Briljant Lettres & MailMerge

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1 Briljant Lettres & MailMerge

2 Table des matières 1. Lettres & MailMerge...1 Lettres...1 Travailler avec les lettres...1 Les paramètres pour les lettres...2 Introduire et envoyer les lettres...3 Consulter des lettres...6 Les types de lettres...8 Suivre les lettres...9 Créer et utiliser des lettres par défaut...10 Envoyer un Imprimer les listes des lettres...12 MailMerge...13 Travailler avec MailMerge...13 Envoyer le mailing...14 Rédiger et envoyer un mailing Index...17 ii

3 Lettres & MailMerge Lettres Travailler avec les lettres Le module Lettres est un module standard dans Briljant Administrator et Account. Il s'agit d'un instrument fort puissant pour gérer la communication interne et externe de votre entreprise. L'impact de l'emploi du module Lettres sur la communication de votre entreprise est très important: vous pouvez procurer tous les messages à partir de Briljant Administrator et tous les sauvegarder. Plus besoin d'utiliser un traitement de texte externe, un programme de fax ou d' ; tous les messages - internes ou externes, notes, lettres, fax, courriels ou appels téléphoniques - sont liés à un client, prospect ou fournisseur et utilisent l'adresse de la fiche du client, prospect ou fournisseur concerné; l'onglet Lettres de l'écran clients, prospects, et fournisseurs affiche la liste de toutes les communications internes et externes avec vos clients, prospects et fournisseurs. Vous pouvez ouvrir un message grâce à un raccourci pour en voir tous les détails, l'éditer ou éventuellement l'envoyer une nouvelle fois; les textes sont imprimés ou envoyés dans une mise en pages de votre choix; la mise en pages de votre correspondance externe est toujours uniforme et ne contient pas d'erreurs de frappe dans le nom et l'adresse (à conditions que ces données aient été remplies correctement dans Briljant); tous les messages peuvent être consultés par client, personne, statut, etc. les messages internes concernant les clients ou fournisseurs sont adressés à plusieurs collaborateurs qui les traitent ou les pourvoient de commentaires et les transfèrent à d'autres collègues. Chaque message a un statut: En cours, À suivre, Terminé,... chaque collaborateur autorisé peut consulter l'historique des messages d'un client ou fournisseur et rapidement répondre aux questions posées ou transférer l'appel à la personne exacte. Le module Lettres constitue le moyen de transport et l'entrepôt pour toutes les informations non-structurées. Terminé les notes écrites à la main, les notes auto-collantes, les tableaux d'affichage,... Une certaine discipline s'impose pour l'emploi de ce module mais une fois cette discipline installée, vous clients remarquerons certainement que: pratiquement aucune information ne se perd, ce qui rend le travail beaucoup moins stressant; tout le monde peut facilement se tenir au courant des messages internes et externes aux clients et que ceci permet aux collaborateurs de répondre immédiatement à leurs questions. L'emploi de la formule "Je ne suis pas au courant du problème et la personne concernée n'est pas là mais je lui demanderai de vous rappeler dès que possible..." n'est plus nécessaire. Archivage de documents Le module Archivage de documents vous permet de scanner toutes les lettres, les fax, les contrats e.a. à l'entrée et de les lier à un message. Ceci permet à la personne à laquelle le message est destiné, de le consulter à l'écran. Les documents en papier peuvent immédiatement et définitivement être archivés. MailMerge Si le module Gestion des prospects est activé, vous disposez également de la fonction MailMerge. Celle-ci vous permet d'envoyer des lettres par défaut, des fax et des s à des groupes de clients, prospects ou fournisseurs sélectionnés. 1

4 Briljant Lettres & MailMerge Les paramètres pour les lettres Menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Type de lettre/fax/tél La répartition de lettres en types n'est pas obligatoire mais est très utile pour les recherches et les sélections. Procédure Choisissez le menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Type de lettre/fax/tél. Remplissez les codes et les dénominations. Exemples: INF pour INFORMATION PL pour PLAINTE OF pour DEMANDE DE PRIX SUP pour SUPPORT... Menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Lettre groupes Pour rédiger les listes, les lettres peuvent également être réparties en groupes principaux et sous-groupes. Procédure Choisissez le menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Lettre groupes. Remplissez les codes et les description des groupes principaux et sous-groupes. Vous pouvez indiquer s'il est obligatoire de remplir le groupe principal et/ou le sous-groupe dans le menu Paramètres, Facture, Lettres. 2

5 Lettres & MailMerge Introduire et envoyer les lettres Menu Heures, Lettres ou icône Lettres Procédure Ouvrez le menu Heures, Lettres ou cliquez sur l'icône Lettres. La fenêtre Lettres est ouverte. 1. Choisissez le type de message "Lettre", "Fax", "Téléphone", "Rapport", " " ou "Suivi". Il suffit de remplir la première lettre. Utilisez "Téléphone" pour remplir le résumé d'un appel téléphonique rentrant ou sortant, éventuellement avec l'action à entreprendre (par ex. rappeler d'urgence) et pour transférer ensuite l'appel vers un collègue. Utilisez "Suivi" pour les messages internes. 3. Choisissez "Client", "Prospect", "Fournisseur" ou "Autre" et remplissez le nom du client, prospect ou fournisseur (F3 pour la liste de sélection. Le nom complet et l'adresse sont chargés et remplis dans l'onglet Généralités. Le nom est rempli automatiquement si l'écran Lettres est ouvert à partir de l'écran Clients, Prospects ou Fournisseurs. Si vous ouvrez les Lettres à partir de l'onglet Personnes de contact avec le contact sélectionné, le contact est également rempli. 4. Remplissez le contact. 5. Remplissez si nécessaire les champs suivants: Traitement par (en haut à l'écran): si vous travaillez avec des utilisateurs, le nom de la personne qui a rédigé le message, sera rempli dans ce champ. Remplissez un autre code si vous voulez transférer le message à un autre collègue. Suivi: pour laisser le message à votre nom et le transférer vers un autre collègue. remplissez l'adresse pour envoyer un message par courrier électronique. Si cette adresse est remplie dans les contacts dans l'écran Clients, Prospects ou Fournisseurs, elle est remplie automatiquement. Concern.: numéro livre + bon. Automatiquement remplis si vous ouvrez l'écran Lettres à partir d'une offre ou d'une commande ouverte ou d'un bon de commande ou de service ouvert. Description, Votre Réf., Notre Réf. Type: remplissez le code ou appuyez sur B3 pour la liste de sélection. Statut: attribuez le statut "Courant", "Client prend contact", "Reporté jusqu'à" ou "Traité" au message. Il est pratique d'attribuer une valeur par défaut (touche droite de la souris) aux champs Type, Client/Fourn./Prospect/Autre et Statut. 3

6 Briljant Lettres & MailMerge 5. Cliquez sur l'onglet Texte. Remplissez le texte dans l'onglet Texte et sauvegardez avec F5. 6. Si votre message est une lettre, un fax ou un , cliquez sur l'icône Imprimer, Exemple d'impression, Fax, Exemple fax ou . Votre message est imprimé, envoyé par fax ou par selon la mise en pages correspondante. Pour créer ces mises en pages, contactez votre Helpdesk. Si votre message est destiné à un collègue, remplissez son code dans Traiter par et appuyez sur F5 pour sauvegarder. Vous pouvez encore remplir ou modifier les champs Type et Statut de cet onglet. 7. Le message est maintenant visible dans l'écran Clients/Prospects/Fournisseurs de l'onglet Lettres. Affichez la colonne Note dans l'onglet Lettres par Gestion colonnes et élargissez au maximum cette colonne. Elle affiche la première ligne de votre message. Pour créer un second message pour cette relation à partir de cet écran ouvert, cliquez sur l'onglet Nouveau et remplissez votre texte. Adaptez les caractéristiques de votre message comme décrit ci-dessus et sauvegardez avec F5. 4

7 Lettres & MailMerge Bien qu'une répartition théorique ait été créée entre les messages internes et externes sous Types de lettres, il n'y a pas de différence entre la rédaction et la sauvegarde de ces messages. Pour un message externe, vous choisissez un mode d'impression ou d'envoi (lettre, fax, mail). Pour un message interne, vous remplissez le code du collègue auquel le message est destiné. 5

8 Briljant Lettres & MailMerge Consulter des lettres Menu Heures, Lettres ou icône Lettres Il y a plusieurs façons de consulter la liste des messages sauvegardés et d'ouvrir le message recherché. À partir de l'écran Clients/Prospects/Fournisseurs L'onglet Lettres de l'écran Clients/Prospects/Fournisseurs affiche tous les messages internes et externes liés à ce client/prospect/fournisseur. Ceci vous permet de rassembler rapidement des informations intéressantes concernant votre client, par ex. juste avant un rendez-vous avec ce client. Affichez la colonne Note dans l'onglet Lettres avec Gestion colonnes et élargissez au maximum cette colonne. Elle affiche la première ligne des messages. Cochez l'option Uniquement ouverts pour ne voir que les messages avec le statut "Courant". Sélectionnez un message et appuyez sur CTRL+SHIFT+O (ou touche droite de la souris et Ouvrir document) pour ouvrir le message dans la fenêtre Lettres. À partir de l'écran Lettres Demander par personne, uniquement avec le statut "Courant" 1. Ouvrez l'écran Lettres. Si vous travaillez avec des utilisateurs, votre propre code est déjà rempli sous Traité par. 2. Appuyez sur F9 pour ouvrir l'aperçu de tous les messages encodés pour vous par vos collègues et dont le statut se trouve sur "Courant". 3. Ouvrez le message recherché en double-cliquant dessus. Vous pouvez éditer, compléter et imprimer le message et le transférer vers une autre personne ou en modifier le statut, par ex. en "Traité". 6

9 Lettres & MailMerge Demander par personne, tous les statuts 1. Ouvrez l'écran Lettres. Si vous travaillez avec des utilisateurs, votre propre code est déjà rempli sous Traité par. 2. Appuyez sur SHIFT+F9 pour ouvrir l'aperçu de tous les messages encodés pour vous par vos collègues, quel que soit leur statut. 3. Ouvrez le message recherché en double-cliquant dessus. Vous pouvez éditer, compléter et imprimer le message et le transférer vers une autre personne ou en modifier le statut, par ex. en "Reporté jusqu'à". Demander par Client/prospect/Fournisseur, uniquement avec le statut "Courant" 1. Ouvrez l'écran Lettres. Si vous travaillez avec des utilisateurs, votre propre code est déjà rempli sous Traité par. 2. Remplissez un client, prospect ou fournisseur. 3. Appuyez sur F2 pour ouvrir l'aperçu de tous les messages encodés par tout le monde pour ce client/prospect/fournisseur et dont le statut se trouve sur "Courant". 4. Ouvre le message recherché en double-cliquant dessus. Vous pouvez éditer, compléter et imprimer le message et le transférer vers une autre personne ou en modifier le statut, par ex. en "Traité". Demander par Client/Prospect/Fournisseur, tous les statuts 1. Ouvrez l'écran Lettres. Si vous travaillez avec des utilisateurs, votre propre code est déjà rempli sous Traité par. 2. Remplissez un client, prospect ou fournisseur. 3. Appuyez sur SHIFT+F2 pour ouvrir l'aperçu de tous les messages encodés par tout le monde pour ce client/prospect/fournisseur, quel que soit leur statut. 4. Ouvrez le message recherché en double-cliquant dessus. Vous pouvez éditer, compléter et imprimer le message et le transférer vers une autre personne ou en modifier le statut, par ex. en "Reporté jusqu'à". 7

10 Briljant Lettres & MailMerge Les types de lettres Le terme lettres doit être interprété de façon très large: il couvre tous les messages qui circulent dans une organisation. Communication externe Nous entendons par communication externe, toute communication entre votre organisation et ses relations externes (clients, fournisseurs de services et de marchandises, prospects, instances gouvernementales, etc.) et ceci aussi bien pour les messages à l'entrée qu'à la sortie. La communication externe peut se présenter sous les formes suivantes: lettres fax s conversations téléphoniques (contenu de l'appel brièvement encodé) documents à l'entrée sauvegardés de façon digitale (avec le module Archivage de documents) Les commandes, offres, commandes, bons de livraison et factures font également partie de la communication mais sont automatisés. Ces documents ne sont pas traités par le module Lettres. Communication interne Nous entendons par communication interne, toutes les informations qui circulent dans votre organisation, provenant de ou destinées aux collaborateurs. La communication interne peut se présenter sous plusieurs formes. Veuillez trouver ci-dessous une liste non-exhaustive d'exemples: bref contenu des appels téléphoniques avec une relation externe, encodée par la personne A et transférée pour traitement à la personne B, C, D,... références aux documents à l'entrée ou à la sortie (demande de prix, offre, commande, contrat, plainte,...) de la personne A vers la personne B avec la demande d'y donner suite; avertissement de la personne A à la personne B concernant un nouveau rendez-vous, un rendez-vous modifié ou annulé; instructions de la personne A à la personne B concernant des tâches à effectuer; confirmations d'instructions suivies; demandes de dossiers, documents, actions, rendez-vous fixé verbalement, etc., ainsi que leurs réponses; communications de service;... Beaucoup d'organisations utilisent la messagerie électronique ( ) pour cette communication interne. Le désavantage dans ce cas réside dans le fait que la messagerie électronique n'est pas reliée au programme d'administration et donc pas non plus aux fichiers centraux des clients et fournisseurs. Briljant Lettres remédie à ce problème en faisant passer toutes les communications par Briljant. Tous les messages internes et externes sont reliés à un client, un fournisseur, un prospect et/ou une personne, sont sauvegardés dans la banque de données Briljant et peuvent être reproduites à partir de ce programme. 8

11 Lettres & MailMerge Suivre les lettres Menu Heures, Lettres ou icône Lettres Le mode d'implantation des lettres dans votre organisation dépend des procédures internes et du flux d'informations. Lors d'un entretien préalable, le consultant Briljant vous montrera toutes les fonctions du système et vous aidera à sélectionnez les bonnes options et à créer les mises en pages nécessaires. L'accès rapide aux archives des messages permet à l'organisation d'effectuer le suivi essentiellement par l'écran Lettres. Procédure Chaque collaborateur transmet ses informations et instructions concernant les clients à ses collègues par les Lettres. Chaque collaborateur consulte plusieurs fois par jour, les messages qui lui sont adressés et dont le statut se trouve sur "Courant". Après y avoir donné le suivi nécessaire, il modifie le statut en "Traité", "Client prend contact" ou "Reporté jusqu'à". Le message peut également être complété par le destinataire par des informations supplémentaires et peut être transféré à une tierce personne avec un statut modifié ou non. En haut à droite de l'écran, vous pouvez suivre le trajet suivi par le message. La date et le nom des six dernières personnes à avoir reçu et transféré le message, sont affichés. Pour transférer un message reçu: complétez éventuellement le texte, remplissez une autre personne dans Traité par et appuyez sur F5. Un message transféré à un collègue n'est plus affiché dans la liste de recherche (F9) de l'expéditeur. Si vous souhaitez quand même le sauvegarder sous votre propre nom, cochez le champ Suivi après avoir envoyé le message et sauvegardez à nouveau avec F5. Le message figurera alors aussi bien dans votre liste de recherche que dans la liste de recherche du destinataire. La direction et les collaborateurs commerciaux peuvent se mettre au courant du suivi en un minimum de temps en consultant les messages au niveau du client, peuvent ainsi intervenir si besoin est et rapidement et correctement répondre aux questions des clients. Un exemple? Le fichier des lettres de Briljant augmente chaque année de +/ messages. Chacun de ces messages peut être retrouvé en ouvert en quelques secondes. Cette gigantesque quantité d'informations est de valeur inestimable pour le suivi de nos clients et le bon fonctionnement de notre société. 9

12 Briljant Lettres & MailMerge Créer et utiliser des lettres par défaut Menu Heures, Lettres ou icône Lettres Vous pouvez introduire des textes dans les Lettres, sauvegarder ces textes comme textes par défaut et sélectionner un de ces textes par défaut d'une liste lors de la création d'un nouveau message. Procédure pour créer et sauvegarder un texte par défaut 1. Créez une nouvelle lettre de façon habituelle. 2. Cliquez sur l'onglet Textes et remplissez le texte que vous souhaitez sauvegarder comme texte par défaut. 3. Appuyez sur CTRL+F3 pour ouvrir la fenêtrer Texte. Remplissez le Nom et la Description. Remplissez un code dans le champ Sauvegarder comme et appuyez sur F5 pour sauvegarder. L'écran Texte est fermé et vous retournez aux Lettres. 4. Complétez la procédure (envoyer, transférer,...). Procédure pour consulter un texte par défaut 1. Créez une nouvelle lettre de façon habituelle. 2. Cliquez sur l'onglet Textes et cliquez avec la touche gauche de la souris dans le champ de texte vierge. 3. Appuyez sur F3 pour ouvrir la liste de sélections des textes par défaut. Sélectionnez le texte souhaité en double-cliquant dessus. Le texte est rempli dans l'onglet Textes. Vous pouvez l'adapter et l'envoyer ou le transférer. Procédure de gestion des textes par défaut Choisissez le menu Heures, Lettres ou icône Lettres. 1. Cliquez sur l'onglet Textes et cliquez avec la touche gauche de la souris dans le champ de texte vierge. 2. Appuyez sur CTRL+F3 pour ouvrir la fenêtre Texte. 3. Appuyez sur F3 pour ouvrir la liste de sélections. Sélectionnez le texte souhaité en double-cliquant dessus. Le texte est rempli dans l'écran Texte. 4. Vous pouvez adapter le texte et le sauvegarder avec F5. Ou vous pouvez attribuer un autre nom et une autre description au texte adapté et introduire un nouveau code sous Sauvegarder sous. Sauvegardez avec F5. Vous disposez maintenant du texte d'origine et du texte adapté. 10

13 Lettres & MailMerge Envoyer un Menu Heures, Lettres ou icône Lettres La rédaction et l'envoi d'un se déroule de façon identique à la rédaction et l'envoi d'une lettre ou d'un fax. Faites néanmoins attention aux points suivants Si vous obtenez un message d'erreur qui vous signale que vous n'avez pas sélectionné de mises en pages mail, contactez le Helpdesk pour l'importation de mises en pages. Noms et adresses Adresse expéditeur: le nom de l'expéditeur est chargé du champ Personne dans l'onglet Généralités. Pour attribuer des adresses fixes à ces personnes: voir menu Paramètres, Fichiers de base, Personne, colonne . Adresse destinataire: vous pouvez remplir l'adresse dans la fenêtre Envoyer . Il est conseillé de remplir un contact avec une adresse dans l'en-tête de la lettre. Cette adresse est automatiquement remplie dans le champ À. Elle est également remplie dans l'onglet Généralités de la fenêtre Lettres. Le courriel n'est pas envoyé en tant qu'annexe ou attache. Il est affiché dans la messagerie électronique du destinataire comme vous pouvez le voir avec le bouton Exemple <CTRL+F9>. Exemple d'un courriel Briljant. Pour envoyer des s, Briljant Administrator n'utilise pas Outlook ou Outlook Express. Les courriels envoyés ne sont donc pas non plus enregistrés dans le répertoire Messages envoyés de votre messagerie électronique, mais bien l'écran Lettres de l'onglet . Procédure Pour envoyer un message, veuillez consulter Envoyer un sous TRAVAILLER AVEC BRILJANT. 11

14 Briljant Lettres & MailMerge Imprimer les listes des lettres Menu Heures, Liste lettres Procédure Choisissez le menu Heures, Liste lettres. L'écran Liste lettres est ouvert. 1. Vous remplissez les critères de sélection, l'ordre de classement, etc. dans l'onglet Sélection. 2. Vous configurez les données que vous souhaitez voir par Gestion colonnes dans l'onglet Mise en pages. Voir Créer une liste pour une description détaillée de la création et l'impression des listes. 12

15 Lettres & MailMerge MailMerge Travailler avec MailMerge Menu Gestion, Mailing Si le module Gestion des prospects est activé, vous disposez également de la fonction MailMerge. Celle-ci vous permet d'envoyer des lettres par défaut, des fax et des s à des groupes de clients, prospects ou fournisseurs sélectionnés. Possibilités En fonction de la configuration de votre progiciel et de votre logiciel, vous pouvez envoyer votre mailinq comme lettre (avec la possibilité d'imprimer également les étiquettes et la liste d'envoi) comme fax comme (uniquement si vous reprenez également le contact) selon un sélection de prospects et/ou clients et/ou fournisseurs ou leurs contacts dont vous baser la sélection sur les critères classiques Groupes, Représentant, Code postal, Code langue, Pays,... et/ou un intérêt ou une combinaison d'intérêts au niveau des prospects, clients et/ou leurs contacts. Votre mailing peut être composé: d'une lettre aux prospects/clients/fournisseurs d'une demande d'offre à plusieurs fournisseurs. Pour terminer, vous pouvez envoyer votre mailing de telle sorte qu'il soit enregistré comme lettre par prospect, client ou fournisseur (et donc repris dans l'onglet Lettres), par ex. pour un mailing commercial à suivre; n'y ait pas d'enregistrement individuel (par ex. pour un message concernant la fermeture pour les vacances). Envoyer des s de façon plus rationnelle Le système MailMerge peut être utilisé de telle façon que vous envoyez d'abord un courriel, ensuite un fax vers les personnes dont vous n'avez pas l'adresse mais bien le numéro de fax et que vous imprimez finalement les lettres pour les personnes dont vous n'avez ni le numéro de fax, ni l'adresse . Rédiger le mailing 13

16 Briljant Lettres & MailMerge Envoyer le mailing Menu Gestion, Mailing Testez votre mailing avant de l'envoyer! 1. Utilisez les icônes Exemple d'impression et Exemple fax. 2. Remplissez votre nom ou celui de votre société en tant que client ou prospect et remplissez Test dans les Intérêts. Veillez à ce que votre numéro de fax soit rempli ainsi que l'adresse du contact. Mettez la sélection sur Intérêts = Test, afin que vous soyez chargé comme unique adressé dans l'onglet Mise en pages. Vous pouvez maintenant imprimer, faxer ou envoyer le mailing par courriel pour vérifiez si tout est en ordre. Après avoir bien testé et éventuellement modifié votre mailing, il suffit de cliquer sur l'icône Imprimer, Fax ou pour lancer le traitement. Rationaliser l'envoi du mailing Lors de l'envoi du mailing ( , fax, impression), le statut de l'adressé est modifié de Pas en Mail/Fax/Imprimé. 1. Ceci vous permet d'envoyer d'abord la sélection complète des destinataires par . Après l'envoi, le statut de tous les destinataires avec un adresse correcte, est automatiquement modifié de Pas en Mail. 2. Vous donnez ensuite l'ordre de envoyer par fax ce même mailing. Tous les destinataires avec le statut Mail sont alors ignorés. Après l'envoi, les statut de tous les destinataires avec un numéro de fax, est automatiquement modifié de pas en Fax. 3. Dans une dernière phase, vous donnez l'ordre d'imprimer. Dans ce cas, tous les destinataires avec le statut Mail et fax sont ignorés et seuls les destinataires qui n'ont pas encore été atteints, sont imprimés pour un envoi normal par la poste. Une fois cette action terminée, tous les destinataires doivent normalement indiquer le statut Mail, Fax ou Imrpimé. 14

17 Lettres & MailMerge Rédiger et envoyer un mailing Menu Gestion, Mailing La rédaction et l'envoi d'un mailing s'effectue à partir d'un seul écran. Ouvrez le menu Gestion, Mailing. L'écran Mailing est ouvert. L'onglet Sélection 1. Sélectionnez votre groupe-cible sous Insérer: Prospects, Clients et/ou Fournisseurs. Vous pouvez indiquer plusieurs groupes, par ex. Prospects et Clients pour un action promotionnelle ou Clients et Fournisseurs pour un message concernant la fermeture pour les vacances. 2. Cochez l'option Mailing aux personnes de contact si vous voulez ajouter les contacts à votre sélection. 3. Remplissez les critères que vous souhaitez utiliser sous Sélection. Ces critères sont appliqués à tous les destinataires sélectionnés. 4. À droite à l'écran, vous pouvez ajouter des critères spécifiques aux groupes sous Prospect, Client et Fournisseur. 5. Si vous souhaitez sélectionner sur base des intérêts, remplissez-les sous Intérêts. Faites attention à la structure de la grille de saisie: ou/ou/ou et ou/ou/ou et ou/ou/ou Tenez compte du fait que vous avez pu remplir des intérêts au niveau du prospect/client dans les écrans Prospects et Clients et au niveau des contacts. Pour faire jouer les intérêts des contacts dans la sélection, l'option Mailing aux personnes de contact doit être cochée sous le point Vous remplissez les autres paramètres sous Options: Trié selon, Orientation, Liste ou étiquettes selon mise en pages... Offre ou Lettre Pour une Offre, remplissez le Livre + Numéro et configurez la mise en pages de la demande d'offre. Pour une Lettre, remplissez la mise en pages et cochez Générer les lettres si vous souhaitez que chaque lettre individuelle soit créée et liée au destinataire. Ceci est utile/nécessaire s'il s'agit par ex. d'une action commerciale à suivre. L'onglet Mise en pages Lorsque vous ouvrez cet onglet (et à chaque fois que vous avez modifié quelque chose dans l'onglet Sélection), le programme vous demande si le fichier des adresses doit à nouveau être créé. Strictement parlant, les colonnes ne doivent pas être configurées pour envoyer un mailing. Ceci est toutefois bien nécessaire si vous souhaitez consulter ou imprimer une liste des personnes adressées, par ex. pour consulter la colonne Statut (Pas/Mail/Fax/Print). L'onglet Lettres Si vous avez indiqué que vous souhaitez envoyer une lettre dans l'onglet Sélection, vous configurez les caractéristiques de cette lettre dans l'onglet Lettres (Personne, Description, Notre référence, Type et Statut). Remplissez également le texte complet, compte tenu de la mise en page configurée (par ex. pas de formule de salutation si celle-ci est déjà prévue dans la mise en pages). Le mailing est maintenant prêt pour l'envoi. 15

18

19 Index L Lettres Consultation...7 Envoyer...4 Envoyer un Lettres par défaut...13 Listes...16 Paramètres...3 Suivi...12 M Types de communication...10 Mailing Envoi...19 Possibilités...17 Rédaction

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