Cahier des charges pour le développement du site internet des Jeux de la Francophonie

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1 Cahier des charges pour le développement du site internet des Jeux de la Francophonie Actualisé le 31/10/2014 LOT 1 : Refonte site des jeux LOT 2 : Application des inscriptions en ligne LOT 3 : Transmission des listes de départ et des résultats Comité international des Jeux de la Francophonie (CIJF)

2 Sommaire: Introduction... 5 I. Présentation générale du site des Jeux de la Francophonie Historique Objectifs selon les cibles... 6 Auprès des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie... 6 Auprès des lauréats des éditions précédentes... 7 Auprès du CNJF... 7 Auprès des médias... 7 Auprès du grand public Présentation du site et de sa visibilité (quelques chiffres) Bases de données du site Présentation du contenu du site des Jeux Présentation du backoffice Administration du site Présentation de la demande Auprès des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie Auprès des lauréats des éditions précédentes Auprès du CNJF Auprès des médias Auprès du grand public LOT 1 - Cahier des charges technique - Refonte du site internet des Jeux de la Francophonie Identification des besoins Quelques exemples de sites des Jeux (Commonwealth et Glasgow) Ce qu il faut maintenir sur le site Dysfonctionnements à corriger : Rubrique «les lauréats» Rubrique «les résultats : Nouvelles fonctionnalités à intégrer a) General Fonction mobile Formats vidéo Téléchargement des photos et des vidéos Réseaux sociaux Option agrandir/diminuer le texte Revoir l apparence des pages Insertion des photos Passage à une nouvelle édition

3 II. b) Fonctionnalités à intégrer par rubrique : Accueil Les jeux Le CIJF Les lauréats Pages personnelles Les résultats Cote d Ivoire Les Etats invités La carte de la Francophonie Les partenaires Rubriques utilitaires Moteur de recherche Medias Espace presse/medias Forum Liens utiles Les Jeux en images Lettre électronique Contenu à prendre en compte dans l offre technique : LOT 2 - Cahier des charges technique- Actualisation de l application des inscriptions en ligne et des accréditations aux Jeux de la Francophonie Identification des besoins Présentation de l application Catégories de participants Processus d inscription Participants membres de la délégation Participants non-membres de la délégation Extractions Fonctionnalités à intégrer dans l application d inscription en ligne Etape de préinscriptions aux disciplines Etape de qualification Etape d inscription nominative et définitive Extractions General Supports à télécharger en ligne NB : toutes les personnes des délégations (officiels, accompagnateurs, médias, arbitres) devront également remettre au Responsable de dossier pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie : une photo d'identité format passeport lors de l étape d inscription nominative en vue de leur accréditation Accréditations

4 Contenu à prendre en compte dans l offre technique : III. LOT 3 - Cahier des charges technique Développement d une application sur la transmission des listes de départ et des résultats aux Jeux intégrée au site internet des Jeux Historique Objectif Développements souhaités Quelques exemples de sites Compléments : Calendrier de livraison souhaité :

5 Introduction Le site des Jeux géré par le CIJF et animé par des volontaires en service civique (www.jeux.francophonie.org) est le site de référence des Jeux de la Francophonie ; il est permanent et assure la continuité entre chaque édition. Il fonctionne de manière complémentaire avec celui du CNJF et marque de manière concrète la présence des Jeux sur le web. Il représente à la fois un outil de travail mais également un outil de communication essentiel. Lors des derniers Jeux qui se sont déroulés à Nice en 2013, le site a bien fonctionné et à pleinement joué son rôle. D un côté par l efficacité du système d inscriptions en ligne même si certains points peuvent être améliorés ; d autre part, par la diffusion continue des résultats en temps réel. Rappelons que le site est sécurisé par un nom de domaine en «https» depuis 2013, ce qui garantit notamment aux Etats la confidentialité des données inscrites sur le site. En 2008, Le CIJF a choisi la société Oliance afin d effectuer une refonte du site internet des Jeux de la Francophonie. Celui-ci existe donc depuis 6 ans. Durant cette période, le site a fait l objet d actualisations régulières. De plus, le gestionnaire de publications en ligne utilisé dénommé SPIP, date également de Celui-ci a rempli sa mission depuis 2008 et répondu aux objectifs fixés par le CIJF mais il a besoin d être actualisé ou refondu en gardant toutefois les éléments essentiels et les fonctionnalités présents sur le site à l heure actuelle. Il s agira donc de voir ce qui a bien fonctionné et ce qui reste à développer. Au regard de nos nouveaux besoins, il y a lieu de procéder à une actualisation technique (évolution de la version de de SPIP de la version actuelle 1.9.2d vers une version actuelle plus élevée) ou à une refonte complète (induisant un changement de langage). De plus, il est nécessaire au regard des évolutions souhaitées avant, pendant et après les jeux de pouvoir administrer le site plus librement sans devoir avoir recours au prestataire pour des modifications qui engendreraient un coût supplémentaire. 5

6 I. Présentation générale du site des Jeux de la Francophonie (www.jeux.francophonie.org) 1. Historique 1998 : création du site internet officiel des Jeux de la Francophonie ; à ce moment (et jusqu à 2004) le CIJF était sous l égide de la CONFEJES : suite à l intégration du CIJF au sein de l OIF en 2004, le site internet officiel a fait l objet d une refonte complète en terme de graphisme, de contenus et de structure de ses informations ; la société Oliance a été désignée en avril 2008 pour réaliser la refonte du site des Jeux de la Francophonie suite à un appel d offre : la page d accueil a été revue de manière à mettre en valeur les actualités, les liens vers les sites jeunesse et intégrer des fonctionnalités interactives (forum, quizz, image la plus vue, liens vers les réseaux sociaux ) 2011 : le site internet officiel intègre un module d inscription en ligne à l édition France/Nice 2013 pour les délégations : le site internet officiel intègre un module d inscription en ligne à l édition France/Nice 2013 pour les participants non concurrents : invités, officiels, médias : la rubrique «Les Jeux en images» a été revue afin de permettre le téléchargement des photos en haute définition : la page d accueil a été actualisée de manière à mettre en valeur les réseaux sociaux (les tweets du compte Twitter des Jeux sont visibles en page d accueil) : maintenance et actualisation : diffusion en direct et en streaming des compétitions sur le site des Jeux : Passage du site en https (mode sécurisé) 2014 : Après les jeux, création d un fil twitter sur la page d accueil ; basculement d une édition à l autre 2. Objectifs selon les cibles Auprès des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie - permettre aux Etats et gouvernements d inscrire leurs délégations (concurrentes et non concurrentes) en ligne - permettre aux Etats et gouvernements engagés à participer aux Jeux de se renseigner en temps réel sur l état d avancement des dossiers de pré-inscriptions, de qualifications et d inscription ainsi que toutes les activités liées à l organisation des Jeux de la Francophonie ; 6

7 Auprès des lauréats des éditions précédentes - valoriser les lauréats des éditions précédentes des Jeux de la Francophonie. - développer un réseau des lauréats des Jeux (contact, actualités, discussions par thématique ou discipline sur le forum, photos, etc ) Auprès du CNJF - transmission des données des inscriptions pour les accréditations des participants Auprès des médias - transmission des listes de départs, des résultats, des photos et vidéos téléchargeables ainsi que des informations (brèves, communiqués de presse, documents, ) Auprès du grand public - informer et présenter les Jeux de la Francophonie au grand public - être une source d information et donc un outil de travail pour l ensemble des partenaires des Jeux de la Francophonie (institutionnels, médias, privés) impliqués dans l organisation des Jeux ; - permettre aux médias et aux officiels de faire une demande d accréditation en ligne 3. Présentation du site et de sa visibilité (quelques chiffres) En termes de visibilité, le site des Jeux de la Francophonie connait actuellement : - une moyenne de 9169 visiteurs par mois en 2014 et de visiteurs par mois l année des Jeux (une évolution des visites par mois est présentée plus bas) abonnés à la lettre électronique des Jeux (une évolution des abonnés par mois pour les douze derniers mois est présentée plus bas) 7

8 Évolution des visites 2013 janvier février mars avril mai juin juillet aout septembre octobre novembre décembre janvier février mars avril mai Il est important de souligner que le site des Jeux dispose d un excellent référencement puisqu il apparaît en tête des recherches Google avec les mots clefs : «Jeux Francophonie» (voir ci-dessous) Évolution des abonnés à la lettre électronique des Jeux Les abonnements à la lettre électronique sont passés de 3955 en juin 2013 à 4899 abonnés en mai 2014 soit 944 abonnés de plus. Les demandes d abonnements sont donc en nette progression et démontre la capacité du site et de l équipe du CIJF à promouvoir cette lettre électronique. Synthèse de la couverture médiatique des Jeux Plus spécifiquement, la VIIe édition des Jeux de la Francophonie qui s est tenue en France, à Nice, du 7 au 15 septembre 2013, fût un succès notamment en terme de médiatisation au niveau international : 8

9 - plus de 250 millions de téléspectateurs ont pu suivre les images des compétitions, produites en haute définition, avec 49 heures de programme de directs et de résumés quotidiens ; - plus de 50 millions d auditeurs avec des émissions radios quotidiennes ; - plus de 1000 articles de presse produits durant les Jeux et plus de 150 journalistes internationaux présents à Nice ; - plus de internautes avec 10 heures de programme de diffusion en direct (en streaming) sur le site des Jeux et des milliers de fans sur les réseaux sociaux liés aux Jeux (Facebook et Twitter) ; Ces Jeux ont permis d offrir une très large visibilité au pays et à la ville hôte, à l OIF ainsi qu aux partenaires officiels. Ces Jeux se sont affirmés comme le plus grand événementiel diffusé en langue française à travers le monde. Synthèse du site internet des Jeux de la Francophonie, septembre brèves publiées sur le site internet officiel des Jeux de la Francophonie visites sur le site des Jeux de la Francophonie abonnés à la lettre électronique des Jeux (106 abonnés en septembre) - 6 communiqués de presse - 15 vidéos photos publiées Evolution des visites du 7 au 15 septembre 2013 : Il convient de souligner que le site a de nombreux aspects positifs. Il a permis de diffuser les différentes vidéos des Jeux de la Francophonie 2013 et d intégrer les résumés quotidiens en VOD mais également les images des compétitions en haute définition. Il est attractif avec des outils en lignes efficaces. Il a répondu aux besoins des Etats notamment mais aussi des lauréats. L attention est aujourd hui concentrée sur la mise en ligne de portraits de lauréats de la dernière édition. A cet effet, voici un tableau répertoriant l ensemble des portraits réalisés et mis en ligne sur le site (voir page suivante) 9

10 Concernant la médiatisation des Jeux sur internet, environ 1000 articles de presse ou brèves ont été publiées sur divers sites au courant du mois de septembre. Facebook et Twitter sont également appréciés des internautes puisque la page Facebook compte aujourd hui 2849 j aime et les Jeux sont suivis sur Twitter par 730 personnes. Le site possède un fil d actualité twitter et des liens vers les réseaux sociaux qui jouent le rôle de passerelle. 4. Bases de données du site Voici quatre tableaux qui récapitulent l ensemble des inscriptions faites sur le site pour les Jeux France/Nice Inscriptions médias et organisateurs 10

11 5. Présentation du contenu du site des Jeux La page d accueil a été conçue de telle manière qu elle mette en valeur : - les actualités des Jeux - les dernières vidéos - la photo la plus vue - liens vers les réseaux sociaux - lien vers les images prises des éditions précédentes (notamment la dernière édition) - pendant les Jeux, lien vers les résultats en temps réel - flux RSS - compte à rebours Actuellement, le site des Jeux de la Francophonie contient huit rubriques principales avec des informations sur : 11

12 - les Jeux de la Francophonie en général («Les Jeux») : histoire, philosophie, objectifs, valeurs - le CIJF («Le CIJF») : statuts, missions, agenda, Direction du CIJF, Conseil d Orientation; les membres du Conseil d Orientation disposent d un espace privé pour faciliter la transmission des documents et donc la communication avec le CIJF ; - les lauréats des Jeux de la Francophonie («Les lauréats») : portraits d artistes, de créateurs et de sportifs médaillés lors des précédentes éditions, leurs actualités (agenda des lauréats) et leurs pages personnelles. Les lauréats disposent d un espace privé pour créer leur pages personnelles, ce qui leur permet de mettre en ligne sur le site des Jeux des informations sur leurs prochains évènements, leurs récompenses (prix, bourses, etc.), leurs parcours (attachement du CV) ainsi que sur leurs participations aux Jeux ; - les résultats («Les résultats») : les médaillés par édition et par discipline (culturelle, sportive et de création), le total des médaillés par édition et par Etat, les record féminins et masculins ainsi que le livret des résultats de la dernière édition ; - la prochaine édition des Jeux («Côte d Ivoire 2017») : des informations sur les actualités et évènements liés à la préparation de l édition 2017, informations sur le pays hôte, les disciplines inscrites au programme ; - les Etats et gouvernements invités («Les Etats invités»): les 77 Etats et gouvernements invités à participer aux Jeux, les conditions de participation, un espace privé dédié aux Etats et gouvernements pour effectuer l inscription en ligne de leurs délégations, les tableaux d inscription puis de qualification des Etats et gouvernements inscrits, puis qualifiés, des renseignements pratiques, des manuels techniques de chaque discipline ; - les partenaires des Jeux («Les partenaires») : institutionnels, privés, médias - Les Jeux Côte d Ivoire/Abidjan 2017 («Jeux 2021») : le processus de candidature pour la désignation du pays hôte de l édition qui suit l édition en cours ; Une rubrique du site est dédiée aux visuels des Jeux de la Francophonie («Les Jeux en images») : des photos de la dernière édition (France 2013) mises à la disposition du grand public (format basse définition et haute définition) et des photos des précédentes éditions en format BD et des vidéos. Le site est également doté : - d un forum («Forum») pour permettre au public de recevoir des réponses sur des sujets comme : la participation aux Jeux, la vie du site, les actualités des Jeux et plus particulièrement sur le fonctionnement des pages personnelles pour les lauréats. - d un espace médias («Medias») afin de permettre aux journalistes de télécharger les communiqués de presse, les revues de presse, le kit de communication ainsi que d autres documents spécifiques à chaque édition des Jeux (affiches, dossier de presse, etc.) - d une lettre électronique, avec la possibilité d abonnement et désabonnement sur le site des Jeux - d une rubrique contacts (coordonnées de l ensemble de l équipe du CIJF) et liens utiles qui contient des liens vers les sites de la Francophonie et des partenaires - d un moteur de recherche Vous trouverez en page suivante l architecture du site (modèle de données) fournie par Oliance. 12

13 Architecture du site (modèle de données) 13

14 6. Présentation du backoffice Trois grandes parties sont actuellement gérées dans le backoffice du site par le CIJF : - la publication des articles et des brèves (y compris des photos et des vidéos) - la gestion de la base de données «concurrents» et «non concurrents» - l envoi des lettres électroniques 7. Administration du site Parmi les caractéristiques de ce site, la Direction du CIJF met l accent sur la capacité de pouvoir être le maître d œuvre des prochaines évolutions du site et de sa ligne éditoriale. L objectif est que le site du CIJF ainsi créé puisse vivre au moins six ans sans faire l objet d une dépense budgétaire. Le site internet des Jeux de la Francophonie, lié à l actualité doit permettre non seulement une mise à jour régulière de son contenu informatif mais également une réorganisation de ses rubriques en fonction du calendrier : avant les Jeux, pendant les Jeux et après les Jeux. Cela implique pour le CIJF d avoir une totale maîtrise de l interface de gestion et d administration du site et que celle-ci soit suffisamment souple pour lui permettre de revoir la ligne éditoriale, c'est-à-dire d ajouter, modifier ou enlever des rubriques, ainsi que le contenu informatif que ce soit les titres, le texte, l affichage des photos ou des vidéos. L accent sera mis sur la construction d outils permettant à l équipe en charge de la mise à jour de s approprier de manière simple et efficace la gestion du site, ce personnel étant sans compétence en programmation web. 8. Présentation de la demande Le site internet des Jeux de la Francophonie, depuis sa refonte en 2008 et jusqu à présent remplit pleinement sa mission et atteint les objectifs fixés, avant, pendant et après les Jeux, auprès des différentes cibles et ce, du fait des différentes évolutions techniques qui ont pu être réalisés au cours de ces dernières années. En vue de la prochaine édition 2017, le site internet des Jeux, sécurisé en https depuis 2013, doit évoluer, dans le cadre des objectifs statutaires du CIJF pour répondre encore davantage aux nouveaux objectifs du site des Jeux : De façon générale : - devenir un outil plus performant, plus efficace et plus adapté pour répondre aux besoins des 77 Etats et gouvernements de la Francophonie invités aux Jeux au niveau des inscriptions en ligne (des pré-sélections 14

15 jusqu aux accréditations), de la transmission des résultats, de l espace de travail sécurisé dédié aux membres du Conseil d orientation du CIJF, du moteur de recherche, des supports en ligne (photo, vidéo, guide, livret, etc.). Ceci demande certaines évolutions techniques du site au niveau de son ergonomie, de la base de données, de ses applications et de ses fonctionnalités. - devenir plus attractif, dynamique et interactif pour accroitre et doubler, voir tripler le nombre de visiteurs du site par mois avant les Jeux pour passer de visites par mois actuellement à à visiteurs par mois et pendant la période des Jeux passer de visiteurs enregistrés lors de la précédente édition à visiteurs durant la prochaine édition de 2017 avec également une fonction streaming passant de 10h de direct lors des précédent Jeux à la totalité de la programmation soit plus de 60 heures de programmes. Ceci demande également une refonte du site au niveau de son ergonomie et de ses fonctionnalités en gardant le contenu du site (texte, photos, vidéos, base de données, etc) tel qu il est actuellement sur le site des Jeux. De façon spécifique selon les cibles : Auprès des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie - améliorer l application des inscriptions et permettre le téléchargement en ligne sur le site des Jeux de supports d accompagnement lors des phases de pré-sélection pour accroitre la qualité des sélections (documents, supports audiovidéo, etc.), lors des inscriptions nominatives pour permettre de récolter des supports nécessaires à la réalisation du catalogue des artistes et sportifs ainsi que pour les photos des participants en vue de leurs accréditations ; - développer une application permettant la transmission des listes de départ et des résultats en temps réel (cf. recommandations de l évaluation et cahier des charges des VIIIes Jeux) ; - refaire les outils en ligne comme par exemple le moteur de recherche et l espace dédié aux membres du Conseil d orientation du CIJF pour devenir une véritable plateforme collaborative et leur permettre de télécharger facilement les guides, rapports, documents de travail, etc. Auprès des lauréats des éditions précédentes - développer le réseau des lauréats des Jeux par édition et par discipline à travers un forum dédié et développer leurs pages personnelles en lien avec les réseaux sociaux. - augmenter les supports audio et vidéo pour les présenter et les faire connaitre dans le cadre de la promotion des lauréats artistes et sportifs et de leur accompagnement mais aussi dans le soutien de leur carrière. Auprès du CNJF - transmission des listes de départ et des résultats en temps réel en lien avec le site de la VIIIe édition développé par le CNJF (cf. cahier des charges de la VIIIe édition) - transmission sécurisée des données des inscriptions pour les accréditations des participants (cf. cahier des charges de la VIIIe édition) 15

16 Auprès des médias - développer un espace média plus fonctionnel et attractif regroupant toutes les informations dont les médias ont besoin et qui puissent être téléchargeables : communiqués, dossier de presse, photos et vidéos hautes définition, listes de départ et résultats en temps réel, archives, grille de programme tv, coordonnées satellitaires pour la reprise du signal international, contacts, etc. Auprès du grand public - fidéliser les visiteurs actuels et attirer de nouveaux visiteurs pour doubler puis tripler le nombre de visiteurs par mois avant les Jeux (20 à visites par mois) puis durant les Jeux ( visites par mois) et ce, afin de contribuer encore davantage à l un des résultats attendus: contribuer au rayonnement de la Francophonie, du pays hôte et des Jeux de la Francophonie (en terme de notoriété et d image) ; - développer de nouvelles fonctionnalités pour plus d attractivité et de lisibilité et de suivi : fonction mobile, liens réseaux sociaux, photos et vidéos, streaming, moteur de recherche, listes de départ et résultats en temps réel, etc. Aujourd hui, du fait des avancées rapides technologiques, les sites internet évoluent rapidement et doivent être régulièrement développés et actualisés. Au regard des objectifs recherchés, il s agit donc de disposer d un outil de travail plus performant et d un outil de communication plus attractif. Il s avère donc essentiel de faire évoluer le site des Jeux en termes d ergonomie et de navigation pour l internaute mais aussi de gestion. Le développement et l actualisation du site doivent se faire à trois niveaux : - LOT 1 : refonte du site internet : l évolution et l actualisation technique du site : ergonomie, navigation, outils, fonctionnalités ; - LOT 2 : l actualisation et le développement de l application des inscriptions en ligne et des accréditations aux Jeux ) - LOT 3 : le développement d une nouvelle application sur la transmission des listes de départ et des résultats des Jeux et donc d une nouvelle rubrique «Résultats en temps réel/résultats» (qui sera en lien avec le moteur de recherche et l application des inscriptions en ligne) Au regard de l ensemble de ces éléments développés, de l analyse critique réalisée, des objectifs recherchés, des rubriques et applications à maintenir et à actualiser ainsi que des améliorations et nouvelles fonctionnalités identifiés à développer, il s avère nécessaire que le site internet subisse une refonte complète. Ceci pourrait se faire à travers une refonte complète (réécriture du code) soit à une évolution technique de la version SPIP existante vers une version actuelle plus élevée SPIP. Tel qu indiqué dans la description de 16

17 l offre technique du présent appel d offres, le prestataire soumissionnaire doit argumenter son choix de CMS et ses solutions techniques pour chacun des trois lots. Concernant l application des inscriptions en ligne, l actualisation et le développement peuvent se faire de plusieurs façons : - option A : soit une refonte complète de l application des inscriptions en ligne des jeux (réécriture du code) dans le même CMS choisie que pour la refonte du site des jeux - option B : soit une évolution technique de la version SPIP existante vers une version actuelle plus élevée SPIP pour cette application en prenant en compte le fait de devoir rattacher ensuite cette application au site des jeux refondu selon le nouveau CMS choisie - option C : toute autre façon jugée utile et efficace comme par exemple le paramétrage d un logiciel d accréditation existant et le développement d un module d inscription/qualification Le prestataire soumissionnaire doit argumenter son choix : option A, B ou C. Les modifications/ajouts/développements apportées au site des Jeux ne doivent pas modifier le contenu actuel du site (texte, photos, vidéos, documents (publique ou privés), données BD (coordonnes, documents), etc). Les contenus du site doivent être conservés tel qu ils sont actuellement sur le site des Jeux. Les Jeux de la Francophonie représentent le plus grand événementiel sportif et culturel de la Francophonie. A l instar des autres sites internet des grands événements internationaux, le site internet des Jeux de la Francophonie se doit ainsi d évoluer pour continuer de jouer pleinement son rôle d outil de travail efficace pour le CIJF, les Etats et gouvernements, l ensemble des participants, les lauréats, les médias et les organisateurs. Il doit également jouer son rôle de vitrine des Jeux et de la Francophonie sur internet, média de plus en plus utilisé notamment par les jeunes à travers le monde. 17

18 LOT 1 - Cahier des charges technique - Refonte du site internet des Jeux de la Francophonie 18

19 Identification des besoins Le site des Jeux de la Francophonie est à la fois un site institutionnel et événementiel. Il ne change pas beaucoup pendant de long mois, et une fois l événement proche, subit beaucoup de modifications et doit être malléable pour permettre les changements nécessaires. Objectifs du site : Durant les Jeux : Communiquer sur les compétitions, les actualités, les résultats en direct, permettre la retransmission de l ensemble des compétitions. Concernant les médias, permettre la mise à disposition de contenus divers afin de permettre une communication optimale sur les Jeux. En dehors des Jeux : La problématique principale est de faire vivre le site et d éveiller l intérêt des internautes en dehors de l événementiel qu est l édition des Jeux. L enjeu est de communiquer sur la dernière édition, sur la suivante, promouvoir les lauréats. Il s agit de garder une veille sur l actualité des lauréats et sur tous les événements relatifs aux Jeux de la Francophonie ainsi qu aux disciplines sportives, culturelles et créatives dans ce cadre. Le site a six ans, ce qui est l espérance de vie normale d un site. Internet change constamment, les sites ont donc besoin d être mis à jour régulièrement et d évoluer conjointement avec les nouvelles pratiques en cours. Il faut donc améliorer son ergonomie, la présentation des documents et informations contenues sur le site, l objectif est que l internaute apprécie le site internet par son ergonomie, sa navigation, ses contenus, le poussant à revenir régulièrement. L ergonomie du site doit être repensée : le site doit être plus esthétique visuellement et disposer d une ergonomie qui permet à l internaute d obtenir les informations rapidement. L information doit être mise en valeur, le nombre de scroll (défilement d écran avec la souris) doit être réduit au maximum. Il doit être à la fois léger, bien organisé et très attractif. Souvent, les internautes n ont pas su trouver les informations car les rubriques n étaient pas claires, il y avait trop d informations. Il faut simplifier les pages tout en rendant le tout plus esthétique et mettre en valeur un contenu de qualité. La Direction du CIJF souhaite que le site des Jeux soit un outil de communication pérenne, axé sur l actualité, évolutif, informatif et attractif. La dynamique actuelle du site doit être préservée et renforcée. Le site doit permettre de capter l attention et d intéresser davantage les 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie ainsi que le grand public. SPIP : SPIP est un système de publication pour l Internet qui s attache particulièrement au fonctionnement collectif, au multilinguisme et à la facilité d emploi. C est un logiciel libre, distribué sous la licence GNU/GPL. Il peut ainsi être utilisé pour tout site Internet, qu il soit associatif ou institutionnel, personnel ou marchand. La version utilisée pour le site des Jeux de la Francophonie 1.9.2d est parue le 27 Janvier Depuis, SPIP s est développé et sa dernière version est sortie en Ces mises à jour obligent le CIJF soit à une 19

20 refonte complète de l application des inscriptions en ligne des jeux (réécriture du code) soit à une évolution technique de la version SPIP existante vers une version actuelle plus élevée SPIP. Quelques exemples de sites des Jeux (Commonwealth et Glasgow) Dans un souci d amélioration constante du site des Jeux de la Francophonie, il est essentiel de procéder à un benchmarking et ainsi analyser ce qui se fait dans d autres évènements similaires. Voici donc une capture d écran du site de la fédération des Jeux du Commonwealth. Sont présents sur cette page d accueil, des applications twitter et facebook pour commenter et aimer la page des Jeux du Commonwealth, de nombreuses photos et surtout plusieurs rubriques intéressantes et qui synthétisent l ensemble des informations nécessaires aux internautes qui se rendent sur le site, qu ils soient particuliers ou journalistes. L information est ainsi accessible de manière simple et rapide. La deuxième capture d écran permet d avoir une information rapidement sur une édition recherchée par l internaute. En cliquant sur l une des éditions, il est possible d obtenir tous les contacts et les informations nécessaires (téléchargements, images, clips vidéos). (Voir page suivante) Page d accueil du site de la Fédération des Jeux du Commonwealth (capture d écran 1) Page d accueil de la rubrique des Jeux par édition. (capture d écran 2) 20

21 La sous-rubrique des Jeux de Glasgow contient de nombreuses informations (capture d écran 3) Cette rubrique (ci-dessus) permet à l internaute de basculer sur le site des Jeux de Glasgow, qui sont la prochaine édition des Jeux du Commonwealth qui a lieu cette année au mois de juillet. La présence d un décompte en haut de la page permet de rendre la page dynamique. Ce qu il faut maintenir sur le site Les rubriques présentes actuellement sur le site doivent être maintenues, c est-à-dire : 1) Accueil 2) Les Jeux 3) Le CIJF 4) Les lauréats 5) Les résultats 6) Côte d Ivoire 2017 (rubrique qui change d une édition a l autre) 7) Les Etats invités 8) Partenaires 9) Jeux 2021 (rubrique qui change d une édition a l autre) 21

22 Elles représentent les grands thèmes des Jeux de la Francophonie et sont essentielles comme outil de travail et outil de communication à destination de nos cibles. Les contenus du site doivent être conservés, le site possède en effet une grande quantité d images des Jeux, de vidéos en streaming, de portraits de lauréats et toute l actualité relative aux Jeux mais aussi toutes les données soumises au CIJF par les Etats et gouvernements lors de l étape d inscription en ligne (coordonnées, photos, documents, etc). Une mine d informations précieuse qu il convient de préserver tout en retravaillant sur la forme du site. L application des inscriptions en ligne destinée aux Etats a bien fonctionné. Même si certains paramètres restent à retravailler, l application a bien fonctionné et les retours des Etats ont été positifs. Enfin l onglet des résultats en temps réel a permis aux internautes de consulter rapidement et en direct les résultats des Jeux. Dysfonctionnements à corriger : Rubrique «les lauréats» - Pour les rubriques portraites d artistes et portraits de sportifs, au moment où on agrandit la page, parfois il y a des soucis d affichage de la barre de navigation grise : Rubrique «les résultats : - Au moment où on clique sur Retrouvez les résultats des VIIes Jeux de la Francophonie en temps réel, on a toujours les rubriques France 2013 et Jeux 2017 qui apparaissent. https://www.jeux.francophonie.org/-resultats-jeux- Une fois le passage à une nouvelle édition fait, il doit apparaitre Cote d Ivoire 2017 et Jeux 2021 (tel qu il apparait sur la page d accueil du site des Jeux) - Si on clique sur France 2013 il y a d autres sous-rubriques cliquables à gauche (des rubriques archivées).si on clique sur «Jeux 2017» on a «Erreur 404». - au survol de la souris sur les autres rubriques, il y a une erreur d affichage : 22

23 Rubrique «rubriques utilitaires» - les deux sous-rubriques «Records féminins» et «Records masculins» de la rubrique «Les résultats» n apparaissent pas - la rubrique «Contacts» ne s affiche pas : https://www.jeux.francophonie.org/-contacts- Rubrique «Les Etats invités» - une vingtaine d États n apparaissent pas sur le site des Jeux dans la liste des États invités https://www.jeux.francophonie.org/-les-etats-invites-?act=liste Nouvelles fonctionnalités à intégrer a) General Fonction mobile - Intégrer une interface mobile sur le site des Jeux. L objectif est que les personnes ayant des smartphones accèdent à une version mobile plus ergonomique, plus légère, en phase avec le système d exploitation du téléphone. La navigation actuelle sur les smartphones est difficile en raison de la taille du site. Formats vidéo - Le site doit également accepter le format mp4 (même d autres formats si possible) Téléchargement des photos et des vidéos - Pour qu un internaute puisse télécharger des photos ou des vidéos, quelle que soit la rubrique utilisée, il serait souhaitable de prévoir son enregistrement (seulement le courriel). Réseaux sociaux Au vu de l essor des réseaux sociaux, les passerelles entre le site et les réseaux sociaux doivent être développées notamment au travers de divers outils que ces sites proposent aux internautes comme le bouton «j aime», commentaire ou partage pour facebook. Les internautes doivent avoir la possibilité de partager, d aimer ou de commenter chaque publication du site internet. Exemple de bouton de partage en bas à droite de l image Au même titre que le fil d actualités twitter, il est possible d intégrer un fil d actualités facebook à droite de la page d accueil du site. - Sur la page d accueil, il convient d enlever les liens vers les réseaux sociaux (ci-dessous) ; aussi d ajouter un bouton vers YouTube (avec les options «Voir» et «s abonner» au moment où la souris survole le bouton) - La chaine YouTube des Jeux : https://www.youtube.com/user/jeuxfrancophonie 23

24 - Revoir la mise en page pour «s abonner aux flux RSS» Option agrandir/diminuer le texte - enlever les deux boutons : Ces boutons n ont pas d intérêt puisqu il est possible pour l internaute d agrandir la page avec une fonctionnalité de Mozilla ou Google Chrome par exemple Revoir l apparence des pages - mélange de carrés et ovales au moment où d autres sous-rubriques sont crées Insertion des photos A l heure actuelle, les photos ne sont pas bien mises en valeur dans les articles et rubriques du site. Il est important de revoir leur insertion dans les articles. Il est impossible de mettre les photos les unes à côté des autres ou de les organiser autrement, le code de la page ne le permet pas. Cela casse la dynamique des articles et ne rend pas le tout attrayant. Aussi, mettre en valeur les photos de la zone contextuelle du site. Ex : https://www.jeux.francophonie.org/signature-du-cahier-des-charges,1028 Il serait souhaitable que les photos s agrandissent dans une pop-up afin que chacun puisse les regarder en haute-définition et que l internaute puisse les faire défiler avec un commentaire en dessous. Passage à une nouvelle édition Une fois une édition des Jeux passée, le CIJF doit pouvoir faire le passage vers l édition qui suit. C est-à-dire archiver les articles concernant l ancienne édition et préparer des rubriques pour la nouvelle édition. (Ce passage implique plusieurs rubriques : Les Jeux 7 éditions inoubliables, Côte d Ivoire , Jeux 2017, Lettre électronique, etc.) Ce passage doit pouvoir être géré par le CIJF. 24

25 b) Fonctionnalités à intégrer par rubrique : Accueil La page d accueil subie de nombreuses modifications avant et pendant les Jeux ; il faut donc que l équipe du CIJF soit en mesure d en avoir le contrôle afin de pouvoir mettre en place les changements qui s imposent sans passer systématiquement par l agence dédiée. Elle ne doit pas proposer trop de contenus : il s agit de simplifier les choses, de mettre en valeur ce qui doit l être, et de rendre l expérience de navigation confortable et logique pour l internaute, sans le submerger d informations. Il faut privilégier le qualitatif sur le quantitatif. La page d accueil doit rester relativement simple : elle doit mettre en valeur l information jugée la plus importante par le CIJF et ne doit pas fournir trop d informations tout de suite. Faire dans le minimal : garder les photos sur la page d accueil en HD qui mettent bien a valeur les Jeux. Rester minimaliste dans la mise en page : pas trop de couleurs, pas trop de lien, mettre bien en valeur des belles photos des Jeux. Il faut repenser l affichage des brèves sur la page d accueil, peu attractives pour le moment car trop petites et mal mises en valeur. L internaute doit pouvoir accéder aux dernières actualités et brèves sans devoir descendre tout en bas du site. Les photos attachées aux brèves doivent également être mises en valeur et mettre en même temps en valeur la brève. Le système est pour l instant limité. Les brèves disparaissent dès qu on les met en archives et que le lien n est plus visible sur la page concernée, tandis qu elles encombrent les pages lorsqu elles s accumulent. Les brèves peuvent être classées par le biais d un répertoire. Elles restent donc accessibles et mises en valeur sur le site. Les autres rubriques de la page d accueil peuvent inclure l agenda, utile hors et pendant les Jeux pour les rendez-vous à venir ; un lien Twitter et Facebook; un lien vers les médaillés des Jeux ; une vidéo mise en valeur sur la page ; un lien vers la médiathèque du site, lien pour s inscrire à la lettre des Jeux, le compte à rebours, les logos des partenaires. - prévoir un bandeau publicitaire logo ou texte partenaires des Jeux défilant en page d'accueil (en bas ou sur le côté) proposition : en-dessous des liens Twitter et Facebook - prévoir la fonction streaming à activer avant et pendant les jeux - éclaircir la police dans le menu principal - Concernant la vidéo des Jeux durant 51 minutes, le fait qu elle démarre à chaque connexion pose problème. Cela peut gêner l internaute qui navigue sur le site. 25

26 - Concernant la lettre électronique, il conviendrait de la rendre accessible de manière plus évidente qu actuellement. Le lien n est pas très lisible. De plus, il serait intéressant d inclure une pop-up qui s ouvrirait non pas dès l arrivée sur le site mais au bout de 30 secondes, après que l internaute ai parcouru quelques pages. Une pop-up demeure un risque de lasser l internaute, c est pourquoi, il serait bon de ne pas l intégrer dès l arrivée sur le site. De plus, l accès aux précédentes brèves me paraît essentiel si l internaute recherche une information précise. Cette pop-up ne doit pas être permanente. De temps en temps, le CIJF doit pouvoir activer cette pop-up. - faire le logo des Jeux cliquable (vers la page d accueil même si le texte «Les Jeux de la Francophonie» renvoie aussi sur la page d accueil) - pendant les Jeux, l équipe en charge de la gestion du site doit pouvoir ajouter des boutons spécifique pour reprendre en page d accueil les rubriques : «Résultats en temps réel», «Accréditations», «Les médaillés» etc. Prévoir un espace avec la possibilité d ajout de plusieurs boutons ; le CIJF peut modifier les titres (les boutons) et le lien vers lequel le bouton renvoie. Compte à rebours : - le CIJF doit pouvoir modifier le «titre» pour le compte à rebours (remplacer «Cote d Ivoire/Abidjan 2017» par le pays hôte de la prochaine édition - le CIJF doit pouvoir enlever ce rectangle une fois une édition passée et le remettre à nouveau sur le site si/quand il le souhaite Les jeux Sous rubrique : «En coulisse» - Il faut prévoir un espace pour mettre les versions longues des interviews ; actuellement on a la possibilité de mettre les versions longues sans qu elles soient visibles sur le site ; - pour cette rubrique, le fait que le texte n est pas justifié rend l affichage moins joli; trouver une autre mise en page pour cette rubrique; une maquette graphique serait souhaitable ; Le CIJF «Conseil d orientation» espace privé - A renommer cet espace : «Plateforme de travail collaborative CO-CIJF» - le CIJF doit pouvoir choisir l ordre des documents ainsi que grouper les documents par dossier (par année, par réunion/évènement, etc.) - le CIJF doit pouvoir ajouter (une fois les dossiers créés) des dossiers (années et réunion) et choisir l ordre des dossiers Exemple structure des documents : o Mission visite des sites [possibilité de joindre plusieurs documents et choisir l ordre des documents] o Cérémonie de signature du cahier des charges [possibilité de joindre plusieurs documents et choisir l ordre des documents] o etc

27 Les lauréats L habillage actuel des rubriques «Portraits d artistes» et «Portraits de sportifs» n est pas très attrayant et ne donne pas à l utilisateur l envie d explorer cette rubrique. Il s agit de repenser le mode de présentation des portraits des lauréats. - possibilité de mettre autant de portraits qu on souhaite pour chaque lettre (si la page garde le même format, le groupement par lettre) Pages personnelles - Relooking des pages personnelles afin de les rendre plus attrayantes. - Dans l espace privé des lauréats, le champ «Les liens vers des sites d'amis» qui se trouve dans l espace privé des lauréats doit être modifié et nommé : «Page Facebook» (le champ ne doit pas être obligatoire) ; - Dans l espace privé des lauréats, le champ «Vos dernières récompenses hors-jeux de la Francophonie» doit pouvoir être modifié par le CIJF (ajout des années) - Dans le backoffice, le CIJF doit pouvoir ajouter des éditions (voir années) pour que les lauréats d une nouvelle édition puissent ensuite choisir l année - Le CIJF doit pouvoir créer d autres champs (ex. Page Twitter) et ensuite doit pouvoir choisir le type de champs souhaité (texte, document à ajouter, etc.) - un message d information doit être reçu par le CIJF (à une adresse bien établie que le CIJF doit pouvoir modifier/remplacer ultérieurement) une fois une information ajoutée/modifiée par les lauréats - prévoir une extraction dans le backoffice contenant les données inscrites dans le backoffice des pages personnelles (par les lauréats) - revoir la façon de se connecter à la page (actuellement, les lauréats se connectent dans la rubrique «Pages personnelles» ; une fois connectée, il est dirigé vers la rubrique «Connexion» ; si déjà inscrit, il introduit ses coordonnées et ensuite il doit revenir tout seul dans la rubrique «Pages personnelles» pour ajouter des informations ; s il ne revient pas, il ne peut rien faire sur la page «Connexion» A titre d exemple, un lauréat peut actuellement ajouter les champs ci-après : - Coordonnées : Nom/Nom de scène*, Prénom, Equipe, Pays*, Courriel* - Présentation : Votre parcours*, Vous et les Jeux*, Votre CV, Votre lien, Les liens vers des sites d amis (trois liens) - Multimédia : Vos photos, Vos vidéos, Vos fichiers son, Vos fichiers pdf - Actualités : Les prochains événements auxquels vous participez (3 événements), Vos projets en préparation, Vos dernières récompenses hors Jeux de la Francophonie Les résultats Relooking général du site, en accord avec le reste des rubriques actualisées Cote d Ivoire 2017 Pays participants - revoir cette page; normalement sur cette page le CIJF doit valider le paiement des cotisations proportionnelles pour que les délégations apparaissent sur le site des Jeux (avec les noms et prénoms des concurrents) ; Les délégations doivent apparaitre une fois les inscriptions nominatives et définitives validées par le CIJF (discipline par discipline et épreuve par épreuve); les Etats pourront vérifier facilement si leur inscription a été validée. 27

28 Ajout d une sous rubrique : Résultats en temps réel/résultats (qui fait l objet du LOT 3 de cet appel d offre ) sera aussi intégrée dans cette rubrique. Les Etats invités Penser à un système qui permet de rassembler tous les documents à un endroit donné pour le téléchargement libre ; devra être clair et bien organisé, ne pas multiplier les sous-rubriques. Pour l instant l affichage des documents sur le site laisse à désirer et est difficilement modulable par exemple, on ne peut pas mettre deux photos côte à côte ou deux documents côte à côte sans que cela ne détruisent l affichage. La sous rubrique «Inscriptions et qualifications» n a pas marché pendant les Jeux, est restée vide la plupart du temps : soit on la retravaille soit on la supprime. (normalement cela doit être réglé une fois l application d inscription en ligne améliorée). Repenser les rubriques pour éviter la multiplication des sous-rubriques ; par exemple «Pourquoi participer?» et «Conditions de participation» peuvent être une seule et même rubrique. Travail de relooking pour cette partie, qui doit rester malléable car beaucoup de changements doivent s opérer dans les inscriptions et les informations qui seront mises à en ligne à l approche des Jeux. La carte de la Francophonie Le CIJF doit avoir la possibilité de faire apparaitre/disparaitre dans les informations de chaque Etat des champs de la base de données du backoffice (exemple : Responsable de dossier, Charges nationaux, Pré-inscriptions aux disciplines, etc.) sous condition que ces informations soient attachées à une édition précise. Si le cas, le CIJF doit pourvoir faire des modifications sur la carte : ajouter d autres Etats, changer le nombre, etc. Les partenaires Garder la première sous rubrique au niveau de contenu. Les trois autres rubriques doivent être relookées et ne pas être mises en enfilade sous la forme d une liste qui n est pas mise en valeur. Repenser le design. Il est préférable de pouvoir modifier les sousrubriques selon les besoins du CIJF. 28

29 Rubriques utilitaires - agrandir la police du texte Moteur de recherche - ajout d une recherche avancée qui permet la recherche dans les actualités du site, dans les documents à télécharger, dans le contenu média en fonction de la date de publication, etc - pour la recherche dans les médaillés/ les résultats, le moteur de recherche doit permettre de : o visualiser les résultats d une édition (par discipline et épreuve) o rechercher un médaillé par nom d athlète, par pays, par édition, etc.. Exemple : Pour l instant, aucune recherche ne marche en tapant les noms des lauréats dans la barre de recherche. Medias Espace presse/medias Concernant l organisation de cette rubrique, la page des Jeux du Commonwealth est riche d enseignements. Il serait intéressant de reproduire ce type de présentation. (voir ci-dessous) Le site de la fédération des Jeux du Commonwealth regroupe en une seule rubrique les images des anciennes éditions, les liens, les actualités, les archives ainsi que l ensemble des éléments susceptibles d intéresser les journalistes notamment. Il serait plus simple que l ensemble de ces informations soient regroupées au même endroit afin de faciliter la navigation et la prise d informations. De plus, il serait d intéressant d intégrer des miniatures dans cet espace média qui redirige vers les Jeux en image pour ne pas doubler l information. Propositions : - Communiqués de presse - Calendrier prévisionnel des prochains événements - Documents à télécharger (sous-rubriques : dossier de presse, affiches, revues de presse, logos, miniatures-lien vers «Les Jeux en images» : prévoir des miniatures qui renvoient vers les Jeux en images pour ne pas doubler l information ; d autres propositions sont encouragées ;, etc.) - Archives des lettres d'information 29

30 - Formulaire d enregistrement pour recevoir des nouvelles (lettre, communiqué de presse, etc) : exemple Nom* Prénom* Courriel* Téléphone : Nom de l institution : Type média (menu déroulant ou possibilité de cocher une case) : Presse écrite, Radio, TV, Web, Photographe, Cameraman, Autres Pays : Site web : Le CIJF doit pouvoir ajouter d autres sous-rubriques/sous-catégories. Forum Le nouveau Forum de discussion devra être performant et facile à utiliser. Le prestataire devra proposer un forum de discussion plus adapté aux besoins des internautes. Veiller à rendre le forum plus attractif. Le forum doit inclure des groupes d animation sur des thématiques spécifiques. Ces pages devront offrir la possibilité aux membres d échanger et de partager des informations et des documents. Ils devront également être en mesure de participer à des forums de discussion privés. Exemple de site Internet proposant ce type de prestations : Exemple de thématiques : Les lauréats des Jeux de la Francophonie : chaque discipline, pages personnelles, etc Participer aux VIIIes Jeux de la Francophonie : Volontariat, Culture, Sports, Concurrents L équipe en charge de la gestion du forum doit pouvoir ajouter/supprimer les thématiques, créer des groupes de discussion, etc. Une fois un message envoyé sur le forum, un courriel doit être envoyé sur l adresse mail du CIJF Le CIJF doit pouvoir remplacer cette adresse mail et annuler cette fonction. Liens utiles - revoir la mise en page ; une maquette graphique est souhaitée ; Les Jeux en images Concernant les vidéos, il est souhaitable que le site accepte d autres formats (mp4). 30

31 Pour les images, à chaque scroll, les petites images doivent se déplacer (exemple: Quand on clique sur une petite image qui se trouve en bas, elle va s afficher plus grande. Les dernières photos ajoutées doivent être les premières dans la galerie (et donc qui apparaissent sur la page) ou mieux, il est souhaitable que le CIJF puisse choisir quelles sont les photos qui apparaissent en bas (parmi toutes les photos de la galerie) et quelle est la photo qui s affichera plus grande. Les photos doivent avoir les mêmes dimensions : - Soit le site redimensionne automatiquement les photos (si le cas, le CIJF doit pouvoir remplacer une photo qui n a pas été correctement dimensionnée) - Soit, comme avant, les photos sont redimensionnées par le CIJF Le remplacement doit être possible la photo ne doit pas se mettre automatiquement à la fin ; Il est souhaitable que le CIJF puisse ajouter plusieurs photos à la fois (surtout pendant les Jeux). Pour les vidéos, sur le même principe décrit plus haut pour les photos, il peut y avoir les petites vidéos en bas (comme une galerie). Si on clique, la vidéo apparait en vidéo principale et une autre prend la place de celle-ci. Le CIJF doit pouvoir choisir quelle est la vidéo qui apparait en page principale. Pour les deux catégories (photos et vidéos), le CIJF doit aussi pouvoir ajouter des éditions et choisir l édition qui apparait en page principale, au clic sur une catégorie. Ci-dessous un exemple (même si l édition courante est 2017, en page principale on a les vidéos de 2013) Dans le backoffice, le CIJF doit pouvoir choisir l ordre des images et des vidéos. Lettre électronique - Un espace publique d archivage de toutes les lettres électronique doit être envisagé (proposition rubrique Espace Medias) 31

32 NB : Cette refonte su site internet qui fait l objet du LOT 1 de cet appel d offre est en lien avec la rubrique «Résultats en temps réel/résultats» qui sera développée par le présent appel d offre, dans le LOT 3 ainsi que l application des inscriptions en ligne et des accréditations aux Jeux, développée à travers le LOT 2 du présent cahier des charges. Le développement de cette partie doit se faire de telle manière que les deux autres lots puissent également être développés conformément au cahier des charges ci-après, notamment le LOT 2 et le LOT 3. Contenu à prendre en compte dans l offre technique : - choix CMS et argumentation - développements envisagés - sauvegarde envisagée du contenu texte, photos, vidéos - nouvelles fonctionnalités demandées - durée du développement et calendrier d exécution Il est souhaité que la livraison du site se fasse avant le 15 février Idéalement, cette partie (LOT 1) devrait être réalisée conformément au calendrier ci-après : - idéalement 15 à 20 jours ouvrés de développement - idéalement choix du prestataire avant fin décembre idéalement signature du contrat avant le 15 janvier idéalement livraison du site après tests le 15 février

33 II. LOT 2 - Cahier des charges technique- Actualisation de l application des inscriptions en ligne et des accréditations aux Jeux de la Francophonie 33

34 Identification des besoins Historique : L inscription, telle qu elle était effectuée lors des éditions précédentes, reposait sur la saisie de fiches manuscrites communiquées par les Etats et gouvernements participantes. Ces documents étaient ensuite placés sur le site des Jeux de la Francophonie en format pdf et offraient des informations nominatives pour la culture, mais pour le volet sportif, aucune information nominative n y figurait. Ce mode de fonctionnement représentait traditionnellement une charge de travail très importante à la charge de l organisation. Cette nouvelle procédure d inscription permet aux participants concurrents ainsi qu a un certain nombre de participants non-concurrents de saisir directement les informations nécessaires en ligne plutôt que par l intermédiaire de formulaires papier. Le CIJF contrôle et de valide des données saisies par les utilisateurs. En vue de faciliter l inscription des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie invités à participer aux Jeux de la Francophonie ainsi que pour faciliter la gestion des participants et donc le fonctionnement de l organisation des Jeux, la Direction du CIJF a développé pour la première fois pour l édition de 2013 une application d inscription en ligne. L ensemble des informations recueillies sont destinées ultérieurement à gérer au mieux les personnes participant aux jeux, en permettant notamment l accréditation individuelle des participants, les autorisant à accéder, en fonction de leur rôle, aux différents sites et événements des Jeux de la Francophonie. Cette accréditation est un élément essentiel du dispositif d organisation et de sécurité mis en place à l occasion des Jeux. Ces données sont aussi utilisées à des fins d organisation des besoins logistiques des différentes catégories de participants. L application existante permet de suivre les différentes phases de présélection, qualification et inscriptions nominatives des délégations participant aux Jeux de la Francophonie ainsi que l inscription de certains participants non membres de la délégation (organisateurs, invités, medias). Etant donné les besoins parus lors de l édition de 2013 et afin que cette application atteigne ses objectifs, des améliorations doivent être apportées. Objectif : - améliorer l application des inscriptions et permettre le téléchargement en ligne sur le site des Jeux de supports d accompagnement lors des phases de pré-sélection pour accroitre la qualité des sélections (documents, supports audiovidéo, etc.), lors des inscriptions nominatives pour permettre de récolter des supports nécessaires à la réalisation du catalogue des artistes et sportifs ainsi que pour les photos des participants en vue de leurs accréditations ; 34

35 Présentation de l application Catégories de participants Participants membres de la délégation Catégorie Définition Exemples Prise en charge Concurrent Artistes, créateurs et sportifs participants aux Jeux Accompagnateur Deux catégories : - accompagnateurs qui font partie du groupe et qui reçoivent des médailles (musiciens) sculpteur, judoka, lutteur, écrivain, musicien, chorégraphe, entraineur, membre de l équipe médicale, Selon la Règle des Jeux, les dix premiers participants seront invités par le CIJF et le CNJF et à compter du 11 e participant, une cotisation proportionnelle de 400 euros/participant sera exigée. Officiels Médias -accompagnateurs membres de la délégation qui accompagnent un ou plusieurs concurrents Représentants de l Etat ou gouvernement participant ; membre de l Etat ou gouvernement Presse invitée par chaque Etat ou gouvernement pour prendre part aux Jeux chargés nationaux, responsable de dossier, chef de délégation, ministre Journaliste, photographe, de presse attaché A noter que les délégations (concurrents et accompagnateurs) seront prises en charges (hébergement au village, restauration et transport local) par le comité national d organisation durant leurs séjours durant les Jeux. L Etat ou gouvernement participant devra prendre en charge le transport international (billet d avion) de sa délégation. NB : Les officiels et les medias de la délégation qui sont pris en charges par l Etat ou gouvernement participant ne sont pas soumis aux cotisations proportionnelles. NB : Les Chefs de délégations seront pris en charge par le comité national d organisation (CNJF). Arbitres Cf a la règlementation spécifique de chaque discipline 35

36 Participants non-membres de la délégation Catégorie Définition Exemples Prise en charge Organisateur les institutions, organismes ou entreprises en charge de l organisation des Jeux délégués sportifs, jurys culturels CIJF et/ou CNJF selon le cahier des charges Invité institutions invitées à participer aux Jeux directement par les organisateurs Institutions de la Francophonie CIJF et/ou CNJF et/ou invité selon le cahier des charges et ententes en vigueur Médias Medias (indépendants ou institutions) qui souhaite participer aux Jeux Journaliste d une agence de presse internationale Médias Partenaire Partenaire média officiel des Jeux Officiel ou journaliste d une organisation officielle partenaire des Jeux CIJF et/ou CNJF selon le cahier des charges et ententes en vigueur Les participants non-membres de la délégation qui souhaitent participer aux Jeux de 2017 doivent s adresser par courriel au Comité international des Jeux de la Francophonie (CIJF). Les medias non-membres des délégations qui souhaitent participer aux Jeux de 2017 doivent faire la demande d accréditation sur le site des jeux de la Francophonie (www.jeux.francophonie.org) dans la rubrique «Les Etats invités». Processus d inscription Participants membres de la délégation Les participants membres de la délégation sont inscrits par le Responsable de dossier de chaque Etat ou gouvernement. L entrée dans cette application se fait sur le site des Jeux de la Francophonie, dans la rubrique «Les Etats invités», la rubrique : «Inscription en linge» https://www.jeux.francophonie.org/-le-guide-des-inscriptions- Une brève description de ces étapes se trouve dans la même sous-rubrique du site : https://www.jeux.francophonie.org/-le-guide-des-inscriptions- 36

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38 Engagement de principe Les différentes étapes des préinscriptions et inscriptions aux VIII es Jeux de la Francophonie ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer au CIJF Descriptif Intervenants ETAPE 1 Engagement de principe et désignation du Responsable de dossier A partir du15 février au 30 avril 2015 Guide des inscriptions et Règlementation - envoyé par la Direction du CIJF aux Etats ; - disponible sur le site internet officiel des Jeux de la Francophonie : onie.org Mettre à disposition des Etats les informations nécessaires au processus de préinscription et d inscription ainsi que la réglementation. Engagement de principe des Etats et gouvernements Retourner à la Direction du CIJF, le formulaire 1 d engagement de principe des Etats, dûment complété par courriel : ou par fax : +33 (0) La Direction du CIJF transmet aux 77 Etats et gouvernements de la Francophonie le guide des inscriptions aux épreuves des VIII es Jeux de la Francophonie ainsi que la Règlementation. Clôture le : à partir du 15 février 2015 Les Etats et Gouvernements transmettent leur engagement de principe à participer aux Jeux en renvoyant la fiche d engagement de principe dûment complétée et signée par les autorités compétentes. Clôture le : 15 avril 2015 CIJF Ministères concernés Responsable de dossier national des VIII es Jeux de la 38

39 Chaque Etat ou gouvernement désigne le Responsable de dossier national des VIII es Jeux Retourner à la Direction du CIJF, le formulaire 2 de désignation du Responsable de dossier national des VIII es Jeux, dûment complété par Les Etats et gouvernements désignent le Responsable de dossier national des VIII es Jeux de la Francophonie, en renvoyant la fiche de désignation du responsable dossier dument complétée. Clôture le : 30 avril 2015 Francophonie Courriel : ou par Fax : +33 (0) ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer au CIJF Descriptif Intervenants ETAPE 1 - Désignation des chargés nationaux sport, culture, création et Guide des inscriptions et Règlementation A des fins de coordination et d efficacité, le CIJF demande à ce que les Etats puissent désigner : - 1 Chargé du volet sport national des VIII es Jeux - 1 Chargé du volet culturel national des Retourner à la Direction du CIJF le formulaire 3 de désignation des chargés sport, culturel, création numérique, développement durable et de communication nationaux des VIII es Jeux Chaque Etat et gouvernement désigne leurs chargés nationaux des VIII es Jeux, qui seront chargés, en rapport avec leur Ministère, de la coordination des préinscriptions et inscriptions dans leur domaine respectif en étroite relation avec le Responsable de dossier national des VIII es Jeux de la Francophonie. Le Responsable de dossier national des VIII es Jeux, en relation avec les différents Chargés nationaux, s assurera de la Responsable dossier national des VIII e Jeux Chargé du volet sportif national des VIII e Jeux 39

40 communicatio n des VIII es Jeux de la Francophonie par chaque Etat et gouvernement Du 15 février au 30 avril 2015 VIII es Jeux - 1 Chargé du volet création développement durable national des VIII es Jeux - 1 Chargé du volet création numérique national des VIII es Jeux - 1 Chargé de communication national des VIII es Jeux Les Etats membres du Conseil d orientation du CIJF ont demandé à ce qu un accent particulier soit porté sur la promotion des Jeux de la Francophonie dans les différents Etats et gouvernements de la dûment complété par Courriel : ou par Fax : +33 (0) coordination des informations en étroite relation avec les chargés nationaux, du recueil et de la saisie des données ; celui-ci sera l interlocuteur principal du CIJF et responsable de la mise en place des virements et de la clôture de chacune des étapes du processus. Il pourra déléguer aux chargés nationaux les identifiants et mots de passe transmis préalablement par le CIJF afin que ceux-ci puissent également procéder aux saisies des données. Le CIJF et le Responsable de dossier national seront toujours mis en copie de toute correspondance. A noter que le chargé de communication national sera chargé de : - la promotion des Jeux sur son territoire national (supports transmis par le CIJF). - la coordination avec les médias nationaux en vue de la couverture médiatique des Jeux sur le territoire national dont notamment la couverture télévisuelle. Chargé du volet culturel national des VIII es Jeux Chargé du volet création développemen t durable national des VIII es Jeux Chargé du volet création numérique national des VIII es Jeux Chargé de communicatio n national des VIII es Jeux 40

41 Pré-inscriptions Francophonie. C est pourquoi, le CIJF demande à ce que les Etats puissent désigner un Chargé de communication national des Jeux Celui-ci sera en liaison permanente avec le Responsable de dossier désigné. NB : en fonction de la taille de la délégation il est souhaitable que le Responsable de dossier et les chargés nationaux désignés soient différents Clôture le : 30 avril 2015 ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer au CIJF Descriptif Intervenants ETAPE 2 Préinscriptions en ligne, sur le site internet des Jeux de la Francophonie, des Etats et gouvernement s aux épreuves sportives, culturelles et de création développemen t durable et Du 30 avril 2015 au 30 octobre 2015 Guide des inscriptions et Réglementation des disciplines Attribution d un identifiant et mot de passe au Responsable de dossier national des VIII es Jeux. Le formulaire 4 de pré-inscription en ligne a été rempli par le Responsable de dossier national des VIII es Jeux. Compléter en ligne le formulaire 4 de préinscription en ligne sur le site internet des Jeux de la Francophonie e.org La Direction du CIJF attribue un identifiant et un mot de passe à chaque Responsable dossier par courriel avec accusé de réception. A partir du 30 avril 2015 Le Responsable de dossier désigné, en étroite collaboration avec les ministères concernés, effectue les préinscriptions aux épreuves sportives, culturelles et de création numérique et développement durable à partir du formulaire d inscription en ligne disponible sur le site internet officiel des Jeux de la Francophonie. CIJF 41

42 SELECTION ET INSCRIPTIONS numériqueet paiement des frais d inscription Clôture le : 30 juin 2015 Ministères concernés cophonie.org Formulaire 4 de préinscription en ligne sur le site internet des Jeux de la Francophonie onie.org Les frais d inscription de 2000 euros par délégation sont réglés. Compléter en ligne le formulaire 5 relatif au versement des frais d inscription aux VIII es Jeux en ligne sur le site internet des Jeux de la Francophonie e.org Le Responsable de dossier national des VIII es Jeux, en étroite collaboration avec les Ministères concernés de son Etat, s assure du versement des frais d inscription à la VIIIe édition des Jeux de la Francophonie. La Direction du CIJF vérifie que le versement a bien été effectué. Responsable de dossier national des VIII es Jeux Clôture le : 30 octobre 2015 ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne sur le site internet des Jeux de la Francophonie Descriptif Intervenants ETAPE 3 ETAPE 3.1 Du 1er Guide des inscriptions et Règlementation Les présélections culturelles, organisées par les Etats, se sont déroulées dans chaque pays Compléter en ligne le formulaire 6 Démarrage du processus de présélections par les Etats et gouvernements ; lancement des appels à candidatures nationaux par les États à partir du 1er février CIJF Ministères 42

43 Présélection s et sélections aux concours culturels organisés par les Etats et gouvernem ents février 2016 au 31 mars 2016 participant. Le formulaire 6 de présélections a été rempli par les Responsables de dossier nationaux des VIII es Jeux. Les Etats et gouvernements organisent les présélections aux concours culturels sur leur territoire national du 1 er mars au 31 mars Clôture le : 31 mars 2016 A l issue des présélections organisées par les Etats et gouvernements, les Responsables de dossiers nationaux se chargent de compléter en ligne le formulaire de présélections. concernés Responsable de dossier national des VIII es Jeux Clôture le : 15 avril 2016 ETAPE 3.2 Préclassement des artistes (ou troupes) présélection nés aux Guide des inscriptions et Règlementation Formulaire 6 de présélections des artistes Remplir le formulaire 7 en ligne sur le site internet des Jeux Sur la base du formulaire 6 transmis par les Etats et gouvernements, la Direction du CIJF envoi aux Etats ou gouvernements un calendrier de mission des jurys régionaux afin de les informer des dates précises de leurs missions. Clôture le : 15 avril 2016 Les jurys régionaux effectuent des CIJF Ministères concernés Responsable de dossier national des 43

44 concours culturels par les jurys régionaux Du 1 er avril 2016 au 31 mai 2016 missions dans les différents Etats et gouvernements afin d effectuer un préclassement des artistes (ou troupes) présélectionnés aux Jeux, sur la période du 15 mai au 15 juin Conformément à la Règlementation des disciplines, tous les participants présélectionnés, quelle que soit la discipline à laquelle ils participent, doivent également remettre au Responsable de dossier et aux jurys régionaux lors de la tournée des jurys des dossiers en format électronique (support audio, vidéo, etc) pour la réalisation du catalogue des artistes ainsi que pour leurs accréditations. VIII es Jeux Chargé du volet culturel national ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer au CIJF Descriptif Intervenants ETAPE 3.3 Qualificatio ns aux compétition s sportives Du 30 octobre 2015 au : - 15 décembre 2016 pour le football, Guide des inscriptions et Règlementation Sélections réalisées sur la base des classements des Fédérations sportives internationales de chacune des épreuves concernées - Pour l athlétisme, les sélections des athlètes se basent sur les minimas requis réalisés durant la saison (au plus tard le 30 avril 2017). - Pour la lutte libre et africaine, les sélections se basent sur le classement CIJF Responsable de dossier national des 44

45 le basketball, le cyclisme et le tennis de table - 1 er février 2017 pour l athlétisme handisport, le judo et la lutte (libre at africaine) Les qualifications ont été réalisées pour chaque discipline sportive (à l exception de l athlétisme). Les pays qualifiés sont inscrits par la direction du CIJF à l aide du formulaire 7B des lutteurs durant l année (au plus tard le 1 er février 2017).- Pour le football, basket-ball, les sélections des équipes aux compétitions sportives se basent sur le classement respectif de la FIFA et de la FIBA (selon les résultats enregistrés au cours de l année lors des événements homologués) (au plus tard le 15 décembre 2016). - Pour le judo les sélections se basent sur le classement des lutteurs durant l année VIII es Jeux Délégués techniques désignés par les fédérations sportives internationale s (au plus tard le 1 er février 2017) avril 2017 pour l athlétisme - Pour le tennis de table les sélections se basent sur le classement des sportifs durant l année 2016 (au plus tard le 15 décembre 2016). - Pour le handisport athlétisme, les sélections des athlètes se basent sur les minimas requis réalisés sur l année (au plus tard le 1 er février 2017).- Pour le cyclisme sur route (en animation), les sélections se basent sur le classement 45

46 des coureurs durant l année (au plus tard le 15 décembre 2016). Les modalités de sélection sont précisées et détaillées pour chacune des épreuves au niveau de la Règlementation des disciplines. Le CIJF propose la liste des pays qualifiés dans chaque discipline sportive (à l exception de l athlétisme). ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer au CIJF Descriptif Intervenants 46

47 ETAPE 3.4 Présélection s aux concours de création développem ent durable et numérique organisés par les Etats et gouvernem ents Du 1 er février 2016 au 15 avril 2016 Guide des inscriptions et Règlementation Les présélections organisées par les Etats et gouvernements, se sont déroulées dans chaque pays participant. Le formulaire 6 de présélections a été rempli par les Responsables de dossier nationaux des VIII es Jeux. Clôture le : 30 mai 2012 Compléter en ligne le formulaire 6 Les Etats et gouvernements organisent les présélections aux concours de créations développement durable et numérique sur leur territoire national. Clôture le : du 1 er mars 2016 au 30 mars 2016 A l issue des présélections organisées par les Etats et gouvernements, les Responsables de dossiers se chargent de compléter en ligne le formulaire de pré-inscription. Clôture le : 15 avril 2016 CIJF Ministères concernés Responsable de dossier national des VIII es Jeux ETAPE 3.5 Préclassement des créateurs Guide des inscriptions et Règlementation Formulaire 6 des présélections des créateurs Sur la base du formulaire 6 transmis par les Etats et gouvernements, la Direction du CIJF envoie aux Etats et gouvernements un calendrier de mission des experts en création afin de les informer des dates précises de leurs missions. Clôture le : 30 avril 2016 CIJF Ministères concernés 47

48 (ou groupes) présélection nés aux concours de création numérique et développem ent durable par les experts en création Du 1 er avril 2016 au 31 mai 2016 Les experts en création effectuent des missions dans les différents Etats et gouvernements afin de proposer un pré-classement des créateurs (ou groupes) présélectionnés aux Jeux, sur la période du 15 mai au 15 juin 2016 Conformément à la Règlementation des disciplines, tous les participants présélectionnés, quelle que soit la discipline à laquelle ils participent, doivent également remettre au Responsable de dossier et aux experts en création, des dossiers en format électronique (support audio, vidéo, etc) pour la réalisation du catalogue des artistes ainsi que pour leurs accréditations. Responsable dossier national des VIII es Jeux Chargé du volet création national ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer au CIJF Descriptif Intervenants 48

49 Qualifications, sélections et ETAPE 4.1 Sélections des participants aux concours culturels Du 1 er juin 2016 au 15 novembre 2016 Guide des inscriptions et Règlementation La fiche de sélections Le formulaire 7A de classement des créateurs (ou groupes ) présélectionnés Les artistes sélectionnés aux Jeux sont connus et la liste officielle des artistes participants est arrêtée et publiée en ligne sur le site internet officiel des Jeux La Direction du CIJF réunit les experts culturels afin de déterminer les artistes sélectionnés aux VIIes Jeux, en concertation avec la DDDC et en présence du CNJF. Clôture le : 15 octobre 2016 La Direction du CIJF transmet aux Etats et gouvernements la liste officielle des artistes sélectionnés aux VIII es Jeux de la Francophonie et publie la liste officielle sur le site internet officiel des Jeux. CIJF Experts culturels Clôture le : 15 novembre 2016 ETAPE 4.2 Qualificatio ns et tirages au sort des équipes aux compétition s sportives Du 1 er novembre 2016 au 30 avril 2017 Guide des inscriptions et Règlementation Les équipes participantes aux Jeux sont connues (judo, lutte libre et africaine, tennis de table, cyclisme). Publier le formulaire 7B relatif aux qualifications en ligne sur le site internet des Jeux. La Direction du CIJF, en étroite relation avec les délégués techniques désignés par les Fédérations sportives internationales, adopte la liste des équipes qualifiées aux Jeux en tenant compte des modalités et critères détaillés pour chacune des épreuves. Clôture le : 1 er décembre 2016 CIJF Responsable dossier national des VIII es Jeux Les quotas et athlètes participants, ayant enregistrés les La Direction du CIJF, en étroite relation avec la FIFA et la FIBA, organise les tirages au sort en football et basketball Délégués techniques des 49

50 minimas requis sur l année 2016, sont connus. Les tirages au sort en football et basketball sont réalisés ; les poules sont connues. et détermine les poules. Clôture le 15 décembre 2016 Les responsables de dossier ont confirmé leur participation dans chacune des disciplines Les listes des équipes qualifiées sont publiées sur le site internet des Jeux de la Francophonie. Clôture le - 15 décembre 2016 pour le football, le basket-ball, le cyclisme sur route et le tennis de table - 1 er février 2017 pour l athlétisme handisport, le judo et la lutte (libre at africaine) - 30 avril 2017 pour l athlétisme fédérations sportives internationale s NB : Les modalités de qualifications, sélections et tirages au sort sont précisées pour chacune des épreuves dans le guide des inscriptions, dans la Règlementation des disciplines. NB : Concernant l athlétisme, les athlètes ayant réalisé les minimas 50

51 requis pourront se qualifier au cours de la saison 2016/2017 et au plus tard jusqu au 30 avril ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer au CIJF Descriptif Intervenants ETAPE 4.3 Sélections des participants aux concours de création développem ent durable et numérique 1 er octobre 2016 au 15 novembre 2016 Guide des inscriptions et Règlementation Le formulaire 7 de classement des créateurs (ou groupes) présélectionnés Les créateurs sélectionnés aux Jeux sont connus et la liste officielle des créateurs participants est arrêtée et publiée en ligne sur le site internet officiel des Jeux La Direction du CIJF réunit les experts en création développement durable et numérique afin de déterminer les créateurs sélectionnés aux VIII es Jeux, en concertation avec l DFN, la DDDS et l IEPF et en présence du CNJF. Clôture le : 15 octobre 2016 La Direction du CIJF transmet aux Etats et gouvernements la liste officielle des créateurs sélectionnés aux VIII es Jeux de la Francophonie et publie la liste officielle sur le site internet officiel des Jeux. CIJF Experts en création développemen t durable et numérique Clôture le : 15 novembre

52 ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne sur le site internet des Jeux Descriptif Intervenants 52

53 INSRPITION NOMINATIVE ET DEFINITIVE ETAPE 5 Inscription nominative et définitive des athlètes, artistes et créateurs participants aux VIII es Jeux Du 15 novembre 2016 au 31 mars 2017 Guide des inscriptions et Règlementation Listes officielles des artistes, créateurs et équipes/athlètes sélectionnés La composition des délégations est connue ; les équipes et athlètes, artistes, créateurs participants sont connus. Les cotisations proportionnelles sont versées sur le compte de l OIF. Compléter en ligne le le formulaire 8 d inscription nominatif et définitif des participants aux Jeux Compléter en ligne le le formulaire9 relatif au versement des cotisations proportionnelles Le Responsable de dossier national des Jeux, en étroite relation avec les services concernés, veille à compléter le formulaire 8 d inscription nominative ainsi que le formulaire 9 de versement des cotisations proportionnelles en ligne en veillant à son versement effectif sur le compte de l OIF. La Direction du CIJF confirme si le versement a été effectivement versé sur le compte de l OIF. La Direction du CIJF publie sur le site internet officiel des Jeux les délégations inscrites nominativement et fermement et à jour de leurs cotisations. CIJF Responsable dossier Ministères concernés Clôture le : 31 mars2017 (Une exception est accordée pour les athlètes ayant pu se qualifier en réalisant les minimas requis jusqu au 30 avril 2017 ; le responsable de dossier s assurera dans tel cas du versement du reliquat éventuel des cotisations proportionnelles restant à verser ayant trait aux athlètes qualifiés pendant la période du 31mars au 30 avril 2017). 53 Conformément à la Règlementation des disciplines, tous les concurrents, quelle que soit la discipline à laquelle ils participent, doivent remettre au Responsable de dossier (et également

54 L ensemble des athlètes en athlétisme participants aux Jeux sont connus Compléter en ligne le formulaire 10 d inscription des athlètes ayant réalisé les minimas requis au cours de la saison 2016/2017 Le Responsable de dossier, en étroite relation avec les services de l Etat ou du gouvernement et la fédération nationale d athlétisme, identifie les athlètes en athlétisme ayant réalisé les minimas requis au cours de l année 2016/2017 et rempli les formulaires 10 et 11 en ligne Compléter en ligne le formulaire 11 de versement des cotisations proportionnelles complémentaires Clôture le : 30 avril Inscription des officiels, medias ou autres personnes invités par chaque Etat ou gouvernement à participer aux VIII es Jeux de la Francophonie Clôture le : 31 mars 2017 ETAPES Période/ échéancier Document de référence But recherché Formulaire à compléter en ligne Descriptif Intervenants 54

55 VALIDATION DEFINITIVE ETAPE 6 Validation de la participatio n aux VIIIes Jeux de la Francophon ie Du 30 mars au 7 mai 2017 Formulaire 8 d inscription nominative et définitive des participants aux Jeux dûment complété par le Responsable de dossier national Formulaire 9 de versement des cotisations proportionnelles dûment complété Formulaire 10 et 11 d inscription et des cotisations des athlètes en athlétisme Validation définitive des délégations participantes aux VIIIes Jeux de la Francophonie La Direction du CIJF, au regard des éléments transmis et du versement effectif des frais d inscription et des cotisations proportionnelles, valide ou non définitivement la participation des délégations aux VIII es Jeux de la Francophonie Côte d Ivoire/Abidjan 2017 Clôture générale le 31 mars 2017(Une exception est accordée pour les athlètes ayant pu se qualifier en réalisant les minimas requis jusqu au 30 avril 2017 ; la Direction du CIJF valide que les versements ont été effectués concernant les reliquats éventuels en athlétisme. La clôture ferme et définitive concernant l athlétisme est portée au 30 avril NB : passé cette date le CIJF se réserve le droit de ne pas prendre en compte les inscriptions transmises. CIJF 55

56 Validation définitive, par le CIJF, des délégations participantes a la VIII e édition des Jeux de la Francophonie ayant finalisé les inscriptions nominatives et à jour des frais d inscriptions et cotisations. La participation aux jeux et notamment la délivrance des accréditations et visas seront conditionnées par le respect de ces différentes étapes et du versement des cotisations par les Etats et gouvernements Un Etat ou gouvernement n ayant pas respecté les étapes, échéanciers et/ou ne s étant pas acquitté des frais d inscription et cotisation proportionnelle ne pourra prétendre participer aux VIII es Jeux de la Francophonie et être accrédité. 56

57 Participants non-membres de la délégation L entrée dans cette application se fait sur le site des Jeux de la Francophonie, dans la rubrique «Cote d Ivoire 2017» (pour l édition de 2017), la sous-rubrique : «Accréditations» https://www.jeux.francophonie.org/-accreditations- Organisateurs Les institutions, organismes ou entreprises en charge de l organisation, ainsi que, dans chacune d elles, la personne chargée de suivre les inscriptions des collaborateurs concernés, sont identifiées et contactées directement par les services en charge de l inscription. Ces services enregistreront dans le back-office les données relatives à l institution et à la personne en charge des inscriptions. Le responsable assigné a chaque institution se voit communiquer un mot de passe lui permettant de compléter les dossiers des collaborateurs concernés par l inscription individuelle. Lorsqu un dossier individuel est complété, l inscription officielle de la personne peut alors être demandée auprès du service concerné. Celui-ci a alors la responsabilité d approuver ou de refuser la demande d inscription. Si l inscription est acceptée, elle donnera droit notamment à la délivrance ultérieure d une carte d accréditation. Invités & Partenaires Les institutions concernées sont invitées à participer aux Jeux directement par les organisateurs, par voie de courrier ou par toute autre voie indiquée. Ces institutions indiquent à l organisation les coordonnées de la personne chargée de suivre les inscriptions des collaborateurs concernés. L organisation enregistre alors les données correspondantes dans le back-office, et le responsable assigné par l institution invitée se voit communiquer un mot de passe lui permettant de compléter les dossiers des collaborateurs concernés par l inscription individuelle. Lorsqu un dossier individuel est complété, l inscription de la personne peut alors être demandée auprès du service concerné. Celui-ci a alors la responsabilité d approuver ou de refuser la demande d inscription. Si l inscription est acceptée, elle donnera droit notamment à la délivrance ultérieure d une carte d accréditation. Médias Les medias non-membres des délégations qui souhaitent participer aux Jeux font la demande d accréditation sur le site des jeux de la Francophonie (www.jeux.francophonie.org) dans la rubrique «Les Etats invités». Les médias communiquent les dossiers d accréditation individuels des personnels des médias ou des personnels exerçant une activité indépendante. A cette fin, l utilisateur en charge de la saisie du ou des dossiers individuels fait tout d abord une demande d enregistrement auprès du service en charge. Le service concerné lui attribue alors un mot de passe lui permettant de compléter les dossiers des collaborateurs concernés par l inscription individuelle ou, pour les indépendants, son dossier personnel. Lorsqu un dossier individuel est complet, l inscription de la personne peut alors être demandée auprès du 57

58 service concerné. Celui-ci a alors la responsabilité d approuver ou de refuser la demande d inscription. Si l inscription est acceptée, elle donnera droit notamment à la délivrance ultérieure d une carte d accréditation. Extractions Dans le backoffice, six extractions sont actuellement prévues pour l inscription en ligne des délégations. Ci-dessous un récapitulatif des informations qui peuvent être extraites. Etape de préinscription : «preinscriptions» pays pré-inscription droits d'inscription validée «disciplines pré-inscription» pays discipline Etape de qualification : «qualifications» pays discipline epreuve soumis validé Etape d inscription nominative et définitive «inscription_definitive_1» pays discipline epreuve nomparticipant prénom «inscription_definitive_2» 58

59 id pays catégorie civilité nom prénom rôle fonction datenaissance adresspostale courriel groupe lien photo nom photo discipline date m.a.j participant validé «inscription_definitive_3» pays droits d'inscription cotisation proportionnelle 1 cotisation cotisation 1 payée proportionnelle 2 cotisation 2 payée Fonctionnalités à intégrer dans l application d inscription en ligne Etape de préinscriptions aux disciplines - revoir l option «mot de passe oublié» qui ne fonctionnait pas bien (on devait renvoyer le mot de passe par courriel) - toujours des soucis avec l affichage des chargés nationaux sur le site (soit le courriel qui n apparaissait pas, soit la «responsabilité» (chargé culture, etc.) - à revoir - EXTRACTION : o «disciplines pré-inscription» - ajouter une colonne avec CULTURE/SPORT/ACTIVITES DE DEVELOPPEMENT Etape de qualification - limiter le nombre de concurrents inscrits en fonction de chaque discipline (ex : pour l étape de sélection aux disciplines culturelles, permettre l inscription de 3 groupes/discipline ; afficher dès le début les espaces d inscription pour les trois groupes/individus ; pour l athlétisme permettre l inscription de maximum 3 athlètes/épreuve ou 6 pour les relais) - Donner davantage de visibilité à la mention «Ajouter un membre à ce groupe» ** On a eu pas mal de cas où les Etats ont inscrit les groupes (sans ajouter les membres des groupes) et ils n ont même pas soumis l inscription au CIJF. Une fois le nom du groupe validé, le responsable de dossier devrait avoir un espace pour ajouter les membres du groupe (être dirigé directement sur le formulaire pour l inscription individuelle d un membre). Une fois l inscription d un membre effectuée, il faudrait avoir (en bas du formulaire) l option ««Enregistrer/Valider». Lorsqu il clique sur valider, un récapitulatif doit être affiché ainsi que d autres options : - «Ajouter un autre membre a ce groupe» - «Inscrire un autre groupe» 59

60 - «Soumettre au CIJF» ; Au clic sur «Soumettre au CIJF» le responsable doit avoir un récapitulatif de toutes les données saisies et la mention qu une fois les données saisies, il ne pourra plus ajouter/modifier aucune information ; Il est souhaitable d avoir un minimum et un maximum de concurrents pour chaque discipline et chaque étape ; le CIJF devrait avoir la possibilité de modifier ce nombre pour chaque discipline et aussi pour chaque édition (au cas où cela change). - comme la qualification en athlétisme se fait jusqu à quelques mois avant les Jeux, il faut garder le même formulaire (demander toutes les informations lors de l étape de qualification) -. Lors de l étape de sélection, les Etats doivent inscrire 3 concurrents/groupes ; pour les disciplines culturelles, il faudrait donc que la mention «Soumettre au CIJF» soit active seulement au moment où le responsable a inscrit les trois concurrents. ou bien avoir la possibilité de soumettre chaque concurrent et préciser que l inscription n est pas complète ni prise en compte par le CIJF si les trois concurrents ne sont pas inscrits ; Une fois une première validation faite sur le site, il faut peut-être prévoir un récapitulatif des données transmises au CIJF, à chaque fois que le responsable se connecte. C est à dire: une fois que le responsable de dossier valide une inscription, il doit avoir en première position un récapitulatif des inscriptions faites (juste pour leur signaler le fait qu ils n ont pas soumis au CIJF) : «Vous avez effectué l inscription complète dans les disciplines suivantes: x, y, z, [pour les disciplines avec plusieurs épreuves, les épreuves doivent aussi apparaitre] (les disciplines soumises au CIJF)./ Aucune inscription n a été transmise au CIJF dans les disciplines: x, y, z (toutes les disciplines/épreuves non soumises au CIJF).» - EXTRACTION «qualifications» o Ajouter une colonne «Catégorie : CULTURE, SPORT, ACTIVITES DE DEVELOPPEMENT Catégorie : CULTURE, SPORT, ACTIVITES DE DEVELOPPEMENT Discipline = Epreuve pour les disciplines épreuves Discipline Epreuve pour les autres disciplines o o Ajouter une colonne contenant le nom de l individu/groupe sélectionné (très important pour la culture, l athlétisme et le handisport) Ajouter une colonne contenant les membres des groupes (pour les disciplines individuelles, c est le nom de l individu) - Nouvelle EXTRACTION «qualifications athlétisme et handisport» [seulement les épreuves soumises au CIJF] Contenant les colonnes ci-après : Etat, Discipline, Epreuve, Civilité, Nom, Prénom, Date de naissance, Performance, Date et lieu de réalisation, Record personnel, date mise à jour - Pour l athlétisme et le handisport, permettre aux Etats d inscrire des accompagnateurs lors de l étape de qualifications. Etant donné que pour l athlétisme et le handisport l inscription se fait peu de temps avant les jeux, les Etats ont souvent inscrit les accompagnateurs dans ses disciplines comme «officiels» car ils ne trouvaient pas l endroit pour inscrire les accompagnateurs. - Enlever le champ Passeport pour les accompagnateurs 60

61 Etape d inscription nominative et définitive - Pour l athlétisme et le handisport il faudrait remplacer l étape de «saisie des accompagnateurs» par «vérification des accompagnateurs» - Pour les disciplines hors athlétisme et handisport o ajouter pour le football et le basket-ball, une étape «liste d attente» (LES RESERVES/REMPLACANTS) ; donc, lors de l inscription en ligne, le responsable doit saisir les concurrents, les réserves, les accompagnateurs, les équipements et ensuite soumettre au CIJF. Les remplacements doivent pouvoir être faits de la même manière que l inscription en athlétisme (c est-à-dire, sans refaire l inscription). Cela permettra au CIJF de vérifier les coordonnées de participants plus tôt ainsi qu envoyer leurs noms pour l accréditation au CNJF et sur le site des Jeux, s il le faut, juste faire le remplacement. Pour les autres disciplines (sauf foot et basketball) il faudrait faire une liste d attente soit pour chaque épreuve soit pour chaque discipline et dans ce cas, ajouter dans le formulaire d inscription un champ «Epreuve» pour que le CIJF puisse faire les remplacements de la même manière o Pareil que pour l étape de sélections/qualifications pour les disciplines collectives, changer le formulaire d inscription) (c est-à-dire, une fois le nom du groupe validé, le responsable doit arriver directement sur le formulaire d inscription du premier concurrent (membre de l équipe) car des Etats ont seulement enregistré le nom de l équipe et n ont pas inscrits les concurrents o Il faut permettre l inscription de maximum 20 joueurs pour le foot et maximum 12 pour le basketball (très important car dans la plupart de cas on a eu soit plus soit parfois moins de joueurs) (les Etats ont aussi inscrit des réserves mais le CIJF ne peut pas valider plus de joueurs que le nombre indiqué dans la règlementation ; le problème doit pouvoir être réglé avec l inscription des réserves) ; Pour régler le problème d inscription de moins de sportifs, il faut peut-être signaler ce problème lors de la soumission au CIJF ou ne pas permettre la soumission de données (si moins de 20 inscriptions validées) (le bouton «Soumettre au CIJF» ne doit pas être actif) o Pour le tennis de table, en général les Etats inscrivaient les sportifs en «Simple dames» et «Simple messieurs» et cela leur parait logique que les deux participent aussi en «Double mixte» et «Equipe» ; donc l inscription dans les autres épreuves n est pas évidente ; il vaut mieux faire apparaitre l inscription dans les épreuves de Simple en première phase (au clic sur Tennis de table) et ajouter dans le formulaire d inscription de chaque participant deux champs obligatoires : Confirmation de participation en Double mixte (Oui/Non) Confirmation de participation en Equipe (Oui/Non) [Dans le cas où une confirmation en Double mixte/simple dames a été faite pour un des participants, si pour le deuxième, le responsable clique «Non» il faudrait faire apparaitre un message pour signaler le fait que l inscription dans ces épreuves du deuxième sportif est obligatoire ; pareil si ils confirment la participation dans une des épreuves (Double mixte) mais non par Equipe] 61

62 o Ainsi, il faut permettre l inscription d un seul sportif par épreuve. (et régler le problème de «réserves» par l étape d inscription des réserves) o Pour la lutte libre, lutte africaine, judo : permettre l inscription de maximum 1 sportif par catégorie o Pour la lutte libre et africaine, si les sportifs en lutte libre peuvent aussi participer en lutte africaine (ce qu il a été le cas en 2013) prévoir le même type d enregistrement comme pour l athlétisme (car beaucoup de doublons) - inclure le champ «Photo» lors de l étape d inscription définitive (comme champ obligatoire) pour toutes les catégories de participants (et ne pas faire une rubrique distincte pour l ajout de toutes les photos) car sans photo on ne peut pas envoyer les informations pour accréditation ; pour les concours culturels et de création ainsi que pour les compétitions d athlétisme et d athlétisme handisport, la photo doit être téléchargée lors de l étape de sélection ; - L inscription des accompagnateurs : o Ne plus demander le passeport pour les accompagnateurs (non-concurrents), arbitres o Arbitre : A revoir l inscription des arbitres sur le site des Jeux Il faudrait peut-être différencier complètement l inscription des arbitres (créer donc pour les compétitions sportives une autre rubrique «Saisir les arbitres» ) Pour les disciplines pour lesquelles les Etats sont obligés d inclure des arbitres dans leurs délégations, l option de «Soumettre au CIJF» ne devrait pas être active si aucun arbitre n a été inscrit ; o L inscription des accompagnateurs dans les disciplines avec plusieurs épreuves doit se faire de la même manière que l inscription en athlétisme (beaucoup de doublons pour l édition de 2013 car le même accompagnateur a été inscrit dans plusieurs épreuves) - L inscription des «Autres membres» o Remplacer le mot «officiels» par «autres membres» (car il n y a pas un autre espace pour l inscription des autres catégories (comme la presse qui fait partie d une délégation)) o Eliminer le champ «Passeport» pour les catégories «Autres membres/officiels» et «Chargés nationaux/responsable de dossier», ainsi que pour les arbitres et les accompagnateurs. Ce champ bloque leur inscription. Le passeport devrait être un champ obligatoire seulement pour les concurrents pour pouvoir vérifier leurs coordonnées. o Pour la catégorie «Autres membres», remplacer le champ libre «Rôle dans l organisation des Jeux» par un menu déroulant contenant des 1) Saisir les concurrents 2) Saisir les accompagnateurs 3) Saisir les équipements 4) Soumettre au CIJF catégories précises et le rendre obligatoire. Cette modification permettra d avoir des extractions par catégorie pour les «autres membres» d une délégation. Ci-dessous quelques propositions pour le menu déroulant de ce champ : 62

63 Medias Ministre Chef de délégation Haute personnalité Chargé national Responsable de dossier Médecin Autres catégories La catégorie «Autres catégories» permet d inscrire d autres membres mais on pourra au moins avoir plus facilement des extractions pour quelques catégories précises. o Régler le fait que un certain nombres d Etats ont la fois confirmé la présence des chargés nationaux et du responsable de dossier mais qu ils les ont également inscrits comme officiels (doublons dans la base de données) ; (peut-être supprimer la partie «confirmer sa présence» et dans le cas où dans le formulaire d inscription le nom et le prénom du responsable de dossier sont inscrits, signaler le fait que c est le Responsable de dossier/chargé culture, etc?) - Revoir complétement la partie concernant le calcul du montant des cotisations proportionnelles ; le CIJF doit pouvoir modifier ce montant pour chaque édition ; - Revoir la parution sur le site internet (surtout des concurrents): Une fois l inscription définitive soumise au CIJF, le CIJF doit avoir la possibilité de valider l inscription d un Etat par épreuve et/ou par discipline ; une fois l inscription validée par le CIJF, le données doivent apparaitre sur le site des Jeux (cela ne doit pas être en lien avec les cotisations proportionnelles ; les Etats paient assez tard (à voir sur place ou après les Jeux) les cotisations, donc cela bloque complètement la publication sur le site de tous les concurrents) ; Une fois les données validées par le CIJF, celles-ci peuvent être prises en compte pour l horaire officiel du site des Jeux (par jour, par discipline, etc..) et pour les résultats en temps réel. Les cotisations proportionnelles doivent être une partie distincte dans le processus d inscription. Extractions - prévoir une nouvelle extraction contenant les équipements avec lesquels les concurrents/accompagnateurs viennent aux Jeux - ajouter la discipline dans le fichier «inscription_definitive_2» - Pour la colonne «date mise à jour» éliminer les heures (ex : :18:44) et garder seulement la date ; le plus important est d avoir les nouvelles inscriptions d un jour General - spécifier plus précisément ce qu il est un accompagnateur (même sur le site au moment de l inscription en ligne dans l espace privé du responsable de dossier; par exemple, pour la chanson (et peut être pour d autres disciplines), pour la 7ème édition, les Etats ont inscrit les musiciens d un chanteur soit comme concurrents, soit comme accompagnateurs. Cela donne des statuts différents même s ils sont tous des concurrents. - «Soumettre au CIJF» à droite n est pas évidente, surtout pour l étape de qualification - je crois que cette option doit être mise en bas de chaque formulaire (c est-à-dire à la fin de chaque 63

64 «Etape» et non à droite. Beaucoup d Etats ont inscrit des données mais ils n ont pas soumis au CIJF. - ajouter peut être le champ «téléphone» dans les inscriptions nominatives et définitives - Enlever le champ «Passeport» pour les catégories «Autres membres/officiels» et «Chargés nationaux/responsable de dossier», ainsi que pour les arbitres et les accompagnateurs. Ce champ bloque leur inscription. Le passeport doit être un champ obligatoire seulement pour les concurrents pour pouvoir vérifier leurs coordonnées. - Le CIJF doit pouvoir changer/modifier/ajouter des disciplines, des éditions, etc. Supports à télécharger en ligne L application des inscriptions en ligne doit être actualisée et développée afin de permettre aux responsables désignés des délégations participantes la transmission en ligne au CIJF de différents supports visuels qui doivent être utilisés pour le processus des sélections culturelles, la réalisation du catalogue des artistes et sportifs ainsi que des accréditations : photos d identités, photographie des œuvres, brèves bibliographies des artistes et sportifs, supports audio-vidéos, textes des œuvres littéraires. L ensemble de ces supports devra être en version numérique et de bonne qualité pour être exploitable. Support d accompagnement CONCOURS CULTURELS : I. Chaque participant, quelle que soit la discipline à laquelle il souhaite s inscrire pour participer aux Jeux de 2017, doit remettre au Responsable de dossier (pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie) ainsi qu aux jurys régionaux lors de la tournée des jurys des différents supports d'information et de communication. A l issue des présélections organisées par les États et gouvernements, lors de l étape d inscription en ligne des concurrents présélectionnés, le Responsable de dossier, en fonction de la discipline à laquelle l artiste a été présélectionné, télécharge sur le site des Jeux de la Francophonie ces dossiers. Contenu du dossier d accompagnement : Discipline concernée Document demandé Descriptif Etape du processus d inscription et date de clôture Arts de la rue (Hip-hop, Jonglerie - Freestyle ball, Marionnettes géantes) 1 fichier audio vidéo - formats acceptés : mp4, flv (BD ou HD) -poids 100 M maximum - durée 3 minutes maximum NB : cf. a la réglementation spécifique à l épreuve de Jonglerie (page _), pour cette épreuve une vidéo supplémentaire de 5 à 8 ETAPE 3.1 du Guide des inscriptions Présélections et sélections aux concours culturels organisés par les Etats et gouvernements 64

65 minutes est demandé Processus de présélection : Arts visuels (Peinture, Sculpture) 1 photo portrait du groupe -taille minimum d impression : 10 cm x 7 cm photo de l'œuvre présentée au concours (1 photo/œuvre) - Une présentation succincte de l œuvre qui explique la démarche de l artiste - poids : 15 M maximum -couleurs - Non exposée ou diffusée avant le concours -formats acceptés : jpg ou pdf -taille minimum d impression : 10 cm x 7 cm - résolution : 300 ppp minimum - poids : 15 M maximum Démarrage du processus : le 1 er février 2016 Clôture le : 30 mars 2016 Inscription en ligne des présélectionnés : Clôture le : 15 avril 2016 photos de 5 de ses œuvres autres que celle du concours (libres de droit) -couleurs -formats acceptés : jpg ou pdf Photographie 4 photos des œuvres présentées au concours (1 photo/œuvre) Photos de 5 de ses œuvres autres que celle du concours -taille minimum d impression : 10 cm x 7 cm - résolution : 300 ppp minimum - poids : 15 M maximum -couleurs et ou en noir et blanc ( libres de droits) - Non exposées ou publiées avant le concours -formats acceptés : jpg ou pdf -taille minimum d impression : 10 cm x 7 cm - résolution : 300 ppp minimum - poids : 15 M maximum -couleurs et/ ou en noir et blanc ( Libres de droits) -formats acceptés : jpg ou pdf -taille minimum d impression : 18 cm x 24 cm - résolution : 300 ppp minimum - poids : 15 M maximum Chanson, Contes et conteurs, Danse 1 fichier audio vidéo - formats acceptés : mp4, flv (BD ou HD) 65

66 de création * dans le cas de la chanson : Une traduction des œuvres interprétées dans la langue nationale est requise dans le dossier -poids 100 M maximum - durée 3 minutes maximum 1 photo portrait du groupe -taille minimum d impression : 10 cm x 7 cm - poids : 15 M maximum Littérature La nouvelle inédite - formats acceptés :..doc,.docx,.pdf Taille : signes ( espaces compris) maximum NB : chaque participant doit également joindre au dossier son curriculum vitae. II. Chaque participant sélectionné pour participer aux Jeux de 2017, doit remettre au Responsable de dossier (pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie lors de l étape d inscription nominative et définitive des concurrents sélectionnés) des informations supplémentaires en vue de la réalisation du catalogue des artistes et de leurs accréditations. Le Responsable de dossier, en fonction de la discipline à laquelle l artiste a été sélectionné, télécharge sur le site des Jeux de la Francophonie ces dossiers. Contenu du dossier d accompagnement : Toutes les disciplines 1 photo d'identité - couleurs - - format passeport (3 cm x 4 cm) ETAPE 5 Inscription nominative et définitive des athlètes, artistes et créateurs participants aux VIIIes Jeux présentation biographique - poids : du 100 K au 15 M - formats acceptés:.doc,.docx signes maximum - minimum d informations demandées : nom, surnom, âge, genre, nationalité, performance, titre ou records obtenus, calendrier - poids : 1M maximum Date de clôture de réception des dossiers d accompagnement : le 1 er février 2017 Ces dossiers seront utilisés pour l accréditation des artistes, la réalisation du catalogue des artistes, le site officiel des Jeux de la Francophonie (www.jeux.francophonie.org). 66

67 Le contenu des dossiers d accompagnement doit : - être de qualité - respecter les formats mentionnés ci-dessus - être en format électronique NB : toutes les personnes des délégations (officiels, accompagnateurs, médias, arbitres) devront également remettre au Responsable de dossier pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie : une photo d'identité format passeport lors de l étape d inscription nominative en vue de leur accréditation. COMPETITIONS SPORTIVES : Chaque participant sélectionné à participer à la 8 e édition des Jeux de la Francophonie, quelle que soit la discipline à laquelle il participe, doit remettre au Responsable de dossier (pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie) des différents supports d'information et de communication. Pour toutes les compétitions sportives, sauf athlétisme et athlétisme handisport, ce téléchargement est fait par le Responsable de dossier lors de l étape d inscription nominative et définitive des concurrents. Pour l athlétisme et le handisport, le téléchargement se fait lors de l étape de qualification. Contenu du dossier d accompagnement : Discipline concernée Document demandé Descriptif Etape du processus d inscription et date de clôture Toutes les disciplines 1 photo d'identité numérique - couleurs - portrait vertical - format passeport (3 cm x 4 cm) - poids : 100 K 15 M ETAPE 5 Inscription nominative et définitive des athlètes, artistes et créateurs participants aux VIII es Jeux présentation biographique - formats acceptés:.doc,.docx Cloture le : 31 mars signes maximum - minimum d informations demandées : nom, surnom, âge, genre, nationalité, performance, titre ou records obtenus, calendrier, etc NB : Une exception est accordée pour les athlètes ayant pu se qualifier en réalisant les minimas requis jusqu au 30 avril poids : 1M maximum Ces dossiers seront utilisés pour l accréditation des sportifs, le site officiel des Jeux de la Francophonie (www.jeux.francophonie.org). Le contenu des dossiers d accompagnement doit : - être de qualité - respecter les formats mentionnés ci-dessus - être en format électronique NB : toutes les personnes des délégations (officiels, accompagnateurs, médias, arbitres) devront également remettre au Responsable de dossier pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie : une photo d'identité format passeport lors de l étape d inscription nominative en vue de leur accréditation. 67

68 CONCOURS DE CREATION : I. Chaque participant, quelle que soit la discipline à laquelle il souhaite s inscrire pour participer aux Jeux de 2017, doit remettre au Responsable de dossier (pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie) ainsi qu aux experts en création lors de la tournée des jurys des différents supports d'information et de communication. A l issue des présélections organisées par les États et gouvernements, lors de l étape d inscription en ligne des concurrents présélectionnés, le Responsable de dossier, en fonction de la discipline à laquelle l artiste a été présélectionné, télécharge sur le site des Jeux de la Francophonie ces dossiers. Contenu du dossier d accompagnement : Création développement durable photo de l'œuvre présentée au concours (1 photo/œuvre) -couleurs -formats acceptés : jpg ou pdf -taille minimum d impression : 10 cm x 7 cm - résolution : 300 ppp minimum - poids : 15 M maximum 1 document de présentation - formats acceptés : word, PowerPoint,flvmp4 -taille : 1 photo portrait du groupe -taille minimum d impression : 10 cm x 7 cm - poids : 15 M maximum Création numérique (DJ/VJ) 1 fichier audio vidéo - formats acceptés : mp4, flv, mp3 -durée : 3 minutes maximum - taille : 100 M maximum 1 photo portrait du groupe -taille minimum d impression : 10 cm x 7 cm - poids : 15 M maximum présentation biographique - formats acceptés:.doc,.docx signes maximum - minimum d informations demandées : nom, surnom, âge, genre, nationalité, performance, titre ou records 68

69 obtenus, calendrier - poids : 1M maximum NB : chaque participant doit également joindre au dossier son curriculum vitae. II. Chaque participant sélectionné pour participer aux Jeux de 2017, doit remettre au Responsable de dossier (pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie lors de l étape d inscription nominative et définitive des concurrents sélectionnés) des informations supplémentaires en vue de la réalisation du catalogue des artistes et de leurs accréditations. Le Responsable de dossier, en fonction de la discipline à laquelle l artiste a été sélectionné, télécharge sur le site des Jeux de la Francophonie ces dossiers. Contenu du dossier d accompagnement : Toutes les disciplines 1 photo d'identité - couleurs - - format passeport (3 cm x 4 cm) ETAPE 5 Inscription nominative et définitive des athlètes, artistes et créateurs participants aux VIIIes Jeux présentation biographique - poids : du 100 K au 15 M - formats acceptés:.doc,.docx signes maximum - minimum d informations demandées : nom, surnom, âge, genre, nationalité, performance, titre ou records obtenus, calendrier - poids : 1M maximum Date de clôture de réception des dossiers d accompagnement : le 1 er février 2017 Ces dossiers seront utilisés pour l accréditation des créateurs, la réalisation du catalogue des concurrents, le site officiel des Jeux de la Francophonie (www.jeux.francophonie.org). Le contenu des dossiers d accompagnement doit : - être de qualité - respecter les formats mentionnés ci-dessus - être en format électronique 69

70 NB : toutes les personnes des délégations (officiels, accompagnateurs, médias, arbitres) devront également remettre au Responsable de dossier pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie : une photo d'identité format passeport lors de l étape d inscription nominative en vue de leur accréditation Accréditations Le CIJF doit transmettre au Comité National des Jeux de la Francophonie (CNJF) régulièrement (au moins une fois par semaine) les informations inscrites sur le site des Jeux de la Francophonie. Ci-dessous les informations transmises au CNJF : 1. Les inscriptions nominatives et définitives par Etat ou gouvernement 2. Les inscriptions à jour par discipline (exemple : tennis de table) Pour respecter la confidentialité des données mais également faciliter ce transfert il faut : - Soit développer un système de logiciel web transfert de données sécurisées en choisissant les données pouvant être transférées en temps réel vers une autre base de données CNJF ; Les modifications faites par le CIJF dans le backoffice et les ajouts (nouvelles inscriptions) faits par les Responsables de dossier doivent être visibles pour le CNJF ainsi que pour le CIJF. - soit développer un système sécurisé d'accès à notre base de données avec possibilité de choisir les données visibles par le CNJF et susceptible d'être extraites pour la production des cartes d accréditation BACKOFFICE : - Pour les «pays participants» ajouter les petits 1 2 3» aussi à côté de «Ajouter une institution» (plus pratique) - 70

71 NB : Cette application des inscriptions en ligne et des accréditations aux Jeux qui fait l objet du LOT 2 de cet appel d offre est en lien avec la rubrique «Résultats en temps réel/résultats» qui sera développée par le présent appel d offre, dans le LOT 3 ainsi que la refont su site internet, développée a travers le LOT 1 du présent cahier des charges. Le développement de cette partie doit se faire de telle manière que la rubrique «Résultats en temps réel/résultats» puisse aussi être développée, conformément au cahier des charges ci-après. Contenu à prendre en compte dans l offre technique : - choix CMS et argumentation - développements envisagés - sauvegarde envisagée des données de la base de données : coordonnées, photos, documents, etc - nouvelles fonctionnalités demandées - durée du développement et calendrier d exécution Il est souhaité que la livraison de l application actualisée se fasse avant le 28 février Idéalement, cette partie (LOT 2) devrait être réalisée conformément au calendrier ci-après : - idéalement 10 jours ouvrés de développement pour l application - idéalement choix du prestataire avant fin décembre idéalement signature du contrat avant le 15 janvier idéalement livraison du site refondu avant le 15 février 2015 par le prestataire désigné - idéalement livraison de l application dans un deuxième temps une fois le site refondu et après tests avant le 28 février 2015 par le prestataire désigné 71

72 III. LOT 3 - Cahier des charges technique Développement d une application sur la transmission des listes de départ et des résultats aux Jeux intégrée au site internet des Jeux 72

73 Historique La transmission des résultats en temps réel était gérée par le Comité national des Jeux de la Francophonie. Vu que le Comité international des Jeux de la Francophonie (CIJF) est garant des résultats et aussi l organisme en charge de la remise des médailles, les informations sont actuellement transmises par le Comité international des Jeux de la Francophonie (CIJF). Lors des deux précédentes éditions, suite à l appel d offre lancé par le CIJF, la société italienne Microplus spécialisée dans ce domaine a été retenu pour s en occuper. Objectif - transmission des horaires des compétitions, des listes de départ et des résultats en temps réel sur le site officiel des Jeux de la Francophonie géré par le CIJF qui sera en lien avec le site de la VIIIe édition développé par le CNJF, sur les sites de compétition sportives et de concours culturels ainsi qu aux medias (particulièrement à la télévision pour utilisation lors des diffusions des compétitions) Développements souhaités Cette nouvelle sous-rubrique, appelée «Résultats en temps réel / Résultats» doit actuellement être insérée dans la rubrique «Cote d Ivoire 2017» et doit fournir des informations sur le programme des compétitions, les listes de départ dans chaque discipline/épreuve ainsi que les résultats. Une fois une édition passée, le CIJF doit pouvoir archiver les informations publiées et préparer la rubrique pour la nouvelle édition. La prestation doit également inclure la gestion des données et le chronométrage durant les Jeux. Cette rubrique sera en lien avec la base de données du site. Elle reprendra les informations inscrites sur le site des Jeux par les Etats et gouvernements participants lors de l inscription en ligne et validées ensuite par le CIJF. Avant le déroulement des compétitions, cette rubrique affichera l horaire et les listes de départ pour chaque discipline/épreuve. Une fois la compétition passée, les résultats doivent apparaitre sur le site des Jeux. Dans le cas où la compétition se déroule dans plusieurs étapes, les résultats doivent être affichés au fur et à mesure que les étapes passent. Un affichage par jour, par discipline et par épreuve pour les disciplines avec plusieurs épreuves ainsi que l affichage complet de l horaire doit être prévu. Le téléchargement de tous les documents ainsi que la possibilité de les imprimer doivent également être envisagés. Extraction : Une fois tous les résultats publiés, le CIJF doit pouvoir faire des extractions à partir de cette rubrique (dans le backoffice). L extraction doit fournir des informations sur les médaillés par discipline, par épreuve, par pays. Aussi, le nombre total de médaillés doit pouvoir être extrait. Des pictogrammes pour chaque discipline, propres aux Jeux de la Francophonie doivent être développés 73

74 (ex : Si possible, ajouter une rubrique «Derniers résultats» qui affichera les résultats les plus récents en première position. Sur la page d accueil, pendant les Jeux, le CIJF doit pouvoir ajouter un lien vers cette rubrique (comme celui-ci): Cette rubrique fournira des informations pour la recherche avancée sur le site des Jeux. Pour information, la recherche dans les médaillés/ les résultats, le moteur de recherche permettra de : o o visualiser les résultats d une édition (par discipline et épreuve) rechercher un médaillé par nom d athlète, par pays, par édition, etc.. Exemple : Pour l instant, aucune recherche ne marche en tapant les noms des lauréats dans la barre de recherche. Quelques exemples de sites 1 er exemple : Ce type d affichage permet d avoir aussi les listes de départ pour chaque discipline/épreuve. Les noms pour la première étape (les listes de départ) doivent être affichés une fois les inscriptions validées par le CIJF. Pour la culture, les résultats doivent être affichés de la même manière : Ex : CHANSON : 74

75 2 e exemple : La ligue de diamant (http://www.diamondleague.com/) Avant que la compétition démarre, on a une liste avec toutes les épreuves (et dates de compétition). Et les listes de départ. La dernière colonne n est pas utile dans le cas des Jeux. Une fois qu on clique sur la liste de départ d une épreuve, on voit les participants inscrits dans cette épreuve ainsi que quelques informations sur eux. Pour les Jeux de la Francophonie il serait suffisamment d avoir : le nom et le prénom du concurrent/groupe et la nationalité. On a aussi la possibilité de choisir une autre discipline. 75

76 Une fois la compétition passée, au lieu de la liste de départ, on a les résultats : Au clic sur résultats, on a les résultats de l épreuve mais aussi la possibilité de voir la liste de départ (en bas) et la possibilité de télécharger la liste de départ, les résultats et de choisir une autre épreuve. Les épreuves doivent s ajouter une fois les disciplines passées. 76

77 3 e exemple : SOCHI

78 - horaire complet - horaire par jour : NB : Le développement de ce lot doit se faire en tenant compte du développement des deux premiers lots décrits plus haut dans le présent cahier des charges. Compléments : Dans son offre, le prestataire doit également : - faire apparaitre et détailler les missions envisagées avant et pendant les Jeux pour former le personnel sur place puis effectuer le déploiement : durée des missions avant et pendant les Jeux (juillet 2017), nombre de personne formateurs ou expert, nombre de personne à former, calendrier prévisionnel, cout détaillé - présenter des couts prévisionnels pour les missions avec une prise en charge complète selon des estimations 78

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