I ACTES : Bilan de la mise en œuvre

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1 PREFET DE LA REGION D'ILE-DE-FRANCE PREFET DE PARIS I ACTES : Bilan de la mise en œuvre Septembre 2010

2 1- Un bilan positif A ce jour, la télétransmission concerne : - Le SEDIF depuis le mois de février 2008 ; La ville de Paris depuis le mois de janvier 2009 ; L' AEVdepuis le mois de juin 2009 ; Le SIFUREP depuis le mois de septembre 2009 ; Le SIPPEREC depuis le mois de septembre 2009 ; Le SIGEIF depuis le mois de septembre 2010 Cela représente actes télétransmis à ce jour vers la préfecture

3 2 - Les types d acte télétransmis Dans un premier temps, les actes télétransmis sont des actes simples : délibérations, conventions, arrêtés, accompagnés des pièces nécessaires à l exercice du contrôle de légalité (le total de l envoi - pièces jointes comprises doit être d un poids inférieur à 20Mo) Dans un second temps, pourront être télétransmis : les marchés publics et les délégations de service public Même si à terme, l objectif de l application Actes est de permettre la télétransmission de tous les actes soumis au contrôle de légalité, restent exclus la télétransmission des budgets et des actes d urbanisme

4 3 - La classification des actes télétransmis La déclinaison de la nomenclature retenue (entre 2 et 5 niveaux) est adaptée aux besoins de la collectivité/établissement 9 rubriques thématiques sont prévues : 1) commande publique 2) urbanisme 3) domaine et patrimoine 4) fonction publique 5) institutions et vie politique 6) libertés publiques et pouvoirs de police 7) finances locales 8) domaine de compétence par thème (ex : enseignement, aide sociale, environnement, ) 9) autres domaines de compétence Un guide de nomenclature a été rédigé pour vous aider à identifier concrètement à quelle rubrique de la nomenclature rattacher un acte

5 Rappel : Les actes de commande publique non transmissibles - marchés passés selon une procédure adaptée en raison de leur montant - contrats de transaction - conventions de gestion (gestion d un ouvrage ou d un service pour le compte d une autre collectivité) - offres de concours (la collectivité offre ses services à une autre collectivité pour réaliser une prestation gratuite) - conventions de partenariat financier (plusieurs collectivités co-financent un projet) N.B. Les projets de contrats et conventions doivent néanmoins être transmis avec la délibération qui autorise l exécutif à les signer.

6 Rappel : Les actes de fonction publique non transmissibles décisions individuelles concernant les avancements d échelon et de grade les contrats de recrutements sur emplois contractuels répondant à un besoin saisonnier ou occasionnel (vacataires notamment) décisions individuelles relatives aux prolongation et fin de stage décisions individuelles relatives à l attribution de primes et indemnités décisions individuelles relatives au temps de travail décisions individuelles relatives aux congés (formation, syndical, maternité, parental, ) décisions individuelles relatives aux sanctions décisions individuelles de réintégration, démission, cessation progressive d activité, mise en congé de fin d activité, mise à la retraite, fin de fonctions arrêté de nomination d un régisseur (régies d avances et de recettes) conventions de mise à disposition de personnel (le projet de convention doit néanmoins être joint à la délibération qui autorise l exécutif à la signer)

7 Rappel : Les actes de domaine et patrimoine non transmissibles contrats d'acquisition et de vente conventions de mise à disposition de biens du domaine conventions d occupation du domaine public conventions de baux locatifs contrats relatifs aux baux emphytéotiques contrats de vente en l état futur d achèvement N.B. Les projets de contrats et conventions doivent néanmoins être transmis avec la délibération qui autorise l exécutif à les signer.

8 Rappel : Les actes de finances locales non transmissibles Arrêtés de virement de crédits à l intérieur d un chapitre (pour les budgets votés au niveau du chapitre) Arrêtés relatifs à l exécution du budget (mandatement de dépenses, recouvrement de recettes) Conventions de garantie d emprunt accessoires à un contrat de droit privé Arrêté de nomination d un régisseur (régies d avances et de recettes) Arrêté de versement d une indemnité suite à une décision de justice.

9 4 Comment télétransmettre à partir de son poste informatique? La collectivité ou l établissement peut actuellement télétransmettre un fichier format PDF (acte papier signé et scanné) Une fiche présente sur le portail du tiers de télétransmission doit être renseignée concernant la matière et l objet de l acte. La collectivité ou l établissement joint ensuite le fichier PDF à cette fiche puis télétransmet. Dès réception de l acte par le ministère, la collectivité ou l établissement reçoit automatiquement un accusé.

10 PREFET DE LA REGION D'ILE-DE-FRANCE PREFET DE PARIS II ACTES : Les modalités de raccordement septembre 2010

11 1- Vos correspondants au bureau du contrôle de légalité et du contentieux Armelle DAAM, chef du bureau ( ) Christophe CONTI, référent «ACTES» au sein du bureau ( ) Mylène SILENE-MALAHEL, administrateur ACTES au sein du bureau ( )

12 2 Prendre des délibérations - Pour autoriser l autorité exécutive à signer le marché passé auprès du tiers homologué sélectionné - Pour approuver le projet de convention passée entre la collectivité/établissement et la préfecture de Paris

13 3 Passation de marché - Vous pouvez télétransmettre vos actes par votre propre système d information ou par le biais d un prestataire externe, appelé le «tiers de confiance» - Le recours à un prestataire externe implique la passation d un marché public le dispositif utilisé devant être conforme au cahier des charges de la télétransmission approuvé par arrêté ministériel (Cf. liste des dispositifs homologués sur le site internet de la DGCL: les_collectivites_te/administration_des_c/regime_des_actes/dem aterialisation/)

14 3 Passation de marché : Le coût du recours au tiers de télétransmission est inférieur à euros HT. Les marchés pourront donc être passés selon une procédure ad hoc, conformément aux dispositions de l'article 28 du code des marchés publics

15 4 La convention La convention vierge sera adressée par courriel aux collectivités/établissements intéressés par le raccordement afin que soient complétés les champs comme : - Les parties prenantes - Les renseignements sur la collectivité ou l établissement (n SIREN) - Le nom du tiers de télétransmission - Les types d actes télétransmis (délibérations, actes relatifs au personnel, )

16 4 La convention (suite) La nomenclature adoptée sera annexée au projet de convention pour définir les circuits de télétransmission

17 4 La convention (fin) Quand la délibération est devenue exécutoire, transmettre deux exemplaires de conventions renseignées et signées au bureau du contrôle de légalité et du contentieux. Les conventions signées par le préfet entreront en vigueur pour une durée d un an reconductible. Un exemplaire vous sera retourné. S ensuivra une phase de test durant laquelle une double transmission - dématérialisée et papier - sera effectuée. A l issue, la transmission sera uniquement dématérialisée.

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