CEPHINET STATISTIQUES

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1 FICHE PRODUIT CEPHINET STATISTIQUES Statistiques d'utilisation pour QuickPlace & Quickr 28 octobre 2010

2 Page 2 sur 21 Sommaire 1. Objectif Livrable, installation et Licence L'interface Interface Lotus notes Menu «actions» Global Profil setup Run Archive on server Run Activity Report on server Interface Web Optimisation du processus d'archivage Les vues Quickr/QuickPlace\Espace, Utilisateur Quickr/QuickPlace\Utilisateur, Espace Quickr/QuickPlace\Espace, Date, Utilisateur Quickr/QuickPlace\Utilisateur, Date, Espace Quickr/QuickPlace\Activité instantanée Quickr/QuickPlace\Nombre d'utilisateurs instantanés Quickr/QuickPlace\Ignored Quickr connector only Quickr connector only\espace, Utilisateur Quickr connector only\utilisateur, Espace Exemple de rapport généré Mail synthétique Activity-<host>-PlacesUsers-<Month>-<AAAA>.xls Activity-<host>-UsersPlaces-<Month>-<AAAA>.xls Activity-<host>-Places-<Month>-<AAAA>.xls Activity-<host>-Users-<Month>-<AAAA>.xls Activity-<host>-SingleInstantUsers-<Month>-<AAAA>.xls Activity-<host>-InstantActivity-<Month>-<AAAA>.xls Accès aux statistiques pour les gestionnaires des espaces...20

3 Page 3 sur OBJECTIF Il est intéressant de connaître l'activité des utilisateurs sur un serveur IBM Lotus QuickPlace ou Quickr afin d'en déduire comment le service est utilisé en regard des efforts fournis pour sa mise en œuvre, s'il est judicieux de prévoir des évolutions fonctionnelles ou techniques,... Pour ce faire, nous adoptons le principe simple suivant : L'activité est tracée de façon standard dans une base Domino nommée «Domino Web Server Log» («Domlog.nsf») La structure de cette base est complétée de vues et agents réalisés par Cephinet : Archivage mensuel : comme l'information stockée est très importante (10 à 15 traces par page consultée), afin de ne pas alourdir le fonctionnement du serveur, un agent d'archivage automatique est ajouté au modèle standard Domino. Cet outil déplace chaque jours les traces de la veille (ou du jour même) dans une archive mensuelle. La base «domlog.nsf» conserve ainsi une taille raisonnable. Chaque mois, une nouvelle base est donc créée et stocke l'activité totale pour le mois. Vues de statistiques : afin de pouvoir consulter quelques statistiques intéressantes, des vues supplémentaires permettent de lister le nombre d'utilisateur unique, le nombre d'espaces consultés, le nombre de pages lues... Rapport automatique : un mécanisme de génération de rapport mensuel envoyé par automatiquement en début de chaque mois. Mise à disposition des gestionnaires d'espace les statistiques concernant leur espace. L'information limitée à chaque espace est stockée dans l'espace lui même, accessible aux seuls gestionnaires et super utilisateurs (sécurité Domino), et affichable à la demande de façon personnalisable. NB : pour ce dernier aucun nom d'utilisateur ni adresse ip ou autre information nominative n'est stockée ni présentée ici 2. LIVRABLE, INSTALLATION ET LICENCE Cephinet fourni le présent document accompagné d'un modèle IBM Lotus Domino «ntf_cephinetdomlogxxx.ntf» L'installation consiste à : déposer ce fichier dans l'arborescence du serveur Domino signer ce modèle avec l'identifiant du serveur activer les traces HTTP du serveur Domino dans «domlog.nsf» (modification éventuelle du document serveur et relance de la tâche HTTP afin que la première «domlog.nsf» soit créée) Si une base «domlog.nsf» existait déjà avec une vieille version du modèle Cephinet, prendre soin au préalable de supprimer tous les agents, masques, vues et librairies de script, puis le rôle «webmaster» éventuel. au choix : ou par le client Lotus Notes, remplacer le nom du modèle dont hérite la base «domlog.nsf «: remplacer «Domino Web Server Log Template» par «Cephinet Domino Web Server Log Template» à la console, rafraichir la structure de la base «domlog.nsf» : load design -f domlog.nsf

4 Page 4 sur 21 par le client Lotus Notes, remplacer la structure de «domlog.nsf» par celle du modèle «ntf_cephinet-domlogxxx» nouvellement installé sur le serveur. (Ignorer l'éventuelle erreur lors du premier remplacement de structure) Attribuer le rôle «Admin» ainsi apparu aux entrées administrateur et serveur (groupes et en nom propre) rafraichir la structure à nouveau soit par le client Lotus Notes, soit par la commande console «load design -f domlog.nsf» activer les agents «Archive» et «Activity Report» en utilisant le menu «Action/enable/...» signer la base «domlog.nsf» avec l'identifiant du serveur (pour signer les 2 agents ainsi modifiés par leur activation programmée) suivre les indications exposées au paragraphe «4 Optimisation du processus d'archivage» page 8 définir éventuellement un groupe «DomLogReaders» utilisée dans la LCA des base d'archives mensuelles générées et permettant une consultation de ces bases (seul le groupe «LocalDomainAdmins» bénéficie du rôle «Admin» permettant le paramétrage de l'application) A ce stade, les vues de la base «domlog.nsf» seront exploitables en consultation normale. Les agents «Archive» et «Activity Report» vérifient pour fonctionner qu'une clé de licence existe bien dans le fichier «notes.ini». Cette clé dépend d'un nom de client, du nom du serveur Domino sur lequel les agents sont programmés ainsi que d'une date de validité. Après avoir fourni ces informations et acquitté auprès de Cephinet des droits d'utilisation de ce produit, Cephinet fournira une clé de licence à insérer dans le fichier «notes.ini» du serveur en saisissant une commande analogue à la ligne suivante (où l'on voit apparaître le nom du serveur Domino ainsi que la date d'expiration) : set configuration "$CephinetLicenseKey=<company>:CN=<server>/O=<domain>: : : " 3. L'INTERFACE 3.1. Interface Lotus notes L'interface de l'application standard «Domino Web Server Log» en version 8.5 est complétée des vues et actions Cephinet :

5 Page 5 sur Menu «actions» Le menu «Actions» de Lotus Notes permet d'atteindre les options suivantes pour activer, désactiver ou lancer les agents programmés «Activity Report» et «Archive» :

6 Page 6 sur 21 Ces menus ne sont accessibles qu'aux utilisateurs disposant du rôle «Admin» Global Profil setup Ce menu n'est accessible qu'aux utilisateurs disposant du rôle «Admin». Ce menu donne accès aux paramètres de l'application régissant le fonctionnement des 2 agents «Activity Report» et «Document archive» :

7 Page 7 sur 21 Ici : on choisi de ne conserver aucune trace dans la base «domlog.nsf» : l'agent archive tout ce qu'il trouve au fur et à mesure. Cette option est recommandée pour les serveurs fortement sollicités afin de conserver une base «domlog.nsf» de taille réduite (moins de 500Mb en général) Le chemin où se créeront les archives mensuelles est «savelogs» et les fichiers archives auront un nom de la forme «20??-??-domlog.nsf» Le rapport d'activité sera généré chaque début de mois en exploitant l'archive du mois n-1 Deux destinataires recevront le rapport mensuel d'activité généré automatiquement Run Archive on server Ce menu n'est accessible qu'aux utilisateurs disposant du rôle «Admin». Permet d'activer l'agent indiqué. Utile lors de la mise en service, ou pour une utilisation occasionnelle alors que l'agent concerné n'est pas programmé. L'agent génère des messages dans la console du serveur (stockées dans «log.nsf» également) : AMgr: Agent ('(agt_dailydocarchive) agt_dailydocarchive' in 'domlog.nsf') message box: DailyDocArchive Begin DailyDocArchive Will stop working before 540 seconds DailyDocArchive will move any document older than 06/04/2007 DailyDocArchive : 1539 documents moved in 30 seconds End Notons que l'agent est prévu pour : gérer des gros volumes d'information sans risque de perte ou de duplication lors de l'archivage (en cas de crash du serveur par exemple) tenir compte des délais autorisés par le gestionnaire d'agents Domino et s'arrête avant que AMGR ne le stoppe brutalement L'agent est programmé par défaut toutes les 1h et 15 minutes. Cette fréquence permet de tenir compte de serveurs très fortement sollicités Run Activity Report on server Ce menu n'est accessible qu'aux utilisateurs disposant du rôle «Admin». Permet d'activer l'agent indiqué. Utile lors de la mise en service, ou pour une utilisation occasionnelle alors que l'agent concerné n'est pas programmé. L'agent est programmé par défaut une fois par mois, le Interface Web L'application est exploitable également via une interface web classique. Seuls les boutons d'action permettant de déclencher les agents sur le serveurs ne sont pas accessibles :

8 Page 8 sur OPTIMISATION DU PROCESSUS D'ARCHIVAGE Pour optimiser ce processus sur un serveur Quickplace ou Quickr fortement sollicité, voici quelques conseils utiles : Répliquer «domlog.nsf» sur un autre serveur Domino qui assumera la charge d'archivage et hébergera les archives mensuelles. La fréquence de réplication de ddomlog.nsf» doit être en accord avec celle de l'agent d'archivage. Ne laisser aucune trace dans «domlog.nsf» : «-1» est le nombre de jours à conserver Régler la fréquence d'exécution de l'agent d'archivage afin de constater dans la «log.nsf» du serveur des messages du type «DailyDocArchive : 0 documents moved in 30 seconds End» ou ne plus avoir de messages indiquant «DailyDocArchive : Stopping before agent manager stops me!» La période définit par défaut et permettant d'archiver convenablement les traces de serveurs très fortement sollicités est 1h et 15 minutes. Limiter la taille du fichier «domlog.nsf» en paramétrant les options de réplication afin de réduire la durée de conservation des «deletions stubs» des traces archivées (nécessaire pour un serveur fortement sollicité). Ces «deletion stubs» occupent un espace disque réduit à l'unité, mais étant en très grande

9 Page 9 sur 21 quantité, finissent par occuper un espace disque conséquent. La durée de conservation des «deletions stubs» est égale au tiers du nombre de jours spécifiés dans le champ illustré ci-dessous. Noter 15 ici permettra de conserver 5 jours de «deletions stubs» et permettra ainsi de régler d'éventuels problèmes de réplication par exemple entre serveurs d'un cluster ou vers un serveur dédié à l'archivage de «domlog.nsf». NB : sur des serveurs fortement sollicités, noter la valeur 2 afin que la base reste de taille modeste (inférieur à 400 Mb) Alerter l'administrateur lorsque Domlog.nsf devient trop encombrante et risque de déstabiliser le serveur (crash HTTP lorsque «domlog.nsf» est de grande taille / accès disque importants par ailleurs / disques lents). Il s'agira alors d'arrêter la tâche HTTP, de déplacer/renommer la base «domlog.nsf» posant problème et redémarrer http. Une nouvelle base «domlog.nsf» sera créée (à paramétrer à nouveau) et l'ancienne base «domlog.nsf» déplacée continuera à archiver son contenu. Il suffira de la supprimer une fois vide. Positionner un quota sur «domlog.nsf» : Warning à 500Mb Maximum à 4Gb Ajouter une alerte mail dans la base «Monitoring Configuration» («events4.nsf») : Type: Database Severity: Warning (low)

10 Page 10 sur LES VUES Message: Warning, database <string> has exceeded its warning size threshold of <number> KB by <kb/gb>. Les vues décrites ci-après ont pour objectif de regrouper et dénombrer les pages lues et les utilisateurs exploitant le service. Elles tiennent compte des clics effectués par les utilisateurs via l'interface Web mais aussi des uploads et downloads générés à travers le connecteur Quickr. L'éventuelle activité en mode déconnecté n'apparait pas ici Quickr/QuickPlace\Espace, Utilisateur Permet de connaître le nombre d'espaces utilisés pendant le mois, et, pour chacun d'eux, la liste des utilisateurs et le nombre de pages consultées :

11 Page 11 sur Quickr/QuickPlace\Utilisateur, Espace Permet de connaître le nombre d'utilisateurs pendant le mois, et, pour chacun d'eux, la liste des espaces et le nombre de pages consultées :

12 Page 12 sur Quickr/QuickPlace\Espace, Date, Utilisateur Permet de connaître l'activité par espace : nombre de pages vues, quand et par qui :

13 Page 13 sur Quickr/QuickPlace\Utilisateur, Date, Espace Permet de connaître l'activité par utilisateur : nombre de pages vues, quand et dans quel espace : 5.5. Quickr/QuickPlace\Activité instantanée Cette vue s'exploitera principalement via le rapport d'activité mensuel : un fichier texte tabulé sera traité avec un tableur pour trier et déterminer les pics d'utilisation du site en comptabilisant le nombre de pages lues dans un même quart d'heure :

14 Page 14 sur Quickr/QuickPlace\Nombre d'utilisateurs instantanés Cette vue s'exploitera principalement via le rapport d'activité mensuel : un fichier texte tabulé sera traité avec un tableur pour trier et déterminer le pic du nombre d'utilisateurs distincts ayant travaillé dans un même quart d'heure : 5.7. Quickr/QuickPlace\Ignored Il s'agit là des traces ignorées par les vues précédentes 5.8. Quickr connector only Ces vues permettent de voir l'utilisation du site Quickr via les «connecteurs Quickr» (permettant d'atteindre les espaces IBM Lotus quickr comme de simples répertoires réseaux). Un serveur QuickPlace ne listera rien ici. Les noms et la taille des fichiers téléchargés via le connecteurs vers le poste de travail sont notés. Par contre, en cas de transfert de fichiers vers le serveurs, seule l'information «New file», «Existing file», «draft» est tracée. Les clics permettant la navigation dans l'arborescence des salles et dossiers sont regroupés sous la rubrique «Navigation Hits». Ces clics ne sont pas comptabilisés dans les autres vues Quickr ci-dessus Quickr connector only\espace, Utilisateur

15 Page 15 sur Quickr connector only\utilisateur, Espace 6. EXEMPLE DE RAPPORT GÉNÉRÉ Chaque mois, le 5, un rapport est généré et envoyé par automatiquement. Ce rapport synthétise l'activité tracée dans l'archive mensuelle du mois précédent :

16 6.1. Mail synthétique Fiche produit : Cephinet Statistiques Page 16 sur 21

17 Page 17 sur 21 Les pièces jointes sont exploitables sous Excel ou Open Office Calc (ou même un navigateur HTML). Des exemples illustrés sont donnés ci-après : 6.2. Activity-<host>-PlacesUsers-<Month>-<AAAA>.xls détaille, pour chaque espaces utilisés, le nom des utilisateurs avec les dates de première et dernière visite ainsi que le nombre de pages lues : 6.3. Activity-<host>-UsersPlaces-<Month>-<AAAA>.xls détaille, pour chaque utilisateur, les espaces consultés avec les dates de première et dernière visite et le nombre de pages lues : 6.4. Activity-<host>-Places-<Month>-<AAAA>.xls détaille, pour chaque espaces consultés, le nombre d'utilisateurs, les dates de première et dernière visite et le nombre de pages lues (il s'agit d'un résumé du premier export «PlacesUsers») :

18 Page 18 sur Activity-<host>-Users-<Month>-<AAAA>.xls détaille, pour chaque utilisateur, le nombre d'espaces consultés, les dates de première et dernière visite et le nombre de pages lues : 6.6. Activity-<host>-SingleInstantUsers-<Month>-<AAAA>.xls liste par tranche de 15 minutes sur tout le mois le nombre d'utilisateurs uniques :

19 Page 19 sur Activity-<host>-InstantActivity-<Month>-<AAAA>.xls liste par tranche de 15 minutes sur tout le mois le nombre de pages consultées :

20 Page 20 sur 21 NB : seules les deux colonnes sont présentes dans les deux derniers fichiers générés. Le diagramme s'insère simplement manuellement en choisissant par exemple, sous Open Office, les options suivantes (maximum de 2974 lignes, nombre de quart d'heures dans un mois de 31 jours) : 7. ACCÈS AUX STATISTIQUES POUR LES GESTIONNAIRES DES ESPACES Le processus de génération de rapport mensuel a également pour effet de noter dans chaque espace QuickPlace / Quickr un résumé des statistiques mensuelles pour cet espace. Cette information est par construction confidentielle et accessible aux seuls gestionnaires de l'espace (et aux super-utilisateurs du serveur) Chaque mois, une nouvelle ligne s'ajoutera donc au tableau de résultat ci-dessous :

21 Page 21 sur 21 NB : aucun nom d'utilisateur ni adresse ip ou autre information nominative n'est stockée ni présentée ici l'affichage est immédiat, les données sont de faible taille et stockées directement dans la salle principale de l'espace le comportement et la présentation du résultat peut être révisée : le lien est généré via du code JavaScript stocké à un seul endroit sur le serveur, personnalisable; l'habillage se fait via une feuille XSL. la présentation (lien + tableau résultat) est indépendante du processus de génération de rapport. Les résultats mensuels peuvent être calculés de façon rétrospective (pourvu que l'on dispose des archives de «domlog.nsf» correspondantes) et l'affichage du lien «statistiques» est optionnel, à la discrétion de l'administrateur du serveur. l'activité en mode déconnecté n'est pas tracée ici (dans cette version. add-on Quickr à venir)