Compte-rendu réunion FDS du 23 Juin 2011

Transcription

1 Compte-rendu réunion FDS du 23 Juin 2011 Présents : Papy Passane - Loïc Estelle Jérémy Tintin Nico Basile Minou Berny Julien casou dom Jean-marc Claude Denis PAGNEY 1 PLAN DE LA FÊTE / Sécurité : Electricité : Nico a vu Mathieu, c est OK Attention pour le buffet Podium : un peu en biais voir pour refaire les barres (Nico) bien laisser la place pour le jeu à Nico Forains : on veut savoir avec quoi ils viennent et les dimensions au sol : Papy leur fait un courrier Camions : pour le froid : Papy demande à Mulin et Bouvard (voir s il a un + gros) on prend le camion GINDRO pour le sec Buffet Tintin doit voir avec Mika pour les camions coulisses / sono camion «Est événements» ok WC : x 4 : Nico se renseigne Pompiers : vu, Papy a signé la convention Maîtres chiens : Papy confirme Médecin (tournoi) : Julien se renseigne Traçage : à prévoir autour du 14 Juillet (Paupaul) Montage : podium le lundi soir, aller chercher le matos mardi Nico doit trouver un gars avec le permis poids lourd pour aller chercher afin qu il reste à Larians pendant le montage Bennes : voir Marie-Claude

2 2 Animation : Voir Jean-no pour la cancoillotte pour le concours du + gros mangeur Clown : c est une nana qui fait de la sculture sur ballon et qui se déguise en clown Cabaret : changement, on reprend celui de l an passé avec une autre représentation, en + il sont moins cher. Passane a un gars qui fait de la peinture à la bombe n a pas eu de réponse des beaux arts Freestyle : voir quel prix propose la nana pour + de ¾ d heure de démo (il vaut mieux faire de la démo plutôt que de l initiation) on arrêtera le tournoi pour la Freestyleuse et Louana vers 17h : on va grouper les 2 Tournoi : c est Yann qui gère l arbitrage et Julien qui gère le traçage du terrain Jeux intervillages : 12 équipes besoin de balles carrées à Jean-Marc le lundi (ce serait mieux) besoin de 600 œufs et 40 kg de farine Jeux pour le public : Berny veut préparer quelque chose DJ : demander à Mika son nom (on nous le demande!!) Stand du lait : trouver un animateur : ils fournissent le lait mais il faut trouver quelqu un qui anime un peu Feux d artifices : Papy s en occupe

3 3 BUFFET : Eventiel : le chèque d acompte a été envoyé pour la réservation de la crépière et de la machine à Churros c est Sam qui ira chercher le vendredi Grill à paninis : Basile en commande 2 Machines à glace «soft» : prévoir une planche en bois épaisse pour fixer les machines, qu elles soient stables (Jay Jay avec Nico) Prévoir un point d eau au buffet pour des raisons pratiques. Denrées alimentaires / produits hygiene / épicerie : Estelle voit avec Papy le mardi 12 Juillet vers 17h au bungalow pour valider la commande à passer à Transgourmet, Choffey, Bouvard (il lui passe commande en même temps qu il le voit pour le camion) inventaire réalisé par Papy et Claude le 27/6 Tarif : ok, défini à la réunion à transférer à Laure Organisation buffet : l organisation a été vue avec Loïc et Max ; le nombre de personne «cuisine» et «service» nécessaire, le fonctionnement. Penser à l organisation autour du p tit dej. voir si on prend Gugus ou Marie-Claude On propose : Grill : saucisses merguez lard : 1.5 sandwich (jambon, rosette) : vitrine froide + frigo pain bagnat (thon, salade, œuf dur, tomate): 2 Kebab (viande, sauce, garniture, frites) : 3 Américain : (pain, steack, frites dedans) : 2.5 Assiette steack/frites : 2 Assiette jambon/frites (2 tranches) : 2 Paninis : poulet/fromage (x300)-jambon/fromage (x300)- 100 sucrés (voir Nutella/banane) 2 Frites : 1

4 pâtes bolognaises : 1.5 crêpes (nature,nutella, sucre ) : 1 churros (barquette de 375 : x5) : 1 PAS DE NUTELLA prévoir sachets de confiserie glaces Soft (vanille/pépites de chocolat/vanille/fraise) :1 Glaces individuelles : «pousse/pousse», fusée : 1 MIKO : livre le jeudi, les payer à la livraison on verra avec Basile 4 Organisation du travail des joueurs & bénévoles : Répartition des joueurs : suite aux feuilles qui ont été rendues par les joueurs (souhaits), suite aux feuilles qui ont été faites par les responsables (besoins + indispensables), Tintin fera la répartition lundi 27 avec Estelle et Casou (en ayant vu Jean-Marc) pour que Basile puisse envoyer les lettres avec les horaires de travail lundi 04 Juillet Ensuite, chaque responsable devra rappeler sa liste de gens pour s assurer qu ils viennent Rappel : en dessous de U17 : interdiction de manipuler des tickets!!! Répartition des tâches : Débarrassage : pour l après-midi, les gosses avec les parents, Tintin a déjà donné une liste à Minou, en trouver un peu + - Minou doit définir un lieu de R.D.V pour expliquer + donner les poubelles et autre matos nécessaire. A partir de 22h, Jordy prend les gens des buvettes pour débarrasser, et ce jusqu à la fin. Caisses : on met le ticket gratuit à partir de 4 plaques Claude doit se renseigner pour les machines à carte bleue (TPE) Claude paye les artistes la caisse à Julien va gérer les T- Shirts (on donnera des coupons aux responsables pour aller les chercher) tickets gratuits d une autre couleur : ce ne sont que

5 les responsables qui peuvent en demander! et Julien note à qui il en donne. On vend des bracelets «entrée BAL» dès qu on peut des éthylotests seront disponibles aux caisses 5 Communication : 6 Buvette : T-Shirts : on partirait sur 2 couleurs de flockage pour différencier les bénévoles et les vendus (1 flockage noir et un flockage bleu) voir Géant du Foot et bien leur mettre la pression pour qu ils soient là les 2 jours pour flocker, le contrat est prévu ainsi, ils se débrouillent! Couleur des T-shirt 2011 : orange Tracts / pancartes : Tracts : ok Thomas POURCHOT s occupe de toutes les pancartes Voir France 3 pour l agenda de l été (Passane) sponsors : on en est à 6030 (7780 en 2010) Spots radio : Aurel Triboulet s est occupé de Radio Star France Bleu : on voit avec Denis PAGNEY pour obtenir un partenariat l année prochaine ; pour cette année, il demande une interview Articles des journaux à préparer Nom de la mascotte : LARY prendre 800 pichets de 1.5 litres (500 pour la buvette, 300 pour lot tombola) les tarifs sont à nous valider tarif pichets sur la fête : 4 tickets / et 2 tickets pour la consigne C était la dernière tous ensemble avant la fête.. sniff..