SUR LES DEMANDES DE SUPPRESSION DE DONNEES PERSONNELLES

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1 FOIRE AUX QUESTIONS SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES Les réponses ont été apportées par les experts de l ABES, et sont à jour au 13/07/2012. SUR LES DEMANDES DE SUPPRESSION DE DONNEES PERSONNELLES Q : Un auteur peut-il demander la suppression totale de sa notice d autorité? Doit-on, dans ce cas, supprimer la notice? Et que devient la zone 7XX de la notice bibliographique décrivant les ouvrages de cet auteur? R : L auteur peut demander la suppression de données personnelles sur sa notice d autorité. Par contre, dans le cas des thèses, sa production doit être signalée, et donc, son nom et prénom. Le cas des mémoires est particulier, car il n y a pas d obligation légale à signaler ce type de littérature grise. En ce qui concerne les autres documents publiés, il semble difficile de supprimer quelque chose d inscrit sur une notice bibliographique décrivant un objet édité, publié, consultable. La notice peut être minimale, et se résumera au concept de «chaine de caractères», applicable également à la forme du nom trouvé dans la notice bibliographique. Q : Ne faut-il pas saisir dans un champ de la notice qu'elle a fait l'objet d'une correction suite à une demande de la personne concernée? R : La zone 899 («Note du catalogueur interne au Sudoc») sert à donner ce genre de renseignement, pour éviter qu un autre catalogueur saisisse à nouveau des données personnelles dont le retrait aurait été demandé une première fois. La zone 899 n est pas exportée dans les systèmes locaux, et n est pas visible dans le catalogue Sudoc public. Q : La BNF applique-t-elle aujourd'hui les mêmes consignes concernant les données personnelles dans ses notices d autorité? R : Les pratiques de catalogage peuvent varier entre BnF et SUDOC. Néanmoins, la BnF, comme toute autre établissement stockant et diffusant des données personnelles, est amené à traiter des demandes de retrait de données personnelles.cf. : Peut-on modifier les données personnelles dans les notices de la BnF? Les notices bibliographiques et d'autorité de la BnF contiennent des données à caractère personnel visibles par le public.

2 Les notices bibliographiques décrivant les documents entrés à la BnF par dépôt légal sont créées dans BnF catalogue général. Elles sont aussi publiées dans la Bibliographie nationale française. Elles peuvent comporter des données personnelles. La notice décrivant une publication imprimée autoéditée ou associative peut ainsi comporter une adresse personnelle à la suite du lieu de publication pour indiquer où se procurer la ressource. Les points d accès noms de personne aux notices bibliographiques comportent le plus souvent des dates biographiques et/ou une mention de profession. Ces données personnelles, recueillies principalement dans des sources publiques, sont établies selon la norme AFNOR NF Z qui fixe les règles à suivre en la matière, notamment pour distinguer les homonymes. Les points d'accès noms de personne sont gérés dans un fichier d'autorité qui rassemble des données personnelles utiles à la gestion du catalogue : dates biographiques, profession, langue, nationalité... Ce fichier est déclaré à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) conformément à la loi n du 6 janvier 1978 qui garantit un droit d'accès et de rectification auprès de la Bibliothèque nationale de France. SUR LA VISIBILITE DES DONNEES SUR LE WEB Q : Quelles sont les informations qui apparaissent dans Idref? Celles saisies en 340 ou en 810 $b? R : Idref peut être utilisé de deux manières. La première, dans une activité de catalogage dans STEP, STAR ou Calames devenue classique, de liaison d autorités, et/ou de création modification de notices selon le login. La deuxième se situe dans le contexte du web de données, interopérables, en possible interaction avec d autres applications. Ces notices «URL pérennes» (accessibles en cliquant sur «lien permanent») sont indexées par les moteurs de recherche donc beaucoup plus visibles, et surtout manipulables par des machines. Par contre, l URL pérenne n affichera pas certaines zones comme la nationalité et les dates biographiques ; la zone 810, par contre, est affichée. D où cette décision prise par l ABES de masquer certaines zones, et d en laisser affichées d autres moins sensibles, ou jugées indispensables, comme la 200$d exemple : comparez avec ce PPN cherché via l interface IdRef ou via WinIBW.

3 Q : Lorsque la suppression des données a été faite au niveau du Sudoc, mais que Google continue à proposer la notice non-corrigée en résultat, faut-il renvoyer le plaignant vers Google? R : Oui, la mise à jour des index de Google peut prendre plusieurs jours, il est donc possible de renvoyer le plaignant vers le service compétent chez Google : topic Q : A- t'on le droit d'indiquer dans la notice d autorité l'adresse url du CV d'un auteur? R : Etant donné que ce CV est diffusé publiquement, celui-ci entre bien dans la définition «source publique d information». Le problème réside plutôt dans la pérennité de cette information : qu en sera-t-il dans quelques années? Le lien sera-t-il toujours actif? La personne ayant diffusé ce CV ne l aura-t-il pas retiré depuis, pour quelque raison que ce soit? Il faut donc toujours garder à l esprit que les sources repérées sur le Web sont volatiles, et que celles-ci doivent encore, et toujours être utilisées pour différencier des homonymes, non pour écrire des notices biographiques exhaustives d auteurs dans le SUDOC. SUR LA ZONE 102 Q : Pour le code dit «de nationalité» : si l'on a recours aux règles d'usage du pays de publication du document et que celui-ci est une traduction, ne faut-il pas préférer le pays du document dans sa publication originale? R : Le code de «nationalité» se réfère à la règle «nationale» de classement alphabétique des noms de personne. Dans le cas où il n y a pas d information précise sur la «nationalité» de ce nom dans vos sources, il est possible, en second recours, de se baser sur les zones d édition des œuvres de cet auteur catalogué dans le SUDOC. Si vous conservez un document dans la langue originale de l auteur, qui a ensuite été traduit dans d autres éditions, dans d autres pays de publication, vous pouvez conserver cette mention, accompagné de la mention d une source. Si cette personne, sans avoir été traduite, s est exprimée dans une autre langue, il est souhaitable de le signaler en zone 101 $a (répétable) accompagné d une note 340 indiquant «Ecrit aussi en.»

4 SUR LE $5 Q : Peut-on continuer à utiliser le $5 en 200, du type "Nom de jeune fille", "Nom de femme mariée"... utiles particulièrement pour les auteurs de thèses? R : Si vous trouvez deux formes de noms, identifiées comme étant le même auteur, l emphase est à effectuer prioritairement sur les formes du nom (en tant que chaines de caractères) que sur la «vie» d un nom de personne. Vous pouvez bien sûr utiliser cette $5, mais avec prudence et précaution, et à condition que cette information est bien visible sur des documents écrits par cette personne. Un auteur écrivant sous un pseudonyme peut néanmoins vous demander de ne pas effectuer de liens entre celui-ci et son nom à l état civil. Vous pouvez également recevoir des réclamations de personnes ne souhaitant pas voir leur nom de jeune fille ou de femme mariée qualifiés comme tels, surtout si celui-ci n est visible sur aucune publication, ou source publique d information. SUR LA SAISIE DES DATES DE NAISSANCE Q : Dans certaines universités, la date de naissance est demandée aux thésards/doctorants via le bordereau de dépôt de thèse en expliquant qu elle peut servir à lever les homonymies, existantes ou futures. Tant que nous ne rencontrons pas de réactions négatives, cette procédure peut-elle être perpétuée? R : Oui, mais vous pouvez vous attendre à des réclamations par la suite, surtout si le docteur n a pas pleinement conscience de l ouverture de ces données sur le Web. Le docteur doit être particulièrement sensibilisé sur le fait que ses données «d auteur» personnelles seront diffusées dans le cadre du signalement des thèses. Il peut tout à fait s y opposer, dès le dépôt de thèse. Q : Je demande régulièrement aux directeurs de thèses leur date de naissance, que je saisie en 810 («Renseignement obtenu par téléphone auprès de l intéressé»). Dois-je continuer à les contacter et à faire ce travail? R : Vous pouvez tout à fait effectuer ce travail, si celui-ci vous permet de lever des ambigüités bloquantes. Veuillez bien indiquer à ces personnes dans quel contexte seront utilisées ces données. Prenez soin néanmoins de ne pas renseigner dans les notices ni numéros de téléphone, ni adresse mail, personnelle comme professionnelle ou adresse postale.

5 Q : Doit-on utiliser la sous-zone 200, $c, lorsque nous n'avons pas de date de naissance précise, ou en cas d homonymie? R : Cette zone peut être utilisée si les dates ne suffisent pas. Prenez soin, encore, d utiliser des qualificatifs les plus pérennes possibles (un professeur de musique peut devenir romancier ou homme politique : quel sera donc le qualificatif le plus juste?). Ces qualificatifs peuvent être de nature bibliographique comme auteur de romans policier, préfacier d un essai économique, etc. Si ces qualificatifs changent dans le temps, choisissez le plus efficace quant à la désambigüisation, tout en utilisant les zones 810 pour signaler les autres qualificatifs possibles. SUR LA ZONE 340 Q : Peut-on mettre «médecin» ou «professeur dans telle université» en 340? R : La consigne est d indiquer des informations liées à l activité éditoriale de la personne, non son activité dans la vie réelle. Un médecin peut faire l objet d une notice d autorité par rapport à un livre qu il a écrit sur la profession de consultant médical à la télévision, son second métier. Si on souhaite saisir une zone 340, il est dans ce cas «bibliographiquement correct» d indiquer «auteur de livre sur la télévision» plutôt que «médecin». Q : En création de notices d autorités pour des auteurs décédés (XIXe siècle essentiellement), peut-on indiquer des informations biographiques (fils de..., profession) pour lever des homonymies? R : Oui, de toute façon la levée d homonymie reste le seul objectif valable de saisie des données personnelles, y compris pour les auteurs vivants. Pour les auteurs décédés, le risque de plainte des ayants-droits est minime, on peut donc saisir ce genre d informations. SUR LA ZONE 810 Q : Peut-on indiquer une adresse url dans la zone 810? Même si sur ce site web figurent l'adresse mail ou le téléphone? R : Pour les consignes de saisie d une URL en 810, veuillez consulter le Guide Méthodologique à cette adresse : Si l adresse mail et un numéro de téléphone est présent sur ce site Web, la responsabilité de leur diffusion et conservation incombe au site Web publiant ces pages. Une information trouvée sur un site comme un numéro de téléphone ou une adresse ne doivent néanmoins ne pas être renseignée en $b de cette zone 810.

6 Q : Lorsqu'aucune source n'est consultée avec profit, est-il toujours indispensable de citer le contenu (sous forme ISBD) du champ 200 de la notice bibliographique pour laquelle l'autorité a été cataloguée en 810 (pratique BNF)? R : Oui. Q : Pour les cas des auteurs de thèses, doit-on indiquer en 810 (source) le formulaire d'enregistrement? R : Oui. Q : Qu'en est il pour les thèses d'exercice pour lesquels les auteurs ne remplissent pas de formulaire? R : Le principe de catalogage reste le même : si vous n avez pas d autre information que le nom, prénom indiqué sur le document, vous ne pouvez «inventer» d autres données. L essentiel est de bien attribuer la notice de thèse au bon auteur, quitte à créer une nouvelle notice d autorité, même «minimale» Q : Doit-on faire une note 810 sur les données personnelles en disant quelles proviennent de la soutenance et du formulaire? R : La note 810 précise bien qu il s agit d une source publique d information. Un bordereau de thèse, par exemple, ne rentre pas dans cette catégorie. Q : dans quelle sous-zone de 810 faut-il mettre éventuellement la fonction? R : Sous zone $b