ORTHO+4000 pour tous les cabinets d orthophonie

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1 ORTHO+4000 gère les évolutions de votre cabinet des plus simples aux plus complexes : Sur un matériel simple, en réseau local, ou en accès distant, la solution existe. Avec ORTHO+4000, soyez serein, quel que soit l évolution de votre cabinet, vous n aurez pas à remettre votre informatique en question, la solution que vous mettez en œuvre aujourd hui saura évoluer pour satisfaire vos besoins de demain. Son agenda L agenda apporte une aide précieuse aux cabinets les plus exigeants. Il se présente sous forme d un semainier où s affichent les rendez-vous d un ou de plusieurs praticiens. La recherche automatique de rendez-vous prend en compte simultanément l occupation des praticiens, l occupation des matériels du cabinet, et les demandes spécifiques des patients. En un clin d œil, une série de rendez-vous peut être planifiée en prenant en compte tous les paramètres définis : les horaires du praticien, son absence éventuelle, une plage horaire qu il consacre aux domiciles où à la maison de retraite, en prenant en compte l occupation d un matériel particulier, etc Pour les praticiens qui ont une activité importante aux domiciles de leurs patients ou qui souhaitent avoir leur agenda à portée de main en toute circonstance, Mobi4000 permet d avoir son agenda dans sa poche sur un Pocket PC ou sur un téléphone portable et de le synchroniser avec l agenda du cabinet. ORTHO RM Ingénierie Page 1

2 Patients La base de données des patients peut être enrichie manuellement ou par simple lecture de la carte Vitale des patients. L historique administratif des traitements, des séances, des factures et des paiements effectués, est conservé avec un statut particulier qui évite d encombrer les listes dans un usage quotidien. Traitements Lorsqu un patient se présente au cabinet, une fiche de traitement peut être créée et l ordonnance du médecin peut être scannée dans le dossier. Si nécessaire, la demande d entente préalable peut être imprimée et le planning des rendez-vous peut être effectué. Si le praticien le souhaite, le suivi des séances peut se faire au fur et à mesure de leur exécution. Si le praticien effectue un bilan, l acte correspondant sera enregistré avec le traitement. Le tableau des traitements permet d avoir une vision globale et immédiate des traitements en cours. Un système de filtrage permet d obtenir des listes sélectives telles que les patients facturables, attentes de paiement, traitements interrompus, domiciles, cliniques, etc Pour chaque traitement un système d onglet donne accès à une synthèse des éléments du dossier. Facturation La facturation des actes peut être faite en cours ou à la fin du traitement. La facturation peut se faire sur papier ou peut être télétransmise. Le logiciel est agréé par le GIE Sesam Vitale pour la télétransmission. Le suivi permanent des évolutions réglementaires est assuré par le système de communication intégré (4000 Infos). La désynchro, une facilité offerte par ORTHO : Pour les cabinets multi praticiens la désynchronisation de la signature électronique permet au secrétariat de ne pas avoir à introduire la carte CPS du praticien à chaque facture, la carte CPS n est exigée qu au moment de l envoi des lots de facturation. Pour les praticiens exerçant à l extérieur de leur cabinet, les lecteurs portables TLA permettent la signature des feuilles de soins électroniques. Le paiement des assurés est enregistré directement en comptabilité. Télétransmission La préparation des lots et l envoi se fait de façon automatique sans intervention complexe du praticien. Le traçage des envois garantit la réception des FSE par les destinataires. Les retours de paiements (NOEMIE) sont directement rapprochés avec les factures et toute anomalie est signalée. L enregistrement des recettes dans la comptabilité est immédiat. ORTHO RM Ingénierie Page 2

3 Comptabilité La comptabilisation des recettes étant assurée automatiquement par le module de suivi des factures, outre les recettes exceptionnelles, seules les dépenses et les opérations diverses devront être saisies en comptabilité. Des masques de saisie ont été préparés avec le concours des principales associations de gestion agréées qui l ont souhaité. Ainsi votre comptabilité pourra être tenu avec la plus grande rigueur et la plus grande simplicité. Il vous suffit en effet de choisir le bouton correspondant au type de dépense que vous avez effectué et le compte est proposé. Si le montant est fixe (loyer, leasing, etc ) inutile même de le saisir. Si l écriture est répétitive, elle vous sera même rappelée à son échéance. La comptabilité permet d imprimer les bordereaux de remise de chèques ainsi que tous les documents comptables habituels (journaux, grand-livre, balance, déclaration 2035, 2036 ) Plusieurs comptabilités peuvent être créées selon les besoins du cabinet (comptabilité individuelles, SCP, SCM, etc ) Des procédures ont été mises en place afin de permettre des échanges de documents avec les associations de gestion agréées. Les documents sont saisis dans la comptabilité et transmis par internet aux associations qui participent. Les fichiers comptables peuvent également être transmis pour contrôle. Suivi de l activité Le suivi de l activité est assuré de manière précise et performante par le logiciel. Des tableaux de bord permettent d analyser l activité selon des critères simples, nature des actes, praticien, domicile ou cabinet, etc Des lettres de relance peuvent être imprimées pour tous les patients n ayant pas réglé les honoraires du praticien ou ayant interrompu leurs traitements. Ces mêmes lettres peuvent être adressées aux caisses et mutuelles avec le relevé de tous les impayés. Communication 4000 Infos est un module de communication intégré au logiciel. Il permet d assurer une liaison permanente entre RM Ingénierie et ses clients. Chaque semaine, vous recevrez un document qui s affichera en première page de votre logiciel. De nombreuses rubriques y figurent parmi lesquelles : La rubrique réglementaire vous informe sur les évolutions juridiques ou administratives. Les évolutions logiciel vous sont transmises et s intègrent automatiquement dans votre logiciel. (modifications de tarifs, protocoles de transmissions, documents La formation vous permet de perfectionner certains aspects du logiciel ou de prendre connaissance de nouveautés. L agenda recense les salons nationaux ou régionaux, les congrès ou autres manifestations. ORTHO RM Ingénierie Page 3

4 Dossiers Médicaux Le dossier médical d ORTHO est le lieu où se rassemblent toutes les données médicales du patient. La présence des cartes Vitale et CPS et de la liaison internet permet de communiquer avec les autres praticiens via le DMP ou la messagerie sécurisée. DMP La mise en place d un dossier médical partagé et accessible par Internet est en cours, ainsi que notre participation à des réseaux «diabète ou bronchiolite», dans différentes régions de France. L objet est une meilleure prise en charge du patient dans le respect de la confidentialité et de la sécurité. ORTHO intègre dès à présent les fonctions qui permettent l échange en toute sécurité de données entre le dossier médical du cabinet et le DMP. Messagerie sécurisée L échange d informations médicales par courrier électronique a fait l objet d une loi en 2008 afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données transmises. ORTHO en respect avec cette loi intègre une messagerie sécurisée (signature avec la carte CPS et cryptage des messages) agréée par le GIP CPS. Courrier Inutile d acquérir de logiciel de traitement de textes, ORTHO intègre son propre logiciel. Il vous permettra avec la facilité qu offre son intégration, de rédiger votre courrier sans avoir à retaper les éléments saisis dans votre base de données. (Nom, adresse, correspondants, dossier médical, etc ). Les courriers sont stockés dans la base de données accessible depuis la fiche de leur destinataire. Mobilité Pouvoir transporter facilement avec soi les éléments importants pour pouvoir travailler à l extérieur, c est ce que procure Mobi4000 (option disponible avec ORTHO +4000). Vous disposez sur un Pocket PC ou sur un téléphone portable de votre agenda, des dossiers de vos patients. Vous pouvez enregistrer un acte ou saisir un bilan. Au retour au cabinet les données de votre PC et de votre Pocket sont synchronisées. ORTHO RM Ingénierie Page 4

5 Organisation du cabinet Des solutions adaptées à votre cabinet pourront être mises en place, de la plus simple à la plus complexe : ordinateur, imprimante, lecteur Sesam Vitale, connexion internet. Idem avec 1 écran clavier distant permettant de travailler alternativement sur l un ou l autre poste. En réseau local, c est à dire en connectant plusieurs ordinateurs à un serveur. Il est possible de travailler simultanément sur n importe quel poste. Le nombre de postes est illimité. Poste secrétariat avec 2 écrans sur le même PC. Cette solution simple et peu onéreuse permet au secrétariat d avoir l agenda sur un écran et les dossiers des patients sur un autre. En accès distant* avec un poste au domicile, en clinique ou dans un cabinet secondaire. En connexion avec un appareil mobile (Pocket PC ou téléphone portable) pour un travail à l extérieur ou à proximité du patient. En liaison avec un terminal Sesam Vitale portable permettant la signature des feuilles de soins au domicile des patients. En partageant la base de données avec d autres professionnels de santé n exerçant pas la même spécialité. (médecins, kinésithérapeutes, infirmiers, podologues, sages-femmes ) En mode «hébergé», vous ou vos partenaires accèdent à tout ou partie de votre logiciel via une connexion internet sécurisée. L accès est alors donné depuis le ou les sites de votre choix (cabinet domicile, maison de retraite, expert-comptable, société de services ). Ces différents modes de fonctionnement qui peuvent être combinés offrent une adaptabilité maximale. N hésitez pas à nous contacter pour plus d informations sur ce logiciel ORTHO ORTHO RM Ingénierie Page 5

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