Défi Impact sur la connexion électronique Webinaire sur l adoption 1 - Catégories des cliniciens Le mardi 24 février 2015

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1 Défi Impact sur la connexion électronique Webinaire sur l adoption 1 - Catégories des cliniciens Le mardi 24 février

2 ORDRE DU JOUR 1. Mot de bienvenue et présentations 2. ClinicalConnect Rapports électroniques de services 3. L Hôpital d Ottawa Demandes électroniques de services 4. À venir dans le Défi Rapports de l impact sur la qualité 5. Questions 2

3 Avertissement Ce webinaire représente uniquement les opinions d Inforoute ou des présentateurs. Il a été conçu à des fins d information seulement et ne peut être interprété comme une indication des critères d investissement ou des stratégies présentes ou futures d Inforoute. Inforoute ne cautionne implicitement ou explicitement aucune technologie ni solution particulière, aucun fournisseur ni aucune autre personne; elle ne garantit pas la fiabilité ni aucun autre résultat allégué ayant trait à l utilisation de la technologie ou de la solution mentionnée, sans égard à toute allusion directe ou indirecte qui pourrait être faite au sujet de la technologie ou de la solution mentionnée dans le webinaire.

4 Avis d enregistrement Cette séance sera enregistrée et peut être : affichée sur le site Web d Inforoute utilisée dans des activités d enseignement internes ou externes futures 4

5 Défis ImagiNation Les Défis ImagiNation visent à inspirer, à susciter et à promouvoir l innovation dans les domaines de la santé et des soins de santé. Chaque Défi est différent, mais tous visent le même but : améliorer la qualité des soins et l expérience vécue par le patient. 5

6 Aperçu du Défi Impact sur la Le Défi Impact sur la connexion électronique se termine en mars 2015 il n est pas trop pour y participer! connexion électronique Le Défi Impact sur la connexion électronique a pour but d'accroître l'utilisation et la qualité des solutions novatrices dans quatre domaines clés en vue d'améliorer la qualité des soins et l'expérience vécue par le patient : visites électroniques demandes électroniques de renouvellement d'ordonnances demandes électroniques de services rapports électroniques sur les services 6

7 Catégories du Défi Catégories des consommateurs (de consommateur à professionnel) Visites électroniques : Moyen confidentiel et sûr permettant aux patients de communiquer, depuis leur domicile, avec un professionnel de la santé. Demandes électroniques de renouvellement d ordonnances : Demandes envoyées au moyen d un appareil électronique par les patients à un professionnel de la santé réglementé pour renouveler leur ordonnance. Catégories des cliniciens (de professionnel à professionnel) Demandes électroniques de services : Demande électronique envoyée de manière sûre par un professionnel de la santé réglementé à un autre en vue d'obtenir des services de santé pour un patient. Rapports électroniques de services : Rapports contenant de l information sur la santé d un patient qui sont générés et transmis électroniquement par un professionnel de la santé à un autre afin de faciliter l'administration de soins à un patient. 7

8 Défi Impact sur la connexion électronique Rapports électroniques de services ClinicalConnect Kate Black Spécialiste principale des communications Bureau de la cybersanté de Hamilton Niagara Haldimand Brant (HNHB) 8

9 Faire progresser l adoption de ClinicalConnect MC Le 24 février 2015

10 Qu est-ce ClinicalConnect? Système sécurisé qui regroupe en temps réel les données provenant de multiples sources 50 hôpitaux 4 CASC Centres de soins oncologiques 2 dépôts de données provinciaux (SILO et d-di) Dépôt de données sur les résultats liés aux soins infirmiers (C-RSAIS) Accessible à partir d un ordinateur de bureau ou d appareils mobiles

11 Production mensuelle de rapports Les utilisateurs se servent de ClinicalConnect pour chercher de l information sur leurs patients Les recherches/requêtes génèrent divers renseignements personnels sur la santé, ou éléments de données Des rapports mensuels sont produits sur les résultats des recherches/requêtes faites par les utilisateurs au sein du Réseau local d intégration des services de santé (RLISS) 4 Les rapports sont produits par le fournisseur, Influence Health (autrefois appelé Medseek)

12 Utilisation selon le mois Éléments de données générés Data Éléments Elements de données Returnedgénérés Dec. Déc. Jan. Janv. Feb. Févr. Mar. Mars Avril Apr. Mai May. Juin Jun. Juillet Jul. Août Aug. Sept. Oct. Nov. Déc. Dec. Janv. Jan

13 Utilisation actuelle Le RLISS 4 compte utilisateurs autorisés travaillant dans des hôpitaux, des CASC, centres de SLD et centres de soins communautaires De manière générale, ClinicalConnect est utilisé par les professionnels suivants : Médecins Infirmières Personnel de soutien clinique (parrainé par les médecins) Nutritionnistes Personnel chargé des cas de maladies infectieuses Sages-femmes Ergothérapeutes Physiothérapeutes Pharmaciens Psychologues Travailleurs sociaux Coordonnateurs de soins des CASC

14 Méthodes d adoption Équipe d au moins 10 analystes de la transformation Affectée aux secteurs des soins actifs, communautaires ou primaires Secteurs répartis par région Analystes affectés aux organisations pour établir le contact, mobiliser les gens, puis les inscrire/former Un outil de gestion des relations-clients permet de faire un suivi de la participation Un système de gouvernance de l accès gère les demandes de nouveaux comptes et les demandes visées par une entente de partage des données

15 Processus de gestion du changement Adoption du cadre de gestion du changement d Inforoute pour le déploiement de ClinicalConnect 1 2 Recherche et analyse Lancement 3 Mobilisation 4 Analyse du déroulement du travail 5 6 Formation et éducation Plan de durabilité

16 Méthodes de mobilisation Organiser des rencontres individuelles Faire des présentations aux médecins-chefs, aux comités médicaux consultatifs, aux réunions du RLISS Élargir la portée du message par le truchement du comité consultatif régional sur la cybersanté, du groupe consultatif, des réunions des responsables des TI du RLISS Participer à des conférences organisées par des industries/secteurs en particulier

17 Trousse d outils de communication Communications écrites Brochures, survols, tableaux sur l état de l intégration, fiches-conseils Communications électroniques Modèle de présentation PPT à des fins de mobilisation, forum d utilisateurs, médias sociaux, bulletins mensuels, bulletins d information, témoignages sur vidéo, site Web

18 Leçons apprises Communiquez de l information récente et diversifiée Présentez les cas d utilisation sous différentes formes (vidéo, écrit) Ralliez la haute direction au projet Parlez du projet à tous les employés tous rôles et échelons confondus et utilisez-les comme influenceurs/champions Faites un suivi régulier pour assurer une utilisation /interopérabilité durable

19 Vecteur de croissance ClinicalConnect pourrait servir d outil de connexion avec une multitude d autres source de données Visites électroniques Demandes de consultation électroniques Avis électroniques Un guichet unique procurerait des avantages tant aux patients qu aux professionnels de la santé

20 Sommaire Facteurs expliquant la hausse de l utilisation : Efforts soutenus auprès des nouveaux utilisateurs sur le plan de la gestion du changement et de l adoption Formation pour accroître l utilisation Intégration de nouvelles données pour susciter un nouvel intérêt Capacités de lancement contextuel à partir du SIH Accès mobile Amélioration continue en vue d accroître la valeur clinique

21 Merci de votre participation! Avez-vous des questions? Kate Black Spécialiste principale des communications , poste 5 blackka@hhsc.ca

22 Défi Impact sur la connexion électronique Demandes électroniques de services Le SIEO de L'Hôpital d'ottawa D r Glen Geiger Chef de l information médicale L'Hôpital d'ottawa 22

23 Défi Impact sur la connexion électronique : Accroître l adoption L'Hôpital d'ottawa D r Glen Geiger Le 24 février 2015

24 Ordre du jour Processus manuel d établissement d ordonnances Processus électronique d établissement d ordonnances Adoption Utilisation du système informatisé d'entrée d'ordonnances à L'Hôpital d'ottawa Avantages du système informatisé d'entrée d'ordonnances

25 Rappelons-nous à quel point le processus manuel était laborieux

26 Demande manuelle d analyses de laboratoire Rédiger la demande (médecin) Retranscrire la demande dans le cardex du personnel infirmier Retranscrire la demande sur la feuille d attestation de nuit Entrer la demande dans le système du labo Imprimer les étiquettes pour les tournées Échantillons à recueillir par l infirmière Vérifier la feuille d attestation des demandes manquantes Faire les prélèvements (et tout autre requis) Étiqueter et envoyer au labo Planifier les prélèvements (premiers ou rappel) Remplir le formulaire de demande sur papier Créer une étiquette Faire le prélèvement Étiqueter et envoyer au labo Entrer la demande dans le système du labo Retirer l étiquette et la remplacer

27 Processus électronique

28 Demande électronique d analyses de laboratoire à L'Hôpital d'ottawa Le médecin rédige la demande électronique Signalement de la demande Signalement des date/heure prévues Examen par l infirmière L infirmière fait la lecture du code à barres sur le bracelet du patient Impression de l étiquette de prélèvement au chevet Le prélèvement étiqueté est envoyé directement au labo

29 Demande électronique d imagerie diagnostique à L'Hôpital d'ottawa Le médecin rédige la demande électronique Signalement de la demande Signalement des date/heure prévues Examen par l infirmière Transport du patient Suivi du protocole Prise du rendez-vous Prise de l image

30 Stratégie d adoption

31 Règle d or du D r Geiger Il faut mettre la «barre de la convivialité» très, très, très basse si on veut amener les médecins à utiliser la solution. Une interface utilisateur qui est plutôt bien, un processus de travail qui est presque optimal, ça ne suffit pas!

32 L'Hôpital d'ottawa a investi dans l informatique mobile pour améliorer le déroulement du travail des médecins et ainsi accroître leur utilisation des processus de demandes électroniques et du bilan comparatif des médicaments électronique. Recherche textuelle Recherche dans le catalogue Le SIEO sur ipad Créer une liste de demandes/ordonnances

33 Utilisation du système informatisé d'entrée d'ordonnances à L'Hôpital d'ottawa

34 Utilisation du SIEO à L'Hôpital d'ottawa Le SIEO pour l imagerie diagnostique a été déployé dans toutes les unités de soins actifs (patients hospitalisés et externes), y compris l urgence Les médecins rédigent environ demandes électroniques d imagerie par mois Le SIEO pour les analyses de laboratoire a été implanté dans six unités de soins aux malades hospitalisés au Campus Général Les médecins de ces unités rédigent quelque demandes électroniques d analyses de laboratoire par mois

35 Demandes de radiographie pour des patients hospitalisés 0,6 % Physician Orders Demandes par des médecins Clerical Orders Demandes par du personnel administratif 99,4 %

36 Demandes d analyses de laboratoire pour des patients hospitalisés (SIEO implanté dans 6 unités) Demandes transcrites émanant de l urgence (SIEO pas encore implanté) et des plans cliniques 45,8 % 54,2 % Physician Demandes Orders par des médecins Clerical Demandes Orders par du personnel administratif

37 Avantages des demandes électroniques d analyses de laboratoire

38 Sécurité des patients Les demandes électroniques d analyses de laboratoire protègent davantage les patients Elles éliminent les nombreuses étapes qu exige la transcription manuelle des demandes, où le risque d erreurs est plus élevé L identification directe de patients (par codage à barres) et l étiquetage des prélèvements au chevet du patient réduisent le risque d erreurs d étiquetage

39 Efficience opérationnelle Les demandes électroniques génèrent des économies directes et indirectes grâce à une hausse de l efficience opérationnelle Gains de temps pour les centaines de professionnels de la santé, qui n ont plus à transcrire des demandes sur papier Il n est plus nécessaire d entrer les demandes dans le système informatisé du laboratoire Les prélèvements «faits par l infirmière» n ont plus besoin d être ré-étiquetés une fois remis au laboratoire Traitement plus rapide des prélèvements, qui arrivent tous au laboratoire munis d étiquettes lisible à la machine

40 Gestion de l utilisation Les médecins sont entièrement responsables des analyses qu ils demandent au moyen du système informatisé, ce qui améliore l efficacité des stratégies de gestion de l utilisation des analyses de laboratoire Vérification des demandes en double Réduction des répétitions automatiques Application de règles pour les demandes d analyses coûteuses Respect de la politique de L HO concernant les analyses sanguines quotidiennes

41 Prochaines étapes Procéder au déploiement complet du SIEO pour les analyses de laboratoire dans les unités de soins actifs (patients hospitalisés) Accorder la priorité à la réalisation des avantages Examiner le déroulement du travail au Service des urgences en vue d y implanter le SIEO pour les analyses de laboratoire

42 D r Glen Geiger Chef de l information médicale L'Hôpital d'ottawa , poste ggeiger@toh.on.ca

43 À venir dans le Défi Prix Date limite Montant Prix Impact maximal 20 mars prix de $ chacun Tirage multi-inscriptions 31 mars tirages de $ chacun Prix Impact global 20 avril er $ 2 e $ 3 e $ Prix du rapport de l impact sur la qualité 30 avril 2015 Jusqu à 5 prix de $ 43

44 Rapports de l impact sur la qualité Jusqu à 5 prix de $ Les équipes peuvent soumettre un rapport de l impact sur la qualité (maximum de trois pages en format PDF) sur le site Web du Défi au plus tard à 15 h HE le 30 avril Les équipes doivent avoir obtenu le taux de réponses minimal exigé pour le questionnaire d'évaluation du système et de son évaluation, selon le nombre d'utilisateurs déclarés. Qu'a fait l'équipe pour améliorer la qualité de sa solution? Qu'a fait l'équipe pour accroître l'utilisation efficace de sa solution? La qualité s'est-elle améliorée? Qu'indiquent les mesures pertinentes? 44

45 Rapports de l impact sur la qualité (2) Les juges évalueront les rapports de l'impact sur la qualité selon les critères suivants : Évaluation de la qualité (30 %) L équipe donne-t-elle une évaluation franche et complète de la situation actuelle et de la qualité observée (notamment la qualité de la solution proprement dite et l efficacité de l utilisation qu en fait l équipe de soins pour procurer des avantages aux patients et/ou aux cliniciens)? Utilise-t-elle de façon appropriée les mesures qualitatives et quantitatives accessibles? Évalue-t-elle la qualité selon de multiples points de vue? Antécédents (40 %) Qu a déjà fait l équipe pour améliorer la qualité de la solution et l efficacité de son utilisation tout au long du Défi? A-t-elle manifesté un engagement envers l amélioration de la qualité? A-t-elle consacré suffisamment de ressources pour faire augmenter la qualité? Résultats (30 %) Les mesures prises par l équipe ont-elles permis d améliorer la qualité? À quel point les résultats sont-ils impressionnants? 45

46 Avez-vous des questions? Pour poser des questions : 1) Cliquez sur la flèche de déroulement, puis sur «Q&A» 2) Envoyez à «Host» 46

47 Prochain webinaire Défi Impact sur la connexion électronique Webinaire sur l adoption 2 Le jeudi 26 février 2015, à 13 h HE Équipes en vedette : QHR Visites électroniques Community MD Demandes électroniques de renouvellement d ordonnances Pour plus d information, écrivez à innovation@infoway-inforoute.ca 47

48 Merci! defiimagination.ca/connexion 48