIGURATIONS POUR LA SECURITE DES DONNEES 16 COMMANDES 17 PRINCIPAUX RACCOURCIS CLAVIER 17 PRINCIPAUX ICÔNES 17 ICÔNES SPÉCIFIQUES 17 FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS 18 ICÔNES DE LA BARRE D OUTILS 19 ICONES SPÉCIFIQUES 19 FICHE CLIENT FENÊTRES DE VISUALISATION RAPIDE 19 CRÉATION D UN COURRIER CLIENT 23 ACTIONS À RÉALISER 25 ONGLET INFOS CLIENTS 25 ONGLET OBSERVATIONS 27 ONGLET DIVERS 28 ONGLET INFOS COMPTABLE 29 RECHERCHER UN CLIENT OU PROSPECT 31 Page 2/86

3 - SOMMAIRE GESTION DES IMPRESSIONS 32 EXPORT DES CLIENTS / PROSPECTS 33 FICHE CONTACTS CLIENT OU PROSPECTS 34 ICÔNES DE LA BARRE D OUTILS 34 ONGLET INFOS 35 ONGLET OBSERVATIONS 36 ONGLET DIVERS 37 RECHERCHER UN CONTACT 37 GESTION DES IMPRESSIONS 38 FICHE DEVIS 40 ICÔNES DE LA BARRE D OUTILS 40 ONGLET COORDONNÉES CLIENT 41 ONGLET DIVERS/INFOS 42 ONGLET DÉTAIL DU DEVIS 43 ONGLET COMMENTAIRES 45 ONGLET MONTANT TOTAL DU DEVIS 46 ONGLET PRÉVISIONS DE COMMANDES 46 MENU AFFICHER LE SUIVI DES DEVIS EN COURS 47 MENU ENREGISTREMENTS - AFFICHER LE SUIVI DES RELANCES DES DEVIS 48 RECHERCHER UN DEVIS 48 GESTION DES IMPRESSIONS 49 DUPLIQUER UN DEVIS 49 FICHE RAPPORTS DE VISITES/ACTIONS 50 ICÔNES DE LA BARRE D OUTILS 50 ONGLET RAPPORT 51 ONGLET PRÉSENCE 52 ONGLET ACTIONS À RÉALISER 52 ONGLET SUIVI DU RAPPORT 53 ONGLET DOCUMENTATION 54 MENU ENREGISTREMENTS AFFICHER LE SUIVI DES RAPPORTS 54 MENU ENREGISTREMENTS AFFICHER LE SUIVI DES RELANCES DES RAPPORTS 55 GESTION DES IMPRESSIONS 55 RECHERCHER UN RAPPORT 56 FICHE GESTION DE PROJET 57 ONGLET DIVERS / PROJETS 57 ONGLET NOMENCLATURE COMPOSITION(S) 58 CRÉATION D UNE COMPOSITION AVEC SA NOMENCLATURE 59 ONGLET PRÉVISIONS DE COMMANDE 60 FORMULAIRE PRÉVISIONS DE COMMANDE PAR COMPOSITION DU PROJET 61 ONGLET RAPPORTS DE VISITE 63 RECHERCHER UN PROJET 64 GESTIONS DES IMPRESSIONS 64 Page 3/86

4 - SOMMAIRE FICHE GESTION DU PARC CLIENT 65 GESTION DES IMPRESSIONS 65 RECHERCHER UN PARC CLIENT 65 FAMILLES D ARTICLES 66 ONGLET DÉSIGNATION LONGUE 66 ONGLET INFORMATIONS COMPTABLES 67 ONGLET BARÈME / COLONNE 67 ONGLET MISE A JOUR DES TARIFS 68 ONGLET DIVERS 69 GESTION DES ARTICLES 70 ONGLET DÉSIGNATION LONGUE 70 ONGLET PRIX/QTÉ 70 ONGLET DIVERS 71 GESTION DES DEVISES 72 FICHE FOURNISSEUR 73 ICÔNES DE LA BARRE D OUTILS 73 ICONES SPÉCIFIQUES 74 FENÊTRES DE VISUALISATION RAPIDE 74 ONGLET INFOS FOURNISSEUR 75 ONGLET OBSERVATIONS 76 ONGLET DIVERS 76 FICHE CONTACTS FOURNISSEURS 78 ICÔNES DE LA BARRE D OUTILS 78 ONGLET INFOS 78 ONGLET OBSERVATIONS 79 RECHERCHER UN CONTACT 80 GESTION DES IMPRESSIONS 80 AGENDA 81 ICÔNES DE LA BARRE D OUTILS 81 AGENDA JOURNALIER 82 CRÉER UN RENDEZ-VOUS 82 CRÉER UN MÉMO 83 AGENDA HEBDOMADAIRE 84 TABLEAU DE BORD 85 ONGLET RAPPORTS DE VISITE 85 ONGLET DEVIS 85 ONGLET PROJETS 85 ONGLET NOUVEAU CLIENT / PROSPECT 85 ONGLET PRÉVISIONS MOIS M+1 86 Page 4/86

5 - INTRODUCTION INTRODUCTION A PROPOS DE CETTE NOTICE L objectif de la notice d utilisation de ComForce est d expliquer concrètement les fonctions mises à votre disposition par ComForce. Ne pas utiliser cette notice, c est perdre un temps précieux, et passer à coté de certaines fonctions très utiles. Nous vous souhaitons donc une bonne lecture, mais surtout. Une bonne utilisation! INTRODUCTION ComForce, une nouvelle approche dans la gestion des clients et prospects, ainsi que des actions qui en découlent. Technico-commerciaux ou forces de vente, ComForce vous assure le suivi de vos actions (devis, rapports de visite, projets, rendez-vous). Aucune formation n est nécessaire pour commencer à l utiliser. Seules les forces de vente itinérantes doivent harmoniser les libellés des différentes listes déroulantes, afin d obtenir des données cohérentes au sein de l entreprise. Une assistance à la saisie est générée dans les champs importants (conversion automatique en majuscule, ou conversion du premier caractère en majuscule). Une assistance à la saisie des codes postaux et/ou des villes est également implémentée dans ce programme. Vous entrez le code postal, ComForce génère automatiquement le nom de la ville (Bureau distributeur) dans le champ correspondant. ComForce vous assure également le suivi de vos courriers et facilite le publipostage. Cette gestion du courrier nécessite Microsoft Word 6.0 ou ultérieur. La version de démonstration de ComForce 3.0 est limitée à 60 jours d utilisation. ASSISTANCE TECHNIQUE En cas de problème rencontré dans l utilisation de ComForce, référez-vous d abord à cette notice, accessible par l icône Notice ComForce dans le menu ComForce ou à l aide des fichiers d aides disponibles en appuyant sur la touche F1 de votre clavier. Si vous ne trouvez pas la réponse dans la documentation ou dans l aide fournie, contactez Secrétel Services par Fax au ou par Téléphone au Lors de votre appel, la meilleure solution est d être devant votre ordinateur avec ComForce en fonctionnement et d être en mesure de nous communiquer les informations suivantes : Le N de votre version ComForce Le type de matériel utilisé Une description du problème que vous avez rencontré et ce que vous faisiez au moment ou il est survenu. Le contenu exact des messages qui vous sont éventuellement apparus à l écran. GARANTIE LIMITEE Secrétel Services garantit que la performance du LOGICIEL sera substantiellement en conformité avec le manuel de produits qui accompagne le LOGICIEL pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date de réception. RECOURS DU CLIENT La seule obligation de Secrétel Services et votre recours exclusif seront, au choix de Secrétel Services, soit le remboursement du prix payé, ou la réparation, ou le remplacement du LOGICIEL, ou du matériel qui n est pas conforme à la Garantie Limitée de Secrétel Services, et qui est retourné à Secrétel Services avec une copie de votre reçu. Cette Garantie Limitée est nulle si le défaut du LOGICIEL ou du matériel est causé par un accident, un traitement abusif ou une mauvaise application. Tout LOGICIEL de remplacement sera garanti pour le reste de la période de garantie initiale ou pour trente (30) jours, selon laquelle de ces deux périodes est la plus longue. AUCUNE AUTRE GARANTIE Secrétel Services désavoue toute autre garantie, expresse ou implicite, y compris mais ne se limitant pas aux garanties implicites du caractère adéquat pour la commercialisation ou un usage particulier en ce qui concerne le logiciel, le(s) manuel(s) de produits, la documentation écrite et tout matériel qui l accompagnent. Cette garantie limitée vous accorde des droits juridiques spécifiques. Pas d obligation pour les dommages indirects Secrétel Services ou ses fournisseurs n auront d obligation en aucune circonstance pour tout autre dommage quel qu il soit (y compris, sans limitation, les dommages entraînés par la perte de bénéfices, l interruption des affaires, la perte d information commerciale ou toute autre perte pécuniaire) découlant de l utilisation ou de l impossibilité d utilisation de ce produit Secrétel Services, et ce, même si Secrétel Services a été avisé de Page 5/86

6 - INTRODUCTION la possibilité de tels dommages. En tout cas, la seule obligation de Secrétel Services en vertu de toute disposition de cette convention se limitera au montant en fait payé par vous pour le logiciel. CONFIGURATION REQUISE La configuration requise pour pouvoir installer et exécuter ComForce 3.0 est la suivante Ordinateur personnel avec processeur Pentium 100MHz ou supérieur Système d'exploitation Microsoft Windows 95, 98, NT4.0 ou ultérieur 16 Mo de mémoire vive (32 Mo recommandés) Espace disque nécessaire : 29Mo. Ecran VGA ou de résolution supérieure. Lecteur de CD-Rom Souris ou autre périphérique de pointage INSTALLATION Cette section vous explique comment installer, démarrer et désinstaller le logiciel ComForce. Suivez la procédure décrite ci-dessous pour installer les fichiers du programme ComForce à partir du CD-Rom. Remarquez que vous ne pouvez pas exécuter les programmes ComForce à partir du CD-Rom. Vous devez les installer sur votre disque dur. Pour installer ComForce: Démarrez Windows mais n ouvrez aucune autre application. Insérez le CD-Rom ComForce dans votre lecteur. Sélectionnez la commande Exécuter dans le menu Démarrer. Saisissez E:\Install.exe (E: correspond au lecteur de CD-Rom) et cliquez sur OK. La boîte de dialogue Installation ComForce apparaît. Suivez les instructions qui vous sont données à l écran. Ainsi, après avoir lu les notes d introduction, acceptez le contrat de licence. Dans la boite de dialogue suivante il est proposé d installer le logiciel dans le répertoire C:\Comforce32, cliquez sur Ok. La boite de dialogue suivante vous propose de choisir le type d installation. Cliquez sur l icône Par défaut. DESINSTALLATION Sélectionnez la commande Paramètres dans le menu Démarrer, puis cliquez sur Panneau de Configuration. Cliquez sur Ajout/Suppression de programmes. Sélectionnez ComForce dans la liste et cliquez sur le bouton Ajouter/Supprimer Page 6/86

7 - DÉMARRAGE DÉMARRAGE PREMIER DEMARRAGE DE COMFORCE Lors du premier démarrage de ComForce vous devez impérativement renseigner le formulaire ci-dessous. Seuls les champs Genre, Prénom, Nom sont obligatoires, mais vous pouvez renseigner tous les champs, cela sera fait. Cliquez sur le bouton Suivant, le formulaire suivant apparaît : Ces deux champs sont très importants, ils servent à définir l utilisateur en cours et à valider l accès à la base de donnée des Clients/Prospects. Si vous êtes plusieurs personnes à travailler en réseau sur une base commune, votre identifiant vous permet de voir les données vous concernant et uniquement ces données, selon les droits que votre administrateur aura paramétré. Pour un utilisateur autonome il est également nécessaire de renseigner ces champs, vous pourrez cliquer sur la case Enregistrer le mot de passe dans le formulaire suivant. Le champs Initiales doit comporter au minimum un caractère et au maximum trois caractères. Par défaut entrer vos initiales. Le champ Mot de passe doit comporter au minimum 2 caractères et au maximum 10 caractères. Les majuscules et minuscules ne sont pas différenciées. Cliquer sur terminer, le lancement normal s effectue. Page 7/86

8 - DÉMARRAGE DEMARRAGE STANDARD L accès à la base de données se fait donc par mot de passe Utilisez la touche «Tabulation» ( Φ ) pour passer à la zone suivante. Il est préférable d utiliser le clavier plutôt que la souris pour se déplacer dans un formulaire, cela évite d oublier de remplir des zones indispensables à une bonne gestion. Vous devez entrer les Initiales et le mot de passe saisis dans le formulaire précédent. Si vous ne souhaitez pas entrer vos Initiales et votre Mot de passe lors de chaque démarrage, cochez la case Enregistrer le mot de passe. Cliquez sur Ok ou appuyez sur la touche Entrée. Après avoir entré le mot de passe, les écrans suivants apparaissent : Si vous utilisez une version non enregistrée, cet écran apparaîtra lors de chaque démarrage. Contactez Secrétel Services au , pour obtenir la clé de déverrouillage ou cliquez sur Ok. Cette écran vous informe que des actions à réaliser sont à effectuer ce jour. Toutes les actions à réaliser du jour ainsi que celles en retard sont comptabilisées. Les données fournies en exemples comportent des actions non réalisées et cet écran s affiche même lors du premier démarrage. Cliquez sur Non dans un premier temps. Cette écran vous informe des rendez vous de la journée en cours. Page 8/86

9 MENU GENERAL - DÉMARRAGE Les accès aux fiches clients, contacts, devis etc.. sont possibles d un simple clic sur les boutons du formulaire, sur les boutons de la barre d outils ou par les menus. ICONES DE LA BARRE D OUTILS Fermer l application ComForce Afficher le formulaire Clients/Prospects Afficher le formulaire Contacts Afficher le formulaire Devis Afficher le formulaire des Rapports de visite Afficher le formulaire des Projets Afficher l agenda Afficher les actions à réaliser Afficher le tableau de bord du mois Imprimer Afficher le formulaire des configurations Se connecter à la base ComForce du réseau Afficher le formulaire des Utilisateurs Se connecter à la base ComForce du poste de travail Afficher le formulaire A propos Page 9/86

10 - CONFIGURATIONS GÉNÉRALES CONFIGURATIONS GÉNÉRALES Cette section décrit le paramétrage à effectuer pour assurer un bon fonctionnement du logiciel, et pour adapter le logiciel à vos préférences ou besoins particuliers. UTILISATEURS (GESTION DES MOTS DE PASSE) Cliquez sur l icône Utilisateur, le formulaire ci-dessous apparaît; cliquez sur l icône Modifier et modifiez la fiche Administrateur possédant le mot de passe «SIL» que vous avez entré pour démarrer le logiciel. Entrez vos coordonnées dans le formulaire et cochez la case Commercial. Si cette case n est pas cochée, vous êtes considéré comme un utilisateur. Attention : si vous cochez la case Commercial, votre nom apparaîtra dans les différentes listes déroulantes des formulaires Client, Devis, Rapport de visite et Projet. Cliquez sur le bouton Modifier le mot de passe, le champ Initiales doit impérativement être rempli. Trois caractères maximum vous permettent de différencier les utilisateurs. Si deux utilisateurs ont les mêmes initiales, ajoutez un troisième caractère ou modifiez une des initiales. Entrez votre mot de passe et gardez le type d accès Administrateur. Important : seul le type d accès Administrateur vous permet de modifier les mots de passe. Vous pouvez maintenant cliquer sur Nouveau dans la barre d outils pour ajouter un autre Utilisateur ou Commercial et recommencer l opération comme précédemment. Après avoir défini le mot de passe du nouvel Utilisateur ou Commercial, sélectionnez le type d accès que vous souhaitez accorder à l Utilisateur. Les types d accès : Administrateur : vous accédez à toutes les données, vous pouvez modifier les mots de passe. Modification : vous accédez à toutes les données, mais vous ne pouvez modifier les mots de passe. Lecture : vous accédez à toutes les données, mais vous ne pouvez ni ajouter, ni modifier les données ; les impressions sont également verrouillées. Note : dans la version Multi-Utilisateur, les données affichées peuvent être filtrées en fonction de chaque utilisateur (exemple : le Commercial Alain DURAND aura accès à toutes les données Clients dont la liste déroulante Commercial 1 ou Commercial 2 aura pour nom Alain DURAND. Page 10/86

11 - CONFIGURATIONS GÉNÉRALES ONGLET REPERTOIRES PAR DEFAUT Cliquez dans la barre d outils, sur l icône Configuration, le formulaire suivant apparaît : 5 types de fichiers ou dossiers sont paramétrables : Fichier de type Microsoft Word (l emplacement par défaut est : C :\Program Files\Microsoft Office\Office\Windword.exe). Toutefois, lors de l installation de Microsoft Word, l emplacement par défaut peut avoir été changé. Vous devez donc indiquer au logiciel l emplacement de Word. Cliquez sur la ligne Microsoft Word pour la sélectionner et cliquez sur le bouton Changer (ou double cliquez sur la ligne), la boîte de dialogue suivante apparaît : Recherchez dans l arborescence de votre disque dur l emplacement du fichier «Winword.exe», sélectionnez le, puis cliquez sur Ouvrir. Si vous possédez une visionneuse de documents Word, répétez l opération ci-dessus, sinon indiquez l emplacement du fichier Winword.exe. La gestion du courrier s effectue avec les versions 6.0, 7.0 ou 97 de Microsoft Word. Les types de fichiers «Modèles Utilisateur» et «Courriers Clients» sont deux répertoires (ou dossiers) créés dans le répertoire (ou dossiers) par défaut du logiciel «ComForce», et sont donc configurés par défaut. Toutefois, si vous avez changé le répertoire d installation par défaut lors de l installation, vous devez indiquer le nouveau chemin d accès à ces fichiers. Répétez les mêmes opérations que précédemment en indiquant le nouvel emplacement de ces dossiers. Page 11/86

12 - CONFIGURATIONS GÉNÉRALES La configuration du Traitement de Texte est indispensable pour pouvoir effectuer un Publipostage clients dans les fiches «Contact Clients», et pour assurer le suivi des courriers dans le formulaire «Clients». Dans cette version, seul le traitement de texte Microsoft Word est reconnu (version 6.0, 7.0 et 97). ONGLET MODELES DE COURRIERS Avant de créer des nouveaux modèles de courrier, lancez votre traitement de texte Microsoft Word, et ouvrez le modèle de courrier situé dans le répertoire «C :\Comforce\Modèle\Modèle.doc». Adaptez la mise en page pour vos pages avec entête pré-imprimée, ou créez votre entête dans le modèle. Pour cela, double cliquez sur l entête de page de document Modèle.doc, et insérez votre logo ou votre nom de société, ainsi que vos coordonnées. Des informations complémentaires peuvent également être saisies dans le pied de page. Apportez un soin particulier à votre mise en page dans ce modèle, toutes créations de modèles types dans ComForce seront basées sur ce modèle. Conservez également la mise en page du premier paragraphe. En effet, le nom, l adresse et votre contact client seront automatiquement insérés lors de la création d un courrier. Cette insertion est formatée de manière à utiliser une enveloppe à fenêtre. Une fois votre modèle de base créé, revenez à ComForce, cliquez sur l icône «Configuration», et sur l onglet «Modèles de courrier», le formulaire suivant apparaît. Cette boîte de dialogue liste les modèles de courriers disponibles. Vous pouvez, à partir de cette liste, modifier ou créer des modèles de courriers qui seront disponibles pour traiter la gestion des courriers clients. En cliquant sur le bouton «Modifier modèle», la boite de dialogue suivante apparaît. Vous pouvez modifier la désignation du modèle de courrier et modifier le modèle de courrier en cliquant sur «Ok». Le traitement de texte «Word» sera lancé et le modèle de courrier correspondant sera chargé, vous permettant de modifier et d enregistrer vos modifications dans ce modèle. En cliquant sur le bouton «Créer nouveau modèle», la boite de dialogue suivante apparaît. Page 12/86

13 - CONFIGURATIONS GÉNÉRALES Entrez la désignation du modèle de courrier et cliquez sur «Ok». Le traitement de texte «Word» sera lancé et un nouveau modèle de courrier pourra être créé. Attention ; ne pas utiliser la commande «Enregis trer sous...», utilisez la commande Enregistrer ou bien l icône Enregistrer, sans changer l appellation numérique du modèle qui est utilisé par ComForce pour retrouver les modèles disponibles. ONGLET CONFIGURATION DES CHAMPS SUPPLEMENTAIRES Vous disposez de deux champs configurables dans les formulaires «Clients», Contacts Clients», «Fournisseurs», «Contacts Fournisseurs» et «Familles d articles».vous pouvez paramétrer les libellés de ces champs suivant le type de données que vous saisirez. Exemple : dans la fiche client, vous gérez sur un autre logiciel (comptabilité par exemple) un code client spécifique, et ce code vous facilite les liens entre vos données et le service comptabilité. Configurez un des 2 champs libres, entrez le libellé «Code Client», ou «Code interne» ; votre formulaire client possède désormais un champ «Code client» qui vous permet de saisir ce code particulier. ONGLET DEVIS Page 13/86

14 - CONFIGURATIONS GÉNÉRALES Lors de la création d un devis, toutes ces données seront reprises par défaut, mais seront néanmoins modifiables dans le devis. Devise par défaut TVA par défaut Durée de validité d un devis Entête du devis Pied de page des devis : entrez la devise dans laquelle vos devis seront réalisés. : entrez le taux en cours de la TVA. : entrez la durée de la validité de votre offre en mois. : vous pouvez entrer une phrase type pour réaliser l entête des devis simplifiés. : vous pouvez entrer une phrase type pour réaliser le pied de page des devis simplifiés. NOTA : Dans le pied de page du devis, vous pouvez insérer de manière automatique le «Titre ou la civilité» de votre contact. Pour cela il vous suffit d insérer dans votre phrase le mot Titre entouré de 2 crochets comme suit : [ Titre ]. Exemple : Veuillez agréer, [Titre], l'expression de nos sentiments les meilleurs. ONGLET DIVERS Icône de démarrage ComForce En sélectionnant une ou plusieurs cases à cocher, vous créez un Icône ComForce 3.0 sur votre Bureau, dans le menu Démarrer ou dans le menu Programmes en cliquant sur Appliquer ou sur Ok. Configuration des barres d outils Suivant le type de case cochée, vous pouvez afficher les barres d outils agrandies ou standard, invalider l affichage des infos bulles sur les barres d outils et dans les formulaires Démarrage Vous permet de valider l enregistrement du mot de passe de démarrage, ou de le dévalider ONGLET CONFIGURATION DES LIBELLES Les libellés sont des données qui sont communes à divers formulaires. Le bon paramétrage de ces libellés vous fera gagner du temps (sélection dans une liste déroulante ou entrez au clavier les premiers caractères du libellé) lors de la saisie. Autre avantage des libellés, ils vous permettent de garantir que tous les champs d une base de données sont entrés avec le même libellé. Si vous voulez extraire les données avec un critère spécifique sur ce libellé, vous serez sûr d obtenir toutes vos données. Page 14/86

15 - CONFIGURATIONS GÉNÉRALES Vous pouvez créer, modifier les libellés dans les listes déroulantes. Sélectionnez le type de libellé dans la première liste, les libellés disponibles s affichent dans la seconde. Double cliquez sur la ligne que vous souhaitez modifier ou cliquez sur le bouton «Nouveau» pour en créer un nouveau. La fenêtre de mise à jour des libellés apparaît ainsi : Modifiez ou créez votre libellé. En mode création, le champ «Date création» se figera à la date du jour de la saisie (non modifiable). Vous pouvez également entrer un bref descriptif du libellé. ONGLET RESEAU La définition du type d'utilisation vous permet de configurer ComForce selon 3 catégories d'utilisateurs. Utilisation sur serveur : Votre ordinateur est relié à un réseau et vous partagez les bases de données sur le serveur. Utilisation mono poste : Votre ordinateur est autonome et ne peut être relié à un réseau. Page 15/86

16 - CONFIGURATIONS GÉNÉRALES Utilisation mono Poste et serveur : Votre ordinateur est autonome (portable) et peut être relié à un réseau pour la mise à jour des données. En cliquant sur le bouton Adresse des bases de données vous pouvez enregistrer le chemin complet, afin de pouvoir vous connecter facilement sur le serveur ou sur votre portable par exemple. Pour configurer l adresse des bases sur le serveur de réseau, cliquez sur le bouton *** et sélectionnez le fichier de données ComClient.mdb situé sur le serveur. Répétez la même opération pour l adresse des bases sur votre poste de travail. CONFIGURATIONS POUR LA SECURITE DES DONNEES Cliquez dans le menu Paramètres puis sur Sécurité des données, le formulaire ci-dessous apparaît : Dans le cas d une utilisation en réseau sur une base de données commune à tous les postes raccordés, il est nécessaire de filtrer les données présentes dans la base. Chaque commercial doit pouvoir avoir accès à ses données uniquement. Une secrétaire peut avoir en charge le suivi de plusieurs commerciaux et doit donc pouvoir avoir accès aux données de ces commerciaux. Une configuration du filtrage des données est donc nécessaire en fonction des utilisateurs et/ou des commerciaux. Dans la partie gauche du formulaire sont listés tous les «Commerciaux et Utilisateurs», sauf la personne possédant les droits d Administrateur (Tous les droits par défaut). Cliquez sur un nom. Dans la partie droite du formulaire sont uniquement listées les personnes enregistrées en tant que commercial (voir le formulaire «Utilisateurs»). Dans l exemple ci-dessus, Monsieur DAMIN Gérard à accès à ses données personnelles ainsi qu aux données de Monsieur MADIOT Alain. Pour modifier le filtrage des données, sélectionnez par exemple Monsieur MADIOT Alain, puis double cliquez sur son Nom ou cliquez sur changer. ATTENTION : Si vous modifiez les droits sur le filtrage des données, ces nouveaux droits ne seront effectifs qu au prochain redémarrage de l application. Nota : Seul l utilisateur possédant les droits d administration peut accéder à ce formulaire. Page 16/86

17 - COMMANDES COMMANDES PRINCIPAUX RACCOURCIS CLAVIER CTRL + I CTRL + A CTRL + M CTRL +S CTRL + R CTRL + F4 CTRL + TAB CTRL + ENTRÉE PAGE SUIVANTE CTRL + PAGE SUIVANTE TAB F4 ESPACE Imprimer Ajouter une nouvelle fiche Modifier la fiche courante Sauvegarder la fiche courante Rechercher une fiche Fermer le formulaire en cours Sortir d un sous formulaire et aller au champ suivant du Formulaire principal Passer à la ligne dans un champs texte Passer à la page suivante si le formulaire contient plusieurs pages, sinon passer à la fiche suivante. Permet de passer à la fiche suivante quand un formulaire possède plusieurs pages. Se déplacer au champ suivant Ouvrir une liste déroulante Cocher ou décocher une case à cocher PRINCIPAUX ICONES Fermer le formulaire actif Mode d affichage feuille de données Mode d affichage formulaire Sauvegarder et verrouiller l enregistrement en cours Ajouter un nouvel enregistrement Modifier la fiche courante Rechercher un enregistrement Imprimer Afficher tous les enregistrements Tri rapide croissant Supprimer la fiche courante Tri rapide décroissant Afficher l agenda Afficher le formulaire A propos ICONES SPECIFIQUES Afficher le formulaire de configuration. Copier le nom et l adresse de la fiche courante et lancer le traitement de texte associé dans le panneau de configuration. Afficher les actions à réaliser pour les clients.. Afficher le formulaire des utilisateurs. Page 17/86

18 FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Pour accéder au formulaire ci-dessous, cliquez sur le bouton Clients dans le formulaire Menu général ou dans la barre de menu, cliquez sur Edition, puis sur Clients ou cliquez directement dans la barre d icônes sur Clients. Les fiches des sociétés de ce formulaire sont triées à partir du champ Raison sociale, dans l ordre alphabétique. Dans ce formulaire vous entrez vos prospects, vos clients ainsi que vos concurrents. Par défaut lors de l ouverture, toutes les fiches sociétés sont présentes. Vous pouvez néanmoins forcer l affichage filtré de vos fiches clients, prospects ou concurrents en sélectionnant dans la barre de menu, le menu Enregistrements puis en cliquant sur Afficher les clients, les prospects ou les concurrents. Vous pouvez également effectuer un tri des fiches à partir de n importe quel champ. Pour cela, cliquez dans le champ pour lequel vous souhaitez obtenir un tri, puis dans le menu Enregistrements, sélectionnez Tri rapide, puis Tri croissant ou Tri décroissant. Vous pouvez également cliquer directement sur l icône Tri Croissant ou sur l icône Tri décroissant. Fenêtre de visualisation rapide des principales informations ou actions concernant le client. Un double clic dans la fenêtre ouvre le formulaire correspondant. Icônes de sélection des informations ou actions concernant le client. Un simple clic change le contenu de la fenêtre de visualisation rapide, un double clic ouvre le formulaire correspondant en mode ajout. Page 18/86

19 ICONES DE LA BARRE D OUTILS - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Fermer le formulaire client Mode d affichage feuille de données Mode d affichage formulaire Sauvegarder et verrouiller l enregistrement en cours Ajouter une fiche client/prospect Modifier le client Afficher l agenda Rechercher un client / prospect Imprimer Afficher tous les clients / prospects Tri rapide croissant Tri rapide décroissant Copier l adresse et lancer Word Afficher les actions à réaliser Supprimer la fiche courante Afficher le formulaire A propos ICONES SPECIFIQUES Cette série d icônes décrite ci-dessous vous permet de visualiser instantanément les principales informations rattachées à ce client. Afficher la liste des contacts Afficher les familles d articles utilisés Afficher le chiffre d affaires par an du client Afficher la liste des sous-traitants du client Afficher la liste des concurrents pour ce client Afficher la liste des rapports de visites ou contacts concernant le client Afficher la liste du parc matériel sous contrat pour le client Afficher la liste des devis concernant le client Afficher la liste des projets en cours pour le client Afficher la liste des courriers en cours pour le client. FICHE CLIENT FENETRES DE VISUALISATION RAPIDE Contacts Un double clic ouvre le Formulaire «Contacts» en mode Ajout. Un double clic sur la ligne ouvre le Formulaire «Contacts» positionné sur le contact sélectionné. Se reporter à la FICHE CONTACTS CLIENT pour obtenir plus d informations. Un astérisque vous indique si le champ «Téléphone» de la fiche «Contacts» est rempli. Page 19/86

20 Familles d articles - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Nota : cette liste des familles d articles est indépendante des familles d articles regroupant les articles dans le formulaire «Articles». Elle sert à regrouper plusieurs familles si vous le désirez et à effectuer un regroupement de publipostage pour la famille d articles sélectionnés. Voir le Formulaire impression de la fiche client. Sur double clic ouvre le Formulaire de mise à jour cidessous. La désignation de ces Familles d articles est gérée dans le formulaire de Configuration, onglet ; Configuration des libellés. Vous pouvez créer des Familles génériques vous permettant de cibler le matériel utilisé par votre client. Liste des familles d articles utilisés par le client. Double cliquez sur la ligne ou cliquez sur le bouton Changer après avoir sélectionné une ligne pour modifier l état Oui/Non de la ligne concernée pour votre client. Vous pouvez également créer une nouvelle Famille d articles en cliquant sur le bouton Créer Après fermeture de ce formulaire la fenêtre de visualisation se met automatiquement à jour. Chiffre d affaires Un double clic ouvre le Formulaire d Edition du chiffre d affaires. Barre de titre : Un clic, elle liste le chiffre d affaires par trimestre puis avec un autre clic, par mois Elle liste le chiffre d affaires réalisé avec le client par an. Cette fenêtre vous liste le chiffre d affaires réalisé avec ce client. Pour cela il est nécessaire de rentrer chaque mois le montant du chiffre d affaires réalisé avec votre client. Cette information est en général à recueillir auprès de votre service comptabilité. Pour entrer un chiffre d affaires mensuel, double cliquez sur l icône, le formulaire ci-dessous apparaît : Page 20/86

21 - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Le premier champ vous rappelle le nom du client. Dans le second, indiquez la date pour laquelle ce chiffre d affaires sera attribué (exemple : 31/05/1997, pour un chiffre d affaires du mois de mai 1997) Entrez le montant en franc dans le champ suivant ou entrez le montant en Euro dans le champ suivant. Le calcul de l un ou l autre champ est automatique. Dans le champ suivant, sélectionnez le nom du fournisseur. Cette liste déroulante vous affiche le nom des sociétés que vous avez entrées dans le formulaire Fournisseurs. Si nécessaire, vous pouvez effectuer une ventilation de votre chiffre d affaires en fonction de vos fournisseurs. Dans le champ observations, vous pouvez rentrer un bref descriptif concernant ce chiffre d affaires. Sous-traitants Un double Clic, ouvre le Formulaire «Sous-traitants» à la fiche concernée. Un astérisque indique que le sous-traitant concerné est lié à une fiche dans la base. Un double clic ouvre le Formulaire «Sous-traitant» ci-contre en mode «Ajout». Permet de lier à une fiche client existante. Page 21/86

22 Concurrents - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Un double Clic ouvre le Formulaire «Concurrents» à la fiche concernée. Un astérisque indique que le Concurrent concerné est lié à une fiche dans la base. Un double clic ouvre le Formulaire «Concurrents» ci-contre en mode «Ajout». Permet de lier à une fiche existante. Devis Un double clic ouvre le Formulaire «Devis» en mode Ajout. Un double clic sur une ligne ouvre le Formulaire «Devis» positionné sur le Devis concerné. Se reporter à la FICHE DEVIS pour obtenir plus d informations. Rapport de visites/actions Un double clic ouvre le Formulaire «Rapport de visites/actions» en mode Ajout. Un double clic sur la ligne ouvre le Formulaire «Rapport de visites/actions» positionné sur le Rapport sélectionné. Un astérisque vous indique si le champ «Action à réaliser» du Formulaire «Rapport...» est coché. Se reporter à la FICHE RAPPORT DE VISITES pour obtenir plus d informations. Page 22/86

23 Projets - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Un double clic ouvre le Formulaire «Projets» en mode Ajout. Un double clic sur la ligne ouvre le Formulaire «Projets» positionné sur le Projet sélectionné. Se reporter à la FICHE PROJETS pour obtenir plus d informations. Gestion du parc Un double clic ouvre le Formulaire «Gestion du parc» en mode Ajout. Un double clic sur la ligne ouvre le Formulaire «Gestion du parc» positionné sur le parc sélectionné. Se reporter à la FICHE GESTION DU PARC pour obtenir plus d informations. Gestion du courrier Un double clic ouvre le Formulaire «Gestion courrier» en mode Ajout. Un double clic sur la ligne ouvre le Formulaire «Gestion du courrier» positionné sur le courrier sélectionné. Cette section vous explique comment créer un suivi des courriers clients et suppose que tous vos modèles soient déjà créés (voir configuration des modèles des courriers page 12). CREATION D UN COURRIER CLIENT Ouvrez le formulaire client et double cliquez sur l icône Courrier. Le formulaire suivant apparaît : Page 23/86

24 - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Description des champs Date : la date du jour s insère automatiquement. Contact : sélectionnez le nom du contact auquel ce courrier est destiné. Modèle de courrier : sélectionnez le modèle de courrier se rapprochant le plus du type de courrier que vous souhaitez envoyer à votre client. Description : Entrez une brève description du type de courrier. Ce champ doit impérativement être rempli, il est affiché dans la fenêtre de visualisation rapide des courriers et sert à différencier vos courriers. Cliquez sur Ok. ComForce ouvre un nouveau fichier basé sur le modèle sélectionné. Vous pouvez modifier, ajouter, supprimer ce que vous voulez. Nota : Lors de la création de chaque nouveau fichier, ComForce attribue de manière aléatoire un numéro au fichier. Ne changez pas le nom du fichier lors de l enregistrement car celui-ci est stocké dans ComForce et sert à retrouver le fichier. Page 24/86

25 - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS ACTIONS A REALISER Cliquez sur l icône Actions à réaliser, le formulaire suivant apparaît. Vous pouvez lister toutes les actions à réaliser que vous avez créées dans le formulaire des Rapports de visite / Contacts. Vous pouvez également lister les actions pour la semaine en cours, pour la semaine suivante ou les actions en retard. Un double clic sur une ligne vous ouvre automatiquement le formulaire Rapport de Visites / Contacts pour la fiche concernée. ONGLET INFOS CLIENTS Descriptions des champs N oubliez pas d utiliser la touche «Tabulation» ( Φ ) pour vous déplacer de champ en champ. Page 25/86

26 - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Raison sociale : Entrez dans ce champ le nom ou la raison sociale du client, du prospect ou du concurrent. La saisie est automatiquement convertie en majuscule lors de la création ou de la modification de ce champ (50 caractères maximum). Groupe : Votre client ou prospect peut faire partie d un groupe. Sélectionnez le nom du groupe d appartenance de votre client ou prospect. Si le nom entré n est pas dans la liste, un message vous demande si vous désirez entrer un nouveau groupe ; cliquez sur oui ou non selon vos besoins. Ce groupe de rattachement d une société peut également être géré dans le formulaire de configuration des libellés (voir page 14 configuration des libellés). Ce champ vous permet de regrouper tous les clients ou prospects appartenant au même groupe. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Adresse : entrez l adresse du siège social de votre client ou prospect. Pour entrer plusieurs lignes appuyez sur «Ctrl» + «Entrée» pour passer à la ligne suivante (80 caractères maximum). Code postal : Entrez le code postal (7 caractères maximum). Pour la France, après la saisie du code postal, le nom de la ville du bureau distributeur est automatiquement inscrit dans le champ «Ville», si celui-ci est vide. Ville : Entrez la ville du siège social de votre client ou prospect (35 caractères maximum). Pour la France, après la saisie de la ville, le code postal est automatiquement inscrit dans le champ «Code postal» si celui-ci est vide et si le nom de la ville est reconnu. Pays : Ce champ est géré dans le formulaire de configuration des libellés (voir page 14). Sélectionnez dans la liste ou entrez les premiers caractères du pays concerné. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Bouton Livraison : Cliquez sur ce bouton pour entrer une adresse de livraison différente de l adresse du siège social. Les formats et les types de champ sont identiques aux champs précédents. Région : Ce champ est géré dans le formulaire de configuration des libellés (voir page 14). Sélectionnez dans la liste ou entrez les premiers caractères de la région concernée. Dans les exemples joints dans la base, certaines régions de France sont entrées dans les libellés «Région». Vous pouvez supprimer ces libellés et entrer vos propres régions ou secteurs, en fonction de l organisation de votre société. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Téléphone : Entrez le téléphone du standard du client ou prospect (16 caractères maximum). Entrez uniquement les numéros sans espaces, sans tirets ou points. La mise en forme est automatique pour la France. Vous entrez , le format d affichage vous renvoie Si vous possédez un modem raccordé sur un poste téléphonique, un double clic sur ce champ lance une numérotation automatique. Il ne vous reste plus qu à décrocher le téléphone. Fax : Entrez le fax standard du client ou prospect (16 caractères maximum). Entrez uniquement les numéros sans espaces, sans tirets ou points. La mise en forme est automatique pour la France. Vous entrez , le format d affichage vous renvoie Site Web : Entrez l adresse URL complète du site Web de votre client ou prospect, s il en possède un. Exemple : (50 caractères maximum). Un simple clic sur cette adresse vous lance l explorateur internet et vous connecte directement sur le site de votre client ou prospect. Entrez l adresse de votre client ou prospect. Exemple : mail@nomclient.fr (50 caractères maximum). En cliquant sur le bouton, ComForce exécute votre logiciel de messagerie et insère l adresse . Secteur d activité : Ce champ vous permet de définir le secteur d activité du client ou prospect. Ce champ doit cibler les activités de votre client ou prospect de manière générique. Il vous servira comme critère de sélection par exemple lors de la réalisation d un publipostage ciblé sur une ou certaines activités. Sélectionnez dans la liste ou entrez les premiers caractères. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Le secteur d activité est géré dans le formulaire de configuration des libellés (voir page 14 configuration des libellés) Clients : Si cette case est cochée, la fiche est considérée comme un client. Prospect : Si cette case est cochée, cette fiche est considérée comme un prospect. Partenaire : Cochez cette case si le client ou prospect est un partenaire de votre société. Concurrent : Cochez cette case si le client ou prospect est un concurrent de votre société. Fournisseur : Cochez cette case si le client ou prospect est un fournisseur de votre société. Forme juridique : entrez la forme juridique de la raison sociale de votre client ou prospect. Sélectionnez dans la liste ou entrez les premiers caractères. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Les différentes formes juridiques sont gérées dans le formulaire de configuration des libellés (voir page 14 configuration des libellés) Capital : entrez si vous le connaissez le capital de la raison sociale de votre client ou prospect. Effectif : vous pouvez entrer le nombre d employés de votre client ou prospect. Page 26/86

27 ONGLET OBSERVATIONS - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Descriptions des champs Observations : Entrez les commentaires ou les informations particulières concernant ce client ou prospect. Ce champ Commentaires est un champ de type «Mémo», vous pouvez entrer jusqu à 64Ko de texte. Fichier externe : Ce champ vous permet d insérer le chemin complet d un fichier document spécifique qui comporte des données externes concernant votre client ou prospect. Pour insérer le chemin complet du fichier, cliquez sur le bouton sélectionnez votre fichier. et Pour visualiser votre fichier il vous suffit de cliquer sur le bouton concernée et l ouvrira avec votre fichier.. ComForce lancera automatiquement l application Nota 1 : Dans ce champ Fichier externe, vous pouvez entrer le chemin complet de n importe quel type de fichier, word, excel, ou autre. Ce chemin complet ne doit pas comporter d espace, pour assurer une compatibilité entre les applications 16 et 32 bits. Nota 2 : L application concernée doit être installée sur votre ordinateur. Page 27/86

28 ONGLET DIVERS - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Descriptions des champs Conditions de port : entrez les conditions de port accordées à votre client. Sélectionnez dans la liste ou entrez les premiers caractères. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Les conditions de port sont gérées dans le formulaire de configuration des libellés (voir page 14 configuration des libellés). Mode de paiement : entrez le mode de paiement accordé à votre client. Sélectionnez dans la liste ou entrez les premiers caractères. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Les modes de paiement sont gérés dans le formulaire de configuration des libellés (voir page 14 configuration des libellés). Type de paiement : entrez le type de paiement accordé à votre client. Sélectionnez dans la liste ou entrez les premiers caractères. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Les types de paiement sont gérés dans le formulaire de configuration des libellés (voir page 14 configuration des libellés). Devise : Entrez la devise utilisée par votre client ou prospect. Sélectionnez dans la liste ou entrez les premiers caractères. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Remise : Si vous accordez une remise particulière à ce client, entrez le pourcentage dans ce champ. Par défaut, lors de la création d un nouveau devis pour ce client, cette remise sera insérée dans le champ remise du devis. Le champ remise du formulaire Devis reste modifiable en cas de besoin. Commercial 1 : Dans ce champ, il faut affecter le nom du commercial qui suit ce client ou prospect. Lors de la création d un nouveau client ou prospect, si l utilisateur en cours de ComForce est un commercial, son nom est proposé par défaut dans la fiche. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste et modifier le nom si nécessaire. Commission 1 : Si vous le souhaitez, vous pouvez gérer la commission du commercial 1 dans ce champ. Commercial 2 : Il peut être nécessaire d affecter un second commercial à ce client ou prospect. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Commission 2 : Si vous le souhaitez, vous pouvez gérer la commission du commercial 2 dans ce champ. RCS : Entrez si besoin le code RCS de votre client ou prospect APE : Entrez si besoin le code APE de votre client ou prospect Siret : Entrez si besoin le code Siret de votre client ou prospect Siren : Entrez si besoin le code Siren de votre client ou prospect Code client : Il peut être utile de gérer un code client, entrer un code client (20 caractères maximum). Cela peut faciliter les échanges avec d autres logiciels (Comptabilité par exemple). Page 28/86

29 - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Chiffre d affaires de l an passé : Entrez le montant du chiffre d affaires réalisé avec ce client l an passé. Nota : Si vous entrez le chiffre d affaires mois par mois dans le formulaire d édition du chiffre d affaires, cette donnée est inutile. Un simple clic sur l icône «Chiffre d affaires» vous indique le chiffre d affaires réalisé avec ce client par mois, par trimestre ou par année. Chiffre d affaires prévu : Entrez vos prévisions de chiffre d affaires avec ce client. Critère 1 : Ce champ est libre. Vous pouvez gérer une donnée spécifique à l organisation de votre société, qui ne serait pas prévue dans ce formulaire. Vous pouvez modifier l étiquette de ce champ dans le formulaire de configuration (voir page 13, Configuration des champs supplémentaires). Type du champ : Texte, taille du champ : 20 caractères maximum. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Critère 2 : Ce champ est libre. Vous pouvez gérer une donnée spécifique à l organisation de votre société, qui ne serait pas prévue dans ce formulaire. Vous pouvez modifier l étiquette de ce champ dans le formulaire de configuration (voir page 13, Configuration des champs supplémentaires). Type du champ : Texte, taille du champ : 20 caractères maximum. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Après la saisie du champ ci-dessus, si vous appuyez sur la touche «Tabulation» ( Φ ), vous passez automatiquement à l onglet Infos comptable. ONGLET INFOS COMPTABLE La saisie des informations dans ce formulaire n est pas indispensable. Néanmoins toutes ces informations peuvent vous être utiles pour un suivi spécifique du client ou prospect. Descriptions des champs Nom de la banque : Entrez le nom de la banque (30 caractères maximum). Adresse : entrez l adresse du siège social de la banque du client. Pour entrer plusieurs lignes appuyez sur «Ctrl» + «Entrée» pour passer à la ligne suivante (80 caractères maximum). Code postal : Entrez le code postal (7 caractères maximum). Pour la France, après la saisie du code postal, le nom de la ville du bureau distributeur est automatiquement inscrit dans le champ «Ville», si celui-ci est vide. Ville : Entrez la ville (35 caractères maximum). Pour la France, après la saisie de la ville, le code postal est automatiquement inscrit dans le champ «Code postal» si celui-ci est vide et si le nom de la ville est reconnu. Pays : Ce champ est géré dans le formulaire de configuration des libellés (voir page 14). Sélectionnez dans la liste ou entrez les premiers caractères du pays concerné. Utilisez la touche F4 pour ouvrir la liste. Page 29/86

30 Code Banque : Entrez le code de la banque du client (10 caractères maximum). Code guichet : Entrez le code guichet (10 caractères maximum). - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Numéro de compte : Entrez le numéro de compte de votre client (20 caractères maximum). Clé RIB : Entrez la Clé RIB. Compte comptable : Champ de type numérique entier long. Code incoterm : Champ de type texte 5 caractères maximum. Taux CEE : Nombre réel simple. Type de TVA : Cliquez sur le type de TVA à utiliser pour ce client. Immatriculation TVA : Si dans le type de TVA vous cliquez sur CEE, vous pourrez entrer le numéro d immatriculation CEE du client. Page 30/86

31 RECHERCHER UN CLIENT OU PROSPECT - FICHE CLIENTS / PROSPECTS / CONCURRENTS Cliquez dans la barre de menu sur Enregistrements puis sur Rechercher ou directement sur l icône Rechercher ouvrir le formulaire de recherche ci-dessous. pour Recherche par société : Entrez les premiers caractères du nom du client ou prospect recherché ou sélectionnez le dans la liste, puis validez. Cette liste vous permet de sélectionner la société recherchée. Elle liste le nom de la société ainsi que le code postal et la ville. Cela vous permet de différencier les sociétés de même nom. Le code postal et la ville affichés dans cette liste correspond a l adresse de livraison saisie dans le formulaire des clients et prospects. Si cette adresse n est pas saisie, la liste déroulante vous affiche le code postal et la ville de l adresse de facturation. Cette particularité vous permet de différencier les agences d un même groupe, qui possèdent donc la même raison sociale et souvent la même adresse de facturation, mais une adresse de livraison différente. Recherche par département : Sélectionnez dans la liste le département concerné et validez. Seules les fiches concernant ce département seront visibles à l écran. Pour annuler ce filtrage et visualiser toutes les fiches, cliquez sur l Icône Afficher tous les enregistrements ou sélectionnez Afficher tous les enregistrements dans le Menu Enregistrements. Ordre Chronologique d entrée des fiches : vous affiche dans l ordre chronologique descendant de l entrée des fiches la liste des clients ou prospects. Cela vous permet de visualiser instantanément dans la liste les dernières fiches clients ou prospects saisies. Recherche par numéro de téléphone : Entrez le numéro de téléphone sans espaces, ni caractères de séparation, ComForce recherche en premier le numéro saisi dans le champ Téléphone du Formulaire Clients / Prospects. Si aucun numéro ne correspond, la recherche est relancée dans le champ Téléphone du contact, puis dans le champ Téléphone mobile, puis dans le champ Autre Téléphone. Si un numéro correspond à celui recherché ComForce vous ouvre le formulaire des contacts sur le contact concerné. Rechercher par Code Client : Dans le formulaire de saisi des clients / Prospects vous pouvez entrer un code client spécifique (Onglet Divers), par exemple le code client utilisé dans votre logiciel de comptabilité. En entrant ce code dans la liste vous accédez directement à la fiche client concernée. Page 31/86