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1 Résultats de l enquête 2014 Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 1

2 Tendances 2014 Méthodologie de l enquête Résultats 2014 Socio-types de l entreprise Prospective Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 2

3 Tendances 2014 Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 3

4 Tendances 2014 Intranet 2014 : vers le bureau virtuel L espace intranet étendu fonctionne de plus en plus souvent comme un bureau à partir duquel on peut effectuer une multitude de tâches. Preuve en est : la croissance régulière des outils de messagerie instantanée, de webconférence, de webmail ou l accès direct aux bases documentaires. Les espaces collaboratifs dans ce cadre riche prennent toute leur dimension. Ils deviennent désormais des lieux de travail où, d un espace à l autre, on va recréer un univers adapté à la finalité des échanges : qu il s agisse d espaces projets, de communautés de pratique, géographiques ou d intérêt. Ces espaces sont gouvernés par un community manager dont les fonctions sont plus fréquemment reconnues dans l entreprise où il se positionne en vrai gestionnaire des connaissances sur le périmètre qu il anime. Dans certains cas, on voit émerger des animateurs de chantiers d innovation participative qui ne sont plus cantonnés au pré carré des départements de R&D, car on l a bien compris, la création et l innovation sont les carburants du 21 ème siècle. Le réseau social d entreprise est loin d avoir encore conquis le plus grand nombre. Confrontées à des problématiques d infrastructures ou des problèmes de méta-annuaire et dans un contexte économique tendu, les entreprises font parfois le choix de différer ces projets. La gouvernance progresse avant tout autour des espaces collaboratifs et du réseau social d entreprise. Les accès distants permettant tous types d interactions sont désormais possibles dans 75% des cas et de plus en plus aussi via des terminaux légers pour lesquels l infrastructure et l ergonomie sont pensées dans près de 40% des organisations. La stratégie numérique commence à émerger, même si dans ce domaine les marges de manœuvre sont conséquentes. Certains acteurs privilégient le déploiement du digital en externe auprès de leurs clients, avant de le mettre en place en interne. Les rythmes de progression sont aussi intimement liés au secteur, à la taille de l entreprise et enfin à sa culture. Les nombreuses formes prises par le milieu du vivant pour s adapter aux évolutions profondes qui se sont produites sur notre planète en sont une illustration parlante. Chacun son chemin somme toute, même si le partage d expérience et le benchmarking sont riches d enseignements. Nous espérons que cette édition qui marque quinze années d existence de l Observatoire, continuera de vous éclairer sur les choix à faire au regard de la maturité numérique de votre entreprise. Merci à tous ceux qui contribuent régulièrement au succès de ce projet collaboratif qu est l Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique. Bonne lecture. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 4

5 Tendances 2014 Tendances de l intranet 2014 Gouvernance Mobilité Outils collaboratifs Des outils de plus en plus nombreux, un équipement au service de l interaction par la voix, le texte et l image Fonctions Sociales En déploiement constant, les fonctions sociales «simples» sont les plus diffusées Outils collaboratifs Fonctions sociales Gouvernance La gouvernance s adapte progressivement au collaboratif et au social Mobilité Près de 75% des intranets sont accessibles à distance Stratégie numérique Stratégie numérique L utilisateur est enfin partie intégrante du dispositif Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 5

6 Tendances 2014 Les outils collaboratifs se renforcent avec constance Augmentation des espaces projets et géographiques Utilisation d outils d innovation participative 64% des entreprises déclarent des espaces collaboratifs désormais contre 61% en Une augmentation de 14% est prévue dans un an. OUTILS COLLABORATIFS Les espaces projets continuent leur ascension à 65% (61%), les espaces géographiques aussi à 27% (20%), les communautés d intérêt perdent 9 points à 25%. 29% des entreprises déclarent des outils d innovation participative. Forte progression de la messagerie instantanée 64% d espaces collaboratifs disponibles La messagerie instantanée est en croissance de 11 points à 62% et les outils de web conférence présents dans 56% des cas augmentent de 11%. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 6

7 Tendances 2014 Les fonctions sociales se diffusent progressivement Like, minimessages et commentaires en progression FONCTIONS SOCIALES Nombreux projets de RSE Commentaires, Like et Mini-messages sont présents dans près de 30% des cas. Les fonctions liées à la vie du réseau sont en stagnation : 27% des cas comme en Fiches annuaires enrichies 21% et animation du réseau 16% sont les principales fonctionnalités sociales prévues dans un an. Progression prévue en 2015 des outils de mise en relation augmentent Following et mise en relation stagnent Les projets de RSE affichés sont de 23% contre 20% en Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 7

8 Tendances 2014 La gouvernance s adapte aux usages collaboratifs et sociaux Gouvernance du RSE en progrès Gestion dynamique des dispositifs numériques internes Progression de la gouvernance associée à la vie du RSE avec une montée des procédures de création (+7%) avec désormais 12% de profils de poste pour les animateurs de communautés. GOUVERNANCE 47% des entreprises déclarent disposer désormais de community managers (contre 43% en 2013) ; 18% des entreprises devraient augmenter leur nombre en Plus de community managers Gouvernance des espaces collaboratifs confirmée Augmentation des enquêtes en ligne (30%) et des focusgroups (16%) qui traduit l émergence d une gestion dynamique des dispositifs numériques internes. Création des espaces collaboratifs à l'initiative des opérationnels en augmentation, avec toujours une gouvernance bien présente. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 8

9 Tendances 2014 La mobilité gagne du terrain Progression des tâches exécutables depuis l extérieur Accès distant à 73% L accès distant à l intranet depuis un PC est resté stable par rapport à 2013 : possible dans 73% des cas. Usage en mobilité facilité MOBILITE Ergonomie dédiée aux smartphones et tablettes en augmentation Deuxième année de progression généralisée des tâches exécutables à l extérieur de l entreprise. Renforcement des dispositifs adaptés à la consultation sur tablette tactile 38% aujourd hui et 56% dans un an, et smartphone 29% aujourd'hui et 41% en L équipement en outils permettant les actions simultanées pousse l usage en mobilité. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 9

10 Tendances 2014 La stratégie numérique n est pas abordée de manière unifiée Meilleure écoute des utilisateurs Mutualisation des équipes en recul La mutualisation des équipes semble marquer un recul à l exception des profils issus de socio-types très avancés. STRATEGIE NUMERIQUE DirCom, DSI et DG constituent le trio de tête et sont les principaux sponsors des projets numériques. Les projets de RSE sont en augmentation de 20% à 23%. DirCom et DSI principaux sponsors Professionna- -lisation des acteurs de l intranet Les verbatims d excellent niveau attestent d une professionnalisation forte des acteurs de l intranet. On capte plus les besoins des utilisateurs en amont des projets (66% des cas). Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 10

11 Méthodologie de l enquête Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 11

12 Méthodologie de l enquête A propos de l Observatoire Etude de référence sur les évolutions des dispositifs intranet, l Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique a été créé en Nous célébrons cette année sa 15 ème édition. L Observatoire se propose d analyser la progression de l intranet et des technologies de l'information dans les organisations du travail privées et publiques. Cette observation annuelle du dispositif intranet permet de comprendre les tendances, d anticiper les évolutions et donne aux entreprises l opportunité de se benchmarker. Nous remercions les associations AFCI, Communication & Entreprise ainsi que Boostzone et Emergenceweb (blog canadien influent dédié à la communication interactive) qui ont encore cette année relayé l Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique. Nous remercions également Atelya qui a rejoint cette année notre réseau de relais. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 12

13 Méthodologie de l enquête A propos de l Observatoire L enquête s est déroulée du 13 janvier au 31 mars 2014 sur le site 474 réponses valides ont été traitées, dont 21 entreprises du CAC40 : L échantillon de l édition 2014 correspond à un équivalent de salariés représentés de près de 8,35 millions. 87% des répondants sont français et 13% en provenance de pays francophones d Europe, d Amérique du Nord et d Afrique. Près de 60% de nos répondants cette année ont déjà participé à une précédente édition de l Observatoire. Le questionnaire, auto-administré, proposait 45 questions s articulant autour de 4 thèmes : Information et communication Collaboration Réseau social d'entreprise et fonctions sociales Stratégie numérique Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 13

14 Résultats 2014 L entreprise et son contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d entreprise Stratégie numérique Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 14

15 Résultats 2014 : L entreprise et son contexte Effectifs et secteurs des entreprises répondantes 28% 20% 21% 17% 18% 15% Industrie 8% 9% 18% Service Administration publique Parapublic Moins de 100 personnes De 100 à 500 personnes De 501 à 1000 personnes De 1001 à 5000 personnes De 5001 à personnes Plus de personnes 48% Tous les secteurs de l économie sont représentés, l appartenance sectorielle est très comparable à celle de l édition Toutes les tailles d entreprises sont présentes avec comme en 2013 un pic d entreprises d effectif entre 1001 et 5000 personnes. Comme en 2013, nous avons distingué les organisations du secteur public et parapublic dont nous rappelons les définitions cidessous : Le public concerne uniquement les administrations : ministères et collectivités territoriales (régions, départements, villes). Le parapublic concerne les services administratifs et d assistance, d enseignement, de santé, d activités immobilières régulées ainsi que les services artistiques et récréatifs. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 15

16 Résultats 2014 : L entreprise et son contexte Evolution des effectifs des répondants % 28% 20% 20% 21% 17% 15% 15% 9% 8% 10% 9% Moins de 100 personnes De 100 à 500 personnes De 501 à 1000 personnes De 1001 à 5000 personnes De 5001 à personnes Plus de personnes On note une grande stabilité du poids des répondants par taille d effectif entre 2013 et 2014 avec : La tranche des entreprises de plus de personnes qui se stabilise ; Une légère augmentation des entreprises de moins de 100 personnes (+ 3%). Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 16

17 Résultats 2014 : L entreprise et son contexte Répartition des répondants par pays et présence internationale 2,5% 0,8% 0,6% 2,5% 0,6% 6,1% France Canada 65% Suisse Benelux Maghreb Afrique sub-saharienne Autre 9% 10% 9% 8% Un pays De 2 à 5 pays De 6 à 20 pays De 21 à 50 pays Plus de 50 pays 86,7% La répartition par pays reste constante par rapport à 2013, avec une légère montée des répondants canadiens (+2%). 2/3 des entreprises se situent dans un environnement majoritairement français et 1/3 disposent d implantations internationales, ceci est lié au grand nombre d entreprises françaises répondantes. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 17

18 Résultats 2014 : Information et Communication Top 5 des fonctions des répondants au sein des organisations 1. Responsable intranet 2. Responsable communication interne 3. Chargé de communication 4. Direction générale 5. Fonction SI Le trio de tête est identique à 2013, avec toutefois une légère augmentation des Responsables intranet, qui passent devant les Responsables communication interne. On note également une légère augmentation des représentants de la Direction générale, qui passent au quatrième rang. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 18

19 Résultats 2014 L entreprise et son contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d entreprise Stratégie numérique Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 19

20 Résultats 2014 : Information et Communication Structure des dispositifs intranets 1.1. Quelle est la structure de votre dispositif numérique de communication et d'information (intranet)? % 64% 22% 22% 15% 14% Un intranet unifié Plusieurs intranets Plusieurs intranets accessibles par un portail institutionnel Les résultats présentent une très grande stabilité par rapport à En complément, sur les trois dernières années, on constate une progression légère mais régulière des entreprises ayant «Plusieurs intranets». En analysant les tris croisés on voit que les entreprises disposant de "Plusieurs intranets" sont principalement dans les grands groupes et l'industrie. La stabilité des chiffres reflète ainsi le chantier de rationalisation des intranets qui n est pas encore lancé et la coexistence d'identités fortes (géographiques ou produits) qui sont classiques dans l'industrie. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 20

21 Résultats 2014 : Information et Communication Une évolution permanente du dispositif intranet 1.2. Depuis la première version, combien votre intranet a-t-il vécu de refontes majeures (changement d'outil, d'architecture, de génération, de périmètre)? % 26% 27% 25% 24% 26% 14% 15% 6% 8% Aucune Une Deux Trois Quatre et plus Cette année, l'échantillon des répondants a effectué au moins deux refontes dans 50% des cas. La valeur moyenne du nombre de refontes se situe à deux. La structure reste similaire à 2013, avec toutefois : Un mouvement de baisse sur les entreprises ayant effectué une seule refonte (-4,9%) ; Une légère augmentation des entreprises ayant effectué deux refontes (+ 2,3%). Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 21

22 Résultats 2014 : Information et Communication Top 15 des métiers et fonctions qui publient dans l intranet 1.3. Quels sont les métiers (fonctions) qui publient des contenus dans vos intranets? Métier cité individuellement Tous les métiers 54% 45% 35% 32% 30% 27% 20% 19% 19% 19% 19% 18% 17% 17% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% Le classement reste très stable par rapport à On constate une progression de la représentation des IRP et comités d'entreprise ainsi que des thématiques liées au développement durable. En toute fin de classement, il faut noter la progression importante des contenus liés à la production de biens et de services qui tendrait à montrer un ancrage plus «business» des intranets. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 22

23 Résultats 2014 : Information et Communication Classement des informations disponibles dans l intranet 1.4. Quelles informations sont proposées dans vos intranets? 1. Information sur l actualité de l entreprise 88% 2. Information RH 84% 3. Information sur les procédures administratives 76% -4% 4. Information institutionnelle 72% 5. Documentation technique et opérationnelle 64% -6% 6. Information sur les projets 62% 7. Information sur les produits et les services 56% +5% 8. Information sur les métiers 54% +3% 9. Information pratique 47% 10. Information juridique et contractuelle 46% 11. Information financière 43% 12. Information issue de la veille 38% 13. Information sur les clients et partenaires 33% 14. Tableaux de bords 32% -4% L ordre des types d informations présents dans l intranet est stable par rapport à On constate notamment une variation à la hausse des informations sur les produits et services ainsi que sur les métiers. Une légère hausse (+ 1,70%) est également à noter sur les informations issues de la veille. Les informations administratives, techniques/opérationnelles et les tableaux de bord sont en léger recul. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 23

24 Résultats 2014 : Information et Communication Types de contenu proposés dans les intranets 1.5. Quels types de contenus proposent vos intranets? 1. Documents 97% 2. Contenus textuels 95% 3. Contenus visuels 86% 4. Contenus vidéo 59% +4% 5. Images animées 34% 6. Contenus audio 20% -2% Les contenus vidéo augmentent (+ 4%) et poursuivent leur progression de manière régulière depuis 5 ans malgré, très souvent, les limites de la bande passante disponible en interne dans les entreprises. Les contenus audio restent peu représentés (20%), leur niveau est très comparable aux trois années précédentes. Les Univers 3D n'ont jamais pris dans l'entreprise et on note leur quasi abandon. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 24

25 Résultats 2014 : Information et Communication L intranet : un dispositif essentiel 1.6. Quel est le niveau d'appropriation des intranets dédiés à la publication d'information dans l'entreprise? % 31% 39% 43% 22% 24% 1% 1% 3% 2% Pas d'intranet disponible et une population réfractaire Pas d'intranet disponible et une population ouverte à ces usages Un ou des intranet(s) consulté(s) ponctuellement Un ou des intranet(s) consulté(s) régulièrement Une pratique largement étendue de l'intranet La tendance est à la progression, avec une légère baisse des modalités "Pas d'intranet", et une légère augmentation de la consultation régulière et de la pratique étendue. On note depuis trois ans une progression constante des propositions liées à un usage régulier ou à une pratique largement étendue de l'intranet. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 25

26 Résultats 2014 : Information et Communication Outils de gouvernance de l intranet 1.7. Avez-vous formalisé les éléments suivants? 50% 48% 46% 40% 27% 23% 22% 19% Procédures de contribution Procédures de validation Charte éditoriale Usages et bonnes pratiques des outils Comité éditorial Procédures d archivage et/ou de suppression Calendrier éditorial Aucun élément formalisé Baisse notable du calendrier éditorial : la planification centralisée devient plus difficile au fur et à mesure que la production se décentralise. On identifie une augmentation des procédures de validation, qui correspond aussi au besoin de disposer de contenus fiables et de qualité même (ou encore plus) quand on démocratise les échanges et les contributions. Les autres modalités restent stables. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 26

27 Résultats 2014 : Information et Communication Socle technique de l intranet 1.8. Sur quels logiciels ou suites logicielles s appuient vos intranets (Content Management System)? 30% 21% 14% 13% 7% 7% 6% 6% 6% 4% 4% 3% 3% 2% 2% 2% Microsoft Autre solution propriétaire Une solution spécifique Autre solution libre Jalios IBM Drupal Typo3 WordPress Liferay Joomla SPIP Isotools Alfresco Opentext Oracle Les solutions Microsoft continuent à dominer le marché bien qu elles perdent un peu de terrain (-3%). Le classement des solutions reste globalement stable par rapport à 2013, hormis une légère augmentation des solutions spécifiques développées en interne (+ 3%) qui passent devant les solutions open-source. On note toutefois une progression régulière depuis 4 ans des solutions open-sources diverses, passant de 4,3% en 2011 à 13,4% en Jalios progresse également de façon régulière de 3,3% à 7,3% en 4 ans. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 27

28 Résultats 2014 : Information et Communication Commentaire libre sur les intranets d information et de communication En 2014, comme l'année précédente, les commentaires mettent principalement en évidence : Des projets de refonte à l'étude ou en cours ; Une tendance à l'unification des différents intranets existants ; Le développement de synergies / convergences entre les dispositifs intranets, collaboratifs et RSE existants. Le nombre d'utilisateurs et de contributeurs semble être en progression. Pour autant, l'intranet reste parfois sous-exploité et la messagerie est encore régulièrement utilisée pour envoyer des fichiers qui pourraient être publiés. La transition d un mode de communication push à un mode de communication pull est parfois délicate à mener. Enfin, les ressources allouées, la gouvernance mise en place et l'animation régulière du dispositif semblent être d'importants facteurs de succès. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 28

29 Résultats 2014 L entreprise et son contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d entreprise Stratégie numérique Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 29

30 Résultats 2014 : Collaboratif Top 16 des fonctionnalités collaboratives disponibles actuellement 2.1. / 2.2 / 2.3 Quels outils sont disponibles dans votre organisation? 1. Annuaire interne 90% 2. Web mail 88% +9% 3. Moteur de recherche simple 86% +6% 4. Base documentaire 83% +10% 5. Agenda partagé 77% +6% 6. Gestion de processus génériques 66% 7. Espaces de travail collaboratif 64% 8. Messagerie instantanée 62% +11% 9. Web conférence 56% +11% 10. Moteur de recherche multicritères 48% 11. Forums 47% 12. Wikis 43% +10% 13. Blogs 42% +9% 14. Workflows et applications métiers 41% 15. Organigramme dynamique 32% 16. Système d'innovation participative 29% On note une progression générale de l ensemble des fonctionnalités évaluées. Le top 5 est identique à 2013 avec toutefois le web mail qui passe devant le moteur de recherche simple. Le web mail tend à se répandre car celui-ci est souvent moins coûteux. Les systèmes d innovation participative font leur entrée cette année, avec une présence dans 29% des entreprises. On note un effet de déception par rapport au moteur de recherche multicritères qui plafonne à 48%, avec la problématique du «taggage» des contenus et de la réappropriation du capital numérique. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 30

31 Résultats 2014 : Collaboratif Top 10 des fonctionnalités collaboratives disponibles dans 1 an 2.1. / 2.2 / 2.3 Quels outils sont disponibles dans votre organisation? 1. Espaces de travail collaboratif 14% 2. Moteur de recherche multicritères 13% 3. Système d innovation participative 12% 4. Blogs 10% 5. Wikis 10% 6. Organigramme dynamique 10% 7. Forums 9% 8. Applications de text-mining 8% 9. Gestion de processus génériques 8% 10. Workflows et applications métiers 7% Les niveaux de promesses sont moins hauts : l'an dernier quatre items dépassaient les 15% contre 0 en En comparaison avec le classement des projets annoncés l an passé, on constate la progression des espaces collaboratifs et des moteurs de recherches multicritères ainsi que le léger recul des fonctions blog, wiki et forum. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 31

32 Résultats 2014 : Collaboratif Comparaison des outils déployés par rapport à / 2.2 / 2.3 Quels outils sont disponibles dans votre organisation? Meilleures progressions Messagerie Messagerie instantanée instantanée +11% +11% Web Webconférence +11% +11% Base Base documentaire documentaire +10% +10% Wikis Wikis +10% +10% Blogs Blogs +9% +9% Web Web mail mail +9% +9% On constate une augmentation importante de la web conférence, de la messagerie instantanée, des bases documentaires, des web mails, wikis et blogs (+10 points en moyenne). Les promesses tenues et dépassées pour le web mail, les bases documentaires, le moteur de recherche simple et les outils de web conférence, sont la preuve que l'espace intranet fonctionne de plus en plus comme un bureau à partir duquel des tâches multiples peuvent être réalisées. Malgré l augmentation globale, les progressions ne sont souvent pas à la hauteur des projets annoncés en Les entreprises se rendent compte des difficultés lors de la réalisation, ce qui peut les amener à temporiser. La période économique est également propice à des renoncements ou reports budgétaires. Respect des promesses Promesses respectées et dépassées Meilleures progressions Webmail +6% Moteur de recherche simple +2% Base Messagerie documentaire instantanée +11% +2% Web Webconférence +11% +1% Base documentaire +10% Wikis +10% Promesses loin d être respectées Blogs +9% Moteur de recherche multicritères -14% Web mail +9% Espaces de travail collaboratif -13% Forums -12% Outils décisionnels / Business Intelligence -11% Gestion de processus génériques -10% Workflows et applications métiers -10% Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 32

33 Résultats 2014 : Collaboratif Le déploiement des espaces collaboratifs se poursuit 2.4. Quels types d'espaces collaboratifs sont disponibles? % 65% 54% 53% 44% 44% 34% 20% 27% 25% Espaces projets et groupes de travail Espaces par services ou directions Communautés de pratiques Espaces géographiques Communautés d'intérêts Les espaces géographiques (+7%) et projets (+4%), marqueurs identitaires et faciles à déployer, continuent leur progression régulière depuis 4 ans. Les communautés de pratiques, plus exigeantes à déployer, et les espaces par services stagnent après 4 ans de progression continue. Les communautés d'intérêt sont en baisse, elles sont plus ou moins adaptées selon la culture d entreprise et sont concurrencées par des outils externes. Un recentrage sur des questions plus opérationnelles se dégage : retour en arrière face à des déploiements trop rapides qui est de bon augure. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 33

34 Résultats 2014 : Collaboratif Critères de création des espaces collaboratifs 2.5. Quels sont les critères de création des espaces collaboratifs? % 60% 55% 54% 47% 46% 28% 28% 13% 18% Besoin justifé d'une communauté d'individus autour d'une problématique spécifique Lancement officiel d'un projet Décision d'un directeur ou d'un comité de direction Simple demande, sans restriction particulière Création non régulée, aucune gouvernance La création des espaces collaboratifs reste très majoritairement soumise à un processus de contrôle. On note toutefois une augmentation de la non-régulation (+5%). Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 34

35 Résultats 2014 : Collaboratif Appropriation des outils collaboratifs 2.6. Quel est le niveau d'appropriation des outils collaboratifs dans l'entreprise? 55% 55% 53% % 5% 6% 15% 13% 15% 19% 17% 17% 8% 8% 10% Pas d'outils collaboratifs et une population réfractaire Pas d'outils collaboratifs et une population ouverte à ces nouveaux usages Des outils utilisés ponctuellement Des outils utilisés régulièrement Une pratique largement étendue du web 2.0 On note une relative stabilité des éléments d appropriation des outils collaboratifs. Les évolutions sont complexes à analyser sur ce graphique global du fait de l'évolution de notre panel de répondants. Sur les personnes ayant déjà participé à une précédente édition, on note une progression légère. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 35

36 Résultats 2014 : Collaboratif Socle technique des dispositifs collaboratifs 2.7. Sur quels logiciels ou suites logicielles s appuient vos outils collaboratifs? 42% 20% 15% 9% 7% 7% 7% 6% 4% 4% 3% 2% 2% 2% Comme pour les intranets, Microsoft SharePoint perd du terrain au profit notamment des autres solutions propriétaires et open-source. Il reste néanmoins encore largement en tête. La représentation des autres solutions reste stable avec tout de même une progression d Alfresco Share (+3%). Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 36

37 Résultats 2014 : Collaboratif Commentaire libre sur les outils et espaces collaboratifs Les tendances qui semblent émerger mettent en évidence : De nombreux projets de création ou de refonte associés au déploiement d'outils collaboratifs ; Une volonté d'unifier les différents dispositifs intranets et collaboratifs. On observe également un accroissement des demandes de création d'espaces collaboratifs. Toutefois, ces derniers ne sont pas toujours animés et ce, en raison du manque d'attention portée aux besoins des utilisateurs et de l'absence de clarté en ce qui concerne les objectifs de ces espaces. Le défaut de gouvernance est ici bien identifié. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 37

38 Résultats 2014 L entreprise et son contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d entreprise Stratégie numérique Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 38

39 Résultats 2014 : Réseau social d entreprise La diffusion des fonctionnalités sociales se poursuit - Top 10 des services disponibles actuellement 3.1. L intranet met-il à disposition un réseau social d'entreprise (RSE) et des fonctions sociales? 1. Alertes 46% +16% 2. SSO 44% +10% 3. Enquêtes en ligne 42% +9% 4. Gestion et animation de communautés 35% +8% 5. RSS 34% +7% 6. Publication de commentaires 31% +14% 7. Présentiel 30% +8% 8. Publication de ressources sur son profil 30% +9% 9. Fiche annuaire enrichie 27% 10. Like ou notation 27% +8% Les fonctions d abonnement se consolident (RSS et alertes ). Depuis 3 ans, on note une forte progression de toutes les fonctions facilitant la production de contenus élémentaires (commentaires, like, envoi de mini-messages, publication de ressources sur son profil). Les utilisateurs «prennent la parole» de plus en plus fréquemment via l'intranet. En revanche, on remarque que les fonctions autour de la constitution du réseau sont plutôt en stagnation (fiche profil enrichie, mise en relation, animation de son réseau). Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 39

40 Résultats 2014 : Réseau social d entreprise La diffusion des fonctionnalités sociales prévues dans un an 3.1. L intranet met-il à disposition un réseau social d'entreprise (RSE) et des fonctions sociales? Fiche annuaire enrichie 21% (21%) 2. Animation de son réseau 16% (17%) 3. Publication de ressources sur son profil 15% (15%) 4. Outil de mise en relation 15% (15%) 5. Publication de commentaires 14% (13%) 6. Gestion et animation de communautés 14% (14%) 7. Like ou notation 14% (15%) 8. Alertes 13% (12%) 9. Publication et partage de mini-messages 12% (14%) 10. Suivre des personnes 12% (13%) On remarque que les niveaux et les items sont très proches de 2013, ce qui montre que même si les promesses ne sont pas totalement tenues, il s agit plus d un report que d'une annulation. La fiche annuaire enrichie reste la première fonction en projet prévue pour l année à venir. Elle continue d'être anticipée comme disponible dans 21% des cas ce qui porterait le chiffre à 48%. L animation de son réseau, la publication de ressources sur son profil et les outils de mise en relation arrivent juste derrière, marquant la volonté de développer les dispositifs facilitant la mise en relation au sein de l entreprise. Concernant la réalisation des promesses faites en 2013, on note principalement : Le dépassement des objectifs sur les commentaires, ce qui montre une véritable dynamique ; La proximité dans la réalisation des promesses sur la publication de mini-messages montre que c'est une fonction à la mode ; De même pour le présentiel, ce qui confirme le déploiement du collaboratif synchrone. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 40

41 Résultats 2014 : Réseau social d entreprise Les plates-formes de partage de contenus riches 3.2. Avez-vous des outils dédiés au partage collaboratif de contenus riches? 12% Dans un an Actuellement 9% 41% 29% 8% 7% 18% 15% Images (Banque d'images) Vidéo Présentations (Slideshare) Son L ordre est identique à celui de 2013 avec une progression de chacun des items, en dehors des Slideshares internes qui stagnent. On note une divergence entre internet et intranet. A l'extérieur, la production de contenu vidéo se fait facilement et sans exigence. En interne, la communication vidéo continue d'être le fruit d'un travail élaboré qui explique un rythme de production moins systématique. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 41

42 Résultats 2014 : Réseau social d entreprise La gouvernance du réseau social d entreprise 3.3. Avez-vous formalisé les éléments suivants? % 27% 26% 19% 15% 11% 8% 12% 12% 8% Charte des comportements des utilisateurs et des acteurs des sites web Règles et procédures de création des communautés Règles et procédures de modération Règles et procédures de fermeture des communautés Profils de postes et compétences des animateurs d'espaces On note une progression générale de l ensemble des items sauf pour les chartes de comportements. Les utilisateurs sont-ils considérés comme plus conscients des usages aujourd'hui, ce qui pourrait justifier une moindre nécessité de mettre en place une charte? Les règles et profils de postes apparaissent toutefois comme de vrais sujets, ce qui est rassurant. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 42

43 Résultats 2014 : Réseau social d entreprise Community managers 3.4. Combien de community manager(s) interne(s) ont-été nommé(s) dans votre entreprise? 10% 12% Dans un an 53% Actuellement 26% 5% 1% 6% 0% 1% 2% Aucun Moins de 10 personnes De 10 à 49 personnes De 50 à 100 personnes Plus de 100 personnes Un peu moins d'entreprises déclarent ne pas disposer de community manager en 2014 pour tendre vers 1 entreprise sur 2 qui en disposerait. Les évolutions projetées sur 2014 ne sont pas réalisées. Il faut noter que ces chiffres ne sont sensibles ni aux secteurs d'activité des répondants, ni à la taille de leur effectif (sauf pour les grands nombres de community managers qui ne peuvent pas exister dans les petites entreprises), ni à l évolution du panel de répondants. Cela démontre que ce sujet n'est pas mûr et que, sans doute, les répondants ont encore du mal à évaluer le nombre de community managers, ce qui entraîne une grande variabilité dans les chiffres. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 43

44 Résultats 2014 : Réseau social d entreprise Niveaux d appropriation des outils sociaux 3.5. Quel est le niveau d'appropriation des outils sociaux dans l'entreprise? % 35% 34% 36% 14% 16% 9% 6% 6% 7% Pas d'outil social et une population réfractaire Pas d'outil social et une population ouverte à ces nouveaux usages Des outils utilisés ponctuellement ou par certaines populations Des outils utilisés régulièrement Une pratique largement étendue du web 2.0 Cette question a un très bon taux de réponse, ce qui constitue un gage de fiabilité. Parmi les entreprises disposant de fonctions sociales, 1/4 se prévalent d'un usage régulier et 3/4 d'un usage seulement occasionnel. Un vrai parallèle se dégage entre le collaboratif et le RSE en termes d'évolution des dispositifs. En se penchant sur les répondants ayant déjà participé à une édition précédente de l Observatoire, on constate que la mise en place d outils se poursuit, mais que ceux-ci sont encore peu utilisés. En parallèle, on voit une réévaluation à la baisse des usages qui étaient indiqués comme réguliers en 2013, sans doute à la lumière de la confrontation avec la réalité moins «rose». Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 44

45 Résultats 2014 : Réseau social d entreprise Socle technique du réseau social d entreprise 3.6. Sur quels logiciels ou suites logicielles s appuient votre RSE? 42% 21% 14% 9% 7% 6% 5% 5% 4% 3% Microsoft (SharePoint et/ou Yammer) Autre solution propriétaire Autre solution libre (open-source) Jalios (JCMS) IBM (Portail Websphere, Quickr, Sametime, WCM) Une solution spécifique développée en interne BlueKiwi Liferay Jive SBS Google Les solutions logicielles de RSE sont toujours sur un schéma de longue traîne. Les solutions de Microsoft conservent un poids stable et une position de leader. Les pure players continuent de rester derrière. On constate un léger recul de Liferay (comme sur le collaboratif) et une progression de Jive et Jalios. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 45

46 Résultats 2014 : Réseau social d entreprise Commentaire libre sur les RSE Les commentaires mettent en exergue : Un nombre important de RSE en cours de développement ou d'expérimentation dans les organisations ; Le rôle de community manager encore dans certains cas attribué prioritairement au rôle externe d'acteur sur les réseaux sociaux (Twitter, Facebook). Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 46

47 Résultats 2014 L entreprise et son contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d entreprise Stratégie numérique Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 47

48 Résultats 2014 : Stratégie numérique Les derniers projets numériques 4.1. Quels sont les derniers projets numériques mis en place? 42% 40% 29% 24% 23% 17% 12% 10% 3% Intranet classique d'information Plateforme collaborative Plateforme GED Annuaire unifié Réseau social d'entreprise Médias riches Aucun projet récent Système d'innovation participative Autre, précisez On constate peu d'évolution par rapport à 2013, hormis une légère régression des projets de plateforme collaborative et une petite progression des projets de RSE. Il y a moins d'entreprises qui ne lancent aucun projet numérique. Les projets de RSE sont plus souvent présents dans les grandes entreprises de plus de 5000 personnes (34% vs 23%) et dans le secteur des services (33% vs 23%). Les projets de plateformes collaboratives sont plus présents chez les entreprises de taille moyenne avec un effectif de 1000 à 5000 personnes (48% vs 40%). Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 48

49 Résultats 2014 : Stratégie numérique Les sponsors des projets numériques 4.2. Quels sont les sponsors de ces projets numériques? 47% 41% 42% 41% 37% 37% % 23% 20% 21% 9% 7% 7% 8% 1% 3% Directeur de la Communication Directeur des Systèmes d'information Direction Générale (collectivement) Président Directeur Général, Directeur Général Directeur des Ressources Humaines Aucun sponsor Directeur de l'organisation Autre, précisez On note une progression de l ensemble des items sauf pour la Direction des Systèmes d Information (DSI). Le trio de tête Direction de la Communication, DSI, Direction Générale reste le même, avec la Direction de la Communication qui passe devant la DSI. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 49

50 Résultats 2014 : Stratégie numérique Organisation en amont des projets 4.3. En amont de vos projets (création ou évolution) avez-vous? % 66% 66% 63% 58% 60% 47% 54% Réalisé une étude de besoins Rédigé un cahier des charges Choisi une solution technique Réalisé un cadrage initial On remarque une progression positive et générale des actions préalables au lancement d un projet. L'étude du besoin est l action la plus souvent mise en œuvre (+3,7%). La réalisation d un cadrage initial augmente notablement (+6,5%). On note un léger retrait des cahiers des charges, en phase avec le déploiement des méthodes agiles. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 50

51 Résultats 2014 : Stratégie numérique Outils de mesure 4.4. Quels outils de mesure avez-vous mis en place concernant vos dispositifs numériques? 54% 30% 25% 18% 16% 6% 5% Analyse des logs Sondage et enquête en ligne Interviews d utilisateurs, de contributeurs, de managers Analyse des requêtes dans le moteur de recherche Focus-groups avec des utilisateurs Analyse des commentaires et du e- voting Evaluation financière de l'impact de l'intranet Les enquêtes en ligne et les focus-groups sont en augmentation par rapport à 2013, ce qui marque une légère évolution des dispositifs de mesure. Les autres items restent stables. On note que ces chiffres sont indépendants de la taille et du secteur de l'entreprise. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 51

52 Résultats 2014 : Stratégie numérique Progression importante de la mobilité 4.5. Vos dispositifs numériques sont-ils adaptés techniquement et ergonomiquement à la consultation? Dans un an 73% 73% 10% Actuellement 24% 38% 19% 29% 73% 18% 38% 22% 29% A distance Sur tablette tactile Sur smartphone A distance Sur tablette tactile Sur smartphone On constate un décollage de la mobilité sur tablettes tactiles et smartphones. La progression devrait continuer à un rythme soutenu pour cette année. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 52

53 Résultats 2014 : Stratégie numérique Exécution de tâches à distance 4.6. Quelles tâches pouvez-vous exécuter depuis l'extérieur? % 57% 48% 54% 53% 47% 41% 51% 34% 45% 37% 41% 22% Intégrer du contenu Travailler sur un espace collaboratif Réaliser des tâches administratives Communiquer avec des personnes de l'entreprise Travailler sur des applicatifs métiers Commenter un contenu Proposer une idée Une réelle progression s affiche, à la fois pour des tâches exécutables à l'extérieur de l'entreprise et pour le niveau d interaction en accès distant : toutes les propositions sont en croissance. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 53

54 Résultats 2014 : Stratégie numérique Exécution de tâches à distance 4.6. Quelles tâches pouvez-vous exécuter depuis l'extérieur? 7% 9% 6% 7% 6% 10% 57% 54% 53% 51% 45% 41% 7% Dans un an Actuellement 22% Intégrer du contenu Travailler sur un espace collaboratif Réaliser des tâches administratives Communiquer avec des personnes de l'entreprise Travailler sur des applicatifs métiers Commenter un contenu Proposer une idée Les tâches exécutables depuis l extérieur sont très répandues dans le secteur des services. La consultation à distance se développe dans l administration mais cela ne s étend pas jusqu'au travail à distance. Le travail sur des applicatifs métiers à distance est une priorité pour les grands groupes (plus de 5000 personnes) à la recherche d'opérationnalité et de performance (54% vs 45%). Intégration de contenus : la politique de BYOD pour les plus petites structures (moins de 1000 personnes) est plus déployée (64% vs 57%), cela est sans doute lié à la facilité de mise en place pour un plus petit nombre de salariés. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 54

55 Résultats 2014 : Stratégie numérique Mutualisation Internet et Intranet 4.7. Avez-vous mutualisé certains éléments des dispositifs intranet et internet (web)? 7% 9% Dans un an Actuellement 8% 29% 40% 34% Plate-forme technique Organisation, équipes, ressources humaines Contenus Le principe de mutualisation semble avoir fait long feu, comme si la problématique interne relevait d'une logique différente quand bien même certains contenus sont partagés. Les plus petites structures mutualisent plus souvent les infrastructures techniques, pour des raisons évidentes de capacité d'investissement et de choix de solutions sur l'étagère (41% vs 29%). La mutualisation de la plate-forme technique et de l organisation/équipe est moins facile et spontanée pour l'industrie. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 55

56 Résultats 2014 : Stratégie numérique Facteurs clés de succès et freins des projets numériques Facteurs clés de succès : 1. Implication et collaboration des directions (et notamment de la Direction générale) comme sponsors des projets 2. Etude des besoins des utilisateurs, cadrage du projet et définition des objectifs du dispositif 3. Implication des managers et des équipes pour favoriser l'adhésion 4. Formation et accompagnement des utilisateurs 5. Bonne communication avant, pendant et après le projet 6. Choix d'un outil simple et accessible répondant aux besoins des utilisateurs 7. Conduite du changement 8. Mise en place d'une gouvernance claire et définition du rôle des community managers 9. Réseau d'ambassadeurs du projet Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 56

57 Résultats 2014 : Stratégie numérique Facteurs clés de succès et freins des projets numériques Freins principaux : 1. Nécessité d'allouer un budget adapté et des ressources suffisantes pour mener à bien le projet 2. Résistance au changement (populations réfractaires) 3. Impossibilité d'accéder à l'intranet depuis l'extérieur 4. Raisonner outil et non usages 5. Outils obsolètes et non adaptés 6. Disparités des usages, niveaux de pratique internet et équipement (fracture numérique) 7. Temps de livraison et de mise en place du dispositif 8. Outil bridé pour des raisons de sécurité Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 57

58 Socio-types de l entreprise Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 58

59 Socio-types de l entreprise A propos des socio-types Pour classifier les différents stades de maturité des intranets, nous avons pris le parti d évaluer les réponses en prenant en compte le niveau de services proposé dans les sites, couplé au niveau de gouvernance implémenté. Nous avons isolé 9 grandes catégories de sociotypes : Conservateur, Consciencieux, Atypique, En mouvement, Bâtisseur, Concepteur, Technophile, Avant-gardiste, Champion. En regard de chacun de ces profils, nous avons décrit l intranet correspondant complété par des précisions apportées par les répondants. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 59

60 Socio-types de l entreprise Evolution des socio-types de l entreprise Gouvernance 100 % Atypique 0,5% 0,2% 0,3% Concepteur 7,5% 2,7% 4,8% Champion 3% 4,7% 1,7% Chaque organisation est positionnée sur la matrice en fonction de son degré de maturité en termes de fonctionnalités proposées et de gouvernance implémentée dans l intranet. 66 % 33 % Consciencieux 16,8% 6,6% 10,2% Conservateur 29,9% 25,3% 4,6% Bâtisseur 30,6% 35,4% 4,8% En mouvement 7,9% 13,5% 5,6% Avant-gardiste 3,7% 9,9% 6,2% Technophile 0% 1,7% 1,7% Cette année, on note la poursuite du mouvement vers la droite avec une inflexion vers «le haut» ce qui signifie une maturité en croissance de nos répondants qui continuent de privilégier plus souvent dans leur avancée, la mise à disposition d une gouvernance équilibrée avec le niveau de service. En effet, sur la diagonale «vertueuse» nous avons un total de 65% de répondants qui déploient une gouvernance équilibrée par rapport au niveau de service offert (Conservateurs + Bâtisseurs + Champions). Les «réserves de progrès» sont pour nous fortement présentes dans toutes les catégories en croissance en Ces dernières devraient confirmer dans les prochaines années leur croissance. La dimension collaborative et sociale des entreprises est désormais en évolution positive confirmée. 33 % 66 % 100 % Fonctionnalités Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 60

61 Socio-types de l entreprise Les socio-types de l entreprise en 2014 Gouvernance Atypique 0,2% Concepteur 2,7% Champion 4,7% 100 % Consciencieux 6,6% Bâtisseur 35,4% Avant-gardiste 9,9% 66 % Conservateur 25,3% En mouvement 13,5% Technophile 1,7% 33 % 33 % 66 % 100 % Fonctionnalités Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 61

62 Socio-types de l entreprise Le profil Conservateur Mots clés : Contenus textuels, fonctionnalités basiques, non collaboratif, contribution centralisée Prudent dans votre manière d appréhender les évolutions technologiques, vous n avez pas encore investi le territoire de l intranet sous l angle des services qu il peut vous apporter, du moins pas de manière intensive. Somme toute basiques, les fonctionnalités proposées au sein de l intranet permettent avant tout aux utilisateurs de recevoir des informations. Les contenus, le plus souvent textuels, couvrent un périmètre spécifique de l entreprise et ne sont pas ou peu enrichis de métadonnées. Vous ne disposez pas, ou rarement, de fonctions sociales et la création d espaces collaboratifs ne fait a priori pas partie de vos projets à court terme. L intranet est encore assez centralisé dans son administration et l ensemble de son contenu est accessible à tous. Vous pourriez tirer un vrai bénéfice en élargissant la couverture documentaire à l ensemble des domaines de l entreprise, en enrichissant les services proposés (moteur de recherche, annuaire, ) et en offrant des espaces de collaboration et une contribution décentralisée. 25,3% 27,3% 2013 : ,9% : 31,7% Les «Conservateurs» représentent 25,3% des répondants. Cette catégorie ancien «réservoir d évolution» continue sa décrue. Elle représentait près d un tiers de l échantillon en 2011 pour ne plus qu en faire un quart en Ce groupe est composé d organisations dans le premier tiers pour le niveau d avancement de la gouvernance, tout comme pour les services proposés dans l intranet. On trouve une représentation très importante d entreprises du secteur parapublic dans cette catégorie ainsi que des entreprises entre 100 et 1000 personnes très majoritairement uniquement implantées dans un seul pays. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 62

63 Socio-types de l entreprise Le profil Consciencieux Mots clés : Contenus statiques, intranet d information et de communication, gouvernance évoluée Le souhait de mettre à disposition des informations et de la communication à jour dans un contexte bien cadré au sein de votre intranet a guidé votre action. Soucieux de maîtriser votre développement, vous avez sans doute pris soin de définir en amont les profils de base qui animent l intranet : contributeurs, valideurs et administrateurs et de définir des règles de gouvernance. Votre intranet appartient encore au monde 1.0, les forums, wikis et blogs ou encore les outils tels que la messagerie instantanée n y sont que très peu présents, mais la maîtrise du circuit de validation déjà en place pose naturellement les bases pour l appliquer au déploiement d espaces collaboratifs. Le contenu publié dans l intranet n est pas toujours le reflet de l exhaustivité des domaines de l entreprise. En étendant le périmètre à l ensemble de l organisation, vous pourrez développer la transversalité avec plus de facilité, chaque individu ayant le même niveau d information. La prochaine étape va consister à proposer un accès personnalisé à l intranet pour que chacun s approprie l outil selon ses besoins et puisse interagir sur le contenu dans la mouvance du web ,6% 27,3% 2013 : ,8% : 31,7% Désormais représentée par 6,6% des répondants, cette catégorie est celle qui subit la décrue la plus significative cette année. Elle correspond à des intranets disposant d une gouvernance de bon niveau mais proposant un niveau de service appartenant au premier tiers de l échantillon. Un grand nombre de consciencieux a désormais migré vers la catégorie des «Bâtisseurs» en proposant des services plus nombreux et en phase avec la gouvernance déjà déployée. Les «Consciencieux» sont plus nombreux logiquement à disposer d un intranet info-com classique, ils indiquent travailler à la mise en place d espaces collaboratifs pour De futurs «Bâtisseurs» Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 63

64 Socio-types de l entreprise Le profil Atypique Mots clés : Centralisation de la contribution, déploiement d indicateurs, gouvernance avancée Vous êtes concernés avant tout par le contrôle et l organisation du système que vous avez mis en place. Ceci se traduit par le déploiement d une gouvernance avancée voire très en pointe. Les règles déployées peuvent freiner l expansion de votre intranet et la mise en place de fonctionnalités sociales, peu développées à ce jour. Pour capitaliser sur le travail de formalisation des rôles des différents acteurs, sur la mise en place de règles de gestion et l identification des indicateurs de performance de votre site, vous devriez échanger avec les différents acteurs du dispositif intranet afin d offrir des services en phase avec les attentes des utilisateurs. Ceci, notamment, afin de permettre une contribution progressivement décentralisée qui justifie l activation des principes de gouvernance dessinés. Il s agit ici avant tout de mettre des hommes en face des structures et des règles que vous avez définies, quitte à les modifier pour vous adapter aux besoins des salariés. Une fois l appropriation effective, vous pourrez avancer vers la mise à disposition de services plus élaborés dans l intranet. 0,2% 27,3% : 0,5% : 31,7% 0,2% de l échantillon des répondants disposent d un intranet «Atypique». Ces intranets offrent un niveau de service basique et une gouvernance très significativement plus évoluée. Ils sont donc en cela «Atypiques». En recul continu depuis 2012 au profit des classes de «Concepteurs» et de «Bâtisseurs», ces profils sont désormais très marginaux et devraient le rester. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 64

65 Socio-types de l entreprise Le profil en Mouvement Mots clés : Maturité digitale, services collaboratifs, fonctionnalités évoluées, gouvernance peu structurée Vous avez capté la tendance des dernières années qui impose la mise en place de services collaboratifs via l intranet dans l entreprise. Les principales fonctionnalités comme l annuaire, le moteur de recherche, une base documentaire sont disponibles. Il est également possible d accéder à des outils pour le traitement de processus génériques (notes de frais, congés en ligne) et spécifiques (applications métiers). Les contenus sont souvent multimédias et facilement localisables grâce à des contenus indexés. Pour gagner en maturité, il est nécessaire de déployer une gouvernance associée aux principes publication, collaboration et gestion des connaissances. Grâce à la mise en place de ces processus vous pourrez, de manière fluide et évolutive, continuer à décentraliser la contribution et renforcer le déploiement de la transversalité au travers de votre dispositif intranet. Votre Direction générale devrait être sensibilisée à ces enjeux. 13,5% 27,3% : 7,9% : 31,7% Les organisations du travail dont l intranet est «En mouvement» représentent 13,5% de l échantillon. Cette catégorie est la deuxième à gagner le plus d entreprises en valeur absolue. Ces acteurs proposent un niveau de service qui se situe dans le deuxième tiers, avec en revanche une gouvernance balbutiante. Leur évolution naturelle doit les amener vers un intranet de «Bâtisseur» une fois leur gouvernance plus structurée. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 65

66 Socio-types de l entreprise Le profil Bâtisseur Mots clés : Bases solides, déploiement évolutif, espaces collaboratifs, gouvernance évoluée L approche robuste que vous avez choisie face aux nouvelles technologies vous permet d assurer le déploiement évolutif de votre intranet en phase avec la culture et l organisation mise en place, notamment grâce au déploiement d un système de gouvernance déjà sophistiqué. Les acteurs de l intranet sont clairement identifiés et reconnus, de nombreuses fonctionnalités sont déjà proposées et les espaces collaboratifs se développent de façon croissante. Vous pourriez désormais accéder à un stade supérieur en développant davantage l usage de vos outils collaboratifs et sociaux qui n est que ponctuel à ce jour. Cet exercice, complété par la mise en place de statistiques et de suivi des usages, devrait vous permettre d identifier les prochains axes de progrès pour votre intranet. 35,4% 27,3% 2013 : ,6% : 31,7% Ils sont plus de 35% dans l échantillon à disposer d un intranet de «Bâtisseur» avec un niveau de service et de gouvernance en correspondance c est-à-dire de niveau intermédiaire. Leur représentation est la troisième catégorie en progression derrière les «Avant-gardistes» et les «En mouvement». Il constitue désormais depuis 2011 le groupe le plus fortement représenté. Ces entreprises construisent le système intranet sur des bases solides et se donnent les moyens d une évolution optimisée pour leur dispositif. On trouve dans ce groupe beaucoup d entreprises entre 1000 et 5000 personnes. Le secteur de l industrie y est significativement représenté. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 66

67 Socio-types de l entreprise Le profil Concepteur Mots clés : Contenus collaboratifs, gouvernance étendue, contribution décentralisée Vous avez déployé une gouvernance de haut vol dans la perspective d un dispositif intranet évolutif qui s inscrit dans la durée. La création de vos espaces collaboratifs est gouvernée et vous savez tirer toute la quintessence de l information produite, à la clôture des espaces projets. Les contenus mis en ligne sont indexés et chaque intranaute dispose d un accès personnalisé à son contenu. L usage des blogs, forums et wikis est régulier et la gestion et l animation de communautés est déjà bien en place grâce à l identification de community managers et à la mise en œuvre de règles de modération. Vous avez développé un pilotage par les indicateurs, qui permet l adaptation des contenus aux usages. La prochaine étape consiste au déploiement de fonctionnalités plus évoluées telles que la fiche annuaire enrichie, les outils de mise en relation ou encore la mise à disposition plus fréquente de contenus riches (vidéos, audio, présentations Slideshare). Une fois le niveau de service à vos intranautes enrichi, vous aurez atteint le statut de champion. 2,7% 27,3% : 7,5% : 31,7% Désormais représentés par 2,7% des répondants, cette catégorie est la seconde à subir une décrue en perdant les deux tiers de son effectif de Cette petite catégorie affiche des comportements où la gouvernance est à un niveau de déploiement très élevé pour un niveau de services intermédiaire. Les «Concepteurs» font le choix de renforcer d abord leur gouvernance avant de déployer un panel de services complet. Leur prochaine étape devrait les mener vers la catégorie des «Champions». Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 67

68 Socio-types de l entreprise Le profil Technophile Mots clés : Profiling, mobilité, outils collaboratifs, contenus riches, gouvernance peu structurée Amateurs par essence de nouvelles technologies, vous avez su capter l importance du déploiement des outils numériques dans l entreprise. Votre intranet propose une gamme étendue de services disponibles de manière profilée et accessible aussi bien dans le domaine de la collaboration qu en matière de gestion des connaissances. Adeptes des médias riches, vous disposez d outils dédiés au partage de contenus vidéos, audios et présentations slideshare. Pour que cette «vitrine technologique» s enracine dans l entreprise il est essentiel désormais de se pencher sur l organisation associée à mettre en place pour optimiser le service aux utilisateurs. Avec une gouvernance structurée, l ensemble des fonctionnalités et notamment le réseau social d entreprise pourra prendre toute son ampleur, relayé par une capitalisation du savoir agrégée dans les espaces collaboratifs, il permettra à chaque salarié de devenir contributeur et acteur de son information et de sa communication. 1,7% 27,3% : 0% : 31,7% Cette année 1,7% des répondants ont été identifiés comme présentant un intranet de «Technophile». Absents de l échantillon en 2013, ils ont toujours représenté un poids léger dans notre matrice des socio-types. Ce profil correspond à des organisations qui ont déployé un niveau de service très abouti en travaillant à peine leur gouvernance. Ces entreprises sont fortement présentes sur le segment des entreprises de moins de 100 personnes et particulièrement dans le secteur des services. Ce sont de futurs «Avant-gardistes». Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 68

69 Socio-types de l entreprise Le profil Avant-gardiste Mots clés : Réseau social d entreprise, outils avancés, mobilité Votre attirance naturelle pour les nouvelles technologies vous a conduit à développer une pratique largement étendue de l intranet au sein duquel vous avez intégré les outils les plus avancés du marché. Accessibles de l intérieur comme de l extérieur du réseau de confiance, les espaces collaboratifs sont déployés par direction tout comme par projet, ou communauté. Ils peuvent comprendre tous les outils d interaction disponibles : blog, wikis, forums. L usage de la messagerie instantanée et des outils de web conférence est régulier ; le réseau social d entreprise est déployé de manière étendue, permettant lui aussi le partage et la mise en commun de connaissances. La gouvernance mise en place est parfaitement intégrée dans le fonctionnement de l entreprise au quotidien. Le suivi des usages de l intranet est également une réalité qui vous permet d envisager une évolution adaptative de votre site. Vous allez pouvoir tirer tout le bénéfice du travail déjà accompli en y associant un pilotage par les indicateurs statistiques et en mettant en place un mécanisme d évaluation des managers en fonction de leur contribution directe et indirecte à l intranet. 9,9% 27,3% : 3,7% : 31,7% Les intranets «Avant-gardistes» correspondent à près de 10% de l échantillon. Les entreprises qui les constituent sont actives dans le domaine IT, télécoms, dans l industrie et dans les autres services marchands. Ce sont très majoritairement des entreprises de plus de salariés. Les moyens dont elles disposent tant au plan financier que sectoriel expliquent leur positionnement. Elles proposent une intégration très avancée des services web dans leur intranet et un niveau de gouvernance déjà bien établi qui gagnerait à se structurer encore un peu afin d atteindre l ultime stade de «Champion». Ce groupe affiche un effectif en triplement, il est le premier en terme de croissance relative. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 69

70 Socio-types de l entreprise Le profil Champion Mots clés : Réseau social étendu, capitalisation du savoir, pilotage par les indicateurs, mobilité Structurellement en avance vous êtes en permanence à la recherche de tous les nouveaux usages et services que peuvent apporter les nouvelles technologies. Relevant d une responsabilité partagée entre les différentes directions, l intranet est perçu comme un élément stratégique de votre développement. Vous êtes donc doté d un équipement à la pointe qui propose l ensemble des fonctionnalités existantes aujourd hui à tous les salariés et ce, en fonction de leur profil. Vous avez étayé ce déploiement technique avec la mise en place de procédures abouties qui permettent une gestion fluide de l intranet. Issue d une volonté de déployer le partage, l enrichissement et la co-construction, la structure en place permet de capitaliser le savoir et les outils d innovation participative y font peu à peu leur apparition. Bien entendu des outils de collaboration et de gestion des connaissances sont accessibles à tous selon des règles bien formalisées, en interne comme en externe. Une version dédiée à l ergonomie des smartphones et tablettes est également existante. Vous avez déployé une gouvernance collective qui permet une évaluation permanente et corrective. Vous êtes déjà un acteur du Web ,7% 27,3% : 3% : 31,7% La catégorie de «Champion» est représentée dans l échantillon des répondants cette année à hauteur de 4,7%. Cette catégorie correspond à des intranets disposant à la fois d une gouvernance et d un niveau de service abouti (dernier tiers sur les deux critères). Il s agit encore d acteurs d exception qui devraient être progressivement rejoints par un certain nombre d entreprises appartenant aux catégories des «Concepteurs», «Bâtisseurs» ou «Avant-gardistes». Ce sont majoritairement des grandes entreprises de plus de salariés qui «boxent» dans cette catégorie à ce jour. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 70

71 Prospective Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 71

72 Prospective Synthèse Les constats de l édition 2014 de l Observatoire confirment une progression continue de la maturité des intranets avec néanmoins des progressions de niveaux divers sur les 5 grands axes au travers duquel nous évaluons ce dispositif sociotechnique qu est l intranet : Technologie L atomisation des solutions disponibles sur le marché répond à la diversité de forme des organisations du travail, comme des objectifs qu elles visent. Les donneurs d ordres ont gagné en maturité, ont une meilleure compréhension de l offre et sont donc en capacité de procéder désormais à des arbitrages pointus après les premières expériences réalisées. Le déploiement des applications dans le cloud va sans doute faire évoluer le paysage de l offre dans les prochaines années. Processus/procédures Les améliorations autour de la gouvernance sont très fortement centrées autour du collaboratif, pour preuve la prise en compte de toute la valeur ajoutée qui se construit dans ces espaces. C est aussi au sein de ces univers collaboratifs que les chantiers d innovation participative commencent à se déployer et pas uniquement dans les départements de la R&D. Management Les projets collaboratifs et encore plus les projets de réseau social ne sont pas encore assez portés par la Direction générale. Le management intermédiaire continue d être peu mobilisé dans ces chantiers d évolution ; il doit être plus systématiquement associé aux projets intranet afin de garantir le déploiement en profondeur et dans la durée des nouveaux usages voulus par les équipes dirigeantes et demandés par les utilisateurs. Interaction L interaction se fait principalement autour de la collaboration que ce soit dans des espaces collaboratifs ou grâce à des outils d échanges instantanés (web conférence, instant messaging). De ce point de vue les progrès sont significatifs. L installation du réseau social d entreprise très progressive confirme au moins en partie la réserve de l organisation à donner la parole au salarié dans des cadres moins maîtrisés. Évaluation On peut remarquer une évolution dans la prise en compte des besoins des utilisateurs qui sont plus souvent sollicités au travers de focus groups ou d enquêtes en ligne. En complément, on peut noter que le sujet des «indicateurs» continue d être délaissé, ceci sans doute à cause de la faiblesse des services proposés nativement par les outils qu il s agisse de CMS, d outils collaboratifs ou du réseau social d entreprise. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 72

73 Prospective Principales tendances En résumé, cette année les courants principaux identifiés sont au nombre de trois : La dimension sociale des outils se diffuse progressivement Ceci est d abord réalisé au travers des fonctions simples qui permettent de «prendre la parole» via un mini-message, un like ou un commentaire. Les outils de RSE s intègrent de plus en plus dans l intranet mettant fin à une forme de schizophrénie de certaines organisations où plusieurs mondes cohabitaient les uns à côté des autres. On note pourtant que le réseau social d entreprise ne se développe pas aussi rapidement qu attendu, sans doute à cause des implications sur l infrastructure d une part et du contexte économique d autre part. L accès nomade est confirmé Grâce à la convergence numérique qui permet depuis un point d accéder à une multitude de services, la vidéo, la web conférence, la messagerie instantanée, la voix sur IP se développent rapidement. L instantanéité de l échange prend le pas sur la production de contenus plus construits et entraîne la mise à disposition de plates-formes à l ergonomie adaptée aux mobile devices : tablettes, smartphones. BYOD versus COPE : l entreprise doit, dans une approche ou l autre, faciliter l équipement en outils mobiles. La stratégie numérique s esquisse Les projets de déploiement d intranets collaboratifs et de réseaux sociaux d entreprise ne relèvent pas encore assez souvent d une responsabilité partagée et attestent ainsi d un manque de perception du potentiel de transformation porté par le numérique. Beaucoup d entreprises sont d abord impliquées dans la transformation numérique pour les services proposés à leurs clients. Pourtant c est bien l ensemble de l organisation qui devra, à termes, se digitaliser pour assurer un niveau d interaction et de service fluide et harmonieux qu il s agisse d échanges internes ou externes. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 73

74 Prospective Réalité systémique de l Intranet Moteur de recherche Outils et espaces de travail PC, Tablette, Smartphone Technologie Temps réel : chat, VOIP, visio CMS Interaction Rich média (web tv, web radio, podcasts) Géo-management et nomadisme Réseau Social Technologie L atomisation des solutions disponibles sur le marché répond à la diversité de forme des organisations du travail, comme des objectifs qu elles visent. On note néanmoins une rationalisation progressive du marché et la recherche de solutions intégrées par les entreprises. Interaction L interaction se fait principalement autour de la collaboration que ce soit dans des espaces collaboratifs ou grâce à des outils d échanges instantanés (web conférence, instant messaging). L installation du réseau social d entreprise frileuse confirme la réserve de l organisation à donner la parole au salarié dans des cadres moins maîtrisés. Management par les indicateurs Conduite du changement Management de proximité Management Processus Charte éditoriale, Evaluation des contributions Charte d usage, nétiquette Organisation décentralisée Mécanisme de gouvernance Processus Des progrès significatifs sont identifiés dans le déploiement de règles et d actions de gouvernance notamment au niveau du collaboratif et des acteurs de l intranet. L ensemble du spectre des moyens à disposition est loin d être totalement utilisé. Management Les projets collaboratifs et encore plus les projets de réseau social ne sont encore que peu souvent portés par la Direction générale. Le management intermédiaire continue d être peu mobilisé dans ces chantiers d évolution, il doit être plus systématiquement associé aux projets intranet. Observatoire de l intranet et de la stratégie numérique / Résultat de l enquête 2014 Page 74

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